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Les autres charges externes (comptes 61)

Publié dans la catégorie Les charges

En comptabilité, les autres charges externes comprennent toutes les charges en provenance des tiers autres
que les achats (enregistrés en compte 60). On peut notamment citer : la sous-traitance, les loyers, les
redevances de crédit-bail, les travaux d’entretien et de réparation, les primes d’assurances, la documentation etc.
Cet article traite uniquement des charges externes figurant en comptes 61, un autre article traite les autres
charges externes figurant en compte 62.

1. La sous-traitance générale (comptes 611)


La sous-traitance est une opération par laquelle un entrepreneur confie, sous sa responsabilité, à une autre
personne appelée sous-traitant l’exécution de tout ou partie d’un contrat avec son propre client (le maître de
l’ouvrage). Les frais devant figurer en compte 611 sont les frais payés aux tiers afin d’effectuer des opérations
n’entrant pas dans le coût de production des produits / services proposés par l’entreprise.

Précision : lorsque les prestations de sous-traitance s’intègre directement dans le cycle de production (et qui
entrent dans le coût direct de production), elles peuvent être enregistrées en comptes 604 et 605.

Pour plus d’informations : comptabiliser des factures de sous-traitance.

2. Le crédit-bail (comptes 612)


Le crédit-bail est un moyen de financement des entreprises. Il leur permet d’acquérir un bien en fin de contrat,
moyennant le paiement d’un prix convenu à l’avance. En comptabilité, les redevances versées à l’organisme de
crédit-bail sont enregistrées en compte 612 redevances de crédit-bail. Le compte 612 est subdivisé en deux sous
comptes : le compte 6122 pour le crédit-bail mobilier et le compte 6125 pour le crédit-bail immobilier. Pour plus
d’informations, consultez notre article : la comptabilisation du crédit-bail.

Remarque : lorsque le preneur du crédit-bail achète le bien en fin de contrat de crédit-bail (il paie la « valeur
résiduelle » du bien prévue dans le contrat), le prix d’achat doit figurer en immobilisation corporelle ou en
immobilisation incorporelle selon la nature du bien.

3. Les locations (comptes 613)


Le loyer versé qu’il soit mobilier (location d’un véhicule, d’un matériel) ou immobilier (location de locaux à usage
professionnel) est une charge et doit être enregistré en compte 613 (et plus exactement en compte 6132 pour les
locations immobilières et le compte 6135 pour les locations mobilières). La comptabilisation des locations
mobilières et immobilières suit un schéma précis.

Remarque : le dépôt de garantie éventuellement versé au début de la location (par exemple, la caution de 3 mois
de loyers dans le cadre d’un bail commercial) constitue une immobilisation financière qu’il convient d’enregistrer
en compte 275.

4. Les charges locatives (comptes 614)


Doivent être comptabilisées dans le compte 614 toutes les charges résultant d’un contrat de location (bail
commercial, bail professionnel) conclu entre un propriétaire et son locataire, quelle que soit la nature des
dépenses (électricité, gaz, taxe foncière, taxe d’enlèvement des ordures ménagères). Pour plus d’informations : la
comptabilisation des charges locatives et de copropriété.

5. Les travaux d’entretien et de réparations (comptes 615)


Ce poste de charges comprend l’ensemble des dépenses liées à l’entretien et à la réparation des locaux
professionnels (compte 6152) mais aussi de tout bien matériel appartenant à l’entreprise (compte 6155). Figurent
également dans ce poste les prestations de maintenance informatique (compte 6156).

Remarque : lorsque des dépenses ont pour effet d’augmenter la durée de vie (au-delà de 12 mois) d’un bien
figurant à l’actif de la société, celles-ci doivent être comptabilisées en immobilisation et non en compte 615.

6. Les primes d’assurance (comptes 616)


Ce poste comptable regroupe de nombreuses charges :

 L’assurance décès (contrat d’assurance sur la vie prévoyant le versement d’un capital en cas de décès d’un
dirigeant)

Cette assurance permet de couvrir le risque de décès de personnes importantes de l’entreprise (ces contrats sont
dits « hommes-clefs »). La prime versée à l’assureur doit être enregistrée en compte 6169 assurance décès.

 L’assurance décès au profit de la banque (assurance contractée au profit de la banque en vue de garantir le
remboursement d’un prêt en cas de décès d’un dirigeant)

Lorsque l’entreprise s’endette auprès des établissements bancaires, elle peut être amenée à souscrire à une
assurance décès couvrant le risque de non remboursement d’un emprunt suite au décès de l’un de ses
dirigeants. Les primes versées pendant le contrat doivent être enregistrées dans le compte 61616).

 L’assurance perte d’exploitation

Les primes d’assurance perte d’exploitation doivent être comptabilisées en compte 6164. Lorsqu’un sinistre
survient, l’entreprise comptabilise en charges les coûts indispensables au maintien de l’activité (et qui seront
couverts par l’indemnité d’assurance).

 L’assurance dommage construction

Il s’agit précisément de la garantie décennale. La prime doit être enregistrée dans le compte 6162.

 L’assurance insolvabilité clients

Ce type de contrat permet à l’entreprise de se couvrir contre le risque d’impayé auquel elle est exposée face à sa
clientèle. Les primes versées à l’organisme assureur sont enregistrées en compte 6165.

 L’assurance responsabilité civile des salariés


Cette catégorie regroupe tout contrat souscrit et permettant de couvrir le risque d’engagement de la
responsabilité civile de l’entreprise bénéficiaire. Les primes versées doivent être comptabilisées en 6168.

Le compte 616 pourra également être utilisé pour enregistrer les primes versées à COFACE.

7. Les frais de recherche et d’études (comptes 617)


Comme son nom l’indique, ce poste est destiné à contenir l’ensemble des charges qu’une entreprise supporte au
titre d’études et de recherches.

Remarque : certains frais de recherche peuvent être immobilisés, s’ils répondent à de nombreuses conditions. Un
article abordera prochainement ce sujet.

8. Les frais de documentation (comptes 618)


Toute documentation (générale ou technique) doit être enregistrée dans ce compte. Le Plan Comptable Général
a prévu deux sous comptes : 6181 « documentation générale » et 6183 « documentation technique »

1. La comptabilisation des locations immobilières


Les locations immobilières donnent lieu au paiement de loyers qui constituent des charges de l’exercice. Elles
figurent dans un compte de charges externes (compte 61).

Pour comptabiliser une facture de location immobilière :

 on débite :
1. le compte 6132 « Locations immobilières »,
2. le compte 44566 « T.V.A. sur autres biens et services » lors l’entreprise est en mesure de récupérer la TVA,
 et on crédite le compte 401 « Fournisseurs » pour le montant TTC.

En général, lors de la conclusion d’un bail, des loyers versés d’avance sont exigés. Ces sommes ont le caractère
de garantie. Elles doivent être comptabilisées dans le compte 275 « Dépôts et cautionnements ». Elles ne
figureront pas dans le compte de résultat mais à l’actif du bilan comptable.

Remarque : le loyer immobilier constitue une charge récurrente pouvant faire l’objet d’un abonnement. Cette
méthode est pratique lorsque l’entreprise procède régulièrement à des situations comptables intermédiaires.

2. La comptabilisation des locations mobilières


Les locations mobilières sont regroupées dans le compte 6135 « Locations mobilières ». Il peut s’agir de
locations de matériels de transports, de matériels informatiques.

Pour comptabiliser une facture de loyer portant sur un bien meuble :

 on débite :
1. le compte 6135 « Locations mobilières »,
2. le compte 44566 « T.V.A. sur autres biens et services »,
 et on crédite le compte 401 « Fournisseurs ».

Une attention particulière doit être portée aux loyers portant sur des véhicules de tourisme. En effet, une
fraction des loyers, bien qu’inscrite en charges, pourra être réintégrée fiscalement (la base est différente selon le
niveau de pollution émis par le véhicule). La réintégration extracomptable est effectuée sur l’imprimé n° 2058-A
(ligne WF).

Le coin des entrepreneurs propose cet article pour plus d’informations : la fiscalité des véhicules de tourisme

A la clôture de l’exercice comptable, il convient de vérifier que toutes les charges correspondant aux loyers ont
bien été rattachées à l’exercice auquel elles se rapportent. Ainsi, il pourra être comptabilisé une charge constatée
d’avance lorsque le loyer est facturé d’avance (ce qui est généralement le cas).

Dans certains cas, à l’issue de la durée de location, l’entreprise ayant loué le bien pourra s’en porter
acquéreuse en versant une somme d’argent (c’est notamment le cas des locations avec option d’achat ou
« LOA »). La valeur d’achat, généralement très faible (quelques pourcents du prix d’achat initial du bien), est
définie dans le contrat initial. Ce rachat devra faire l’objet d’une immobilisation comptable.

Exemple : une entreprise loue un matériel de transport (véhicule utilitaire). Le loyer est de 1 800 euros HT par
trimestre. Il est payable d’avance et facturé le premier jour du mois de chaque trimestre. L’entreprise clôture son
exercice comptable le 31 octobre de chaque année.

Le 1er octobre N, elle comptabilise sa facture de loyer mobilier :

 débit du compte 6135 « Locations mobilières » pour 1 800 euros ;


 débit du compte 44566 « TVA sur autres biens et services » pour 360 euros ;
 crédit du compte 401 « Fournisseurs » pour 2 160 euros.

Puis elle comptabilise le paiement de la facture :

 débit du compte 401 « Fournisseurs » pour 2 160 euros ;


 crédit du compte 512 « Banque » pour 2 160 euros.

A la clôture de l’exercice, elle doit comptabiliser une charge constatée d’avance pour la fraction du loyer
s’étalant au-delà de l’exercice comptable (soit du 1er novembre N+1 au 31 décembre N+1). Ainsi, dans ses
opérations d’inventaire, elle va comptabiliser l’écriture suivante :

 débit du compte 486 « Charges constatées d’avance » pour 1 200 euros ( 1 800 x 2/3 ) ;
 crédit du compte 6135 « Locations mobilières » pour 1 200 euros.

A l’issue de la durée de location, elle rachète le bien (LOA – valeur résiduelle fixée dans le contrat à 180
euros) :

 débit du compte 2182 « Matériel de transport » pour 180 euros ;


 débit du compte 44562 « TVA sur immobilisations » pour 36 euros ;
 crédit du compte 4041 « Fournisseurs – achats d’immobilisations » pour 216 euros.

L’entreprise devra également amortir le bien acquis.

La comptabilisation des charges locatives et de


copropriété (compte 614)
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Les charges locatives payées par un locataire au propriétaire de son local font l’objet d’un traitement
comptable particulier. Compta-Facile consacre une fiche complète à la comptabilisation des charges
locatives et des charges de copropriété.

1. Principe de comptabilisation des charges locatives incombant au


locataire

A. Définition et comptabilisation des charges locatives et charges de


copropriété

En principe, les remboursements de charges incombant normalement au locataire mais payées par le
propriétaire doivent être comptabilisées dans un compte de charges externes, et plus particulièrement dans le
compte 614 « Charges locatives et de copropriété ». Il en est de même concernant les dépenses incombant
normalement au propriétaire mais mises à la charge du locataire en vertu d’un contrat de location.

Tel est le cas, par exemple, des dépenses d’entretien des parties communes intérieures et extérieures, de la taxe
foncière (pour les particuliers, uniquement de la taxe sur les ordures ménagères), des dépenses énergétiques
(eau, électricité, gaz),

Voici comment comptabiliser une facture de charges locatives :

 On débite :
 le compte 614 « Charges locatives et de copropriété »,
 le compte 44566 « TVA déductible sur autres biens et services »,
 Et on crédite le compte 401 « Fournisseurs ».

B. Modalités de facturation des charges locatives et de copropriété

Les charges locatives et de copropriété peuvent être payées :


 par le versement de provisions pour charges (acompte)

Dans ce cas, les provisions sont calculées, en général, sur la base des charges locatives de l’année précédente
(voir de l’année N-2). Dans tous les cas, elles doivent faire l’objet d’une régularisation au moins une fois par
an en comparant le total des provisions versées par le locataire avec les dépenses effectives engagées par le
propriétaire pendant l’année. Cette régularisation donnera lieu à un complément de facturation ou à un
remboursement du trop-perçu. Elle pourra donner lieu, lors de l’établissement des travaux d’inventaire, à la
comptabilisation d’une facture non parvenue (FNP) ou, à l’inverse, d’un avoir à recevoir (AAR).

 au moyen d’une récupération ponctuelle en fonction des dépenses engagées

Les charges sont, dans cette hypothèse, récupérer en totalité au moment où les frais ont été réellement engagés
par le propriétaire. Une facture doit être tenue à l’appui.

2. Comptabilisation des impôts acquittés par le locataire en son nom


propre
Lorsqu’un locataire s’acquitte de frais qui lui incombe personnellement, les dépenses correspondantes doivent
être comptabilisées dans les comptes de charges par nature concernés :

 Charges courantes : en général, elles sont comptabilisées dans l’une des subdivisions du compte 60 « Achats »
;
 Impôts et taxes : ils sont comptabilisés dans le compte 63 « Impôts et taxes ».

3. Exemple de comptabilisation de charges locatives payées au


moyen de provisions
Une entreprise, dont l’exercice coïncide avec l’année civile, a réglé en N-1 la somme de 12 000 euros au titre des
charges locatives d’un bâtiment qu’elle occupe. En N, son propriétaire lui appelle 12 acompte de 1 000 euros
hors taxes chacun.

Voici l’écriture de comptabilisation des acomptes pour provisions pour charges locatives :

 Débit des comptes


 614 « Charges locatives et de copropriété » pour 1 000 euros
 44566 « TVA déductible sur autres biens et services » pour 200 euros
 Crédit du compte 401 « Fournisseurs » pour 1 200 euros.

En janvier N+1, le propriétaire reçoit les factures définitives et effectue la régularisation des charges locatives de
son locataire. Le total des dépenses qu’il a effectivement engagées s’élève à 10 000 euros hors taxes. Il doit
donc reverser à son locataire la somme de 2 000 euros hors taxes.

Lors de la clôture des comptes « N », le locataire devra comptabiliser un avoir à recevoir de charges locatives :

 Débit du compte 4098 « Rabais, remises, ristournes à obtenir et autres avoirs non encore reçus » pour 2 400
euros,
 Crédit des comptes :
 614 « Charges locatives et de copropriété » pour 2 000 euros,
 44566 « TVA déductible sur autres biens et services » pour 400 euros.

Conclusion : les charges locatives et de copropriété représentant des dépenses incombant au locataire
mais payées par le propriétaire doivent être comptabilisées dans le compte 614 « Charges locatives et de
copropriété ». Cette règle s’applique également pour les dépenses incombant au propriétaire mais mises
conventionnellement à la charge du locataire.
Les dépenses d’entretien et de réparations suivent différents traitements comptables selon leur nature, leur
importance et leur fréquence. Compta-Facile vous propose une fiche détaillée sur la comptabilisation des
dépenses d’entretien et de réparations.

1. Principes généraux de comptabilisation des travaux d’entretien et


de réparations
Lorsque les frais engagés pour entretenir ou réparer un bien ont pour effet d’augmenter la durée de vie
probable de celui-ci pour une période supérieure à 12 mois par rapport à la période initialement prévue,
ils doivent être comptabilisés en immobilisation.

Dans le cadre contraire, c’est-à-dire lorsqu’elles permettent de maintenir une immobilisation en état de marche
pendant la durée d’utilisation prévue initialement, elles doivent être enregistrées en charges, dans une
subdivision du compte 615 « Entretien et réparations ».

Enfin, les dépenses d’entretien et de révision qui n’ont pas pour effet d’augmenter la durée de vie d’une
immobilisation mais simplement de vérifier le bon état d’entretien d’un bien et d’y apporter un entretien
peuvent suivre, sous conditions, deux traitements comptables différents : inscription à l’actif ou la constitution
d’une provision.

2. Comptabilisation des dépenses courantes d’entretien et de


maintenance
Constituent des dépenses courantes d’entretien et de maintenance les dépenses qui :

 ne remplacent pas l’un des composants d’une immobilisation ;


 ne font pas l’objet d’un programme de gros entretien ;
 ne représentent pas des pièces de rechange d’une immobilisation.

Ces dépenses doivent être comptabilisées en charge (et plus particulièrement en compte de charges externes)
lorsqu’elles sont encourues.
Voici comment comptabiliser une facture d’entretien :

 On débite les comptes :


 6152 « Entretien et réparation sur biens immobiliers » ou 6155 « Entretien et réparation sur biens mobiliers »,
 445661 « TVA déductible sur autres biens et services »,
 Et on crédite le compte 401 « Fournisseurs ».

Voici comment comptabiliser une facture de maintenance :

 On débite les comptes :


 6156 « Maintenance »,
 445661 « TVA déductible sur autres biens et services »,
 Et on crédite le compte 401 « Fournisseurs ».

Fiscalement, ces dépenses sont déductibles dans la mesure où elles maintiennent un élément d’actif dans un tel
état qu’il pourra être utilisé jusqu’au terme du délai initialement prévu dans le plan d’amortissement.

3. Comptabilisation des autres dépenses d’entretien

A. Comptabilisation des dépenses de remplacement

Les éléments qui composent un bien et qui devront faire l’objet d’un remplacement à intervalle régulier au cours
de l’utilisation du bien doivent être identifiés dès l’origine, lors de l’acquisition du bien. Ils doivent être évalués
séparément et avoir leur propre plan d’amortissement.

Lorsque leur renouvellement survient, il est nécessaire :

 d’immobiliser le nouvel élément et de l’amortir sur sa durée d’utilisation prévue (lorsqu’elle est supérieure
à 12 mois),
 de sortir l’élément remplacé de l’actif de l’entreprise.

En pratique, il pourra par exemple s’agir, du remplacement de pièces usagées d’une machine.

B. Comptabilisation des dépenses de gros entretien

Sont concernées ici les dépenses d’entretien faisant l’objet de programmes pluriannuels de gros entretien ou
de grandes visites. Les dépenses de gros entretien peuvent suivre, en comptabilité, deux traitements différents :

1- L’approche par composants

Cette technique consiste à isoler d’une part la structure (élément principal de l’immobilisation ne faisant par
l’objet d’un remplacement ou d’un entretien) de ses composants (éléments entretenus lors de l’utilisation de
l’immobilisation principale). Les dépenses d’entretien futures vont être estimées à l’intérieur du prix
d’acquisition à la date d’acquisition du bien et vont figurer distinctement à l’actif. Elles vont constituer un
composant amorti sur la période séparant deux révisions.

Fiscalement, l’approche par composant n’est pas reconnue. Lorsque cette approche est retenue en comptabilité,
il y a lieu de procéder à des retraitements extra-comptables : réintégration de la quote-part d’amortissement
excédentaire du composant « révision », déduction lors de chaque renouvellement des dépenses de gros
entretien immobilisés et réintégration de la valeur nette comptable du composant lorsqu’il est renouvelé avant la
fin de sa période d’amortissement. Après le premier renouvellement, les dotations aux amortissements du
composant renouvelé doivent être réintégrées et les anciennes dotations excédentaires doit être déduites au
rythme d’amortissement de la structure.

2- L’approche par provision pour gros entretien


Les dépenses pouvant faire l’objet de provision pour gros entretien sont celles qui ont pour unique but de vérifier
le bon état de fonctionnement d’un bien et d’y apporter un entretien, sans prolonger la durée de vie du bien
au-delà de celle prévue initialement.

Voici comment comptabiliser une provision pour gros entretien à la clôture d’un exercice comptable :

 On débite le compte 6815 « Dotations aux provisions pour risques et charges d’exploitation »,
 Et on crédite le compte 1572 « Provision pour gros entretien ou grandes révisions ».

La provision doit être constituée à hauteur de la quote-part des dépenses futures d’entretien rapportée de façon
linéaire à l’usage passé de la date d’acquisition du bien jusqu’à la date d’entretien probable.

Fiscalement, les provisions pour grosses réparations sont déductibles sous réserve qu’elles répondent bien aux
conditions de déductibilité générales des provisions. Les dépenses doivent être probables, excéder par leur
nature et leur importance des travaux courants d’entretien et de réparation et être évaluées avec précision à la
clôture de l’exercice.

C. Comptabilisation des dépenses d’amélioration

Les dépenses d’amélioration doivent être comptabilisées en immobilisation lorsqu’elles :

 permettent à l’entreprise de bénéficier d’avantages économiques futurs supplémentaires par rapport à ceux
déterminés juste avant la dépense,
 sont évaluables de façon fiable.

En pratique, il peut s’agir du remplacement d’un élément usagé d’une immobilisation par un élément neuf ou
de la transformation d’un élément existant pour le perfectionner.

Leur traitement comptable s’alignera sur celui des composants : les dépenses seront ainsi rattachées à
l’immobilisation principale et comptabilisées dans le compte de la classe 2 initialement mouvementé.

Lorsque l’amélioration occasionne le remplacement d’un élément immobilisé, celui-ci doit être isolé et sorti de
l’actif (il conviendra de passer une écriture de mise au rebut d’immobilisation).

Remarque : les éléments de faible valeur devant faire l’objet d’une immobilisation peuvent, sous conditions, être
laissés en charge. Pour plus d’informations : la comptabilisation des éléments de faible valeur.

Conclusion : les dépenses courantes d’entretien et de maintenance doivent être comptabilisées dans une
subdivision du compte 615. Les dépenses de remplacement d’un composant d’un bien immobilisé
doivent faire l’objet d’une inscription à l’actif. Les dépenses de gros entretiens peuvent, au choix de
l’entreprise, être immobilisées ou faire l’objet d’une provision. Enfin, les dépenses d’amélioration doivent
faire l’objet d’une immobilisation.

CAUTION

Caution encaissable
- A réception
511220 (D)
1651... ©
- A l'encaissement
5121... (D)
511220 ©
Dans le journal comptable de la SCI, chaque loyer mensuel encaissé est comptabilisé par une
écriture distincte, permettant ainsi d’individualiser dans un compte distinct chaque loyer reçu.

Écriture de loyer

La SCI constate un unique produit mensuel : l’encaissement du loyer de l’appartement détenu.


Cet encaissement comprend le loyer proprement dit et la provision pour charges locatives
versée par le locataire. Le montant de cette provision pour charges sera régularisée une fois
que la comptabilité du syndic aura été approuvée et que ses propres appels de charges auprès
des copropriétaires auront été régularisés.

L’objectif de cette écriture mensuelle est donc :


dans le compte de résultat, de constater un produit pour le montant du loyer,
dans le compte de résultat, de constater un autre produit qui sera compensé par les charges
trimestrielles appelées par le syndic et régularisé l’année suivante.
dans le bilan, d’augmenter le compte de Banque au bilan (à gauche, à l’actif du bilan, au
débit du journal).

Numéro Numéro Libellé de


Journal Date pièce Libellé du compte Débit Crédit
pièce compte l’écriture

Production vendue Loyer Lebrun


BANQUE 8 02/03/2014 706000 600,00
services Mars 2014

Produits des Loyer Lebrun


BANQUE 8 02/03/2014 708000 60,00
activités annexes Mars 2014

Loyer Lebrun
BANQUE 8 02/03/2014 512000 Banque 660,00
Mars 2014

Lors de la signature d’un bail d’habitation, le bailleur peut exiger de son locataire le
versement d’un dépôt de garantie égal à un mois de loyer.

Dans le cadre d’un bail professionnel, le montant de ce dépôt de garantie n’est pas limité de la
même façon.

Ce dépôt de garantie constitue donc comptablement pour une SCI :


une somme d’argent conservée en banque durant toute la durée du bail,
une dette envers son locataire et qui devra lui être remboursée à la fin du bail.

Comptabilisation du dépôt de garantie versé à la SCI

Au 1er février, le locataire de l’appartement détenu par la SCI a changé. Un dépôt de garantie
est donc versé à cette date par le nouveau locataire pour un montant de 600€ (un mois de
loyer hors charges).

Le versement de ce dépôt de garantie a pour incidence sur le bilan :


d’augmenter la trésorerie à l’actif du bilan (le compte de Banque),
d’augmenter les dettes au passif du bilan (dettes diverses).
Au total, cette opération n’aura aucune incidence sur le résultat de l’exercice, l’augmentation
de la trésorerie étant compensée par l’augmentation de la dette.

Numéro Numéro
Journal Date pièce Libellé du compte Libellé de l’écriture Débit Crédit
pièce compte

Dépôt et Dépôt chq


BANQUE 51 30/03/2015 165000 550,00
cautionnement 00121512 Deburin

Dépôt chq
BANQUE 51 30/03/2015 512000 Banque 550,00
00121512 Deburin

L’entrée de trésorerie a donc pour contrepartie une dette inscrite en haut du passif de la SCI,
indiquant la relative stabilité de cette dette de long terme.

Comptabilisation du remboursement du dépôt de garantie

Au terme du bail, le dépôt de garantie est remboursé au locataire.

dans notre exemple, au 1er février, lors du changement de locataires, la SCI a procédé au
remboursement du dépôt de garantie que lui avait versé son locataire Christian lors de son
entrée dans les lieux (2 mois de loyer hors charges soit 1.000€).

Le remboursement de ce dépôt de garantie a pour incidence sur le bilan :


d’annuler la dette inscrite au passif dans les dettes diverses (le compte Autres dettes,
figurant au passif (à droite) devra donc être inscrit au débit (à gauche) dans l’écriture pour être
annulé).
de diminuer le compte de Banque à l’actif du bilan (le compte de Banque, figurant à l’actif
(à gauche) devra donc être inscrit au crédit (à droite) dans l’écriture pour être réduit).

Au total, si cette opération a de nouveau une incidence sur la trésorerie de la SCI, elle ne
modifie en rien le résultat comptable de l’exercice : rembourser ses dettes, ce n’est pas
constater des pertes.

Numéro
Journal N° pièce Date pièce Libellé du compte Libellé de l’écriture Débit Crédit
compte

chq 0012454 remb.


Dépôt et
BANQUE 4 29/01/2015 165000 dépôt de garantie 1.000,00
cautionnement
Christian

chq 0012454 remb.


BANQUE 4 29/01/2015 512000 Banque dépôt de garantie 1.000,00
Christian
Comptabliser charges locatives
Ces exemples d’écritures comptables proviennent de la comptabilité d’une SCI qui tient une
comptabilité de trésorerie (choix justifié en en-tête de rubrique). Cette SCI possède un bien
immobilier en copropriété, qui est loué 650€ par mois (590€ + 60€ de charges).

Appel des charges locatives trimestrielles

Chaque trimestre, le syndic de l’immeuble dans lequel la SCI détient un appartement fait un
appel de charges locatives auprès des copropriétaires. La SCI a demandé un prélèvement
automatique de ces charges, d’un montant de 276,23€ ce trimestre. Dans tous les cas, en
comptabilité de trésorerie, la charge et son paiement sont confondus en une écriture unique.

L’objectif de cette écriture est double :

1) sur le bilan : de diminuer le compte de Banque à l’actif du montant du prélèvement :

BILAN AU 31/12/2014

ACTIF PASSIF

Banque - 276,23€

2) sur le compte de résultat : d’augmenter le poste de charges locatives de 276,23€ :

COMPTE DE RESULTAT AU 31/12/14

CHARGES PRODUITS

Charges locatives 276,23

De son impact sur le bilan et le compte de résultat, nous pouvons en déduire l’écriture à
comptabiliser :

Numéro Numéro
Journal Date pièce Libellé du compte Libellé de l’écriture Débit Crédit
pièce compte

Provision sur charges charges Rue


BANQUE 18 02/04/2015 614100 locatives et de Delcourt 2T 2015 276,23
copropriété GestImmo

charges Rue
BANQUE 18 02/04/2015 512000 Banque Delcourt 2T 2015 276,23
GestImmo
Appel de charges locatives trimestrielles + travaux

En même temps que les charges locatives courantes, le syndic a appelé au troisième trimestre
les fonds correspondant à la première tranche de travaux votés lors de la dernière assemblée
générale. Ces travaux constituent une charge supplémentaire pour la SCI.

Numéro Numéro
Journal Date pièce Libellé du compte Libellé de l’écriture Débit Crédit
pièce compte

Provision sur
prélèvement Syndic
BANQUE 31 02/07/2015 614100 charges locatives et 276,23
Legendre 3T 2015
de copropriété

Travaux de
prélèvement Syndic
copropriété
BANQUE 31 02/07/2015 615300 Legendre 1er appel 75,88
déductibles sur bien
travaux escalier
immobiliers

prélèvement Syndic
BANQUE 31 02/07/2015 512000 Banque Legendre 3T 2015 + 352,11
1er appel travaux

Appel de charges locatives trimestrielles + régularisation charges


antérieures

Depuis la loi SRU, les syndics de copropriété appellent les charges d’un immeuble auprès de
ses copropriétaires trimestriellement sur la base d’une estimation puis régularisent l’année
suivante le montant des charges appelées une fois leur comptabilité approuvée par les
copropriétaires.

Aussi, avec l’appel des charges locatives du deuxième trimestre, la SCI a comptabilisé un
appel complémentaire de charges pour 12,47€ au titre de l’exercice précédent.

Numéro Numéro
Journal Date pièce Libellé du compte Libellé de l’écriture Débit Crédit
pièce compte

Provision sur charges


BANQUE 13 02/04/2015 614100 locatives et de charges 2T 2015 276,23
copropriété

prélèvement
Régularisations
ImmoPlus
BANQUE 13 02/04/2015 614200 charges locatives et 12,47
complément
de copropriété
charges 2014
ImmoPlus charges
BANQUE 13 02/04/2015 512000 Banque 2T 2015 + 288,70
regul.2014

Ces trois exemples d’écritures comptables soulignent que :


le plan comptable de l’entreprise est adapté aux particularités de son activité (la distinction
charges locatives, travaux, régularisations charges antérieures étant imposée ultérieurement
sur la déclaration fiscale des SCI)
les charges liées à un paiement unique (à un fournisseur unique dans une comptabilité sur
les débits) sont détaillées dans une même écriture. Une même écriture comptable peut donc
contenir une multitude de lignes, chaque ligne permettant de mouvementer un compte
particulier.

Remboursement emprunt comptabilité


Une SCI a contracté un emprunt lors de l’acquisition du bien immobilier qu’elle gère
aujourd’hui. Cet emprunt est remboursé par mensualités constantes. Chaque mensualité
comprend :
Le remboursement du capital de l’emprunt : au passif du bilan, le compte "Emprunt"
diminue donc à chaque mensualité.
Des intérêts : au compte de résultat, les intérêts payés figurent en charges.

Intérêts emprunt comptabilisés lors chaque mensualité


Comptes utilisés dans l’écriture de mensualité

Lors de l’enregistrement de chaque mensualité, trois comptes sont donc à mouvementer :

 Le compte Banque : pour diminuer la Banque à l’actif du bilan (à gauche) il faut


mouvementer le compte de banque au crédit (à droite) pour le montant de la mensualité
(capital + intérêts).
 Le compte Intérêts : pour faire apparaître cette charge financière dans les charges du compte
de résultat (à gauche), le compte Intérêts d’emprunt sera mouvementé au débit.
 Le compte Emprunt : pour diminuer le montant du capital restant dû au passif du bilan (à
droite) il faut mouvementer le compte Emprunt au débit (à gauche) pour le montant du
capital remboursé inclus dans la mensualité.

Écriture de comptabilisation d’une mensualité


Numéro Numéro Libellé du
Journal Date pièce Libellé de l’écriture Débit Crédit
pièce compte compte

Intérêts Mensualité
BANQUE 67 17/09/2014 661000 117,43
d’emprunt septembre 2014

Mensualité
BANQUE 67 17/09/2014 164000 Emprunt 182,57
septembre 2014
Mensualité
BANQUE 67 17/09/2014 512000 Banque 300,00
septembre 2014

Cette méthode de comptabilisation des mensualités d’emprunt est la plus satisfaisante.

En revanche, il faut souligner que, si les mensualités sont constantes (montant de 300,00€
dans cet exemple), le montant des intérêts va diminuer chaque mois. En effet, après chaque
mensualité, le capital restant dû de l’emprunt diminue. Or les intérêts sont calculés sur la base
de ce capital restant dû. Aussi, ce modèle d’écriture sera à adapter chaque mois en se référant
au plan d’amortissement de l’emprunt.

Intérêts annuels et écriture d’ajustement

Par mesure de simplification, le gérant de cette SCI comptabilise les remboursements


d’emprunt de la manière suivante :
pas de comptabilisation des intérêts inclus dans chaque mensualité,
régularisation de la charge d’intérêts annuelle.

Cette seconde méthode de comptabilisation des remboursements d’emprunt dans une SCI
permet de ne pas se reporter au plan d’amortissement de l’emprunt lors de la comptabilisation
de chaque mensualité.

Comptabilisation mensuelle des mensualités d’emprunt


Numéro Numéro Libellé du
Journal Date pièce Libellé de l’écriture Débit Crédit
pièce compte compte

Emprunt Rue Doyer


BANQUE 3 05/01/2014 164000 Emprunt 435,02
03/2014

Emprunt Rue Doyer


BANQUE 3 05/01/2014 512000 Banque 435,02
03/2014

Le capital restant dû et les intérêts payés à la banque sont soustraits ensemble du compte
emprunt.

Régularisation annuelle des intérêts

A la fin de l’exercice, à partir du plan d’amortissement de l’emprunt, le total des intérêts


inclus dans les 12 mensualités prélevées durant l’exercice sont comptabilisés :

Numéro Numéro
Journal Date pièce Libellé du compte Libellé de l’écriture Débit Crédit
pièce compte

DIVERS 41 31/12/2014 164000 Emprunt Intérêts 2014 2.601,98


emprunt Rue
Doyer

Intérêts et Intérêts 2014


DIVERS 41 31/12/2014 661000 charges emprunt Rue 2.601,98
assimilées Doyer

Le total des intérêts de l’année est inscrit dans les charges du compte de résultat en une
écriture.
Le compte emprunt est corrigé en fin d’année : les intérêts qui avaient été retirés de ce compte
au fur et à mesure de la comptabilisation des mensualités sont réintégrés.

Exemple écritures bilan


Les opérations courantes enregistrées précédemment présentaient la particularité de toujours
mouvementer un compte de charge ou de produit. Or les charges se comptabilisent au débit et
les produits au crédit (les seules exceptions étant les annulations de charges ou de produits).
Le sens de l’écriture s’impose donc aisément.

A l’inverse, les écritures présentées maintenant ne mouvementent que des comptes de bilan.
Visualiser le bilan et surtout la place des comptes de bilan (actif ou passif) dans cette image
du patrimoine de l’entreprise est alors indispensable pour identifier les comptes concernés et
le sens des écritures à comptabiliser.

Versement acompte

Pour de la réalisation de travaux de plomberie dans l’appartement qu’elle détient, la SCI a du


verser un acompte de 400€ à la société SMA. Cet acompte viendra ensuite en déduction du
montant à payer lors de la réception de la facture n°56 de la société SMA.

Versement acompte

Le versement de cet acompte a pour incidence sur le bilan :


de diminuer la trésorerie à l’actif du bilan (le compte de Banque),
d’augmenter les créances à l’actif du bilan (compte Avance et acomptes versés sur
commande). Cet acompte constitue bien un élément d’actif car, en cas de non réalisation des
travaux, la société SMA reversera le montant de cet acompte à la SCI et, en cas de réalisation
des travaux, cet acompte viendra en diminution de la dette à constater envers la société SMA.

Numéro Date Numéro Libellé de


Journal Libellé du compte Débit Crédit
pièce pièce compte l’écriture

Avances et acomptes SMA acompte


BANQUE 10 16/03/15 409000 400,00
versés sur commandes travaux plomberie

SMA acompte
BANQUE 10 16/03/15 512000 Banque 400,00
travaux plomberie
Déduction d’un acompte d’un règlement fournisseurs

Dans cette comptabilité de trésorerie, en l’absence d’acompte, la facture définitive du


fournisseur SMA serait comptabilisée :
en augmentant les charges du compte de résultat pour le montant des travaux déductibles
(soit 738,50€),
en diminuant la trésorerie à l’actif du bilan par l’utilisation du compte de Banque au crédit
(pour 738,50€).

Étant donné le versement antérieur de l’acompte de 400,00€ à la société SMA, la facture n°56
de ce fournisseur se comptabilise de manière à :
augmenter les charges du compte de résultat pour un montant de 738,50€,
diminuer la trésorerie à l’actif du bilan (compte de Banque) pour un montant de 338,50€,
annuler l’acompte de 400,00€ qui figure actuellement en créances à l’actif du bilan, en
mouvementant par conséquent au crédit le compte d’Avances et acomptes sur commandes.

Numéro Date Numéro Libellé de


Journal Libellé du compte Débit Crédit
pièce pièce compte l’écriture

Travaux d’entretien
SMA F56
BANQUE 15 23/04/15 615200 déductibles sur biens 738,50
plomberie
immobiliers

SMA F56
BANQUE 15 23/04/15 512000 Banque 338,50
plomberie

Avances et acomptes versés SMA F56


BANQUE 15 23/04/15 409000 400,00
sur commande plomberie

Si l’on additionne les deux écritures de versement d’acompte puis de règlement de la facture
du fournisseur SMA, la SCI a comptabilisé :
une charge de 738,50€,
deux règlements de 400,00€ puis 338,50€ soit 738,50€ au total,
le solde du compte d’Avances et acomptes sur commandes est nul

Ecriture impôts et taxes


L’écriture d’enregistrement des impôts et taxes d’une société civile immobilière est présentée
à partir de l’exemple de la comptabilisation d’une taxe foncière.

Règlement taxe foncière

Une SCI a réglé par chèque la taxe foncière de l’appartement qu’elle détient pour 573,00€.

Écriture paiement de la taxe foncière


Journal Numéro Date pièce Numéro Libellé du compte Libellé de l’écriture Débit Crédit
pièce compte

Impôts, taxes et chq 376 Taxe


BANQUE 34 20/10/2014 635000 versements foncière Charenton 573,00
assimilés 2014

chq 376 Taxe


BANQUE 34 20/10/2014 512000 Banque foncière Charenton 573,00
2014

Écriture remboursement de la taxe foncière

Il est parfois prévu dans le bail que la taxe foncière acquittée par le preneur, dans le cas
présent par la SCI, est refacturable au locataire. Rappelons que cette refacturation de la taxe
foncière au locataire n’est possible que dans le cadre de la location d’un bail commercial ou
professionnel.

Une nouvelle écriture est alors à comptabiliser pour :


annuler la charge précédemment comptabilisée dans la comptabilité de la SCI,
enregistrer le remboursement de cette taxe foncière par le locataire.

En suivant notre exemple précédent, considérons que le preneur du bail, la SARL Dufrènes,
rembourse à la SCI la taxe foncière 2014 le 23 novembre.

Numéro Numéro
Journal Date pièce Libellé du compte Libellé de l’écriture Débit Crédit
pièce compte

Impôts, taxes et Remb. SARL


BANQUE 40 23/11/2014 635000 versements Dufrènes TF 573,00
assimilés Charenton

Remb. SARL
BANQUE 40 23/11/2014 512000 Banque Dufrènes TF 573,00
Charenton

Si le remboursement prévu dans le bail n’est pas effectué du fait de la SCI, autrement dit en
raison d’un manquement du gérant (qui na’ pas adressé de demande de remboursement à son
locataire avant la fin de l’exercice), que cette erreur est notée lors de la révision des comptes
et qu’elle entraîne un ajustement durant l’exercice suivant, une écriture de régularisation des
comptes pourrait être comptabilisée à la clôture pour anticiper cet ajustement. Cette écriture
de produit à recevoir est présentée dans les écritures de clôture.