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REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE


Département de l'instruction publique, de la culture et du sport

PROCEDURE DEPARTEMENTALE

GESTION DE LA CAISSE COMPTABILITE GENERALE


P.FIN.1.01 Activités/Processus : Gestion de la caisse
Entrée en vigueur: 1er octobre 2011 Version et date : 1.1 / 01.10.2011
Remplace la version du
10.06.2008
Date d'approbation du CI : 1er octobre 2011
Responsable de la procédure: directeur à la direction financière en charge de la comptabilité
et du contrôle interne financier

I. Cadre
1. Objectif(s)
L'objectif de cette procédure est d'assurer une gestion de la caisse qui soit conforme aux
dispositions légales ainsi qu'aux recommandations effectuées par l'Inspection cantonale des
finances (ICF) en la matière.
2. Champ d’application
Ensemble des directions et services du département.
3. Personnes de référence
Directeur à la direction financière en charge de la comptabilité et du contrôle interne financier

4. Documents de référence
• Loi sur la gestion administrative et financière de l'Etat de Genève (LGAF) D 1.05
• Loi sur la surveillance de la gestion administrative et financière et l'évaluation des
politiques publiques D 1 10
• Règlement de la centrale commune d'achat B 4 20.03
• Directive départementale Gestion des caisses D.FIN.1.01

II. Procédure détaillée


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1. Processus de gestion des caisses

Établissement et mise à
jour de la liste de fonctions
et d'autorisations Point 1.1

Approvisionnement de la
caisse Point 1.2

Entrées et sorties de caisse Surplus de


Point 1.3 caisse Point 1.4

Contrôles périodiques Contrôles à l'improviste


Point 1.5.2 Point 1.5.3

Envoi des rapports de


contrôle annuels Point 1.5.4

Archivage
Point 1.5.5

1.1. Responsabilités

La direction des finances du DIP doit :

• S'assurer que les directions générales respectent les tâches qui leur sont assignées
dans la présente directive notamment par le biais des contrôles mentionnés aux
points 1.5.3 et 1.5.4 du présent document.

La direction générale de l'ordre d'enseignement ou de l'office doit :

• valider les instructions émises ou modifiées par les services / établissements


scolaires avant leur envoi à la direction des finances du DIP,
• pour la mise à jour du registre des signatures : s'assurer que la direction des
finances du DIP est en possession des instructions (voir annexe D. FIN.1.01.05 ) de
toutes les caisses du périmètre dont elle a la responsabilité,
• en cas de modification d'une instruction, transmettre une version mise à jour à la
direction des finances du DIP,
• s'assurer que, pour l'ensemble des caisses du périmètre dont elle a la responsabilité,
un contrôle à l'improviste a été effectué en cours d'année,
• transmettre, lors des bouclements intermédiaires et annuels, à la direction des
finances du DIP, les procès-verbaux de contrôles semestriels et de fin d'année ainsi
que la liste des caisses hors comptabilité pour l'ensemble du périmètre dont elle a la
responsabilité,
• se déterminer périodiquement sur la nécessité de disposer d'une caisse dans un
service et en demander la suppression si son utilité n'est plus reconnue. La direction
générale est également compétente pour autoriser l'ouverture d'une nouvelle caisse.
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La direction du service / de l'établissement scolaire doit :

• établir une instruction de caisse (selon canevas annexe D. FIN.1.01.05), pour


chaque caisse active dans son périmètre, conforme au règlement B 5 05 15 et dans
laquelle figurent notamment :

¾ le type de mouvements autorisés (alias)


¾ les règles de tenue de la caisse
¾ la limite maximale de l'encaisse fixée en fonction des besoins strictement
nécessaires à la bonne marche du service / de l'établissement scolaire
¾ les responsabilités et personnes habilitées (voir directive départementale
Habilitations financières et registre de signatures D.FIN.1.06)
¾ la périodicité des contrôles prévus,

• transmettre cette instruction de caisse pour validation à sa direction générale,


• s'assurer que la directive et la procédure de caisse sont connues et respectées des
caissiers,
• transmettre à sa direction générale, lors des bouclements intermédiaire et annuels,
et pour l'ensemble de son périmètre, les procès-verbaux de contrôles semestriels et
de fin d'année ainsi que la liste des caisses hors comptabilité,
• tenir à disposition de sa direction générale les procès-verbaux des contrôles à
l'improviste,
• s'assurer que les caisses hors comptabilité font l'objet d'un contrôle de gestion
adéquat.

Le caissier et son remplaçant doivent :

• appliquer la procédure et l'instruction de caisse les concernant,


• appliquer le règlement B 05 15 les concernant.

Toute différence de caisse en moins résultant de la gestion, d'une erreur ou d'un vol non
couvert par une assurance est couverte par le caissier responsable.

1.2. Réapprovisionnement de la caisse auprès de la TG

• Le caissier (ou son remplaçant) requiert le réapprovisionnement de la caisse en


fonction des besoins. La demande de réapprovisionnement est signée par deux
personnes autorisées,
• le réapprovisionnement de la caisse est fait soit en espèces auprès de la Caisse de
l'Etat sise 26 rue du Stand soit par virement sur le compte bancaire ou postal du
service / de l'établissement scolaire,
• le réapprovisionnement de la caisse se fait toujours par l'intermédiaire du
transporteur de fonds si la somme est supérieure ou égale à 5'000 F (délai
d'exécution : minimum 48 heures dès réception de la demande de
réapprovisionnement à la Trésorerie générale),
• un montant mensuel total de 20'000 F est autorisé. Les réapprovisionnements d'un
montant supérieur peuvent être autorisés après analyse de l'activité de la caisse et
sur préavis de la direction des finances du DIP,
• la demande de réapprovisionnement par virement sur un compte bancaire ou postal
du service / de l'établissement scolaire est transmise à sa direction générale pour
validation.
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1.3. Entrées et sorties de caisse

Chaque entrée ou sortie de caisse fait l'objet d'une pièce de caisse numérotée dûment
signée par les personnes autorisées selon le registre des signatures. Toute pièce de
caisse doit être accompagnée d'un justificatif original et de tout autre document probant
justifiant la dépense.

• toutes les pièces de caisse doivent être classées de manière à ce que le caissier,
son remplaçant ou toute autre personne habilitée à consulter des informations sur
les mouvements de caisses y aient accès aisément,
• toute correction ou annulation d'écriture fait l'objet d'une extourne en bonne et due
forme. Cette dernière est documentée au moyen d'une pièce justificative dûment
signée et classée de la même manière que les autres opérations de caisse,
• en cas de perte du justificatif original, un justificatif manuel, dûment validé par deux
signatures autorisées, peut exceptionnellement être produit.

1.4. Surplus de caisse

• Le caissier s’assure que l’encaisse maximum autorisée (fixée de manière adéquate


par le responsable financier en fonction des mouvements de caisse et de la
couverture de l'assurance du service) ne soit pas dépassée. Un éventuel surplus
inférieur à 5'000 F est immédiatement reversé par le service / l'établissement
scolaire sur le compte bancaire n° C 775.00.69 auprès de la BCGe appartenant à
Trésorerie Générale de l’Etat de Genève ou sur le compte bancaire ou postal du
service / de l'établissement scolaire,
• Pour un surplus de caisse supérieur à 5'000 F le service / l'établissement scolaire
fera, en plus, impérativement appel à un transporteur de fonds. Ce dernier est
mandaté par un ordre de transport (transmis par la Trésorerie Générale) et
achemine les fonds à la Banque Cantonale de Genève (BCGe) qui enregistrera les
fonds au crédit du compte de l’Etat de Genève ou sur le compte bancaire ou postal
du service / de l'établissement scolaire. Les frais de transporteur sont intégralement
pris en charge par la Trésorerie Générale,
• Dans tous les cas, les précautions indispensables de sécurité doivent être prises.

1.5. Contrôles de caisse

1.5.1. Généralités

• Chaque caisse doit être contrôlée au minimum trois fois par an, à savoir un
contrôle à l'improviste et un contrôle lors des bouclements intermédiaires et
finaux. L'inventaire physique des espèces doit être effectué (comptage),

• Le contrôle à l'improviste doit être réalisé par une personne autre que le caissier
et qui lui est hiérarchiquement supérieure. Ce contrôle peut notamment être
confié :
¾ au directeur du service / de l'établissement scolaire
¾ à un responsable du contrôle de caisse désigné par le directeur du service /
de l'établissement scolaire. La personne désignée doit posséder des
connaissances comptables et être capable de s'assurer que les pièces sont
comptabilisées conformément aux règles de gestion définies dans
l'instruction de caisse (voir annexe D. FIN.1.01.05).
• Le caissier prend part au contrôle,
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• Le contrôle doit porter sur les points suivants :


¾ concordance du solde comptable avec l'existant en caisse,
¾ autorisations (selon registre des signatures),
¾ examen des écritures passées en comptabilité - y compris les extournes -
(par sondage ou intégral) et vérification des l'existence et du bien-fondé des
pièces justificatives (pièces de caisse) attestant ces écritures,
¾ vérification de la conformité des transactions comptabilisées sur la caisse en
regard des dispositions réglementaires de l'Etat et des directives du service
et du département (voir notamment point 2 de la directive départementale
Gestion des caisses D.FIN.1.01 ),
¾ justification des écarts et évaluation des éventuelles pièces en attente.
• Le procès verbal de chaque contrôle doit être tenu à disposition de la direction
générale du service / de l'établissement scolaire (voir annexe FIN.1.01.04),
• En cas de non concordances du solde comptable avec l'existant en caisse le
règlement B 5.05.15 s'applique.

1.5.2. Contrôles périodiques

• La direction du service / de l'établissement scolaire doit renseigner la périodicité


des contrôles dans l'instruction rattachée à la caisse,
• afin de déterminer la fréquence des contrôles on tiendra notamment compte :

¾ du nombre quotidien de transactions,


¾ du solde moyen de la caisse,
¾ du nombre de personnes autorisées à effectuer des opérations de caisse.

1.5.3. Contrôles à l'improviste

• La direction générale des services / établissements scolaires s'assurera qu'au


minimum un contrôle à l'improviste est effectué chaque année,
• La direction financière du DIP se réserve le droit de procéder à des contrôles
ponctuels au sein des services.

1.5.4. Contrôle lors du bouclement intermédiaire et final

• Procéder au contrôle le dernier jour de travail du semestre ou de l'année civile.


Ce contrôle vaut confirmation du solde au 30 juin ou au 31 décembre. Le procès
verbal doit être envoyé à la direction générale du service / de l'établissement
scolaire.

1.5.5. Archivage

• L'ensemble des pièces de caisses, mêmes annulées, sur papier ou sur un


support d'archivage doit être conservé 10 ans.

2. Inventaire annuel des coffres-forts et couverture d'assurance

• L'ensemble des aspects relatifs à l'inventaire annuel des coffres-forts et la


couverture d'assurance sont traités par la Recommandation sur la couverture
d'assurance des liquidités R.FIN.1.01.
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3. Survenance d'évènements particuliers


• En cas de vols, cambriolage ou tout autre évènement de cette nature, se
référer à la directive D.FIN.1.03. Gestion des vols - sinistres et vandalisme.
III. Annexes
Annexe P. FIN.1.01.01
Extrait du Règlement de la centrale commune d'achats (CCA) B 4 20.03

Article 4 du règlement de la centrale commune d’achats (CCA) B 4 20.03 :

Les départements, la chancellerie d'Etat ou leurs services peuvent procéder à un achat


direct, par délégation de compétences, dans les domaines suivants :
a) les livres à l'unité;
b) les CD ou DVD déjà gravés (exceptés ceux contenant des licences ou des
programmes informatiques), les cassettes vidéo enregistrées;
c) les matières premières de type essence, gaz, bois, ferraille, etc.;
d) les organes ou produits spécifiques en matière de travaux de dissection;
e) les produits toxiques, chimiques ou médicaux;
f) l'outillage technique ou scientifique à l'unité;
g) le petit matériel spécifique dans le cadre d'ateliers de reprographie et/ou de micro-
filmage;
h) le matériel nécessaire aux réparations urgentes des machines, appareils
pédagogiques ou véhicules, notamment dans les établissements d'enseignement
professionnel;
i) les commandes de services d'entretien des véhicules et machines dans le cadre de
contrats d'entretien existants;
j) les commandes de réparations hors garantie;
k) les commandes d'achats de voyages professionnels;
l) les cadeaux protocolaires et administratifs;
m) les articles alimentaires ou denrées périssables.

Article 5 du règlement de la centrale commune d'achats (CCA) B 4 20.03 :

Les départements, la chancellerie d'Etat ou leurs services ne peuvent procéder à des achats
directs au sens de l'article précédent qu'aux conditions cumulatives suivantes :
a) s'approvisionner auprès des fournisseurs indiqués par la centrale ou auprès d'un
fournisseur agréé par elle, sauf exception dûment justifiée et acceptée par la centrale;
b) soumettre l'achat aux conditions commerciales et contractuelles négociées par la centrale;
c) mentionner la rubrique budgétaire conforme aux décisions du Conseil d’Etat;
d) appliquer la procédure de régularisation en vigueur.
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Annexe P. FIN.1.01.02
Règlement concernant la responsabilité des caissiers des services de l'administration
cantonale B 5 05.15

Règlement concernant la responsabilité des caissiers des services de B 5 05.15


l'administration cantonale
Du 10 avril 1991
(Entrée en vigueur : 18 avril 1991)

Le CONSEIL D'ETAT de la République et canton de Genève,


vu l'article 32 de la loi générale relative au personnel de l'administration cantonale et des
établissements publics médicaux, du 15 octobre 1987,
arrête :

Art. 1 Principe
Chaque caissier est responsable de la gestion de la caisse qui lui est confiée.

Art. 2 Différence de caisse négative


Toute différence de caisse en moins résultant de la gestion, d'une erreur ou d'un vol non
couvert par une assurance doit être couverte par le caissier responsable.

Art. 3 Différence de caisse positive


Toute différence de caisse en plus doit être versée à un compte spécial intitulé « Différences de
caisse » tenu par la comptabilité générale.

Art. 4 Compensation
1 Le compte « Différences de caisse » peut servir à couvrir une différence en moins, lorsqu'elle
n'est pas due à une négligence grave du caissier.
2 Lorsque cette différence n'excède pas Fr. 1'000.-, la décision appartient au directeur des
services administratifs et financiers du département dont dépend le caissier, sur préavis du
contrôle financier cantonal.
3 Lorsque cette différence n'excède pas Fr. 10'000.-, la décision appartient au chef du
département ou au chancelier dont dépend le caissier, sur préavis du contrôle financier
cantonal.
4 Si la différence est supérieure à Fr. 10'000.-, la décision est prise par le Conseil d'Etat, sur
préavis du contrôle financier cantonal.

Art. 5 Rapport aux autorités supérieures


1 Tous les cas de différence de caisse sont portés à la connaissance du chef du département
des finances.
2 A la fin de chaque année, le contrôle financier cantonal établit un rapport sur toutes les
différences de caisse et sur leur règlement. Le rapport est porté à la connaissance du Conseil
d'Etat.

Art. 6 Clause abrogatoire


Le règlement concernant la responsabilité des caissiers des services de l'administration
cantonale, du 11 mai 1948, est abrogé.
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Annexe P. FIN.1.01.03
Utilisation spécifique de la caisse avec le module I-Caisse

• Accès et autorisations :
¾ L’outil iCaisse est paramétré de telle sorte que le service / l'établissement
scolaire ait accès uniquement à sa responsabilité (CR) ainsi qu’aux natures
comptables qu’il utilise. Ces deux éléments sont appelés alias et sont définis lors
de l’implémentation d'I-Caisse. Lors de l’enregistrement d’une écriture de caisse,
la saisie d’un paramètre comptable supplémentaire est nécessaire. Il s’agit de la
vue additionnelle qui est saisie pour tous les comptes de fonctionnement et
d’investissement.
• Approvisionnement :
¾ L'approvisionnement se fait via le module I-Caisse en utilisant la fonction
adéquate dans l'application I-Caisse. La comptabilisation dans la CFI est alors
automatique.
• Contrôle de caisse :
¾ Les contrôles sont effectués à l’aide des commandes « Prise de caisse » et «
Journal des écritures » de l’application iCaisse. Le solde physique des espèces
en caisse ou le solde des relevés postaux ou bancaires doit correspondre au
solde du journal de caisse de l’application iCaisse. Le document de prise de
caisse imprimé vaut comme procès-verbal attestant le contrôle physique des
espèces. Il doit être daté et signé par la personne en charge du contrôle ainsi
que par la Direction du service / de l'établissement scolaire.
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Annexe P.FIN.1.01.04
Exemple de procès-verbal I-Caisse

Annexe P. FIN.1.01.05
Instruction de caisse I.FIN.01.01