DIPLOMADO ESPECIALIZADO EN ADMINISTRACION DOCUMENTARIA Y ARCHIVO

CUESTIONARIO DE PREGUNTAS - MÓDULO I

Apellidos y nombre: Gamarra Herrera Kimberlin Midori Commented [e1]:

01.- ¿Cuáles son los objetivos de los sistemas de información?

1. Proporcionar datos oportunos y exactos que permitan tomas decisiones acertadas y mejorar
la relación entre los recursos de la empresa.

2. Garantizar información exacta y confiable, así como su almacenamiento de tal forma que
esté disponible cuando se necesite.

3. Servir como herramienta para que los gerentes realicen planeación, control y toma de
decisiones en sus empresas.

02.- ¿Cuál es el concepto de administración y organización de archivos?

La Administración de Archivos es un conjunto de principios, métodos y procedimientos

orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los archivos. Es función
archivística la gestión de documentos desde su elaboración hasta la eliminación o
conservación permanente de acuerdo con su ciclo vital.

Se entiende por documento a toda información registrada en cualquier soporte, sea textual,
cartográfico, audiovisual, automatizado y otros de semejante naturaleza que se generen en los
organismos y reparticiones del sector público nacional como producto de sus actividades.

03.- ¿Cuál será la finalidad en la implementación de un sistema de archivo, explique?

La finalidad de la implementación de cualquier sistema de archivo será el servicio en apoyo de la

gestión administrativa sea en las empresas privadas y entidades del estado para una mejor
toma de decisiones.

Sin lugar a duda, la gestión documental es una de las preocupaciones más relevantes y no tan
recientes en las empresas. La cantidad de documentos operativos, administrativos y
justificativos generados se ha incrementado notablemente y la digitalización de la información
está siendo uno de los caballos de batalla de las empresas.

Nos encontramos en muchos casos que el “documento” en sí es el activo más importante de

una compañía y sobre el que se sustenta la mayor parte del trabajo. Lo podemos ver
claramente en las empresas de transporte o industria, obligados a manejar una gran cantidad
de información y documentos para desarrollar su actividad diaria. O incluso en empresas que
enfocan toda su actividad profesional de forma online

04.- ¿Detalle cuáles son los elementos en un sistema de información?

- procedimiento: Corresponden a todos aquellos elementos que, de acuerdo con una lógica
predefinida, obtienen información de la base de datos y generan nuevos registros de
información. Los procesos sólo son controlados por el usuario (de ahí que aparezca en línea de
puntos).
- usuarios: Identifica a todas las personas que interactúan con el sistema, esto incluye desde el
máximo nivel ejecutivo que recibe los informes de estadísticas procesadas, hasta el usuario
operativo que se encarga de recolectar e ingresar la información al sistema.

- información y equipos: son aquellos equipos, físicos y electrónicos que mantienen

almacenados la información.

05.- ¿Qué entiende por documento, explique?

Se entiende por documento a toda información registrada en cualquier soporte, sea textual,
cartográfico, audiovisual, automatizado y otros de semejante naturaleza que se generen en los
organismos y reparticiones del sector público nacional como producto de sus actividades.

documentos es el papel, sin embargo, existen otras instituciones como los medios de
comunicación radial y televisiva que generan documentos en soporte analógico y digital.

06.- ¿Cuáles son los principios archivísticos y métodos de archivo?

Existen dos principios fundamentales y estos son:

El principio de procedencia:

- En Archivística, el principio es universalmente aceptado

- No responde a un único térmico
- Tampoco a una única definición.
- Las variaciones responden más a la aplicación del principio que a su concepción
Además, que consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los
documentos que provienen de una administración, de un establecimiento o de una
persona natural o moral determinadas.
La justificación del principio radica en considerar a los documentos como un producto
natural de la actividad del organismo.
Por ello, todas las clasificaciones de archivos que nos han llegado de entonces están
concebidas por materias, por temas por lugares, etc., lo que significa que, para su
realización, se rompió el orden en que los documentos fueron producidos. Ello es un
error.

El principio de respeto al orden original:

A cada dependencia debe designársele un área de acumulación con el fin exclusivo de guardar
los documentos de esa dependencia.

Necesidad de mantener el orden original no solo para conservar el orden sino respetar
también la estructura orgánica original.

- Principio según el cual, cada documento debe estar colocado en el fondo de archivos
del que proviene y, en ese fondo, en su sitio de origen.
 - Este principio significa que se debe respetar la clasificación dada a los documentos en
su oficina de origen.

Principales métodos de archivos

- método alfabético: Se archivan los documentos de acuerdo con la secuencia alfabética, se

debe considerar el nombre del cliente o de la empresa. (considerar que para el archivo no
existen letras dobles “ch, ll, rr”, estas siempre se tomaran como consonantes sencillas seguidas
de otra.)

- método numérico: se destina en orden progresivo un numero para cada expediente. Este
número puede ser asignado por el archivista o estar marcado en el documento, como el
número de folio de una factura, pedido, póliza, etc.

- método geográfico: en este sistema geográfico hay 2 métodos para archivar

1.- el asunto se establece de acuerdo con el lugar a donde se envía o de donde procede la
correspondencia, es decir, el país, estado, ciudad o localidad.

2.- en segundo se toma en cuenta la importancia de una zona geográfica, ya sea por ventas,
por número de habitantes, etc.

- método por asunto: cuando no se maneja un gran volumen de expediente, los documentos
se pueden, clasificar, codificar, distribuir y archivar según su contenido o asunto, es decir, no
se le da importancia al nombre del cliente, empresa, entidad y fecha.

07.- ¿Cuáles son los elementos del Sistema Institucional de Archivos?

- Reglamento.

- Estructura.

- Documentos de Gestión Archivística

- Diagnóstico Situacional de Archivos

- Cuadro de Clasificación de Series Documentales

- Programa Control de documentos (PCD)

- Manual de Procedimientos Archivísticos - Plan Anual de Archivos.

08.- ¿Qué es la gestión y explosión documental?

Conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia y economía en la

explotación de los documentos por parte de los administradores. (Cruz Mundet, J.)

- Objetivos:

Económicos. - Facilita disposición de documentos en apoyo a la gestión administrativa.

Eficiencia. - Gestión desde la creación del documento, diseño del sistema de archivo,
recuperación y gestión de los archivos.

Efectividad. - Planificación de actividades archivísticas.

La Administración Pública al termino de cada ejercicio fiscal desde cada unidad orgánica y/o
funcional genera una ingente cantidad de documentos en cumplimiento de sus funciones que
las unidades de archivo deben de administrar.

El crecimiento de la Administración Pública aunada a la carencia de políticas de Gestión de

Documentos constituye un problema pues genera una mayor producción de documentos que
podría generar una explosión documental.

Las tecnologías en algunos casos no se utilizan como herramientas para la preservación, son
usadas como medio de reproducción masiva de documentos.

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Produce documentos en el ejercicio de sus funciones

Crecimiento de la Administración Pública

EXPLOSION DOCUMENTAL

Mayor Producción de Documentos

Nuevos equipos y técnicas de producción y reproducción masiva

La interacción entre la Administración Pública y la Sociedad generan que las actividades

administrativas incrementen sus flujos de documentos, frente a ello debe existir una capacidad
de respuesta organizada de las unidades de archivo con el establecimiento de sistemas de
gestión documental

09.- ¿Qué es Patrimonio Documental de la Nación?

El Patrimonio Documental de la Nación es el conjunto de documentos de valor permanente y

forma parte del Patrimonio Cultural de la Nación conservados en los archivos públicos y
privados del ámbito nacional que sirven como fuente de información para la investigación en
los aspectos históricos, sociales, económicos, políticos y legales.

10.- ¿Qué son los documentos de gestión archivística, enumere cada uno de ellos?

Para la implementación del Sistema Institucional de Archivos es necesario formular

previamente los Documentos de Gestión de Archivo, este el formulado por la unidad
especializada en Archivos junto con la Oficina de Planificación y/o Planeamiento.

La utilidad de estos se encuentra en el avance de las etapas de implementación, así tenemos:

El Plan Anual de Archivos es un documento de gestión archivística que orienta las actividades a
desarrollarse en un período determinado, con relación a los objetivos y metas previstas de la
entidad y los del Sistema Nacional de Archivos.

El Diagnóstico Situacional Archivístico es un documento de gestión archivística que analiza la

problemática del SIA, a fin de proponer soluciones concretas a la problemática existente en
esta se recomiendan los cambios sustantivos en el SIA que pasa por la gestión y administración
de archivos desde el nacimiento del documento hasta su conservación definitiva o su
eliminación.

El Manual de Procedimientos Archivísticos es un instrumento de gestión archivística que

permite establecer funciones, procesos, técnicas y procedimientos. Del mismo modo, atribuye
responsabilidades, tiempos y recursos y trazabilidad a cada actividad realizada en
cumplimiento de una función archivística.

El Programa de Control de Documentos (PCD) es un documento de gestión archivística que

establece las series documentales que produce o recibe una entidad pública como resultado
de sus actividades precisando el número de años que deben conservarse y los períodos de
retención en cada nivel de archivo hasta su transferencia al AGN o su eliminación.

El Manual de Organización y Funciones Archivístico es un documento de gestión archivística

que establece la estructura orgánica que comprende el SIA, delimitando sus funciones propias.

Son documentos de gestión archivística, los siguientes:

1- Guía de Organización de Documentos y/o Cuadro de Clasificación de Series Documentales

2- Manual de Procedimientos Archivísticos
3- Manual de Procedimientos Archivísticos
4- Programa de Control de Documentos
5- Plan de prevención en siniestros para archivos
6- Plan Anual de Archivos
7- Diagnostico Situacional de Archivos
8- Manual de Organización y Funciones Archivístico