Sistemas Administrativos C

Sistema Nacional de Archivos

La Normalización y los Archivos

Aída Mendoza Navarro(*)

ÍNDICE Resumen Ejecutivo

ANÁLISIS
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
I. Introducción.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
II. Concepto de normalización.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
III. Definición de norma técnica.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
IV. Antecedentes de la normalización.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
V. ¿Aparte de ISO qué más sobre normalización?.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
VI. ¿Por qué la normalización?.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
VII. La norma jurídica y la norma técnica.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
VIII. Norma técnica en los archivos.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
IX. Conclusiones.
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BITÁCORA INFORMATIVA
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
• Más sobre la Normalización de Archivos
El manejo de la documentación producida por una entidad pública puede convertirse en un serio
problema si no se cuenta con parámetros definidos de organización y control. Esta tarea resulta
sumamente importante, ya que los archivos de una entidad son fuente de comprobación y de
información de todos los hechos y realizaciones reflejadas través del tiempo.
Asimismo, la información que contienen y la forma como se encuentran ordenados son un claro
indicativo de la organización interna de la entidad. Por lo tanto, cuando no se tiene una produc-
ción de documentos controlada y debidamente organizada, tarde o temprano se comienzan a
notar los efectos de este problema en el desenvolvimiento de la entidad, perjudicando a su vez su
imagen institucional.
La solución a este problema es buscar el establecimiento de reglas claras para el desarrollo de
procedimientos destinados a la adecuada producción, conservación, evaluación y recuperación
del acervo documento de la entidad; proceso que se conoce como la normalización de archivos.
Es menester del presente artículo dar a conocer las principales aristas de este proceso, a fin de que
pueda ser aplicado exitosamente en las distintas entidades del sector público.

I. Introducción No son escasas las voces manifestando opi-

––––––––––––––––
(*) Abogada de la Universidad Nacional Mayor de San
Marcos. Magíster de la Maestría en Gestión de Políti-
cas y Egresada del Doctorado de la Universidad Na-
cional Federico Villareal. Consultora Internacional.
Miembro del CLAID team, equipo para la difusión
del Proyecto INTERPARES-International Research
on Permanent Authentic Records in Electronic Sys-
tems – para el Caribe y América Latina (University
of British Columbia, Vancouver-Canadá).
Autora de libros y artículos publicados en ediciones
especializadas nacionales y extranjeras.
En las últimas décadas la normalización ha
motivado la atención de diversos organismos
dedicados a la atención de los archivos en el
ámbito internacional, sin embargo es muy
poco lo que últimamente, en nuestro país, se
ha hecho en esta materia, no obstante que
la normalización hoy por hoy ocupa un lugar
importante entre los profesionales archiveros
de diversos países y es motivo de muchos en-
cuentros, certámenes y eventos en general en
el campo profesional archivístico.
Destacados archiveros se han pronuncia-
do sobre sus bondades a partir de la preocupa-
ción del Consejo Internacional de Archivos con
sede en París, que hace más de dos décadas
inició la normalización en los archivos. Una de
las normas emblemáticas es la de descripción
documental ISAD-G (International Estándar ar-
chivist description- general) después de la cual
se sucedieron una serie de normas que actual-
mente, en vigencia, son aplicables en mayor o
menor proporción en los diversos archivos del
mundo.
niones contrarias por la abundancia de normas
que en los últimos tiempos se han venido expi-
diendo hacia diversos sectores de la Archivística,
sin embargo también hay que reconocer que las
normas técnicas contribuyen significativamente
al desarrollo evolutivo de la Archivística, algo de
lo cual abordaremos en las próximas líneas.
II. Concepto de normalización
La asociación estadounidense para prue-
bas de materiales (ASTM) define normalización
como el proceso de formular y aplicar reglas
para una aproximación ordenada a una activi-
dad específica para el beneficio y con la coope-
ración de todos los involucrados. Como tal, se
constituyen en herramientas que contribuyen
a mejorar la organización y dirección de las ac-
tividades de una entidad.
Según Sanders T.R.B citado por Antonio
Luis García Gutiérrez: “Es la forma de aplicar y
establecer reglas con el fin de poner en orden un
campo de actividad determinado, con el interés y
concurso de todos los sectores afectados”. (1)

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 C Sistemas Administrativos
Igualmente el autor cita a Antonio Gonzá-
lez de Guzmán quien define: “Normalizar es co-
dificar un procedimiento para resolver un pro-
blema que se repite con frecuencia, ordenando
sus datos con un criterio unificado y lógico y
garantizando su solución.”(2)
En términos generales podemos definir la
normalización como un proceso a través del
cual es posible regular determinadas activida-
des que siendo repetitivas se encuentran den-
tro de un sector específico. Se dirige a la activi-
dad pública o privada o a ambas a la vez. Según
el objeto de normalización se puede establecer
una terminología uniforme, orientaciones para
el desarrollo de procedimientos y especifica-
ciones o métodos destinados a lograr óptimos
resultados luego de su aplicación.
La definición de normalización otorgada
por International Organization for Standariza-
tion (ISO) es la siguiente:
“Normalización es la actividad que tiene por
objeto establecer, ante problemas reales o poten-
ciales, disposiciones destinadas a usos comunes
y repetidos, con el fin de obtener un nivel de or-
denamiento óptimo en un contexto dado, que
puede ser tecnológico, político o económico.”
Una particularidad de la normalización es
la amplia participación de personas naturales
y/o jurídicas que por lo general los reúne el
interés común en el objeto motivo a normar,
quienes se involucran en el proceso de elabo-
ración, de expedición y de aprobación. (3)
III. Definición de norma técnica
Para situarnos en la ‘normalización’ tenemos
que necesariamente recurrir a la definición de
norma técnica. Siguiendo a José Luis Bonal Zazo,
quien referencia a otros connotados especialistas
respecto de las normas técnicas en archivos y en
especial para la descripción documental, tene-
mos: “Se trata de normas que comúnmente regu-
lan el uso y la compatibilidad de equipamientos y
que, en el caso de las Ciencias de la Información, se
usan para regular el intercambio de información
(Cox, 1994, p. 166) Son las normas más rígidas, que,
según Crawford: “is not subject to unilateral change
without notice and which, if properly followed, will
yield consistent results” (Crawford, 1986) Aunque
estas normas regulan numerosos elementos del
trabajo cotidiano, incluido el trabajo archivístico
(códigos de caracteres, sistemas informáticos, etc.),
todavía no se ha desarrollado una norma de este
tipo específica para el trabajo archivístico, aunque
sí existen adaptaciones de normas técnicas genera-
les procedentes de otros ámbitos (Working Group
1989, p. 456-461)”(4)
La norma técnica, para la actividad de nor-
malización en archivos, se percibe como una mis-
ma solución en el tratamiento de los archivos y
sus documentos que, como indican las diversas
definiciones de normalización, se adopta para
resolver un problema repetitivo, para el caso que
nos ocupa, en el campo de la Archivística. Visto
de este modo se tomará como una referencia
que será útil para evaluar el producto o una de-
terminada función archivística. Asimismo, los es-
pecialistas coinciden en que la norma resulta de
una elección colectiva razonada para ajustar una
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determinada actividad a un tipo o modelo, por
tanto debe ser aprobada por el consenso de los
interesados. Existen organizaciones facultadas
a la aprobación de las normas técnicas en cada
país, aunque no necesariamente para los archi-
vos y sus documentos, sin embargo notamos
que en los últimos años han surgido algunas que
se vienen ocupando no solo de la traducción de
las normas ISO cuya vinculación con los archivos
es evidente, sino que se han abocado a la adapta-
ción de las normas para su aplicación inmediata
en un determinado país.
IV. Antecedentes de la normalización
Señalan los especialistas que la normaliza-
ción técnica se inició como una forma de apoyo
a la industrialización y el desarrollo. Con el trans-
curso de los años se fue convirtiendo en un ele-
mento fundamental en el que se apoyan, tanto la
industrialización como el desarrollo económico
de las organizaciones. Desde ese punto de vista
su posicionamiento en las actividades económi-
cas de los países es muy significativo.
Para las organizaciones tanto públicas como
privadas la normalización a partir de ISO cobra
especial importancia porque todas quisieran lo-
grar su implantación y certificación de Sistemas
de Calidad conforme a la Normativa ISO_9000 y
las demás normas que conforman la serie. Actual-
mente una organización certificada por ISO 9000
eleva su estatus. En el Perú muchas pugnan por
lograr la certificación y además por mantenerla
propiciando una feliz competencia en la que los
clientes y/o consumidores son los que definen
qué organismos son líderes y competitivos, mar-
cando la diferencia la calidad de los productos y
servicios que ofrecen.
En el año 1987 la Organización Interna-
cional de Normalización (ISO) publicó sus
primeras cinco Normas Internacionales sobre
Aseguramiento de la Calidad conocidas como
las Normas de la serie ISO_9000. Esta norma,
ampliamente conocida, establece los elemen-
tos mínimos necesarios para establecer un Sis-
tema de Aseguramiento de Calidad.
Para ISO 9000, quizá la norma más conocida
en el ámbito empresarial, la complejidad del Sis-
tema depende de la selección de proveedores,
el diseño, la fabricación, la instalación y hasta el
servicio al cliente fundamentalmente, porque es
precisamente ese servicio el que motiva la apli-
cación de la norma, donde cada procedimiento
de la empresa es el reflejo de un proceso de cali-
dad. Naturalmente los documentos forman par-
te fundamental de todos los procesos y además
éstos deben ser debidamente documentados,
finalmente esos mismos documentos integran
el archivo o acervo documentario de la orga-
nización, encontramos aquí más de una razón
para poner especial atención en los archivos y
sus documentos.
Actualmente las Normas ISO_9000 han
sido asumidas por un buen número de países,
entre los que se encuentra Perú, cada uno de
ellos determina la denominación nacional que
le otorga a su serie de Normas. Lo mismo suce-
de con otras normas que son adaptadas en el
ámbito nacional.
Bonal Zazo refiere que en el año 1215 es fir-
mada una carta Magna por el rey Juan de Inglate-
rra, en la cual normalizó las pesas y medidas para
evitar las malas prácticas comerciales. En 1588,
Felipe II, en su Instrucción para el gobierno del
Archivo de Simancas, al hablar de la realización
del libro de los inventarios afirmaba: “las personas
que adelante succedieren en el dicho cargo de ar-
chivero an de tener particular cuydado de hacer lo
mismo cada uno en su tiempo”. (5)
Haciendo la cronología de la normaliza-
ción podemos referir que por el año 1871 se
establece el Sistema Métrico Decimal, es quizá
el inició más claro del nacimiento de la norma-
lización que luego toma un importante impul-
so durante la revolución industrial. En 1890 Mr.
Whitney de E.U.A., normalizó la fabricación de
armas de fuego (fusiles), son las guerras mun-
diales las que impulsan la normalización a nivel
mundial, por las necesidades de estandarizar la
fabricación de material bélico. En el año 1950
se impulsa la utilización del vapor como fuente
de energía, lo que trajo consigo un problema
de seguridad (50,000 heridos y 2,000 pérdidas),
derivado de esto se elaboraron especificacio-
nes (normas) para el diseño, construcción, en-
sayo e inspección de calderas. (6)
En 1988 es cuando se comienza hablar de
Gestión de calidad, calidad de gestión, calidad
total y posteriormente de ISO 9000, que no es
más que la descripción ordenada, precisa y
concisa de los términos antes señalados. (7)
La calidad en los años siguientes se con-
vierte en la meta de toda organización lo que
apunta a establecer los mecanismos necesarios
para el manejo de una buena gestión. Esta solo
se logra organizándose, aplicando técnicas
para perfeccionar el desempeño de las funcio-
nes, pero utilizando cada vez mejor y oportu-
namente la información generada en el curso
de esas funciones. Esto a la vez, exige evaluar
para procurar las mejoras continuas aplican-
do las medidas correctivas cada vez que se
detecte una anomalía, lo que también implica
contar con cuadros de personal competitivo y
revisando las normas cada quinquenio por lo
menos, para mantenerlas actualizadas.
V. Aparte de ISO, ¿qué más sobre nor-
malización?
En Estados Unidos tenemos a ANSI (Ame-
rican National Standards Institute - Instituto
Nacional Americano de Estándares), que es la
organización encargada de estandarizar cier-
tas tecnologías en EEUU. Esta organización es
miembro de la ISO, que es la organización in-
ternacional para la estandarización. En España
tenemos AENOR y en el Perú INDECOPI es el or-
ganismo facultado a la creación y adaptación
de las normas internacionales que se ponen al
servicio de los usuarios en las diferentes áreas
de actividad. Ahora, si nos dirigimos a normali-
zar en los archivos tanto INDECOPI como el Ar-
chivo General de la Nación (AGN) tienen com-
petencia normativa, sin embargo en estricto
rigor, es el AGN al que le corresponde actuar
cuando se trata de los archivos y documentos
de archivo, lo cual no impide que algunas nor-

mas ISO vinculadas a los archivos, tal como ha
ocurrido, sean adaptadas por INDECOPI, pero
con la participación directa del AGN.
VI. ¿Por qué la normalización?
La experiencia en las diversas actividades
que realizan los seres humanos ha permitido
establecer una serie de principios generales
que aplicados con la firmeza necesaria pro-
pician un trabajo ordenado, secuencial que
contribuye a óptimos resultados, garantizan-
do el éxito de las organizaciones, elevando su
productividad y haciéndolas más competitivas
en el área o contexto de aplicación de la nor-
malización.
García Gutiérrez citando al presidente de
la STACO (Es un Comité permanente de la ISO
encargado del estudio teórico y de los princi-
pios de la normalización cuyo presidente en
el momento que Gutiérrez escribe es Sanders)
refiere que la normalización obedece a los si-
guientes objetivos:
1. Simplificación: Dirigido a simplificar la com-
plejidad creada por el hombre.
2. Tolerancia: Nada en el mundo es idéntico,
por tanto la normalización marca el límite
de la tolerancia.
3. Comunicación de hallazgos e inventos para
su inmediata aplicación a través de la norma.
4. Economía de gastos, aunque existe el riesgo
de menor calidad y seguridad si solo se persi-
gue el ahorro a través de la normalización.
5. Seguridad: Se ha de crear un clima de fiabi-
lidad, en nuestro caso fiabilidad de la infor-
mación científica.
6. Interés del consumidor: La norma incumbe
al usuario por ser su destinatario.
7. Interés colectivo: la norma debe incidir en
el entorno social.
8. Eliminación de obstáculos por el intercam-
bio internacional de productos. Una norma
en si misma no tiene valor, su aplicación es
la que le da vida.(8)
VII. La Norma jurídica y la norma técnica
La norma jurídica como acepción ha sido
motivo de diversas definiciones. Cada jurista
o institución jurídica ha desarrollado su pro-
pia definición lo que normalmente coincide
con los intereses de quienes la desarrollan, sin
apartarse mucho del sentido que ésta tiene
para el común de los juristas.
Joseph Aguiló, quien expresa un pensa-
miento muy acertado sobre la norma jurídica
y la connotación de ella dentro del sistema
jurídico de un país, refiere que muchas veces
la norma jurídica no siempre se identifica por
su contenido, sino con el proceso institucio-
nal del que el texto en cuestión es un resulta-
do, lo que permite la identificación de la dis-
posición y la determinación de su régimen
jurídico. Visto de este modo la identificación
de la norma jurídica o su tipo discurre por
diversos caminos, siendo así conviene la sen-
cillez y claridad de la norma en su tipo para
que la sociedad pueda asumirla de manera
más inmediata, lo cual sería beneficioso, no
Sistemas Administrativos
obstante, esto no siempre ocurre por lo que
muchas normas se pierden en el ordena-
miento jurídico sin que la mayoría las identi-
fique, con lo cual disminuye su eficacia.(9)
Anotamos una de las definiciones más
simples de norma jurídica expresando que ésta
es todo dispositivo legal o administrativo cual-
quiera sea su nivel jerárquico u organismo ofi-
cial del cual provenga destinada a regular una
determinada situación, asunto u objeto.
Tal como señala Aguiló la denominación
de la norma jurídica, muchas veces nos otorga
la noción del nivel de la disposición normativa
(constitución política, decreto, reglamento, re-
solución, directiva, etc.), así como del sector a
regular (por ejemplo, ley de bases de la carrera
pública, ley orgánica del Poder Judicial, ley de
regionalización, etc.)
Entrando en materia añadiremos que los
archiveros las identifican tanto en su nivel je-
rárquico como respecto del área archivística
regulada. Distinguen entre las normas jurídicas
sobre archivos propiamente y las vinculadas
a ellos. Asimismo es importante identificar su
fuente de expedición, que pueden ser los po-
deres: legislativo, ejecutivo o judicial. De mane-
ra más específica podemos citar las de autori-
dades locales e institucionales, etc. de acuerdo
con sus niveles jerárquicos.
Para puntualizar la norma jurídica, distinta
de la norma técnica señalemos algunas de sus
características:
1. Imperatividad
2. Coatividad (posible)
3. Cumplimiento voluntario(10)
La característica más saltante, que resca-
tamos en relación a los archivos, sin duda, es
la imperatividad porque siendo un área tan
proclive a la indiferencia de las autoridades y
de la sociedad en general se requiere normas
fuertes que no solo declaren sino que exijan y
sancionen las faltas o delitos contra el patrimo-
nio documental archivístico.
Como bien señala La Cruz Berdejo “No
es mera sugerencia, exhortación o consejo
a sus destinatarios” agrega además que en
su formulación gramatical se usa términos
como: ‘deberá’, ‘está obligado’, ‘será castiga-
do’, etc.(11) Estas expresiones de acuerdo al
precepto normativo obligatorio e imperativo
son las que se requieren para proteger los
archivos por ser un sector, lamentablemen-
te, vulnerable a diversos atentados contra
su integridad, como suele suceder cada vez
que las turbas durante las protestas, que en
los últimos tiempos se vienen sucediendo re-
petidamente, incendian los locales públicos
y con ellos todos los archivos de la gestión
realizada, con lo cual solo contribuyen a des-
aparecer las pruebas para la determinación
de responsabilidades de los funcionarios,
como sucedió en Puno. Al respecto el Comer-
cio informó: “...la situación ha devenido en una
violenta e ilegal ocupación de una localidad,
bloqueo de vías, saqueo, quema y destrucción
de locales privados y públicos, y sus respectivos
archivos. Esto ha ocurrido en las oficinas de la
Sunat, Migraciones y Aduanas” (12)
C
Aun cuando destacamos la imperatividad
como una de las características más impor-
tantes de la norma jurídica, cuando el sector a
legislar son los archivos, también es necesario
mencionar la coactividad, en tanto la sanción
para los infractores de la ley en un área tan
descuidada por todos los gobiernos, como es
el patrimonio cultural dentro del cual se ins-
cribe el patrimonio documental archivístico,
cobra especial importancia. Los documentos
públicos (integrantes del patrimonio cultural)
son los medios a través de los cuales se con-
creta la transparencia y la rendición de cuen-
tas de los funcionarios públicos, sin embargo
los archivos públicos no gozan de la atención
esmerada que deberían tener. En ese aspecto
la coactividad de la norma jurídica cuando se
dirige a los archivos y sus documentos, es fun-
damental porque se tomará como una medida
que se dirige a hacer cumplir la ley.
Esta es un mandato que el obligado debe
observar, debido a que esa coactividad, por lo
general, deriva en una sanción, la que a su vez
puede ser más o menos drástica dependiendo
de la magnitud de la falta o delito, entonces
habrá que convenir en la sanción en la vía ad-
ministrativa y jurisdiccional. La primera corres-
ponde a la autoridad revestida de la facultad
sancionadora en la administración pública,
a través del funcionario competente, previo
proceso administrativo de acuerdo con la le-
gislación que rige sobre la materia, quien con
el sustento legal que lo autoriza puede aplicar
una sanción en la modalidad que esta vía le
permite. La segunda de aplicación en el ámbito
jurisdiccional donde será el juzgador, también
según el proceso legal establecido, quien de-
terminará la sanción penal o la reparación civil
a que hubiera lugar si la norma es incumplida.
VIII. Norma técnica en los archivos
La normalización o estandarización en los
archivos y sus documentos consiste en la ela-
boración y aprobación de normas dirigidas a
las funciones archivísticas, a los procedimien-
tos de estas funciones o a cualquier otra área
de los archivos o documentos de archivo, por
un organismo competente. Para algunos es-
pecialistas la normalización como conjunto de
disposiciones se constituye en orientaciones,
requisitos o especificaciones que pueden ser
emitidas por un organismo nacional o inter-
nacional para determinadas áreas del trabajo
archivístico. Para otros, es necesario destacar
la flexibilidad de la norma técnica y su adecua-
ción a la realidad concreta, debiéndose tomar
sobre todo como recomendaciones, por tanto
difieren de la rigidez u obligatoriedad de la
norma jurídica.
Las normas deben ser articuladas de ma-
nera sistemática y secuencial y responden a un
tratamiento uniforme, su aplicación e imple-
mentación puede o no ser certificable cuan-
do se trata de la aplicación de una norma ISO,
lo que significa analizar los elementos que la
norma exige cuyo cumplimiento se hace de
manera estandarizada y hace posible medir los
resultados de su aplicación.
Julio de 2011 C3
 C Sistemas Administrativos
Les Metcalfe señala: “La normalización con-
centra la atención sobre tipos de problemas exis-
tentes, ofrece respuesta y prepara el camino para
la especialización.” (13) Sin duda la normalización
contribuye a que el profesional del área, para el
caso que nos ocupa, los archiveros, irá especiali-
zándose e incrementando su experiencia para la
solución de los problemas específicos que se le
presente en su diario quehacer.
Cualquiera que se la norma técnica es per-
tinente que sea emitida por el organismo de
normalización competente. Sus funciones y
facultades pueden ubicarse en el ámbito priva-
do pero también dentro de la administración
pública de manera oficial. A ese efecto, el or-
ganismo que por ley cumple esa misión es el
encargado de emitir o adecuar las normas téc-
nicas para diferentes sectores.
Una característica a distinguir es que no sien-
do obligatorias las normas técnicas, su aplicación
le otorga un valor agregado al objeto normado
porque depende de la voluntad de hacer bien las
cosas, porque se tiene claro que la normalización
facilita el trabajo a desarrollar y contribuye a la
mejora significativa del producto o servicio a en-
tregar. Al asumirse las orientaciones contenidas
en la norma técnica se logra ventajas, además
de demostrar que la decisión tomada se dirige
a mejorar la calidad del objeto de aplicación o
la presentación del producto que se ofrece en el
ámbito público o privado.
En los archivos las normas técnicas a la vez
que sitúan a los archiveros en un mejor esta-
tus porque permiten incorporar a los archivos
como parte de la gestión de calidad, protec-
ción del medio ambiente y seguridad de la
información, contribuyen a su desarrollo sobre
la base de criterios de actuación que pueden
seguir los archiveros para los procesos o proce-
dimientos donde son aplicables.
Para que la norma técnica tenga carácter
obligatorio requiere que se disponga su apli-
cación por mandato jurídico o administrativo
según sea el caso. Sin embargo su carácter
Bitácora Informativa
Más sobre la Normalización de Archivos
¿cómo surge la norma
téCnica?
Estudio, análisis por un colectivo
La norma es un documento que el
colectivo presenta como resultado
del trabajo de numerosas personas
durante mucho tiempo.
Normalización es la actividad condu-
cente a la elaboración, aplicación y
mejoramiento de las normas.
C4 Jullio de 2011
de técnica siempre la hará flexible permitien-
do su adecuación a la situación concreta de
aplicación.
En cuanto a su elaboración, convenimos en
que no se precisa un objeto concreto debido a
que su sentido general es una de las caracterís-
ticas que la distingue de la norma jurídica que
requiere de un espacio y tiempo determinados
para su aplicación.
Si bien el Estado se encuentra en continua
modernización, los archivos y su acceso público
son vistos como fundamentales en la política ge-
neral de la mayoría de los Estados. Modernizar y
optimizar la gestión documental mediante apli-
cación de normas es una de las metas de los esta-
dos modernos, lo que lleva a la homogenización
y unificación de los procesos de archivo. Es en el
ámbito público donde la modernización de los
archivos se aprecia en toda su dimensión en pro-
cura de mejorar la capacidad de gestión adminis-
trativa y de planeamiento estratégico de la admi-
nistración pública, pero será necesario fortalecer
el marco normativo y regulador existente, lo que
incluye modernizar y normalizar las políticas de
gestión documental, unificando criterios para el
tratamiento de los archivos en el sector público.
IX. Conclusiones
La normalización se ha convertido en un
valioso soporte del trabajo archivístico, por
ello concita la atención de los archiveros del
mundo, lo cual se refleja tanto en los eventos
dirigidos a abordar el tema, como a los trabajos
de investigación que se realizan permanente-
mente, conducentes a la elaboración de nor-
mas técnicas para diversas áreas archivísticas.
Es necesario distinguir entre la norma jurí-
dica y la norma técnica, siendo está última mo-
tivo de interés para los archivos en el sentido
de lograr la uniformidad del tratamiento de los
archivos y sus documentos, lo que deriva en la
especialización y modernización de este sector
de actividad.
Objetivos de la normalización
(García Gutiérrez)
Simplificación: Por la complejidad
creada por el hombre
Tolerancia: Nada es idéntico,
la normalización solo marca
límites de tolerancia.
Comunicación de hallazgos e
inventos: para su aplicación a
través de las normas.
Economía de gastos: Existen riesgos de
menor calidad y seguridad si solo se pre-
tende ahorro a través de la normalización.
Las normas técnicas deben ser articu-
ladas de manera sistemática y secuencial
permitiendo analizar los elementos que la
norma exige cuyo cumplimiento se hace
de manera estandarizada para hacer posi-
ble medir los resultados de su aplicación.
Actualmente se busca la certificación de
calidad mediante la normalización de los
procesos, en todo ello, los archivos y sus do-
cumentos no pueden estar ausentes porque
son parte inseparable de la gestión de las
organizaciones.
NOTA: ––––––––
(1) GARCÍA GUTIÉREZ, Antonio Luis, “ Normalización
general y documental: concepto, historia e insti-
tuciones, p. 56
(2) Ibídem, P. 56
(3) ¿Qué es normalización? C.3.19.1 http://www.fceia.
unr.edu.ar/materialescivil/Publicaciones/Normas.
pdf PDF Creado el 23.08.05 [Consulta: 01.10.10]
(4) BONAL ZAZO, José Luis, La normalización: base del
análisis documental en los archivos, Universidad
de Extremadura, p. 60 España
(5) BONAL ZAZO, José Luis, La normalización: base
del análisis documental de los archivos. Facultad
de Biblioteconomía y documentación, Universidad
de Extremadura, p. 56
(6) La normalización: una sociedad sin normas no
es sociedad. industrial. http://gaenormalizacion.
blogspot.com/2008/10/evolucin-histrica.html
[Consulta: 07.07.11]
(7) Ibídem
(8) Op. Cit. GARCIA GUTIÉRREZ, p. 59
(9) AGUILÓ REGLA, Josep, 2000, Teoría general de
las fuentes del Derecho (y del orden jurídico),
Barcelona, Ariel Derecho, Barcelona, 65 p.
(10) LA CRUZ BERDEJO, José Luis y SANCHO REBULLI-
DA, Francisco de Asís y otros, 2002, Elementos de
Derecho Civil, Editorial Dykinson, 2002 p. 5
(11) Ibídem, p. 5
(12) El Comercio, Editorial, ¿Quién está detrás de los
disturbios en Puno, [Consulta: 07.07.11]
(13) METCLAFE, Les; RICHARDS, Sue; (1989) La mo-
dernización de la gestión pública, Metclafe, Les;
Richards Sue, ZAPICO GOÑI, Eduardo (1989) INAP,
España p, 128
Sabía usted que...
Desde el año 1985 el Perú cuenta con un
conjunto de Normas Generales para el Sistema
Nacional de Archivos:
SNA 01. Administración de archivos
SNA 02. Organización de documentos
SNA 03. Descripción documental
SNA 04. Selección documental
SNA 05. Conservación de documentos
SNA 06. Servicios archivísticos