SISTEMA DE GESTIÓN DE

ÁREA: QA/QC
CALIDAD
INSTRUCTIVO DE CODIFICACIÓN INTERNA DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
N. PROYECTO: DEPARTAMENTO CODIFICACIÓN: HOJA 1 DE 11
Interno Calidad CNT-GE-INS-001 REV.: B

INSTRUCTIVO DE CODIFICACIÓN INTERNA DE

DOCUMENTOS Y REGISTROS
Doc. No. CNT-GE-INS-001-B

B 3-jun-19 Emisión inicial D. Vallejo E. Medrano D. Vallejo

Rev. No. Fecha Descripción Elaborado Revisado Aprobado

Control de Distribución
Copia controlada
Copia No Controlada

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REGISTRO DE REVISIONES

Rev. Fecha: Por: Aprobado por: Descripción:

0 03-junio-2019 D. Vallejo Emisión inicial

REVISIÓN Y APROBACIÓN

Número de la Revisión B
Responsable de la Nombre D. Vallejo
Elaboración
Firma:

Responsable Nombre
Revisión
Firma:

Responsable Nombre
Aprobación
Firma:

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Índice

1 Objetivo ............................................................................................................................ 5

2 Alcance ............................................................................................................................. 5

3 Responsables .................................................................................................................... 5

4 Definiciones ...................................................................................................................... 6

5 Procedimiento .................................................................................................................. 6

5.1 Codificación de documentos internos ....................................................................... 6

5.2 Codificación de documentos internos para gestión con cliente. .............................. 10

6 Referencias ..................................................................................................................... 10

7 Revisión .......................................................................................................................... 11

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Listado de Tablas

Tabla 1. Definición de secuencia ............................................................................................... 7

Tabla 2. Secuencia - Nombre de la empresa ............................................................................. 8
Tabla 3. Secuencia - Proceso, Área, Disciplina ........................................................................... 8
Tabla 4. Secuencia - Tipo de documento................................................................................... 9
Tabla 5. Secuencia – Revisión ................................................................................................... 9

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1 OBJETIVO
Establecer los criterios para codificar los documentos y registros internos generados dentro del
sistema integrado de gestión.

2 ALCANCE

Se aplicará a todo documento y registro perteneciente al Sistema de Gestión de Calidad

elaborados a partir de la presente fecha. Los documentos del SGC se codificarán según el
proyecto, cliente, tipo de documento y paquete de trabajo.

3 RESPONSABLES

 El Coordinador de Gestión Ambiental, Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y

Calidad son responsables de:

- Revisar el presente documento.

- Distribuir el presente documento.

- Velar por la aplicación del presente instructivo.

 El personal de supervisión QC/QA, HSE deben:

- Elaborar y modificar los documentos de su competencia.

- Entregar los documentos aprobados de su competencia a los responsables del

manejo documental para su distribución y conservación.

 Los responsables del manejo de la información documentada de cada proceso deben:

- Verificar que los documentos y registros internos cumplan con la codificación descrita
en el presente instructivo.

- Preparar la documentación para su conservación.

- Mantener los listados de documentos y registros internos y externos vigentes.

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4 DEFINICIONES

 Información Documentada: Información que una organización tiene que controlar y

mantener, y el medio que la contiene.

 Documento: Información y su medio de soporte.

 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas (sea cual sea el medio, computadora, papel, cinta magnética,
etc.).

 Instructivo: Documento en el que se establece la secuencia detallada de pasos para

realizar una actividad específica.

 Distribuir: Disponer de la información en el lugar que pertenece a las personas

involucradas e interesadas.

 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

 Sistema de gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr
dichos objetivos.

 Sistema de gestión de la calidad: Sistema de Gestión para dirigir y controlar una

organización con respecto a la calidad.

5 PROCEDIMIENTO

5.1 Codificación de documentos internos

Los documentos y registros elaborados se codificarán con la siguiente secuencia:

AAA1-BBB2-CCC3-DDD4-EE5

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DEFINICIÓN DE CÓDIGOS
TIPO DESCRIPCIÓN
Se asignará al menos 3 caracteres que distingan al nombre de la
empresa (Tabla 2). En el caso de ser documentos de
requerimiento de norma o requisito legal general para el Sistema
Integrado de Gestión se puede colocar CNT
Nombre de la
empresa / En caso de que el cliente no tenga codificación se podrá colocar
Número de los caracteres del consocio CNT seguido de los caracteres de la
1 AAA proyecto / empresa del cliente. Cuando se tenga un proyecto específico el
Numero de número del proyecto seguirá a las siglas CNT, el número de
orden de proyecto es asignado de manera interna
trabajo En el caso de que se requiera preparar documentos para un
proyecto específico también se puede colocar el número orden
de compra o de trabajo del cliente, separado por (-) las siglas CNT
para identificar que el consorcio elaboro la documentación.
(N/OT)-CNT
La disciplina que elabora cualquier documento o registro deberá
Nombre del
2 CCC identificar la misma usando dos o más caracteres según lo
área o disciplina
indicado en la Tabla 3.
Tipo de De manera general se identificará por medio de tres caracteres o
3 BBB
documento menos, según corresponda en la Tabla 4.
En este campo se hará referencia a un número secuencial del
documento que se esté desarrollando, el cual se identificará por
lo menos por tres números, los mismos que tendrán un orden
secuencial de acuerdo con el tipo de documento y a la disciplina
Número y/o departamento que lo genere.
secuencial del
4 DDD Los documentos asociados a un procedimiento deberán llevar el
documento
mismo número de secuencia del procedimiento.
generado
Los documentos generados para un proyecto u orden de servicio
llevaran el número secuencial correspondiente dentro de ese
proyecto. Para cada nueva orden de servicio o proyecto la
secuencia se reiniciará.
Para los documentos que mantengan un cuadro de control de
Número cambios este campo se hará referencia a la última revisión
secuencial de la vigente según se indica en la Tabla 5.
5 EE
revisión del
documento Para los registros y anexos que están ligados a un documento
este campo es el número secuencial del registro y anexo.

Tabla 1. Definición de secuencia

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AAA
NOMBRE DE LA EMPRESA
CÓDIGO EMPRESA
CNT CONSORCIO NATIONAL OIL - TRACTO

Tabla 2. Secuencia - Nombre de la empresa

BBB
PROCESO / ÁREA / DISCIPLINA
CÓDIGO PROCESO / ÁREA / DISCIPLINA
GE Gestión
PR Procesos
QC Control de calidad
ME Mecánica
CV Civil, Arquitectura
Calidad, Seguridad, Salud y
QEHS Ambiente
IC Instrumentación y Control
EL Eléctrica
PI Tubería
CP Control de proyectos
CD Control de documentos
FIN Finanzas y contabilidad
ABS Abastecimiento, logística, bodega
RRHH Recursos humanos
CON Construcciones
ING Ingeniería
Compras * (cuando se genera una
requisición de compra se deberá
CO
incluir la siglas del sitio donde se
genera la requisición)

Tabla 3. Secuencia - Proceso, Área, Disciplina

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CCC
TIPO DE DOCUMENTO
CÓDIGO DESCRIPCIÓN DOCUMENTO
DS Hoja de Datos
CRN Cronograma
CAL Memoria de cálculo
DWG Planos
INF Informe
INS Instructivo
ISO Planos Isométricos
LIS Listado
MED Memoria descriptiva
MIN Minuta / Acta de reunión
MR Requisición de Materiales
ORG Organigrama
PFD Diagrama de flujo de procesos
PC Plan de calidad
NCR Reporte de producto no conforme
PP Plot Plan
PO Orden de compra
MNL Manual
PRC Procedimiento
REG Registro

Tabla 4. Secuencia - Tipo de documento

DD
SECUENCIAL DE REVISIÓN
SECUENCIA DESCRIPCIÓN
Se puede llevar una secuencia alfabética cuando el
A, B, C, … documento está en revisión y aun no se ha liberado para su
uso.
Cuando el documento ha sido aprobado se deberá registrar
0 (cero)
con revisión "0" (cero).
Se debe llevar una secuencia numérica cuando el
1, 2, 3, …
documento está en uso y requiere ser modificado.

Tabla 5. Secuencia – Revisión

Ejemplos:

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a) CNT-GE-INS-001-01: Empresa (Consorcio National Oil – Tracto) – Área de control

(Sistema de Gestión) – Tipo de documento (Instructivo) – Es el primer instructivo
realizado – Revisión 01.

b) CNT-ME-REG-002-02 Empresa (Consorcio National Oil – Tracto) – Disciplina (Área

Mecánica) – Tipo de documento (Registro) – Es el segundo registro desarrollado – Área
Eléctrica – Es el segundo registro – Tiene una segunda revisión.

c) PAM-CNT002-EL-DWG-001-0 Empresa (Cliente PAM EP – Elaborado por CNT, número

de proyecto) – Área eléctrica – Plano – Primer plano elaborado – Revisión 0.

d) 46168OC-CNT-PI-ISO-005-A: Empresa (# orden de compra del cliente – CNT prepara el

documento) – Área Tubería – Plano Isométrico – Es el quinto isométrico – Revisión A. (el
número de orden debe relacionarse con un número de proyecto interno)

5.2 Codificación de documentos internos para gestión con cliente.

La codificación de documentos de manejo con el cliente deberá realizarse conforme lo

especificado en el alcance del proyecto y si se requiere se podrá generar un instructivo
específico para la orden de trabajo, siendo los responsables del manejo documental de cada
departamento el generar dicho instructivo.

Cuando el cliente disponga de un instructivo para la codificación de los instrumentos se podrá

usar dicho procedimiento, cuando esto sea solicitado por el cliente o sea parte del alcance del
proyecto.

6 REFERENCIAS

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CODIFICACIÓN: CNT-GE-INS-001 HOJA 11 DE 11

- ISO 9000:2015: Sistema de Gestión de Calidad – Fundamentos y Vocabulario

- ISO 9001:2015: Sistema de Gestión de Calidad – Requisito

7 REVISIÓN

Este instructivo será revisado anualmente o cuando sea requerido.

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