1.

OBJETIVO

Estandarizar las actividades para la elaboración de la contratación directa, con el fin de

disponer las reglas y principios que rigen los contratos de la E.S.E Hospital XXX de
Antioquia.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los contratos Menores a Tres mil quinientos Salarios
Mínimos Legales Mensuales Vigentes.

3. DEFINICIONES

Para efectos de este procedimiento se aclaran los siguientes términos:

 CONTRATO: Es el documento que acredita el acuerdo de voluntades manifestada en

forma legal, por virtud de la cual una o varias personas se obligan a favor de otras u otra
al cumplimiento de una prestación de dar, hacer, no hacer.

 CONTRATO SIN FORMALIDADES PLENAS: Son todos aquellos que se suscriban

en una cuantía hasta ( 18 ) salarios mínimos legales vigentes mensuales.

 CONTRATO CON FORMALIDADES PLENAS: Son todos aquellos que se

suscriban en una cuantía superior (18) salarios mínimos legales vigentes mensuales
hasta (3.500) salarios mínimos legales vigentes mensuales.

 CONTRATANTE: Es la persona natural o jurídica que contrata la obra o los servicios.

 CONTRATISTA: La persona natural o jurídica que ejecuta y se obliga a realizar y

ejecutar la obra o prestar el servicio contratado.

 PERSONA NATURAL: Individuos de la especie humana, sin distinción de sexo.

 PERSONA JURIDICA: Es una calidad de persona ficticia, capaz de ejercer derechos

y contraer obligaciones civiles. Necesita siempre ser representada. La calidad de
persona jurídica se adquiere por creación legal o por reconocimiento administrativo,
según sea la naturaleza de la asociación o entidad de que se trate.

 CLAUSULAS: son las disposiciones de un contrato, tratado, testamento de cualquier

documento análogo, público o particular.

 OBJETO CONTRACTUAL: Es lo que se ejecuta en el contrato. Es la razón de ser

de la relación contractual.
 CLAUSULAS EXCEPCIONALES: Son los medios que pueden utilizar las Entidades
públicas para el cumplimiento del objeto contractual. Son cláusulas excepcionales al
derecho privado y son: a) Terminación unilateral. b)
interpretación unilateral. c) modificación unilateral. d) Caducidad. e) Reversión en
contratos de explotación y concesión. f) Liquidación Unilateral.

 DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es la apropiación presupuestal para atender

los costos generados en un contrato estatal. Es decir que dentro del presupuesto anual
de la entidad pública exista un rubro que respalde el compromiso.

 REGISTRO PRESUPUESTAL: Documento que certifica la obligación contraida con

un determinado proveedor.

 ANTICIPO: Es la parte del valor del contrato se le entrega al contratista antes de

iniciar la ejecución del contrato. La ley 80 de 1993 permite entregar un 50% del valor
del contrato como anticipo.

 FORMA DE PAGO: Son los pagos parciales que se pactan dentro del contrato hasta
completar el total del valor del contrato.

 VIGENCIA: Es el plazo de ejecución del contrato

 TERMINOS DE REFERENCIA: Son las condiciones fijadas por la entidad para la

ejecución del contrato. Deben ser por escrito y se le deben entregar a los interesados en
contratar con la Entidad.

 MINUTA: Es el documento que contiene las cláusulas contractuales del contrato

 INTERVENTOR: Persona natural o jurídica, funcionario o contratista designado para

vigilar la ejecución de un contrato.

 PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO: Suscripción de las partes

contratantes, previo lleno de los requisitos legales.

 ACTA DE INICIACION: Documento que indica la fecha exacta de la iniciación de la

ejecución de un contrato.

 LIQUIDACION DEL CONTRATO: Finiquito de la ejecución y la evaluación del

mismo.

 INSUMO: Factor de producción.

 PROVEEDOR: Persona o empresa que abastece de todo lo necesario para un fin a

grandes grupos, asociaciones o comunidades.
 LICITACION: Proceso por medio del cual la entidad invita a la s personas naturales o
jurídicas a presentar sus ofertas de insumos o servicios ajustados a unos parámetros
predeterminados.

 COTIZAR: Valorar o Estimar el valor de un producto o servicio.

 RECIBIDO A SATISFACCION: Documento que certifica el cumplimiento del

servicio contratado.

 CUENTA DE COBRO: Documento por medio del cual el proveedor o contratista le

factura ala entidad un servicio prestado.
4. CONTENIDO

ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLES

1. DENTIFICAR NECESIDAD: Este procedimiento se inicia cuando las
diferentes dependencias del Hospital presentan la necesidad de realizar una Dependencia
contratación ante la Subgerencia administrativa ó el Almacén. interesada

2. PRESENTAR EL REQUERIMIENTO DE LA CONTRATACIÓN: Una vez Sugerencia

presentada la necesidad la Subgerencia Administrativa ó el almacén solicitan Administrativa y
tres cotizaciones del servicio a contratar para llevarlas al comité de compras almacén
y contratación.
3. APROBAR SOLICITUD: El comité de Compras y Contratación evalúa la
Comité de Compras y
pertinencia de la solicitud o necesidad de contratar (Viabilidad).
Contratación

4. SOLICITAR DISPONIBILIDAD: Con el conocimiento de su cuantía, y la

Subgerencia
autorización para iniciar el proceso contractual ó de compra, la Subgerencia
Administrativa
Administrativa, solicita la disponibilidad presupuestal.

5. ORDENES DE COMPRAS y VERIFICAR CUANTÍA: Para las compras de Subgerencia

los insumos requeridos por el almacén se elabora la respectiva orden de Administrativa
compra y para la contratación se evalúa que se trate de un contrato menor a Almacén
18 SMMLV ó superior a 18 SMLMV e inferior a 3.500 SMMLV, para establecer si Farmacia
se realiza contrato con ó sin formalidades plenas. oficina Jurídica

6.SOLICTAR REGISTRO PRESUPUESTAL Y ELABORACIÓN DEL

CONTRATO: La subgerencia administrativa, solicita a la oficina jurídica la Subgerencia
elaboración del contrato con formalidades plenas, con los parámetros para su Administrativa y
elaboración y relación de documentos, y esta a su vez procede a solicitar el jefe Oficina Jurídica
Registro presupuestal a la oficina de Recursos Financieros de la entidad.
7. SIN FORMALIDADES PLENAS: los contratos los elabora la subgerencia Subgerencia
administrativa, pasan a revisión de la jefe jurídica, luego para la firma del administrativa
gerente, el contratista e interventor. Jefe Oficina Jurídica

8. CONTRATO CON FORMALIDADES PLENAS: Los contratos con

formalidades plenas los elabora la oficina jurídica. Oficina Jurídica

9. ANALIZAR DOCUMENTACIÓN: La oficina jurídica de acuerdo al perfil del

Jefe Oficina Jurídica
contrato y a los documentos soportes, verifica que estén completos y acordes
con el proceso a adelantar. En el evento de no cumplir lo anterior se procederá
a exigir los documentos requeridos.
 1O. ELABORAR CONTRATO: Las abogadas de la oficina Jurídica proceden a
elaborar o a ordenar la minuta del contrato por parte de la secretaria, tarea
Jefe Oficina Jurídica
que ejecuta conforme a las indicaciones impartidas. Igualmente se registran
(Abogada) y secretaria
todos los datos del contrato en una tabla para su posterior reporte o control.

ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLES

11. REVISAR EL CONTRATO: la Jefe de la Oficina jurídica revisa que la Jefe Oficina Jurídica
minuta del contrato cumpla con los parámetros establecidos en el perfil y la (Abogada)
documentación y vela porque se adelante el proceso de contratación
adecuado según la cuantía y la naturaleza del mismo. Y da su visto bueno
para su suscripción.

12. SUSCRIBIR EL CONTRATO: La secretaría de la oficina jurídica envía a

gerencia el contrato con todos sus anexos para su correspondiente firma,
Secretaria
luego es devuelto a la oficina jurídica para que se cite el contratista para su
(Jurídica)
firma y para la firma del interventor.

13. SOLICITAR GARANTIAS: Una vez suscrito el contrato, la secretaria

de la oficina jurídica solicita al contratista la póliza de cumplimiento
requerida, según la naturaleza del contrato, concediendo un termino de (5) Secretaria
días hábiles. (Jurídica)

14. VERIFICAR GARANTÍA: Verifica que cumpla los requisitos de póliza a Jefe Oficina jurídica
favor de entidades estatales y firma la constancia de aprobación de póliza. (Abogad

15. PUBLICAR CONTRATO: La Oficina Jurídica entrega copia del contrato

al contratista para que efectúe la publicación en la gaceta departamental Secretaria
cuando el contrato excede de la suma de 50 SMMLV. (Jurídica)

16. DISTRIBUIR CONTRATO: La oficina Jurídica procede a distribuir el

contrato así: el original y documentos soportes son custodiados en la oficina
Secretaria
jurídica; copia de éste y certificado de disponibilidad presupuestal para el
(Jurídica)
interventor del contrato.
 SERIE SUB-SERIE TIPO UNIDAD
1=Contratos 1=Contratos laborales de 1=Solicitud de necesidades Contratos de E.S.E
E.S.E del hospital de contrataciones hospital
2= Contratos Contratos laborales de 2=Solicitud de cotización Necesidad de contrato
E.S.E del hospital de contratación
3= Contratos Contratos laborales de 3=Solicitud de evaluación Evaluacion y aprobación
E.S.E del hospital y aprobación del contrato
4= Contratos Contratos laborales de 4=Solicitud de presupuesto Disponibilidad de
E.S.E del hospital y disponibilidad presupuesto
5= Contratos Contratos laborales de 5=Evaluacion de contrato Evaluacion de contrato
E.S.E del hospital menor y ordenes de
compra
6= Contratos Contratos laborales de 6=Solicitud de elaboración Registro de presupuesto
E.S.E del hospital del contrato y registro
presupuestal
7= Contratos Contratos laborales de 7=Elaboración de contrato Contrato sin formalidades
E.S.E del hospital sin formalidades plenas
8= Contratos Contratos laborales de 8=Elaboración de contrato Contrato con formalidades
E.S.E del hospital con formalidades plenas
9= Contratos Contratos laborales de 9=Lista de verificación de Base de datos de contrato
E.S.E del hospital documentación de
contrato
10= Contratos Contratos laborales de 10=Minuta de contrato y Minuta de contrato
E.S.E del hospital registro de base de datos
11= Contratos Contratos laborales de 11=Informe del proceso y Proceso de los contratos
E.S.E del hospital visto bueno para la
suscripción del contrato
12= Contratos Contratos laborales de 12=Aprobación de Aprobación de contrato
E.S.E del hospital solicitud de contrato
13= Contratos Contratos laborales de 13=Solicitud de garantías Pólizas y contratos
E.S.E del hospital o póliza de cumplimiento
de contrato
14= Contratos Contratos laborales de 14=Constancia d Pólizas
E.S.E del hospital aprobación de póliza
15= Contratos Contratos laborales de 15=Registro de entrega de Registro de entrega de
E.S.E del hospital copia de contrato copia de contratos
16= Contratos Contratos laborales de 16=Registro de Distribucion del contrato
E.S.E del hospital distribución del contrato original y copia
original y copia