ANÁLISIS ESTRUCTURADO DE SISTEMAS

Concepto
Cuando los analistas comienzan a trabajar sobre un proyecto de sistemas de
información, tienen que profundizar en un área de la Organización, de la cual
tienen poco conocimiento. Del trabajo del analista se espera que se produzca
una mejora en el sistema. Así que el analista debe ser capaz de:
 Aprender los detalles y procedimientos del sistema en uso.
 Prever necesidades futuras de la Organización, en función del
crecimiento, cambios futuros en el sector, introducción de nuevas
tecnologías etc.
 Documentar detalles del sistema actual para su comprensión y discusión
por otros profesionales de la organización.
 Evaluar la efectividad y eficiencia del sistema actual y sus procedimientos.
 Recomendar modificaciones del sistema actual, o proponer un nuevo
sistema completo, justificándolo en cada caso.
 Documentar las características del nuevo sistema con un nivel de detalle
que permita comprender a otros sus componentes.
 Fomentar la participación de gerentes y empleados en todo el proceso.

A todas estas tareas, se les une la de cumplir los plazos establecidos. De modo
que una de las claves del éxito será la de estructurar el proceso para el desarrollo
del nuevo sistema.

Análisis estructurado ¿Para qué?

Por la propia naturaleza los sistemas de información, éstos no están bien
estructurados, no siguen leyes como las ciencias, dependen de muchas
circunstancias para su funcionamiento (personas, influencias políticas de la
organización, restricciones etc.). El analista debe luchar contra estas
circunstancias y determinar los requerimientos de los sistemas de información.

Ante esta realidad, surgen preguntas como: ¿Deben dos analistas desarrollar
una lista idéntica de requerimientos cuando estudian de forma independiente la
misma situación? ¿Para una situación dada tenemos un único diseño correcto
posible? La respuesta es que dos analistas que examinan de forma
independiente una situación, sin herramientas y técnicas preestablecidas,
recopilan información diferente que describa el sistema y por lo tanto en
determinación de requerimientos diferentes.
Esto obliga a normalizar, a estructurar el análisis de sistemas de información.

Podemos definir análisis estructurado como:

El método para el análisis de sistemas manuales o automatizados, que conduce

al desarrollo de especificaciones para sistemas nuevos o para efectuar
modificaciones a los ya existentes.

El análisis estructurado permite al analista conocer un proceso (actividad) en una

forma lógica y manejable al mismo tiempo que proporciona la base para asegurar
que no se omite ningún detalle pertinente.

Por otra parte, una de las claves del éxito de un buen análisis será el que exista
una buena comunicación entre usuarios y analistas, esto obliga a disponer de un
lenguaje común, sencillo y fiable de modo que permita minimizar costes y
errores, y maximizar calidad.

¿Qué debemos estructurar?

El objetivo que persigue el análisis estructurado es organizar las tareas

asociadas con la determinación de requerimientos para obtener la comprensión
completa y exacta para una situación dada. A partir de aquí se determinan los
requerimientos que serán la base de un sistema nuevo o medicado.

La palabra estructura significa:

1.El método intenta estructurar el proceso de determinación de los
requerimientos comenzando con la documentación del sistema existente.
2.El proceso intenta incluir todos los detalles relevantes que describen al sistema
en uso.
3.Fácil verificar cuando se han omitido datos relevantes.
4.La identificación de los requerimientos será similar entre varios analistas e
incluirá las mejores soluciones y estrategias para las oportunidades de desarrollo
de sistemas.
5.Los documentos de trabajo generados para documentar los sistemas
existentes y propuestos son dispositivos de comunicación eficientes.
Componentes del análisis estructurado

El análisis estructurado hace uso de los siguientes componentes:

1.Símbolos gráficos. Iconos y convenciones para identificar y describir los
componentes de un sistema junto con las relaciones entre esos componentes.
2.Diccionario de datos. Descripción de todos los datos utilizados en el sistema.
3.Descripciones de procesos y procedimientos. Declaraciones formales que
emplean técnicas y lenguajes que permiten a los analistas describir actividades
importantes que forman parte del sistema.
4.Reglas. Estándares para describir y documentar el sistema en forma correcta
y completa.

El método de análisis estructurado es sinónimo de análisis de flujo de datos que

es una herramienta para documentar el sistema existente o actual y determinar
los requerimientos de información de forma estructurada.

¿Qué es análisis de flujo de datos?

Los analistas desean conocer las respuestas a cuatro preguntas: ¿Qué procesos
integran el sistema? ¿Qué datos emplea cada proceso? ¿Qué datos son
almacenados? ¿Qué datos entran y salen del sistema?

Como vemos el elemento fundamental en una Organización (sistema de

información), van a ser los datos. Los datos son las guías de las actividades de
la Organización, inician eventos, son procesados para dar información útil al
personal, etc.

Seguir el flujo de datos por todos los procesos de la organización, además de

ser la finalidad del análisis de flujo de datos, proporciona a los analistas
información de cómo se alcanzan los objetivos en la Organización.

El análisis de flujo de datos estudia el empleo de los datos en cada actividad. Se

basa en los diagramas de flujo de datos que muestra de forma gráfica la relación
entre procesos y datos, y en los diccionarios de datos que describen de manera
formal los datos del sistema y los sitios donde son utilizados.
La estrategia de los flujos de datos

El análisis puede pensarse de tal manera que se estudien actividades del

sistema desde el punto de vista de los datos, donde se originan, cómo se utilizan
o cambian, hacia dónde van. Los componentes de la estrategia de flujo de datos
abarcan tanto la determinación de los requerimientos como el diseño de
sistemas. Una notación bien establecida facilita la documentación del sistema
actual y su análisis por todos los participantes en el proceso de determinación
de requerimientos.

Herramientas para el análisis de flujo de datos

Las herramientas tienen el objetivo de ayudar a entender las características del

sistema. Por lo tanto, no deben de ser un fin, sino un medio para el estudio del
sistema.

Las herramientas utilizadas en el análisis de flujo de datos son:

1. Diagrama de flujo de datos.
Una herramienta gráfica empleada para describir y analizar el movimiento de
datos a través de un sistema, incluyendo procesos, almacenamiento de datos y
retrasos del sistema. Los diagramas de flujo de datos es la herramienta más
importante y la base sobre la cual se desarrollan otros componentes.
La transformación de datos de entrada en salida por medio de procesos puede
describirse en forma lógica e independiente de los componentes físicos. Estos
diagramas reciben el nombre de diagramas lógicos de flujo de datos, en
contraste de los diagramas físicos del flujo de datos que muestran la
implantación y movimiento real de datos entre personas, departamentos y
estaciones de trabajo.
2. Diccionario de datos.
El diccionario de datos contiene las características lógicas de los sitios donde se
almacenan los datos del sistema, incluyendo nombre, descripción, alias,
contenidos y organización, así como los procesos donde se emplea los datos y
los sitios donde se necesita el acceso inmediato a la información. Servirán para
identificar los requerimientos de las bases de datos durante el diseño del
sistema.
3. Diagrama entidad-relación.
Este diagrama es una descripción de la relación entre entidades (personas,
lugares, eventos y objetos) de un sistema y el conjunto de información
relacionado con la entidad. No considera el almacenamiento físico de datos.
4. Gráfica de estructura (Especificación de procesos).
Herramienta de diseño que muestra con símbolos la relación entre módulos de
procesamiento y el software de la computadora. Incluye el análisis de las
transformaciones entrada transformación salida y el análisis de transacciones.

Ventajas del análisis de flujo de datos

Los analistas deben trabajar con los usuarios para hacerles comprender el
funcionamiento del sistema actual y el sistema futuro, para ello se hace
aconsejable utilizar un lenguaje común, sencillo y fiable, estas son las
características de los diagramas de flujo de datos. Los usuarios pueden hacer
sugerencias para modificar los diagramas con la finalidad de describir las
actividades con mayor exactitud, y permitirá evitar los errores desde el inicio
pudiendo prevenir una posible falla del sistema.

INTRODUCCIÓN SISTEMAS INFORMÁTICOS

Un sistema informático como todo sistema, es el conjunto de partes
interrelacionadas, hardware, software y de recurso humano que permite
almacenar y procesar información.
El termino informática se considera la ciencia que estudia el tratamiento
automático de la información, precede de la fusión de dos palabras: Informática
y Automática
Un sistema informático, en mayor o menor medida, es precisamente esto, un
conjunto de elementos de hardware y software interconectados para el
tratamiento de la información. Un sistema informático se puede definir como una
serie de elementos físicos (hardware) capaz de realizar muchas tareas a gran
velocidad y con gran precisión. Para que estos elementos físicos realicen un
proceso determinado, es necesario que en él se ejecuten un conjunto de órdenes
o instrucciones (software).
SOFTWARE
Se conoce como software al equipamiento lógico o soporte lógico de un sistema
informático, el que comprende el conjunto de los componentes lógicos
necesarios que hacen posible la realización de tareas específicas.
Los componentes lógicos incluyen, entre muchos otros, las aplicaciones
informáticas; tales como el procesador de texto, la calculadora...
HARDWARE
El término hardware se refiere a todas las partes tangibles de un sistema
informático; sus componentes son: eléctricos, electrónicos, electromecánicos y
mecánicos. Son cables, gabinetes o cajas, periféricos de todo tipo y cualquier
otro elemento físico involucrado.
Los componentes físicos de un ordenador se pueden clasificar de la siguiente
forma:
 Unidad central de proceso UCP.
 Memoria central.
 Unidades de entrada y salida.
 Controladores.
 Buses.
 Unidades periféricas o periféricos.
El hallazgo de los nuevos dispositivos electrónicos ha hecho evolucionar de
manera sorprendente los ordenadores. Los grandes avances en programación,
hacen posible la informatización de tareas en campos tan diversos como la
educación, industrialización, administración, etc.
Por otro lado, la tecnología multimedia nos proporciona los medios adecuados
para manipular y guardar imágenes, sonidos y vídeos.
Inicios de un sistema informático
La actividad de un sistema comienza cuando en la entidad donde se utiliza, se
efectúa un determinado hecho económico (compra, venta, pago, cobro),
administrativo (orden o directiva, actividad de control), productivo o de otra
naturaleza, que genera datos primarios que deben ser captados, en un formulario
o directamente en una computadora, pueden ser datos adquiridos, si vienen del
entorno ya sea Internet u otra entidad, en ambos casos la participación humana
es imprescindible por lo que se debe organizar mediante procedimientos
racionales y estructurales a fin de evitar errores.

Estos datos primarios que ya pueden llamarse información primaria por cuanto
han sido objeto de operaciones que los han modificado físicamente, son
transmitidos por diferentes canales para su inclusión en el sistema de
información de la entidad, donde son modificados, almacenados en bases de
datos, asociados con otros datos y utilizados en cálculos de variado tipo. Estas
actividades son realizadas por la parte informática del sistema.

Después de estas actividades las informaciones ya están en condiciones de ser

consultadas, pueden definirse como informaciones de resultado o salida y de
esta consulta, el ser humano tomará decisiones o controlará determinada
actividad de la entidad.
Componentes de un sistema informático
Personas en los dos extremos de la cadena de procesamiento físico de la
información: en la realización de los hechos que generan los datos primarios y
su captación y adquisición y en la consulta y utilización de ellos. Por supuesto
también intervienen en ciertas acciones de operación del sistema.
Equipos de procesamiento de información, fundamentalmente computadoras.
Equipos de apoyo a las transmisiones (HUB, gateways), equipos de apoyo y de
seguridad (back-ups, acondicionadores de aire, deshumificadores, entre otros)
Programas de computadoras, sistemas operativos, programas de servicio de
comunicaciones, y, sobre todo, programas de aplicación)
Información técnica de apoyo al sistema: manuales técnicos sobre el trabajo de
las computadoras y los equipos de apoyo, manuales técnicos sobre los sistemas
operativos y programas generales.
Manuales de usuario para orientar a los usuarios-operadores sobre su trabajo
con el sistema de información. Incluyen la definición de los procedimientos
manuales que deben realizar los usuarios-operadores, la descripción de los
formularios para captar la información primaria, la descripción de los reportes de
salida y la descripción de las acciones interactivas con el sistema informático:
captación de la información, operación del mismo, acciones ante errores y
situaciones anormales, seguridad y protección de los recursos informativos y
consulta de información de resultados.
Informaciones variado tipo, soportados sobre formularios de papel, CDs, DVDs,
reportes de papel de impresora, bases de datos en línea almacenadas en discos
duros.
Tipos de sistemas informáticos
Esta clasificación de sistemas informáticos se limita a las aplicaciones de gestión
económica, financiera y contable, con un grupo de sistemas, no necesariamente
excluyentes, por lo que puede ser posible que más de un sistema concreto pueda
ser clasificado en más de un grupo.

Sistemas de procesamiento básico de la información. Son aquellos en que

las computadoras se limitan a realizar las operaciones de procesamiento físico
de la información. Las personas que integran el sistema, asumen todas las
labores de generación de la información primaria y de análisis de información de
resultados.

Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS). Estos se dedican al

proceso físico de los datos relacionados con ciertas transacciones rutinarias y
aisladas en el trabajo habitual de las entidades socioeconómicas, tales como el
control de inventarios, control de activos fijos o la nómina de sueldos o salarios,
explotan poco las posibilidades de las máquinas y el software actual.

Sistemas de automatización de oficinas (OAS). Incluye el empleo de

procesadores de texto, hojas electrónicas de datos, preparadores de
exposiciones, calendarización, comunicación mediante correos electrónicos,
videoconferencias, implican la búsqueda y captación de operaciones y en
muchos casos, la preparación de decisiones para ejecutivos y directivos. Pueden
solucionar tareas típicas de las oficinas, como la programación y control de
actividades mediante agendas electrónicas individuales y colectivas, registro y
control de acuerdos y directrices, escritura y conformación de textos en informes,
folletos, creación, actualización y consulta de bases de datos relacionadas con
clientes y vendedores.

Sistemas de información para la dirección (MIS). Estos sistemas han

abarcado los TPS, integrando las mismas mediante sistemas de bases de datos,
y almacenes de datos, de forma tal que el sistema puede reflejar la realidad
compleja de una entidad socioeconómica, con todos sus subsistemas y
relaciones informativas. Se orientan, sobre todo, a proporcionar información para
la toma de decisiones y el control, por lo que puede asegurarse que el rol de la
computadora en estos sistemas es relativamente pasivo.
Los MIS actuales abarcan una gran cantidad de funciones y tareas, tiene
enormes y complejos sistemas de bases de datos. Logran con una simple
entrada de información primaria que se desencadenen todas las operaciones
que esa entrada genera, sin que los usuarios-operadores tengan que intervenir
en nada más que la entrada inicial. Ejemplo de este son los softwares “Mónica”,
el “Visual conta” y Versat Sarasola y Atenas para la contabilidad.

Sistemas de apoyo a la toma de decisiones. Se apoyan en los MIS, los que

crean y actualizan las bases de datos, que los primeros utilizan. Los DSS se
destinan a la toma de decisiones, están hechos para apoyar el trabajo individual
o para las decisiones en grupo, apoyan mucho en la llamada investigación de
operaciones o los métodos cuantitativo de la toma de decisiones, técnicas
matemáticas para apoyar el trabajo del ser humano en las llamadas decisiones
bien estructuradas, débilmente estructuradas y no estructuradas, las cuales por
su complejidad pueden tener errores al ser analizadas por el ser humano con
métodos tradicionales (intuición, experiencia). Ejemplo de estas decisiones son
el empleo de técnicas de ruta crítica para dirigir proyectos de construcciones. La
utilización de la programación lineal para dirigir la alimentación óptima en
nutrientes, pero al costo más bajo posible de ganando. Un tipo muy importante
de DSS son los sistemas empresariales de planeación de recursos (ERP).
Sistema de apoyo a las decisiones individuales
Sistema de apoyo a las decisiones en grupo
Los DSS como ya se explicó pueden ser para el trabajo individual o grupal. Hay
ocasiones en que varias personas más o menos distantes requieren usar e
interactuar con la misma información a través del sistema informático (grupal),
este tipo de sistema está dirigido virtualmente a un grupo de personas, las cuales
deben resolver un problema complejo, el cual incluirá votaciones, llenado de
cuestionarios, creación de escenarios y simulaciones, que después serán
conocidos por todos.

Y otra como el sistema Scheduling en que es típico el trabajo individual (en

sentido relativo: puede ser información que se utilice por un grupo de personas
pero que la reciben y pueden utilizarla en una terminal de una red de
computación)

Sistemas basados en la inteligencia artificial. La inteligencia artificial, es una

rama de la ciencia de la computación que busca emular las capacidades
intelectuales del ser humano, mediante el empleo de software especializado y
las computadoras. Abarca muchos campos, entre los que se encuentra la
robótica, la solución general de problemas, identificación y reconocimiento de
patrones visuales, auditivos y digitales, la simulación del movimiento, el análisis
y la síntesis del lenguaje natural y la potenciación del conocimiento humano.
Representan un paso adelante en relación con los anteriores MIS y DDS, pueden
asumir actividades más “humanas”, más activas en los procesos de dirección,
pues tiene incorporados muchos elementos que los hacen actuar similarmente
como lo haría un humano.

Sistemas de expertos o basados en las reglas de conocimientos. Se basan

en disponer del conocimiento de uno o más expertos humanos, por lo general en
forma de reglas de producción, expresadas en forma de IF (condición),
THEN(acción), ELSE (acción alternativa), SI (condición), entonces ejecutar a
(acción) y en caso contrario ejecutar la (acción alternativa), para la solución de
un problema concreto determinado.
Los sistemas de expertos, como comúnmente se les conoce, tiene una base de
datos especial donde se almacenan los conocimientos de los expertos humanos.
Esta se llama base de conocimientos, su confección y llenado se apoya en una
tecnología llamada ingeniería del conocimiento, a medio camino entre la
informática y la tecnología. Además, estos sistemas cuentan con programas
especializados en inteligencia artificial conocidos como motores de inferencia,
mediante los cuales revisan las bases de conocimientos y ejecutan las
operaciones “inteligentes” para solucionar los problemas que se les plantea.
Estos sistemas son criticados por: las bases de conocimientos son difícil de
cumplimentar. En la medida en que la base de datos se llena de conocimientos
lejos de ser más rápido se ralentiza.

Sistemas de razonamiento basado en casos (RBC). Se basan en la analogía

como forma de representación del conocimiento, se fundamentan en la aparente
forma humana de razonar, usan las experiencias pasadas para afrontar
problemas nuevos, consecuentemente aplican técnicas de intuición y permiten
el aprendizaje. Su base teórica se apoya en el campo del razonamiento
aproximado. Su filosofía implica aprender de los errores y los éxitos anteriores.
Pueden utilizarse con éxito en problemas de interpretación, justificación,
clasificación, proyección y previsión. Ejemplo: JULIA: Diseño de grupos de
comidas.
Funcionamiento: parten del concepto de caso: este es una porción de
conocimiento que representa una experiencia concreta y el contexto en que
sucedió, se guarda en una librería de casos (archivos) en los cuales se guardan
las experiencias relevantes o memorables, a los efectos de emplearla en la
solución de casos futuros.
Inconveniente: en la informática como en otros dominios de la actividad humana
no hay soluciones perfectas y puede generar soluciones no buenas. No obstante,
son soluciones prácticas que incluyen una metodología de razonamiento con
muchas expectativas para el futuro.

Sistemas de redes neuronales artificiales (RNA). Busca simular la forma en

que supuestamente trabajan las neuronas naturales en el cerebro humano. Cada
sistema está compuesto de muchas neuronas artificiales, las cuales, al asociarse
entre sí, mediante determinadas arquitecturas pueden realizar trabajos
complejos con asombrosa calidad. Su mayor virtud es que logran trabajar
adecuadamente, aunque la información de entrada que reciban tenga cierto
grado de errores o sea hasta cierto punto incompleto. Pero la asociación de esas
neuronas artificiales hace que trabajos simples se conviertan en actividades muy
complejas que se realizan con éxito. Ejemplo: diseño de un RNA para realizar
evaluaciones del sistema de control interno en determinadas entidades.

Sistemas basados en algoritmos genéticos (GA). Conjunto de métodos que

se apoyan, como su nombre lo indica, en la emulación de la forma de desarrollo
genético de los animales y las plantas, estos son entre sí mismos una técnica de
aprendizaje automático, aspiran a permitir que las computadoras “aprendan” por
sí mismas, para algunos especialistas son solo una familia de métodos de
búsqueda adaptativa de soluciones.
Comienzan con una colección de datos o patrones generados aleatoriamente y
evolucionan posteriormente hacia una solución óptima o al menos satisfactoria,
mediante la adaptación de los datos iniciales o los patrones, con el empleo de
operaciones equivalentes.

La solución que proporcionan no es necesariamente óptima, pero puede estar

muy cerca de ese criterio. Estos algoritmos se utilizan cada día más en
aplicaciones de gestión económica, financiera, contable y de auditoría

Sistemas basados en técnicas WEB. El auge en el mundo de uno de los

servicios de la Internet, el World Wide Web (W.W.W) ha hecho que surgiera una
nueva modalidad de sistemas a partir de la tecnología WEB, y en el concepto de
hipertexto e hipermedia.

Intranets
Sitios WEBs de orientación externa
La Intranets surge de la utilización de la WEB en la gestión interna de la entidad.
Una intranet es una red particular, basada en redes de comunicación de área
local o en redes de área amplia, que utiliza tecnología estándar y servicios o
productos que se pueden encontrar o han sido desarrollados para Internet. Una
Intranet puede tener o no conexión con Internet y en caso de tenerla puede filtrar
los accesos no deseados con los llamados cortafuegos. La Intranets deberá estar
entrelazada con los sistemas empresariales, como los MIS, los DDS y los ERP,
en estos casos los usuarios-operadores de sus recursos serán los mismos
funcionarios y especialistas que utilizan los sistemas de gestión empresarial
mencionados. De esta forma el flujo de información se simplificará notablemente
realizándose a través de la red y reduciendo al mínimo la cantidad de
documentos soportados sobre el papel que se muevan dentro de la entidad.

Los sistemas basados en la WEB, pueden ser también de uso externo, o sea,
para comunicar información al entorno de la entidad (clientes, suministradores,
niveles superiores, agencias gubernamentales, público en general y otras
entidades políticas o administrativas de control). En estos casos la información
que aparecerá en el sitio WEB estará acorde con la misión y los objetivos de la
entidad.

Ejemplo: un sitio de una universidad dará información sobre la instrucción, los

cursos que imparten, las facultades, las escuelas y centros de investigación que
la componen, sobre el claustro de profesores que la integran. En estos casos el
receptor-objeto del sitio WEB es alguien situado fuera de las fronteras del
sistema socioeconómico, o sea, la entidad.

Sistemas de gestión del conocimiento. Es conocido que el conocimiento está

asociado a la información, pero es mucho más, el conocimiento es, desde la
perspectiva de la ciencia de la dirección, la capacidad de solucionar problemas,
el saber qué hacer, cómo hacerlo, dónde hacerlo, y para qué hacerlo.

Este conocimiento da una ventaja competitiva a las entidades que lo poseen, por
lo tanto, debe ser protegido, pero también debe ser conservado y difundido entre
los miembros de una entidad, para que la pericia de unos pases a ser patrimonio
de otros. En esto consiste la gestión del conocimiento.
Los sistemas que se encargan de esa gestión, o sea, detección, adquisición,
conservación y difusión del conocimiento son los sistemas de gestión del
conocimiento. Dos tipos de sistemas que utilizan las entidades socioeconómicas
son:

Sistemas de información de marketing (SIM)

Sistemas de gestión de relaciones (e-CRM).
Los sistemas de información de marketing se destinan a gestionar toda la
información con el mercado, la gestión de clientes potenciales y reales, los
estudios de mercado, el análisis del impacto de las políticas de promoción, el
monitoreo y análisis de los competidores, el análisis de los precios, el estudio de
las tendencias de consumo, los estudios macroeconómicos de tendencias
demográficas, etc. Están muy vinculados a Internet.

Los sistemas de gestión de relaciones son sistemas muy asociados a los SIM y
a la gestión comercial, pues se utilizan para propiciar una adecuada relación con
los clientes de la entidad. Se utilizan prácticamente en todo el ciclo de relaciones
con el cliente. Pueden emplearse para definir: provisiones de ventas, registros
de visitas de gestión al cliente, contactos realizados en ferias y congresos,
volúmenes de compras anteriores, intenciones de compra anterior o satisfechas,
comportamiento de pago, bancos con los que trabaja, oportunidades de negocio,
acciones directas de marketing que ha recibido.

No debe dejar de mencionarse a los sistemas de fabricación integrados CIM, los

cuales representan un nivel superior de integración de los sistemas informáticos,
requieren de alta tecnología informática, pero también de una cultura proclive a
esas soluciones evolucionadas y una organización madura y preparada para
asimilar esos sistemas.
Prácticamente todas las funciones de una empresa industrial, comercial, de
servicios, agrícola, etc., pueden ser cubiertas por aplicaciones informáticas
especializadas, pero entre sí puede haber un intercambio de información que
justifique y convierta en realidad el concepto de sistema y el de la organización
como sistema.

Etapas en el desarrollo informático de las entidades

La utilización de las Nuevas tecnologías de la Información y las comunicaciones
demuestran que la misma no es solo un problema técnico y económico, sino que
introducir la informática y las comunicaciones y avanzar en su desarrollo, es,
ante todo, un problema que está en función de tres variables altamente
relacionadas entre sí:
La necesidad de informatizar para hacer que la entidad cumpla con su misión y
pueda alcanzar la visión de sí misma que se plantea. Sin la necesidad del
desarrollo no habrá resultado.
El grado de madurez que alcance en su gestión y el nivel técnico de su equipo
directivo y de su capital humano en general. Si ese capital humano no logra
asimilar el conocimiento necesario, nunca se pasará del empleo elemental de los
recursos informáticos.
El desarrollo de una cultura proclive al cambio y a la introducción de esa
tecnología. Sin la disposición a evolucionar, a modificar los hábitos y las rutinas
de trabajo, para lograr mejores formas y métodos de hacer, no habrá asimilación
de tecnología compleja.
Teniendo en cuenta las variables declaradas, las etapas por las que transita el
desarrollo informático de las entidades son las siguientes:
Introducción elemental de las tecnologías informáticas. Aplicaciones aisladas
TPS a la nómina de salarios y sueldos, a los inventarios, el control de activos
fijos y la contabilidad financiera.
Profundización de la gestión económica, financiera y contable con apoyo de la
informática. Tránsito de los TPS al MIS.
Comprensión de las MIS y sus posibilidades. Relativa madurez del capital
humano en la gestión: introducción de DSS y ERP. Intranet.
Paralelamente a la etapa 3, se produce la etapa 4, en la cual se informatiza la
gestión de marketing: SIM.
Solucionada la gestión interna, se asume la externa: sitios WEBs y asimilación
del comercio electrónico.
Etapa superior de madurez del capital humano: empleo de sistemas de
inteligencia artificial.
Integración de las soluciones informáticas. Enfoque CIM en las empresas
industriales.
Sobre la base de estas tres variantes, el desarrollo de cada etapa se sucede en
lo que ha dado en denominarse como el Ciclo de vida de los sistemas de
información y conocimientos.

SOPORTE TÉCNICO

La computadora hoy en día se ha vuelto una herramienta indispensable en

muchas áreas, lo mismo puede servir para calcular la distancia de la estrella más
lejana de nuestro sistema solar como para la diversión y esparcimiento de un
niño que la utiliza para jugar, al igual que el ama de casa la puede utilizar para
llevar una gran colección de recetas de cocina, y como cualquier herramienta
necesita cuidados y tratos especiales.
¿Qué es el mantenimiento para PCs?
Es el cuidado que se le da a la computadora para prevenir posibles fallas, se
debe tener en cuenta la ubicación física del equipo ya sea en la oficina o en el
hogar, así como los cuidados especiales cuando no se está usando el equipo.
Hay dos tipos de mantenimiento, el preventivo y el correctivo.
Tipos de mantenimiento para la PC
· Mantenimiento preventivo para PCs
El mantenimiento preventivo consiste en crear un ambiente favorable para el
sistema y conservar limpias todas las partes que componen una computadora.
El mayor número de fallas que presentan los equipos es por la acumulación de
polvo en los componentes internos, ya que éste actúa como aislante térmico.
El calor generado por los componentes no puede dispersarse adecuadamente
porque es atrapado en la capa de polvo.
Las partículas de grasa y aceite que pueda contener el aire del ambiente se
mezclan con el polvo, creando una espesa capa aislante que refleja el calor hacia
los demás componentes, con lo cual se reduce la vida útil del sistema en general.
Por otro lado, el polvo contiene elementos conductores que pueden generar
cortocircuitos entre las trayectorias de los circuitos impresos y tarjetas de
periféricos.
Si se quiere prolongar la vida útil del equipo y hacer que permanezca libre de
reparaciones por muchos años se debe de realizar la limpieza con frecuencia.
· Mantenimiento correctivo para PCs
Consiste en la reparación de alguno de los componentes de la computadora,
puede ser una soldadura pequeña, el cambio total de una tarjeta (sonido, video,
SIMMS de memoria, entre otras), o el cambio total de algún dispositivo periférico
como el ratón, teclado, monitor, etc. Resulta mucho más barato cambiar algún
dispositivo que el tratar de repararlo pues muchas veces nos vemos limitados de
tiempo y con sobre carga de trabajo, además de que se necesitan aparatos
especiales para probar algunos dispositivos.
Asimismo, para realizar el mantenimiento debe considerarse lo siguiente:
En el ámbito operativo, la reconfiguración de la computadora y los principales
programas que utiliza.
Revisión de los recursos del sistema, memoria, procesador y disco duro.
Optimización de la velocidad de desempeño de la computadora.
Revisión de la instalación eléctrica (sólo para especialistas).
Un completo reporte del mantenimiento realizado a cada equipo.
Observaciones que puedan mejorar el ambiente de funcionamiento.
Criterios que se deben considerar para el mantenimiento a la PC
La periodicidad que se recomienda para darle mantenimiento a la PC es de una
vez por semestre, esto quiere decir que como mínimo debe dársele dos veces al
año, pero eso dependerá de cada usuario, de la ubicación y uso de la
computadora, así como de los cuidados adicionales que se le dan a la PC.
Por su parte, la ubicación física de la computadora en el hogar u oficina afectará
o beneficiará a la PC, por lo que deben tenerse en cuenta varios factores:
· Hogar
Es necesario mantener el equipo lejos de las ventanas, esto es para evitar que
los rayos del sol dañen a la PC, así como para evitar que el polvo se acumule
con mayor rapidez, también hay que tratar de ubicar a la PC en un mueble que
se pueda limpiar con facilidad, si en la habitación donde se encuentra la PC hay
alfombra se debe aspirar con frecuencia para evitar que se acumule el polvo.
También no es conveniente utilizar el monitor como “repisa”, esto quiere decir
que no hay que poner nada sobre el monitor ya que genera una gran cantidad
de calor y es necesario disiparlo, lo mismo para el chasis del CPU.
· Oficina
Los mismos cuidados se deben tener en la oficina, aunque probablemente usted
trabaje en una compañía constructora y lleve los registros de materiales, la
contabilidad, los planos en AutoCAD, etc.
Esto implicaría que la computadora se encuentre expuesta a una gran cantidad
de polvo, vibraciones y probablemente descargas eléctricas, así mismo la oficina
se mueve a cada instante, hoy puede estar en una ciudad y en dos semanas en
otra, por lo mismo el mantenimiento preventivo será más frecuente.
Consideraciones finales:
 No exponer a la PC a los rayos del sol.
  No colocar a la PC en lugares húmedos.
 Mantener a la PC alejada de equipos electrónicos o bocinas que
produzcan campos magnéticos ya que pueden dañar la información.
 Limpiar con frecuencia el mueble donde se encuentra la PC, así como
aspirar con frecuencia el área si es que hay alfombras.
 No fumar cerca de la PC.
 Evitar comer y beber cuando se esté usando la PC.
 Usar “No-Break” para regular la energía eléctrica y por si la energía se
corta que haya tiempo de guardar la información.
 Cuando se deje de usar la PC, esperar a que se enfríe el monitor y ponerle
una funda protectora, así como al teclado y al chasis del CPU.
 Revisión de la instalación eléctrica de la casa u oficina, pero esto lo debe
de hacer un especialista.

Elementos necesarios para el mantenimiento de una PC

Para el mantenimiento preventivo y/o correctivo será necesario quitar y poner las
partes internas de la computadora, para esto se debe conocer la manera de
sacar y volver a introducir adecuadamente los componentes, así como las
medidas básicas de seguridad, a continuación, se explicará brevemente el
procedimiento.
Como ya se había explicado anteriormente es indispensable contar con las
herramientas y material adecuados para el mantenimiento, por lo tanto, revise
que cuente con lo sugerido, limpie su mesa de trabajo, quite de la mesa lo que
no le sea útil, también es recomendable tener a la mano un block o un cuaderno
para tomar notas y hacer pequeñas gráficas.
Medidas de seguridad
Estas medidas, aunque le parezcan básicas son vitales para la seguridad de su
equipo de cómputo y su seguridad personal:
Antes de abrir cualquier computadora es necesario revisarla para poder detectar
posibles fallas, por lo cual hay que encender la computadora y probar todas y
cada una de las aplicaciones, revisar las unidades de disco flexible y la unidad
de CD-ROM, así como verificar que cada una de las teclas del teclado funcionen
adecuadamente, y que tanto el ratón como los botones se desplacen sin ningún
problema.
Si detectó algún problema tome nota e infórmele al dueño del equipo.
Antes de quitar los tornillos es recomendable que desconecte la computadora de
la energía, quite todos los cables exteriores, tomando nota del lugar de donde
los quitó.
Retire los tornillos e introdúzcalos en el bote para rollo fotográfico (así se evita
perder los tornillos), asegúrese de utilizar el desarmador adecuado.
Quite la tapa de la computadora.
Si el CPU es mini-torre “acuéstelo” para poder trabajar con comodidad y
seguridad.
Antes de quitar cualquier componente observe con cuidado la parte interna de la
PC, tome nota de la colocación de las tarjetas, para que cuando termine el
mantenimiento preventivo las coloque en el lugar exacto de donde las sacó.
Ya que haya tomado nota de todos los pequeños detalles proceda a colocarse
la pulsera antiestática, esto es para evitar dañar alguna tarjeta.
Quite el tornillo que sujeta a la tarjeta con el chasis de la PC e introdúzcalo
también en el botecito, tal vez el tornillo sea un poco más pequeño que los
tornillos del chasis, si es así colóquelo en otro botecito, etiquete los botecitos con
cinta adhesiva para mayor control.
Cuando saque alguna tarjeta y ya la haya limpiado colóquela dentro de una bolsa
antiestática, lo mismo para todas las tarjetas.

ASESORIA TECNICA PARA ADQUISICIÓN DE EQUIPOS INFORMATICOS

Para la adquisición de computadoras, impresores y servidores se deberá
observar que los mismos cubran como mínimo las especificaciones estándar
establecidas.
Solamente se deben adquirir equipos integrados de fábrica (la totalidad de sus
componentes) y cuyas marcas cuente con presencia y permanencia
demostradas en el mercado nacional e internacional, y que cuenten con soporte
local.
Los dispositivos de almacenamiento, así como las interfaces de entrada/salida,
deberán estar acordes con el estándar establecido.
El ordenador de sobremesa es la mejor opción si la movilidad no está en nuestra
mente. Las opciones son múltiples para personalizarlo y adaptarlo a nuestras
necesidades, desde tener uno de marca, clónico o que lo monte el usuario. Hay
que prestar especial atención a los siguientes componentes:
 Número de núcleos, velocidad y marca del procesador.
 Capacidad, tipo y número de discos duros.
 Número y velocidad de la memoria RAM.
 Número de memoria RAM, tipo y marca de la tarjeta gráfica.
 Lector-grabador de CD, DVD o Blu-ray.
 Monitor, teclado, ratón.
 Resto de conexiones (bluetooth, WiFi, HDMI, número y tipo de USB y
lector de tarjetas…).
Si por el contrario nuestra elección es un portátil deberemos tener en cuenta el
tamaño y su peso, la autonomía y las funcionalidades ya que las configuraciones
de estos equipos son más limitadas que los de sobremesa.