SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

COMFAMILIAR inicia con el decreto 118 del 21 de junio de 1957. En él se establecieron los
argumentos con los cuales el Gobierno Colombiano consideraba de vital importancia atender las
necesidades de las clases menos favorecidas económicamente y fomentar su mejoramiento. En
medio de este panorama, el 29 de agosto de 1957, mediante el acta No. 1 de la Asociación Nacional
de Industriales ANDI, nace la Caja de Compensación Familiar, afiliando a todas las empresas que en
la época ocupaban un número permanente de trabajadores no inferior a 20, para ayudar
económicamente a estos grupos familiares.

Su misión "Somos una Entidad de servicios dentro del campo de la Seguridad y Protección Social,
que, con fundamento en la subsidiaridad, la sostenibilidad, la equidad y la inclusión, permite el
desarrollo integral de la población beneficiaria y la comunidad más vulnerable, generando valor
público"

La Asamblea General de Afiliados, como máximo órgano social de dirección, se compone de los
empleadores afiliados, personas naturales o jurídicas que se encuentran registradas en la Caja y que
están obligadas a pagar el subsidio familiar por conducto de ella, representados por sí mismos, o
por sus apoderados. El Consejo Directivo es un órgano administrativo, de asesoría y colaboración
del Director Administrativo, y garante de beneficios para los grupos de referencia y de interés, que
circunscribe su actividad a lograr el desarrollo del objeto social de la Caja.

La producción documental soportada en medios físicos y electrónicos constituyen para

Comfamiliar, la memoria corporativa que soportan los medios probatorios, para las
actuaciones administrativas, legales y jurídicas de la Institución; de esta forma las
capacitaciones y retroalimentaciones, van encaminadas hacia la generación de una cultura
documental y el fortalecimiento de competencias al personal involucrado que encaminen la
Institución hacia la disponibilidad de fuentes de información, herramientas de consulta y
ubicación de los documentos de forma oportuna y confiable.
El arreglo u organización de un archivo engloba una serie de tareas que, aunque se hallan
estrechamente relacionadas, conviene distinguir
La elaboración de un cuadro de clasificación que dé cabida a todos los tipos
documentales y refleje la estructura dada al archivo. Clasificar los fondos consiste en definir
y concretar los grandes grupos que forman el archivo.

 Las secciones, división que se establece a partir de las principales actividades

desarrolladas por la asesoría (contable, fiscal, laboral, mercantil, auditoría, etc.) y,
dentro de éstas,

 Las series documentales, conjuntos de documentos producidos como resultado

de un mismo procedimiento administrativo o jurídico.
Así, en una asesoría, la documentación de los clientes se agrupará en primer lugar
por áreas de negocio y después por tipos de servicio.

 La ordenación de los documentos dentro cada serie documental empleando el

criterio más adecuado para cada tipo de documento. Esta operación, en tanto
complemento de la clasificación, consiste en poner en orden (cronológico,
alfabético, numérico…) las unidades documentales (documentos o expedientes)
dentro de las series constituidas

 La instalación física de los documentos en el depósito de archivo, mediante cajas

archivadoras u otro sistema, que va a posibilitar la localización de los documentos a
través del correspondiente código de archivo o signatura topográfica.

El Programa de Gestión Documental permitirá el desarrollo de los procesos archivísticos y

las actividades administrativas a corto, mediano y largo plazo; en miras de garantizar la
organización, conservación, preservación y uso de la documentación producida y recibida
por COMFAMILIAR, haciendo referencia al ciclo vital de los documentos, desde su
producción hasta su disposición final.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Conceptuar el PGD en armonía con la normatividad vigente expuesta por el Archivo

General de la Nación y la Superintendencia del Subsidio Familiar.
 Definir mecanismos de consulta para los usuarios internos y externos mediante el
uso de tecnologías de la información.
 Implementar sistemas de Gestión Documental con el fin de soportar la adecuada
trazabilidad de la información, garantizando la seguridad en los documentos.
POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La Política de Gestión Documental Corporativa de Comfamiliar Risaralda, comprende los
lineamientos esenciales para la adecuada gestión de los documentos e información física
y electrónica, alineada a procesos de eficiencia y eficacia administrativa, a la utilización de
herramientas tecnológicas dinámicas, así como la protección y salvaguarda del patrimonio
documental de la entidad.
La Caja de Compensación Familiar Comfamiliar Risaralda, reconoce la normatividad y
legislación Archivística y de Gestión Documental vigente, razón por la cual utiliza
herramientas y metodologías necesarias para la adecuada administración documental y de
la información Corporativa.

El cuadro de clasificación

Una vez identificados los distintos tipos

documentales existentes en la asesoría,
se elabora un esquema que los clasifica
y los estructura en grupos y que
constituye la base para la organización
del archivo. El cuadro de clasificación es
el primer instrumento de descripción de
un archivo y ofrece una visión de
conjunto de los diferentes tipos de
documentos (series), de los grupos que
forman (secciones) y de sus relaciones
jerárquicas. Es la herramienta que va a
permitir la planificación sistemática del
resto de las operaciones de tratamiento de los documentos, desde la eliminación de los
mismos (calendario de conservación) hasta la elaboración de los instrumentos de
descripción (inventario).
Las series son los elementos básicos para confeccionar un cuadro de clasificación
mínimamente sólido y coherente. En primer lugar, hay que tener en cuenta la necesidad de
concretar la denominación de los distintos tipos de documentos o series documentales y
determinar la jerarquía que se pueda establecer entre ellos, para más tarde articular una
estructura que sistematice los grupos de documentos o secciones.
Tipos de ordenación
Una vez que se ha elaborado el cuadro de clasificación con sus respectivas series o tipos
documentales, es necesario definir el sistema de ordenación más adecuado para cada
serie, a partir de las características que la definen. La ordenación va a indicar qué lugar
exacto ocupa un expediente o documento concreto dentro de la serie a la que pertenece.
Grupo Archivo Histórico. Es la Dependencia encargada de aplicar mecanismos que
permiten la Conservación de los Acervos Documentales en el Área de Archivo General, los
cuales corresponden a la Memoria Histórico.
Grupo de Información y Consulta. Es la Dependencia encargada de atender los
requerimientos presentados por parte de los usuarios internos y externos, relacionados con
el Acervo Documental que reposan en el Área de Archivo General.
Conservación de Documentos El proceso de conservación documental consiste en
guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de
conservación apropiada, establecida en el Sistema Integrado de Conservación -SIC de
este documento, el cual debe cumplir:

Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deberán cumplir con las
condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de
mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales.
La edificación debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

Ubicación - Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas

de inundación y que ofrezca estabilidad.

- Deben estar situados lejos de industrias contaminantes y en lugares que disminuyan en

lo posible, el riesgo por atentados.

Aspectos Estructurales - Si se utiliza estantería de dos con veinte (2.20) metros de alto, la
resistencia de las placas y pisos deberá estar dimensionada para soportar una carga
mínima de mil doscientos (1.200) k/m2 , cifra que se debe incrementar si se va a emplear
estantería compacta o de mayor tamaño señalado.
Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugos de alta
resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión
En caso de utilizar pinturas, deberán igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener el
tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la
documentación.
Capacidad de Almacenamiento Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta: - La
manipulación, transporte y seguridad de la documentación.
Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural
incremento de acuerdo con los parámetros archivísticos que establezcan los procesos de
retención y valoración documental.
Actividades de Inspección. Para las actividades de inspección de áreas, es necesario
crear un cronograma semestral y diligenciar el formato de Inspección Áreas de Archivo.
Teniendo en cuenta que esta actividad define los requerimientos para el mantenimiento,
reparación o renovación, el cronograma debe ser elaborado con un espacio de tiempo de
no más de treinta (30) días hábiles respecto al cronograma de mantenimiento, con el fin de
dar espacio a las contrataciones y/o consecución de insumos y personal
Actividades Previas al Mantenimiento.

Teniendo en cuenta que algunas actividades de mantenimiento generan suciedad, polvo y

en el caso del mantenimiento de la estantería puede requerirse la reubicación temporal de
la documentación, es necesario minimizar los riesgos asociados al traslado de documentos.
Asimismo, como la inspección permite definir las reparaciones que deben realizarse con
una periodicidad específica, es posible anticiparse y coordinar la reubicación o el
aislamiento de la documentación para desarrollar las actividades de reparación y/o
mantenimiento, asegurando la conservación de la documentación, por lo que las acciones
previas al mantenimiento deberán registrarse en el formato de Registro de Mantenimiento
de Áreas de Archivo.
Las actividades previas al mantenimiento a desarrollar, son:

-Proteger la documentación. Durante el mantenimiento de pisos, muros, puertas,

ventanas, tuberías y tomas eléctricos, puede levantarse material particulado, por lo que es
necesario cubrir las cajas y la documentación suelta con telas impermeables o plástico,
hasta que terminen las operaciones.
Reubicación de la documentación.

En caso de que el mantenimiento de la estantería o archivadores requiera reubicar la

documentación, es necesario buscar una estantería provisional con el propósito de no
ubicar la documentación en el suelo.
Actividades de Mantenimiento.
Es necesario realizar un cronograma semestral de mantenimiento general para las áreas y
diligenciar el formato de Registro de Mantenimiento de Áreas de Archivo, adjuntando los
recibos e informes de seguimiento de equipos u otros, de manera que con el mantenimiento
continuo se garantice el correcto funcionamiento de estos.

Las actividades de mantenimiento a desarrollar, son:

 Cambio o reparación de tomas eléctricas, cableado, aire acondicionado,

extractores, desagües y tuberías asociados a las Áreas de Archivo.
 Reparación de muros, techos, ventanas, puertas y pisos.
 Cambio y/o reparación de estantería y archivadores.

DECLARACIÓN DE COMPROMISO
Comfamiliar se compromete con la Gestión Documental de la Institución, a través de un
marco conceptual y normativo, para la gestión física y electrónica de los documentos; con
procesos innovadores, ágiles, transparentes y ambientalmente sostenibles que conduzcan
al fortalecimiento de la comunicación interna y externa, la conservación de la memoria
Institucional, y el apoyo a las funciones misionales corporativas con las partes interesadas.
Marco de Actuación
Los lineamientos de actuación se definen, con el propósito de cumplir la declaración
establecida en esta política.
 Adoptar los conceptos de la gestión documental y la legislación archivística para
garantizar la gestión eficiente de la información física y electrónica.
  Alinear, al sistema de Gestión de Calidad de la institución, un conjunto de
estándares para la administración de la información en cualquier formato o soporte
 Ajustar los procedimientos, instructivos y métodos para garantizar la creación, uso,
mantenimiento, retención, acceso y preservación de la Información Institucional.
 Implementar los instrumentos archivísticos, incluyendo el Programa de Gestión
Documental acorde a los requerimientos legales y de la Institución.
 Articular y coordinar el proceso de Administración de Documentos con el Comité
Interno de Archivo y los demás productores de información.

NORMATIVIDAD APLICABLE
 Ley 527 de 1999 Ley de Comercio Electrónico Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos
 Ley 1712 de 2014 Ley de transparencia y acceso público de información
 Decreto 1080 de 2015- Decreto Único Sector Cultura. Artículo 2.8.2.5.6 Política de Gestión
Documental
 Circular Externa 2017-002 de 08/03/2017 de la Superintendencia de Subsidio Familiar