Código: COR-P-SIS-O&M-01

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1. OBJETIVO DEL PROCESO:

Estandarización, formalización y mejora contínua de los procesos, asegurando un
enfoque transversal de los mismos, y su alineación hacia el logro de los objetivos de
la Universidad.

2. ALCANCE:
 El presente procedimiento aplica para la elaboración o actualización de
documentos internos a requerimiento de proyectos o áreas de la Universidad, para
todas las sedes.
 Abarca desde que el representante del área/proyecto solicita la documentación de
procesos o su actualización, mediante correo electrónico, hasta que el elaborador
o dueño del proceso realiza la capacitación/sensibilización del documento al
personal involucrado.
 No aplica para la documentación y publicación de Reglamentos.

3. RESPONSABILIDADES:
3.1. Dueño del Proceso: Jefe de Organización y Métodos
3.2. Actores del Proceso:
3.2.1. Jefe de Organización y Métodos: Coordina, y programa la atención del
requerimiento, así mismo es revisor de todos los documentos y
responsable de la publicación de los mismos.
3.2.2. Analista de Procesos: En coordinación con los actores, levanta la
información del proceso y elabora un primer diagrama de flujo (As Is), el
cual es revisado conjuntamente con el dueño del proceso para la
elaboración del documento a publicar (To Be). Así mismo lleva registro
de los hallazgos y oportunidades de mejora que se identifican para cada
proceso.
3.2.3. Solicitante: Solicita la elaboración o actualización de la documentación.
3.2.4. Elaborador: Participa en el mapeo y documentación del proceso, en
coordinación con el Analista de Procesos. Valida el diagrama de flujo, el
documento solicitado y/o los formatos relacionados. El elaborador
conoce a nivel operativo la ejecución del proceso a documentar.
3.2.5. Revisor: Valida parte o la totalidad del documento solicitado y/o los
formatos relacionados, pudiendo ser el jefe del elaborador y área dueña
de proceso o el responsable corporativo de otra área que tiene
participación en la ejecución del proceso.
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3.2.6. Aprobador: Es la persona responsable de dar el visto bueno final del

documento interno a publicar. Por lo general, los aprobadores son uno
de los seis reportes directos del Presidente & CEO según corresponda
el área dueña de proceso, y/o el Presidente & CEO en caso el nivel y
relevancia del documento lo amerite.

4. DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS:

4.1. Documentos:
4.1.1. ISO 9000-2005. Fundamentos y Vocabularios
4.2. Formatos y/o Registros:
4.2.1. Registro: “Simbología para Diagramas de Flujo”, Código COR-R-SIS-
O&M-01.01
4.2.2. Registro: “Estructura de Diagrama de Flujo”, Código COR-R-SIS-O&M-
01.02
4.2.3. Formato: “Estructura para Procedimiento”, Código COR-F-SIS-O&M-
01.01
4.2.4. Formato: “Estructura para Política”, Código COR-F-SIS-O&M-01.02
4.2.5. Formato: “Estructura para Manual”, Código COR-F-SIS-O&M-01.03
4.2.6. Formato: “Estructura para Formato y Registro”, Código COR-F-SIS-
O&M-01.04
4.2.7. Formato: “Lista Maestra para el Control de Documentos Internos”,
Código COR-F-SIS-O&M-01.05
4.2.8. Formato: “Lista Maestra para el Control de Documentos Externos”,
Código COR-F-SIS-O&M-01.06
4.2.9. Formato: “Lista Maestra para el Control de Formatos y Registros”,
Código COR-F-SIS-O&M-01.07
4.2.10. Formato: “Control de Cambios de Documentos”, Código COR-F-SIS-
O&M-01.08
4.2.11. Formato: “Hallazgos de Procesos”, Código COR-F-SIS-O&M-01.09
4.3. Anexos:
4.3.1. Anexo N° 01: “Codificación de Documentos Internos”
4.3.2. Anexo N° 02: “Codificación de Formatos y Registros”

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5. DEFINICIONES:
5.1. Actor del proceso: Son todas las personas que realizan o ejecutan las
actividades del proceso.
5.2. AS-IS: Mapeo que se realiza con el objetivo de plasmar como se vienen
realizando actualmente los procesos.
Nota: En la Universidad, el mapeo del AS-IS se documenta a nivel de diagrama
de flujo y no es objeto de publicación.
5.3. Control de Cambios: Es la identificación y registro de los cambios realizados
en un documento, como resultado de la emisión de una nueva versión. La
identificación de los cambios en el documento se realiza en color azul oscuro y
letra cursiva.
Nota: No se identifican los cambios en aquellos documentos que hayan sido
reformulados.
5.4. Documento Externo: Documento emitido por entidades externas a la
Universidad, que por exigencia o de forma voluntaria sirven de referencia para
la correcta implementación y/o ejecución de los procesos, tales como Leyes,
Decretos Supremos, Políticas de Laureate, etc.
Nota: También se considera como documento externo a las políticas, guías o
cualquier otro documento proveniente del grupo Laureate.
5.5. Documento Reformulado: Aquel documento que ha sido modificado en su
totalidad, o en gran parte de su contenido.
5.6. Dueño del Proceso: Es el responsable del diseño, planificación y seguimiento
del proceso así mismo de la obtención de los resultados esperados. Es
necesario que tenga capacidad de actuación, autoridad para definir, modificar y
de liderar el proceso para implicar y movilizar a los actores que intervienen.
5.7. Formato: Documento que establece una estructura para el registro de datos o
información. Un formato al ser llenado se convierte en un registro.
5.8. Política: Documento que contiene los lineamientos generales de uno o varios
procesos.
5.9. Procedimiento: Forma de llevar a cabo un proceso. Los procedimientos
pueden estar documentados o no. Cuando un procedimiento está documentado
se utiliza el término “procedimiento documentado”.
Nota: Cuando aparece el término procedimiento a lo largo de este documento
nos referimos a un “procedimiento documentado”.
5.10. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,
las cuales transforman elementos de entrada en resultados (*).

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5.11. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades desempeñadas (*). Así mismo, un registro puede ser
utilizado como una herramienta para informar datos relacionados a los diversos
procesos.
Nota: Los registros pueden emplearse de manera física o digital.
5.12. TO-BE: Documentación de los procesos tal como se debería hacer, ya que
para su elaboración se consideran ciertas mejoras detectadas a lo largo de la
fase AS IS.
(*) Definiciones tomadas del ISO 9000-2005. Fundamentos y Vocabularios

6. CONDICIONES BÁSICAS:
6.1. En caso se trate de un procedimiento nuevo, el Analista de Procesos realiza
primero el mapeo de la situación actual del proceso, es decir a un nivel AS-IS, y
luego coordina reuniones con el dueño del proceso, y demás involucrados,
para su revisión y análisis, a fin de determinar el procedimiento a formalizar, es
decir el To-Be del proceso, el cual se procede a publicar.
6.2. Es responsabilidad del Analista de Procesos registrar los hallazgos
identificados durante el mapeo de los procesos en el formato “Hallazgos de
procesos”, a fin de que sirvan de input para el análisis y mejora de los mismos.
6.3. Los documentos internos deben contar con la revisión de las jefaturas y
gerencias de todas las áreas que participan en el proceso, así como por el Jefe
de Organización y Métodos.
6.4. Para el caso de los documentos internos que requieran de revisiones
adicionales, debido a su naturaleza o impacto, el Jefe de Organización y
Métodos coordina con las áreas que correspondan la revisión de dichos
documentos.
6.5. El Analista de Procesos debe verificar que el documento a publicarse esté
implementado en su totalidad a partir de su fecha de vigencia.
6.6. La publicación de los documentos se realiza en la carpeta pública:
“Procesos_UPNSAC”, los días martes, salvo excepciones determinadas por el
Jefe de Organización y Métodos.
6.7. Todo personal administrativo tiene un ícono de acceso directo a la carpeta:
“Procesos_UPNSAC”, ubicado en el escritorio de sus computadoras, y para el
caso de docentes pueden acceder a la carpeta desde las computadoras
ubicadas en el Club de Cátedra (Sala de Docentes).

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7. DIAGRAMA DE FLUJO:

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8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

Nro. Actividad Actor(es)

Solicita la elaboración o actualización de un documento interno, mediante

8.1 Solicitante
correo electrónico al Jefe de Organización y Métodos
Coordina y analiza el requerimiento con el área solicitante, para determinar Jefe de
8.2 el tipo de documento a elaborar y/o actualizar, y evaluar si tiene relación Organización y
con otros documentos internos. Métodos

Programa la atención del requerimiento, de acuerdo a su magnitud y Jefe de

8.3 criticidad. Así mismo, según el macro proceso al que pertenece el proceso Organización y
a documentar, asigna el Analista de Procesos responsable. Métodos

En la fecha programada, el analista levanta la información referente al

proceso a documentar, para lo cual se reúne con los diversos
elaboradores, de manera presencial y/o virtual. Así mismo, siempre que
sea posible, realiza observación in situ de la ejecución del proceso.
Después de esta actividad, si se trata de la elaboración de un documento
Analista de
8.4 nuevo, se procede según el tipo de documentación:
Procesos
 Procedimientos, se pasa a la actividad N° 8.5
 Manuales y Políticas, se pasa a la actividad N° 8.8
 Formatos y Registros, se pasa a la actividad N° 8.9
Caso contrario, si se trata de una actualización de cualquier tipo de
documento se continúa con la actividad N° 8.10.

Elabora el diagrama de flujo del proceso en base a la información

levantada en el punto anterior y luego lo envía a los elaboradores,
mediante correo electrónico, para su revisión. Analista de
8.5
Nota: Para esta actividad, el Analista de Procesos sigue los lineamientos Procesos

establecidos en los registros: “Simbología para Diagramas de Flujo” y

“Estructura de Diagrama de Flujo”.
Revisa el diagrama de flujo, validando que se haya mapeado
correctamente el proceso.
8.6 En caso el diagrama de flujo sea conforme, se continúa con la actividad N° Elaborador(es)
8.7; en caso de tener observaciones y/o acotaciones, las indica mediante
correo electrónico para su ajuste, retornando a la actividad N° 8.5.

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8.7 Da la conformidad al diagrama de flujo, mediante correo electrónico. Elaborador(es)

Elabora el documento, utilizando como base el formato correspondiente:

Analista de
8.8 “Estructura para Procedimiento”, “Estructura para Política”, o “Estructura
Procesos
para Manual”, y completa la información requerida para cada caso.

Diseña o ajusta los formatos y/o registros requeridos, en coordinación con

las áreas involucradas, de acuerdo a la “Estructura para Formato y
Analista de
8.9 Registro”, y lo envía a los elaboradores para su revisión, conjuntamente
Procesos
con los documentos internos, en caso aplique.
Después de esta actividad se pasa a la actividad N° 8.12

Si No se trata de un documento nuevo, es decir que ya se encuentra

publicado en la carpeta pública, el analista de procesos realiza el ajuste o
actualización del mismo, en coordinación con los actores y dueño del
Analista de
8.10 proceso.
Procesos
Si como consecuencia de esta actividad el documento es reformulado se
continúa a la actividad N° 8.12, caso contrario se pasa a la siguiente
actividad N° 8.11.

Identifica los cambios en el documento actualizado, utilizando color de Analista de

8.11
texto azul oscuro y estilo cursiva. Procesos
Revisa(n) el documento, a fin de validar que su contenido sea conforme a
lo definido y coordinado con las áreas involucradas.
8.12 Si el documento está conforme, se pasa a la siguiente actividad (N°8.13). Elaborador(es)
En caso de tener observaciones y/o acotaciones, las comunica mediante
correo electrónico para su ajuste, retornando a la actividad N° 8.8.

8.13 Da(n) la conformidad al documento, mediante correo electrónico. Elaborador(es)

Envía documento a todos los revisor(es), mediante correo electrónico, para

que verifiquen la conformidad del mismo, adjuntando los formatos y/o
registros aplicables, en caso existan.
Analista de
8.14 Este correo se envía con copia a todos los elaboradores y se utiliza como
Procesos
base los correos con los vistos buenos de los mismos.
Nota: Para realizar esta actividad se debe contar previamente con el visto
bueno de todos los elaboradores
Revisa(n) el documento enviado por el Analista de Procesos.
8.15 Revisor(es)
Si el documento está conforme, se continúa con la actividad N°8.17, caso

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contrario si el revisor tiene observaciones y/o acotaciones, las comunica

mediante correo electrónico para su ajuste, y se pasa a la siguiente
actividad (N°8.16).

Ajusta el documento, de acuerdo a las observaciones y acotaciones

Analista de
8.16 recibidas por parte de los revisor(es), y reenvía el documento para su visto
Procesos
bueno mediante correo electrónico, retornando a la actividad N°8.15.

8.17 Da(n) la conformidad al documento, mediante correo electrónico. Revisor(es)

Envía documento a todos los aprobadores(es), mediante correo

electrónico, solicitando su visto bueno, adjuntando los formatos y/o
registros aplicables, en caso existan.
Analista de
8.18 Este correo se envía con copia a todos los revisores y se utiliza como base
Procesos
los correos con los vistos buenos de los mismos.
Nota: Para realizar esta actividad se debe contar previamente con el visto
bueno de todos los revisores.
Revisa(n) el documento, a fin de validar su conformidad con los
lineamientos de la Universidad.
Si el documento está conforme, se continúa con la actividad N°8.21, caso
8.19 Aprobador(es)
contrario si el revisor tiene observaciones y/o acotaciones, las comunica
mediante correo electrónico para su ajuste, y se pasa a la siguiente
actividad (N°8.20).

Ajusta el documento, de acuerdo a las observaciones y acotaciones

Analista de
8.20 recibidas por parte de los aprobadores(es), y reenvía el documento para su
Procesos
visto bueno mediante correo electrónico, retornando a la actividad N°8.19.

Dan la conformidad al documento, mediante correo electrónico.

Después de este item, si se trata de un documento nuevo se continua con
8.21 la siguiente actividad (N°8.22), caso contrario se pasa directamente a la Aprobador(es)
actividad N° 8.23, siendo pre-requisito para ambos casos contar con el
visto bueno de todos los aprobadores.
Asigna el código a la documentación, de acuerdo al Anexo N°01:
“Codificación de Documentos Internos” y/o el Anexo N°02: “Codificación de
Formatos y Registros”, según corresponda. Analista de
8.22
Para el caso de procedimientos, políticas y manuales el código se coloca Procesos
en el encabezado del documento, y para los formatos y registros el código
se ingresa en el pie de página.

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Determina la fecha de vigencia del documento, en coordinación con el

dueño del proceso, debiendo a partir de dicha fecha estar implementado
en su totalidad. Analista de
8.23
Nota: En el caso de la actualización de documentos, la versión a Procesos
reemplazar se convierte en documento obsoleto la misma fecha que entra
en vigencia la nueva versión.
Imprime la documentación y coordina la obtención de las firmas de los Analista de
8.24
elaboradores, revisores y aprobadores que correspondan. Procesos
El día martes, actualiza la “Lista Maestra para el Control de Documentos
Internos” y/o la “Lista Maestra para el Control de Formatos y Registros”,
según sea el tipo de documento. Así mismo prepara los documentos que
se publicarán, para lo cual realiza los siguientes pasos:
 Agrega marca de agua con el texto: “Documento Controlado”
 Agrega pie de página con el texto: “Este documento impreso se
considera copia No Controlada”
 Convierte los archivos a formato pdf. Analista de
8.25
Notas: Procesos
 Si se han identificado documentos externos, se actualiza
adicionalmente la “Lista Maestra para el control de Documentos
Externos”.
 Todas las Listas Maestras se encuentran en la carpeta pública:
“Procesos_UPNSAC”
 La preparación de documentos aplica para procedimientos, políticas,
manuales y registros, exceptuando los formatos.
Publica los documentos, que consiste en colocarlos en la carpeta pública:
“Procesos_UPNSAC”, en la sub-carpeta que le corresponde a cada
documento de acuerdo a su tipo (estratégico, principal o de soporte), y al
macroproceso que pertenece, luego agrega hipervínculos en las Listas
Maestras hacia cada uno de los documentos, y envía correo informativo de
“Publicación de Documentos Internos de UPN SAC”, desde la cuenta de Analista de
8.26
correo de Organización y Métodos a todos los colaboradores de UPN. Procesos
Nota: La Jefe de Organización y Métodos verifica la conformidad de los
documentos y Listas Maestras antes del envío del correo informativo.
Después de esta actividad, cuando se trata de un documento nuevo se
continúa con la actividad N° 8.28, caso contrario se pasa a la siguiente
actividad (N°8.27).
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Actualiza el registro de “Control de Cambios de Documentos”,

especificando los cambios realizados en el documento publicado, en Analista de
8.27
comparación con la versión obsoleta. Procesos
Nota: Los cambios pueden ser adiciones, modificaciones o sustracciones.
Coordina, con el dueño del proceso, la sensibilización o capacitación del
Analista de
8.28 documento publicado al personal involucrado, dándose por finalizado el
Procesos
procedimiento.

9. ANEXOS:
Anexo N° 01: “CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS”

Los códigos para identificar los documentos internos (procedimientos, manuales,

políticas), están formados por un sistema ALFANUMERICO de cinco campos.
Ejemplo de codificación de un procedimiento: COR-P-SIS-SER-01

ALCANCE DEL DOCUMENTO DIRECCIÓN:

 COR: Corporativo • SIS: Sistemas
 S1: Sólo Sede Trujillo • FIN: Finanzas
 S2: Sólo Sede Cajamarca • REC: Rectorado NUMERO
 S3: Sólo Sede Lima Norte • RRHH: Recursos Humanos CORRELATIVO:
 S4: Sólo Sede Lima Centro • ADMI: Administración e el 01 indica el
 SXX: Aplicable a dos sedes (*) Infraestructura número del
• GGA: Gerencia General
 SXXX: Aplicable a tres sedes (*) procedimiento
Adjunta para el área.

COR
-P-SIS-SER-01
SXXX
TIPO DE DOCUMENTO: ÁREA: Por ejemplo:
 P: Procedimiento • DES: Desarrollo de TI
 M: Manual • SER: Servicios TI
 PO: Política • INF: Infraestructura TI
 DC: Diagrama de • PY: Proyectos
Caracterización • O&M: Organización y
 MAP: Mapa de Procesos o Métodos
Mapa de Sistemas

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Nota: El área en la codificación hace referencia al área en el cual se encuentra el

dueño del proceso, pudiendo intervenir otras áreas diferentes a ésta.
(*) En el caso del alcance del documento las “X”, que van después de la S adquieren
el valor de acuerdo a las sedes aplicables, así tenemos por ejemplo que para un
documento aplicable a Trujillo y Cajamarca, el alcance sería: “S12”.

Anexo N° 02: “CODIFICACIÓN DE FORMATOS Y REGISTROS”

Los códigos para identificar los formatos y registros están formados por un sistema
ALFANUMERICO de cinco campos que permite identificar el documento interno al
cual está relacionado.
Ejemplo de codificación de un formato: COR-F-SIS-SER-01.01

ALCANCE DEL DOCUMENTO DIRECCIÓN:

• COR: Corporativo  SIS: Sistemas
• S1: Sólo Sede Trujillo  FIN: Finanzas IDENTIFICADOR:
• S2: Sólo Sede Cajamarca  REC: Rectorado Permite identificar
• S3: Sólo Sede Lima Norte  RRHH: Recursos Humanos el documento
• S4: Sólo Sede Lima Centro  ADMI: Administración e interno base
• SXX: Aplicable a dos sedes (*) Infraestructura
• SXXX: Aplicable a tres sedes (*)  GGA: Gerencia General
Adjunta

NUMERO
COR CORRELATIVO: el
01 indica el número
-F-SIS-SER-01.01 de formato o
SXXX registro relacionado
al documento base

TIPO DE ÁREA: Por ejemplo:

DOCUMENTO: • DES: Desarrollo de TI
• F: Formato  SER: Servicios TI
• R: Registro  INF: Infraestructura TI
• PY: Proyectos
• O&M: Organización y
Métodos

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Documentación de Procesos Versión: Fecha de Vigencia:
01 01/07/2014

Nota: El área en la codificación hace referencia al área en el cual se encuentra el

dueño del proceso, pudiendo intervenir otras áreas diferentes a ésta.
(*) En el caso del alcance del formato o registro las “X”, que van después de la S
adquieren el valor de acuerdo a las sedes aplicables, así tenemos por ejemplo que
para un formato aplicable a Trujillo y Cajamarca, el alcance sería: “S12”.

10. FIRMAS:

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