Buen día instructora

En vista que este es el último trabajo de antemano quiero agradecerle por la oportunidad de aprender
mediante la realización de este curso Dios la bendiga y muy agradecido con usted.

a. ¿Cómo se gestiona el Inventario documental en la empresa que

selecciono en la actividad de reflexión?
R/ Se gestiona mediante la RESOLUCION 02764 DEL 26 DE JUNIO DEL 2008. Por el cual se
adopta el programa de GESTION DOCUMENTAL de la Policía Nacional y sus políticas de
operación”.
Basados en esta resolución la policía nacional maneja un eficiente y eficaz manejo de la
documentación y sus procesos archivísticos según lo exigido por la LEY 594 DE 2000 (Julio 14)
Reglamentada parcialmente por los Decretos Nacionales 4124 de 2004, 1100 de 2014.
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
El Congreso de Colombia.
En donde se realizan todos y cada uno de los procesos referentes a la documentación que se
emplea y se requiere día a día en el actuar policial, a continuación voy a mencionar algunos pasos
que se realizan según lo que he adquirido en el presente curso y en mi trabajo empírico:
1. Depuración de documentos: donde selecciono los documentos según la TDR, por códigos
de serie y subserie.
2. Se organizan según su fecha en donde la fecha más antigua inicia ejemplo 01/01/2017 en
la carpeta que se va a implementar para la conservación de documentos hasta la fecha
final 31/12/2017
3. Las carpetas no pueden exceder más de 250 folios.
4. Se realiza la foliación y respectivamente su hoja de control.
5. Se realizan los rótulos de identificación de carpetas. En donde se especifica que
documentos reposan allí.
6. Se realizan rótulos de identificación de caja. En donde especifica que contenido tiene la
caja (la caja no puede tener más de 1.250)
7. Se transfieren al archivo central mediante un inventario.

b. ¿En la empresa seleccionada, hacen uso de esta herramienta para la

Organización documental? Sustente su respuesta.
R/ no solo se cuenta con la actividad de la realización de la gestión documental en material físico,
sino que se cuenta con un sistema llamado GECOP que significa Gestor de Contenidos Policiales
el cual funciona como un archivo magnético que agiliza aún mas la consulta oportuna de los
documentos y permite realizar seguimiento hasta que el documento culmina con su trámite
pertinente.

c. ¿Cree usted que en la empresa, se está realizando una buena gestión

documental en la calidad de la información y acceso eficiente ?
R/ Como ya mencione anteriormente se lleva el archivo físico y digital para un mayor control y
consulta oportuna de los documentos. Estamos actualmente implementando un plan piloto el cual
consiste en manejar el documento solo digitalmente por la estrategia del gobierno en las entidades
públicas para reducir el consumo de papel. Anexo una página que habla sobre el tema de cero
papel.

http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-8257_papel_buenaspracticas.pdf