Presupuestos

presupuesto al cálculo, exposición, planificación y formulación anticipada de los

gastos e ingresos de una actividad económica. Es un plan de acción dirigido a
cumplir con un objetivo previsto, expresado en términos financieros, el cual debe
cumplirse en determinado tiempo, por lo general anual y en ciertas condiciones.
Este concepto se aplica a todos y cada uno de los centros de responsabilidad de
la organización. El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las
empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por el plazo de un
año.
Antecedentes de presupuestos

Sin embargo los negocios que giran alrededor de una sola persona, solo pueden
tener resultados razonablemente positivos, mientras las actividades que deban
controlarse no sean numerosas. Conforme las empresas crecen, se hace
necesario delegar funciones y responsabilidades, de tal suerte que el control de
operaciones se efectúe a través de un orden perfectamente establecido, y no
sujeto exclusivamente al libre albedrío de un ser humano.

Federico W. Taylor, pensó que los problemas administrativos podían ser tratados
siguiendo normas científicas, en vez de resolverlos arbitrariamente; sin embargo,
no pudo estructurar en forma ordenada su idea, y fue Henry Fayol quien objetivó la
Ciencia de la Administración, al precisar sus principios y establecer un orden
científico de postulados.

Los principales elementos del presupuesto son:

 Es un plan, esto significa que el presupuesto expresa lo que la

administración tratará de realizar.
 Integrador. Indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la
empresa. Dirigido a cada una de las áreas de forma que contribuya al logro
del objetivo global. Es indiscutible que el plan o presupuesto de un
 departamento de la empresa no es funcional si no se identifica con el
objetivo total de la organización, a este proceso se le conoce como
presupuesto maestro, formado por las diferentes áreas que lo integran.
 Coordinador. Significa que los planes para varios de los departamentos de
la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armonía.
 En términos monetarios: significa que debe ser expresado en unidades
monetarias.
 Operaciones: uno de los objetivos primordiales del presupuesto es el de la
determinación de los ingresos que se pretenden obtener, así como los
gastos que se van a producir. Esta información debe elaborarse en la forma
más detallada posible.
 Recursos: No es suficiente con conocer los ingresos y gastos del futuro, la
empresa debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de
operación, lo cual se logra, con la planeación financiera que incluya:
1. Presupuesto de Efectivo.
2. Presupuesto de adiciones de activos.

ORIGENES Y EVOLUCIÓN DE: EL PRESUPUESTO.

Puede decirse que siempre ha existido en la mente de la humanidad, la idea de

presupuestar, lo demuestra el hecho de que los egipcios hacían estimaciones para
pronosticar los resultados de su cosecha de trigo, con objeto de prevenir los años
de escasez, y que los romanos estimaban las posibilidades de pago de los
pueblos conquistados, para exigirles el tributo correspondiente. Sin embargo, no
fue hasta fines del siglo XVIII cuando el presupuesto comenzó a utilizarse como
ayuda en la Administración publica, al someter el Ministro de finanzas de Inglaterra
a la consideración del parlamento, sus planes de gastos para el periodo fiscal
inmediato siguiente, incluyendo un resumen de gastos del año anterior, y un
programa de impuestos y recomendaciones.
“Desde luego que analizando sus aspectos mas simplistas es posible también
suponer que surgió espontáneamente al igual que la planificación, desde los
orígenes del hombre, o por lo menos, cuando este aprendió a contar y a valoriz

Objetivos de presupuestos

planificar, integrar y dirigir sistemáticamente todas las actividades que una

empresa, organización, familia o persona debe desarrollar en un periodo
determinado. Controlar y medir los resultados cuantitativos y cualitativos y fijar
responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa, organización o
familia o en la misma persona que realiza el presupuesto para lograr el
cumplimiento de las metas previstas.

Una herramienta gerencial imprescindible es un buen presupuesto. La proyección

de los estados de resultados, los estados de situación (balances) y los flujos de
efectivo y de caja ayudan al tren ejecutivo a cumplir los siguientes objetivos:

1.- Analizar y planificar el futuro

El análisis estratégico que debe hacer la empresa exige tanto el análisis interno
como del entorno, discriminando las posibilidades que se nos ofrecen y
aprovechando aquellas que nos puedan ser útiles. El entorno se debe analizar
desde lo político, pasando por lo económico hasta llegar a lo local. Los enfoques
se hacen en el campo virtual y real y en los ámbitos de ventas, producción,
finanzas y fiscalidad, entre otros.

2.- Asignar recursos a los diferentes departamentos y productos de la

empresa

Se cuantifican los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto de empresa,

los costos de compras y/o producción, se establecen los niveles de
endeudamiento requeridos, se proyectan niveles de inventario, flujos de caja,
compras de equipos y propiedades, distribución de los almacenes y centros de
distribución y, sobre todo, se establecen que productos y/o servicios son viables y
cuáles no. Se analizan los productos que no son productivos por si mismos pero
que colaboran con la venta de otros artículos y se controlan los gastos asociados
a estos. Se detectan costos de oportunidad y se descubren costos ocultos. En
resumen, se analiza qué es qué y se distribuye el pastel de los recursos.

3.- Identificar limitaciones en los procesos empresariales

Al realizar el análisis interno podremos detectar eventuales cuellos de botella en

los procesos de fabricación, compra, venta, distribución y administración de la
empresa analizada. Procedimientos y tareas que son susceptibles de ser
mejorados y otros que deben ser eliminados o potenciados.

4.- Coordinar las actividades entre las diferentes gerencias y departamentos

Se detectan tareas duplicadas, informes que terminan sepultados en un mar de

papeles sin que nadie los lea o que tienen la misma información y son realizados
por distintos departamentos.

5.- Establecer bases de comparación para evaluar resultados

¿Cómo sé que estoy desviándome de mis objetivos si no tengo un modelo de

comparación? Ese modelo nos lo da el presupuesto. De esta comparación debe
resultar un análisis serio de las desviaciones y su porque, para así adoptar las
medidas correctivas y ajustar las bases de pronóstico, de ser necesario.

6.- Comunicar al personal de la empresa los objetivos de la dirección

El conocer hacia dónde va la empresa, el saber la causa de las medidas que se

están adoptando, los niveles de exigencia que se esperan del personal y los
resultados por los cuales seremos evaluados, sientan las bases para una
comunicación más fluida y clara y permite que los colaboradores se sientan más
identificados con los objetivos de la compañía para la cual trabajan.
requisitos de presupuestos

Ante un mercado que es cada vez más dinámico y fluctuante, es necesario

mantener un exhaustivo control financiero de la empresa. Sobre todo, para lidiar
con periodos como el actual en que la crisis económica afecta al mundo entero.
Una herramienta esencial para esta labor es el presupuesto, que sirve para
minimizar el riesgo en las operaciones de la organización y mantener el plan de la
empresa dentro de límites razonables.

En este mundo dinámico en el cual estamos viviendo es necesario adelantarse a

los hechos para poder hacer frente a las dificultades e ir tomando las medidas
necesarias para resolver problemas potenciales. Es por esto que los presupuestos
tienen una gran importancia en la dirección de una empresa como apoyo para
tomar las más acertadas decisiones, por medio de las cuales se alcanzarán
eficientemente los objetivos.

Los presupuestos muestran anticipadamente los ingresos, gastos y la situación

financiera de la empresa en algún punto futuro en el tiempo. La predicción
sistemática ayuda a la función de control principalmente en dos aspectos: Primero,
al mostrar los resultados que se obtendrán si se ponen en práctica los planes, y en
segundo término, permiten evaluar el rendimiento, indicando las áreas que
requieran atención o acción correctiva.

Decir que un presupuesto tuvo éxito, o que fue bien elaborado, no necesariamente
significa que los resultados logrados hayan sido idénticos a los presupuestados,
sino que se tuvo una mejoría en la empresa logrando una mayor eficiencia en la
operación.
Para que los presupuestos logren su cometido de forma satisfactoria, las personas
encargadas de su elaboración deben basarse en ciertos requisitos, que
explicamos a continuación:

1. Conocimiento de la Empresa. Es muy importante que tengas un conocimiento

amplio de la empresa en cuanto a sus objetivos, políticas y organización, ya que si
un presupuesto no se elabora de acuerdo a las características principales, no tiene
razón de ser y no servirá. El contenido y forma de los presupuestos, por lo tanto,
va a variar de una empresa a otra.

El conocer los objetivos y políticas de la empresa es de gran utilidad. Los primeros

nos van indicar a dónde queremos llegar, van a señalamos el campo de
operaciones, especificarán su tamaño y horizontes esperados y definen sus
funciones; éstos deben ser establecidos cuidadosamente, y de forma que sean
alcanzables. Las segundas serán las directrices a seguir para saber cómo
enfrentarnos a las distintas situaciones que se nos presenten; representan
actitudes o puntos de vista que la compañía procura mantener en forma
consistente en todas sus operaciones.

En cuanto a lo que se refiere a la organización, es importante que exista un

organigrama general y otro por cada departamento para definir claramente las
áreas de responsabilidad y las líneas de autoridad, pues en la elaboración del
presupuesto intervendrán los gerentes de cada área así como los subordinados.

2. Total apoyo de la alta gerencia. Para su buena realización y desarrollo es

indispensable que te asegures de que los directivos apoyen la implantación del
presupuesto. Esto hace que el presupuesto se convierta en un plan de acción
operativa y un patrón de control comparando lo presupuestado contra lo real.

3. Exposición del plan o política. Una vez que se han definido claramente los
criterios de los directivos respecto al plan, necesitarás difundirlos en forma clara y
concreta por medio de manuales o instructivos. Esto tiene como fin informar el
trabajo y coordinar las funciones de las personas que intervienen en la elaboración
del presupuesto. En dichos métodos también se incluirá el período que abarcará el
presupuesto, las formas que se usarán con instrucciones para saber cómo
llenarlas, y toda la información necesaria.

Es muy importante que las personas que intervienen en la elaboración del

presupuesto estén de acuerdo con ello y conozcan bien cuál será su labor para
que sea más fácil el trabajo. En algunas empresas puede existir la necesidad de
capacitar al personal de nivel gerencial para obtener mejores resultados.

4. Coordinación para la ejecución del plan o política. Para que cada uno de los
presupuestos de los diferentes departamentos de una empresa formen parte del
presupuesto general y éste sea como una unidad, es necesaria la presencia de
una persona que actúe como coordinador de todos los departamentos que
intervienen en el plan. A esta persona se le denomina Director del Presupuesto.

Lógicamente, esta responsabilidad debe recaer en manos de un funcionario con

preparación técnica y con un conocimiento amplio de la compañía en cuanto a su
organización y aspecto financiero, así como del sistema contable de la entidad,
tomando en cuenta el tamaño de la empresa y las necesidades de ésta, porque el
Director del Presupuesto va a ver la empresa de manera global.

Para sincronizar las actividades de cada departamento debes elaborar un

calendario en el cual se indiquen las fechas en las que cada departamento deberá
tener lista la información necesaria para que otros puedan desarrollar las
estimaciones. Toda esta información, al igual que el calendario de actividades, las
debe manejar el Director del Presupuesto.

5. Fijación del Período Presupuestal. Otro de los requisitos indispensables para

poder ejercer el control presupuestal es la fijación del lapso que comprenden las
estimaciones. Esto dependerá de la estabilidad o inestabilidad de las operaciones
del negocio. Lo más conveniente es hacer coincidir las estimaciones con los
resultados para que se puedan llevar a cabo las comparaciones y hacer las
correcciones necesarias. En caso contrario, probablemente los resultados no
serían significativos.

En resumen, es aconsejable establecer períodos del presupuesto por un año

dividido en meses, para poder comparar mensualmente los resultados obtenidos
contra lo planeado, con el fin de detectar desviaciones y así prever en lo que sea
posible para el mes siguiente.

6. Dirección y Vigilancia. Una vez que el plan ya ha sido aprobado, cada

departamento empezará a elaborar su presupuesto con las recomendaciones que
ayudarán a poner en práctica dichos planes.

El siguiente paso será revisar periódicamente las estimaciones y las actividades

que se van desarrollando y, de ser necesario, modificarlas.

Un buen presupuesto requiere de un trabajo continuo y minucioso, y que la

persona encargada de vigilarlo posea los conocimientos necesarios para ver que
se cumpla y se lleven a cabo las modificaciones cuando las circunstancias así lo
requieran. De esta manera, el presupuesto podrá ser un verdadero instrumento de
control para la empresa.

Planificación estratégica y formulación presupuestaria

la planificación estratégica y el presupuesto. Es obvio que los presupuestos son la

herramienta financiera fundamental de toda administración pública en la medida
que establece el límite del gasto público y concreta la asignación de recursos a las
diferentes actividades que prevé desarrollar aquella administración en un período
concreto, que normalmente es un ejercicio. Así pues, en la medida que el
presupuesto es el reflejo económico y financiero de la política gubernamental, este
tiene que estar necesariamente vinculado a los objetivos del Gobierno y de los
diferentes ámbitos sectoriales en los cuales actúa. De manera que el vínculo entre
una y otro ocurre porque en el proceso presupuestario la asignación de recursos
se vincula al despliegue de actuaciones que, a su vez, en la planificación
estratégica se vinculan a la consecución de unos objetivos determinados.

La planificación estratégica y el presupuesto son componentes integrados de la

gestión orientada a resultados, ya que, mientras los planes estratégicos señalan la
orientación, el presupuesto provee recursos para poder implementar estos planes.
Un plan estratégico desatado del presupuesto no tiene sentido ya que cuando es
completo y adquiere su plena utilidad es cuando contiene la cuantificación de los
recursos financieros necesarios para implementarlo. Naturalmente, todavía está
más falto de sentido un presupuesto sin orientación estratégica

Por el lado de la planificación, como ya se ha dicho, el instrumento fundamental es

el Plan de Gobierno, que se concreta en los diversos planes departamentales e
interdepartamentales mencionados anteriormente, con un horizonte temporal a
medio plazo, que se concreta en un mandato legislativo. Esta planificación tiene su
expresión presupuestaria en los escenarios presupuestarios a medio plazo, que
tienen por objeto establecer las prioridades de las grandes líneas de gasto
también en un ámbito plurianual. Y hace falta, por diversas razones. Por una parte,
porque resulta necesario para poder efectuar una asignación racional de los
recursos, ya sea porque, con carácter ordinario, muchos proyectos de gasto
comportan compromisos futuros que conviene incorporar en el proceso de
asignación de recursos y también porque a menudo los cambios de prioridades
presupuestarias no se pueden materializar en un solo ejercicio y, en abandonar la
práctica incrementalista, es necesario disponer de un marco temporal más largo
que el anual. Por otra parte, porque muy a menudo las haciendas públicas
modernas se han dotado de reglas fiscales que exigen compromisos a medio
plazo y los escenarios presupuestarios en este marco constituyen el instrumento
idóneo para orientar la toma de decisiones en relación con la consecución de
estos compromisos. Este es el caso de la Generalitat con respecto a la legislación
de estabilidad presupuestaria a que está sometida. Otros artículos de esta misma
publicación se dedican específicamente a este objeto. Por otra parte, la
planificación estratégica a medio plazo tiene un nivel de concreción en planes
 operativos donde se definen las diversas fases de ejecución de los proyectos. Este
nivel, ya más concreto, pide el despliegue de las actividades y el progreso en la
consecución de los objetivos desde una perspectiva a corto plazo, de hecho, en el
ámbito temporal del ejercicio presupuestario. La plasmación práctica de este
despliegue de la planificación estratégica se encuentra en las memorias de
programa de los presupuestos anuales de la Generalitat, donde se identifican los
objetivos anuales que se propone conseguir en el ámbito de cada programa
presupuestario, así como las actividades y los proyectos que se prevé poner en
marcha para conseguirlos y los recursos materiales y humanos que requieren

clasificación de presupuestos

Por otro lado, está claro que podríamos hablar de tantos tipos de presupuestos
como de empresas distintas existen. Aun así, sí es posible hacer
una clasificación de presupuestos atendiendo a distintos criterios. Estos son los
5 más utilizados:

o Según el periodo de tiempo que abarcan, hablamos de presupuestos a corto o

largo plazo.
o Según el sector en el que se mueve la empresa, los presupuestos son públicos
o privados.
o Según el campo de aplicabilidad dentro de la empresa, se dividen
los presupuestos en dos grandes grupos, los financieros y los de operación.
o Según su flexibilidad, hay presupuestos variables y presupuestos fijos.
o Según la técnica que se use para evaluarlos, están los presupuestos estimados
o los presupuestos estándares.

¿Qué clases de presupuestos podemos encontrar?

Aunque ya hemos visto de que existen diferentes formas de hacer

una clasificación de presupuestos, lo verdaderamente importante es que
manejes cuáles son las clases de presupuestos más comunes y así encontrar
fácilmente la fórmula que mejor responsa a las necesidades de tu negocio. Estos
son:
1. Presupuesto maestro. Engloba todos los modelos de presupuestos. Reservado
para las grandes compañías para obtener valores globales de sus cuentas.
Se suele presentar en los cierres fiscales anuales o como análisis de periodos
contables largos.
2. Presupuesto de flujo de caja. Este, por el contrario, se recomienda para pequeños
negocios o aquellos en los que sea fácil hacer el arqueo de caja. Y es que,
consiste en delimitar un periodo corto de tiempo, un mes como máximo, y
desglosar a diario los ingresos y gastos. El objetivo es valorar si el negocio es
viable en términos económicos.
3. El presupuesto de ventas e ingresos es un variable del anterior, sólo que en el
documento se describen una a una las cantidades y se presenta un balance
final de resultados o beneficios.
4. Presupuesto de producción. Esta modalidad es probablemente la más usada, en
especial en las operaciones de compraventa. Consiste en que la parte que va a
proporcionar un producto o servicio presenta a la que está interesada en
obtenerlo, un documento en el que figuran los detalles del coste de su
producción (mano de obra, materias primas, trabajo subcontratado…). Es muy
útil para simplificar operaciones comerciales complejas.
5. Presupuesto operativo. Es el que recoge, en datos económicos, la previsión
futura de la actividad de la empresa. Es esencial porque de sus resultados
depende el resto de presupuestos de la empresa. Se realiza teniendo en cuenta el
mayor número posible de variables externas, aunque no haya control sobre ellas