INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de

aprendizaje, el aprendiz debe entregar un informe del paso a paso para la recepción
o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente
contexto.

Desarrollo
El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de
verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Al radicar se
asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Con el registro, las
entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre
o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del
trámite, anexos y tiempo de respuesta.
ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:
Definición de medios de recepción Recibo de documentos oficiales Verificación y
confrontación de folios, copias, anexos, firmas Constancia de recibo Asignación de
datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2) Asignación consecutivo de envíos.

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:

 Asignación de consecutivo, fecha y hora Impresión de rótulo de radicación
 Relación entre los documentos recibidos y enviados
 Registro impreso de planillas de radicación y control Elaboración de
estadísticas

1. Registro de entrada carta:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con
la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos,
entidades financieras; es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.
A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y
será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.
Además en la empresa se cuenta con un sello radicador.

Según la Norma Técnica Colombiana (NTC), el espacio para estampar el sello

radicador es la zona 3 que corresponde al extremo superior derecho del documento.

2. Registro de salida carta:

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y
prepararla para su emisión.

Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y

estampados con el mismo sello. En el sello debe aparecer:
  el número de registro
 la fecha
 el destinatario

Original: se envía al correo-Copia: archivado como justificante interno del envío de

la correspondiente comunicación.

REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA

SALIDA

Referencia Fecha Nº Clase Anexos Destinatario Asunto

orden

de

salida

3. Correspondencia interna:

En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva

un registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de comunicaciones
y el organigrama de la empresa, éste puede ser:

 Único

 existir tantos como departamentos haya

(Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida).

Ejemplos de registro de correspondencia:

RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja

de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de

Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.

Correspondencia Recibida

Recepción

Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de

información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:

1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de

Información.

2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.

3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.

4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de

origen no utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).

5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su

conocimiento, registro y asignación de la tarea.

Registro en el Sistema

El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia

recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el o los

responsable(s) de la ejecución del requerimiento. El número correlativo de

correspondencia recibida será anotado en el documento para su posterior

seguimiento.
Correspondencia enviada

Elaboración

Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas,

hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene

una secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados con

adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el

visto bueno del

Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una

numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble

ejemplar.

Entrega

La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada

funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo

asignado al departamento, quien entregará el documento original en el

departamento de destino y hará sellar la copia del mismo.

Registro en el sistema

Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de

Sistemas de información registrará en el Sistema de Administración de

Correspondencia, el documento enviado anotando el número correlativo que emite

el sistema en la copia de la correspondencia enviada.

Archivo de la correspondencia
Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devolverá

la copia al asistente para que la guarde en el archivador correspondiente.

 Recepción de Documentos:

 Registro de Correspondencia Externa Recibida

 Registro de Correspondencia interna Recibida

 Rotación Folletos y Revistas

 Control de Documentos Contables

 Control de Correspondencia Interna Enviada

 Recordatorio de Correspondencia Recibida en Tramitación

 Aviso de Traspaso de Documentos

DISTRIBUCIÓN

La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de

la entidad, se realiza a través de la Ventanilla Única, la cual garantiza la celeridad
en la entrega de la comunicaciones tanto internas con destino externo como
externas con destino interno para lo cual cuenta con un mensajero interno, y un
mensajero externo en cuanto a la entrega local ya través de Outsoursing se
entregaran las comunicaciones en los lugares más distantes (local extendida,
nacional e internacional).
Conclusión
Con el presente trabajo se concluyó que todo es un debido proceso para una
organización, que cada miembro de la misma hace parte fundamental de esta y que
las actividades no se llevarían solas, si no tiene un direccionamiento concreto, por
esto damos por entendido la función principal y el objetivo de la gestión documental.
Por último se da a conocer los Centros de recepción y distribución de
Comunicaciones es el objetivo primordial de este informe, por ende nos abre a caer
en la era de la tecnología que cada día se utilizan más los medios electrónicos.
Cibergráfia
https://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-y-despacho-de-documentos.pdf