LA IMPORTANCIA DE IMPLEMENTAR LA GESTION DE PROCESOS

En una organización, los procesos son considerados herramientas esenciales para

controlar las prácticas laborales. Cada una de las áreas de la compañía tiene una
serie de objetivos a alcanzar, la definición de estas se consiguen en función del
modo de modelar el proceso., del mismo modo, es posible realizar una
planificación de la rutina diaria y trabajar con los resultados.

El enfoque basado en procesos adquiere mayor importancia en la NTC ISO 9001-

2015, esto es debido a que la planificación de un Sistema de Gestión de la Calidad
está estrechamente relacionada con aquellos procesos involucrados en lograr la
satisfacción de los usuarios que es definitiva la meta final de toda organización.

Por otro lado la NTC ISO9001- 2015 considera la planificación del Sistema de
Gestión de la Calidad, como una parte importante ya que participa en la
determinación de objetivos y diferenciación de procesos implicados y recursos
empleados. Asimismo, se preocupa en conocer bien hacia donde es necesario
que la organización centre sus esfuerzos.

En ningún momento se puede hacer referencia a la planificación de la calidad sin

tener perfectamente definido la estrategia, estructuras, instrumentos y enfoques
que garanticen la satisfacción de los clientes externos.

Un proceso es una serie de metodologías, recursos materiales y humanos,

entorno, etc. que debido a sus interrelaciones generan a la organización una
ventaja competitiva frente a otras organizaciones del mismo sector.

Una organización no puede olvidarse de la estandarización de sus procesos, ya

que esto significa :

 Hace posible la planificación de la calidad.

 Mejora la productividad, las tareas desarrolladas en cada una de las áreas de la
organización.
 Prioriza estas tareas.
 Permite la identificación de las tareas en las que está involucrado el personal de la
organización.

Para que esto sea posible, los procesos de la organización deberán tener:
 Entradas.
 Tareas.
 Salidas.
 Objetivos.
 Encargados.
 Restricciones.
 Un proceso antecesor.
 Un proceso predecesor.
 Requisitos del usuario.
 Recursos.
 Indicadores de control.
 Documentos.
También será necesario determinar el contexto en el que se desarrollará el
proceso, al igual que la maquinaria, materias primas, metodologías y mediciones
empleadas.

Para que la implementación de un proceso culmine según lo esperado y

considerando los requerimientos de la NTC ISO 9001- 2015, será imprescindible:

 Reunir toda la información referida a las necesidades de un proceso que

presentan los clientes.
 Realizar reuniones entre los diferentes individuos de la organización, en las que
analizar el contexto en el que se llevan a cabo los procesos.
 Establecer acciones para solventar las posibles deficiencias extraídas de esas
reuniones entre miembros de la organización.
 Decidir cuáles de las acciones planteadas se deberían implementar y comprobar
que los procesos implementados son los correctos.
 Definir acciones encaminadas a la mejora continua de los procesos vinculados con
el Sistema de Gestión de la Calidad según la ISO 9001- 2015.

Flujo de procesos
Al analizar procesos para llevar a cabo su implementación y/o mejora, es
importante tener en cuenta que es imprescindible cumplir con los requerimientos
del estándar internacional ISO-9001. En este tipo de diagrama, conocer las
actividades de los propios procesos es bastante importante.
En concreto, a través de este diagrama trabajamos en el diseño y análisis de los
procesos de tipo administrativo relacionados con el Sistema de Gestión de la
Calidad. El diagrama de flujo de procesos está constituido por una serie de
símbolos que se encargan de analizar y modelar los procesos integrantes del SGC
y siempre tienen en cuenta la posibilidad de la mejora continua.

El planeamiento estratégico nos ayudará a entender el entorno empresarial;

mejorar la visión, misión y objetivos estratégicos que tenemos de una empresa; y
porque no decirlo, con uno mismo y analizar cuál es el entorno interno y externo
de la organización. Todo esto tendrá como resultado el formular estrategias en pro
de las oportunidades y fortalezas. Así mismo, revisar cuales son las debilidades y
amenazas; con las que nos encontramos día a día en un mundo cambiante y
competitivo.

El planeamiento estratégico nos brindará herramientas para alcanzar nuestros

objetivos de manera creativa; para ello es importante conocer cuáles son sus
bases. Descubrir e identificar las ventajas competitivas y/o diferenciadoras que
tiene la empresa, para esto debes tener claro tu misión, visión y valores
corporativos; ya que eso nos guiará en el proceso de identificación.

Herramientas para el planeamiento estratégico

Parte del crecimiento de una empresa es evaluar cuáles son las estrategias
competitivas que tiene; para eso, debe realizar un análisis y se deberán aplicar
aquí dos herramientas. La primera, las Fuerzas de Porter y la segunda, la Matriz
FODA cruzada. Esto para ver un panorama completo de cómo está su empresa e
identificar oportunidades.

El trabajo en equipo es pieza fundamental en todo este proceso, así mismo el

liderazgo juega un rol más que importante. El planeamiento estratégico nos va
ayudar a ver en macro, lo que usualmente vemos en pequeñas partes. Ahora bien,
esto no solo te ayudará a tener un mejor orden empresarial, sino también podrás
ordenarte de forma personal.

Los Objetivos Estratégicos

Estos sirven para orientar la forma en que la organización puede cumplir las metas
teniendo en cuenta sus bases (misión y visión). Generalmente, la mayoría de
estos están enfocados en la parte financiera, pero otros se enfocan en los clientes
y en la sociedad en la cual vivimos. Dependerá del tipo de empresa y su enfoque
de crecimiento.
Los objetivos estratégicos deben ser medibles, específicos y adecuados a cada
organización. Con esto el beneficio para la empresa es mucho; ya que tendrá a los
colaboradores alineados hacia el objetivo y se generará sinergia para el trabajo en
equipo. Contamos con dos tipos de objetivos estratégicos, los financieros y los no
financieros. En el caso de los primeros se evalúa el desempeño de la empresa en
números, y en referencia al segundo, se evalúa más la relación de la empresa con
el mercado, los competidores, clientes, etc.

La Administración por Objetivos.

Este es un sistema conocido y amplio que logra integrar distintas actividades para
cumplir la misión de la empresa. Son los factores internos y externos en los cuales
fluimos. Cuando menciono factores externos me refiero al famoso Análisis
PESTEL (Político, Económico, Social, Tecnológico, Ambiente y Legal). Solo
analizando esto, podremos obtener estrategias que ayuden al crecimiento de la
empresa. En este caso también es recomendable utilizar la Matriz EFE
(Oportunidades y Amenazas) – EFI (Debilidades y Fortalezas).

La primera, se usa para evaluar como una empresa reacciona ante los cambios en
su entorno, el famoso PESTEL antes mencionado y en el caso de la segunda
Matriz, esta servirá para identificar lo que nos hace distintos a otras empresas, lo
que nos diferencia de la competencia; y aquí podemos mencionar tres factores
importantes como la economía de escala, la diferencia del producto en sí y los
requerimientos del capital de inversión. Por ejemplo, la tecnología utilizada; y si es
diferente a la de la competencia.

En resumen, es importante evaluar todos estos aspectos porque nos permitirá

implementar un planeamiento estratégico basado en el todo y ser más
competitivos en el tiempo.

Etapas

Un plan estratégico se compone en general de varias etapas:

 Etapa 1: Análisis de la situación. Permite conocer la realidad en la cual

opera la organización.
 Etapa 2: Diagnóstico de la situación. Permite conocer las condiciones
actuales en las que desempeña la organización, para ello es necesario
entender la actual situación (tanto dentro como fuera de la empresa).
 Etapa 3: Declaración de objetivos estratégicos. Los Objetivos estratégicos
son los puntos futuros debidamente cuantificables, medibles y reales;
puesto que luego han de ser medidos.
 Etapa 4: Estrategias corporativas. Las estrategias corporativas responden a
la necesidad de las empresas e instituciones para responder a las
necesidades del mercado (interno y externo), para poder "jugar"
 adecuadamente, mediante "fichas" y "jugadas" correctas, en los tiempos y
condiciones correctas.
 Etapa 5: Planes de actuación. La pauta o plan que integra los objetivos, las
políticas y la secuencia de acciones principales de una organización en
todo coherente.
 Etapa 6: Seguimiento. El Seguimiento permite "controlar" la evolución de la
aplicación de las estrategias corporativas en las Empresas u
organizaciones; es decir, el seguimiento permite conocer la manera en que
se viene aplicando y desarrollando las estrategias y actuaciones de la
empresa; para evitar sorpresas finales, que puedan difícilmente ser
resarcidas.
 Etapa 7: Evaluación. La evaluación es el proceso que permite medir los
resultados, y ver como estos van cumpliendo los objetivos planteados. La
evaluación permite hacer un "corte" en un cierto tiempo y comparar el
objetivo planteado con la realidad