Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
DIDÁCTICA
CREACIÓN DE CARTAS,
SOBRES Y ETIQUETAS PARA
ENVÍO MASIVO DE
CORRESPONDENCIA
Word 2010.
Creación de cartas, sobres y etiquetas para envío masivo de correspondencia
9.1
9.1. INTRODUCCIÓN
Combinar correspondencia
El documento principal
Los archivos de origen de datos
Combinar correspondencia
Esta función consiste en tener un documento principal con un texto fijo y común en el que
insertar los datos concretos y personalizados del origen de datos. De esta forma, se obtienen
copias individualizadas del mismo documento en el que sólo varían los datos de las
personas, empresas, direcciones,… a los que dirigirse. Es decir, tendremos una carta modelo
con un mismo texto y lo único que cambiará es por ejemplo, el nombre del cliente.
El documento principal contendrá el texto fijo que se emplea en la combinación y que será el
mismo para todas las copias. Al documento principal se le añade la información del origen de
datos que se convertirán en los campos variables.
Word nos ofrece una amplia gama de plantillas que podemos utilizar para nuestro
documento principal, una carta, un fax, un mail…, también se pueden usar documentos
propios, por ejemplo si en el envío de facturas a clientes se les adjunta una carta
explicándoles la forma de pago, se puede tener una plantilla propia creada con el texto,
logos y formatos de la empresa.
El origen de datos es la base de datos que contiene las direcciones y otros datos de los
destinatarios. Puede estar desarrollada en cualquier programa de base de datos o se puede
introducir directamente a la hora de combinar. Son los datos que forman los campos
variables del documento principal. Por ejemplo los nombres y direcciones de los clientes.
Los campos se corresponden con las columnas de la tabla del origen de datos y representan
sus atributos o categorías como puede ser el nombre, apellidos, dirección, localidad, etc.
Por otro lado, los registros son cada una de las filas que componen la tabla que se
corresponden con los datos de los destinatarios.
PROFUNDIZA
Una lista de direcciones de Microsoft Office. Se crean con el asistente para combinar
correspondencia.
La lista de contactos de Microsoft Outlook. Los datos de la libreta de direcciones.
Una hoja de cálculo de Microsoft Excel.
Una base de datos de Microsoft Access. Puede ser cualquier tabla o consulta.
Word 2010.
Creación de cartas, sobres y etiquetas para envío masivo de correspondencia
9.3
Archivos de otras bases de datos. Podemos conectarnos a una base de datos externa
utilizando el asistente para conexión de datos.
Archivos HTML. Se puede utilizar un archivo HTML que incluya una tabla cuya primera
fila contenga nombres de las categorías y en el resto de filas los datos.
Un origen de datos de Microsoft Word. Podemos utilizar un documento que contenga una
tabla con campos y registros.
Archivos de texto. También podemos utilizar un texto distribuido por delimitadores que
separen los campos y marcas que separen los registros.
Con Word 2010 se puede en el panel de tareas, abrir el Asistente para combinar
correspondencia, éste marca las acciones que se tienen que realizar en cada paso de la
combinación. También se puede realizar la combinación utilizando los botones de la ficha
Correspondencia, lo que permitirá además, realizar combinaciones más complejas.
Vamos a comenzar la explicación para combinar documentos desde la opción Paso a paso
por el Asistente para combinar correspondencia.
En un primer paso de seis hay que Seleccionar el tipo de documento, es en esta opción
donde debes seleccionar el botón con el tipo de documento que necesites crear,
dependiendo de la opción que marques el asistente te dará la posibilidad de configurar
cartas, sobres, etiquetas, mensajes de correo electrónico o listas de direcciones,
puedes estudiar las opciones de sobres y etiquetas en el profundiza de este tema.
A través de este enlace podemos desplazarnos por el proceso de combinación tanto hacia
delante como a pasos anteriores, haz clic en las fechas de dirección Siguiente y Anterior.
Word 2010.
Creación de cartas, sobres y etiquetas para envío masivo de correspondencia
9.5
En el paso 2 tenemos que seleccionar el documento inicial. Si te fijas tienes varias
opciones, bien usar el documento actual que tenemos en blanco donde empezarías a
escribir el texto de la carta, utilizar una plantilla, o Empezar a partir de un documento,
en nuestro ejemplo elegimos esta opción, verás que aparece un botón Abrir con una cuadro
de dialogo dónde localizamos el archivo que contiene la carta ya escrita con el texto y
formato.
Una vez creada la carta con el texto y formato, en el paso 3 de 6 del asistente, se deben
seleccionar los destinatarios.
Se puede hacer de varias formas, una de ellas es Utilizar una lista existente, es decir con
una lista de clientes que ya esté creada. Para ello, se puede localizar en el botón Examinar
el archivo con los datos de los clientes.
También está la opción Seleccionar los contactos de Outlook, de esta forma si se utiliza
la libreta de direcciones de Outlook se pueden añadir los contactos a la correspondencia.
Una vez rellenos los datos y dar al botón Aceptar, un cuadro de diálogo Guardar lista de
direcciones, permitirá guardar los cambios realizados en la tabla con extensión (*.mdb)
Hemos aprendido a crear de forma manual una la lista de direcciones, en el ejemplo que
estamos utilizando elegimos la opción Utilizar una lista existente, hacemos clic en el
botón Examinar, se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos,
recuerda que puedes localizar estos de diferentes orígenes, en nuestro caso ya tenemos la
base de datos creada en Excel, localizamos el archivo y hacemos clic en Abrir,
dependiendo del origen de datos pueden aparecer tablas, consultas,… elegimos la tabla
que contiene los datos y Aceptamos.
Si quieres crearte una tabla en Excel sólo tienes que crear las columnas con los campos
necesarios y en las filas con los datos de los clientes. Tienes el ejemplo de la tabla en el
apartado 2 de este tema.
Word 2010.
Creación de cartas, sobres y etiquetas para envío masivo de correspondencia
9.7
Tras seleccionar la tabla correspondiente, se despliega el cuadro de diálogo Destinatarios
de combinar correspondencia.
Si te fijas has añadido los datos que contiene la tabla de Excel. A través de este cuadro
podríamos ordenar, filtrar y seleccionar nuestra lista de clientes. A continuación pulsamos el
botón Aceptar y avanzamos al paso siguiente, puedes seleccionar en la casilla de
verificación los clientes para los que desees crear la correspondencia.
Filtrar la lista: haz clic en la flecha que aparece junto al encabezado y elige el valor que
desees. Para volver a mostrar todos elige la opción Todas.
Desactivar registros: puedes desactivar las casillas de verificación que aparecen junto
a los registros para excluirlos.
En la parte inferior tienes los botones para poder Seleccionar todos, Borrar todos,
Actualizar, Buscar y Validar.
Una vez obtenidos los datos de los clientes, tan sólo hay que añadir en el paso 4 de 6 los
campos variables, es decir los datos que queramos que aparezcan en la carta de cada
cliente.
En nuestro ejemplo vamos a poner los datos del cliente y dirección en la parte
superior derecha, para ello según indica el asistente de este paso sólo hay que hacer clic
en la ubicación del documento dónde queremos que aparezca y seleccionar uno de
los elementos.
Word 2010.
Creación de cartas, sobres y etiquetas para envío masivo de correspondencia
9.9
En Asignar campos, nos aparecerán todos los campos que forman nuestra tabla y
podremos elegir los que nos interesen para la combinación.
Observa que los campos insertados aparecen entre comillas angulares en el documento
principal.
Word 2010.
Creación de cartas, sobres y etiquetas para envío masivo de correspondencia
9.11
9.5. COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA, SALIDA A DOCUMENTO,
IMPRESORA O CORREO ELECTRÓNICO
Una vez que se han insertado los elementos en la carta, aparecerán éstos entre comillas,
para pasar al paso 5 de 6 donde estará una Vista previa de las cartas.
Al seleccionar esta opción y marcar Todos, Word generará un documento nuevo en el que
se obtiene la combinación de la carta y tantas páginas como registros.
Este documento se puede guardar y/o modificar según las necesidades. Se puede guardar si
se planea utilizarlo en otra combinación de correspondencia.
Word 2010.
Creación de cartas, sobres y etiquetas para envío masivo de correspondencia
9.13
Cuando se guarda el documento principal, además del contenido y de los campos, también
se guarda su conexión con el archivo de datos. La próxima vez que se abra el documento
principal, Word indicará si se desea volver a combinar la información del mismo archivo de
datos.
Para finalizar, cuando se vuelve abrir el documento que contiene los campos de combinación
aparece un mensaje que indica que se ejecutará el comando SQL.
Una vez estudiado los pasos para crear correspondencia con Word, resulta sencillo crear
cartas y etiquetas.
En un primer cuadro de diálogo, se pueden elegir las Opciones de sobre, por ejemplo el
tamaño de Sobre 14, así como las Opciones de impresión, el documento toma la forma
del tamaño de sobre elegido.
Al igual que hemos visto con el asistente, buscamos el archivo que contiene la tabla con los
datos de los clientes, lo seleccionamos y se activará el botón Editar lista de destinatarios,
se pueden seleccionar los datos que deben aparecer en la correspondencia y editar la lista.
Word 2010.
Creación de cartas, sobres y etiquetas para envío masivo de correspondencia
9.15
Ahora en el grupo Escribir e insertar campos añadiremos un Bloque de direcciones,
recuerda que igual que en el ejemplo estudiado asignamos los campos necesarios para la
dirección.
Por último se pueden imprimir los sobres desde el grupo Finalizar, haciendo clic en el
desplegable del botón Finalizar y combinar, se tiene la opción de Editar documentos
individuales, e Imprimir documentos, estas dos opciones permiten decidir en un cuadro
de diálogo qué documentos o sobres se quiere tratar.
Word 2010.
Creación de cartas, sobres y etiquetas para envío masivo de correspondencia
9.17
La opción Enviar mensajes de correo electrónico permite a través del cuadro de diálogo
Combinar en correo electrónico enviar un correo a las direcciones de la tabla
especificando asunto, el archivo de datos debe tener un campo con la dirección de correo
electrónico.
Si se quieren crear etiquetas se pueden repetir los pasos de la anterior demostración, una
vez elegidas las etiquetas e insertados los campos combinados, aparecerán en las siguientes
etiquetas a la primera “<<Próximo registro>>”, en el botón Actualizar etiquetas, se
mostrará activo a elegir la opción de crear etiquetas, y éste nos permitirá distribuir los datos
por todas las etiquetas.
Word 2010.
Creación de cartas, sobres y etiquetas para envío masivo de correspondencia
9.19