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Chapitre 3 : Utilisation des enregistrements

CHAPITRE 3 : UTILISATION
DES ENREGISTREMENTS
Objectifs
Les objectifs de ce chapitre sont les suivants

 Décrire les vues et le mode de filtrage des vues.


 Expliquer la propriété des enregistrements.
 Décrire la fonction du partage des enregistrements et son mode
de fonctionnement.
 Décrire la manière de supprimer et de modifier plusieurs
enregistrements.
 Décrire la manière d'importer des enregistrements dans CRM.
 Décrire le processus de fusion et publipostage appliqué
aux enregistrements Microsoft Dynamics® CRM.

Introduction
Microsoft Dynamics CRM contient des outils pour filtrer les vues, partager,
modifier et supprimer les enregistrements et importer plusieurs enregistrements.

De nombreuses sociétés traitent d'importants volumes d'enregistrements, il est


donc utile de se familiariser avec les techniques d'organisation et d'utilisation,
individuellement et en bloc.

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Présentation de Microsoft Dynamics® CRM 2011

Vues
Microsoft Dynamics CRM affiche les listes d'enregistrements dans des
vues. Chaque type d'enregistrement comporte un nombre de vues appelées
vues système.

Chaque vue est associée à une requête qui détermine les enregistrements
à afficher dans la vue. Par exemple, la vue Mes contacts actifs n'affiche
que les contacts actifs appartenant à l'utilisateur connecté tandis que la vue
Contacts actifs affiche tous les contacts actifs sur le système.

La définition de chaque vue comprend également les champs qui s'affichent


pour chaque enregistrement (en-têtes de colonne), et le champ de tri par défaut.

Pour sélectionner une vue différente, cliquez sur le nom de la vue figurant
dans la barre au-dessus de la liste des enregistrements (comme illustré dans
la capture d'écran ci-dessous).

FIGURE 3.1 VUES DES COMPTES

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Chapitre 3 : Utilisation des enregistrements

Les utilisateurs peuvent créer des vues (appelées vues personnelles) en


définissant des critères d'affichage, par exemple une liste de comptes dans
une ville donnée. Pour plus d'informations, reportez-vous à l'offre de formation
Recherche et création de rapports.

REMARQUE : les utilisateurs ne peuvent afficher que les enregistrements


disponibles en fonction de leurs rôles de sécurité. Par conséquent, tous les
utilisateurs n'auront pas nécessairement accès au même jeu d'enregistrements
pour une vue donnée.

Vue par défaut


Client Web

Chaque type d'enregistrement dans Microsoft Dynamics CRM possède une vue
par défaut qui s'affiche lorsqu'un utilisateur accès à ce type d'enregistrement.

Les utilisateurs peuvent choisir leur propre vue par défaut sans affecter
le paramétrage par défaut des autres utilisateurs.

Par exemple, pour définir la vue Contacts actifs par défaut pour les contacts,
procédez comme suit :

1. Accédez aux Contacts.


2. Sélectionnez la vue Comptes actifs.
3. Cliquez sur l'onglet Affichage.
4. Cliquez sur Définir comme vue par défaut.
Microsoft Dynamics CRM pour Outlook

Dans Microsoft Dynamics CRM pour Outlook, l'option Définir comme


vue par défaut n'est pas disponible. Les vues s'affichent dans les onglets
et chaque vue peut être épinglée de sorte que lorsqu'un utilisateur accède
à un type d'enregistrement toutes les vues épinglées s'affichent.

Filtres d'affichage
Client Web

Les filtres d'affichage permettent d'affiner davantage les enregistrements affichés


dans une vue et d'utiliser une méthode de filtrage des enregistrements similaire
à la fonction dans Excel.

Une vue, par définition, n'affiche qu'un sous-ensemble d'enregistrements de


la base de données CRM. L'activation de filtres dans une vue permet d'affiner
rapidement la liste des enregistrements affichés sans avoir à créer de vue.

3-3
Présentation de Microsoft Dynamics® CRM 2011

Pour activer les filtres d'une vue, procédez comme suit :

1. Accédez au type d'enregistrement.


2. Sélectionnez la vue appropriée.
3. Cliquez sur le bouton Filtre dans le ruban.
4. Une liste déroulante de filtre s'affiche pour chaque en-tête de colonne
de la vue.

Utilisez les contrôles de filtre pour filtrer les enregistrements affichés.


Lorsque vous appliquez un filtre à une colonne, l'icône du contrôle change.
Pour supprimer le filtre, cliquez sur le contrôle de filtre et cliquez sur
Réinitialiser le filtre.

Pour supprimer tous les filtres, cliquez sur Filtre.

Pour les vues personnelles, les utilisateurs ont la possibilité d'enregistrer


les filtres ; cela ne s'applique pas aux vues système.

Microsoft Dynamics CRM pour Outlook

Dans Microsoft Dynamics CRM pour Outlook, l'option Filtre


ne s'affiche pas dans le ruban. Elle se trouve en fait juste au-dessus
de la liste des enregistrements.

Propriété des enregistrements


Dans Microsoft Dynamics CRM, les types d'enregistrements présentent
deux types de propriété :

 Utilisateur ou équipe. Les enregistrements appartenant à un


utilisateur ou à une équipe ont un propriétaire et peuvent être
affectés à un autre utilisateur ou une autre équipe ou les partager.
 Organisation. Les enregistrements appartenant à une organisation
n'ont pas de propriétaire et ne peuvent être ni attribués, ni partagés.

La plupart des types d'enregistrements appartiennent à un utilisateur


ou à une équipe (comme les comptes, les contacts, les opportunités et les devis).
Certains types d'enregistrement appartiennent à une organisation, comme les
produits et services. Les types d'enregistrement personnalisés ajoutés au système
peuvent appartenir à un utilisateur ou une équipe ou à une organisation.

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Chapitre 3 : Utilisation des enregistrements

Les actions que peut effectuer un utilisateur sur un enregistrement dépendent des
rôles de sécurité qui ont été affectés à l'utilisateur et des équipes dont l'utilisateur
est membre. La propriété d'un enregistrement n'attribue pas nécessairement des
droits permettant d'exécuter des actions, comme l'attribution, la modification
ou la suppression, sur l'enregistrement.

Le propriétaire d'un enregistrement n'est pas nécessairement l'utilisateur qui


a créé l'enregistrement ; Microsoft Dynamics CRM gère des champs distincts
pour l'utilisateur qui a créé l'enregistrement, le dernier utilisateur qui a modifié
l'enregistrement et le propriétaire de l'enregistrement.

Modifier le propriétaire
Les utilisateurs disposant de privilèges appropriés peuvent attribuer
des enregistrements à un autre utilisateur ou se les attribuer.

Pour devenir propriétaire d'un enregistrement, procédez comme suit :

1. Ouvrez l'enregistrement.
2. Dans le groupe Collaborer, cliquez sur Attribuer.
3. Dans la fenêtre Confirmer l'attribution, cliquez sur À moi-même.
4. Cliquez sur OK.

FIGURE 3.2 AFFECTATION D'UN ENREGISTREMENT

3-5
Présentation de Microsoft Dynamics® CRM 2011

Pour attribuer un enregistrement à un autre utilisateur, procédez comme suit :

1. Ouvrez l'enregistrement à attribuer ou mettez en surbrillance


l'enregistrement dans une liste.
2. Dans le groupe Collaborer, cliquez sur Attribuer.
3. Dans la fenêtre Confirmer l'attribution, cliquez sur
Attribuer à un autre utilisateur ou à une autre équipe.
4. Cliquez sur l'icône de recherche.
5. Dans la fenêtre Rechercher un enregistrement, dans la liste
déroulante Rechercher, cliquez sur Utilisateur.
6. Mettez en surbrillance l'utilisateur qui sera propriétaire
de l'enregistrement.
7. Cliquez sur OK.
8. Dans la fenêtre Confirmer l'attribution, cliquez sur OK.

REMARQUE : les enregistrements ne peuvent être attribués qu'aux


utilisateurs qui disposent d'un ou plusieurs rôles de sécurité qui permettent
à l'utilisateur d'afficher le type d'enregistrement approprié.

Propriété de l'équipe
Dans Microsoft Dynamics CRM 2011, les équipes peuvent posséder
des enregistrements. Une équipe est un groupe d'utilisateurs. Cette nouvelle
fonctionnalité permet aux organisations de contrôler les personnes autorisées
à utiliser les enregistrements en fonction de l'appartenance à une équipe.

Pour attribuer un enregistrement à une équipe, procédez comme suit :

1. Ouvrez l'enregistrement à attribuer ou mettez en surbrillance


l'enregistrement dans une liste.
2. Dans le groupe Collaborer, cliquez sur Attribuer.
3. Dans la fenêtre Confirmer l'attribution, cliquez sur
Attribuer à un autre utilisateur ou à une autre équipe.
4. Cliquez sur l'icône de recherche.
5. Dans la fenêtre Rechercher un enregistrement, dans la liste
déroulante Rechercher, cliquez sur Équipe.
6. Sélectionnez l'équipe qui sera propriétaire de l'enregistrement.
7. Cliquez sur OK.
8. Dans la fenêtre Confirmer l'attribution, cliquez sur OK.

REMARQUE : les enregistrements ne peuvent être attribués qu'à des équipes


qui disposent d'un ou plusieurs rôles de sécurité qui permettent à l'équipe
d'afficher le type d'enregistrement approprié.

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Chapitre 3 : Utilisation des enregistrements

Partage d'enregistrements
Dans Microsoft Dynamics CRM, le partage permet aux utilisateurs d'autoriser
d'autres utilisateurs ou équipes à accéder aux enregistrements si nécessaire.

Par exemple, un ingénieur commercial travaille sur une opportunité importante


et souhaiterait qu'un collègue suive la progression. Or, le collègue n'a pas
accès à l'opportunité. L'ingénieur commercial peut partager l'opportunité avec
le collègue de sorte que tous les deux puissent surveiller la progression.

Pour partager un enregistrement avec un autre utilisateur, procédez comme suit :

1. Ouvrez l'enregistrement à attribuer ou mettez en surbrillance


l'enregistrement dans une liste.
2. Pour un enregistrement ouvert, dans le groupe Collaborer,
cliquez sur Partage, puis sur Partager.
3. Pour les enregistrements mis en surbrillance dans une liste,
dans le groupe Collaborer, cliquez sur Partager.
4. Dans la fenêtre Avec qui souhaitez-vous partager
le ou les éléments compte sélectionnés ?, cliquez sur
Ajouter un utilisateur/une équipe.
5. Dans la fenêtre Rechercher un enregistrement, sélectionnez les
utilisateurs et les équipes avec lesquels l'enregistrement sera partagé.
Vous pouvez sélectionner plusieurs utilisateurs et plusieurs équipes.
6. Cliquez sur OK.
7. Dans la fenêtre Avec qui souhaitez-vous partager le ou les
éléments Contact sélectionnés ?, sélectionnez les autorisations
nécessaires pour chaque utilisateur et équipe sélectionnés.
8. Cliquez sur OK.

FIGURE 3.3 PARTAGE D'UN ENREGISTREMENT

3-7
Présentation de Microsoft Dynamics® CRM 2011

Partage des règles


Les règles suivantes s'appliquent au partage des enregistrements :

 Les privilèges de partage sont accordés pour chaque type


d'enregistrement.
 Un utilisateur ne peut partager que les enregistrements pour
lesquels il dispose des privilèges de partage.
 Un utilisateur qui partage un enregistrement peut définir les
droits d'accès (par exemple lecture, mise à jour et suppression)
à l'enregistrement partagé.
 L'utilisateur ou l'équipe qui partage un enregistrement doit posséder
les droits appropriés via leurs rôles de sécurité. Par exemple, si un
utilisateur partage un enregistrement avec une équipe et sélectionne
le droit de suppression, mais que l'équipe ne dispose pas de ce droit
dans ses rôles de sécurité, les membres de l'équipe ne seront pas
autorisés à supprimer l'enregistrement partagé.
 Un enregistrement ne peut être partagé qu'une seule fois avec
un utilisateur ou une équipe.
 Un utilisateur qui dispose de privilèges de partage sur un
enregistrement peut supprimer le partage pour un utilisateur
ou une équipe spécifique.

Modifier et supprimer le partage


Un utilisateur qui dispose de privilèges de partage sur un enregistrement peut
modifier ou supprimer le partage pour un utilisateur ou une équipe spécifique.

Pour modifier ou supprimer le partage d'un enregistrement, procédez


comme suit :

1. Ouvrez l'enregistrement à modifier ou mettez en surbrillance


l'enregistrement dans une liste.
2. Pour un enregistrement ouvert, dans le groupe Collaborer,
cliquez sur Partage, puis sur Partager.
3. Pour les enregistrements mis en surbrillance dans une liste,
dans le groupe Collaborer, cliquez sur Partager.
4. La fenêtre Avec qui souhaitez-vous partager le ou les éléments
compte sélectionnés ? s'affiche avec les utilisateurs et les équipes
qui partagent l'enregistrement.

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Chapitre 3 : Utilisation des enregistrements

5. Pour supprimer le partage d'un ou plusieurs utilisateurs et


équipes, activez la case à cocher en regard de chaque utilisateur
et équipe à supprimer, puis cliquez sur Supprimer les éléments
sélectionnés.
6. Pour supprimer le partage pour tous les utilisateurs et équipes,
cliquez sur Réinitialiser.
7. Pour modifier la partage d'un utilisateur ou d'une équipe, activez
les cases à cocher de chaque autorisation si nécessaire.
8. Cliquez sur OK.

Autorisations actives
Pour déterminer les autorisations actives d'un utilisateur sur un enregistrement,
prenez en compte les éléments suivants :

 Rôles de sécurité attribués à l'utilisateur


 Rôles de sécurité attribués aux équipes dont l'utilisateur est membre
 L'enregistrement est-il partagé avec l'utilisateur ?
 L'enregistrement est-il partagé avec une équipe dont l'utilisateur
est membre ?

Pour vous aider à résoudre les problèmes liés aux autorisations, Microsoft
Dynamics CRM affiche les autorisations actives d'un utilisateur pour un
enregistrement donné sur la page des propriétés.

Pour afficher les autorisations actives d'un enregistrement, procédez comme suit :

1. Ouvrez l'enregistrement.
2. Cliquez sur Fichier.
3. Dans la liste sous Fichier, cliquez sur Propriétés.
4. La fenêtre des propriétés de l'enregistrement s'affichent
avec les autorisations actives de l'enregistrement que possède
l'utilisateur connecté.

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Présentation de Microsoft Dynamics® CRM 2011

Dans la figure ci-dessous, l'utilisateur dispose des autorisations d'affichage


(Lecture) et de modification (Écriture) de l'enregistrement, mais n'est pas autorisé
à changer le propriétaire (Attribution) ou le supprimer.

FIGURE 3.4 AUTORISATIONS SUR LES ENREGISTREMENTS

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Chapitre 3 : Utilisation des enregistrements

Suppression et modification des enregistrements


Les utilisateurs disposant des privilèges appropriés peuvent supprimer
et modifier des enregistrements individuellement ou collectivement.
Cette rubrique décrit les méthodes disponibles.

Supprimer des enregistrements


Même si Microsoft Dynamics CRM permet de supprimer des
enregistrements, un utilisateur ou un administrateur ne peuvent pas
récupérer des enregistrements supprimés. Les organisations limitent
souvent l'attribution du droit de suppression à quelques utilisateurs.

Lorsqu'un enregistrement est supprimé, les enregistrements enfants peuvent


également être supprimés en fonction du mode de configuration de la relation
entre l'enregistrement parent et l'enregistrement enfant. Par exemple, dans
une installation par défaut, lorsqu'un enregistrement de compte est supprimé,
tous les enregistrements de contact qui sont liés au compte seront également
supprimés.

Certains types d'enregistrement, notamment les commandes traitées, ne peuvent


pas être supprimés.

Pour supprimer un seul enregistrement, effectuez l'une des opérations suivantes :

 Dans une liste d'enregistrements, sélectionnez l'enregistrement


à supprimer, puis dans le groupe Enregistrement, cliquez
sur Supprimer.
 Sur le formulaire de l'enregistrement à supprimer, dans le groupe
Enregistrer, cliquez sur Supprimer.

REMARQUE : si un utilisateur ne dispose pas du droit de suppression,


l'option Supprimer ne s'affiche pas.

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Présentation de Microsoft Dynamics® CRM 2011

Pour supprimer plusieurs enregistrements, procédez comme suit :

1. Dans une liste d'enregistrements, sélectionnez plusieurs


enregistrements en suivant l'une des méthodes suivantes :
a. Sélectionnez plusieurs enregistrements en appuyant sur
la touche CTRL et en cliquant sur chaque enregistrement
ou en activant la case à cocher située à gauche de chaque
enregistrement.
b. Sélectionnez tous les enregistrements de la page en activant
la case à cocher Sélectionner ou désélectionner tous
les enregistrements de cette page en haut de la liste.
c. Sélectionnez une séquence d'enregistrements en sélectionnant
le premier enregistrement, puis maintenez la touche Maj
enfoncée et sélectionnez le dernier enregistrement de la série.

2. Dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Supprimer.


3. Pour les comptes et les contacts, une option permettant de désactiver
les enregistrements s'affiche.
a. Pour désactiver les enregistrements, cliquez sur Désactiver.
b. Pour supprimer des enregistrements, cliquez sur Supprimer.

4. Pour d'autres enregistrements, une fenêtre de confirmation


de la suppression s'affiche. Pour supprimer les enregistrements,
cliquez sur OK.

Suppression en bloc des enregistrements


Microsoft Dynamics CRM offre la possibilité d'effectuer une suppression
en bloc pour effacer de gros volumes d'enregistrements. La suppression en
bloc permet notamment de contourner la limitation de l'option de suppression
multiple qui permet de supprimer une page maximum d'enregistrements.
Par exemple, un utilisateur doit supprimer tous les comptes rattachés à une
ville particulière dont le nombre s'élève à plus de 5 000. Pour supprimer
les comptes, le recours à l'option de suppression multiple nécessite 20 actions
(5 000 enregistrements/250 enregistrements par page), en supposant que
le nombre d'enregistrements par page est égal à 250.

La fonction Suppression en bloc offre un moyen plus efficace pour supprimer


les enregistrements.

REMARQUE : utilisez l'Assistant Suppression en bloc avec prudence car


les enregistrements supprimés ne peuvent plus être récupérés.

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Chapitre 3 : Utilisation des enregistrements

Pour supprimer en bloc les enregistrements, procédez comme suit :

1. Naviguez jusqu'au type d'enregistrement que vous souhaitez


supprimer (par exemple, les comptes).
2. Dans le groupe Enregistrement, cliquez sur la flèche à droite
de l'option Supprimer, puis cliquez sur Suppression en bloc.
La fenêtre Assistant Suppression en bloc s'ouvre.
3. Sur la page Définir un critère de recherche, les critères
de recherche sont définis par défaut avec la vue sélectionnée
(par exemple, Comptes actifs) à l'ouverture de l'Assistant
Suppression en bloc. Modifiez les critères de recherche si
nécessaire ou sélectionnez une autre vue enregistrée. Par exemple,
pour supprimer tous les comptes de Los Angeles :
a. Sur la page Définir un critère de recherche, cliquez
sur Effacer.
b. Ajoutez le champ Adresse 1: Ville.
c. Acceptez le test par défaut Est égal à.
d. Entrez Los Angeles dans la zone Entrer du texte.

4. Pour afficher les enregistrements à supprimer en fonction des critères


de recherche, cliquez sur Aperçu des enregistrements.
5. Cliquez sur Revenir à la requête pour examiner ou modifier
les critères de recherche.
6. Pour continuer, cliquez sur Suivant.
7. Sur la page Sélectionner les options, entrez les informations
suivantes :
a. Un nom pour al tâche de suppression en bloc dans la zone Nom.
b. La date et l'heure de début de la tâche de suppression en bloc.
c. Éventuellement, pour planifier l'exécution régulière de la tâche
de suppression en bloc, activez la case à cocher Exécuter cette
tâche tous les et sélectionnez une valeur dans la liste jours.
d. Éventuellement, pour envoyer un message électronique
à l'utilisateur exécutant la suppression en bloc, activez la case
à cocher M'envoyer un courrier électronique et le cas échéant
cliquez sur un autre utilisateur à informer dans le champ
de recherche Notifier aussi.

8. Cliquez sur Suivant.


9. Sur la page Passer en revue les détails de la suppression en bloc,
passez en revue les paramètres, puis cliquez sur Envoyer.

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Présentation de Microsoft Dynamics® CRM 2011

La page Définir un critère de recherche utilise la même interface que


l'option Recherche avancée. Pour plus d'informations sur la définition
de critères de recherche, reportez-vous à l'offre de formation Recherche
et création de rapports.

REMARQUE : l'Assistant Suppression en bloc ne peut supprimer que des


enregistrements du même type. Pour supprimer des enregistrements de plusieurs
types (par exemple, comptes et prospects), exécutez l'Assistant Suppression
en bloc plusieurs fois.

Modifier plusieurs enregistrements


Un ou plusieurs champs peuvent être mis à jour pour plusieurs enregistrements
à la fois en une seule opération à l'aide du formulaire Modifier plusieurs
enregistrements.

FIGURE 3.5 MODIFIER PLUSIEURS ENREGISTREMENTS

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Chapitre 3 : Utilisation des enregistrements

Le formulaire Modifier plusieurs enregistrements affiche les champs


sans données. Les données entrées dans un champ mettent à jour le champ
des enregistrements sélectionnés. Les autres champs restent inchangés.
Il n'est pas possible d'effacer les données d'un champ à l'aide du formulaire
Modifier plusieurs enregistrements.

REMARQUE : le nombre d'enregistrements qui peuvent être mis à jour


simultanément est limité par le paramètre utilisateur qui définit le nombre
d'enregistrements affichés par page dans le listes. Vous ne pouvez pas utiliser
l'option Modifier plusieurs enregistrements pour plusieurs pages à la fois.

Pour modifier plusieurs enregistrements, procédez comme suit :

1. Dans une liste d'enregistrements, sélectionnez plusieurs


enregistrements en suivant l'une des méthodes suivantes :
a. Sélectionnez plusieurs enregistrements en appuyant sur
la touche CTRL et en cliquant sur chaque enregistrement
ou en activant la case à cocher située à gauche de chaque
enregistrement.
b. Sélectionnez tous les enregistrements de la page en activant
la case à cocher Sélectionner ou désélectionner tous
les enregistrements de cette page en haut de la liste.
c. Sélectionnez une séquence d'enregistrements en sélectionnant
le premier enregistrement, puis maintenez la touche Maj
enfoncée et sélectionnez le dernier enregistrement de la série.

2. Dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Modifier.


3. Effectuez les modifications nécessaires dans la formulaire
Modifier plusieurs enregistrements.
4. Cliquez sur Enregistrer.

REMARQUE : les modifications apportées à plusieurs enregistrements


ne peuvent pas être annulées.

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Présentation de Microsoft Dynamics® CRM 2011

Importer des enregistrements


Microsoft Dynamics CRM contient deux outils pour importer des données :

 Assistant Importation de données


 Assistant Ajouter des contacts

L'Assistant Importation de données est utile pour importer les données


stockées dans une feuille de calcul (par exemple, les prospects achetés par une
organisation). Il peut être utilisé pour importer des données dans la plupart des
types d'enregistrements. L'Assistant Importation de données est conçu pour être
utilisé par le personnel du service des ventes, du service marketing et du service
clientèle, en utilisant leurs propres données.

L'Assistant Importation de données permet d'importer les données suivantes :

 plusieurs fichiers contenant des types d'enregistrements associés,


tels que des comptes et des contacts associés ;
 notes et pièces jointes.

Le propriétaire des données importées peut être configuré comme suit :

 Un seul utilisateur pour tous les enregistrements (l'utilisateur qui


effectue l'importation ou, si l'utilisateur dispose de l'autorisation
requise, tous les enregistrements peuvent être attribués à un
autre utilisateur)
 Un utilisateur spécifié pour chaque enregistrement dans les données
importées

L'Assistant Ajout de contact n'est disponible que dans Microsoft Dynamics CRM
pour Outlook et permet de créer des contacts CRM à partir des contacts Outlook.

Cette formation se concentre sur l'utilisation de l'Assistant Importation


de données.

Formats d'importation
Les données d'importation doivent se trouver dans un fichier de valeurs séparées
par des virgules (csv), tout autre type de fichier texte délimité (txt), un fichier
de feuille de calcul Excel 2003 au format XML ou un fichier compressé (zip).

Les données peuvent être exportées ou enregistrées au format csv à partir


de nombreuses applications, telles que Microsoft® Office Excel®, les contacts
Microsoft® Office Outlook® et la plupart des bases de données.

3-16
Chapitre 3 : Utilisation des enregistrements

Enregistrements avec des critères spécifiques


Certains types d'enregistrement présentent des critères spécifiques qui doivent
être respectés pour que l'opération d'importation se déroule correctement.
Ces enregistrements comprennent les éléments suivants :

 Notes et pièces jointes


 Adresses
 Contrats
 Activités
 Produits
 Utilisateurs

Pour plus d'informations sur les critères spécifiques, reportez-vous à la rubrique


Tâches de préparation pour des types d'enregistrements spécifiques dans l'aide
de Microsoft Dynamics CRM.

Types de données avec des critères spécifiques


Certains types de données présentent des critères spécifiques qui doivent
être respectés pour que l'opération d'importation se déroule correctement.
Ils incluent :

 Groupes d'options (utilisés dans les listes déroulantes)


 Champs Date/Heure
 Champs de recherche

Pour plus d'informations sur les critères spécifiques, reportez-vous à la rubrique


Tâches de préparation pour des types de données spécifiques dans l'aide
de Microsoft Dynamics CRM.

Mappages de données
Chaque fichier d'importation doit être mappé au type d'enregistrement approprié
et chaque en-tête de colonne dans un fichier source doit être mappé au champ
approprié dans l'enregistrement CRM.

Les mappages de données sont des fichiers contenant des informations


sur le mode de mappage des données d'un système source avec les données
dans Microsoft Dynamics CRM.

3-17
Présentation de Microsoft Dynamics® CRM 2011

Si le fichier importé utilise des en-têtes de colonne qui correspondent


aux noms complets de Microsoft Dynamics CRM, le mappage est automatique.
Si vous importez souvent des données dans le même format, vous pouvez
créer un mappage de données pour gagner du temps.

Microsoft Dynamics CRM offre les mappages de données suivants :

 Par défaut (mappage automatique)


 Contact et compte
 Mappages de données pour Salesforce.com®
 Mappages de données du Gestionnaire de contacts professionnels
Microsoft Outlook

Les mappages de données sont créés au cours d'une importation, mais vous
pouvez également les créer à l'aide d'un éditeur XML. Même si les mappages
de données sont stockées dans Microsoft Dynamics CRM, ils doivent être
exportés pour être modifiés.

La création et la modification des mappages de données n'entrent pas dans


le cadre de ce cours. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique
Utilisation des mappages de données dans l'aide Microsoft Dynamics CRM.

Exemple de fichier d'importation


Le texte ci-dessous illustre un exemple de fichier d'importation de prospects.
La première ligne contient les en-têtes de ligne qui correspondent aux noms de
champ d'un enregistrement prospect. Les champs sont séparés par des virgules.

Les deux lignes suivantes représentent les enregistrements à importer.


Notez que l'utilisation de deux virgules indique l'adresse de messagerie
manquante du deuxième enregistrement.

Nom de la société,Nom,Prénom,Courrier électronique,Rubrique


Designer Bikes,Groth,Brian,b@example.com,Mountain bikes
Major Sporting Goods,Bedecs,Anna,,Components

3-18
Chapitre 3 : Utilisation des enregistrements

Processus d'importation
Pour importer des données, procédez comme suit :

1. Dans le groupe Données, cliquez sur Importer les données.


2. La fenêtre Assistant Importation de données s'ouvre.
3. Suivez les instructions de l'Assistant.

Microsoft Dynamics CRM traite les opérations d'importation en arrière-plan.


Pour afficher la progression, accédez à Importations dans la zone Espace
de travail. Une opération d'importation progresse selon un nombre de valeurs
de raison du statut :

 Envoyé
 Analyse en cours
 Transformation en cours
 Importation en cours
 Terminé

Les détails de chaque importation sont stockés dans un enregistrement


d'importation. L'enregistrement d'importation résume le nombre total
d'enregistrements importés, le nombre d'enregistrements qui ont été correctement
importés et le nombre d'enregistrements qui ont échoué. Des liens vers les
enregistrements importés sont également disponibles.

Les enregistrements qui n'ont pas réussi à être importés peuvent être exportés
dans un nouveau fichier dans lequel les erreurs peuvent être corrigées. Ensuite,
relancez l'importation.

Tous les enregistrements importés associés à une importation peuvent être


facilement supprimés. Cela peut être utile pour tester un processus d'importation.

Au cours d'une importation, l'option Détection des doublons peut être


sélectionnée pour éviter d'importer des doublons.

REMARQUE : l'option permettant d'utiliser la détection des doublons


ne s'affiche que si un administrateur a configuré les paramètres de détection
des doublons pour le type d'enregistrement en cours d'importation.

3-19
Présentation de Microsoft Dynamics® CRM 2011

Mettre à jour les enregistrements à l'aide de l'Assistant


Importation de données
L'Assistant Importation de données peut également être utilisé pour mettre
à jour les enregistrements CRM existants. La procédure est la suivante :

1. Utilisez la Recherche avancée pour sélectionner les enregistrements


et les champs associés à mettre à jour.
2. Exportez les résultats de la recherche avancée dans Excel.
Sélectionnez l'option Classeur statique avec des enregistrements
de cette page ou Classeur statique avec des enregistrements
de toutes les pages de la vue actuelle selon le cas et activez la case
à cocher Permettre la réimportation de ces données en incluant
les en-têtes de colonnes requis.
3. Ouvrez le tableau Excel et mettez à jour les données. Ne supprimez
pas et ne modifiez pas les données dans les colonnes cachées.
4. Enregistrez la feuille de calcul.
5. Lancez l'Assistant Importation de données et suivez les instructions
de l'Assistant en sélectionnant la feuille de calcul contenant
les données mises à jour.

Ce processus met à jour les enregistrements qui ont été modifiés dans la feuille
de calcul Les nouvelles lignes ajoutées à la feuille de calcul seront ajoutées
à Microsoft Dynamics CRM sous la forme de nouveaux enregistrements.
Cependant, si un enregistrement est supprimé de la feuille de calcul, le processus
d'importation ne supprime pas l'enregistrement de Microsoft Dynamics CRM.

Si un enregistrement est modifié dans Microsoft Dynamics CRM après avoir


été exporté, l'enregistrement n'est pas mis à jour par le processus d'importation.

3-20
Chapitre 3 : Utilisation des enregistrements

Atelier 3.1 - Importer des contacts


Dans cet atelier, vous importerez des contacts dans Microsoft Dynamics CRM.

Scénario

En tant qu'ingénieur commercial de la société Adventure Works Cycles,


vous utilisez le système Microsoft Dynamics CRM pour stocker vos contacts.

Un collègue a compilé une liste de nouveaux contacts au format csv. La liste


répertorie le prénom, le nom, le téléphone professionnel et le client parent
pour chaque contact.

Vous devez importer la liste dans Microsoft Dynamics CRM et vérifier


que les contacts ont été ajoutés correctement.

Effectuez les tâches sur l'image serveur CRM2011APP-NYC-DC1_FR


en utilisant le compte crmadmin avec le mot de passe Pa$$w0rd.

Le fichier d'importation se trouve sous


X:\Labfiles\Introduction\Ch.3\Contacts.csv.

Relevez le défi !
Importez les contacts dans le fichier décrit dans le scénario et vérifiez
que l'importation s'est déroulée correctement.

Vous souhaitez obtenir de l'aide ?


Utilisez les informations dans le scénario :

1. Connectez-vous à l'image CRM2011APP-NYC-DC1_FR


sous le compte crmadmin.
2. Double-cliquez sur le raccourci Microsoft CRM 2011
Internet Explorer sur le bureau.
3. Utilisez l'Assistant Importation de données pour importer
les contacts du fichier qui se trouve dans
X:\Labfiles\Introduction\Ch.3\Contacts.csv.
4. Accédez à Espace de travail | Importations.
5. Ouvrez l'enregistrement d'importation et vérifiez si les contacts
ont été importés correctement.

3-21
Présentation de Microsoft Dynamics® CRM 2011

Je souhaite une aide continue


Connectez-vous au serveur et démarrez Microsoft
Dynamics CRM

1. Connectez-vous à l'image CRM2011APP-NYC-DC1_FR


en utilisant le compte crmadmin avec le mot de passe Pa$$w0rd.
2. Double-cliquez sur le raccourci Microsoft CRM 2011
Internet Explorer sur le bureau.
Importez les contacts

1. Dans le volet de navigation, cliquez sur Ventes.


2. Dans le volet de navigation, cliquez sur Ventes, puis sur Comptes.
3. Dans le groupe Données, cliquez sur Importer les données.
4. Dans la fenêtre Assistant Importation de données, cliquez
sur Parcourir.
5. Dans la fenêtre Choisir un fichier à télécharger, naviguez jusqu'à
X:\Labfiles\Introduction\Ch.3 et sélectionnez contacts.csv.
6. Cliquez sur Ouvrir.
7. Dans la fenêtre Assistant Importation de données, cliquez
sur Suivant.
8. Sur la page Vérifier le résumé de chargement du fichier, cliquez
sur Suivant.
9. Sur la page Sélectionner le mappage de données, sélectionnez
Par défaut (mappage automatique), puis cliquez sur Suivant.
10. Sur la page Mapper les types d'enregistrements, cliquez
sur Contact dans la liste Types d'enregistrement Microsoft
Dynamics CRM.
11. Cliquez sur Suivant.
12. Sur la page Mapper les champs, examinez les mappages et vérifiez
que tous les champs sont mappés.
13. Cliquez sur Suivant.
14. Sur la page Vérifier le résumé du mappage, cliquez sur Suivant.
15. Sur la page Vérifier les paramètres et importer les données,
cliquez sur Envoyer.
16. Sur la page Données envoyées pour importation, cliquez
sur Terminer.

3-22
Chapitre 3 : Utilisation des enregistrements

Vérifier que les contacts ont été importés

1. Dans le volet de navigation, cliquez sur Espace de travail, puis


sur Importations.
2. Dans la liste sous Mes importations, ouvrez l'enregistrement
contacts.csv.
3. Dans la section Résultats du formulaire, vérifiez que le nombre
de Succès est égal à 10.
4. Cliquez sur Contacts importés intégralement sous Éléments
communs dans la liste des associations.
5. Passez en revue la liste des contacts créés et vérifiez que chaque
contact est lié à un client parent.
6. Fermez l'enregistrement contacts.csv.

3-23
Présentation de Microsoft Dynamics® CRM 2011

Publipostage avec Microsoft Office Word


Microsoft Dynamics CRM prend en charge la fonction de fusion et
publipostage pour créer des lettres, des télécopies, des enveloppes
et des messages électroniques avec Microsoft® Office Word et les modèles
Microsoft Office Word. Les modèles sont des documents utiles pour envoyer
des lettres standard aux clients.

La fusion et le publipostage peuvent être utilisés avec des listes dont les types
d'enregistrements sont les suivants :

 Comptes
 Contacts
 Prospects
 Opportunités
 Incidents

La fusion et le publipostage sont également disponibles pour les Devis,


mais uniquement pour un devis à la fois. Le processus de publipostage
inclut les produits liés à un devis ainsi que les informations du devis.

Vous pouvez également activer le publipostage pour les types d'enregistrements


personnalisés.

Modèles de publipostage
Le processus de publipostage fonctionne avec de nouveaux documents Word
ou des modèles existants. Les modèles sont créés pour un type d'enregistrement
spécifique et peut inclure des champs du type d'enregistrement et des types
d'enregistrements immédiatement connectés. Par exemple, un modèle créé
pour les contacts peut inclure des champs du client parent et du propriétaire
du contact, ainsi que des champs du contact.

Pour enregistrer un modèle dans Microsoft Dynamics CRM, procédez


comme suit :

1. Démarrez un processus de publipostage avec Microsoft


Dynamics CRM pour Outlook.
2. Au cours du publipostage, composez le modèle à l'aide des champs
obligatoires.
3. À la fin de ce processus, sélectionnez l'option de téléchargement
du modèle dans Microsoft Dynamics CRM.

3-24
Chapitre 3 : Utilisation des enregistrements

Lorsqu'un modèle est ajouté dans CRM, il n'est disponible que pour l'utilisateur
qui a créé le modèle ; il est appelé Modèle de publipostage personnel.

Cependant, l'auteur d'un modèle (ou un autre utilisateur disposant des privilèges
appropriés) peut le rendre accessible à tous les utilisateurs (on parle alors
de Modèle de publipostage de l'organisation) en procédant comme suit :

1. Accédez à Paramètres, Professionnel, Modèles et Modèles


de publipostage.
2. Sélectionnez ou les modèles à rendre accessibles à tous
les utilisateurs.
3. Dans le menu Autres actions, cliquez sur Mettre à la disposition
de l'organisation.
4. Dans la fenêtre Mettre à la disposition de l'organisation,
cliquez sur OK.

Pour transformer un modèle d'organisation en modèle de publipostage personnel,


procédez comme suit :

1. Accédez à Paramètres, Professionnel, Modèles et Modèles


de publipostage.
2. Sélectionnez ou les modèles à transformer en modèles personnels.
3. Dans le menu Autres actions, cliquez sur Rendre personnel.
4. Dans la fenêtre Rendre personnel le modèle de publipostage,
cliquez sur OK.

Différences de publipostage
Un publipostage peut être démarré dans le client Web ou dans Microsoft
Dynamics CRM pour Outlook. Cependant, le processus présente quelques
différences comme décrit ci-dessous.

Microsoft Dynamics CRM pour Outlook

Si un publipostage est démarré dans Microsoft Dynamics CRM pour Outlook,


les options suivantes sont disponibles :

 Les modèles nouveaux ou modifiés peuvent être téléchargés


dans Microsoft Dynamics CRM.
 Des activités Microsoft Dynamics CRM peuvent être créées
pour les éléments de publipostage.
 Si des activités Microsoft Dynamics CRM sont créées, vous pouvez
éventuellement créer rapidement une campagne pour les activités.

3-25
Présentation de Microsoft Dynamics® CRM 2011

Client Web

Dans le client Web, plusieurs processus de publipostage peuvent être exécutés


simultanément, tandis que dans Microsoft Dynamics CRM pour Outlook,
un seul processus de publipostage à la fois peut être exécuté.

Exécuter un publipostage
Le publipostage peut être utilisé dans les endroits suivants :

 Liste d'enregistrements, comprenant les vues enregistrées


et les résultats d'une recherche avancée
 Listes marketing
 Campagnes rapides
 Campagnes

Les étapes suivantes décrivent les principales tâches d'exécution


d'un publipostage :

1. Accédez à une liste du type d'enregistrement approprié, par exemple,


Contacts actifs.
2. Pour exécuter un publipostage sur certains enregistrements,
sélectionnez les enregistrements requis.
3. Cliquez sur l'onglet Ajouter.
4. Dans le groupe Marketing, cliquez sur Fusion et publipostage.
5. Dans la fenêtre Fusion et publipostage Microsoft Dynamics CRM
pour Microsoft Office Word, effectuez les opérations suivantes :
a. Sélectionnez le type de publipostage dans la liste.
b. Choisissez de commencer ou non avec un document vierge
ou un modèle.
c. Choisissez de fusionner ou non les enregistrements sélectionnés,
tous les enregistrements sur la page active de la vue ou tous
les enregistrements de toutes les pages de la vue.
d. Cliquez sur Champs de données pour sélectionner les champs
de données à rendre accessibles pendant le processus
de publipostage.
e. Cliquez sur OK.

6. Microsoft Office Word démarre. Dans la boîte de dialogue


Destinataires du publipostage, examinez la liste des destinataires,
puis cliquez sur OK.
7. Terminez les étapes du publipostage dans le document Word.

3-26
Chapitre 3 : Utilisation des enregistrements

Atelier 3.2 - Publipostage


Dans cet atelier, vous exécuterez un publipostage sur une liste de contacts
pour créer des lettres individuelles, créer un modèle de publipostage et ajouter
des activités dans Microsoft Dynamics CRM pour chaque lettre.

Scénario

En tant qu'ingénieur commercial de la société Adventure Works Cycles,


vous utilisez le système Microsoft Dynamics CRM pour stocker vos contacts.

Vous devez envoyer une lettre à vos contacts personnalisée avec leurs détails
pour les inviter à un salon commercial où Adventure Works Cycles sera présent.
Comme vous allez réutiliser la lettre, vous devez sauvegarder la lettre comme
un modèle.

Les tâches à exécuter sont les suivantes :

 Exécuter un publipostage pour tous les contacts dans la vue


Contacts actifs.
 Utiliser la lettre pour le type de publipostage.
 Démarrer avec un document vierge.
 Ajouter au document le texte affiché dans le tableau ci-dessous.
Les éléments entre les chevrons doubles sont des champs de fusion.

<<Bloc d'adresses>>

Cher (Chère) <<First_Name>>

Adventure Works Cycles exposera ses produits lors du salon annuel


de la bicyclette. Venez nous rejoindre au salon.

Cordialement

<<User_First_Name>> <<User_Last_Name>>

 Téléchargez le modèle dans Microsoft Dynamics CRM.


 Rendre le modèle accessible à tous les utilisateurs.
 Créer des activités liées à des lettres fermées dans Microsoft
Dynamics CRM.

Effectuez les tâches sur l'image CRM2011APP-NYC-CL1_FR utilisant


le compte crmadmin avec le mot de passe Pa$$w0rd avec Microsoft
Dynamics CRM pour Outlook.

3-27
Présentation de Microsoft Dynamics® CRM 2011

Relevez le défi !
Utilisez Microsoft Dynamics CRM pour exécuter le publipostage et les tâches
associées comme décrites dans le scénario.

Vous souhaitez obtenir de l'aide ?


À l'aide des informations du scénario :

1. Connectez-vous à l'image du client CRM2011APP-NYC-CL1_FR


sous le compte crmadmin.
2. Démarrez Microsoft Dynamics CRM pour Outlook.
3. Accédez aux Contacts.
4. Sélectionnez la vue Contacts actifs.
5. Démarrez le publipostage.
6. Terminez les étapes du publipostage dans Word en utilisant le texte
du scénario.
7. Ajoutez des champs de publipostage si nécessaire.
8. Téléchargez le document dans Microsoft Dynamics CRM comme
un nouveau modèle.
9. Enregistrez le modèle et rendez-le accessible à tous les utilisateurs.
10. Pour terminer le publipostage, sélectionnez l'option Modifier
les lettres individuelles et créez des activités dans Microsoft
Dynamics CRM.

Je souhaite une aide continue


Connectez-vous au serveur et démarrez Microsoft
Dynamics CRM

1. Connectez-vous à l'image CRM2011APP-NYC-CL1_FR


en utilisant le compte crmadmin avec le mot de passe Pa$$w0rd.
2. Double-cliquez sur Microsoft Outlook 2010 sur le bureau.
Exécutez le publipostage

1. Dans la liste des dossiers Outlook, cliquez sur Adventure


Works Cycles.
2. Dans le volet droit, cliquez sur Ventes, puis sur Contacts.
3. Cliquez sur l'icône de vue Nouveau et sélectionnez Contacts actifs.
4. Cliquez sur l'onglet Ajouter.
5. Dans le groupe Marketing, cliquez sur Fusion et publipostage.
6. Dans la fenêtre Fusion et publipostage Microsoft Dynamics CRM
pour Microsoft Office Word, sélectionnez Tous les
enregistrements sur toutes les pages dans la section Fusionner.
Acceptez les valeurs par défaut pour toutes les autres options.

3-28
Chapitre 3 : Utilisation des enregistrements

7. Cliquez sur OK.


8. Microsoft Office Word démarre. Dans la Fusion et publipostage :
Destinataires, cliquez sur OK.
9. Dans le volet Fusion et publipostage de Word, cliquez sur
Suivante : Écrire votre lettre.
10. Dans le volet Fusion et publipostage de Word, cliquez
sur Bloc d'adresses.
11. Dans la boîte de dialogue Insérer le bloc d'adresse, cliquez sur OK.
12. Dans le document Word, placez le curseur sous
<<Bloc d'adresses>>.
13. Ajouter le texte du scénario dans le document. Pour ajouter
des champs de publipostage, procédez comme suit :
a. Placez le curseur à l'endroit où vous souhaitez ajouter le champ
de publipostage.
b. Dans le groupe Champs d'écriture et d'insertion, cliquez
sur Insérer un champ de fusion.
c. Dans la fenêtre Insérer un champ de fusion, faites défiler
la liste et sélectionnez le champ approprié, cliquez sur Insérer
puis sur Fermer.

14. Dans le volet Fusion et publipostage de Word, cliquez sur


Suivante : Aperçu de vos lettres.
15. Dans le volet Fusion et publipostage de Word, cliquez sur
Suivante : Fin de la fusion.
16. Dans le volet Fusion et publipostage de Word, cliquez sur
Envoyer le modèle dans CRM.
17. Dans la boîte de dialogue Microsoft Dynamics CRM
pour Outlook, cliquez sur Oui.
18. Dans la fenêtre Modèle de publipostage : Nouveau modèle,
procédez comme suit :
a. Entrez Contacts du salon commercial dans la zone Nom.
b. Cliquez sur Enregistrer dans la barre d'outils.
c. Cliquez sur Actions dans la barre d'outils, puis sur Mettre
à la disposition de l'organisation.
d. Dans la boîte de dialogue Mettre à la disposition
de l'organisation, cliquez sur OK.
e. Si une boîte de dialogue Navigateur Web s'affiche, cliquez
sur Recommencer.
f. Cliquez sur Enregistrer et fermer dans la barre d'outils.

19. Dans le volet Fusion et publipostage de Word, cliquez sur


Modifier les lettres individuelles.

3-29
Présentation de Microsoft Dynamics® CRM 2011

20. Dans la boîte de dialogue Fusionner avec un nouveau document,


cliquez sur OK.
21. Dans la fenêtre In the Créer des activités, procédez comme suit :
a. Sélectionnez Créer des activités Microsoft Dynamics CRM.
b. Cliquez sur Détails de l'activité.
c. Dans la fenêtre Lettre : Nouveau, remplacez Sujet par
Invitation au salon commercial.
d. Dans la fenêtre Lettre : Nouveau, cliquez sur OK.
e. Cliquez sur OK.

22. Attendez que les activités soient créées.


23. Dans la boîte de dialogue Microsoft Dynamics CRM
pour Outlook, cliquez sur OK.
24. Fermez le document Word Letters1.
25. Dans la boîte de dialogue Microsoft Word, cliquez sur
Ne pas enregistrer.
26. Fermez le document Word Document1.
27. Dans la boîte de dialogue Microsoft Dynamics CRM
pour Outlook, cliquez sur OK.
28. Dans la boîte de dialogue Microsoft Word, cliquez sur
Ne pas enregistrer.

3-30
Chapitre 3 : Utilisation des enregistrements

Résumé
Microsoft Dynamics CRM propose plusieurs techniques pour utiliser de manière
efficace les enregistrements.

 Affichage et filtrage des listes d'enregistrements.


 Attribution et modification de la propriété des enregistrements.
 Partage des enregistrements et configuration des droits d'accès
à un enregistrement.
 Suppression des enregistrements individuellement et en bloc.
 Modification en bloc des enregistrements.
 Importation des enregistrements dans Microsoft Dynamics CRM.
 Exécution du processus de fusion et publipostage
sur des enregistrements Microsoft Dynamics CRM
avec Microsoft Office Word.

3-31
Présentation de Microsoft Dynamics® CRM 2011

Évaluez vos connaissances


1. Un utilisateur doit changer la propriété d'un compte en sélectionnant un
autre utilisateur, mais se rend compte qu'il n'y arrive pas. Quelle est la raison
la plus probable qui empêche l'utilisateur de changer le propriétaire ?
( ) Seules des équipes peuvent posséder des comptes
( ) L'utilisateur n'appartient pas à la même équipe que l'autre utilisateur
( ) L'utilisateur n'est pas autorisé à modifier la propriété du compte
( ) Une fois qu'un enregistrement est créé, le propriétaire
de l'enregistrement ne peut pas être changé

2. Laquelle de ces affirmations sur la propriété des enregistrements est exacte ?


( ) Un enregistrement ne peut être la propriété que des utilisateurs
( ) Un enregistrement peut être à la fois la propriété d'une équipe
et d'un utilisateur
( ) Un enregistrement peut être la propriété de plusieurs utilisateurs
ou équipes
( ) Un enregistrement ne peut être la propriété que d'une équipe
ou d'un utilisateur

3. Quel est la fonction du partage d'enregistrements ?

4. Quand doit-on utiliser l'Assistant Suppression en bloc ?


( ) Lorsque le nombre d'enregistrements à supprimer dépasse 250
( ) Pour supprimer les enregistrements qui n'appartiennent
pas à l'utilisateur
( ) Pour supprimer simultanément des enregistrements
de plusieurs types
( ) Pour supprimer un ensemble d'enregistrements spécifié à l'aide
des critères de recherche

3-32
Chapitre 3 : Utilisation des enregistrements

5. Un utilisateur sélectionne plusieurs comptes, puis clique sur le bouton


Modifier dans le ruban. Que se passe-t-il ?
( ) Un formulaire s'affiche pour chaque compte sélectionné
( ) Le formulaire Modifier plusieurs enregistrements s'ouvre
( ) L'utilisateur reçoit un message d'erreur indiquant qu'un seul compte
à la fois peut être modifié
( ) Un formulaire s'ouvre pour le dernier compte à sélectionner

6. Parmi les formats suivants, lesquels sont pris en charge pour l'importation
de données dans Microsoft Dynamics CRM ? (Sélectionnez toutes
les réponses possibles)
( ) Texte délimité (.txt) avec des colonnes séparées par des virgules
( ) Texte séparé par des virgules dans un document Word
( ) Format Feuille de calcul XML
( ) Texte enregistré dans un document Excel (.xls)

3-33
Présentation de Microsoft Dynamics® CRM 2011

Révision rapide : Retours d'expériences


Inscrivez ci-dessous les trois éléments clés que vous avez appris dans ce chapitre

1.

2.

3.

3-34
Chapitre 3 : Utilisation des enregistrements

Solutions
Évaluez vos connaissances
1. Un utilisateur doit changer la propriété d'un compte en sélectionnant un
autre utilisateur, mais se rend compte qu'il n'y arrive pas. Quelle est la raison
la plus probable qui empêche l'utilisateur de changer le propriétaire ?
( ) Seules des équipes peuvent posséder des comptes
( ) L'utilisateur n'appartient pas à la même équipe que l'autre utilisateur
() L'utilisateur n'est pas autorisé à modifier la propriété du compte
( ) Une fois qu'un enregistrement est créé, le propriétaire
de l'enregistrement ne peut pas être changé

2. Laquelle de ces affirmations sur la propriété des enregistrements est exacte ?


( ) Un enregistrement ne peut être la propriété que des utilisateurs
( ) Un enregistrement peut être à la fois la propriété d'une équipe
et d'un utilisateur
( ) Un enregistrement peut être la propriété de plusieurs utilisateurs
ou équipes
() Un enregistrement ne peut être la propriété que d'une équipe
ou d'un utilisateur

3. Quel est la fonction du partage d'enregistrements ?

RÉPONSE TYPE : Le partage est un moyen de donner accès à d'autres

utilisateurs et équipes à un enregistrement auquel ils n'ont pas accès

en temps normal

4. Quand doit-on utiliser l'Assistant Suppression en bloc ?


() Lorsque le nombre d'enregistrements à supprimer dépasse 250
( ) Pour supprimer les enregistrements qui n'appartiennent
pas à l'utilisateur
( ) Pour supprimer simultanément des enregistrements
de plusieurs types
( ) Pour supprimer un ensemble d'enregistrements spécifié à l'aide
des critères de recherche

3-35
Présentation de Microsoft Dynamics® CRM 2011

5. Un utilisateur sélectionne plusieurs comptes, puis clique sur le bouton


Modifier dans le ruban. Que se passe-t-il ?
( ) Un formulaire s'affiche pour chaque compte sélectionné
() Le formulaire Modifier plusieurs enregistrements s'ouvre
( ) L'utilisateur reçoit un message d'erreur indiquant qu'un seul compte
à la fois peut être modifié
( ) Un formulaire s'ouvre pour le dernier compte à sélectionner

6. Parmi les formats suivants, lesquels sont pris en charge pour l'importation
de données dans Microsoft Dynamics CRM ? (Sélectionnez toutes les
réponses possibles)
() Texte délimité (.txt) avec des colonnes séparées par des virgules
( ) Texte séparé par des virgules dans un document Word
() Format Feuille de calcul XML
( ) Texte enregistré dans un document Excel (.xls)

3-36