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Sección III: Cuestionario

¿Qué razones motivan a una empresa a emprender un proyecto de diseño, análisis y desarrollo de
un sistema de información gerencial? Explique

En el mundo actual, signado por el desarrollo constante y acelerado de las tecnologías, los
sistemas de información pueden cambiar la forma en que una empresa compite, puede ayudar a
innovar procesos y a desarrollar ventajas comparativas. De esta forma, se pueden presentar una
cantidad de razones significativas que pueden llevar a una empresa a emprender un proyecto para
el desarrollo de un sistema de información gerencial, entre ellas debemos mencionar las
siguientes:

 Incrementar el control efectivo de las actividades de la organización:


Hay una frase que dice, lo que no se mide no se puede controlar y si no se
puede controlar, no se puede dirigir y si no se puede dirigir no se puede mejorar.
Toda organización recoge y analiza datos. Estos datos son de diferentes orígenes y
responden a diferentes propósitos. Por ejemplo la contabilidad de una empresa
resume, habitualmente, los datos referidos a las operaciones de la misma medidos
en dinero corriente. Las empresas y las organizaciones en general suelen también
almacenar datos sobre sus productos, servicios, clientes, agentes, contratistas,
proveedores o beneficiarios. En este sentido, contar con la tecnología apropiada
para hacer más eficiente el manejo de datos e información es una prioridad para
toda organización que aspire al crecimiento y la mejora constante.

 Ayuda a incrementar la efectividad en la operación de las empresas.


Siempre se ha dicho que “la información es poder”, y cuando en una
empresa las áreas diferentes áreas operativas tienen un acceso oportuno y de
calidad a la información, pueden ofrecer una mejor experiencia a sus clientes,
proveedores y aliados comerciales, pueden ayudar a facilitar, organizar y hacer
más productivo el trabajo de sus empleados y de su equipo gerencial, a disminuir
costos y a gestionar mejor el tiempo para todos en general. El hecho de contar con
reportes automatizados que sirvan de insumo periódico para el análisis y la toma
de decisiones por parte de la alta gerencia y mandos medios, es fundamental.

 Proporciona ventajas competitivas y valor agregado


Mientras más avanzado tecnológicamente y más adecuado a las
necesidades de la operación sea el sistema, mayores serán las ventajas
competitivas. Por ejemplo, Si tienes una empresa de envíos y puedes ofrecer a tus
empleados y clientes, la posibilidad de saber en qué estatus esta un pedido y tu
competencia no puede hacerlo de la misma manera, la mayoría de los clientes
optarán por realizar el envío contigo. Así mismo, si tienes un sistema de
información y tu competencia no lo tiene, puedes registrar todos los datos del
cliente en su primera interacción con la empresa y utilizar esa información en
todas tus interacciones futuras sin causar una molestia adicional, mientras que tu
competencia es posible que tenga que buscar dicha información en alguna carpeta
susceptible de extravío.

La mayoría de los clientes, por no decir que todos, siempre van a preferir
a la empresa pueda ofrecer una mejor experiencia y calidad de servicio, al igual
que los mismos empleados.

 Integración de nuevas tecnologías y herramientas de vanguardia.


Tener una buena herramienta tecnológica puede ser importante, pero
tener las herramientas que coloquen a tu empresa a la vanguardia en la
información es esencia. Cuando una empresa cuenta con herramientas
tecnológicas de vanguardia es menos vulnerable a las amenazas que pueda
enfrentar, y tienes más posibilidades de potenciar sus fortalezas.

 Disponibilidad de mayor y mejor información para los usuarios en tiempo real.


Disminuye errores, tiempo y recursos superfluos
Ya lo mencionamos con anterioridad, la información es vital para los
usuarios del sistema, para la administración del tiempo y los recursos, y un
elemento que siempre contribuye a que el cliente pueda decantarse por una
empresa u otra. La información oportuna se traduce en ahorro de tiempo,
recursos, energía y permite a todos tomar mejores decisiones.

 Elimina la barrera de la distancia trabajando con un mismo sistema en puntos


distantes y permite comparar resultados alcanzados con los objetivos
programados, con fines de evaluación y control.
El seguimiento es otro aspecto vital para la buena gestión empresarial. No
basta con desarrollar una planificación estratégica impecable, con definir objetivos
y desarrollar un programa de acción, si luego no hemos de evaluar cuánto hemos
avanzado en la ejecución de las tareas y actividades necesarias. Al acceder a la
información de forma eficiente y oportuna, podemos corregir cualquier
desviación, reprogramar objetivos o el tiempo para su consecución, y tomar las
decisiones adecuadas por el bien de la organización.

2.- ¿Qué pasos o fases deben ser cumplidos, en la Planificación de los Sistemas de Información,
para que la empresa pueda disponer de un sistema de información gerencial apropiado a sus
necesidades de información? Explique

Para que la empresa pueda disponer de un sistema de información adecuado, deben ser
cumplidas las siguientes fases:

1. Determinar el alcance y los objetivos.


2. Crear una visión.
3. Estado actual de los sistemas de información.
4. Organizar y definir los recursos necesarios. Viabilidad y rentabilidad.
5. Definir el equipo de trabajo.
6. Preparar un plan de trabajo.
7. Un plan de seguimiento y cumplimiento de todo lo propuesto mediante unos
mecanismos de evaluación adecuados.
Fase 1. Determinar la estrategia, el alcance y los objetivos.

La primera fase del proyecto consiste en una descripción de la situación actual,


que constituirá el punto de partida del Plan de Sistemas de Información. Dicha descripción incluirá
un análisis técnico de puntos fuertes y riesgos, así como el análisis de servicio a los objetivos de la
organización.

Esta etapa sirve para garantizar que el sistema cubrirá de manera efectiva las necesidades
de la organización, y por eso es necesario hacer un diagnóstico que permita conocer la empresa,
sus valores, sus objetivos y áreas clave de forma profunda.

Fase 2. Crear una visión.

Identificar los requisitos de negocio para los sistemas de información y definir hacia dónde vamos.

Fase 3. Determinar el estado actual de los sistemas de información


Conocer la situación en la que se encuentran las infraestructuras técnicas, aplicaciones y la
organización.

Consiste en conocer muy bien donde en qué punto se encuentra la organización en estos aspectos
vitales para luego determinar hacia se quiere ir.

Una vez que se ha revisado el negocio y se han obtenido sus requisitos, la siguiente fase es
determinar el estado actual de los sistemas de información, para poder analizar posteriormente la
efectividad del soporte ofrecido a partir de sus tres aspectos básicos:

Fase 4. Organizar y definir los recursos necesarios y la viabilidad financiera y rentabilidad


del proyecto.

Análisis de necesidades de los sistemas de información y viabilidad financiera, operativa y técnica.

Posteriormente a la determinación de requisitos de los sistemas de información para la


organización y conocimiento de su estado actual, se debe ejecutar un análisis con la finalidad de
determinar los puntos fuertes que se mantendrán por ser beneficiosos y cuáles son las debilidades
que se deben corregir.

Para ello puede realizarse un análisis estratégicos de los sistemas de información, el soporte
ofrecido, evaluar el costo/beneficio y su vialidad tanto financiera como rendimiento.

Fase 5. Definir el equipo de trabajo.

Se trata de definir no solamente el equipo que va a trabajar en el desarrollo y programación


necesaria, sino de las personas clave dentro de la organización que trabajarán en todas las fases
del proyecto

Fase 6. Definición de la arquitectura tecnológica.

En esta fase se propone una arquitectura tecnológica que de soporte al modelo de información y
de sistemas de información, incluyendo, si es necesario, opciones. Para esta actividad se tienen en
cuenta especialmente los requisitos de carácter tecnológico, aunque es necesario considerar el
catálogo completo de requisitos para entender las necesidades de los procesos y proponer los
entornos tecnológicos que mejor se adapten a las mismas.

Fase 7. Preparar un plan de trabajo.

En el Plan de Acción, se definen los proyectos y acciones a llevar a cabo para la implantación de los
modelos de sistemas de información

Un plan de seguimiento y cumplimiento de todo lo propuesto mediante unos mecanismos de


evaluación adecuados.

Fase 8. Revisión y aprobación del proyecto.

Esta fase convoca a todas las partes responsables, para una vez evaluado el proyecto en su
totalidad dar su aprobación para iniciar la fase de desarrollo del sistema.

3- Si usted estuviera dirigiendo el equipo encargado de la planeación para la elaboración e


implementación del SIG. ¿A quién convocaría para integrar el equipo que desarrollaría el sistema y
por qué? Y según ese equipo ¿qué tipo de insumos son necesarios para llevar a cabo el éxito de
ese proyecto?

Para el desarrollo de un Sistema de información gerencial se debe contar con un grupo de


especialistas para abarcar las distintas áreas por ejemplo programadores, analistas de sistemas,
líderes de proyectos y especialistas en redes.

Los programadores son los especialistas técnicos necesarios para la programación o ‘’escribir’’ las
instrucciones de softwares para los equipos de computación.

Analistas de sistemas forman la conexión entre los grupos de sistemas de información y el resto de
la organización. Su función es la de analizar y traducir los problemas y/o requerimientos de la
empresa en requisitos y sistemas de información.

Los líderes de proyectos son los jefes de grupos (programadores y analistas en este caso), gerentes
de proyectos, gerentes de instalaciones físicas y gerentes de telecomunicaciones.

Especialistas en redes analizan, prueban, determinan y resuelven problemas que pudieran surgir
respecto a las redes existentes. También realizan mantenimiento para el correcto funcionamiento
y poseen conocimiento en el marco de comunicaciones (telecomunicaciones y multimedios).

En base a los diferentes especialistas indispensables para la elaboración de un sistema de


información gerencial exitoso, podemos identificar elementos necesarios para llevar a cabo esta
tarea. Estos son: los hardwares, software, almacenamientos de datos (data) y redes.

Hardware: parte tangible de la computación, se refiere a las computadoras (CPU) y todo su


equipamiento. Fundamental para programadores donde se trabajan con los softwares. Los
softwares son la parte intangible, una serie de instrucciones que gestionan el hardware y las
aplicaciones manejadas por usuarios.

Almacenamientos de datos, componentes necesarios para grabar datos necesarios para que
analistas puedan estudiar dichos datos y traducirlos en información pertinentes de gran
importancia para el manejo de la empresa, sus necesidades y decisiones.

Por último, las redes son indispensables ya que son el puente de información entre usuarios.
Sirven para obtener data de clientes en una compañía que será empleada para el desarrollo de
estrategias de marketing basados en los resultados de análisis.
4- Finalmente, revise la guía enviada anexa en un correo sobre la Planificación de un Sistema de
Información y explique la viabilidad técnica y económica para que la empresa pueda financiar y
hacerse cargo del desarrollo de ese importante proyecto.

Factibilidad de sistemas: Es la capacidad de cumplir metas u objetivos por medio del uso de los
recursos que la empresa posee sobre un proyecto. Su estudio es la etapa principal dentro del
desarrollo de sistemas de información donde se incluyen los objetivos, alcances y restricciones de
un sistema.

Factibilidad técnica: evaluación a la que se somete una empresa para determinar la tecnología o
conocimiento sobre los métodos disponible. El objetivo de esta evaluación es la de recolectar
información sobre los componentes técnicos de la empresa y si es posible el emplearlos para
desarrollar y usar el nuevo sistema propuesto. En algunos casos, esta evaluación ayuda a
determinar requerimientos tecnológicos que se deben adquirir o desarrollar para construir dicho
sistema.

Factibilidad económica: evaluación donde se determina si se dispone del capital necesario para el
desarrollo e implementación del sistema de información propuesto. Para aprobar dicha evaluación
el proyecto debe probar que los beneficios obtenidos son superiores a los costos.

¿Qué necesita una empresa para hacerse cargo del desarrollo de un sistema de información
gerencial?

Realizando un estudio de vialidad técnica se deben incluir las preguntas

¿Existe o se puede adquirir la tecnología necesaria para cubrir las demandas del nuevo proyecto?

La organización debe de contar con la tecnología mínima para poder llevar a cabo con la tarea.
Debe contar con un sistema eléctrico adecuado, sistema telefónico, acceso a internet y la
capacitación del personal.

¿Existen garantías técnicas de exactitud, confiabilidad, facilidad de acceso y seguridad de datos?

El proveedor del equipo debe dar soporte técnico y de capacitación durante todo momento del
desarrollo del proyecto e incluso después.

Realizando un estudio de vialidad económica se deben estimar:


 Costo de la investigación del sistema.
 Costo del hardware y software para la aplicación que se está considerando.
 Beneficios en la forma de reducción de costos o menos errores que impliquen mayor
gastos.
 Costo si el proyecto no se lleva a cabo.

El proyecto debe ser capaz de sustentarse económicamente para justificar la inversión. Los costos
pueden variar dependiendo del nivel de ‘’computarización’’ que se realice en la institución (oficina
principal, sucursales, oficinas de atención al público, etc.)