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Apport de la GED dans les


prestations de Pluridis
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REMERCIEMENTS

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LISTE DES ACRONYMES

Acronyme Désignation

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SOMMAIRE

Dédicaces
Remerciements
Liste des acronymes
Sommaire
Introduction Générale
Chapitre I : Généralités sur le métier de fiduciaire et présentation du Cabinet Pluridis
Introduction
Section 1 : Cadre réglementaire et chiffres clés du métier de fiduciaire
Section 2 : Présentation du Cabinet Pluridis
Section 3 : Prestations du cabinet Pluridis
Conclusion
Chapitre II : La Dématérialisation et La GED
Introduction
Section 1 : Concept de GED et de Dématérialisation
Section 2 : Chantiers de la dématérialisation dans le métier des fiduciaires
Section 3 : Formes et attentes de la GED
Conclusion
Chapitre III : Analyse d’impact de la GED au sein du cabinet Pluridis
Introduction
Section 1 : Instruments de mesures et résultats
Section 2 : Coûts et Enjeux de la GED au sein du Cabinet Pluridis
Section 3 : Horizons et défis de la GED au sein du Cabinet Puridis
Conclusion
Conclusion générale
Bibliographie / Webographie
Bibliographie
Webographie
Liste des tableaux et figures
Liste des tableaux
Liste des figures
Liste des annexes
Table des matières
Résumé

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INTRODUCTION GENERALE

Les sociétés produisent et reçoivent chaque jour de large volume de documents. Les
informations qu’ils contiennent sont la clé de leur succès. Chaque document est lié à
des processus différents. Les documents sont créés, transférés, vérifiés, stockés et
surtout recherchés à l’infini. Cela demande un temps et des recherches
considérables. C’est pourquoi il est intéressant de prendre le temps d’étudier ces
processus en détail et de les optimiser. C’est là que la gestion électronique
d’informations et de documents de l’entreprise (GED) entre en jeu. La GED est
également le composant principal de la gestion de contenu d’entreprise plus connue
sur l’acronyme ECM, Enterprise Content Management. Grâce à la GED, on peut
améliorer le service des clients et des partenaires et gagner en temps considérable, et
par conséquent beaucoup d’argent.

Etudions de plus près un processus commercial, par exemple la vente d’un produit,
de la demande du produit et des requêtes potentiels à la commande et la création de
la facture, ce processus implique de nombreux documents au format papier et
numérique. Cette offre peut être stockée sous forme de fichier Excel ou Word sur un
ordinateur local ou un serveur. Les courriers électroniques échangés avec les clients
sont enregistrés sur le serveur Exchange ou Note. La commande est archivée au
format papier dans le dossier et la facture est enregistrée dans le programme de
comptabilité. Lorsqu’un client appelle, on doit réunir tous ces documents à partir de
leurs divers emplacements de stockage. Si un document papier se trouve entre les
mains d’un collègue absent, en ce moment, le processus est interrompu. Avec ce
système, la société ne peut pas se montrer aussi réactive et cela a un impact négatif
sur la relation avec les clients. Dans ce cas, les sociétés qui utilisent un système de
GED présentent un avantage indéniable. La GED gère tous les documents accumulés
au quotidien et les archive correctement dans une armoire électronique. Tous les

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employés autorisés peuvent y accéder depuis leur propre poste de travail. En
effectuant une recherche par thème d’index prédéfini ou en lançant une recherche
plein texte sur l’ensemble des documents, vous avez en quelque seconde, un aperçu
de l’intégralité du processus. Tous les documents sont clairement affichés dans la
liste des résultats et peuvent être ouverts d’un simple clic quel que soit leur format :
papier, courrier électronique, fichier Word, fax, image ou même vidéo. Avec ce
système, on peut répondre à toutes les demandes en quelques secondes. On gagne
ainsi du temps, à la grande satisfaction des clients et partenaires.

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CHAPITRE I : GENERALITES SUR LE METIER DE FIDUCIAIRE ET
PRESENTATION DU CABINET PLURIDIS

INTRODUCTION

SECTION 1 : CADRE REGLEMENTAIRE ET CHIFFRES CLES DU METIER DE FIDUCIAIRE

Qu’est ce qu’un fiduciaire ?

Un fiduciaire est une personne morale ou physique mandatée pour agir en nom et
place d’un mandant en fonction de la portée du mandat

L’activité du fiduciaire :

Il s’occupe de tous les travaux de la comptabilité et la fiscalité, spécialisé dans la


vente des services comme il établie les états de synthèses des entreprises qui n’ont
pas de comptable ou qui souhaitent faire de la sous-traitance.

Ci-dessous on trouve que peut comprendre le mandat d’un fiduciaire :

 La domiciliation d’entreprises ou de personne


 la révision des comptes
 l’établissement des fiches de salaires (La paie)
 la comptabilité
 l’ouverture, la gestion ou la fermeture de comptes bancaires, des
révisions ou des audits
 les déclarations fiscales
 gestion des ressources humaines

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 tout autre mandant qu’une personne souhaite confier à un tiers.

Le rôle d’un fiduciaire :

Son rôle est de satisfaire les besoins de ses clients en matière de


comptabilité ainsi que d’autre fonctions tels que le conseil juridique et
sociale, le conseil en système d’information, la gestion de paie….etc

La relation fiduciaire/ entreprise:

Le fiduciaire a toujours été un allié précieux dans l’accompagnement des


d’entreprise.

Avec l’évolution des nouvelles technologies de l’information entre autres,


ses missions se sont étendues, et elle ne se contente plus uniquement de
traiter les mouvements comptables de l’entreprise.

Actuellement, les différents logiciels de gestion et de comptabilité ont


considérablement simplifié la vie des petites et moyennes entreprises
(PME). Ce sont des outils performants permettant aux PME et très petites
entreprises (TPE) d’assurer en grande partie les tâches importantes pour
répondre aux obligations légales d’une entreprise. Les besoins du chef
d’entreprise ou de la cheffe d’entreprise ont de ce fait également évolué,
et il ou elle a besoin de conseils de professionnels pour optimiser la
gestion des affaires et les développer.

 D’un rôle de prestataire vers un rôle de conseil :

C’est tout naturellement que le comptable intervient en tant que conseil


de pilotage et d’aide à la décision. Entretenant des relations tant avec les
PME et TPE qui sont leurs clients, et le réseau bancaire, le fiduciaire va
aider ses clients à effectuer toutes les démarches de financement auprès
des banques. Ces démarches vont commencer par l’élaboration du bilan et
compte de résultat prévisionnel jusqu’à la conclusion de l’accord avec le
banquier. Le partenariat bilatéral du fiduciaire augmente les chances de
l’entreprise d’obtenir le financement nécessaire à l’entreprise. En cas de
difficulté dans la vie d’une entreprise, c’est également le ou la comptable

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qui pourra orienter son client vers le bon spécialiste pour résoudre ses
problèmes.

 Des conseils et des services d’experts dans tous les domaines :

Une PME qui ne peut pas s’offrir les services récurrents d’un responsable
financier ou des ressources humaines se trouve vite débordée en période
de pic d’activité quand il faut embaucher ou gérer le personnel ou les
salaires. C’est le comptable qui assurera le rôle de prestataire externe
pour ces tâches spécifiques, soit en les confiant à ses propres
collaborateurs, soit en faisant appel à des partenaires spécialisés sur
certaines questions. Il est capital dans ces cas d’agir vite avec les bons
partenaires qu’il serait difficile d’identifier et de choisir pour un profane.

 Aide à la création d’entreprise, aide aux entreprises en difficulté :

Le développement de l’activité indépendante ou de jeunes entreprises


innovantes comme les startups ont incité certains fiduciaires à orienter
leurs efforts vers l’accompagnement de ces derniers. Ces nouvelles
missions commencent à la création de l’entreprise et vont jusqu’à
l’établissement des comptes des sociétés, en passant par leur comptabilité
courante. Par la même occasion, le ou la comptable prend parfois une part
essentielle dans la lutte contre le chômage en encourageant les
demandeurs d’emploi à créer leur propre entreprise et à les accompagner
dans cette démarche.

 Un rôle éducatif par un apprentissage mutuel entre les PME et les


fiduciaires

A chaque contact entre les entreprises et les fiduciaires, un échange se


fait. Echanger, c’est apprendre l’un de l’autre. Plus les fiduciaires en
apprennent au sujet de leurs entreprises clientes, plus elles en
comprennent leurs besoins spécifiques, ceci afin de mieux les
accompagner à chaque étape de leur évolution entrepreneuriale
(démarrage, croissance, fusion et acquisition, maturité, liquidation, etc.).

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A l’inverse, de par leur expertise, dans leur posture de spécialiste en
finance et comptabilité, mais aussi en matière de fiscalité ou de
prévoyance professionnelle, elles détiennent de précieuses connaissances
et compétences qu’elles peuvent transmettre. Ainsi, directement ou
indirectement, les fiduciaires tiennent un rôle de formateur ou de
formatrice en comptabilité et finance.

SECTION 2 : PRESENTATION DU CABINET PLURIDIS

PLURIDIS est un cabinet indépendant d’étude et de conseil qui a


développé, au-delà des métiers traditionnels du chiffre, un savoir-faire
dans certains domaines tels le contrôle de gestion ou encore les systèmes
d’information.

Objet
Fiche signalétique
Organisation
Cible

SECTION 3 : PRESTATIONS DU CABINET PLURIDIS

Face aux mutations actuelles de l’environnement économique, juridique et


social marocain et international, PLURIDIS apporte une réponse adaptée
aux besoins d’informations comptables et de gestion des entreprises, que
ce soit lors de l’établissement des comptes, de leur supervision ou encore
dans l’organisation des systèmes d’information. Il permet aux dirigeants
d’entreprises d’être plus efficaces face à la complexité croissante de
l’environnement juridique en déléguant ses tâches administratives,
comme la comptabilité et la fiscalité, les obligations sociales et le
secrétariat juridique.

Il apporte également des solutions efficaces en contrôle de gestion et en


conseil en organisation. De même, il assiste en matière de systèmes

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d’information, plus particulièrement en organisation comptable et
financière.

Enfin nous accompagnons les filiales étrangères dans leur développement


au Maroc, avec des équipes bilingues espagnoles ou françaises.

Il intervient dans tous les secteurs d’activité, avec une compétence plus
marquée dans l’immobilier, le textile et le secteur non marchand.

Le secteur d’activité

PLURIDIS intervient dans les activités suivantes :

1- La paie et le conseil social

En étroite collaboration avec ses partenaires avocats, assureurs, PLURIDIS


propose une large gamme de services :

 Établissement des bulletins de paie


 Établissement des déclarations périodiques
 Rédaction de contrats de travail
 Procédure de licenciement
 Assistance aux contrôles CNSS
 Optimisation de rémunération
 Grille des salaires

2- La comptabilité et la gestion

Quelle que soit la taille ou la forme de votre organisation, PLURIDIS est


présent pour répondre aux attentes des entreprises dans les différents
domaines de la comptabilité et de la gestion de votre structure :

 Tenue de la comptabilité
 Intérim comptable et financier
 Supervision de la comptabilité
 Etablissement des déclarations fiscales périodiques (TVA, IR sur les
salaires, …)

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Au-delà de ces missions traditionnelles, il assiste les entreprises pour
différents travaux :

 Élaboration de budgets, plan de développement ;


 Mise en place d’une comptabilité analytique ;
 Calcul de coût de revient ;
 Mise en place de tableaux de bord et analyse financière ;
 Mise en place des procédures administratives et comptables

3 - L’assistance juridique et fiscale

En complément de ses missions comptables, PLURIDIS propose différentes


interventions dans le domaine du droit des sociétés :

 Conseil dans le choix de la forme juridique de votre société


 Rédaction d’actes, création de société, cessions de parts, apport,
transmission,…
 Suivi juridique annuel de votre entreprise
 Restructuration d’entreprise
 l’optimisation de la contribution fiscale
 l’assistance aux contrôles fiscaux
 le conseil en fiscalité

4 - Le conseil en systèmes d’information

Dans le domaine des systèmes eux-mêmes, l’approche de PLURIDIS est


centrée sur les flux comptables et financiers, dont il cherche à assurer la
cohérence et la pertinence. En plus il intervient en qualité d’assistant à la
maîtrise d’ouvrage dans les entreprises qui mettent en place ou font
évoluer des Progiciels de Gestion Intégrés.

Il peut aussi intervenir sur :

 La réalisation de cahiers des charges

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 L’assistance au choix des outils logiciels
 L’assistance aux utilisateurs durant la phase de démarrage
 La conception de jeux d’essai permettant de tester le paramétrage
 L’assistance au pilotage du projet.

5- Le conseil en organisation et contrôle de gestion

PLURIDIS agit tout d’abord sur l’environnement du système de production


et de gestion de l’information :

 Amélioration des circuits de traitements des données et des


documents
 Appréciation de l’adéquation entre la charge de travail et les
ressources humaines des services
 Adaptation du système d’information ou adaptation au système
d’information
 Adaptation ou rédaction de procédures.
 L’assistance à la préparation des budgets
 L’élaboration d’outils de reporting (tableaux de bord, reporting
internes, etc…)
 La définition et la mise en œuvre de comptabilités analytiques
(calcul du coût de revient, méthodes de valorisation des stocks et
en-cours, etc…)

CONCLUSION

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CHAPITRE II : LA DEMATERIALISATION ET LA GED

INTRODUCTION

SECTION 1 : CONCEPT DE GED ET DE DEMATERIALISATION

SECTION 2 : CHANTIERS DE LA DEMATERIALISATION DANS LE METIER DES FIDUCIAIRES

Accord de libre échange

Accompagnement de la politique de l’état

Amélioration du service rendu

Efficacité, efficience, sûreté et rentabilité

La dématérialisation consiste à transformer des documents physiques en


fichiers numériques et permet d’automatiser les processus de l’entreprise
(comptabilité, gestion des achats, ressources humaines…). Elle repose sur
quatre étapes principales : création, gestion, diffusion et stockage du
document.

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En moyenne, on estime qu’un même bon de commande ou une même
facture se retrouve en 5 exemplaires au moins au sein de la société ! La
dématérialisation limite considérablement, voire supprime, la
multiplication des exemplaires papiers entre les services.

Les coûts de traitement sont également impactés (en moyenne de 50%)


puisque la dématérialisation dispense certaines opérations comme les
impressions, les photocopies, les mises sous pli… Les informations
dématérialisées sont donc traitées plus rapidement !

L’utilisation des outils numériques est un vecteur de croissance pour les


sociétés. Le numérique va se généraliser et devenir, au-delà d’un
avantage de compétitivité, un enjeu de survie. Il est donc essentiel de
faire du numérique un mode de travail courant. Les solutions de
dématérialisation en font donc parties. Elles ne sont pas réservées aux
grandes entreprises et sont dorénavant accessibles quels que soient la
taille de la société et le volume des données à dématérialiser. Cependant,
les sauts technologiques, surtout lorsqu’ils nécessitent un changement des
processus de l’entreprise, demandent un temps d’adaptation.

Pour réussir une démarche de dématérialisation, il est nécessaire de


commencer par une analyse de son fond documentaire afin d’estimer ses
besoins : quantité des documents, mais aussi qualité de numérisation,
format et type de support.

En vue d’une meilleure compréhension de la suite de notre rapport, nous


allons définir quelques termes relatifs à la GED.

 Acquisition : L'acquisition concerne aussi bien les documents


existants que produits, aussi bien les documents papier (via
numérisation) qu'électroniques.

 Classement : Lorsqu'un document entre dans le système de gestion,


il doit pouvoir être retrouvé. Il est donc indexé selon ses

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métadonnées (type de fichier, date d'ajout, responsable de l'ajout)
et ou son contenu (recherche en texte intégral).

 Stockage : Il est impératif de garantir l'intégrité, la sécurité et la


sauvegarde des documents du système de GED.

 Diffusion : Les documents ont souvent vocation à être diffusés, sous


forme électronique ou après impression. La production et la
consultation de documents dans une organisation font de plus en
plus appel au travail collaboratif, y compris à distance, et à la
mobilité.

 Archivage : Certains documents doivent légalement être conservés


mais n'ont plus de pertinence pour les opérations courantes. Ils
deviennent alors des candidats à l'archivage, ce qui peut avoir des
conséquences sur leur accès et leur indexation.

 LAD : Lecture Automatique des Documents

 RAD : Reconnaissance Automatique des Documents

 Numérisation : consiste à dématérialiser le document papier pour


obtenir à l’aide d’un scanner, une image appelée document
électronique.

 Indexation : C'est la description du document électronique et de son


contenu dans la GED en vue de faciliter son exploitation.

 Workflow (Circulation) : représente un dispositif logiciel permettant


d'exécuter un enchaînement d’activités initialement décrit.

 Lot : Courrier ou ensemble de courriers se rapportant au même


objet à numériser, à indexer et à enregistrer dans la GED ;

 Corbeille: C’est une vue sur un ensemble défini d’affaires.

 Affaire : ensemble de courrier ou lots à traiter dans la circulation


GED;

 Statuts : États qu’une affaire peut avoir au cours de son cycle de vie
(Nouveau, en attente, validé, rejeté….)

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 Rôle: Le rôle est un profil qui permet d'attribuer à un groupe
d'utilisateurs, un ensemble de droits communs dans la circulation
GED

 Document entrant : Ensemble des lettres, imprimés et colis,


émanant de l'extérieur reçus par la CNPS.

 Document sortant : Ensemble des lettres, imprimés et colis, à


acheminer vers l'extérieur de la CNPS.

 Courrier administratif : Tout courrier à l'exception du courrier


technique;

 Courrier technique : Tout courrier relatif à l'application de la


législation sociale;

SECTION 3 : FORMES ET ATTENTES DE LA GED

La GED, Gestion Electronique des Documents ou encore GEIDE, Gestion


Electronique d'Informations et de Documents Existants.

La GED définit le processus de dématérialisation des documents de


l'entreprise, que ce soit les factures, les procédures, les plans, les
dossiers, les rapports ou les analyses, afin d'en faciliter l'exploitation, les
échanges, le stockage et la gestion.

Le terme de GED englobe un ensemble d'outils, comme l'OCR*, et de


techniques dédiées à cet usage.

OCR* : Optic Caracter Recognition, Reconnaissance Optique des


Caractères.
Gestion de contenu ECM, Enterprise Content Management :

Une fois les documents dématérialisés, la barrière du type de support


s'estompe. Les capacités multi-formats, textes, fax, e-mail, sons, vidéos,
facilitent la gestion et la recherche d'informations sans commune mesure.

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Les principes de la GED :

o Stockage de l'information

Une fois numérisés, les documents sont stockés et indexés selon des
règles déterminées au préalable.

o Accès à l'information

Ils sont alors accessibles, selon une thématique, en recherche par mots
clés ou en recherche intégrale.

o Echange de documents

La facilité d'échange offerte par la dématérialisation n'est pas le seul


avantage. En un même instant, plusieurs correspondants peuvent tout à
fait travailler autour d'un même document en des lieux différents.

Avantages et Inconvénients d’une GED

1. Avantages d’une GED

Les principaux avantages d’une GED sont les suivants :

 Archivage centralisée de tous les documents


 Accès immédiat à l’information
 Limiter au minimum la circulation des documents papier afin d’éviter
les pertes des données
 Eviter la multiplication des documents pour faciliter leur mise à jour
 Une recherche avancée grâce à l’indexation
 Optimisation et traçabilité des processus dans un workflow
 Optimisation de l’espace de stockage
 Protection des documents contre les risques d’incendies et les
dégâts des eaux.
 Respect des normes d’archivage
 98% gain de place (1DVD=100 000 pages A4 numérisées)

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 Gain du temps et de l’argent
 Favoriser la sauvegarde des documents sensibles.
 Sécuriser le stockage et l’accès aux documents et aux dossiers

Le principal avantage de la GED à base de cloud est qu’elle permet de


gagner en productivité. Effectivement, l’automatisation des tâches, l’accès
rapide à l’information en tout temps et à tout moment fera gagner un
précieux temps aux chefs d’entreprise et à ses collaborateurs. Aussi, avec
le partage des données, chacun peut accéder aux documents sur
n’importe quel poste de travail.
Par ailleurs, cette solution diminue les coûts d’impression ainsi que les
coûts logistiques liés aux traitements traditionnels des informations et
permet de gagner de l’espace en supprimant les archives physiques. De
même, la recherche est simplifiée, puisqu’il suffit de taper les mots clés
pour trouver les bons dossiers.

En outre, le cloud computing offre une sécurité maximale, car les données
sont stockées dans des emplacements sécurisés et l’accès de chacun des
collaborateurs est contrôlé : validation, modification, etc. Bref, la
communication interne est plus facile.
Pour archiver les documents, il suffit de les placer dans un Système
d’Archivage Électronique (SAE). Enfin, la GED fait partie de la stratégie
d’entreprise verte, car elle contribue à la réduction des gaspillages avec
l’objectif du zéro papier.

Remarque : La solution GED est aussi une démarche inscrite dans les
normes ISO

2. Inconvénients d’une GED

Malgré les différents avantages de la gestion électronique des documents,


elle a aussi ses revers :

 la GED est personnalisée, donc une formule ne peut pas être utilisée
pour gérer une autre activité ou pour intégrer de nouveaux flux
 la mise en place de règles de classement est indispensable
 un changement des méthodes de travail doit être instauré au sein
de l’organisation pour bénéficier de tous les avantages de la GED.
Ce qui inclut souvent des formations, etc.

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 L’investissement dans des outils informatiques performants est
nécessaire pour limiter les risques de panne.

Remarque : L’utilisation d’un serveur internet est vivement conseillée


pour éviter la perte des données.

II. Objectifs, fonctionnement et utilité de la GED :

a. Objectifs de la GED :
Mettre en œuvre l’archivage et la circulation électronique des dossiers
métiers dans les agences, sans la reconnaissance et la lecture
automatique (RAD/LAD) des documents afin d'archiver les imprimés et
pièces par processus métier.

b. Fonctionnement :
La gestion électronique des documents concerne tout type de fichiers
existants dans une entreprise sur les supports traditionnels comme le
papier. Il s’agit, par exemple, des factures, fiches de paie, bons de
commande ou tout document administratif.

Classiquement, une GED suit trois grandes étapes de fonctionnement :

1. La numérisation GED des documents :


La numérisation est la première étape qui consiste à récupérer les
documents. Elle est généralement réalisée grâce à un scanner qui
permet l’acquisition des documents dont on vous avez besoin. Cela
permet de faire une copie de vos documents papiers sous un format
électronique.
2. Le classement des documents par indexation
Toute solution GED fonctionne grâce à des procédures d’indexation des
documents. Des termes ou expressions vont servir de base pour les
recherches. Cela permettra de retrouver un document dans la base de
données à partir d'une recherche par mots clefs
3. Le stockage des documents
Le stockage s'effectue sur une base de données spécifique pour conserver
les fichiers de façon durable. Cette étape est primordiale, et doit faire
l’objet d‘une importante réflexion lors de la conception du système. La
question de la pérennité du support de conservation des documents devra
notamment être abordée, de même que les problématiques classiques de

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stockage (fiabilité, redondance des données, accès aux données
archivées, sécurité). Suite à ces différentes étapes, la diffusion des
documents pourra être activée pour l’ensemble des utilisateurs concernés
dans l'entreprise.

C. Utilité de la GED :
La GED permet de maîtriser les flux de documents et d'en améliorer la
traçabilité. La circulation et le traitement des documents sont facilités. La
GED est également une solution pour répondre aux contraintes légales
liées à l'archivage et aux exigences des processus qualité. Malgré des
coûts initiaux et la nécessité de mettre en place de nouvelles procédures,
elle induit des économies financières et des gains de productivité
intéressants.

CONCLUSION

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CHAPITRE III : ANALYSE D’IMPACT DE LA GED AU SEIN DU CABINET
PLURIDIS

INTRODUCTION

SECTION 1 : INSTRUMENTS DE MESURES ET RESULTATS

SECTION 2 : COUTS ET ENJEUX DE LA GED AU SEIN DU CABINET PLURIDIS

SECTION 3 : HORIZONS ET DEFIS DE LA GED AU SEIN DU CABINET PURIDIS

CONCLUSION

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CONCLUSION GENERALE

BIBLIOGRAPHIE / WEBOGRAPHIE

BIBLIOGRAPHIE

WEBOGRAPHIE

LISTE DES TABLEAUX ET FIGURES

LISTE DES TABLEAUX

Référence Titre Page

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LISTE DES FIGURES

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LISTE DES ANNEXES

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TABLE DES MATIERES

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RESUME

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