Le chef de projet doit établir un bilan en rassemblant l’ensemble des documents qu’il a utilisé ou rédigé pendant toute la durée du projet (compte rendu, tableau de bord, différents supports, …). L’objectif est de classer les documents pour retracer l’histoire du projet. Ce travail est nécessaire pour analyser les résultats et réfléchir à des axes d’amélioration pour la mise en place des futurs projets.
Pour faciliter ce travail, il faut placer l’ensemble de ces documents dans un dossier ou dans un classeur afin de ne rien oublier. Une évaluation et un support de clôture peuvent être réalisés pour les gros projets, sinon le chef de projet peut se contenter de rédiger une fiche de clôture pour lui et les membres de son équipe.
Le chef de projet invite les acteurs clés à une réunion et présente le rapport de clôture. L’objectif de la réunion est de répondre aux questions suivantes :
Quels sont les points forts du projet et les points que nous pouvons améliorer pour évoluer ?
Quels sont les écarts de résultats entre la prévision et la réalisation et quelles en sont les raisons ? Comment peut-on y remédier à ces écarts de résultats ?
Quelles sont les difficultés rencontrées pendant la préparation et la mise en place du projet ?
Quelles sont les hypothèses de remédiation spécifiques qu’il sera possible de mettre en place pour éviter ces difficultés ?
Le chef de projet transmet ensuite les résultats à l’ensemble de l’entreprise afin de :
Accompagner les évolutions par un management du changement pour permettre aux salariés d’en assimiler les conséquences (nouvelle organisation, nouvelle procédure, nouveau service…).
Faire bénéficier aux autres salariés de l’expérience du projet et les sensibiliser aux caractéristiques d’un projet.
Communiquer, valoriser et féliciter chacun des membres de l’équipe sur le travail qui a été réalisé..
Préparer les nouveaux projets qui peuvent être en cours et se servir de ces informations pour affiner sa démarche.
Afin de structurer sa démarche, le chef de projet peut utiliser le cycle de la veille qui permet de structurer les résultats. Il est découpé en cinq grandes parties de la façon suivante : Préparer la collecte des Déterminer les informations dont vous aurez besoin : informations
Informations quantitatives : Nombre de documents envoyés,
Analyse de la démarche, outils, communication, pilotage…
Synthétiser et analyser Sélectionnez les résultats les plus pertinents.
Comparez vos résultats aux objectifs fixés.
Recherchez les facteurs explicatifs et analysez-les.
Tirez-en les leçons et formulez des préconisations.
Mettre en forme Rédigez les résultats quantitatifs et qualitatifs dans votre rapport ou votre fiche de clôture. II. LE RAPPORT OU LA FICHE DE CLOTURE
Les documents de clôture peuvent prendre plusieurs formes en fonction de la complexité du projet. Malgré cela, les informations suivantes devront apparaître comme dans l’exemple que vous trouverez ci-dessous :
FICHE OU SUPPORT DE CLOTURE
Nom du projet :
Date de début et date de fin du projet :
Objectif du projet :
Sommaire (Si la longueur du dossier le nécessite)
POINTS FORTS ET AXES D’AMELIORATION DU PROJET
Le chef de projet liste sous forme de tirets les principaux points forts et axes d’améliorations. Il peut s’aider de l’ensemble des documents qu’il aura récolté au préalable.
DIFFICULTES RENCONTREES ET SOLUTIONS APPORTEES
Le chef de projet indique dans cette partie les points de difficultés qu’il a rencontré sur toute la durée du projet. Il explique les solutions qu’il a mise en place pour chaque problématique.
Si besoin, il peut également indiquer comment il ferait s’il devait recommencer le projet.
ECARTS REPERES
Cette sous-partie peut être rédigée sous forme de tableau si l’objectif de départ est qualitatif. Le chef de projet pourra intégrer les rapports d’activité hebdomadaire ou mensuel, le bilan de prospection, les tableaux de bord.
RAISONS DE CES ECARTS ET REMEDIATIONS POSSIBLES
Le chef de projet analyse les écarts et réfléchi à des solutions qui pourraient être facilement mises en œuvre à moyen constant ou avec un petit budget supplémentaire.
III. LE RAPPORT D’ACTIVITE HEBDOMADAIRE
L’objectif du reporting est de formaliser la remontée d’informations liée au projet, de contrôler
l’activité des collaborateurs et d’informer l’ensemble des acteurs du projet sur l’avancement des différentes étapes, la validation des objectifs intermédiaires et sur les ajustements prévus. Le rapport d’activité est souvent accompagné d’une réunion de jalonnement qui permet de rendre des livrables précis, ou de valider une étape clé.
En fonction de la longueur du projet, le chef de projet peut décider de rédiger un rapport d’activité mensuel plutôt qu’un rapport hebdomadaire. Forme possible du rapport d’activité :
RAPPORT D’ACTIVITE HEBDOMADAIRE OU MENSUEL
Nom du projet :
Dates de début et de fin de la période :
Objectif de la période :
DIFFICULTES RENCONTREES ET SOLUTIONS APPORTEES
ECARTS REPERES
PLAN D’ACTIONS
Objectifs pour la prochaine période :
IV. LE BILAN DE PROSPECTION
Le bilan de prospection permet de mesurer l’efficacité d’une action de prospection d’un ou des commerciaux sur une période donnée ou sur toute la durée du projet si le projet à une dominante commerciale. Il rentre dans l’analyse quantitative du projet, visant à observer performance et la rentabilité des actions mises en place.
Le document ci-dessous est un exemple de tableau d’analyse, de déterminer la présentation et les
indicateurs de vos tableaux de bord les plus pertinents en fonction de vos actions.
Raison sociale :
Raison sociale :
Chef de projet :
BILAN MENSUEL D’UNE PROSPECTION OU SUIVI CLIENTELE
Mois de… Nombre de Nombre de Nombre Nombre de Observations
Nombre de visites / Nombre de contacts : (capacité à décrocher RDV)
Nombre d’argumentations / Nombre de visites : (capacité à argumenter)
Nombre de commandes / Nombre d’argumentations : (capacité à conclure/vendre)
Nombre de commandes /Nombre de contact ou Nombre de visites : (efficacité globale de la
prospection) …
Commentaires :
V. LE TABLEAU DE BORD
Le tableau de bord est un document de synthèse qui présente les indicateurs chiffrés pertinents pour juger l’activité ou la rentabilité de l’entreprise sur le projet. Les tableaux de bords permettent de mesurer les écarts entre les objectifs fixés et les résultats obtenus et ainsi faire les analyses correspondantes. Entretien -vente Objectifs Résultats Ecart Ratios
Nombre contact 300/500 200/500 -100 Capacité à réaliser des appels :
téléphonique 40% (200/500x100)
Nombre rendez-vous fixé 100/300 75/200 -25 Capacité à décrocher RDV :
37,5% (75/200x100)
Nombre de commande 45/100 30/75 -15 Taux de concrétisation : 40%
(30/75x100)
QCM Intitulés des questions Réponse(s)
1. Donnez les deux actions à réaliser lorsque l’on veut préparer
la collecte d’informations.
a. Trouver les indicateurs en fonction de l’objectif. D
b. Créer des outils de collecte. c. Analyser la démarche de collecte. d. Déterminer les informations dont nous avons besoin.
2. Donnez la réponse fausse. Quel est l’objectif du bilan d’un
projet ?
a. Analyser les résultats.
b. Réfléchir à des axes d’amélioration. c. Retracer l’histoire d’un projet. d. Rédiger une fiche de clôture.
3. Qu’est ce qu’un tableau de bord ?
C a. Un tableau qui permet de présenter les résultats du mois pour un(e) commercial(e). b. Un tableau de bord est un synonyme du rapport d’activité hebdomadaire. c. Un tableau de synthèse qui présente des indicateurs chiffrés. d. Un tableau de synthèse qui présente des informations qualitatives.
4. Quel sont les deux documents à rédiger lors du bilan du
projet ?
a. Une fiche projet. D
b. Une fiche navette. c. Un support de clôture. d. Une fiche de clôture.
5. A quoi sert le bilan de prospection ?
B a. Contrôler l’activité des collaborateurs. b. Mesurer l’efficacité d’une action de prospection d’un ou des commerciaux sur une période donnée. c. Informer l’ensemble des acteurs du projet sur l’avancement des différentes étapes. d. De formaliser la remontée d’informations liée au projet.
6. Donnez la réponse fausse. L’objectif d’une réunion de
clôture est de répondre aux questions suivantes : a. Quelles sont les hypothèses de remédiation spécifiques B qu’il sera possible de mettre en place pour éviter ces difficultés ? b. Quels sont les acteurs qui n’ont pas réussi à tenir leurs objectifs ? c. Quels sont les écarts de résultats entre la prévision et la réalisation et quelles en sont les raisons ? d. Quels sont les points forts et les axes d’amélioration pour évoluer ?
7. Donnez la réponse fausse. L’objectif du reporting est :
A a. Mesurer l’efficacité d’une opération de prospection. b. Contrôler l’activité des collaborateurs. c. Informer l’ensemble des acteurs du projet sur l’avancement des différentes étapes. d. De formaliser la remontée d’informations liée au projet.
8. Donnez la réponse fausse. Le chef de projet transmet les
résultats du projet à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise pour les raisons suivantes : A
a. Accompagner les évolutions par un management directif
pour permettre aux salariés d’en assimiler les conséquences (nouvelle organisation, nouvelle procédure, nouveau service…). b. Faire bénéficier aux autres salariés de l’expérience du projet et les sensibiliser aux caractéristiques d’un projet. c. Communiquer, valoriser et féliciter chacun des membres de l’équipe sur le travail qui a été réalisé.. d. Préparer les nouveaux projets qui peuvent être en cours et se servir de ces informations pour affiner sa démarche.
9. Donnez la réponse fausse. Les étapes à respecter lorque
synthétise et analyse l’information sont les suivantes :
a. Sélectionner les résultats les plus pertinents.
b. Comparer les résultats aux objectifs des anciens projets. c. Rechercher les facteurs explicatifs et les analyser. d. En tirez des leçons et formuler des préconisations. 10.Donnez la réponse fausse. Lorsque l’on collecte l’information, il faut suivre les étapes suivantes : a. Organiser la collecte. b. Réaliser la collecte. C c. Créer des outils de collecte. d. Contrôler la qualité de l’information enregistrée.
