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Sabemos que en la actualidad la base de la comunicación es el lenguaje ya sea verbal o

no verbal; desde los inicios de la historia del hombre pudo comunicarse a su manera y su
semejante podía interpretar esos códigos pues es el único capaz de hacerlo ya que se
ha considerado la facultad innata que lo diferencia de los animales. La evolución del
mismo hizo que fuera capaz de manejar e interpretar los diferentes sistemas de
comunicación que existan ya sean orales, escritos, gestuales o simbólicos. Con la
aparición de la tecnología este avance fue mayor pues los medios masivos de
comunicación pudieron crear muchas fuentes de información que permitieron diversas
formas comunicativas. Sabemos que muchas organizaciones manejan medios de
comunicación interna o externa y esta puede estar dirigida a diferentes grupos de interés.

Dependiendo del tipo de comunicación podemos establecer el mensaje que cada uno
busca informar, los receptores son capaces de comprender si el mensaje es coherente;
La carta, circular, memorando, acta e informe, cada uno tiene una estructura o
composición de la información. Las tics han hecho que muchos de estos documentos
escritos sean de fácil acceso. Sin embargo, el objetivo es la interpretación los códigos
semióticos y semánticos que lleva el mensaje en cada uno de ellos, todo mediante un
buen uso de las reglas gramaticales.

Principalmente la organización a través de sus empleados está en la capacidad de


producir los documentos digitales, informes, memorandos, correos, cartas de acuerdo a
unos protocolos respectivos, las reglas gramaticales y ortográficas y las características
de los receptores según áreas funcionales de la organización;

Entre los diferentes tipos de documentos que una Organización puede utilizar podemos
encontrar.

Circular

Las normas e instrucciones que se establezcan a través de ella, tendrán carácter de


obligatoriedad para todo el personal de la organización, buscando dictar instrucciones de
carácter permanente o temporal para todo el personal, hacer del conocimiento del
personal las políticas adoptadas por la presidencia y establecer cambios parciales o
generales en la estructura organizativa.

Notificación.

La comunicación establecida a través de este medio, tendrá carácter obligatorio para todo
el personal o para quien expresamente se indique en la misma, la notificación tiene como
fin brindar informaciones recibidas por otros institutos gubernamentales, decretos o
resoluciones del ejecutivo nacional, noticias e informaciones de interés para la
organización y aspectos de carácter preventivo sobre asuntos administrativos,
operativos, legales y otros.
Manuales, procedimientos e instructivos.

Las políticas y normas contenidas en las circulares, se tendrá como fundamento para
realizar los ajustes operativos de los sistemas vigentes o la emisión de nuevos manuales
en los casos que así se requieran.

Memorando.

Es un medio de comunicación que debe contener una estructura precisa y clara debido a
que con este documento se deja constancia escrita de un acontecimiento o situación
grave.

Carta

Es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor


(destinatario).

Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el frente del sobre,


el nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de
sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres preimpresos).

La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre
distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.

Acta

Un acta es una certificación o testimonio escrito en la cual se da cuenta de lo sucedido,


tratado o pactado en oportunidad de cualquier circunstancia que lo amerite como ser la
reunión de un consorcio, la elección de una persona para un cargo que puede ser público
o privado, la reunión del directorio de una empresa u organización, la constancia de un
nacimiento o cualquier otro hecho que requiera o exija de la correspondiente certificación
legal de algo como ocurrido por la importancia y porque en el futuro, de mediar la
necesidad, puede servir como prueba en un juicio.

Se denomina acta al documento que durante una reunión es escrito por una persona
presente en la misma, y a través de la cual se registran a que sus temas que han sido
tratados, como así también las conclusiones o acuerdos que han resultado adoptados
luego de dicha reunión.

El informe

Es un documento escrito en prosa informativa (científica, técnica o comercial) con el


propósito de comunicar información del nivel más alto en una organización. Por
consiguiente, refiere hechos obtenidos o verificados por el autor (reconocimientos,
investigaciones, estudios o trabajos). Además, aporta los datos necesarios para una
completa comprensión del caso, explica los métodos empleados y propone o recomienda
la mejor solución para el hecho tratado.

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