Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
En comptabilité, les autres charges externes comprennent toutes les charges en provenance des tiers autres
que les achats (enregistrés en compte 60). On peut notamment citer : la sous-traitance, les loyers, les
redevances de crédit-bail, les travaux d’entretien et de réparation, les primes d’assurances, la documentation etc.
Cet article traite uniquement des charges externes figurant en comptes 61, un autre article traite les autres
charges externes figurant en compte 62.
Précision : lorsque les prestations de sous-traitance s’intègre directement dans le cycle de production (et qui
entrent dans le coût direct de production), elles peuvent être enregistrées en comptes 604 et 605.
Remarque : lorsque le preneur du crédit-bail achète le bien en fin de contrat de crédit-bail (il paie la « valeur
résiduelle » du bien prévue dans le contrat), le prix d’achat doit figurer en immobilisation corporelle ou en
immobilisation incorporelle selon la nature du bien.
Remarque : le dépôt de garantie éventuellement versé au début de la location (par exemple, la caution de 3 mois
de loyers dans le cadre d’un bail commercial) constitue une immobilisation financière qu’il convient d’enregistrer
en compte 275.
Remarque : lorsque des dépenses ont pour effet d’augmenter la durée de vie (au-delà de 12 mois) d’un bien
figurant à l’actif de la société, celles-ci doivent être comptabilisées en immobilisation et non en compte 615.
L’assurance décès (contrat d’assurance sur la vie prévoyant le versement d’un capital en cas de décès d’un
dirigeant)
Cette assurance permet de couvrir le risque de décès de personnes importantes de l’entreprise (ces contrats sont
dits « hommes-clefs »). La prime versée à l’assureur doit être enregistrée en compte 6169 assurance décès.
L’assurance décès au profit de la banque (assurance contractée au profit de la banque en vue de garantir le
remboursement d’un prêt en cas de décès d’un dirigeant)
Lorsque l’entreprise s’endette auprès des établissements bancaires, elle peut être amenée à souscrire à une
assurance décès couvrant le risque de non remboursement d’un emprunt suite au décès de l’un de ses
dirigeants. Les primes versées pendant le contrat doivent être enregistrées dans le compte 61616).
Les primes d’assurance perte d’exploitation doivent être comptabilisées en compte 6164. Lorsqu’un sinistre
survient, l’entreprise comptabilise en charges les coûts indispensables au maintien de l’activité (et qui seront
couverts par l’indemnité d’assurance).
Il s’agit précisément de la garantie décennale. La prime doit être enregistrée dans le compte 6162.
Ce type de contrat permet à l’entreprise de se couvrir contre le risque d’impayé auquel elle est exposée face à sa
clientèle. Les primes versées à l’organisme assureur sont enregistrées en compte 6165.
Le compte 616 pourra également être utilisé pour enregistrer les primes versées à COFACE.
Remarque : certains frais de recherche peuvent être immobilisés, s’ils répondent à de nombreuses conditions. Un
article abordera prochainement ce sujet.
on débite :
1. le compte 6132 « Locations immobilières »,
2. le compte 44566 « T.V.A. sur autres biens et services » lors l’entreprise est en mesure de récupérer la TVA,
et on crédite le compte 401 « Fournisseurs » pour le montant TTC.
En général, lors de la conclusion d’un bail, des loyers versés d’avance sont exigés. Ces sommes ont le caractère
de garantie. Elles doivent être comptabilisées dans le compte 275 « Dépôts et cautionnements ». Elles ne
figureront pas dans le compte de résultat mais à l’actif du bilan comptable.
Remarque : le loyer immobilier constitue une charge récurrente pouvant faire l’objet d’un abonnement. Cette
méthode est pratique lorsque l’entreprise procède régulièrement à des situations comptables intermédiaires.
on débite :
1. le compte 6135 « Locations mobilières »,
2. le compte 44566 « T.V.A. sur autres biens et services »,
et on crédite le compte 401 « Fournisseurs ».
Une attention particulière doit être portée aux loyers portant sur des véhicules de tourisme. En effet, une
fraction des loyers, bien qu’inscrite en charges, pourra être réintégrée fiscalement (la base est différente selon le
niveau de pollution émis par le véhicule). La réintégration extracomptable est effectuée sur l’imprimé n° 2058-A
(ligne WF).
Le coin des entrepreneurs propose cet article pour plus d’informations : la fiscalité des véhicules de tourisme
A la clôture de l’exercice comptable, il convient de vérifier que toutes les charges correspondant aux loyers ont
bien été rattachées à l’exercice auquel elles se rapportent. Ainsi, il pourra être comptabilisé une charge constatée
d’avance lorsque le loyer est facturé d’avance (ce qui est généralement le cas).
Dans certains cas, à l’issue de la durée de location, l’entreprise ayant loué le bien pourra s’en porter
acquéreuse en versant une somme d’argent (c’est notamment le cas des locations avec option d’achat ou
« LOA »). La valeur d’achat, généralement très faible (quelques pourcents du prix d’achat initial du bien), est
définie dans le contrat initial. Ce rachat devra faire l’objet d’une immobilisation comptable.
Exemple : une entreprise loue un matériel de transport (véhicule utilitaire). Le loyer est de 1 800 euros HT par
trimestre. Il est payable d’avance et facturé le premier jour du mois de chaque trimestre. L’entreprise clôture son
exercice comptable le 31 octobre de chaque année.
A la clôture de l’exercice, elle doit comptabiliser une charge constatée d’avance pour la fraction du loyer
s’étalant au-delà de l’exercice comptable (soit du 1er novembre N+1 au 31 décembre N+1). Ainsi, dans ses
opérations d’inventaire, elle va comptabiliser l’écriture suivante :
débit du compte 486 « Charges constatées d’avance » pour 1 200 euros ( 1 800 x 2/3 ) ;
crédit du compte 6135 « Locations mobilières » pour 1 200 euros.
A l’issue de la durée de location, elle rachète le bien (LOA – valeur résiduelle fixée dans le contrat à 180
euros) :
En principe, les remboursements de charges incombant normalement au locataire mais payées par le
propriétaire doivent être comptabilisées dans un compte de charges externes, et plus particulièrement dans le
compte 614 « Charges locatives et de copropriété ». Il en est de même concernant les dépenses incombant
normalement au propriétaire mais mises à la charge du locataire en vertu d’un contrat de location.
Tel est le cas, par exemple, des dépenses d’entretien des parties communes intérieures et extérieures, de la taxe
foncière (pour les particuliers, uniquement de la taxe sur les ordures ménagères), des dépenses énergétiques
(eau, électricité, gaz),
On débite :
le compte 614 « Charges locatives et de copropriété »,
le compte 44566 « TVA déductible sur autres biens et services »,
Et on crédite le compte 401 « Fournisseurs ».
Dans ce cas, les provisions sont calculées, en général, sur la base des charges locatives de l’année précédente
(voir de l’année N-2). Dans tous les cas, elles doivent faire l’objet d’une régularisation au moins une fois par
an en comparant le total des provisions versées par le locataire avec les dépenses effectives engagées par le
propriétaire pendant l’année. Cette régularisation donnera lieu à un complément de facturation ou à un
remboursement du trop-perçu. Elle pourra donner lieu, lors de l’établissement des travaux d’inventaire, à la
comptabilisation d’une facture non parvenue (FNP) ou, à l’inverse, d’un avoir à recevoir (AAR).
Les charges sont, dans cette hypothèse, récupérer en totalité au moment où les frais ont été réellement engagés
par le propriétaire. Une facture doit être tenue à l’appui.
Charges courantes : en général, elles sont comptabilisées dans l’une des subdivisions du compte 60 « Achats »
;
Impôts et taxes : ils sont comptabilisés dans le compte 63 « Impôts et taxes ».
Voici l’écriture de comptabilisation des acomptes pour provisions pour charges locatives :
En janvier N+1, le propriétaire reçoit les factures définitives et effectue la régularisation des charges locatives de
son locataire. Le total des dépenses qu’il a effectivement engagées s’élève à 10 000 euros hors taxes. Il doit
donc reverser à son locataire la somme de 2 000 euros hors taxes.
Lors de la clôture des comptes « N », le locataire devra comptabiliser un avoir à recevoir de charges locatives :
Débit du compte 4098 « Rabais, remises, ristournes à obtenir et autres avoirs non encore reçus » pour 2 400
euros,
Crédit des comptes :
614 « Charges locatives et de copropriété » pour 2 000 euros,
44566 « TVA déductible sur autres biens et services » pour 400 euros.
Conclusion : les charges locatives et de copropriété représentant des dépenses incombant au locataire
mais payées par le propriétaire doivent être comptabilisées dans le compte 614 « Charges locatives et de
copropriété ». Cette règle s’applique également pour les dépenses incombant au propriétaire mais mises
conventionnellement à la charge du locataire.
Les dépenses d’entretien et de réparations suivent différents traitements comptables selon leur nature, leur
importance et leur fréquence. Compta-Facile vous propose une fiche détaillée sur la comptabilisation des
dépenses d’entretien et de réparations.
Dans le cadre contraire, c’est-à-dire lorsqu’elles permettent de maintenir une immobilisation en état de marche
pendant la durée d’utilisation prévue initialement, elles doivent être enregistrées en charges, dans une
subdivision du compte 615 « Entretien et réparations ».
Enfin, les dépenses d’entretien et de révision qui n’ont pas pour effet d’augmenter la durée de vie d’une
immobilisation mais simplement de vérifier le bon état d’entretien d’un bien et d’y apporter un entretien
peuvent suivre, sous conditions, deux traitements comptables différents : inscription à l’actif ou la constitution
d’une provision.
Ces dépenses doivent être comptabilisées en charge (et plus particulièrement en compte de charges externes)
lorsqu’elles sont encourues.
Voici comment comptabiliser une facture d’entretien :
Fiscalement, ces dépenses sont déductibles dans la mesure où elles maintiennent un élément d’actif dans un tel
état qu’il pourra être utilisé jusqu’au terme du délai initialement prévu dans le plan d’amortissement.
Les éléments qui composent un bien et qui devront faire l’objet d’un remplacement à intervalle régulier au cours
de l’utilisation du bien doivent être identifiés dès l’origine, lors de l’acquisition du bien. Ils doivent être évalués
séparément et avoir leur propre plan d’amortissement.
d’immobiliser le nouvel élément et de l’amortir sur sa durée d’utilisation prévue (lorsqu’elle est supérieure
à 12 mois),
de sortir l’élément remplacé de l’actif de l’entreprise.
En pratique, il pourra par exemple s’agir, du remplacement de pièces usagées d’une machine.
Sont concernées ici les dépenses d’entretien faisant l’objet de programmes pluriannuels de gros entretien ou
de grandes visites. Les dépenses de gros entretien peuvent suivre, en comptabilité, deux traitements différents :
Cette technique consiste à isoler d’une part la structure (élément principal de l’immobilisation ne faisant par
l’objet d’un remplacement ou d’un entretien) de ses composants (éléments entretenus lors de l’utilisation de
l’immobilisation principale). Les dépenses d’entretien futures vont être estimées à l’intérieur du prix
d’acquisition à la date d’acquisition du bien et vont figurer distinctement à l’actif. Elles vont constituer un
composant amorti sur la période séparant deux révisions.
Fiscalement, l’approche par composant n’est pas reconnue. Lorsque cette approche est retenue en comptabilité,
il y a lieu de procéder à des retraitements extra-comptables : réintégration de la quote-part d’amortissement
excédentaire du composant « révision », déduction lors de chaque renouvellement des dépenses de gros
entretien immobilisés et réintégration de la valeur nette comptable du composant lorsqu’il est renouvelé avant la
fin de sa période d’amortissement. Après le premier renouvellement, les dotations aux amortissements du
composant renouvelé doivent être réintégrées et les anciennes dotations excédentaires doit être déduites au
rythme d’amortissement de la structure.
Voici comment comptabiliser une provision pour gros entretien à la clôture d’un exercice comptable :
On débite le compte 6815 « Dotations aux provisions pour risques et charges d’exploitation »,
Et on crédite le compte 1572 « Provision pour gros entretien ou grandes révisions ».
La provision doit être constituée à hauteur de la quote-part des dépenses futures d’entretien rapportée de façon
linéaire à l’usage passé de la date d’acquisition du bien jusqu’à la date d’entretien probable.
Fiscalement, les provisions pour grosses réparations sont déductibles sous réserve qu’elles répondent bien aux
conditions de déductibilité générales des provisions. Les dépenses doivent être probables, excéder par leur
nature et leur importance des travaux courants d’entretien et de réparation et être évaluées avec précision à la
clôture de l’exercice.
permettent à l’entreprise de bénéficier d’avantages économiques futurs supplémentaires par rapport à ceux
déterminés juste avant la dépense,
sont évaluables de façon fiable.
En pratique, il peut s’agir du remplacement d’un élément usagé d’une immobilisation par un élément neuf ou
de la transformation d’un élément existant pour le perfectionner.
Leur traitement comptable s’alignera sur celui des composants : les dépenses seront ainsi rattachées à
l’immobilisation principale et comptabilisées dans le compte de la classe 2 initialement mouvementé.
Lorsque l’amélioration occasionne le remplacement d’un élément immobilisé, celui-ci doit être isolé et sorti de
l’actif (il conviendra de passer une écriture de mise au rebut d’immobilisation).
Remarque : les éléments de faible valeur devant faire l’objet d’une immobilisation peuvent, sous conditions, être
laissés en charge. Pour plus d’informations : la comptabilisation des éléments de faible valeur.
Conclusion : les dépenses courantes d’entretien et de maintenance doivent être comptabilisées dans une
subdivision du compte 615. Les dépenses de remplacement d’un composant d’un bien immobilisé
doivent faire l’objet d’une inscription à l’actif. Les dépenses de gros entretiens peuvent, au choix de
l’entreprise, être immobilisées ou faire l’objet d’une provision. Enfin, les dépenses d’amélioration doivent
faire l’objet d’une immobilisation.
CAUTION
Caution encaissable
- A réception
511220 (D)
1651... ©
- A l'encaissement
5121... (D)
511220 ©
Dans le journal comptable de la SCI, chaque loyer mensuel encaissé est comptabilisé par une
écriture distincte, permettant ainsi d’individualiser dans un compte distinct chaque loyer reçu.
Écriture de loyer
Loyer Lebrun
BANQUE 8 02/03/2014 512000 Banque 660,00
Mars 2014
Lors de la signature d’un bail d’habitation, le bailleur peut exiger de son locataire le
versement d’un dépôt de garantie égal à un mois de loyer.
Dans le cadre d’un bail professionnel, le montant de ce dépôt de garantie n’est pas limité de la
même façon.
Au 1er février, le locataire de l’appartement détenu par la SCI a changé. Un dépôt de garantie
est donc versé à cette date par le nouveau locataire pour un montant de 600€ (un mois de
loyer hors charges).
Numéro Numéro
Journal Date pièce Libellé du compte Libellé de l’écriture Débit Crédit
pièce compte
Dépôt chq
BANQUE 51 30/03/2015 512000 Banque 550,00
00121512 Deburin
L’entrée de trésorerie a donc pour contrepartie une dette inscrite en haut du passif de la SCI,
indiquant la relative stabilité de cette dette de long terme.
dans notre exemple, au 1er février, lors du changement de locataires, la SCI a procédé au
remboursement du dépôt de garantie que lui avait versé son locataire Christian lors de son
entrée dans les lieux (2 mois de loyer hors charges soit 1.000€).
Au total, si cette opération a de nouveau une incidence sur la trésorerie de la SCI, elle ne
modifie en rien le résultat comptable de l’exercice : rembourser ses dettes, ce n’est pas
constater des pertes.
Numéro
Journal N° pièce Date pièce Libellé du compte Libellé de l’écriture Débit Crédit
compte
Chaque trimestre, le syndic de l’immeuble dans lequel la SCI détient un appartement fait un
appel de charges locatives auprès des copropriétaires. La SCI a demandé un prélèvement
automatique de ces charges, d’un montant de 276,23€ ce trimestre. Dans tous les cas, en
comptabilité de trésorerie, la charge et son paiement sont confondus en une écriture unique.
BILAN AU 31/12/2014
ACTIF PASSIF
Banque - 276,23€
CHARGES PRODUITS
De son impact sur le bilan et le compte de résultat, nous pouvons en déduire l’écriture à
comptabiliser :
Numéro Numéro
Journal Date pièce Libellé du compte Libellé de l’écriture Débit Crédit
pièce compte
charges Rue
BANQUE 18 02/04/2015 512000 Banque Delcourt 2T 2015 276,23
GestImmo
Appel de charges locatives trimestrielles + travaux
En même temps que les charges locatives courantes, le syndic a appelé au troisième trimestre
les fonds correspondant à la première tranche de travaux votés lors de la dernière assemblée
générale. Ces travaux constituent une charge supplémentaire pour la SCI.
Numéro Numéro
Journal Date pièce Libellé du compte Libellé de l’écriture Débit Crédit
pièce compte
Provision sur
prélèvement Syndic
BANQUE 31 02/07/2015 614100 charges locatives et 276,23
Legendre 3T 2015
de copropriété
Travaux de
prélèvement Syndic
copropriété
BANQUE 31 02/07/2015 615300 Legendre 1er appel 75,88
déductibles sur bien
travaux escalier
immobiliers
prélèvement Syndic
BANQUE 31 02/07/2015 512000 Banque Legendre 3T 2015 + 352,11
1er appel travaux
Depuis la loi SRU, les syndics de copropriété appellent les charges d’un immeuble auprès de
ses copropriétaires trimestriellement sur la base d’une estimation puis régularisent l’année
suivante le montant des charges appelées une fois leur comptabilité approuvée par les
copropriétaires.
Aussi, avec l’appel des charges locatives du deuxième trimestre, la SCI a comptabilisé un
appel complémentaire de charges pour 12,47€ au titre de l’exercice précédent.
Numéro Numéro
Journal Date pièce Libellé du compte Libellé de l’écriture Débit Crédit
pièce compte
prélèvement
Régularisations
ImmoPlus
BANQUE 13 02/04/2015 614200 charges locatives et 12,47
complément
de copropriété
charges 2014
ImmoPlus charges
BANQUE 13 02/04/2015 512000 Banque 2T 2015 + 288,70
regul.2014
Intérêts Mensualité
BANQUE 67 17/09/2014 661000 117,43
d’emprunt septembre 2014
Mensualité
BANQUE 67 17/09/2014 164000 Emprunt 182,57
septembre 2014
Mensualité
BANQUE 67 17/09/2014 512000 Banque 300,00
septembre 2014
En revanche, il faut souligner que, si les mensualités sont constantes (montant de 300,00€
dans cet exemple), le montant des intérêts va diminuer chaque mois. En effet, après chaque
mensualité, le capital restant dû de l’emprunt diminue. Or les intérêts sont calculés sur la base
de ce capital restant dû. Aussi, ce modèle d’écriture sera à adapter chaque mois en se référant
au plan d’amortissement de l’emprunt.
Cette seconde méthode de comptabilisation des remboursements d’emprunt dans une SCI
permet de ne pas se reporter au plan d’amortissement de l’emprunt lors de la comptabilisation
de chaque mensualité.
Le capital restant dû et les intérêts payés à la banque sont soustraits ensemble du compte
emprunt.
Numéro Numéro
Journal Date pièce Libellé du compte Libellé de l’écriture Débit Crédit
pièce compte
Le total des intérêts de l’année est inscrit dans les charges du compte de résultat en une
écriture.
Le compte emprunt est corrigé en fin d’année : les intérêts qui avaient été retirés de ce compte
au fur et à mesure de la comptabilisation des mensualités sont réintégrés.
A l’inverse, les écritures présentées maintenant ne mouvementent que des comptes de bilan.
Visualiser le bilan et surtout la place des comptes de bilan (actif ou passif) dans cette image
du patrimoine de l’entreprise est alors indispensable pour identifier les comptes concernés et
le sens des écritures à comptabiliser.
Versement acompte
Versement acompte
SMA acompte
BANQUE 10 16/03/15 512000 Banque 400,00
travaux plomberie
Déduction d’un acompte d’un règlement fournisseurs
Étant donné le versement antérieur de l’acompte de 400,00€ à la société SMA, la facture n°56
de ce fournisseur se comptabilise de manière à :
augmenter les charges du compte de résultat pour un montant de 738,50€,
diminuer la trésorerie à l’actif du bilan (compte de Banque) pour un montant de 338,50€,
annuler l’acompte de 400,00€ qui figure actuellement en créances à l’actif du bilan, en
mouvementant par conséquent au crédit le compte d’Avances et acomptes sur commandes.
Travaux d’entretien
SMA F56
BANQUE 15 23/04/15 615200 déductibles sur biens 738,50
plomberie
immobiliers
SMA F56
BANQUE 15 23/04/15 512000 Banque 338,50
plomberie
Si l’on additionne les deux écritures de versement d’acompte puis de règlement de la facture
du fournisseur SMA, la SCI a comptabilisé :
une charge de 738,50€,
deux règlements de 400,00€ puis 338,50€ soit 738,50€ au total,
le solde du compte d’Avances et acomptes sur commandes est nul
Une SCI a réglé par chèque la taxe foncière de l’appartement qu’elle détient pour 573,00€.
Il est parfois prévu dans le bail que la taxe foncière acquittée par le preneur, dans le cas
présent par la SCI, est refacturable au locataire. Rappelons que cette refacturation de la taxe
foncière au locataire n’est possible que dans le cadre de la location d’un bail commercial ou
professionnel.
En suivant notre exemple précédent, considérons que le preneur du bail, la SARL Dufrènes,
rembourse à la SCI la taxe foncière 2014 le 23 novembre.
Numéro Numéro
Journal Date pièce Libellé du compte Libellé de l’écriture Débit Crédit
pièce compte
Remb. SARL
BANQUE 40 23/11/2014 512000 Banque Dufrènes TF 573,00
Charenton
Si le remboursement prévu dans le bail n’est pas effectué du fait de la SCI, autrement dit en
raison d’un manquement du gérant (qui na’ pas adressé de demande de remboursement à son
locataire avant la fin de l’exercice), que cette erreur est notée lors de la révision des comptes
et qu’elle entraîne un ajustement durant l’exercice suivant, une écriture de régularisation des
comptes pourrait être comptabilisée à la clôture pour anticiper cet ajustement. Cette écriture
de produit à recevoir est présentée dans les écritures de clôture.