Cómo empezar a trabajar desde cero en el Sector Público

Ya empiezo a trabajar,

xxxxxxxxxxxxxxx

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

(Guía para entender

la Contabilidad Gubernamental en
cuestión de horas)
 Cómo empezar a trabajar desde cero en el Sector Público

INDICE

PREFACIO (Por favor léelo)……………….…..…………………………………………….. 6

CAPITULO I

Familiarízate con el Entorno Público……………………………………………………………… 7

¿Quiénes conforman el Sector Público? ………………………………………………………. 7

¿Para que existe el Estado y sus Unidades Ejecutoras? ……………………………… 8

¿Cómo se agrupan las Unidades Ejecutoras? …………………………………………….. 9

CAPITULO II

Conoce los Hábitos Financieros del Sector Público (Esto si es importante).10

El PIA: Presupuesto Institucional de Apertura…………………………………………… 10

Cómo realizan las Unidades Ejecutoras su PLANIFICACIÓN FINANCIERA… 11

Qué ingresos planifican captar ……………………………………………………………………. 11

Como planifican sus Gastos las Unidades Ejecutoras………………………………… 13

Cómo realiza su EJECUCIÓN FINANCIERA…………………………………………………. 14

Cómo Ejecutan sus Ingresos………………………………………………………………………. 14

Cómo se ejecutan los Gastos……………………………………………………………………… 15

CAPITULO III

Aprendamos a construir la CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL………………… 18

Conoce a los Cinco Elementos……………………………………………………………………. 19

Es hora de conocer a los ACTIVOS y los INGRESOS:……………………………….. 19

Venta de Bienes y Servicios: ……………………………………………………………………… 20

¿Entonces, Por qué una Venta es un Activo? ……………………………………………. 21

 Cómo empezar a trabajar desde cero en el Sector Público

¿Por qué una Venta es un Ingreso? ………………………………………………………….. 21

Ahora conozcamos a los PASIVOS y los GASTOS: ……………………………………. 22

Tomemos como ejemplo la Compra del Thonner: ……………………………………. 22

¿Por qué el Thonner adquirido es un Activo? ……………………………………………. 23

¿Por qué la compra del Thonner constituye un Pasivo? ……………………………. 24

¿Pero, por qué el consumo del Thonner constituye un Gasto? ………………… 24

Los Pilares de la Contabilidad……………………………………………………………………… 24

El Principio de Devengado…………………………………………………………………………… 25

El Principio de Empresa en Marcha…………………………………………………………….. 25

CAPITULO IV

Empecemos a Practicar un poco de Contabilidad Gubernamental……………. 27

Veamos el Plan Contable Gubernamental………………………………………………….. 27

¿Cómo registrar un PIA? ……………………………………………………………………………. 28

Registro del Presupuesto de Ingreso: ………………………………………………………. 29

Registro del Presupuesto de Gasto: …………………………………………………………… 30

¿Cómo registrar un Asiento Contable de Apertura Patrimonial? ……………… 31

¿Cómo registrar un Gasto Proyectado y Ejecutado, pagado con Recursos

Propios?.......................................................................................... 32

¿Veamos otros ejemplos de gastos similares? …………………………………………. 35

¿Cómo registrar un Ingreso Proyectado y Ejecutado? ……………………………… 37

¿Cómo registrar un Gasto Proyectado y Ejecutado, pagado con Recursos del

Tesoro Público – Recursos Ordinarios? ……………………………………………………… 38

¿Cómo registrar el pago de la Compra de un Thonner con Recursos

Ordinarios?...................................................................................... 40

Casos Prácticos…………………………………………………………………………………………….. 42

EPÍLOGO (SI, también léelo por favor).……………………………………………… 44

Cómo empezar a trabajar desde cero en el Sector Público

“Dedicado a Kiara y Gabriel,

quienes me enseñan a ser mejor cada día”.

Lauro Jody Flores Velásquez

Cómo empezar a trabajar desde cero en el Sector Público

Rodéate de gigantes espirituales,

acércate a gente que una a más gente

y aléjate de quien te separa de Dios.

DANIEL HABIF
Cómo empezar a trabajar desde cero en el Sector Público

PREFACIO

(Por favor léelo)

 Cómo empezar a trabajar desde cero en el Sector Público

CAPITULO I

EF-3

¿Qué es el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto?

El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, conocido en el Sector Público

peruano como el EF-3, sirve para registrar y mostrar las variaciones
patrimoniales positivas o negativas de las unidades ejecutoras de un año tras
año.

Pero, no por el hecho de registrar sólo variaciones patrimoniales, deberíamos

dedicarnos a ello, para finalmente cuadrarlos y ya.

¿Y por qué?

Imagínate, si en vez de ver el patrimonio de la entidad, de lo que habláramos

fuera de TÚ patrimonio, ¿no te gustaría conocer al milímetro porqué este
aumenta o disminuye año tras año, trimestre tras trimestre o mes tras mes?.

Es por ello que veo la necesidad de asegurarme que primero conozcas y

analices los motivos por la cual se producen estas variaciones patrimoniales en
el EF-3 antes de concentrarnos en cómo elaborarlo.

Comúnmente el patrimonio de una entidad varía por Cuatro:

1. Resultados del Ejercicio

Como resultado de la Gestión de la Entidad, hay años que vuestra entidad

obtiene Pérdidas y en otras tantas obtienen Utilidades, las cuales
disminuyen o aumentan su Patrimonio.
Este tipo de variaciones negativas o positivas acumuladas son conocidas
como Resultados del Ejercicio.

Ejemplo:

El resultado del Ejercicio que se ve reflejado en el Estado de Gestión: EF-2

(Reporte económico), obtenido como consecuencia de las pérdidas (gastos)
y ganancias (ingresos) registradas contablemente por la entidad, reflejadas
finalmente como una pérdida o utilidad del ejercicio.
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Veamos los Ingresos y Gastos más comunes que presenta una Unidad
Ejecutora, la cual da como resultado una utilidad o pérdida del ejercicio:

2. Patrimonios recibidos o transferidos

Otro motivo por el cual tú Patrimonio varía, es debido a los aportes

patrimoniales que recibimos o entregamos de o a entidades públicas o
privadas.

Estas variaciones patrimoniales son registradas contablemente como un

Capital Adicional positivo o negativo para la Entidad, conocidos en el
mundo del Sector Público como Hacienda Nacional Adicional.
Ejemplo:
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Muchas Unidades Ejecutoras tienen bienes patrimoniales en exceso, que

son transferidas a otras unidades ejecutoras que por motivos de
presupuesto o porque recién se inician operativamente, requieren de esos
bienes patrimoniales.
Estas transferencias de bienes patrimoniales, representan disminuciones
del patrimonio de la entidad cedente, y aumento del patrimonio de la
entidad receptora, registradas contablemente a través del rubro Hacienda
Nacional Adicional.

3. Presencia de Variables Macroeconómicas

Otro motivo que ocasiona que el Patrimonio de una unidad ejecutora varíe
positiva o negativamente son los Factores exógenos cómo la inflación, la
oferta o la demanda, factores naturales, climáticos, etc.

Ejemplo:

Imaginemos que la entidad adquiere un edificio hace 30 años a un costo de

S/ 10,000.00.
El lugar donde se encuentra ubicado, es actualmente una zona que por ser
urbanizada, por la seguridad que ofrece y por el alto nivel de comercio, el
costo de su edificación actualmente es de S/ 100,000.00.
Evidentemente, el edificio ha sufrido una revaluación o aumento en su
valor por S/ 90,000.00, motivo por el cual al ser reflejado contablemente,
traerá como resultado un aumento en su patrimonio (ocasionado por la
oferta y demanda del mercado).

Puede darse otro caso contrario, en la cual ocurre un terremoto en la zona

donde se ubica el edificio y sufre un deterioro, lo cual hace que baje su
precio automáticamente, disminuyendo su patrimonio (factores naturales).

4. Registro de Errores contables

Curiosamente, uno de los motivos más frecuentes por las cuales se

muestran variaciones en el patrimonio de una entidad, es por problemas
técnicos contables, dado que se registran regularizaciones contables de
años anteriores ocasionadas por omisión, error, desconocimiento, fallas de
control interno o cambios en las políticas contables utilizadas por la
Entidad.

Ejemplo:
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Para mayor detalle, en el capítulo II te voy a narrar una serie de casos por
errores en los registros contables que aumentan o disminuyen el
patrimonio de una entidad.

CAPITULO II

Variaciones en el Patrimonio de una Unidad Ejecutora

En el capítulo anterior, he tratado de familiarizarte a modo general de lo que

significa el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, así como la importancia
de identificar y analizar los motivos de las variaciones que se muestran en el
Patrimonio de una entidad.

Por ello he querido aprovechar este capítulo para contarte una serie de
ejemplos que nos permitirán conocer estas variaciones patrimoniales, pero
también para que puedas observar las realidades económicas y financieras que
se presentan en cada uno de estos hechos económicos, ya que muchas veces
el contador registra la operación por ser muy cuadriculado, por hacer caso las
directivas contables a rajatabla, o porque simplemente visualiza lo que sus
ojos ven y no la realidad económica implícita.

Veamos entonces:

Ejemplo 01: Demandas Judiciales

El año pasado llega por Mesa de Partes una demanda entablada por un ex-
trabajador en contra de la entidad por daños y perjuicios, por la suma de S/
500,000.00.

El Contador registra esta demanda como GASTO del Período.

Que hicimos¡¡¡

En este caso, si recibes una demanda judicial por medio millón de soles, no
puedes registrarlo como “Gasto”. Imagínate que alguien te demanda, y tu
alegremente das por perdida esa situación sin ni siquiera acudir a un abogado
y preguntar si voy a perder o ganar la demanda interpuesta.

Inicialmente debes revelar dicha demanda en tus notas a los estados

financieros, porque no tienes la certeza si vas a perder o ganar. Por lo tanto
NO puedes registrarlo como un Gasto o Pérdida.

En el ejemplo, si se registró como gasto, ocasionando una disminución en tu

patrimonio, hecho que debe ser regularizado al año siguiente extornando ese
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gasto lo cual nos permitirá nuevamente aumentar nuestro patrimonio (en

realidad el ajuste sirve para dejar el patrimonio en su estado inicial).

Ejemplo 02: Adelantos al Proveedor

La Entidad suscribe el año pasado un contrato con un proveedor de

servicios por la suma de S/ 100,000.00, en donde se acuerda darle un
adelanto inicial del 30%, registrándose este hecho como un GASTO al
momento de su desembolso.

Y Mientras tanto el Contador ¡¡¡

En este caso, el desembolso o “adelanto” que le haces al proveedor: ¿Por qué

sería un GASTO?, ¿en qué hemos gastado?, ¿qué hemos consumido?, ¿qué
servicio nos ha brindado el Proveedor?.

De seguro este Proveedor debe estar feliz de que los Adelantos que recibe y
por la cual el aún no da nada cambio, sea considerado por su benefactor como
un Gasto, quiere decir que ya no le debe nada.

Un adelanto de dinero al proveedor representa una cuenta por cobrar o por

rendir a este proveedor, representa el derecho de exigirle al proveedor algo a
cambio en el futuro.

Por este motivo, este adelanto debe ser registrado como un activo (derecho a
exigir algo a cambio), extornándose el gasto del año anterior, dando como
resultado que el patrimonio disminuido erróneamente, aumente.

Ejemplo 03: Deterioro de edificios

La Entidad acaba de construir el año pasado, el Gran Teatro Nacional,

en el cual invirtió S/ 350´000,000.00.

Luego de tres meses de ser estrenado ese mismo año, se contrata los
servicios de un perito para que efectúe una tasación, dado que se
requiere asegurar dicha construcción. El perito dictamina que este
inmueble cuesta S/ 200´000,000.00.

Con esta tasación, se procede a registrar esta disminución de su valor

en S/ 200´000,000.00 como un GASTO del Ejercicio por concepto de
deterioro.
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Debemos admitirlo, este Contador tiene un gran poder de

imaginación¡¡¡¡

Este caso es muy peculiar, porque como un teatro construido y recién

estrenado pueda bajar de precio tan solo porque el perito así lo indica.

Es como si tú (y siempre en cada caso que veas mira las cosas desde la
perspectiva de que la situación te pasara a ti), continúo…. es como si tu
construyeras tu casa el día de hoy en una muy buena ubicación y sacas tu
cuenta, gastando cien mil soles en la construcción. Unos meses después viene
un perito a tu casa y te dice que tu casa vale 20 mil soles. ¿a quién le haces
caso?: A ti que sabes que gastaste cien mil, o al señor perito que te dice que
tu casa vale 20 mil.

Es obvio que tú más que nadie que invierte en una construcción sabe cuánto
es el costo, y si un perito te dice lo contrario y por un importe alejado de lo
que tienes, tú debes de cuestionar su trabajo. No puedes simplemente
disminuir a rajatabla el valor de tu edificio, porque a la vez disminuyes el valor
del patrimonio de tu entidad, motivo por el cual siempre cuestiona el trabajo
de los demás cuando no guardan relación con tus cifras (o al menos pide
explicaciones al respecto).

Y finalmente, debes extornar el registro contable del gasto imputado al Gran

Teatro Nacional, ya que este registro disminuye radicalmente el Patrimonio de
la entidad.

Ejemplo 04: Gastos no presupuestados

Se tiene 24 órdenes de Servicio, que al 31 de Diciembre del año

pasado no pudieron ser presupuestadas, ni menos pagadas,
reconociéndose el pago de los mismos, vía crédito devengado recién
en el presente ejercicio por la suma de S/ 25,000.00, efectuándose el
registro en el gasto recién en este año.

Al momento de registrar las operaciones de ingresos o gastos, estos se

efectúan bajo el principio de Devengado. Esto implica registrar las operaciones
sin importar que hayan sido cobradas o pagadas, sino cuando hayan existido.

Para este caso en particular, el gasto por los S/ 25,000.00 existieron el año
anterior, ejercicio en la cual debió haber sido registrado como gasto,
disminuyendo el patrimonio, hecho que debe ser regularizado contablemente
este año.
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Ejemplo 05: Multas impuestas

Esta Entidad año tras año impone multas a los Juegos de Casino y
Máquinas Tragamonedas.

Muchas de las Multas impuestas, fueron infructuosas hace muchos

años, motivo por el cual la entidad deja de cobrar estas multas, cuyo
importe acumulado asciende a $ 100,000.00,

En este año, por iniciativa propia del Contribuyente (en este caso los
Casinos de Juego y Máquinas Tragamonedas que querían seguir
operando) hicieron efectivo el depósito de los $ 100,000.00 a favor del
Ministerio en el presente ejercicio.

Las multas que se recaudan año tras año, son registradas como ingresos del
ejercicio en el que sucedan (bajo el principio de devengado), pero en caso de
que sus cobranzas resulten infructuosas, deberán registrarse posteriormente
como gasto por cobranza dudosa, reflejándose un efecto cero en el patrimonio,
ya que no se gana ni se pierde en esta transacción (económicamente
hablando).

Sin embargo, si el cobro de estas multas dadas por perdidas en años

anteriores, se recuperasen en este año, no serían registradas como ingresos
del ejercicio, dado que no se originaron en este año, pero su cobro aumenta
evidente el patrimonio de la entidad.

Ejemplo 06: Pago de Impuesto Predial adelantado

Que recaudó el año anterior la suma de S/ 35,000.00, por concepto de

pagos que hicieron los Contribuyentes en calidad de Adelanto del pago
del Impuesto Predial correspondiente al presente Ejercicio.

Y adivinen que, estos adelantos recibidos, fueron registrados como

INGRESOS por la Municipalidad, y todos felices y contentos, incluídos
el Contador quien mostró en su Estado de Gestión una mayor Utilidad
que de costumbre.

Ustedes que creen, ese dinero es Ganancia para ustedes???, Qué opina
el Contador???

L
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Ejemplo 07: Bienes patrimoniales sobrantes

Que como resultado del Inventario de Bienes de Almacén, hecho el año

anterior, se encontró 05 cajas de papeles Bond, cuya procedencia se
desconocía, y fue catalogado como Sobrantes de Almacén.

Meses después de ese mismo año, se llevó a cabo un Inventario de

Bienes Muebles Patrimoniales, encontrándose 02 equipos de aire
acondicionado, no teniendo conocimiento el origen de su compra.

Ejemplo 08: Bienes patrimoniales faltantes

Esta Entidad tuvo que recibir el año pasado, la cantidad de 5,820

Bienes muebles de la extinguida Asamblea Nacional de Rectores. Al
hacer un inventario de los mismos en este año, se dió con la sorpresa
que 05 bienes conformados por mesas y pupitres, no se encontraban
físicamente, siendo catalogados como Faltantes de Inventario por la
suma de S/ 28,000.00

Ejemplo 09: Butacas de un auditorio

Esta Entidad tiene un auditorio con 500 butacas cuyo costo de c/ una
de ellas es de S/ 500.00, motivo por el cual se registraron en Cuentas
de Orden hasta el año pasado.

Ejemplo 10: Orden de Pago Coactivo

Esta Entidad acaba de recibir una Orden de pago Coactivo de parte de

la Municipalidad de Amazonas, en donde se les requiere que se pague
el impuesto predial y los arbitrios correspondiente al año anterior por
la suma de S/ 20,000.00

Ejemplo 11: Sentencia Judicial en

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Situación de Cosa Juzgada

La Oficina de Contabilidad de esta municipalidad recibe de la Oficina de

Asesoría Legal, una Sentencia Judicial en Situación de Cosa Juzgada
por S/ 50,000.00, emitida el año anterior.

Ejemplo 12: Compra de Software

Esta Unidad Ejecutora adquirió un paquete de Software Office en el

mes de mayo del año anterior, bajo la modalidad de compra perpetua,
por la suma de S/ 25,000.00, los cuales fueron amortizados durante un
año (el plazo que duraba su garantía).

Ejemplo 13: Tasación de un Edificio

Esta Dirección ocupa un edificio cuyo costo es de S/ 1´500,000.00, y a

la fecha se ha depreciado por un importe de S/ 500,000.00, sin
embargo se contrató a un perito que tase esta construcción, emitiendo
un dictamen pericial estableciendo que su valor actual de mercado es
de S/ 1´200,000.00

Ejemplo 14: Edificios en afectación en uso

La SBN administra 10 edificios que se encuentran registrados a

nombre del Estado Peruano. Estos a la fecha aún no han sido
contabilizados al no contar con un valor, motivo por el cual, se
contrató los servicios de un perito, tasando cada uno de estos edificios
en S/ 1´000,000.00

Ejemplo 15: Vehículos decomisados

Esta entidad acaba de decomisar 10 vehículos, cuyo valor se estima

asciende a S/ 40,000.00 cada uno. La administración ha decidido
usarlos en beneficio de la entidad.
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Cómo elaborar el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto

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