CAPITULO 3 Diagnéstico Organizacional Ferramentas para coleta de dados primarios Os instrumentos apresentados a seguir tém por objetivo auxiliar 0 administrador na elaboracao de um diagnéstico da empresa, a fim de detectar pontos de estrangulamentos na sua estrutura operacional ou disfungdes na sua estrutura organizacional. Cada instrumento possui as suas caracteristicas e, portanto, deve ser utilizado com objetivos especificos e no momento correto. O questionario nao substitui a entrevista, que nao substitui a pesquisa de documentos, que nao substitui a observacao direta do ambiente de trabalho. Nao se apresentam como instrumentos acabados, pois as organizacdes possuem identidades proprias. Cabera ao administrador, ao aplica-los, adapta-los as suas necessidades. O administrador tem alguns procedimentos que devem ser cumpridos para realizar um diagnéstico organizacional. Deve utilizar a entrevista, o questiondrio, a observagao direta e a pesquisa de documentos para obter as primeiras informagées sobre a empresa, a fim de emitir um diagnéstico da situagao. Este indicara o problema e dara informagées suficientes para a elaboracao de uma proposta de PMO. Alertamos para o fato de que as empresas possuem caracteristicas diferentes uma das outras e cada instrumento utilizado no diagnéstico deve adaptar-se a essas caracteristicas, assim como nao ha solugées iguais para 0 mesmo problema surgido em diferentes empresas. Podemos afirmar com seguranca que o mesmo problema, se surgido na mesma empresa em momentos diferentes, pode ter solugGes diferentes. Perguntas poderao ser acrescentadas, outras, omitidas; uma entrevista podera ser mais prolongada que o usual, uma observagio direta podera dar mais ou menos informacao, ou a pesquisa de documentos poder ser prejudicada simplesmente pela falta destes na empresa. Portanto, cada instrumento devera ser escolhido de acordo com o tamanho da empresa, a disponibilidade de informagdes ou o momento psicolégico que ela esta vivendo. ebook converter DEMO Watermarks*******3.1 ENTREVISTA. A entrevista é um instrumento utilizado pelo administrador com 0 objetivo de obter informagées qualitativas do entrevistado referentes a estrutura operacional e organizacional da empresa nao passiveis de serem obtidas por meio de outras ferramentas. 3.1.1 Quando utilizar? O administrador deve utilizar a entrevista quando ele esta realizando 0 levantamento de dados qualitativos referentes a estrutura organizacional da empresa, como sua missao, visées externas ¢ internas, politicas de recursos humanos, financeiros, materiais e tecnoldgicos, diretrizes, estratégias, seus objetivos (ETZIONI, 1989) ou de seus dirigentes e metas para elaboracao de uma proposta de PMO. Outras informacées preliminares podem ser obtidas por meio da realizacao de entrevistas, como seus processos criticos, sintomas de problemas enfrentados pela empresa por meio da manifestacaio do seu corpo diretivo. A entrevista podera, também, ser aplicada aos funciondrios formadores de opiniaio que executam tarefas operacionais ou aqueles que no tém facilidade para escrever. O administrador deverd apresentar-se sempre munido do roteiro de entrevista diante do entrevistado. 3.1.2 Dados qualitativos Com a entrevista, obtém-se informagdes que darao uma visdo genérica da empresa, se estiver sendo realizada com um dirigente de alto escalao hierrquico, ou, entéo, uma visio genérica de um drgio, se a entrevista estiver sendo realizada com seu lider, quer seja ele diretor, gerente, chefe ou encarregado. Geralmente, na entrevista, obtém-se informagdes que 0 organograma nao revela. A democratizacao das informacées, a delegacao de autoridade, as relacdes informais sao alguns exemplos de dados obtidos na entrevista que auxiliarao o administrador no entendimento das caracteristicas sociais proprias de uma empresa. O administrador pode obter interpretagdes sobre indicadores de resultados financeiros e comerciais que possibilitem a identificagao de pontos de estrangulamento. 3.1.3 Instrumento auxiliar ebook converter DEMO Watermarks*******A entrevista permite prevenir erros na criagao de questionario e corrigir falhas que possam surgir depois da sua aplicacao. A entrevista pode ser utilizada para obter informagées por amostragem quando se deseja confirmar, ou criar, um conceito sobre determinada situacado. Ao responder a um questionario, o gerente administrativo respondeu que a empresa democratiza as informacées. No entanto, essa afirmacao nao foi confirmada por funciondrios posteriormente entrevistados. Entre o gerente desejar que as informacées sejam democratizadas e conseguir, hd muita diferenca. Ao analisar documentos da empresa, a entrevista pode ser utilizada para esclarecimentos de dtividas sobre o seu contetido. Também €¢ util para esclarecimento de dtividas sobre a observacio direta realizada na empresa. Portanto, a entrevista pode ser utilizada como ferramenta principal e auxiliar 4s demais ferramentas para coleta de dados primérios. 3.1.4 Vantagens A realizacao de uma entrevista pode possibilitar cinco vantagens: 1. Maior integracao do entrevistado com o entrevistador em virtude da dinamica na sua aplicacao, facilitando 0 processo de comunicacao, estimulando 0 raciocinio do entrevistado ao formular suas respostas e do entrevistador ao analisar as respostas e decidir sobre os rumos da entrevista. 2. Maior liberdade de exposicao das respostas, contribuindo para que 0 entrevistado sinta-se 4 vontade para formular suas respostas, nao se restringindo a alternativas de respostas pré-formuladas do tipo sim/néo, concordo/nao concordo, certo/errado. 3. Maior flexibilidade no roteiro da entrevista, permitindo ao entrevistador encerrar a entrevista a qualquer tempo, seguir ou alterar o roteiro da entrevista durante a sua realizacdo em funcao das respostas do entrevistado. Dessa forma, ele podera construir um roteiro que permita um desencadeamento légico de respostas, contribuindo para as anotagoes pés-entrevista. 4, Facilidade para esclarecer as dtividas do entrevistado, se uma questo gerar chividas ou se for ambigua. Muitos entrevistados solicitam esclarecimentos sobre a questao, como artificio para ganhar tempo para elaborar a resposta. ebook converter DEMO Watermarks*******