SISTEMAS DE INFORMACION: Casos Prácticos

CASO 3:
OLIMPICO SCRL
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1. DATOS GENERALES
RESEÑA HISTORICA
A mediados de los años 60 el Sr. Juan Garay Salas (abuelo del
actual administrador) natural de Moya – Huancayo, con solo
educación secundaria, se dedicaba inicialmente al rubro de
transporte, brindando servicio de transporte ejecutivo; con el
dinero que fue ahorrando llegó a aperturar un negocio de
comida en medio de la actual plaza constitución, a raíz de la
construcción de dicha plaza, empiezan a reubicar a las
personas que tenían su propiedad, brindándole así al Sr. Juan
Garay Salas un lote significativo en la esquina de Giráldez y
Ancash donde 20 años más tarde construye y funda el
Restaurante Olímpico.
¿Por qué Olímpico? Lleva el nombre de Olímpico debido a que
al dueño, Sr. Juan Garay Salas, le gustaba mucho los deportes
y las historias griegas. Una de sus muchas virtudes del
patriarca de la familia, era la de ayudar al prójimo, era una de
las grandes personas benefactoras de la Región, colaboraba a
las personas con escasos recursos, concediéndoles cenas
gratuitas todas las tardes de cada día, esa tradición continuo a
manos de su hijo, el Sr. Eduardo Garay Ríos, pero debido a los
problemas sociales de los años 80, época del terrorismo, se
dejó de seguir haciendo dicha labor benefactora, ya que se
vivía uno años tensos, llegándose incluso a “volar” el
Restaurante Olímpico por cuatro oportunidades, debido a que
ellos no compartían con sus ideales. Al pasar de los años el
descendiente e hijo mayor del patriarca, el Sr. Eduardo Garay
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Ríos (actual gerente del Hotel Olímpico) decide en un primer

momento construir departamentos, en la parte posterior del
Restaurante con frentero para la calle Ancash, pero debido a
las buenas relaciones que tenía con personas de la región y del
extranjero, y gracias a la oportunidad que tuvo para estudiar
fuera del país, decide construir un hotel a quien pondría el
nombre de Hotel Olímpico de Huancayo.
Actualmente quien lleva la dirección como administrador del
Hotel Olímpico S.C.R.L, es el hijo del actual gerente, el Sr.
Eduardo Garay García quien está al mando directa o
indirectamente de todas las empresas, propiedades y proyectos
de la familia (empresa familiar), tales como:
 Hotel Olímpico de Huancayo
 Restaurante Olímpico de la ciudad en Cuzco
 Hotel Búngalos – La Merced
 Hotel – Playa Santa María
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VISION
Convertirnos en una empresa con sólido prestigio hotelero a
nivel local y nacional en un lapso de 4 años; ofreciendo
servicios personalizados que permitan el bienestar de nuestros
clientes. Siempre comprometidos a través de la mejora continua
dentro de un marco de cultura y hospitalidad.
MISION
Ofrecer servicios hoteleros de excelencia, creando clientes
leales y satisfechos que regresen al hotel por su calidad y
servicio, ya que estos constituyen la clave del éxito.
VALORES Y PRINCIPIOS
VALORES
 Lealtad Institucional
 Honestidad
 Equidad
 Responsabilidad
 Respeto
 Verdad
PRINCIPIOS
 Los clientes
 El servicio y la calidad
 El compromiso
 El amor por el trabajo
 La confianza
 El desarrollo y capacitación de nuestro talento humano
 La puntualidad
 La cordialidad
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OBJETIVOS ESTRATEGICOS
 Estimular un desarrollo dinámico acorde con las tendencias
de mercado.
 Incrementar los beneficios del hotel.
 Asegurar un activo económico.
 Aumento constante de la calidad del servicio.
 Proteger y poner en práctica los derechos de los
trabajadores.
POLITICAS FINANCIERAS
 Se fijan metas financieras organizacionales.
 Contar con los recursos suficientes para implementar
estrategias a futuro.
 Decidir el uso de recursos propios. “Una vez que el Sucesor
recibe la herencia no está en la facultad de venderlas u
otros para fines personales y/o empresariales”.
ESTRUCTURA ORGANICA
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2. GESTION DE LA INFORMACION
GESTION DE LA INFORMACION EN EL PASADO
Hotel Olímpico, en sus inicios como la mayoría de las
empresas, registraba sus datos de manera tradicional, es decir,
utilizaba cuadernos y lapiceros para el registro general de datos
de los huéspedes, utilizaba la calculadora y unas hojas de
apunte para cerrar caja al cabo del día, es decir gestionaba su
información, como ellos actualmente lo llaman de una manera
arcaica, éste cuaderno que utilizaban con el tiempo se fue
haciendo mucho más grande en dimensión, donde venían
anotando el ingreso de huéspedes, la cantidad de personas que
ingresaban, las habitaciones que tomaban, el monto que
pagaban por la habitación, el número de días que iban a estar
hospedados y algunos servicios adicionales de los huéspedes,
el objetivo que ellos querían lograr era llevar el mayor control de
sus huéspedes, llevando de la mejor manera, en orden y con
mucha disciplina; pero con el pasar del tiempo se fueron dando
cuenta que esto se volvía cada vez más difícil de controlar,
sobre todo en las noches, ya que a veces por descuido de
quien estaba a cargo, no lograban anotar toda la información
correcta o en el peor de los casos el cuaderno eran sustraídos
por los amigos de la calle, pues frente a las diferentes
circunstancias los Garay seguían adelante y viendo que podían
hacer para mejorar los procesos, pues el control que llevaban
era manual, como actualmente llevan muchos hospedajes, que
no cuentan con sistema especializado en hotelería.
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GESTION DE LA INFORMACION EN EL PRESENTE

Fueron pasando los años, y el hijo del patriara fundador, el Sr.
Eduardo Garay Ríos, persona con los mismos rasgos y virtudes
de su padre, un auténtico Moyano que migró a la Ciudad
Incontrastable, decidió constituir legalmente la empresa Hotel
Olímpico S.C.R.L. y así continuar con la empresa familiar, ser
un auténtico Garay, y sacar adelante sus negocios.
Actualmente el Sr. Eduardo Garay Ríos, es el gerente de turno
y su hijo Eduardo Garay García es el administrador, éste último,
consciente de que la Gestión de la Información es necesario
para el rubro a que ellos se dedicaban, estudio dos semestres
completos el sistema FIDELIO, un Sistema de Información
exclusivamente hotelero, y tuvo la oportunidad de implantarlo
en la empresa de su padre; a fin de mejorar la Gestión de la
Información.
El sistema FIDELIO es un Sistema de Información interno con
la que actualmente cuentan. Este sistema registra: Número de
habitación (101, 102, 103, 104,…,130), tipo de habitaciones
(simples, dobles, triples, matrimoniales, nupciales Queen, etc.),
cantidad de huéspedes que ingresan y otros servicios que
toman los huéspedes. Este sistema también nos permite tener
información, acerca de que habitaciones están disponibles u
ocupadas.
El sistema FIDELIO es un sistema de información sofisticado,
que ha sido desarrollado y opera con el software MS Excel.
Anecdóticamente, pero cierto, el sistema FIDELIO es sólo
manejado por el administrador, el Sr. Eduardo Garay García,
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quizá sea esto una debilidad para la empresa, pero si es

manejado por el administrador, es debido a que el manejo es
“un poco complicado” y es por ello que el Sr. Eduardo Garay
García tuvo que capacitarse por dos semestres seguidos para
su uso y manejo; por ello, el personal nocturno, personal activo
durante el horario de 10:00 p.m. a 6:00 a.m. del día siguiente,
actualmente sigue gestionando la información de manera
tradicional, es decir se sigue usando sólo en este turno, un
cuaderno de gran dimensión, lapiceros y para el cierre de caja
de dicho turno se utiliza en algunos casos el software MS Excel,
o en el peor de los casos se hace uso de la calculadora y un
cuaderno pequeño adicional; al día siguiente cuando ingresa el
administrador, se encarga de registrar, nuevamente, los datos
del cuaderno al sistema FIDELIO, esto hace a que se repita un
proceso, ocasionando mayor empleo de mano de obra y mayor
tiempo en la Gestión de la Información.
GESTION DE LA INFORMACION EN EL FUTURO
Hotel Olímpico S.C.R.L. es consciente de los avances
tecnológicos, pero también es consciente de que no basta
adquirirlos sino saber utilizarlo; por ello lo que espera, por lo
menos por ahora, no es cambiar el sistema FIDELIO, sino más
bien la preocupación que tiene Hotel Olímpico S.C.R.L. por
ahora es la capacitación y adiestramiento al personal que
labora como recepcionistas, en el uso y manejo de dicho
sistema, y se rompa el centralismo de que sólo el administrador
usa y domina el sistema, lo importante de todo esto es que el
mismo administrador es consciente de ello, también son
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conscientes de que esto no será un gasto, sino una inversión y

más aún son conscientes de que esto permitirá lograr que el
sistema trabaje no solo en determinados espacios de tiempo
sino durante las 24 horas del día.
Pero con todo esto, la gerencia y la administración no descartan
que en un futuro no muy lejano, se llegue a desarrollar e
implantar otros sistemas teniendo como base al sistema
FIDELIO, es decir Sistemas de Información que apoyan a la
toma de decisiones y a lograr ventajas competitivas. Por
ejemplo, un sistema de reservaciones por Internet.
3. PREGUNTAS
 Según el nivel y alcance ¿Qué tipos de Sistemas de
Información identifica en la Organización? y ¿A qué nivel
de la Organización apoya dichos Sistemas de
Información?. Explique su respuesta.
 ¿Qué beneficios ha traído a la organización el desarrollo
e implantación del Sistema de Información actual?.
 Según Nolan ¿En qué etapa de la evolución de los
Sistemas de Información se encuentra actualmente la
organización?. Explique su respuesta.
 ¿Considera necesario cambiar el Sistema de
información actual de la Organización? Explique su
respuesta.