Manual de Funciones Por Competencias Empresa Lap

Manual de Funciones por Competencias Empresa LAP S.A.
Equipo Colaborativo Nº 8
Norman André López Becerra
Jeimy Paola Rodríguez
Felipe Adolfo Vidal Latorre
GESTION DE TALENTO HUMANO POR COMPETENCIAS
Ficha 1881713
Servicio Nacional de Aprendizaje
SENA
2019
CONTENIDO
1. Justificación ...................................................................................................................... 1
2. Políticas y Normas ........................................................................................................... 1
2.1. Políticas ........................................................................................................................ 1
2.2. Normas ......................................................................................................................... 2
3. Manual de Funciones y Descripciones de Cargos ............................................................ 2
3.1. Manual de Funciones ................................................................................................... 2
3.2. Descripción de Cargos ................................................................................................. 3
4. Beneficios de este Proceso ............................................................................................... 5
5. Participantes ..................................................................................................................... 5
6. Periodicidad...................................................................................................................... 6
7. Proceso a Desarrollar en el Manual.................................................................................. 6
8. Instrumentos de medición ................................................................................................ 7
9. Instructivo para la utilización del Manual ........................................................................ 7
10. Perfiles de Cargos del área Comercial de la Empresa LAP ............................................. 9
10.1. Director Comercial ....................................................................................................... 9
10.2. Jefe de Centro Distribución........................................................................................ 11
10.3. Coordinador de Alimentos ......................................................................................... 13
10.4. Coordinador de Aseo ................................................................................................. 15
10.5. Coordinador Logístico ............................................................................................... 17

10.6. Asesores Comerciales Junior y Senior ....................................................................... 18
10.7. Auxiliares de Transporte y Bodega ............................................................................ 20

1. Justificación
El presente estudio permite plantear la importancia de dotar a la empresa de una herramienta
técnica y moderna de fácil manejo para los departamentos de la empresa logrando así los
objetivos propuestos por la comercializadora LAP S.A.S.
Para satisfacer las insuficiencias de la empresa es necesario desarrollar un manual de
funciones que facilite el proceso de reclutamiento, selección y contratación, definiendo así cual
es el perfil mínimo requerido y a la vez cual es la descripción detallada de todas las
competencias, experiencias, funciones, nivel académico, etc., mediante el análisis detallado sobre
el diagnóstico en la Distribuidora LAP S.A.S cuenta con un Manual de Funciones, se evidencia
que no se está implementado como proceso para la mejora continua y el funcionamiento de la
empresa, se puede identificar la necesidad de crear cargos con sus respectivas responsabilidades
de tal forma que se organice las tareas asignadas para que se cumplan las metas y objetivos de la
empresa.
En el manual debe describir claramente todas las actividades de la empresa, distribuyendo la
responsabilidad a cada persona según su cargo para la Gestión del Talento Humano, con el fin de
contratar personas que cumplan con las competencias necesarias para ejercer el cargo, capacitar a
los empleados de la organización y garantizar el cumplimiento de los requisitos necesarios para
el desarrollo del trabajador en la organización y su productividad.
2. Políticas y Normas
2.1. Políticas
En una empresa u organización sus políticas son orientaciones y principios emanadas por la
administración para el conocimiento de sus trabajadores para su cumplimiento. En ella se dan
una serie de reglas y directrices básicas acerca del comportamiento que se espera de sus
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empleados y fija las bases sobre cómo se desarrollarán los demás documentos (manuales,
procedimientos, etc.)
 Mantener una buena imagen corporativa.
 Atención al cliente por parte de los integrantes de la empresa, de acuerdo con los
procedimientos establecidos a fin de orientarlos.
 Mantener un comportamiento ético.
 Los colaboradores deberán cumplir con las actividades para las cuales estén
debidamente capacitados.
 La calidad de nuestro trabajo está enfocada en la satisfacción del cliente.
 Reconocimiento al personal por ideas de mejora y/o ahorro de la empresa.
2.2. Normas
Indican a las personas lo que deben hacer o no hacer en determinadas situaciones o desde el
punto de vista del individuo, las normas le dicen lo que se espera de él. Todos los grupos tienen
sus normas, pueden ser sólo explícitas, habladas y escritas.
 Todo trabajador que ingrese a la empresa iniciará un período de prueba (no mayor a 3
meses), con el objetivo de apreciar sus aptitudes y desempeño de acuerdo con el oficio
para el cual es contratado.
 La empresa reconocerá sobre remuneración horas extras y demás beneficios que la ley
determine.
 Guardar rigurosamente la moral en las relaciones con sus superiores y compañeros.
3. Manual de Funciones y Descripciones de Cargos
3.1. Manual de Funciones
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Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que
desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y se elabora con base en los respectivos
procedimientos, sistemas y normas generales que resumen el establecimiento de guías y
orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas dentro de la empresa, sin interferir
en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia ni en la independencia mental o
profesional de los trabajadores u operarios de una empresa, ya que estos podrán tomar las
decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con
claridad la responsabilidad y las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus
requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos cada
año dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente el resumen de las labores
realizadas en el período, los problemas e inconvenientes que surgieron y sus respectivas
soluciones.
Tanto los informes como los manuales deberán ser evaluados permanentemente por los
respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión.
3.2. Descripción de Cargos
La descripción de cargos es un resumen de las principales responsabilidades, funciones y/o
actividades del puesto; es un proceso que consiste en enumerar las tareas o atribuciones que
conforman un cargo y que lo diferencian de los demás cargos que existen en una empresa; es la
enumeración detallada de las atribuciones o tareas del cargo (qué hace el ocupante), la
periodicidad de la ejecución (cuándo lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las
atribuciones o tareas (cómo lo hace) y los objetivos del cargo (por qué lo hace). Básicamente es
hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y las
responsabilidades que comprende.
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Se podría definir el cargo como la agrupación de todas aquellas actividades realizadas por un
solo empleado que ocupen un lugar específico dentro del organigrama de la empresa. Se podría
decir entonces que la descripción de cargo no es más que enumerar detalladamente las tareas y
responsabilidades que conforman al mismo y de esta manera diferenciar un cargo de los otros.
Esta descripción debe incluir:
 Cuáles son las funciones del ocupante
 Cuando hace el ocupante estas funciones.
 Por qué el ocupante hace dichas funciones (objetivo).
 Como hace el ocupante sus funciones.
Después de la descripción de cargo viene el análisis de cargo, el cual podríamos definir como
la especificación de las cualidades que debe tener el factor externo al cargo como tal. Es por esto
que se le denominan factores extrínsecos, los cuales están formados básicamente por el perfil con
el que deberá cumplir el futuro ocupante. Este análisis debe incluir:
 Requisitos Intelectuales
 Requisitos Físicos
 Responsabilidades implícitas
 Condiciones de Trabajo
Entonces podemos decir que la descripción y el análisis de cargo son la base fundamental de
cualquiera de los trabajos que realizará el talento humano de la empresa, ya que tanto la
descripción como el análisis pueden ser de gran ayuda o guía para todas las etapas posteriores
dentro de los procesos que se cumplirán, como lo son el reclutamiento y selección, la
capacitación, la administración de sueldos, higiene y seguridad en el trabajo, Bienestar de los
empleados, Inducción, entre otras.
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4. Beneficios de este Proceso
El manual de funciones es un instrumento que ayuda al desarrollo de una empresa ya que da
los alcances de cada uno de los puestos de trabajo que se encuentran, es por esto que todas las
organizaciones deben contar con un manual de funciones que facilite la organización interna de
la empresa para poder alcanzar de forma óptima los objetivos establecidos.
Entre los beneficios que tiene el manual de funciones encontramos
 Evaluar a todo el personal para hallar las falencias y sus respectivas soluciones.
 Dar a conocer a todos los empleados los parámetros que hay en sus funciones.
 Los empleados cumplen con todos los requisitos para realizar sus labores de forma
óptima.
 Todo el personal conocerá la cadena de mando es decir a quienes se debe reportar y
quienes le deben reportar a él.
 Quedan claros todos los horarios de trabajo y su respectivo salario.
 Los empleados tienen claros los riesgos que tienen en su labor.
 Los empleados saben cuáles son los elementos de trabajo que le brinda la empresa y
por lo tanto debe responder por ellos.
 Sirve de guía para alcanzar los objetivos tanto personales como profesionales de cada
empleado.
 Los empleados conocen sus funciones claves y contribuciones individuales.
5. Participantes
En esta actividad los participamos Norman André López Becerra, Jeimy Paola Rodríguez y
Felipe Adolfo Vidal, aprendices de la Especialización Tecnológica Virtual en Gestión del
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Talento Humano por Competencias, basados en el diagnóstico realizado a la Distribuidora LAP
S.A.S en el cual se evidencia la necesidad de realizar el manual de funciones del área comercial.
6. Periodicidad
El Manual de Funciones por Competencias se debe de revisar en un periodo de tres meses
para verificar que se está cumpliendo y se halla adaptado a las políticas de organización y al
personal, verificar al momento de hacer todas las contrataciones de personal que se cumpla con
lo establecido en cada perfil de cargo. En cada cargo la periodicidad por función es diaria,
semanal, mensual y cada seis meses.
7. Proceso a Desarrollar en el Manual
Para el desarrollo del manual de funciones de Distribuidora LAP la realización de las
funciones de una Dependencia o Entidad, o varias de ellas. Específicamente, el Manual de
Organización, es la versión detallada de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y
responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen la estructura de la
Organización.
Funciones Básicas: Es un punto en donde se deben incluir brevemente cada una de las
funciones y responsabilidades básicas que describa adecuadamente los límites y la esencia del
cargo. Se debe tener en cuenta que en la descripción de las funciones básicas no se debe entrar en
detalles, ya que esto se trata específicamente en el manual de procedimientos establecido para la
empresa.
Identificación del cargo: En esta parte se describe el nombre del cargo, el nivel del cargo, la
dependencia a la que pertenece, el número de cargos y el cargo de su jefe inmediato.
Requisitos: Este punto de la descripción del cargo, se describe cuál serían los requisitos del
perfil para cada uno de los cargos del perfil de cargo que este se requiere para poder realizar una
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adecuada selección de personal. Si bien es cierto que es muy difícil encontrar un empleado que
cumpla a cabalidad con el perfil óptimo establecido para un cargo, esto si nos puede servir de
base para seleccionar el aspirante más adecuado en el proceso de selección. (Estudios,
Experiencia, Conocimientos).
8. Instrumentos de medición
El método empleado en el levantamiento del Manual de Funciones y Perfiles de Cargo fue el
método Mixto, pues fue por medio de jefes de área y el grupo de trabajo participante en el
procedimiento, funcionarios conocedores de las funciones del área y también se dio apoyo por
medio de talleres de asesores o coordinadores. Este método fue elegido ya que consideramos que
de esta forma los manuales de funciones y perfiles de cargo pueden quedar más completos y
mejor estructurados, pues se tendrá en cuenta tanto la opinión de jefes como de los empleados de
cada área, además se contará con la participación de asesores que ayuden a encaminar de una
mejor forma cada uno de los procedimientos. Cabe anotar que la recolección de la información
se hace por medio de entrevistas, encuestas y grupos focales.
9. Instructivo para la utilización del Manual
Es un instrumento de información en el cual se describen en forma secuencial y cronológica,
las operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una dependencia o
entidad, o varias de ellas. Específicamente, el Manual de Funciones por Competencias de una
organización, es la versión detallada de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y
responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen la estructura de la
Organización.
Objetivo: Establecer las funciones para el cargo de cada colaborador, Gerente general,
auxiliar de Contabilidad, auxiliar administrativo, auxiliar de recursos humanos.
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Alcance: Este manual de funciones tiene un cubrimiento de todas las actividades a realizar
por el empleado de la empresa.
Para diseñar un cargo se deben tener en cuenta los siguientes conceptos:
Denominación: Nombre del Cargo denominación otorgada al cargo dentro de la
organización, según nombramiento y designación establecida.
Código: Es un número que se le asigna al cargo y se establece por la empresa
Grado: Describe el grado en el que la toma de decisiones se concentra en un solo punto de la
organización.
Tipo de proceso: Estratégico, Misional, y De Apoyo
Nombre del proceso: Nombre del Cargo denominación otorgada al cargo dentro de la
organización, según nombramiento y designación establecida
Dependencia: Se determina teniendo en cuenta las directrices establecidas en estatutos y
acuerdos internos de la organización
Cargo del Jefe Inmediato: Hace referencia al cargo de la persona responsable de la
dependencia a la cual se encuentra adscrito el trabajador
Propósito Principal: Resume la razón de ser del cargo dentro de la organización y las
funciones en genera.
Funciones clave: Es un punto en donde se deben incluir brevemente cada una de las
funciones y responsabilidades básicas que describa adecuadamente los límites y la esencia del
cargo. Se debe tener en cuenta que en la descripción de las funciones básicas no se debe entrar en
detalles, ya que esto se trata específicamente en el manual de procedimientos establecido para la
empresa.
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Requisitos: Este punto se describe cuál serían los requisitos del perfil para cada uno de los
cargos que este se requiere para poder realizar una adecuada selección de personal. Si bien es
cierto que es muy difícil encontrar un empleado que cumpla a cabalidad con el perfil óptimo
establecido para un cargo, esto si nos puede servir de base para seleccionar el aspirante más
adecuado en el proceso de selección. (Estudios, Experiencia, Conocimientos).
 Educación: Corresponde al nivel de escolaridad y la especificidad requerida para
desempeñar el cargo.
 Experiencia Laboral: Se refiere al tiempo laborado requerido con el fin de demostrar
experticia general y/o especifica requerida para el buen desempeño del cargo.
Competencias organizacionales requeridas para este cargo: Son aquellas condiciones que
debe poseer un individuo para el desempeño eficaz y eficiente en un determinado contexto
laboral, además de los conocimientos básicos y la experiencia.
10. Perfiles de Cargos del área Comercial de la Empresa LAP
10.1. Director Comercial
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

DENOMINACIÓN: Director Comercial
CÓDIGO:
GRADO:
Marque con X el ESTRATÉGICO X
TIPO DE PROCESO MISIONAL
al cual se asocia
este cargo DE APOYO
NOMBRE DEL PROCESO: Director Comercial
DEPENDENCIA: Comercial
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente General
II. PROPOSITO PRINCIPAL: Planificar, organizar, dirigir, controlar y coordinar
eficientemente el sistema comercial, diseñando estrategias que permitan el logro de los objetivos
empresariales, dirigiendo el desarrollo de las actividades de marketing y las condiciones de venta
de los productos.
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III. FUNCIONES CLAVES IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
Preparación del Plan estratégico de Mercadeo y

Evaluar los resultados del negocio su presupuesto
fortaleciendo las estrategias comerciales y la Examinar los costos directos, indirectos y
ejecución presupuestal. demás variables de la operación, determinando
su efecto en el resultado del negocio.
Establecer metas y Objetivos para el área de
Diseñar el proyecto de investigación de acuerdo ventas
con la oportunidad de mercado o problema de Definir el objeto de estudio de acuerdo con las
marketing detectado. necesidades de información detectadas por la
organización.
Identificar y contactar al cliente de acuerdo con
la normatividad vigente.
Comercializar los productos y servicios de
Realizar procesos de investigación de buenas
acuerdo con las políticas institucionales y
prácticas empresariales e innovación en todos
normatividad vigente.
los aspectos relacionados con los procesos a su
cargo
OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS:
Consolidar el presupuesto anual de la Gerencia Comercial y controlar su ejecución.
Supervisar los asuntos relacionados con los asesores Comerciales
Participar en equipos de trabajo que le sean asignados
Presentar con periodicidad convenida todos los informes de ejecución y de resultados que solicite
la Gerencia General y los diferentes entes de control.
Gerencia del Talento Humano a su cargo, contribuyendo a la existencia de mejores niveles de
clima organizacional, donde se estimule el incremento en la satisfacción y la productividad en el
desempeño laboral, como factores acordes al nivel de exigencia en la ejecución de los procesos
y las directrices que se tracen en la distribuidora LAP.
Estudiar, evaluar y conceptuar sobre las materias de competencia del área interna de desempeño,
y absolver consultas de acuerdo con las políticas institucionales.
Trabajar conjuntamente con la Gerencia de Servicio en la creación de un sistema de
administración de las relaciones comerciales, donde se pueda medir los avances en la prestación
de los servicios, el sentir de los clientes, quejas, reclamos y en general el comportamiento de la
estrategia de servicio a la cliente trazada.
Realizar otras funciones afines al cargo que le sean encargadas por el Gerente General.
V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES
Mercadotecnia y ventas
Servicio al cliente
Administración y gerencia
Idioma extranjero
Comunicación y medios de comunicación
Office Intermedio
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS: Título profesional en Administración de Empresas, Administración
Comercial, Administración de Mercadeo, Profesional en Mercadeo y Publicidad, o afines.
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Con estudios de Especialización en alguna de las siguientes áreas: Gerencia de Mercadeo,
Gerencia Comercial y Mercadeo y otras relacionadas con la misión del cargo.
DE DESEMPEÑO: Cuatro (4) años como gerente o director de mercadeo, gerente o director de
ventas, gerente o director comercial, con experiencia demostrable en el acompañamiento a la
fuerza de ventas y capacidad para la elaboración de planes estratégicos de mercado, análisis del
mercado, diseño de productos/servicios y costos.
PREFERIBLE: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el
cargo.
VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO
Planificación
Liderazgo
Escucha activa
Comunicación asertiva
Relaciones Interpersonales
Evaluación y Control de Actividades
Pensamiento crítico
CIUDAD:
FECHA DE APROBACIÓN:
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
10.2. Jefe de Centro Distribución

DENOMINACIÓN: Jefe de Centro de Distribución
CÓDIGO:
GRADO:
al cual se asocia
este cargo DE APOYO
NOMBRE DEL PROCESO: Jefe de Centro de Distribución
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Director Comercial
II. PROPOSITO PRINCIPAL: Velar por el correcto funcionamiento, coordinación y
organización del área logística de la empresa, tanto a nivel de producto como a nivel de gestión
de personal, con el objetivo de distribuir a los clientes los pedidos de mercancía a tiempo y
forma.
Diseñar el plan de distribución según el Planear el transporte de mercancías según

canal y normativa de transporte modos y estrategias de logística
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Diseñar el plan de distribución según el canal y
la normativa de transporte
Optimizar la política de aprovisionamiento y
Establecer el plan de distribución física
distribución de la empresa
según destino, modo de transporte y
Analizar el canal según las estrategias de
naturaleza del producto.
mercadeo y costos logísticos.
Implementar acciones de mejora que
contribuyan a generar una mayor calidad del
Elaborar el plan operativo según producto y confiabilidad por parte de los
requerimientos de los clientes, objetivos y clientes
estrategias de la operación. Determinar los recursos de la operación según
las necesidades y requerimientos de los clientes
y políticas de la organización.
Dirigir y supervisar las funciones del personal a su cargo, así como gestionar la motivación y el
nivel de desempeño.
Programar y supervisar el trabajo diario de los trabajadores asignando responsabilidades según
la carga de trabajo en recepción, almacenaje, preparación de pedidos y despacho.
Revisar y analizar el cierre diario de stock, preparación de pedidos y liquidaciones de reparto,
analizando las ventas y planteando cambios o propuestas que apoyen la mejora del nivel de
servicio.
Coordinar los despachos de los clientes garantizando su entrega oportuna en los tiempos
pactados.
Velar por el cumplimiento y evolución de los indicadores de gestión de almacén y transporte
Monitorear y evaluar el desempeño de los encargados del transporte, cuyo nivel de servicio
afecta la calidad del servicio que presta la empresa a sus clientes. Proponer mejoras y cambio de
proveedores oportunamente.
Emitir y remitir en forma oportuna los reportes requeridos por la gerencia
Realizar otras funciones afines al cargo que le sean encargadas por el Director Comercial.
Administración y gerencia
Recursos humanos y de personal
Transportes
Matemáticas
Servicio al cliente
Office Intermedio
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS: Título profesional en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas, o
afines. Con estudios de Especialización en logística y otras relacionadas con la misión del cargo.
DE DESEMPEÑO:
Mínimo 2 años de experiencia como director o jefe de logística, jefe de bodega o distribución,
jefe de almacén o jede de planeación, con experiencia demostrable en la dirección y control de
operaciones, manejo de mercancías y establecimiento de rutas de entrega.
PREFERIBLE: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el
cargo.
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Evaluación y control de actividades
Comprensión de lectura
Escucha activa
CIUDAD:
10.3. Coordinador de Alimentos

DENOMINACIÓN: Coordinador de Alimentos
CÓDIGO:
GRADO:
al cual se asocia
DE APOYO
este cargo.
NOMBRE DEL PROCESO: Coordinador de Alimentos
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Jefe de Centro de Distribución
II. PROPOSITO PRINCIPAL: Será encargado de coordinar y hacer cumplir las actividades
del Área de Distribución de Alimentos, los planes de comercialización y mercadeo, con el fin
de lograr el posicionamiento de la empresa, basándose en las políticas establecidas para la
promoción, distribución y venta de productos y servicios con el fin de lograr los objetivos de la
compañía fidelizando a los clientes y brindando un servicio al cliente con excelencia.
Coordinar el análisis, revisión, control y Cumplir a tiempo con los proyectos para la
evaluación de los sistemas y procedimientos aprobación del cliente
de la Coordinación de Alimentos, para Toda la información será manejada de manera
procurar su efectividad. confidencial.
Resolver problemas a través de la
Establecer una estructura organizativa de la
construcción de proyectos con una visión
empresa, adecuada a la actividad que
prospectiva.
desarrolla en la respectiva Coordinación, para
Desarrollar un pensamiento e innovador, con
así conseguir una buena interrelación y que
capacidad para realizar proyectos efectivos
además permita atender las necesidades de los
que conlleven a la buena ejecución de los
empleados a su cargo
procesos a su cargo.
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Trabajar acorde a las políticas susceptibles de
la empresa, con una actitud responsable y
Es el líder del equipo de ventas de alimentos; respetuosa, no solo con sus superiores, sino
representa al conjunto de sus vendedores de con sus subalternos.
alimentos frente al resto de directivos y Es el encargado de formar su equipo de ventas
clientes. de alimentos, brindando la capacitación
requerida, para el desempeño de sus labores y
la atención de los clientes internos y externos.
OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS
Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de
contribuir al mejoramiento continuo.
Coordinar, supervisar y evaluar las actividades propias del personal bajo su inmediata
responsabilidad.
Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean
requeridos por las instancias de control
Comprensión de lectura
Escucha activa
Resolución de problemas complejos
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS: Profesional graduado en Ingeniería de Alimentos, Administración de
Empresas, Administración de Negocios, Economía o Ingeniería Industrial.
DE DESEMPEÑO: Tres (3) años de experiencia en cargos y procesos relacionados el área de
alimentos, la gestión administrativa y financiera Estar siempre dispuesto a ayudar a sus
compañeros de equipo y compartir el conocimiento
Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
PREFERIBLE: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con
el cargo.
COMPETENCIAS BÁSICAS
COMPETENCIA DEFINICIÓN CONDUCTAS ASOCIADAS
Realizar verificación del producto con
el fin de lograr que los alimentos no
Hacer inspección a producto
Inspección vayan a estar vencidos o próximos a
terminado
vencer y que sean aptos para el
consumo humano.
Realización de estadística,
Manejo de relacionadas con el consumo de
Cuantificación de producto
estadísticas alimentos y preferencias de los
clientes
VIII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
COMPETENCIA DEFINICIÓN CONDUCTAS ASOCIADAS
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Sentido de pertenencia con la
Compromiso organización y las labores Buena disposición en sus labores.
propias de su cargo.
Cumplir con sus deberes a Compromiso con sus deberes.
Responsabilidad
cabalidad. Eficacia y efectividad en su trabajo.
Tolerancia con el personal de la
Ser tolerantes y acatar las
empresa.
Respeto labores con la mejor
Amabilidad en toda relación que se
disposición.
presente dentro de la organización.
CIUDAD:
10.4. Coordinador de Aseo

DENOMINACIÓN: Coordinador de Aseo
CÓDIGO:
GRADO:
TIPO DE PROCESO
MISIONAL
al cual se asocia
este cargo DE APOYO
NOMBRE DEL PROCESO: Coordinador de Aseo
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Jefe de Centro de Distribución
II. PROPOSITO PRINCIPAL: Coordinar las actividades de planificación, control y
aseguramiento de calidad de los productos de aseo gestionando el mejoramiento de la calidad
en el marco de los Sistemas de Gestión comunicados por la empresa.
IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
III. FUNCIONES CLAVES
Realizar el control del producto de acuerdo

Empacar el producto para distribución al con procedimientos establecidos.
consumidor de acuerdo con procedimientos Implementar mecanismos de seguimiento y
establecidos y normatividad vigente. medición eficaz, que cumplan con la
distribución de productos de aseo
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Establecer el modelo de base de datos de
Estructurar los componentes de un sistema de acuerdo con los procesos y los productos.
trazabilidad de acuerdo con los productos, Participar en la planificación, desarrollo,
servicios y procesos. control y validación de los Procedimientos
para asegurar la calidad de los productos
Establecer un programa de registro de
almacenamiento que cumpla con los
Almacenar los productos según técnicas de procedimientos del sistema de inventarios
almacenamiento y normativa. Monitorear el cumplimiento de los
estándares de calidad establecidos por la
organización
Participar en la planificación y coordinar las actividades referidas a aseguramiento de calidad
de los productos.
Participar en la selección y evaluación de proveedores de productos de aseo
Contribuir con la implementación y mejora de los Sistemas de Gestión establecidos en la
Organización
Controlar los mecanismos de identificación y trazabilidad
Monitorear y controlar el manejo eficiente en el análisis de datos
Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de Distribución y otras instancias de mayor
jerarquía, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas
aprobadas en los planes de acción.
Velar por el cumplimiento de las directrices y normas establecidas por el departamento de
Seguridad y Salud en el Trabajo para todo el personal a su cargo
Realizar otras funciones afines al cargo que le sean encargadas por el jefe de distribución.
Manejo y elaboración de registros
Sistemas de Gestión de calidad
Legislación sanitaria vigente
Interpretación de procedimientos operativos y normatividad interna de la empresa
Auditorias de Calidad
Estadística
Manejo básico de Herramientas de Office (Word, Excel, Power point).
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS Título profesional en Ingeniería Industrial, Ingeniería de Alimentos o carreras
afines.
DE DESEMPEÑO:
Tres (3) años como Coordinador de aseo o jefe de calidad para empresas de alimentos o
bebidas, con experiencia demostrable en el manejo de productos de aseo y calidad del
producto.
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el cargo.
Orientación al Servicio
Trabajo en equipo
Planificación
Liderazgo
Escucha activa
Relaciones Interpersonales
CIUDAD:
10.5. Coordinador Logístico

DENOMINACIÓN: Coordinador logístico
CÓDIGO:
GRADO:
al cual se asocia
este cargo DE APOYO
NOMBRE DEL PROCESO: Coordinador logístico
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Jefe de centro de distribución
II. PROPOSITO PRINCIPAL:
Planifica, coordina y dirige las actividades del departamento comercial, la bodega y las líneas
de transporte con las que cuenta la distribuidora.
Definir políticas de inventarios y métodos de Establecer métodos de almacenamiento y

almacenamiento según estrategias de logística y manejo de inventarios según políticas y
objetivos de la organización. estrategias de logística.
Controlar los inventarios según indicadores de Valorar los inventarios, según método y
rotación y métodos de manejo. técnica establecida por la organización.
Supervisar sistema productivo de acuerdo con Controlar planes operativos teniendo en cuenta
el plan de producción. la normatividad existente.
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OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS
Realizar inventarios magnéticos y físicos, de forma semestral sobre toda la bodega.
Supervisar y controlar inventario
Estudiar las rutas de distribución.
Hacer un análisis de estudio de tiempos de entrega de cada producto y plantear posibles mejoras.
Brindar apoyo al jefe de distribución en las labores que requiera.
Administrar y coordinar la bodega.
Elaboración de inventarios físicos y magnéticos.
Manejo de Office especialmente en Excel.
Manejo de personal
Fácil resolución de conflictos
Buena memorización de procesos.
Técnicas de manipulación.
Localización y señalización.
Razonamiento espacial y matemático.
Indicadores productivos.
Matemáticas.
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS: Profesional en logística. Especialización en inventarios, almacén o afines.
DE DESEMPEÑO: Experiencia mínima de 5 años coordinando la logística de una empresa de
alimentos o productos de aseo.
el cargo.
Liderazgo
Metódico
Fácil comunicación
Resolución de conflictos
Pensamiento critico
Propositivo
CIUDAD:
10.6. Asesores Comerciales Junior y Senior

DENOMINACIÓN: Asesor Comercial Junior o Sénior
CÓDIGO:
GRADO:
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Marque con X el ESTRATÉGICO
TIPO DE PROCESO MISIONAL X
al cual se asocia
este cargo DE APOYO
NOMBRE DEL PROCESO: Ventas y servicios
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Director Comercial
II. PROPOSITO PRINCIPAL: Desarrollan las actividades propias del proceso de la venta.
Venden mercancías y servicios no técnicos para clientes mayoristas, al detal, comerciantes,
industriales y profesionales. Están empleados por empresas que producen, distribuyen o
proveen bienes y servicios.
Cumplir a tiempo con los proyectos para la
aprobación del cliente
Promover las ventas con los clientes.
Resolver problemas a través de la construcción
de proyectos con una visión prospectiva.
Coordinar, seleccionar y organizar una serie
Identificar y contactar clientes potenciales. de elementos para producir objetos visuales
comunicando un mensaje específico.
Desarrollar un pensamiento e innovador, con
capacidad para realizar proyectos
Informar a los clientes sobre las ventajas y
Trabajar acorde a las políticas de
utilización de las mercancías y servicios.
sustentabilidad, con una actitud responsable y
respetuosa.
Elaborar y realizar seguimiento a las
Elaborar cotizaciones, convenir plazos de
solicitudes de servicio con los requerimientos
crédito, garantías y fechas de entrega.
de los clientes
Apoyar los procesos de facturación y recaudo
Preparar o supervisar la elaboración de
de cartera generada por la venta de servicios a
contratos de venta.
sus clientes.
OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS: hacer despliegue de objetivos estratégicos y
operacionales de las metas mensuales y anuales institucionales, comprometiendo a todos los
colaboradores, seleccionado y diseñando indicadores de gestión que permitan hacer
seguimiento.
Concurrir en el desempeño de sus funciones con todas las dependencias afines, integrando
equipos interdisciplinarios que garanticen una gestión con calidad, cumplimiento oportuno de
los objetivos y metas Participar activamente en los programas de inducción, re inducción,
entrenamiento, capacitación y mejoramiento de la cultura organizacional, establecidos por la
empresa. Mantener en el desempeño de su cargo excelentes relaciones humanas, capacidad de
Coordinar el trabajo en equipo, receptividad al cambio, mejoramiento continuo, calidad en la
gestión, orientación y servicio integral al cliente. Elaborar, presentar y sustentar informes de
gestión oportunos al superior inmediato y ejercer el control interno del área comercial.
V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES: Servicio al cliente, Mercadotecnia y ventas, Idioma
extranjero, Administración y gerencia, Matemáticas, informática básica.
19
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS: Profesional graduado en Administración de Empresas, Negocios, Economía,
Ingeniería Industrial.
DE DESEMPEÑO: Requiere de dos (2) años de experiencia en actividades de atención al
cliente y
manejo de personal y Un año como asesor comercial.
Excelentes habilidades de comunicación verbal y oral.
el cargo.
Adaptarse a las políticas Institucionales y buscar información de los cambios en la autoridad
competente; perseverar en un asunto o problema hasta que este quede resuelto.
ADAPTACIÓN AL CAMBIO Enfrentarse con flexibilidad y versatilidad a situaciones nuevas
para aceptar los cambios positivos y constructivamente.
MANEJO DE LA INFORMACIÓN Manejar con respeto y confidencialidad la información
empresarial de la que disponga.
RELACIONES INTERPERSONALES Establecer y mantener relaciones amistosas y positivas,
basadas en la comunicación abierta y fluida y en el respeto por los demás.
TRABAJO BAJO PRESIÓN Capacidad para actuar con eficacia en situaciones de presión de
tiempo, de desacuerdo, oposición y/o diversidad. Es la capacidad para responder y trabajar con
alto desempeño.
Capacidad para permanecer eficaz dentro de un entorno cambiante, como a la hora de
enfrentarse con nuevas tareas, responsabilidades o personas.
CIUDAD:
10.7. Auxiliares de Transporte y Bodega

DENOMINACIÓN: Auxiliares de Transporte y Bodega
CÓDIGO:
GRADO:
Marque con X el ESTRATÉGICO
al cual se asocia
este cargo DE APOYO X
NOMBRE DEL PROCESO: Auxiliar de Transporte y Bodega
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Coordinador Logístico
II. PROPOSITO PRINCIPAL: Reciben, clasifican, registran, almacenan y despachan
repuestos, suministros, insumos, materiales, insumos y equipos para el uso de empresas o
venta al público. Están empleados por fábricas, plantas de procesamiento, fincas de cultivo,
almacenes de venta al detal y al por mayor, empresas mineras, forestales y de construcción,
20
hospitales, fuerzas armadas y otros establecimientos comerciales e industriales del sector
público y privado.

Programar, despachar y distribuir mercancías, Buenas relaciones interpersonales.
materiales, equipos, insumos y suministros
Conocimientos y experiencia en el área.
para uso interno o cliente externo.
Mantener actualizados los registros de entrada Responsabilidad, liderazgo, autoridad,
y salida de insumos, mercancías, equipos y compromiso
materiales, en forma manual o sistematizada. Eficiente en los procesos de la empresa
Verificar y supervisar los procesos que Crear y manejar relaciones comerciales.
garanticen la asepsia del área de
almacenamiento de las mercancías, materiales, Organizado en la elaboración de su trabajo.
equipos, insumos y suministros
Recibir y clasificar materiales, insumos,
La prestación de los servicios adecuados en
suministros, repuestos, equipos y mercancía en
bodega y transporte.
general.
Determinar métodos de recibo y despacho de El manejo de almacén de la Empresa está
materias primas, bienes, y mercancías. ajustado con las directrices
Establecer métodos de registro, clasificación y control de los elementos y materiales que la
Empresa adquiere según normas y parámetros establecidos.
Dar el trámite correspondiente a las entradas salidas y bajas con los documentos soporte de
elementos y materiales que maneje el almacén.
Coordinar y tramitar ante la gerencia la recuperación de artículos y elementos deteriorados
que justifique su reparación.
Adoptar mecanismos de seguridad, depósito y almacenamiento que garantice la conservación
de los elementos y materiales de la sociedad bajo su cuidado.
V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES: Servicio al cliente, Servicios de oficina y
administrativos, Idioma extranjero, Producción y procesamiento, Matemáticas.
Programación, registro y control de inventarios.
Técnicas de almacenamiento.
Gestión de transporte.
Conocimiento en norma y procedimientos de seguridad.
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS: Técnica Profesional en Coordinación de los procesos logísticos en almacén
bodega o centros de distribución - Técnica Profesional en operación de almacenes y bodegas -
Técnica Profesional en operaciones logísticas - Técnica Profesional en operación de
almacenes y transporte - Técnico Profesional en logística.
DE DESEMPEÑO: Doce (12) meses de experiencia relacionada en cargos de apoyo
administrativo relacionados.
el cargo.
VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE
CARGO
21
DISCIPLINA Y TENACIDAD Adaptarse a las políticas Institucionales y buscar información
de los cambios en la autoridad competente; perseverar en un asunto o problema hasta que este
quede Resuelto.
ADAPTACIÓN AL CAMBIO Enfrentarse con flexibilidad y versatilidad a situaciones
nuevas para aceptar los cambios positivos y constructivamente.
MANEJO DE LA INFORMACIÓN Manejar con respeto y confidencialidad la información
empresarial de la que disponga.
DISPOSICIÓN HACIA AL APRENDIZAJE Disposición para Gestión no voluntaria e
incondicionalmente a actividades que contribuyan al fortalecimiento de su conocimiento de
sus componentes profesionales y personales.
RELACIONES INTERPERSONALES Establecer y mantener relaciones amistosas y
positivas, basadas en la comunicación abierta y fluida y en el respeto por los demás.
TRABAJO BAJO PRESIÓN
Capacidad para actuar con eficacia en situaciones de presión de tiempo, de desacuerdo,
oposición y/o diversidad. Es la capacidad para responder y trabajar con alto desempeño en
situaciones de mucha exigencia.
Ser tolerantes y acatar labores con la mejor disposición.
CIUDAD:
22

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Manual de Funciones por Competencias Empresa LAP S.A.

Norman André López Becerra

Jeimy Paola Rodríguez

Felipe Adolfo Vidal Latorre

GESTION DE TALENTO HUMANO POR COMPETENCIAS

Servicio Nacional de Aprendizaje

2. Políticas y Normas ........................................................................................................... 1

2.1. Políticas ........................................................................................................................ 1

2.2. Normas ......................................................................................................................... 2

3. Manual de Funciones y Descripciones de Cargos ............................................................ 2

3.1. Manual de Funciones ................................................................................................... 2

3.2. Descripción de Cargos ................................................................................................. 3

4. Beneficios de este Proceso ............................................................................................... 5

7. Proceso a Desarrollar en el Manual.................................................................................. 6

8. Instrumentos de medición ................................................................................................ 7

9. Instructivo para la utilización del Manual ........................................................................ 7

10. Perfiles de Cargos del área Comercial de la Empresa LAP ............................................. 9

10.1. Director Comercial ....................................................................................................... 9

10.2. Jefe de Centro Distribución........................................................................................ 11

10.3. Coordinador de Alimentos ......................................................................................... 13

10.4. Coordinador de Aseo ................................................................................................. 15

10.5. Coordinador Logístico ............................................................................................... 17

10.7. Auxiliares de Transporte y Bodega ............................................................................ 20

El presente estudio permite plantear la importancia de dotar a la empresa de una herramienta

objetivos propuestos por la comercializadora LAP S.A.S.

Para satisfacer las insuficiencias de la empresa es necesario desarrollar un manual de

es el perfil mínimo requerido y a la vez cual es la descripción detallada de todas las

el diagnóstico en la Distribuidora LAP S.A.S cuenta con un Manual de Funciones, se evidencia

que no se está implementado como proceso para la mejora continua y el funcionamiento de la

En el manual debe describir claramente todas las actividades de la empresa, distribuyendo la

los empleados de la organización y garantizar el cumplimiento de los requisitos necesarios para

el desarrollo del trabajador en la organización y su productividad.

administración para el conocimiento de sus trabajadores para su cumplimiento. En ella se dan

 Mantener una buena imagen corporativa.

procedimientos establecidos a fin de orientarlos.

 Mantener un comportamiento ético.

 La calidad de nuestro trabajo está enfocada en la satisfacción del cliente.

 Reconocimiento al personal por ideas de mejora y/o ahorro de la empresa.

sus normas, pueden ser sólo explícitas, habladas y escritas.

para el cual es contratado.

 Guardar rigurosamente la moral en las relaciones con sus superiores y compañeros.

3. Manual de Funciones y Descripciones de Cargos

3.1. Manual de Funciones

procedimientos, sistemas y normas generales que resumen el establecimiento de guías y

en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia ni en la independencia mental o

realizadas en el período, los problemas e inconvenientes que surgieron y sus respectivas

respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión.

3.2. Descripción de Cargos

La descripción de cargos es un resumen de las principales responsabilidades, funciones y/o

responsabilidades que comprende.

Esta descripción debe incluir:

 Cuáles son las funciones del ocupante

 Cuando hace el ocupante estas funciones.

 Por qué el ocupante hace dichas funciones (objetivo).

 Como hace el ocupante sus funciones.

el que deberá cumplir el futuro ocupante. Este análisis debe incluir:

dentro de los procesos que se cumplirán, como lo son el reclutamiento y selección, la

capacitación, la administración de sueldos, higiene y seguridad en el trabajo, Bienestar de los

empleados, Inducción, entre otras.

El manual de funciones es un instrumento que ayuda al desarrollo de una empresa ya que da

la empresa para poder alcanzar de forma óptima los objetivos establecidos.

Entre los beneficios que tiene el manual de funciones encontramos

 Todo el personal conocerá la cadena de mando es decir a quienes se debe reportar y

quienes le deben reportar a él.