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A)- Présentation du Logiciel

PCPAIE est un logiciel de paie, multi dossiers, le volume des données n’est limité que par
la taille du disque dur.
Chaque entreprise est unique. les profils de paie sont nombreux. Ils sont variables d’un
secteur d’activité à l’autre Voilà pourquoi un logiciel de paie doit d’abord correspondre à votre
réalité quotidienne. PCPAIE est spécialement conçu et développé pour gérer au mieux votre
activité quelle qu’elle soit.
Ses puissantes possibilités de paramétrage lui permettent de s'adapter dans des situations
les plus complexes.

 LES FICHIERS DE BASE :


LES TABLES : Répartissez certains états par Fonction, Section, Catégorie, Diplôme…
LE PLAN DE PAIE PARAMETRABLE : La plupart des Rubriques de paie sont édictées par
des lois, il suffit de démarrer le paramétrage avec le plan standard et d'y apporter les
modifications spécifiques.
LE FICHIER SALAIRIE: Il regroupe les renseignements des salariés: état civil,
professionnel, mode de paiement, éléments de calcul, les coordonnées bancaires du
salarié, etc.
FICHIER DES PAIES : La préparation, le calcul et archivages de toutes les paies de tous
les salaries.
 LES IMPRESSIONS :
Fichier de personnel : fiche de position et fiche signalétique.
Bulletin de paie: avec plusieurs models intégré, possibilité de paramétrage.
Journal de paie: deux modèles : bulletin & en colonne.
La Centralisation: état récapitulatif, état de charge, transferts vers PCCOMPTA.
Règlement : espèce, par chèque, virement …
Virement bancaire /fichier : virement EDI, CCP, SGA, BNP…
Liste par Rubrique : détail des rubriques par salaries/période, par section/période.
Etat multi colonne : conception spécifique des états…
Déclaration CNAS/IRG/CACOBATPH : déclaration des cotisations, mouvement du
personnel, DAS, 301 bis…
Etats des prêts et des congés: Acquis, Pris, Reste…
 La SECURITE :
CONTROLE D'ACCES AU PROGRAMME : Contrôle d'accès au programme géré par le
superviseur du programme.
CONTROLE D'ACCES AU DOSSIER : Table des utilisateurs par dossier gérée par le
superviseur du dossier. Cette table fait partie du dossier.
Droits d'accès aux traitements sur le dossier: Mot de passe par utilisateur…
 LA SAUVEGARDE :
Protection des données contre les coupures de courant.
Copie supplémentaire compressée sur disque dur ou sur Support amovible ou sur
lecture réseau…
B)- Création & Paramétrage

1- Création d’un dossier :

PCPAIE est un logiciel multi-dossiers, vous pouvez traiter à la fois la paie de plusieurs
entreprises différentes, les dossiers sont indépendants. Chaque dossier a ses propres tables
et fichier salariés.
Avant de commencer à traiter la paie d’une entreprise, vous devez créer tout d'abord son
dossier.
Allez au menu Dossiers Nouveau dossier puis créez un dossier avec les
renseignements suivants :

1 : Le chemin parent ou se trouve le dossier.


2 : Le code de dossier alphanumérique.
3 : Les paramètres de dossier.
4 : Lancez la création, va afficher un message le dossier est créer avec succès Ok
Reindexation en cours le dossier est ouvre automatiquement.
2- Paramétrage :
Allez au menu :
Annexes Paramètres Dossier

1 : Compléter les champs à saisir (ces champs sont obligatoire pour les états cnas,
2 : Si vous décochez cette option, les informations imprimées seront extraites depuis la fiche
salariée actuelle. Si l'option est cochée alors:
Au moment de l'impression des états comme bulletin de paie, règlement, etc. les informations
stockées dans la paie seront utilisées lors de l'impression.
Le fichier salarié est reconstitué avec les informations qui sont stockées dans la paie du mois.
Si plusieurs paies sont calculées dans le mois, les informations stockées dans la dernière paie
seront restaurées.
Le filtre tient compte des informations du fichier salarié reconstitué.
3 : Des renseignements facultatifs à remplir.
4 : Pour accorder les modification.
C)- Création des Fichiers de Base :
1- Création des Tables :
Dans « Table » vous créer toutes les tables : Grille des Salaires, Fonction, Section, Banque,
Motif de sortie,…), dans ce qui suit on va montrer comment créer certain table.
1-1- Table des Fonctions :
Allez au menu: Fichier Tables Fonction
Nous allons introduire la liste des fonctions des salariés de l’entreprise. Avec le bouton
droit de la souris, affichez le menu contextuel, choisissez l’option Nouveau, saisissez la
liste des fonctions comme montre l’image suivante :

1-2- Table des Sections :


Fichier Tables Section (introduisez la liste des sections)

1-3-Table des grilles salaires : Vous pouvez créer autant de grilles que vous voulez. Chaque
fois que vous modifiez votre grille, créez une nouvelle et gardez l’ancienne pour pouvoir
calculer des rappels ultérieurement.
Fichier Table Grille des salaires
1-4- Table des Banque :
Fichier Tables banque (créer les banques salaries et banque entreprise)

1-5- Tables Caisse Cnas :


Pour les entreprises ayant des salariés déclarés dans plusieurs centres C.N.A.S., cette table
permet d’éditer d’état Déclaration Annuelle des Salaires par centre.
Nb. : ne mentionner pas le numéro d’adhèrent dans paramètres dossiers

Nb. : vous pouvez créer les tables (fonction, section, contrat,…) pendant la création de salarie.
2- Création des Fichiers personnel :
Fichier Salaries et Paies (pour afficher l’écran de base de PCPAIE : Gestion du
fichier Salariés et Paies).
Les renseignements d’un salarié sont répartis sur plusieurs onglets (fiches).

 L’onglet Valeurs: Les valeurs permettant d’élaborer la prochaine paie du salarié.


 L’onglet Paies: Toutes les paies attribuées au salarié.
 L’onglet Civil contient les renseignements civils,
 L’onglet Professionnel contient les renseignements professionnels, etc.

Pour créer la fiche d’un salarié

Cliquez sur le bouton Nouveau (ou bien cliquez par la droite de la souris, nouveau salarie)

Automatiquement l’onglet Civil apparaît

Remplissez les renseignements convenables qui se trouvent dans les onglets

Nb. : remplissez tous les champs vides surtout qu’ils ont en relation directe avec les états
d’impression (la Das).
1 : Nombre salarie trouve dans la liste des salarie.
2 : Permet la sélection multicritères des salariés qui seront affichés sur l'écran. Tous les
traitements, seront appliqués uniquement aux salariés affichés sur l'écran.
3 : création d’un salarie
4 : Permet d’accéder au différents tableaux trouver dan logiciel (fonction, section, rubrique, …)
5 : calculatrice (il suffit seulement tapez F10), calcule de brute a partir de Net, calcul de l’IRG
6 : Zipper (sauvegarde sur disque dur).
7 :c’est la date qui peut être utilisée dans le calcul des valeurs qui dépendent de l’expérience
du salarie dans l’entreprise.
8 : Précise Sur quel critère la liste des salariés sera triée. Vous pouvez trier la liste sur une
colonne quelconque en double-cliquant sur l'entête de la colonne.

9 : recherche dans la liste salarie par critère.

10 : Deux états d’impression (ATS Cnas et des états individuels) par salarie

11 : colonnes a affiche avec leur taille et couleur.

12 : pour changer matricule salarie


D)- Préparation & calcul de paie :

1- Onglet Valeurs :

Les éléments de paie du salarie sont saisis sur Onglet Valeurs. L’écran Valeurs est un
tableau de 54 éléments. Il permet de préciser les valeurs des rubriques qui servent à calculer
sa paie.

1 : Chaque salarie a ces propres valeurs a saisir dans l’écran valeur.


2 : Double-cliquez sur la colonne CODE et saisissez le code de la rubrique, ensuite sur la
colonne VALEUR saisissez la valeur de la rubrique.
3 : A chaque changement de valeurs, le bulletin de paie est calculé et affiché instantanément.
4 : Préciser le profil (Mensuel, Horaire, Journalier), la grille et nombre de jour ouvrable.
5 : Affichage de plan de paie.
6 : affichage de toutes les élément de la paie (rubrique salarie + rubrique patronal).
7 : Gestion de prêts (voire documentation niveau 2).
8 : A chaque calcule du paie va afficher 2.5 et 1/12 de salaire de poste (voire documentation
niveau 2).
2- Onglet Paie :

Sur l'Onglet Paies, avec la commande Calculer une paie, précisez le mois sous forme mm-
aaaa (Exemple 07-2008 - Juillet 2008) pour mémoriser (calculer) la paie saisie
actuellement dans l'Onglet Valeurs. Une fois la paie est mémorisée, vous pouvez lancer
l'impression de la paie. Si vous modifiez les données sur l'onglet Valeurs, vous devez
supprimer et recalculer la paie.

1 : Calculer (enregistrer/fixer) la paie des salariés.


2 : Clôturer des paies pour interdiction de suppression.
3 : Affichage du bulletin calcule
4 : Affichage de toutes les éléments de la paie (salarie et patronal).
5 : L’Historique des informations de paie calculée (grille, profil,…)
6 : L’Historique des tables
Nb : Si, après avoir calculé (enregistré/figé) la paie, vous découvrez une erreur (ou un oubli)
dans une saisie d’un salarié:
 Corrigez la saisie dans son Onglet Valeurs.
 Supprimez sa paie de l’Onglet Paies.
 Recalculez sa paie dans l’Onglet Paies
3- Plan de Paie
3-1-Table des rubriques :
La table des rubriques est conçue à la manière d'un tableur .Pour être opérationnel tout
de suite, utilisez le paramétrage standard, ou bien vous créez votre propre logique de calcul. Il
résout tous les cas possibles et imaginables de paie.
 Rubriques de gain et de retenue, avec leur mode de calcul.
 Salaire de poste, salaire imposable, charges patronales, droit au congé annuel en jour
et en montant.
 999 rubriques entièrement paramétrables,5 profils (modes de calcul: Mensuel,
Journalier, Horaire, etc.).
 La conception des formules est analogue à celle des tableurs, ceci permettra de créer
des rubriques quel qu’il soit le mode de calcul.
 Les arrondis dans les calculs sont paramétrables.
 Création assistée des rubriques, vous aiderez dans la création et la conception des
formules de calcul.
 Les rubriques ont un ordre naturel, Cotisables Imposables Ni Cotisables, Ni
Imposables. C’est pour cette raison qu’il est conseillé, quand on crée une nouvelle
rubrique, de choisir les codes rubriques respectant l’ordre naturel. Si par exemple, on
veut créer une Rubrique Avances sur salaire, il est préférable de lui affecter un code
situé après la rubrique de la Retenue IRG.

1 : Type de la valeur
2 : Nature de la rubrique créer.
3 : La formule de la rubrique créer (s’il a une formule)
4 : la valeur de la rubrique est que toujours Fixe (exp: Transport), Exceptionnelle (exp:
rubrique rappel) et Initialisable (exp: Panier).
Nb : ce dernier point sert a réinitialiser a chaque début de mois les valeurs (voire
documentation niveau 2)

1 : affichage de la rubrique dans quelle colonne avec affichage des rubriques qui rentre
dans le calcule de la rubrique principal.
2 : Pour envoyer récapitulative générale vers PCCOMPTA, il suffit de donner des
comptes pour toutes les rubriques de type Gain ou Retenue. Ainsi que la rubrique Net à
payer.
Pour les rubriques de charges patronales, deux comptes sont nécessaires Compte à
débiter et Compte à Créditer. (Voire documentation niveau 2)

Nb: Plan de Paie est divisée en 3 classes.

- Les rubriques Salariés qui sont affichées sur le bulletin de paie

- Les rubriques Entreprises qui définissent les charges patronales

- Les rubriques postes calculées: Elles sont utilisées dans la conception des états multi -
colonnes; ces rubriques sont évaluées au moment de l'impression, ce qui permet
d'imprimer les rubriques de totaux à tout moment
3-2-

1: Le tri des rubriques dans les états d’impression.


2: Déclaration des rubriques pour l’impression des états officielle (CNAS, DAS, Conge, Prêt,..).
3 : vous permet de préciser un mot de passe qui permet de désactiver les commandes de
mise à jour de la table des rubriques (Ajout, modification, suppression, etc.).
La commande "Activer les commandes des mises à jour des rubriques" du menu contextuel de
la table des rubriques vous demande de préciser le mot de passe pour activer les commandes
des mises à jour.
4 : L’importation des table, rubrique, salarie et paie d’après un autre dossier.
5 : Sauvegarde et restauration de dossier (voire documentation niveau 2)
6 : Qui permet d'ouvrir le dossier qui peut contenir des documents Excel, Word, etc. relatifs au
dossier. Ces documents sont sauvegardés avec le dossier.

.
E)- Les Impressions :

1)- Fiche position salarie :

 Fiche position : impression de toutes les rubriques des paies de chaque salarie.
 Fiche signalétiques

2)-Bulletin de paie :

Par défaut il existe quatre model standard avec possibilité de paramétrer votre propre
bulletin de paie préimprimée.

1 : la liste des paies a imprimer avec possibilité d’imprimer la paie total (trimestre, semestre,..)
2 : la liste des références paie calculée.
3 : Quand vous ave plusieurs paie dans un seul mois vous l’imprimer soit éclater (détaille) soit
cumuler dans un seul paie.
4 : Possibilité d’imprimer selon le filtre du salarie (filtre : tient compte des informations du
fichier salarié)
5 : les model de bulletin de paie
Nb : vous remarquez qu’il y a trois bottons
Prive à ce dossier

Commun pour tous les dossiers

Commun a tous les dossiers mais avec possibilité de pertes les


modification. (Etat global)

6 : Création du nouvel état propre.


7 : Affichage de l’état en Mode HTML.
8 : Affichage sur écran.
9 : Impression de l’état.
10 : Maintenance pour l’impression (voire la documentation niveau 2).
11 : Précise sur quel critère la liste des salariés sera triée pour l’impression.
3)- Journal de paie :
 Model Bulletin de paie.
 Model salarie en colonnes.
4)- Centralisation:
 Etat récapitulatif : centralisateur de paie (Salarie, charge patronal) avec possibilité
d’éclatement.
 Etat des charges : Etat détaille des rubriques cumulée soit par fonction, section,…
 Transfert vers PCCOMPTA : Les écritures comptables sont placées dans un fichier
Texte (lisible avec BLOC-NOTES) dont le nom est placé dans Fichier Résultat.
L’extension doit être .PCC, Ce fichier est à donner au comptable pour le lire avec le
logiciel de comptabilité PCCOMPTA.
5)- Règlement : Impression des état règlement (espèce, cheque,..)
6)- Virement Bancaire/Fichier : Pour pouvoir générer les virements bancaires sur fichier
(voire documentation niveau 2)
7)- Les états statistiques : (voire la documentation niveau 2)
7-1- List par rubrique : impression détaille des rubriques par Mois/Année/Code
7-2- Etats multi-colonnes salarie : Un nombre illimité d'états multi-colonnes de type liste à
dessiner: Une ligne par salarié et autant de colonnes que d'informations souhaitées. Dessinez
vos journaux de paie, ou éditez des états de votre imagination.
7-3- Etats multi-colonnes cumuls : Un nombre illimité d'états contenant des cumuls par
section, fonctions, catégories, etc. peuvent être dessinés.
Nb :
 La liberté absolue de l’édition, choisissez la taille de vos caractères, la direction de
votre impression (écran, fichier internet, imprimante), le critère de tri des salariés, la
forme des entête des états, etc.
 Sélection multi-critères des salariés, ceci permet de faire des éditions ou des
traitements, sur une partie des salariés, en appliquant une condition quelconque.
 Tri des données sur les états: triez les salariés par Matricule, Nom, Prénom, Numéro
de sécurité sociale, etc.

8)- Les déclarations mensuelles et annuelles (CNAS, DAS, IRG,…) :

1 : Déclaration mensuel de la CNAS (avec possibilité éclatement sur plusieurs Caisse-Cnas et


de parametrer)
2 : Déclaration mensuel des salarie entrant/sortant.
3:
 Si vous cochez la case « Générer les 2 fichiers Texte » les deux fichiers de déclaration
seront copiés dans le dossier (répertoire) indiqué dans "Chemin destination des deux
fichiers".
 Si vous cochez l'option "Eclater par Code Caisse" : les 2 fichiers texte, l'impression de
la récap. et de la DAS seront éclatés par Code CNAS affecté au salarié. Les Numéros
Adhérents seront extrait de la table des Codes CNAS.

4 : VF/IRG (301 bis) : Etat déclaration des bases imposable plus IRG de chaque salarie

 Etat déclaration IRG sous Excel. Ce fichier est demandé; actuellement; par
l'administration fiscale sur CD. Une fois que le fichier est affiché sous Excel; enregistrez-
le dans un autre endroit et gravez-le.

5 : Déclaration mensuel de cacobatph


6 : Déclaration annuel de cacobatph (générer le fichier pour corriger toutes les erreurs, après
vous pouvez le graver).
9)- Etats des prêts et conges :
 Etat des prêts : IL faut préciser le type de prêts avec précision de type de mouvement.
 Etat des acquis durant une période : IL va afficher la liste des salarie avec leur droit de
conge dans la période préciser (jours et le cotisable).
 Etat conge acquis/pris/reste : Affichage de droit de conge préciser dans la période
avec le conge pris dans la période et le reste de conge.
10)- Listes : Affichage statique des tables (Rubrique, Barem 2008,…)
Nb :

Ces états doivent êtres sauvegardés comme vos documents Word ou Excel. Le dossier
C:\Program Files\DLG\PCPAIE\WDOC contient les états fournis en standard avec le logiciel
PCPAIE. Si vous modifiez un de ses états, il est importants de changer son nom du fichier
(avec la commande Fichier/Enregistrer sous du module de conception). Sinon, ces
modifications seront écrasées lors de la prochaine réinstallation du programme.

Si vous créez vos propres états, enregistrez les dans C:\PCPAIE\WDOC pour qu'ils soient
visibles partout, ou dans PCPAIE\CODE DE VOTRE DOSSIER \WDOC pour qu'ils soient
propres a votre dossier. Dans la mesure de possible, placez ces états paramétrés dans le
dossier lui-même. Car, lors de la sauvegarde du dossier, tous ses états vont l'accompagner.
Pour un nombre de dossiers important (cabinets comptables), placez vos états dans
C:\PCPAIE\WDOC et n'oubliez pas de le sauvegarder de temps en temps.
F)- Sauvegarde & Restauration :

 Les fichiers zippés, dont le nom sous la forme dlg_paie?_<code>_<date>.zip,


sont stockés dans le sous-dossier Zip.
 Plusieurs zips peuvent être réalisés dans le temps, ceux-ci peuvent servir à annuler
certaines opérations et revenir en arrière dans le style Edition/Annuler de Microsoft
Word ou Excel. Des coupures de courant électrique peuvent altérer les fichiers ouverts,
en cas de problème, vous pouvez toujours repartir à partir des sauvegardes zippées.
 Les zips améliore et remplace l'unique copie de sécurité disponible sous PCPAIE-
DOS.

La commande Zipper : crée des sauvegardes zips pour vous permettre de revenir en arrière
(après une opération exécutée par erreur) dans le style Edition/Annuler de Microsoft Word ou
Excel.

PCPAIE garde les anciens zips, et créé de nouveaux fichiers en utilisant la date système. Les
zips sont stockés dans le dossier C:\PCPAIE\VOTRE DOSSIER\zip

La commande Dézipper permet de remplacer (restaurer) les données du dossier par celles
stockées dans un des fichiers Zips se trouvant dans le sous dossier C:\PCPAIE\VOTRE
DOSSIER\zip

A chaque fois que vous exécutiez la commande Zipper, selon la date système, plusieurs
fichiers sont créées ou actualisés en même temps. Pour limiter le nombre de fichiers zips, la
commande Options de zip permet de limiter le nombre maximum de fichiers à garder pour
chacune des périodes.
La commande Zipper automatiquement permet de lancer automatiquement la commande
Zipper à intervalles réguliers exprimés en minutes. Si vous déclenchez manuellement la
commande Zipper, le compteur de temps est remis à zéro.

Zipper/Dézipper dans un autre support/endroit

La commande Zipper sous: sauvegarde les données du dossier dans un fichier zip dont vous
précisez le nom et le chemin destination. C’est la meilleure méthode de transporter le dossier
sur flash disque par exemple.

De préférence le nom du fichier à préciser est dans le style: dlg_paiez_<code>.zip

La commande Dézipper depuis: Remplace (restaure) les données du dossier par celles
stockés dans un fichier zip dont vous précisez le nom et le chemin.

La commande Dézipper dans un nouveau dossier de menu Dossiers:

Permet de créer un nouveau dossier C:\PCPAIE\VOTRE DOSSIER, ensuite, y décompresser


le fichier e:\dlg_paiez_VOTER DOSSIER.zip
G)- Maintenance du dossier :

Dans le menu Annexe lancez ces trois opérations (en des interruption et anomalie dans les
calcule):

 Reindexation
 Compactage des fichiers
 Vérificateur des fichiers.

H)- COMPTES UTILISATEURS :

 Utilisateurs dossier :
1 : Création des utilisateurs dossiers.
2 et 3 : Donnez les privilège (les droits d’accès au dossier) aux utilisateurs.

 Utilisateurs programmes :

1 : Création des utilisateurs programmes.


2 : Privilège aux utilisateurs (droits d’accès aux programmes)