2015

LINEAMIENTOS PARA
DESARROLLAR EL PROCESO DE
PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL

UNIDAD DE PLANIFICACIÓN

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CONTENIDO
LINEAMIENTOS PARA DESARROLLAR EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN
INSTITUCIONAL .............................................................................................................................. 0
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 3
GLOSARIO DE TERMINOS DE PLANIFICACION ................................................................................... 4
OBJETIVO ............................................................................................................................................ 5
ALCANCE ............................................................................................................................................. 5
MARCO NORMATIVO ......................................................................................................................... 5
DISPOSICIONES GENERALES .............................................................................................................. 6
LINEAMIENTOS DE PLANIFICACION ................................................................................................... 7
Formulación del Plan Estratégico Institucional (PEI)..................................................................... 7
Formulación del Plan Operativo Anual (POA). .............................................................................. 7
Monitoreo/seguimiento del Plan Operativo Anual ...................................................................... 9
Evaluación del Plan Operativo Anual........................................................................................... 10
Reprogramación del Plan Operativo Anual ................................................................................. 11
PLAZO Y MECANISMO DE REVISIÓN ................................................................................................ 11
ANEXOS ............................................................................................................................................. 12
ANEXO ¨A¨.- PROGRAMACION DE LAS PRINCIPALES ACTIVIDADES DE PLANIFICACION ........... 12

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INTRODUCCIÓN
La gestión pública se entiende como el conjunto de prácticas que desarrollan las
entidades con el fin de lograr los objetivos que justifican su existencia, con vocación de
servicio ciudadano y en procura de eficacia, eficiencia y economía en sus acciones.

En la visión del “círculo virtuoso”, en el cual los procesos no siguen una lógica lineal,
sino que representan un entramado sistémico, la planificación, la programación y
organización, la ejecución y la verificación siguen un recorrido conjunto, interactúan
entre sí y apuntan al mismo objetivo que es generar las condiciones para una eficaz y
eficiente prestación de servicios de la entidad hacia la sociedad.

La Planificación Institucional al igual que la planificación del desarrollo se constituye en

un proceso que explora las condiciones de la entidad, construye su futuro, establece
sus logros y procesos críticos en el marco de su mandato legal y social, con el fin de
acelerar cambios favorables en los distintos usuarios y destinatarios de las acciones de
la entidad. El Plan Estratégico Institucional se construye a través del proceso de
planificación institucional y se constituye en el producto básico de éste.

Para entender con mayor precisión el significado de la Planificación Institucional, es

necesario reconocer el carácter técnico – gerencial, congruente con el espíritu mismo
de la planificación que se orienta hacia la acción para el desarrollo sostenible.
Se considera un proceso técnico, en tanto se diseña, aplica, ajusta y establece un
método para la formulación y posterior implantación del Plan Estratégico institucional.

Es gerencial porque debe reflejar una posición de la entidad respecto a su entorno, a

sus relaciones verticales y horizontales, a la imagen institucional y una firme decisión
de la Dirección Ejecutiva para cumplir el mandato delegado a la institución e implica
una activa participación en la toma de decisiones, compromiso y rendición de cuentas.

El fin último de la planificación y objeto de este documento no es formular planes, sino

cambiar positivamente la realidad institucional y social, ejecutando actividades
sustantivas de forma eficaz, eficiente y con valor para la sociedad salvadoreña.

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GLOSARIO DE TERMINOS DE PLANIFICACION
a. Planificación Estratégica: sistema de decisiones y acciones estratégicas que se
originan en políticas públicas específicas determinadas en la Planificación del
Desarrollo con el fin que éstas sean ejecutadas a través de entidades con un
mandato legal y social específico, creando valor público para la sociedad en su
conjunto.

b. Planificación Institucional: es la definición de una entidad hacia dónde quiere ir

en el futuro y qué camino seguir para lograrlo. Planificar permite organizar los
esfuerzos individuales y colectivos institucionales, no improvisar y principalmente
generar cambios en las condiciones de partida. Por tanto, planificar es referirse al
proceso que transcurre desde la fase de formulación, ejecución, monitoreo y
retroalimentación. Cada entidad al formular su “intención estratégica”, es decir, de
llevar adelante su Planificación Institucional, debe identificar y definir el marco de
planificación superior al que responde y su visión de desarrollo futuro.

c. Formulación: identificación y priorización de las principales actividades

misionales de determinada área organizativa, así como de proyectos
estratégicos, para las cuales se establecen metas e indicadores de resultados
cuantificables, vinculándolas al presupuesto institucional.

d. Seguimiento: actividad periódica de monitoreo, a partir de ésta se detectan

rápidamente las variaciones en el cumplimiento de las actividades y metas,
permitiendo reaccionar de forma dinámica para lograr los objetivos y cumplir
con las metas planificadas.

e. Evaluación: en esta actividad se manifiesta de forma cuantitativa y cualitativa

el nivel de cumplimiento de la programación de actividades y metas,
permitiendo comparar, razonar y justificar el nivel de avance en las actividades
y metas logradas respecto a las planificadas.

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 f. Reprogramación: ajuste justificado en la programación de aquellas
actividades y metas en las cuales se han presentado variaciones importantes
en la ejecución, lo que permite la implementación de medidas correctivas y con
ello propiciar la continuidad de las acciones institucionales previstas en el
desarrollo de la gestión operativa y de la ejecución del Plan Estratégico
Institucional; esta actividad se constituye en una acción de retroalimentación y
de mejora continua del proceso de planificación.

OBJETIVO
Estos lineamientos tienen como finalidad proveer un marco de actuación general
para todas las unidades organizativas del Instituto de Acceso a la Información
Pública en el desarrollo del proceso de planificación de sus respectivas unidades
organizativas.

ALCANCE
Los lineamientos de planificación vertidos en este documento son de aplicación
obligatoria para todas las unidades organizativas que conforman el Instituto de
Acceso a la Información Pública, excluyendo a Pleno, Presidencia y a las
secciones, estas últimas integraran sus actividades y metas con la unidad
organizativa de la cual dependen jerárquicamente.

MARCO NORMATIVO
El marco normativo para desarrollar el proceso de planificación, se establece en los
siguientes documentos:
a. Ley de Acceso a la información Pública (Art. 10)
b. Reglamento de la Ley de Acceso a la información Pública (Art. 61)
c. Normas Técnicas de Control Interno Especificas (NTCIE) del IAIP (Art.14)
d. Reglamento de Organización y Funcionamiento del IAIP.
e. Plan Estratégico Institucional del IAIP (2013 – 2016)
f. Base legal para la reprogramación: NTCIE del IAIP, Capítulo II, Art. 14 relativo
a la definición de objetivos y metas y a la revisión periódica de estos, y Capítulo
V, Art.38 y 39 relativa al monitoreo, desviaciones y correcciones sobre la marcha

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 y la LAIP, Título II, Capítulo I, Art. 10, numeral 8, relativa a la divulgación de
información oficiosa que se pondrá a disposición del público, la cual se divulgará
y actualizará en los términos de los lineamientos que expida el IAIP.

DISPOSICIONES GENERALES
a. Fases del proceso de Planificación Institucional: Formulación, monitoreo
(seguimiento), evaluación y reprogramación de planes.
b. Principales componentes/productos esperados de la Planificación
Institucional: Plan Estratégico Institucional (PEI), Plan Operativo Anual (POA),
informes de seguimiento y evaluación de resultados.
c. Responsables del proceso de Planificación Institucional: según las NTCIE del
IAIP corresponde a cada jefatura de las unidades organizativas, formular, dar
seguimiento y evaluar el grado de avance en la ejecución de las actividades y metas
planificadas por sus respectivas áreas, siendo responsables de la integridad,
veracidad y oportunidad de la información presentada, corresponderá a la Unidad
de Planificación, planificar, programar (Según Anexo A), guiar y documentar el
proceso, integrar la información resultante y realizar el análisis correspondiente para
las Autoridades del Instituto, sobre la información presentada por las unidades
organizativas.
d. Coordinaciones: la Unidad de Planificación coordinara con todas las unidades
organizativas del Instituto las actividades de formulación, seguimiento, evaluación y
reprogramación del proceso de planificación Institucional.
e. Documentos requeridos para planificar: Las unidades organizativas del IAIP
deberán disponer de los siguientes documentos:
1) Normas Técnicas de Control Interno Especificas del IAIP.
2) Manual de Organización y Funciones del IAIP.
3) Plan Estratégico Institucional vigente.
4) Plan Operativo Anual del periodo anterior.
5) Evaluaciones trimestrales y Anuales del periodo anterior.
6) Otra normativa específica de su área.

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LINEAMIENTOS DE PLANIFICACION
Formulación del Plan Estratégico Institucional (PEI)
a. El Plan Estratégico Institucional se formulara cada cuatro años.
b. El PEI se formulara con recursos propios o con fondos de entidades de cooperación.
c. El PEI deberá estar alineado con las reformas presupuestarias vigentes propuestas
por el Ministerio de Hacienda.
d. El PEI se formulara mediante jornadas participativas con el personal del IAIP de
Nivel Superior, Nivel de Dirección, Nivel de Staff y de Nivel Operativo que se
considere oportuno.
e. Para la formulación del PEI se evaluara las condiciones del entorno, el grado de
cumplimiento del PEI anterior, la misión del Instituto, la normativa vigente aplicable
y la visión de desarrollo para el medio y largo plazo.
f. El PEI como minino deberá establecer la visión, misión, valores institucionales, ejes
estratégicos, objetivos estratégicos, línea de base, indicadores de desempeño,
proyectos asociados, metas, identificación de áreas responsables de ejecución y
presupuesto proyectado.
g. La Unidad de Planificación guiara y coordinara el proceso de elaboración, siendo la
contraparte directa en caso de financiarse con fondos de cooperación.

Formulación del Plan Operativo Anual (POA).

a. La formulación del Plan Operativo Anual, se realizara de forma anual, generalmente
entre los meses de octubre a diciembre de cada año.
b. Se iniciara preparando y revisando la documentación requerida para planificar.
c. Se identificaran e incluirán proyectos contenidos en el Plan Estratégico Institucional
vigente, alineando con el eje, objetivo estratégico, objetivo específico y actividad
correspondiente.
d. Se identificaran y priorizaran las funciones específicas de la unidad organizativa de
acuerdo a Manual de Organización y Funciones e instrumentos administrativos
relacionados.

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e. Se incluirán en el POA actividades que estén citadas en la normativa vigente que
regula la funcionalidad del Instituto (LAIP, RELAIP, NTCIE y otras específicas).
f. Se incluirán otras actividades según ciclo de gestión y competencia de la unidad
organizativa, considerando en estas, la obtención de resultados concretos y
significativos.
g. Se identificaran los supuestos claves (recursos, información, autorizaciones, etc.)
requeridos por la unidad organizativa para lograr cumplir la meta propuesta según
la actividad correspondiente.
h. Se identificara el área responsable de realizar la actividad, en caso de disponer de
secciones dentro de la unidad organizativa.
i. Se colocaran los medios de verificación (resultados del proceso) concretos y
cuantificables para cada actividad.
j. Para cuantificar la meta proyectada se tomara en cuenta: línea de base, demanda
esperada, proyecciones, capacidad y disponibilidad de recursos, etc.
k. Se programaran las actividades según mes (es) planificado de ejecución, si la
actividad se realiza por fases considerar los resultados parciales para cada mes
programado.
l. Colocar en observaciones información adicional tal como fecha de presentación, a
quien se remite, la forma de remisión, documentos específicos a remitir, etc.
m. Vincular el presupuesto asignado para la unidad organizativa, según las
actividades propuestas a desarrollar en el POA.
n. Revisar y realizar los ajustes necesarios en el POA con el equipo de trabajo de la
unidad organizativa.
o. No colocar actividades genéricas, ejemplo: elaborar POA, elaborar presupuesto de
la unidad, a menos que esta actividad, sea competencia de su área y/o sea
requerido en alguna normativa específica.
p. Evitar incluir actividades que son parte de un proceso principal, o son inherentes a
tal proceso, tales como enviar informe, revisar normativa, analizar, coordinar,
verificar, asistir a reuniones, etc.

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q. Se deben describir las suficientes actividades y/o proyectos que demuestren la
gestión de la unidad organizativa, sin que esto signifique demasiada especificidad
en la formulación del Plan Operativo.

Monitoreo/seguimiento del Plan Operativo Anual

a. El seguimiento al Plan Operativo Anual, se realizara de forma mensual, el
informe de seguimiento se entregara generalmente en los primeros diez días del
mes siguiente.
b. Los informes de seguimiento de POA deben ser remitidos a la Unidad de
Planificación en las fechas programadas, la cual integrará la información
proporcionada, informando cumplimiento y resultados al Pleno.
c. Los informes pueden ser remitidos vía correo electrónico en formato digital
(Excel) según formatos proporcionados, debiendo ser firmados para dar
formalidad y legalidad al informe.
d. La Unidad de Planificación revisara el informe remitido por las unidades
organizativas, en caso de haber observaciones al mismo, se notificara a la
unidad organizativa respectiva para la superación de estas.
e. Las unidades organizativas, deben crear los respectivos registros de la
información vinculada a los informes remitidos, siendo esta información
generalmente solicitada por los entes verificadores del control interno en la
Administración Pública.
f. La Unidad de Planificación podrá solicitar y verificar los registros de la
información que amparen el cumplimiento de metas reportadas por las unidades
organizativas.
g. La unidad organizativa justificara ante Pleno el grado de avance resultante en la
ejecución mensual de su respectivo POA.
h. Se debe cumplir las fechas establecidas en la programación de entrega de
informes de seguimiento y evaluación de planes, a fin de dar cumplimiento a lo
establecido en las Normas Técnicas de Control Interno Especificas del IAIP, a
los principios referidos a la información contenidos en la LAIP y a los requisitos
para la divulgación de la información oficiosa Institucional.

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i. El informe de cumplimiento que emite la Unidad de Planificación, se refiere
únicamente a la acción de recibo del informe entregado por la unidad
organizativa, posteriormente se revisa la pertinencia, veracidad e integralidad de
la información remitida.

Evaluación del Plan Operativo Anual.

a. La evaluación del Plan Operativo Anual, se realizara de forma trimestral y anual.
b. Se debe integrar los resultados mensuales del POA en el informe de evaluación
trimestral y estos en el informe de evaluación anual.
c. Los resultados de los informes mensuales o trimestrales permitirán valorar
cuantitativamente y cualitativamente el desempeño del periodo.
d. En relación a los resultados cuantitativos obtenidos, se deberá realizar una
valoración objetiva de las causales de esos resultados, así como proponer
medidas de acción para superar deficiencias en caso de resultar
incumplimientos.
e. Para la valoración cualitativa de los resultados se debe considerar los supuestos
y medios de verificación planificados para la ejecución de la actividad en
mención.
f. La evaluación es una oportunidad de reflexión acerca del desempeño de la
unidad organizativa, es una oportunidad para direccionar la actuación y lograr
mejores resultados en la gestión.
g. La evaluación del Plan Estratégico Institucional (PEI) se realizara a partir de las
evaluaciones trimestrales y anuales realizadas al POA.
h. La Unidad de Planificación integrara la información entregada por las unidades
organizativas relativa a las evaluaciones y las remitirá con su respectivo análisis
al Pleno del Instituto.

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Reprogramación del Plan Operativo Anual
a. La reprogramación del Plan Operativo Anual, se realizara una vez al año,
generalmente en el mes de julio y/o agosto.
b. La reprogramación es un ejercicio estrictamente de ajustes, no de formulación de
un nuevo POA.
c. La unidad organizativa verificará y analizará el avance de las actividades
planificadas, la unidad de planificación acompañara y guiara el proceso.
d. Se ajustaran únicamente aquellas actividades y metas que por motivos de
fuerza mayor y/o factores externos a las capacidades de la unidad organizativa
se dificulte el cumplimiento en los términos que fueron planificados al inicio del
año.
e. En relación al ítem anterior, se revisará y ajustará la actividad, el plazo de
ejecución, el medio de verificación y la meta si fuese necesario.
f. La unidad organizativa que realice ajustes al POA completara formulario
incluyendo los datos de los cambios realizados para documentar el proceso.
g. La unidad organizativa solicitara al Pleno la autorización para el ajuste de
actividades y metas con la justificación respectiva.
h. El Pleno analizara y autorizara los ajustes solicitados por las unidades
organizativas que estime oportunos y convenientes.
i. El Pleno autorizara la publicación del POA resultante del proceso de
reprogramación en el portal web institucional.

PLAZO Y MECANISMO DE REVISIÓN

Estos lineamientos se revisaran por la Unidad de Planificación al menos una vez al año,
o en plazos menores cuando surjan cambios relevantes en la ejecución de las
actividades de planificación, en ese sentido todas las unidades organizativas del
Instituto de Acceso a la Información Pública, podrán solicitar a la Unidad de
Planificación modificaciones en los mismos con la debida justificación, en algún
apartado(s) que consideren no se ajusta a la ejecución de la Planificación Institucional
del IAIP.

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ANEXOS

ANEXO ¨A¨.- PROGRAMACION DE LAS PRINCIPALES ACTIVIDADES DE PLANIFICACION

PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL (PEI)

FASES PERIODO DE EJECUCION RESULTADOS

Formulación Junio – Septiembre del último año Plan Estratégico
de vigencia del PEI Institucional
Evaluación Anual Primeros 15 días de Febrero del año Informe de evaluación
posterior. anual.

PLAN OPERATIVO ANUAL (POA)

FASES PERIODO DE EJECUCION RESULTADOS

Formulación Octubre – Diciembre de cada año Plan Operativo Anual
Mensual, primeros 10 días Informes de
Seguimiento/Monitoreo posteriores a la finalización del mes seguimiento mensual
a monitorear.
Evaluación Primeros 15 días posteriores a la Informe de evaluación
finalización del trimestre a evaluar. trimestral
Reprogramación Julio/ Agosto de cada año. Según Informe de
instrucciones y requerimientos de reprogramación y
Pleno. POA ajustado.

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