UNIVERSIDAD TÉCNICA DE AMBATO

FACULTAD CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

INGENIERÍA FINANCIERA

GERENCIA FINANCIERA
Dra. Mayra Bedoya

POLÍTICAS DE LA EMPRESA
“SHOE STORE”
Acosta Shirley
Coca Vaneza
Naveda Andrea
Pozo Estefanía
Valencia Juan Semestre
Sexto “A”
Marzo- Agosto 2019
POLITICA DE
INVENTARIO
 INTRODUCCION

Dentro de una entidad se necesita demostrar su capacidad para suministrar, oportunamente,

productos o servicios en un mercado laboral donde a su vez satisfacen todas las necesidades
de forma competitiva.

Los inventarios representan una inversión relativamente alta y producen efectos importantes
sobre todas las funciones principales de la empresa.

Cuando existe una correcta selección de la política de inventario, contribuye a incrementar

la rentabilidad de la gestión, por ello es recomendable que los costos logísticos sean menores
ya que más eficiente será el producto.

El propósito de las políticas de los inventarios dentro de las empresas es elevar al máximo el
rendimiento sobre la inversión, satisfaciendo las necesidades del mercado.

Cada una de las inversiones ya sea en productos en proceso o terminados, materias primas,
artículos de compra–venta, requiere condiciones esenciales para su administración,
específicas para su compra, consumo, procesamiento, para el cuidado y para la venta.
Objetivos

 Revisión de los distintos enfoques de gestión de los inventarios dentro de la entidad.

 Examinar la importancia del control de existencias.
 Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios a través del control y mantener
los mismos niveles tan cerca como sea posible de lo panificado.

Vigencia

Dentro del manual de políticas de inventario tendrá una vigencia del 01 de junio del 2019 al
01 de junio de 2024 (5 años).

Actualización

Deberá ser analizada por la junta directiva en un plazo no superior de 5 días.

Control de Inventarios
Ayuda a mostrar las irregularidades que llevan a la presentación incorrecta de los inventarios
son el hurto, complicidad y falsificación de los registros de inventarios y de los registros
contables. También se utilizan las Kardex para un control de inventario.
Para tener un buen plan de auditoría de inventarios, se debe tener en cuenta los siguientes
aspectos que son los más relevantes para tener control a un inventario:
El Plan de Auditoría de Inventarios debe comprender la:

 Formación de inventarios
 Manutención de inventarios
 Salida de inventarios
Se debe Confrontar el libro de registro de inventarios contra las fichas de existencias al cierre
del ejercicio.

Se debe examinar y comprobar las órdenes de compra de los zapatos contra las requisiciones
de compras. La necesidad de la auditoría interna en la empresa “Shoe Store” se hace necesaria
ya que pueden ocurrir fraudes si no se tiene un adecuado control de los procesos, estas
auditorías deben estar en cabeza de la gerencia.

Evidenciando este artículo, se pudo concluir que en la comercializadora “Shoe Store” debe
existir una estrecha relación entre la auditoría interna y la gerencia y estas deben ir de la mano
buscando un objetivo común, que es el control adecuado de los procedimientos en los
inventarios.
Flujo de Costos
La empresa “Shoe Store”se maneja con el método de flujo de costos FIFO (Primero en Entrar
Primero en Salir) asume que el inventario más antiguo es el primero que se vende. Y esto se
lleva a cabo con el manejo de las kardex.
Así que los zapatos que primero ingresan, se compran para la comercialización son los
primeros que salen para venderlos en el almacén o directamente a los clientes.
Dado que los costos tienden a aumentar con el tiempo, FIFO utiliza los costos más bajos para
calcular el costo de mercancía vendida. Esto maximiza las ganancias y, por tanto, crea una
obligación tributaria más alta.

Valoración del inventario

Esta política garantiza que el inventario sea controlado y calculado adecuadamente, evitando
así pérdidas o faltantes de la mercadería que entra o sale para la comercialización.
Igualmente, para aquellos suministros adquiridos para ser convertidos como parte de la
mercancía a vender.
Esta política analiza el método de valoración de menor costo o de mercado, estableciendo
que debe aplicarse a las cantidades reales del inventario, para determinar así el valor de cada
artículo.
Reserva de inventario
Los principios de contabilidad requieren que los gastos se correspondan con los ingresos
generados y con el período contable.
Esto se puede hacer con el gasto por pérdida de inventario, estableciendo una contra-cuenta
de reserva de inventario.
Se calcula la cantidad de pérdidas y daños que se sufrirá en el período, amortizando al
comienzo del período. Esto se hace debitando los costos de mercancía vendida y acreditando
la reserva de inventario.
Al darse cuenta de las pérdidas, se debita la cuenta de reserva y se acredita el inventario.
La empresa en reserva del inventario tendrá 100 pares de zapatos por talla. Los que más
acogida tengan en el mercado serán 300 pares de las tallas mas solicitadas.
Costos
El primer aspecto se refiere al costo de mantener los productos almacenados. Se debe
examinar el monto a pagar por el almacén, y el personal que maneja y vigila el inventario.
El segundo punto son los costos por obsolescencia, que corresponden al caso de productos
alimenticios perecederos. Estos poseen un corto margen de vida, ya que expiran luego de un
tiempo determinado y no se pueden comerciar.
En tercer lugar están los costos del pedido, concernientes a la organización administrativa
que se encarga de realizar las compras.
Nivel de servicio
Esta variable toma en cuenta qué expectativas tienen los clientes frente al servicio, qué
porcentaje de pedidos completos se entregan al cliente, y cuál es el tiempo de entrega
prometido que la empresa ha cumplido.
La empresa trata de entregar los pedidos en el menos tiempo posible, la empresa se
compromete a entregar en pedidos grandes tres días después de realizar el pedido.
Restricciones del proveedor
Toma en cuenta las condiciones a cumplir para obtener el producto. Si el proveedor exige
una cantidad mínima a comprar, si es una compañía flexible y confiable, si ofrece descuentos
según el volumen del pedido.
Igualmente, si el proveedor tiene disponible la cantidad requerida, y si los productos los
despacha desde su inventario o inicia su proceso de producción luego de hacerle el pedido.
Para ver el tipo de proveedor que la empresa desea realizar contratos, hace un análisis si es
confiable y rápido al momento de hacer la entrega del producto.
Tiempo de reabastecimiento
Corresponde al período de tiempo desde que se revela que se debe pedir un producto y el
momento cuando este producto está disponible para que la empresa pueda usarlo.
En este proceso intervienen cinco lapsos: chequeo del inventario, gestión de compra,
administración del pedido por el proveedor, transporte, y entrada al sistema de la empresa.
Patrones de la demanda
Se relaciona con la cantidad de clientes que compran con regularidad los productos, para así
evaluar su frecuencia de venta y hacer los pedidos de acuerdo con el promedio de venta.
Estos esquemas no son concluyentes y en cualquier momento pueden cambiar. Por tanto,
debe mantenerse un inventario de seguridad.
Declaración de políticas
Se definen los inventarios como los artículos de material de oficina, estanterías, cajas en las
que van los zapatos, stock en consignación y equipos menores.
Gestión de inventario
Se requiere que cada área que tenga inventario tenga un sistema de mantenimiento de
registros para registrar:
– Adiciones.
– Ventas o transferencias
– Devoluciones.
Los registros de inventario deben ser mantenidos por personas que no sean responsables del
manejo físico del stock en el almacén.
Se debe realizar anualmente una inspección física y un conteo de inventario para verificar y
confirmar los registros de inventario. Deben identificarse faltantes, excedentes, existencias
obsoletas y dañadas.
Los artículos obsoletos deben eliminarse, obteniendo la aprobación del funcionario
oficialmente autorizado por el procedimiento de delegaciones financieras.
Cuando un conteo del inventario revele una discrepancia entre los niveles de stock físico y
teórico, deben modificarse los registros de inventario tan pronto como se verifique el
recuento físico.
Todas las entradas de ajuste deben ser aprobadas por el representante oficialmente autorizado
bajo el procedimiento de delegaciones financieras.
Las unidades organizativas deben garantizar el almacenamiento seguro de las existencias,
incluida la seguridad contra robo, incendio y otros daños. El acceso a las áreas de
almacenamiento está restringido.

Valoración

Todos los inventarios que se valoran con el fin de incluirlos en los estados financieros deben
valorarse al menor costo y al valor neto realizable. Cuando sea práctico, el costo de los
inventarios para artículos particulares se asignará sobre una base FIFO.

Manual de procedimientos revisión de pedidos

Este procedimiento inicia con la recepción de la solicitud del cliente, ya sea nuevo o periódico, se
verifica la disponibilidad de las existencias para cumplir con los requerimientos del cliente y a su vez
se elabora la orden de pedido para la compra del calzado, terminando con la entrega de
documentación a los departamentos involucrados.

Responsables Jefe de Bodega

 Comunicar al departamento de ventas sobre el estado del inventario Jefe de Contabilidad

 Comunicar los requisitos de documentación para clientes nuevos.

 Verificar el estado de cuentas con la Comercializadora “Shoe Store”.

Auxiliar de contabilidad

 Verificar precios

 Informar si la información en la orden de compra frente al pedido del cliente es correcta.

 Verificar la orden de pedido y firmar en señal de aprobación.

Vendedor

 Informa al cliente si existe el producto solicitado o se hace la solicitud del producto.

 Enviar muestras de producto a los clientes que requieran cotización.

 Archivar petición del cliente en caso de que se encuentre en mora.

 Verificar la cantidad disponible de la mercancía.

 Verificar la disponibilidad en bodega.

 Acordar especificaciones de producto con el cliente.

 Revisar orden de compra entregada por el cliente.

 Verificar los términos de la orden de compra.

Manual de procedimientos de compra de calzado

Responsables

Departamento de ventas

 Verificar las existencias físicas de inventario.

 Informarse sobre las necesidades que requieren los clientes.

 Realizar orden de compra de acuerdo a las solicitudes de los clientes.

 Enviar orden de compra al jefe de compras

Jefe de compras

 Mantener estrecha comunicación con el departamento de ventas.

 Realizar cotizaciones con diferentes proveedores.

 Seleccionar proveedor.

 Enviar orden de compra al área de contabilidad.

Auxiliar de contabilidad

 Digitar la orden de compra.

 Revisarla antes de su envío.

 Hacerla firmar del responsable que es el gerente.

 Enviarla al proveedor seleccionado vía correo electrónico.

 Confirmar recibido.

Consideraciones generales

 El Jefe de compras es quien defines a que proveedor se le realizara el pedido de calzado.

 El departamento de ventas debe verificar existencia física antes de informarle al jefe de compras
la necesidad de alguna referencia.

 El auxiliar de contabilidad es el responsable del cumplimiento de las normas y procedimiento de

compra.
POLITICA DE
EFECTIVO
 INTRODUCCION

En una entidad financiera la política del efectivo es una herramienta muy importante, es decir
establece los lineamentos básicos, la compensación de la información para que los usuarios
puedan utilizar como parte del análisis, donde la generación de efectivo es uno de los
principales objetivos de los negocios.

Para que un negocio sea eficiente se necesita generar una cantidad suficiente de dinero. Por
lo tanto, las empresas necesitan contar con efectivo necesario para mantener la solvencia,
pero no para que el dinero le tengan como ocioso en el banco, sino como una manera atractiva
para guardar el efectivo, realizando una inversión de valores negociables, siendo una
herramienta del mercado que fácilmente se pueden transformar en efectivo, los mismos que
generan interés a corto plazo por lo que son utilizados por las empresas para obtener un buen
rendimiento sobre fondos temporales inactivos.
Control de efectivo

El control de efectivo es un sistema que incluye todas las medidas adoptadas por la empresa
“Shoe store” con el fin de:

 Proteger los recursos de fraudes, despilfarros e ineficiencia de uso por parte del
personal de la empresa.
 Asegurar que las politicas trazadas por la empresa se esten cumpliendo en su
totalidad.
 Realizar evaluaciones del rendimiento de las diferentes áreas de la empresa.
 Verificar que los datos contables y operaciones de la empresa sean confiables y
exactos.

Responsabilidad delimitada.
Deben establecerse por escrito las responsabilidades de cada cargo y hacerlas conocer a los
interesados.

Separación de funciones de carácter incompatible

Debe existir una adecuada segregación de funciones y deberes, de modo que una sola persona
no controle todo el proceso de una operación.

Servidores hábiles y capacitados

Se debe seleccionar y capacitar adecuadamente a los empleados, para aumentar la eficiencia
y economía en sus labores.

Aplicación de pruebas continuas de exactitud

Consiste en la verificación periódica de las operaciones; deben aplicarse para asegurar la
corrección en las operaciones.

Movimiento de personal
Llevar a cabo un movimineto de personal hasta donde sea posible y que sus empleados
disfruten de su tiempo libre, especialmente aquellos de desempeñan cargos de gran
responsabilidad.

Fianzas
Los empleados que manejan recursos financieros, valores o materiales, deberán estar
afianzados, a fin de permitirle a la empresa, a resurgir adecuadamente de una pérdida o de un
fraude efectuado por ellos mismos.
Instrucciones por escrito
Las instrucciones al personal para el desempeño de sus funciones deberán darse por escrito,
en forma de descripción de cargos.
Esto contribuye a que los empleados cumplan más eficientemente con su trabajo, por
cuanto las órdenes o instrucciones impartidas verbalmente pueden olvidarse o
malinterpretarse.

Uso de formas prenumeradas

Deberán utilizarse formas prenumeradas e impresas para la documentación importante.

Evitar el uso de dinero en efectivo

El uso de dinero en efectivo se debe limitar solo para compras menores por medio del fondo
fijo de caja chica.

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

Proteger los activos para evitar

 Pérdidas por fraudes, negligencias (robos).

 Uso ineficiente (desperdicio).
Asegurar la exactitud y la confiabilidad de la información

 Decisiones Contable, Administrativa, Financiera, para evitar errores.

Asegurar el cumplimiento de las políticas

 Sobre bases más seguras

Promover la eficiencia del personal

 Evaluación de desempeño

CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO

• CONTROL ADMINISTRATIVO
Plan de organización y procedimientos
Medidas relacionadas con la eficiencia operacional
Observación de políticas establecidas en todas las áreas de la organización.

 CONTROL CONTABLE
Plan de organización
Procedimientos relacionados principal
Para salvaguardia de los activos de la empresa
La confiabilidad de los registros financieros.

CONTROL INTERNO DE LA CUENTA DE CAJA

Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleos y
procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener información segura, salvaguardar
el efectivo en caja, así como fomentar la eficiencia de operaciones y adición de la política
administrativa de cualquier empresa.

Principios de control interno de caja

 Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y registro de caja.
 En cada operación de caja deben intervenir por lo menos dos personas.

 Ninguna persona que interviene en caja debe tener acceso a los registros contables
que controle su actividad.
 El trabajo de empleados de caja será de complemento no de revisión.
 La función de registro de operaciones de caja será exclusiva del departamento de
contabilidad.
 Evitar o prevenir fraudes de caja.
 Promover la eficiencia del personal de caja.
 Proteger y salvaguardar el efectivo en caja.
 Localizar errores de caja.

Control interno
 Cobros a empleados y deudores.
 Entradas diversas a caja.
 Creación de un fondo fijo de caja.
 Cortes y arqueos de caja periódicos.
 Afianzamiento del personal de caja.
CONTROL INTERNO DE BANCOS
Los principales aspectos del control interno relativos al manejo de la cuenta de Bancos, cuyo
cumplimiento deben vigilarse, son:
 Separación de labores. Deben ser personas diferentes las que expidan cheques,
operen auxiliares y registros y efectúen conciliaciones.

 Fianzas. El personal que maneja las cuentas bancarias debe estar afianzado para
garantizar posibles desfalcos por malos manejos.

 Firmas autorizadas. Se deberá contar con un registro de firmas autorizadas para

firmar cheques.

 Conciliaciones bancarias. Las cuentas bancarias deberán conciliarse cada mes y

mantener debidamente depuradas las partidas en conciliación.

 Revisar que lo que este en la póliza, en el estado de cuenta y en el documento sea lo

mismo.

 Revisará los cheques no presentados al cobro durante un período excesivamente largo

se investigue el motivo. Después de 30 días se cancelan los cheques.

Elementos de control
Plan de la organización

Indicar a los diferentes departamentos o personas responsables de forma clara las diferentes
funciones como puede ser:

 compras
 recepción de mercaderías
 aprobación de créditos para clientes
Siempre deben constar por escrito, la asignación de cada función implica la facultad de tomar
decisiones y velar por una separacion de funciones adecuada.

Características principales del sistema de control interno

 Organización de manera que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad
en las actividades de la empresa.

 Autorización y registro operacional de manera que sea de la atribución del

departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de
mantener el control.
  Eficiencia para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando
menos tres personas y asi, evitar fraudes.

Control Interno del Efectivo

Esta constituido por una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito de
monitorear todas las actividades de la Empresa “Shoe store”, que puedan afectar el manejo
del efectivo.

Estos procedimientos tienen como objetivo salvaguardar los activos, garantizando la

exactitud y confiabilidad de los registros y se dan mediante:
 División del trabajo
 Delegación de autoridad
 Asignación de responsabilidades
 Promociónes a personal eficiente
 Identificación del personal con las políticas de la Empresa.

El efectivo es el dinero que mantiene la empresa en su cuenta de caja o en forma de depósito

en un banco.
 Efectivo en caja
 Cuentas bancarias

Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas.

La recepción del efectivo, puede hacerse por:

 Operaciones en el mostrador (ventas)
 Ingresos ejecutados por cobradores
 Tranferencias bancarias
 Depositos en las cuentas de la empresa

El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:

 Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja chica. Los
que excedan dicho límite, serán cobrados con interés del 5%.

 Esta cuenta se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su

eliminación.

 Debe haber una sola persona responsable de caja chica.

 Las llaves y claves de las Cajas Fuertes deberán estar adecuadamente custodiadas y
serán cambiadas cada inicio de mes o cuando haya cambio de personal.

 El área de Control de efectivo tiene como principal actividad, cuidar el dinero que
entra y programar todas las salidas de dinero, sean actuales o futuras, de manera que
jamás quede en la empresa dinero insuficiente.

 Todo el personal que maneje efectivo debera estar en constante capacitación.

 Todo el dinero recaudado diariamente al final de la tarde deberá ser depositado en el

banco.

 Realizar controles contantes sobre los ingresos en efectivo.

 Todo cobro realizado en caja deberá tener su respectivo comprobante, caso contrario
se impondrá una pequeña multa al cajero.

 Todo dinero falso debe ser considerado como un faltante de Caja.