SENA

TEMA TRABAJADO:

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

GUIA 30-31

INSTRUCTORA TÉCNICA:
LUZ NEIRA CRUZ HERNANDEZ

CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

REGIONAL – BOGOTÁ D.C.
2013
 TEMA TRABAJADO:

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
GUIA 30-31

APRENDICES:

ANGYE MILENA GONZALEZ RODRIGUEZ

DANNA MORENO GUERRERO
EDUAR RANGEL CHAMORRO
ALEXANDER URSUGA FLOREZ

PROGRAMA:

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

FICHA: 525360

INSTRUCTORA TÉCNICA:

LUZ NEIRA CRUZ HERNANDEZ

CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

REGIONAL – BOGOTÁ D.C
2013
 TABLA DE CONTENIDO
Pág.

INTRODUCCION............................................................................................................E
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1.OBJETIVO GENERAL.............................................................................................5

2.OBJETIVOS ESPECIFICOS....................................................................5
3.LISTA DE CHEQUEO ............................................................................................6

4.PROPUESTAS DEL EVENTO.............................................................................8

5. AGENDA DEL EVENTO.........................................................................10

5.1 CRONOGRAMA DEL EVENTO EN EL INSTITUTO IBRACO.........11

5.2 LOGISTICA DEL EVENTO...............................................................12

6. DIAGRAMA DE FLUJO………….…………………………………………..13

7. HOJA DE PLANIFICACION.....................................................................14

8.CONCLUSIONES....................................................................................................16

9.BIBLIOGRAFIA.........................................................................................................17
 INTRODUCCION

Los eventos son de vital importancia de estos depende que las relaciones
con las demás organizaciones perduren y mejoren cada vez más, un evento,
es una actividad especial que se realiza fuera de la rutina, o dentro del
ambiente laboral.

Dentro de los aspectos más importantes de un evento esta su previa

preparación, la cual depende del tipo de evento a realizar, pero todos los
eventos coincide la realización del proceso administrativo para su realización
exitosa.

La realización de un evento trae muchos beneficios para cualquier

organización ya que a través del tiempo los eventos se han consolidado
como parte integral para mantener las buenas relaciones, ya sea del
ambiente laboral buscando la mejor satisfacción del usuario como del
empleado, o el ambiente interpersonal, qué busca mantener estas
relaciones.

Los eventos se clasifican en:

Eventos laborales: son aquellos relacionados con el ambiente laboral y de

trabajo. Que pueden ser reuniones corporativas, de ventas, de capacitación,
de accionistas, presentación de productos, conferencias, viajes de premios,
reunión de juntas directivas.

Reuniones asociativas: referentes al ámbito empresarial o grupal. Que

pueden ser congresos, foros, simposios, seminarios, mesa redonda,
asambleas, rueda de prensa, entre otras.

Para la realización de un evento se debe determinar las condiciones y las

necesidades que se tienen en la empresa pero sobre todo su buena
organización, dependiendo del tipo de evento y de su importancia.

En el siguiente trabajo se presentará la lista de chequeo para determinar las

condiciones en las que se organiza un evento empresa INSTITUTO DE
CULTURA BRASIL_COLOMBIA IBRACO, la propuesta de un evento que
pueda mejorar las condiciones del instituto y la posible creación de convenios
con las diferentes universidades

1. OBJETIVO GENERAL

Diseñar una propuesta que permita la realización de un evento que mejore la

prestación de los servicios en la empresa INSTITUTO DE CULTURA
BRASIL_COLOMBIA IBRACO.

2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Analizar las condiciones y necesidades que tiene la organización

Diseñar una lista de chequeo para determinar la forma en la que la

empresa organiza los evento que realiza
Proponer la realización de un evento (asamblea) con las diferentes
universidades
Planear la organización del evento
 3. LISTA DE CHEQUEO

Preguntas Si cumple No cumple Observaciones

1. En la organización
de un evento, han
logrado acercarse y
conocer al cliente
comunicándole de
forma directa y amable
los productos y
X
servicios de la
empresa.

2. Para llevar a cabo un

acto, llevan en cuenta
un calendario en el cual
asignan recursos para
poder definir con
X
claridad los objetivos.

3.Realizan propuestas
de organización para el
desarrollo de los
eventos
X
4.Determinan las
medidas de seguridad
necesarias para la
realización de eventos
X
NO SIEMPRE SE
DIVIDEN LAS TAREAS
5.Se organizan en PARA REALIZAR, LA
equipos de trabajo para COORDINADORA
asignarse tareas para
el éxito del mismo
X DEL INSTITUTO ES
LA ENCARGADA DE
LA ORGANIZACIÓN

6.Cumple con las

reglas establecidas de
etiqueta y protocolo
para adaptarse al X
ambiente del evento
que se va a desarrollar
en el transcurso del
evento

7.Organizan eventos
que promuevan las
relaciones
empresariales,
X
teniendo en cuenta el
objetivo de la empresa

SIEMPRE ES
8.Para la realización de NECESARIO TENER
un evento siempre UN CRONOGRAMA
tienen en cuenta el
cronograma de
X PARA SABER LOS
PASOS A SEGUIR
actividades PARA EL ÉXITO DEL
EVENTO

9.Utilizan cotizaciones
Para los eventos X
10.Aplican los
conceptos básicos y
directrices de la
X
organización

El pasado 24 de enero del 2014 en la cuidad de Bogotá D.C, en la

corporación instituto de cultura Brasil-Colombia se realizó una lista de
chequeo en la parte de realización de eventos, se pudo observar el instituto
cumple con las reglas, protocolos y normas para la realización de un evento
según políticas de la organización, utilizando el proceso administrativo.

4. PROPUESTA DE EVENTO PARA LA UNIDAD OBJETO DE

ESTUDIO IBRACO

La unidad productiva objeto de estudio es el Instituto de cultura Brasil

Colombia, este instituto presta los servicios de educación en el idioma
portugués, clases de cavaquinho y guitarra, curso de samba, curso de
capoeria.

La propuesta de evento se realizara con el fin de estudiar posibles convenios

con universidades que estén interesadas en que el Instituto de Cultura Brasil
Colombia preste sus servicios de educación en el idioma portugués, así
como obtener beneficios en la prestación de los servicios.

El evento propuesto será, una reunión asociativa, (asamblea) cuyo fin es el

de ofrecer los servicios que presta el instituto para posiblemente concretar
convenios que beneficien a las dos partes.

A. Objetivo:

Dar a conocer los servicios prestados por el instituto IBRACO por medio de
un evento asociativo, (asamblea) convocando a los representantes de las
diferentes universidades de Bogotá:

-De la Salle
-La Andes
-La Agustiniana
-Minuto de Dios
-Panamericana

Para dar una buena imagen de la organización generándoles confianza y

viabilidad en la prestación de los servicios educativos, con el fin de
concretar nuevos convenios con estas universidades ofreciéndoles la
prestación de los servicios. Para que los alumnos tengan mayores
 oportunidades tanto de estudio como de trabajo mejorando las relaciones
con las universidades y con los clientes.

B.Objetivo específico:

- Creación de alianzas que permitan la facilidad de acceder a los cursos

que la organización IBRACO brinda.

- Delegar las funciones a diferentes comités de trabajo para asegurarse

que los objetivos se lleven a cabo y lograremos que el evento se lleve a
cabo.

- Aprovechar los beneficios que brindan estas alianzas corporativas tanto

para las organizaciones como los estudiantes.

C. Cantidad de invitados:

30 asistentes para el evento.

3 invitados representantes de cada una de las universidades
15 empleados, entre ellos el gerente

D. Características del lugar del evento:

El evento se realizara en el aula múltiple del instituto IBRACO, para más

comodidad y reducción de costos, en esta aula se tendrán elementos
básicos para el desarrollo del evento, como son tarima, elementos de
sonido, mesas, sillas.

En materia de seguridad todos los elementos de control y prevención de

riesgos para evitar accidentes, como son extintores, señalización de las
salidas de emergencias adecuadas.
 Una accesibilidad al lugar del evento adecuado, disponibilidad de
parqueadero, baños, etc.

E. Presupuestó del evento:

En el siguiente informe se dará el presupuesto del evento el día 03 de

febrero de 2014:

Se contrata los servicios de la empresa de “LOGISTICA Y EVENTOS S.A”

con un valor de $150.000 por persona donde estará las personas invitadas
30 personas que su valor total es de $4`500.000, esto incluye en el paquete
lo siguiente estipulado:

Alimentos
Bebidas
Decoración
Sourvenirs

F. Actividades de realización:

Al instituto IBRACO, se realizara una propuesta sobre un evento, que le

permita mejorar las relaciones y los convenios con las universidades, por
medio de una serie de beneficios, tanto para el instituto, como para las
universidades. En el evento se tendrá en cuenta los temas como los
programas que ofrece el instituto como es el lenguaje portugués, clases de
cavaquinho y guitarra, curso de samba, curso de capoeria.

5. AGENDA DEL EVENTO

Lugar: BOGOTA D.C.

Fecha: 03 DE FEBRERO DEL 2014

5.1 CRONOGRAMA DEL EVENTO EN EL INSTITUTO IBRACO

Actividades a realizar:

- Recibimiento de los invitados a la sede IBRACO 08:30 am-09:00 am

- Instalación y organización del personal invitado a la sede 09:00 am –
09:30 am
- Palabras de bienvenida al instituto por parte de los organizadores
09:30 am – 10:00 am
- Coctel de bienvenida para los participantes 10:00 am – 10:30 am
- Desarrollo de actividades programadas en este evento 10:30 – 12:00

Actividades del evento como el anuncio de alianzas de las diferentes

universidades participantes en este evento con el instituto IBRACO

En que consiste la alianza, como se puede acceder a los diferentes

programas y actividades ofrecidas por esta alianza

Para quien va dirigida y los beneficios y logros que se pueden obtener

con esta tipo de alianza estratégica

Presentación de la campaña, publicidad, y elementos que se van a

utilizar en esta estrategia

Objetivos y metas que se esperan cumplir y superar en esta

asociación de instituciones, corporaciones y demás órganos
educativos.

- Almuerzo 12:00 pm – 13:00

- Continuación de la asamblea. 13:30_15:00
- Firma de la alianza estratégica por los representantes de cada
institución participante en el evento 15:00
- Pequeña presentación sobre la cultura brasileña y sus arraigos en el
país 13:00 – 13:30
- Entrega de obsequios y recuerdos 15:30 – 16:00
 - Finalización y clausura del evento 17:00- 17:15

HORA:

Inicio: 8: 30 am
FECHA:
03 de febrero de 2014

IMPORTANTE:

Los actos que requieran organización protocolaria se comunicaran a la

asesoría del asistente administrativo del Instituto IBRACO siempre que
las circunstancias lo permitan, al menos con 15 días de anticipación.

5.2 LOGISTICA DE EVENTO

Los elementos necesarios para la realización exitosa del evento.

1. Sonido: está disponible en el instituto IBRACO como son, bafles,

altavoces, micrófonos.
2. Tarima: se contratara a una empresa de “LOGISTICA Y EVENTOS
S.A” que se encargara de este elemento
3. Ayuda audiovisual: están disponibles en el instituto, como son: video
bin, televisor, computadores
4. Sillas, mesas y manteles: estos elementos están disponibles en el
instituto
5. Invitaciones: será por vía telefónica y por medio de correo electrónico
6. Alimentación: se le ofrecerá una especie de aperitivo o refrigerio.
7. Seguridad y equipos de emergencia: estarán disponibles elementos
como extintores, alarmas, señalización.
8. Material sourvenirs: recordatorio representativo de los países de Brasil
y Colombia.
 6. DIAGRAMA DE FLUJO

Dar a conocer los servicios

educativos prestados por el
instituto IBRACO

Por medio de una asamblea, su

ASPECTOS BASICOS
duración específicamente es de un
DEL EVENTO
día. SI

A las universidades de Bogotá

Hoja de
planificación
SE DESEA
Planificación inicial y Presupuesto EJECUTAR EL
Convenios y contratos
EVENTO
de documentación

Actividades que se van realizar

Logística del evento NO

Fecha: 3 de Febrero de 2014

Instalaciones de Ibraco Personal

 FIN
7. HOJA DE PLANIFICACION

IBRACO

Lugar Fecha:

Día: Mes: Año:

Descripción del evento:

Tarea a realizar Duración Comienzo Fin Aproximado

Aproximado
 Objetivos generales Objetivos Específicos

Publico destinatario:

Duración: Desde:_/ _ /_ Hasta:_/ _/ _/

Recursos técnicos y humanos:

8. CONCLUSIONES
 9. BIBLIOGRAFIA

-Organización de eventos y congresos .Edgar Blanco Rozo. Ediciones

universidad externado de Colombia. Edición 1993. (Citado el 31-10-2013) [En
línea] disponible en:

-Eventos. Guía práctica para su planeación y ejecución. Alicia Richero.

Editorial trillas.

-Cavatorta, miguel. Teoría y práctica de las relaciones públicas e

institucionales. Ies siglo21. Copiar. 2001. García Pelayo y gross, ramón.
Diccionario enciclopédico Larousse. Editorial Larousse. 1996.
-Illecas, Washington. Como planear las relaciones públicas. Ediciones
Macchi. 1995.

-Jijena Sánchez, rosario. Organización de eventos. Ugerman. 2001.

Maristany, Jaime. Administración de recursos humanos. Prentice hall. 2000.
Martínez, Ricardo y Suárez, Guillermo. Organización de eventos. Ies siglo21.
Copiar. 2002.

-Schavarcer, Jack. Eventos y exposiciones: una organización exitosa.

McGraw-Hill. Taricco, José Luis. Relaciones públicas e institucionales
aplicadas. Del Siglo 21. Copiar. 2002.