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INSTRUCTIVO ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO

REV. FECHA ELABORÓ REVISÓ APROBÓ DESCRIPCIÓN

0 23/Ene/2012 LRT GSH ASH Emisión

PROCESOS DE DISTRIBUCIÓN

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO X RECURSOS HUMANOS

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - HSEQ X BIENES E INMUEBLES

PROYECTOS X INFORMÁTICA

SOLUCIONES LOGÍSTICA

ECONÓMICO Y FINANCIERO AUDITOR INTERNO / ENTE CERTIFICADOR

COPIA CONTROLADA COPIA NO CONTROLADA X

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1. OBJETIVO

Definir la elaboración de presupuestos desde el momento en que se analiza la

posible participación de Montajes Morelco, en un proceso licitatorio, hasta la
presentación de la propuesta, que involucra la preparación, revisión y definición de
la oferta económica que presentará Montajes Morelco.

2. ALCANCE

Aplica para todos los procesos licitatorios que la empresa emprenda.

3. DEFINICIONES

3.1 LICITACIÓN: Es el procedimiento administrativo para la adquisición de

suministros, realización de servicios o ejecución de obras que celebren
los entes, organismos y entidades que forman parte del Sector Público
y/o Privado.
3.2 AIU: Costos indirectos de un proyecto, que traducidos por sus siglas
significan: Administración, Imprevistos y Utilidad.

4. RESPONSABILIDADES

4.1 DIRECTOR DE LICITACIONES: Funcionario encargado de garantizar el

cumplimiento de este procedimiento.

4.2 COORDINADOR DE LICITACIONES: Funcionario encargado de regular

el grupo de ingenieros de licitaciones y realizar revisión del
presupuesto previo a la revisión de la Gerencia.

4.3 INGENIERO DE LICITACION: Funcionario encargado de ejecutar las

actividades mencionadas en el documento.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIAS
PA-LC-001_Presentacion de ofertas y Legalización Contratos
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6. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

6.1 GENERALIDADES

Para realizar el presupuesto de un proyecto es primordial revisar con

anterioridad que la empresa tiene la capacidad de cumplir con los
requisitos del cliente, o en su defecto que el cliente esta dispuesto a
homologar dichos requisitos con la experiencia aportada por Montajes
Morelco S.A.

6.2 PROCEDIMIENTO

Una vez definida la aceptación de participación autorizada por la

Gerencia General o Direccion de Operaciones, se deben ejecutar los
siguientes pasos:

 Una vez Montajes Morelco es invitado a participar en un proceso

licitatorio, por medio de concursos cerrados, precalificaciones,
inteligencias de mercado o si se encuentra un proceso que sea del
alcance de la compañía, por medio de revisión de páginas Web de
los clientes, se realiza un análisis previo de cumplimiento de
requisitos, por parte del Coordinador de Licitaciones.
 Una vez realizada la revisión del Coordinador de Licitaciones,
confirmando el cumplimiento de requisitos mínimos o informando
sobre la conveniencia del proyecto para Montajes Morelco, se
informa al Director de licitaciones para realizar la consulta a la
Gerencia General o Direccion de operaciones, con el fin que
determine si es factible o no participar.
 Una vez aprobada la participación de Montajes Morelco en la
licitación, por parte de la Gerencia General o Direccion de
Operaciones, el Coordinador de Licitaciones le indica a la asistente
de licitaciones que cree una carpeta en el servidor, guardando la
información pertinente al proceso.
 La Asistente de Licitaciones crea la carpeta del proceso
asignándole el consecutivo de carpeta que este vigente
(asignándole un consecutivo numerado así: COT - ### - año (Ej;
COT-123-12)). Adicionalmente, la Asistente de Licitaciones
actualiza el tablero de licitaciones con las fechas más importantes y
relevantes del proceso que identifica previamente a través del FA-
LC-001 Revisión de Pliego, para conocimiento de todo el personal
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involucrado en la preparación de la oferta. Además lleva control de

las Ofertas para revisar su adjudicación/cumplimiento de requisitos
a través del FA-LC-001 Control de Ofertas.
 Una vez dispuesta toda la información del proceso licitatorio, el
Coordinador de licitaciones verifica fechas de entrega y se definen,
conjuntamente, las fechas de revisiones parciales del presupuesto,
de ser el caso, o la fecha de revisión definitiva, como se explica en
los siguientes numerales.
 Se revisa conjuntamente, el alcance de la oferta con el fin de
verificar que obras la componen y determinar que especialidades
de la ingeniería abarca el proyecto (Civil, mecánica, tubería,
eléctrica, instrumentación y control), distribuye la preparación de la
oferta entre los ingenieros de licitaciones, según su especialidad. Se
designa un ingeniero de licitaciones encargado de la sección
técnica.
 Definidas las especialidades de ingeniería que abarca el proyecto
cada ingeniero de licitaciones, especialista, elabora el presupuesto
de la parte que le corresponde.
 El ingeniero de licitaciones de la sección técnica envía al ingeniero
de compras, el cuadro o detalle de suministros que se requieren
cotizar para la licitación. Si existen dudas sobre los materiales a
cotizar, por parte del departamento de compras, el ingeniero de
licitaciones encargado de la sección técnica lo consulta con el
Coordinador de Licitaciones para definir si la información es posible
de homologar, si es posible extraerla de planos o especificaciones o
en su defecto hacer la respectiva consulta al cliente.
 Se designa un ingeniero de licitaciones encargado de la
elaboración del presupuesto, con el fin que integre, en el
formulario del cliente, los presupuestos de todas las especialidades,
para definir el valor en costo directo del proyecto.
 Cada ingeniero de licitaciones elabora el presupuesto, según la
especialidad que le corresponda, en el software de licitaciones
aprobado por Montajes Morelco y que es Licita. El uso de Licita
permite hallar los valores de mano de obra, materiales y equipos y
herramientas, por separado, así como el costo directo y las horas
hombre por especialidad.
 Cada ingeniero de licitaciones especialista es responsable por
depurar, mantener, actualizar y velar por la información que va
generando en la base de datos de Licita, según su especialidad, de
tal modo que esto permite agilizar el proceso de elaboración de
presupuestos.
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 El ingeniero de licitaciones encargado del presupuesto elabora el

análisis del AIU, con el fin de valorar los costos indirectos del
proyecto, de acuerdo con lo solicitado por el cliente en los pliegos
de condiciones y, según la magnitud del proyecto, define el equipo
y recursos mínimos administrativos con los que se realizará el
proyecto.
 El ingeniero de licitaciones encargado del presupuesto verifica el
análisis de salarios de la mano de obra, de acuerdo con las
exigencias de cada cliente, y entrega este análisis a los demás
especialistas, para que todos trabajen con tarifas uniformes, en
cargos similares, y se pueda definir el valor de la hora hombre del
proyecto.
 El ingeniero de licitaciones encargado del presupuesto integra la
información de todas las especialidades, para encontrar el costo
directo del proyecto, y una vez calculado el AIU establece los
respectivos porcentajes sobre el costo directo, para calcular el valor
de proyecto antes de impuestos y que corresponde al valor que se
cotiza al cliente.
 Con esta información se hace una revisión previa con el
Coordinador de Licitaciones y/o el Director de licitaciones, se
hacen los respectivos ajustes y se hace presentación del
presupuesto corregido a la Gerencia General de Montajes Morelco.
 Se revisa el presupuesto económico conjuntamente con la
Gerencia General o Director de Operaciones, se explican las
consideraciones y parámetros tenidos en cuenta. Según los
comentarios y observaciones de la Gerencia General o Director de
Operaciones, se realizan los respectivos ajustes y se presenta el
precio definitivo incorporando todos los cambios para aprobación
por parte de la Gerencia General o Direccion de Operaciones.
 La Gerencia General define el valor de presentación de la oferta,
tanto en costo directo como los porcentajes definitivos de AIU; se
hacen los respectivos ajustes y se entrega la información al
ingeniero encargado de la sección técnica, para que integre en la
propuesta, que se le presentará al cliente, la oferta económica.

7. RECURSOS

7.1 PERSONAL

 Gerente General
 Director de Licitaciones
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 Coordinador de Licitaciones
 Ingeniero de Licitaciones
 Auxiliar de Licitaciones

7.2 EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

 Software Licita
 Equipo de Computo

8. ASPECTOS HSE

8.1 ASPECTOS DE SEGURIDAD

Verificar condiciones ergonómicas del puesto de trabajo (altura de silla,

descansa-pies, base para computador portátil, porta-mouse).
Realizar descansos periódicos con rutina de pausas activas.
Verificar condiciones de iluminación en su puesto de trabajo.

8.2 ASPECTOS AMBIENTALES

Implementación de las 4 R

1 R: REDUCIR: Gastar sólo lo necesario

2 R: REUTILIZAR: Sacar el máximo provecho a todo
3 R: RECUPERAR: Volver útil algo defectuoso
4 R: RECICLAR: Convertir material usado en materia prima
Clave: Separar en la fuente

9. REGISTROS

 Formato Revisión de Pliego FA-LC-001

 Formato Control de Ofertas FA-LC-004

10. ANEXOS
No aplica