to s

e n j e to
u m
c mp ro
o
D u
de
 Memória
do projeto
Boas informações são a base para a
proposição de projetos eficazes e têm
valor estratégico. São, portanto, uma
ferramenta extraordinária de gestão.
cliente. Com o desenvolvimento consistente
por uma equipe que busca a excelência na
execução, entrega-se um produto com padrão
de qualidade.

Banco de dados e sistemas de

informações são desenvolvidos e s
conhecimento
constantemente atualizados para Os acervos de

Documentos
memórias de um
servirem de base para as tomadas de registrados em vos
decisão durante a construção do projeto. ser úteis em no
projeto podem o
o reaproveitar

de um projeto
Há alguns documentos que são
importantes para o acompanhamento e a
execução das ações de um projeto e que,
por isso, devem ser de conhecimento
do técnico em administração. São eles:
memória do projeto, status do projeto e
plano de ação.
Para que um projeto tenha memória e um projetos. Se nã
adquirido (e os
histórico dos fatos ocorridos durante a sua conhecimento
nvolvidos) em
elaboração, é muito importante registrar e produtos dese precisa
documentar qualquer evento e atividade. ores, a equipe
projetos anteri sem
Depois, sempre que houver necessidade,
começar do ze
ro novamente,
certo
as partes interessadas podem consultar aliar o que deu
os documentos resultantes disso. conseguir reav
novo trabalho
ou não a cada
Na memória do projeto, ficam registrados EUCHI, 2003).
(NONAKA, TAK
todos os fatos ocorridos com relação
a cronograma, custos, prazos, riscos,
mudanças e alterações. Isso permite Nesse sentido, a memória do projeto é
a elaboração de um plano de ação e
fundamental, já que a organização pode
processos de melhorias contínuas para utilizar o que aprendeu anteriormente para
que o projeto seja concluído com êxito, promover uma melhora significativa na
de acordo com as especificações do execução dos projetos seguintes.

2 Documentos de um projeto Técnico em Administração Técnico em Administração Documentos de um projeto 3

 Relatório
de status
O relatório de status do projeto é um documento atualizado pelo gestor
de projetos, pela equipe interna e pelo cliente. Tem como objetivo
manter todos os envolvidos atualizados sobre cada etapa, identificando
pontos de atenção e outras informações importantes.

Esse relato pode apontar informações que podem se tornar o diferencial

para o modo como um produto ou serviço será visto pelo cliente.

Existem diversos modelos de relatório, e cada empresa pode adotar

o que mais se adaptar às suas necessidades. Entre outros, destaca-
se o relatório “modelo de atributos das atividades”, o qual mostra as
particularidades de cada atividade, que podem ser disponibilizadas por
softwares de gerenciamento de projetos.

É importante que o relatório de status seja de fácil interpretação e esteja

sempre atualizado.

4 Documentos de um projeto Técnico em Administração Técnico em Administração Documentos de um projeto 5

 Estes são alguns dos itens que
constituem um relatório de status:
Revisão do relatório anterior – Permite verificar se
as metas foram cumpridas, conforme o relatório
anterior.
Status atual do projeto – Permite verificar se os
dados sobre custos, cronogramas e entregas estão de
acordo com o planejado.
Progresso para a resolução dos problemas
identificados anteriormente – Permite verificar
alguma inconsistência com relação ao plano anterior
e buscar esclarecimentos.
Problemas potenciais – Este item expõe as suas
causas e propõe um plano de ação para a sua
correção.
Ações corretivas – Após serem identificadas na
análise dos problemas potenciais, define-se um plano
de ação para acompanhamento e solução, evitando-
se assim recorrências e retrabalho.
Metas a serem alcançadas durante o próximo período
– Atualiza e mantém as informações com relação ao
que foi planejado, evitando riscos não previstos.

Para facilitar a leitura de um projeto e garantir

que ele está no caminho certo, um indicador PROJEC
T BUILD
de status nas cores vermelho, amarelo e colabor ER – Fa
ação en cilita a
verde, como em um semáforo, ajuda na e permit tre os e
e criar a n volvidos
identificação de possíveis dificuldades. rápidas tividade
e definir s
prazos
Vermelho – O projeto necessita de atenção. e custo
s.
Algum objetivo não está sendo atingido. SCRUM
HALF –
softwar Trata-se
Amarelo – Cuidado! Há o risco de não se e de sim de um
e ao qu ples util
atingirem as metas traçadas. al os us iz a ção
facilme uários p
nte se a o d e m
Verde – O projeto está no caminho certo. daptar.

O relatório de status mostra o que

está acontecendo e, assim, permite a
identificação de problemas e de possíveis
intervenções que precisam ser feitas. Para
isso, recomenda-se o uso de um software
específico para a gestão de projetos. Estes
são dois exemplos:
De qualquer maneira, é recomendável
escolher um software que facilite a análise
das informações, que ajude na solução de
problemas e que mostre a evolução das
tarefas e o andamento das metas do projeto.

6 Documentos de um projeto Técnico em Administração Técnico em Administração Documentos de um projeto 7

 Planos
de ação
Há um plano de ação em todo projeto administrativo. Ele determina as
ações estratégicas a serem colocadas em prática a partir de uma prévia
coleta de dados. Pode ser projetado em curto, médio ou longo prazo.
O plano de ação é algo tão importante que pode dar origem a um
planejamento estratégico ou basear-se nele tanto para medidas de
correção de problemas quanto para a sua prevenção.
Registros históricos, atas de reuniões, pesquisas e relatórios de
auditorias, entre outros, constituem uma gama de fontes de informações
relevantes, as quais podem ser utilizadas na elaboração de um plano de
ação consistente.
Quando se planeja um plano de ação, devem-se levar em consideração
as metodologias mais adequadas para cada situação. A metodologia
5W2H, por exemplo, propõe que o planejamento do plano de ação
considere os seguintes elementos:

8 Documentos de um projeto Técnico em Administração Técnico em Administração Documentos de um projeto 9

 O que
( what )

objetivo, meta

Onde Porque
( where )
( why )
Plano de ação - 5w2h
5w2h
local, departamento motivo, benefício
Empresa: ___________________________________________________ Data:____/____/_____

Processo: __________________________________________________

Quem
PARA QUANTO

Quando
O QUÊ QUEM QUANDO ONDE COMO CUSTA
QUÊ
(HOW
( who )
(WHAT) (WHO) (WHEN) (WHERE) (HOW)
(WHY) MUCH)
( when )
Atividades
responsável, equipe
Necessidade Recursos
Justificativa/ necessárias
data, cronograma
de atuação Responsável Prioridade Área financeiros
benefícios para

Como Quanto
(ação) necessários
implementar

( how ) ( how much )

atividades, processo custo ou quantidade

Entre as principais razões para se utilizar a 5W2H em projetos, destacam-se estas:

Planejar a investigação de um problema ou processo, para aumentar o nível de

informações e buscar rapidamente a falha

Montar um plano do que deve ser feito, para eliminar um problema
Padronizar procedimentos que devem ser seguidos como modelo, para prevenir
o reaparecimento do problema
Como se estrutura o plano de ação com a metodologia 5W2H? Veja.
O plano de ação é uma ferramenta muito importante para acompanhar
um projeto, pois proporciona uma visão detalhada do andamento do
processo e das tomadas de decisão. Além disso, permite a identificação
dos responsáveis por cada etapa, otimizando informações e custos e
permitindo uma visão sistêmica.

10 Documentos de um projeto Técnico em Administração Técnico em Administração Documentos de um projeto 11

Referências
bibliográficas
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Global, 1988.

FALCONI, Vicente Campos. Gerenciamento da rotina do

trabalho do dia-a-dia. Nova Lima: INDG, 2004.

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Paulo: Thomson,1998.

NONAKA, Ikujiro; TAKEUCHI, Hirotaka. Criação de

conhecimento na empresa. São Paulo: Elsevier Brasil, 2003.

KOTLER, Philip; KELLER, Kevin Lane. Administração de

Marketing. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2006.

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TEIXEIRA FILHO, Jayme. Gerenciando conhecimento: como a

empresa pode usar a memória organizacional e a inteligência
competitiva no desenvolvimento dos negócios. Rio de Janeiro:
Senac, 2000.