El enfoque basado en procesos

Gestión, ISO45001, Noticias, Publicaciones, Seguridad Vial, Sistemas de gestión

La implantación de la gestión de procesos se ha revelado como una de las herramientas

de mejora de la gestión más efectivas para todos los tipos de organizaciones.
Cualquier actividad, o conjunto de actividades ligadas entre sí, que utiliza
recursos y controles para transformar elementos de entrada (especificaciones,
recursos, información, servicios) en resultados (otras informaciones, servicios),
puede considerarse como un proceso. Los resultados de un proceso han de tener
un valor añadido respecto a las entradas y pueden constituir directamente
elementos de entrada del siguiente proceso, como muestra el gráfico adjunto.
Todas las actividades de la organización, desde la planificación de las compras hasta la
atención de una reclamación, pueden y deben considerarse como procesos. Para operar
de manera eficaz, las organizaciones tienen que identificar y gestionar numerosos
procesos interrelacionados y que interactúan. La identificación y gestión sistemática de
los procesos que se realizan en la organización y en particular las interacciones entre
tales procesos se conoce como enfoque basado en procesos.
Los sistemas de gestión normalizados pretenden fomentar la adopción del enfoque
basado en procesos para gestionar una organización. Este tipo de gestión por procesos,
cuando se utiliza en el desarrollo, la implementación y la mejora de la eficacia de un
Sistema de Gestión, deben concentrar su atención en:
1. la comprensión y el cumplimiento de los requisitos de las partes interesadas de
cada proceso,
2. la necesidad de considerar y de planificar los procesos en términos que aporten
valor
3. el control, la medición y la obtención de resultados del desempeño y de la
eficacia de los procesos,
4. la mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas.
La gestión de procesos no va dirigida a la detección de errores, sino que la
forma de concebir cada proceso ha de permitir evaluar las desviaciones del
 mismo, con el fin de corregir sus tendencias antes de que se produzca un
resultado defectuoso.
Para que un conjunto de actividades ligadas entre sí conduzcan a un resultado
determinado es necesario definir y controlar el proceso del que forman parte. La
importancia de dirigir y controlar un proceso radica que no es posible actuar
directamente sobre los resultados, ya que el propio proceso conduce a ellos. Para
controlar el efecto (resultado) hay que actuar sobre la causa (proceso).
La gestión por procesos está dirigida a realizar procesos competitivos y capaces de
reaccionar autónomamente a los cambios mediante el control constante de la capacidad
de cada proceso, la mejora continua, la flexibilidad estructural y la orientación de las
actividades hacia la plena satisfacción del cliente y de sus necesidades. Es uno de los
mecanismos más efectivos para que la organización alcance unos altos niveles de
eficiencia.
Los cuales pueden ser aplicados a organizaciones como empresas, proyectos de
ejecución del sector publico.

Sistema de Gestión de la Calidad

ISO 9001, ya desde su versión de 2008, introduce el concepto de enfoque basado en
procesos. Cualquier profesional de los Sistemas de Gestión de la Calidad debe conocer
la definición del término proceso. Un proceso es un conjunto de actividades que están
interrelacionadas y que pueden interactuar entre sí. Estas actividades transforman los
elementos de entrada en resultados, para ello es esencial la asignación de recursos.Los
procesos constan de: Elementos de entrada y salida, los cuales pueden ser tangibles o
intangibles. Los resultados pueden ser también no intencionados como por ejemplo la
contaminación ambiental. Clientes y partes interesadas que tengan necesidades y
expectativas en los procesos, ellos son los que definirán los resultados que requiere un
determinado proceso. Sistemas de medición para proporcionar información sobre el
desempeño del proceso. Cualquier resultado debería ser analizado para poder
determinar si existe necesidad de aplicar algún tipo de acción correctiva o de mejora.La
ventaja principal del enfoque basado en procesos que propone ISO-9001 reside en la
gestión y control de cada una de las interacciones ente los procesos y las jerarquías
funcionales de la organización. Los procesos deben servir para aportar valor a una
organización, además deben estar alineados con los objetivos, alcance y grado de
complejidad de la organización.

Para cumplir con estas líneas ISO 9001:2008 indica:

Este enfoque basado en procesos de los Sistemas de Gestión de la Calidad ISO 9001
pretende mejorar la eficiencia y eficacia de la organización para alcanzar los objetivos
definidos, lo que implica a su vez aumentar la satisfacción del cliente mediante la
satisfacción de sus requisitos. Los beneficios de aplicar el enfoque basado en procesos
son: Lograr los resultados deseados previstos mediante la integración y alineación de
los procesos. Ayudar a focalizar los esfuerzos en la eficacia y eficiencia de los procesos.
Aportar confianza a los clientes y demás partes interesadas en cuanto al desempeño de
la organización. Ofrecer transparencia en las operaciones de la organización.
Proporcionar mejores resultados, más coherentes y predecibles. Facilitar oportunidades
para priorizar las iniciativas de mejora, lo que consigue estimular la participación del
personal y la clarificación de sus responsabilidades. Normalmente los procesos típicos
que se pueden identificar en una organización son: Procesos para la gestión de la
organización. Procesos para la gestión de recursos. Procesos de realización. Procesos
de medición, análisis y mejora.

Software para ISO 9001

Esta gestión del enfoque basado en procesos en los Sistemas de Gestión de la Calidad
ISO-9001 de la que hemos estado hablando, puede facilitarse si utilizamos herramientas
como el Software ISOTools. Este software cuenta con una aplicación denominada
procesos que es considerada el corazón del sistema. Mediante ella se puede gestionar
y controlar cualquier proceso de la organización y cualquier aspecto relacionado con él.