de

1. El acta.
1.1. El acta y sus elementos.
2. El informe.
2.1. Estructura.
2.2. Recomendaciones
3. El plan de trabajo, propuesta o anteproyecto.
3.1. Etapas del proceso.
4. El diagrama de Gantt.
4.1. Cronograma de actividades.

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1. El acta
Según la Real Academia Española: Acta:
es la relación escrita de lo sucedido, tra-
tado o acordado en una junta. También
certificación, testimonio, asiento o cons-
tancia oficial de un hecho. (Del lat. acta,
pl. de actum, acto).
1.1 Sus elementos son:
• Razón social
En el margen superior o área del enca-
bezado de las páginas, va la razón social,
denominación del documento y número
correspondiente.
Después del título, a tres interlíneas y
centrada, se ubica la palabra ACTA en
mayúscula fija, seguida del número con-
secutivo que le corresponda. Es decir,
el ACTA 1 corresponde a la primera re-
unión realizada. Se suprime el signo de
número.
• Fecha
Ciudad y fecha completa en que se efec-
tuó la reunión.
• Título de la junta o comité
Ejemplo: Consejo Académico, Comité
de Evaluación y Seguimiento.
• Hora
Se anotan la hora de inicio y la de finali-
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zación de la reunión.
• Lugar de la reunión
Se especifica la ubicación donde se desarrolla la reunión: Ejemplo; sala de juntas
de gerencia,
• Objetivo
Recoge el motivo de la reunión. Se enumeran los temas motivo de la reunión, iden-
tificándolos con números arábigos.
Tabla 1: Encabezado del acta
Fecha:
Tema o nombre del comité:
Hora de inicio:
Hora finalización:
Lugar de la reunión:
Objetivo de la reunión:
Nota: Tomado del Sistema de Bibliotecas SENA (2017).
• Asistentes
Nombre y cargo, en orden jerárquico, de los funcionarios que participaron. El car-
go que desempeñe cada uno en la reunión se separa por una línea de salto (tecla
Enter) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual
jerarquía, en orden alfabético por apellidos.
En reuniones o comités, integrados por personas de igual jerarquía y pertenecientes
a diferentes empresas, se seguirá un orden alfabético por entidades.
• Desarrollo
Se escribe la palabra DESARROLLO en mayúscula fija, contra el margen izquierdo.
El desarrollo anota los asuntos que se trataron, según los objetivos planteados para
la reunión, con sus respectivas conclusiones.
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El primer tema es, generalmente, verificación del quórum. En el tema: “lectura, discusión y aprobación del acta anterior”, se
indica si fue aprobada, y se anotan las modificaciones que se presenten.

• Plan de acción
Si en la reunión se definen actividades para ejecutar se deben relacionar, indicando el nombre del responsable y la fecha límite
para entregar la actividad.
En tal caso, que de la actividad a ejecutar se deba generar un documento, se debe relacionar el nombre mismo.

Tabla 2: Plan de acción.

PLAN DE ACCIÓN
Actividades Responsable Fecha Limite Documento

Cotizaciones Pedro Pérez Dd/mm/aa Informes con

las diferentes
cotizaciones

Nota: Tomado del Sistema de Bibliotecas SENA (2017).

• Próxima reunión
Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra “próxima reunión” con mayúscula fija y seguida de punto. A continua-
ción se anotan la fecha, la hora y el lugar de la próxima reunión.

Tabla 3: Planificación de próxima reunión

Próxima Reunión Fecha:

Lugar:
Hora:

Nota: Tomado del Sistema Nacional de Bibliotecas SENA (2017).

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• Firma, nombre y cargo
El nombre completo de los firmantes
responsables se escribe con mayúscula
fija. El cargo se anota debajo con mayús-
cula inicial y sin centrar.
Los firmantes del acta son, generalmen-
te, todos los participantes a la reunión o
comité.
• Nota
Los datos anteriores, resaltados con ne-
grita, se escriben todos en el acta con
mayúscula fija, seguida de dos puntos.
Por estética, se recomienda que formen
columnas debidamente alineadas.
- Hay frases que pueden ir como
frase alusiva o resaltada
- El acta es muy importante a la
hora de constatar algo dicho
- El acta deja claro y por escrito
todo lo sucedido
Toda acta expresa lo tratado en una reu-
nión sin describir detalles intrascenden-
tes. Los párrafos deben ser concisos,
claros y que hagan énfasis en las deter-
minaciones tomadas. Sin embargo, por
solicitud expresa se anotan las discre-
pancias.
- Se indica el nombre de la perso-
na que presenta una moción, pero no es
necesario anotar a quienes se adhieren
a ella.
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- Cuando sea necesario mencionar
la intervención de uno de los asistentes,
se hace con nombre propio.
- Cuando haya lugar a votaciones,
se indica el número de votos emitidos
en favor, en contra y en blanco. En caso
de nombramientos se registran los re-
sultados y los nombres propios.
- En el caso de acta registrada, se
escribe el nombre de la persona que de
acuerdo con los estatutos debe presidir
la reunión, así como la persona que ope-
ra como secretario de la misma.
- En el caso de acta no registrada,
es preciso que quede constancia del
nombre de quien preside la sesión y de
quien actúa como secretario.
- En actas registradas y en las que
por seguridad se considere convenien-
te, el presidente coloca su rúbrica en la
parte inferior izquierda de cada hoja.
- Junto con el acta se recomienda
elaborar un resumen de compromisos
en el cual se consignen acciones, res-
ponsables de las mismas y fechas límite
de cumplimiento.
- Cuando en una reunión se pre-
sentan documentos que sustentan una
información, éstos se detallan en el de-
sarrollo y se adjuntan al acta. La alinea-
ción va a dos interlíneas de los firmantes,
contra el margen izquierdo se escribe la
palabra anexo, o anexos, seguida de dos
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puntos (:) y con mayúscula inicial. Se
aclara el número de hojas.
- Cuando el acta es extensa y se
hace necesario utilizar hojas comple-
mentarias, éstas deben ir identificadas
en la parte superior con el nombre del
comité, el número del acta y el número
de orden de la hoja.
2. El informe
Es un texto escrito en prosa científica,
técnica o comercial con el objetivo de
comunicar información dirigida, gene-
ralmente a personas o entidades capa-
citadas para tomar decisiones. Es un
documento que describe el avance o
los resultados de investigaciones cientí-
ficas o técnicas, así como el resultado
de un problema científico o técnico. Es
un texto elaborado para informar, sobre
hechos o actividades concretas, a un
determinado lector o lectores. General-
mente contiene tablas, cuadros, gráfi-
cos y otros elementos que sirven para
la organización, clasificación y presenta-
ción de los datos.
Es la respuesta a un requerimiento de
un ejecutivo de nivel jerárquico superior.
Como tal, el informe da cuenta de la si-
tuación de un proyecto de investigación
6
o de un proceso cualquiera en el cual
está comprometida la empresa dentro
de una fecha determinada, la periodici-
dad y el contenido técnico son caracte-
rísticos de un informe.
Las directivas de una empresa no toman
una decisión de importancia si antes no
han sido informadas técnicamente de
las hipótesis probables, las alternativas
disponibles y las recomendaciones del
cuerpo técnico a cuyo cargo está el pro-
yecto.
Las siguientes son algunas recomenda-
ciones para la elaboración de un informe
técnico:
- Proceso de pre-escritura.
- Análisis cuidadoso del asunto o
problema.
- Obtención de los datos requeri-
dos.
- Ordenamiento de los datos y re-
ferencias bibliográficas que ilustren o re-
fuercen las ideas.
- Bosquejo del informe.
(Blogspot, 2017)
2.1 Estructura del informe
Son las partes que componen el informe
propiamente dicho. A diferencia del in-
forme de investigación para un contexto
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académico, el informe técnico se carac-
teriza por la concisión del texto.
No quiere ello decir que carezca de los
elementos básicos de la investigación
científica, sino que su objetivo es dar
cuenta de los resultados y no del proce-
so detallado que condujo a ellos.
Los elementos estructurales de este in-
forme son:
- Razón social: en el margen supe-
rior o área del encabezado de las pági-
nas va la razón social
- Portada: contiene el título del in-
forme. Nombre del autor o autores, ciu-
dad y fecha.
- Índice: Es igual al que se usa en
un libro.
- Programa de actividades: crono-
grama propuesto inicialmente
- Resumen: constituye la síntesis
del trabajo o proyecto. Comparar con el
cronograma.
- Introducción: incluye los antece-
dentes del problema, los objetivos, la
justificación y el contexto general, esto
es, cómo y dónde se realizó la investiga-
ción o se desarrolló el proyecto.
- Método: es una explicación de
las técnicas que se usaron para la reali-
zación del trabajo.
- Resultados: resumen los datos
recolectados y el tratamiento que se les
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dio.
- Análisis: exposición de los he-
chos, circunstancias y detalles que
constituyen la verdadera razón de ser
del trabajo.
- Recursos: recursos financieros,
desembolsos, adiciones presupuestales
- Conclusiones: recomendaciones
e implicaciones.
En esta parte se derivan conclusiones,
se hacen recomendaciones, bien sea
para la toma de decisiones operativas o
para nuevas investigaciones y se anali-
zan las implicaciones de la investigación.
- Bibliografía: sustento teórico en
libros, documentos, revistas especializa-
das u otro tipo de publicación.
- Apéndices: tablas o gráficos que
amplían la información, glosario de tér-
minos y otros elementos que aclaran o
refuerzan el contenido del informe.
Los informes deben ser redactados en
forma impersonal; es decir, en tercera
persona. Los pronombres yo y nosotros,
no tienen cabida en la redacción de un
informe. (Blogspot, 2017).
• Clases de informe
La clasificación de informes viene dada
por extensión, contenido y estructura,
su importancia radica en su múltiple
aplicación para investigaciones, tesis de
7
grado y trabajos ejecutivos en diferentes
ambientes; para este caso específico,
se describirán según su estructura: ex-
positivo, interpretativo y demostrativo,
se cambia el orden.
- Informe Expositivo
Debe intentar dejar una idea clara y con-
cisa de los resultados obtenidos, así
como de la imagen y la capacidad de la
empresa. Es aquel que narra un hecho
o una secuencia de hechos sin análisis
ni interpretaciones del autor y por con-
siguiente, sin conclusiones ni recomen-
daciones. Este tipo de informe debe
incluir antecedentes para que ayuden
a comprender el hecho o hechos narra-
dos. Estos informes tampoco contienen
conclusiones. Su ventaja es que los des-
tinatarios de la información tienen abso-
luta libertad para tomar decisiones, sin
peligro de que influya en ellos la opinión
del funcionario informante.
- Informe Interpretativo
Este informe no contiene solamente
narración de unos hechos, sino que in-
terpreta y analiza esas situaciones para
obtener conclusiones y dar recomenda-
ciones. Intenta retomar la posición inédi-
ta de los hechos, la ventaja es que los
destinatarios de la información pueden
aprovechar plenamente los conocimien-
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tos, experiencia y criterio de los exper-
tos, autores del informe. Es en aquellos
que utilizando abundantes datos y docu-
mentación de apoyo, se tratan de de-
mostrar o probar determinados hechos,
situaciones, fenómenos, eficiencia o in-
eficiencia de procesos.
- Informe Demostrativo
Es aquel en el cual se presenta una te-
sis planteada por el autor del informe,
la descripción de todos los pasos que
se han seguido para su demostración
y las conclusiones obtenidas. Tiene un
contenido amplio y detallado y se usa
en casos y plazos ya establecidos por la
empresa o institución.
2.2 Recomendaciones
1. Exponga en forma concreta y pre-
cisa sus conclusiones y recomendacio-
nes.
2. Tenga en cuenta las normas del
ICONTEC para su presentación formal.
3. Use párrafos cortos.
4. Elimine toda subjetividad; opinio-
nes, afectividad, sentimientos, etc.
5. Presente toda la información ne-
cesaria.
6. Cite las fuentes de información
consultadas.
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7. Enfatice en el aspecto cuantitati-
vo y no en el cualitativo.
8. Preséntelos en forma organizada
y jerarquizada.
9. Utilice al escribir la tercera perso-
na o la forma impersonal (se encontró,
se realizó, etc.). Los pronombres yo y
nosotros no tienen cabida en la redac-
ción de un informe.
3. El Plan de Trabajo, Propuesta
y/o Anteproyecto
Las etapas del proceso de investigación
pueden ser: planeación, organización,
ejecución o desarrollo del proyecto y
elaboración del documento final. Las fa-
ses de un proyecto de formación o pro-
yecto productivo de etapa práctica pue-
den ser: planeación, análisis, desarrollo
y evaluación.
Cualquiera que sea el tipo de proyecto
en el área de multimedia debe contar
con la aplicación de alguna metodología
de pasos o etapas en las que se forma-
lice el trabajo realizado mediante un do-
cumento.
Por tal motivo, en la fase de planeación
se pueden generar documentos como la
propuesta, el anteproyecto y el proyecto
y al término un trabajo escrito denomi-
nado documento o tesis final.
8
3.1. Etapas del proceso.
- La Propuesta
Documento que expresa o consigna la
idea inicial de un trabajo de investiga-
ción o proyecto. Puede constar de:
• Tema.
• Título provisional.
• Breve descripción general del proble-
ma.
• Justificación inicial o preliminar.
• Objetivo provisional.
• Clase de investigación (modelo teóri-
co) o trabajo propuesto.
• Posibles colaboradores en la investiga-
ción o en el proyecto.
• Recursos disponibles (materiales, ins-
titucionales y financieros).
• Bibliografía.
- El Anteproyecto
Informe que contiene la estructura for-
mal de la propuesta para el inicio de una
investigación o proyecto. Puede constar
de:
• Título.
• Formulación del problema.
• Justificación.
• Objetivos, general y específicos.
• Marco referencial (teórico, histórico,
conceptual, estado actual, científico y
tecnológico, entre otros).
• Diseño metodológico preliminar.
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• Nombres de las personas que partici-
pan en el proceso.
• Recursos disponibles (materiales, ins-
titucionales y financieros).
• Cronograma.
• Bibliografía.
- El Proyecto
Documento que presenta los presupues-
tos teóricos, metodológicos y financie-
ros para la ejecución de la investigación
o proyecto. Puede constar de:
• Titulo.
• Definición del problema (antecedentes
del problema, formulación, descripción).
• Justificación.
• Objetivos, general y específicos.
• Marco referencial (teórico, histórico,
conceptual, estado actual, científico y
tecnológico, entre otros).
• Diseño Metodológico. Definición de
hipótesis, variables e indicadores, uni-
verso, población, muestra e instrumen-
tos, y estudio piloto, si la investigación
lo requiere.
• Método o estructura de la unidad de
análisis, criterios de validez y confiabili-
dad.
• Esquema temático (capítulos provisio-
nales del informe de investigación).
• Personas que participan en el proyec-
to.
• Recursos disponibles (materiales, ins-
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titucionales y financieros).
• Cronograma.
• Bibliografía.
• Posibilidades de publicación.
- El Documento Final
El documento final pone en común, los
resultados del proceso de investigación
para su discusión y aplicación.
Requisitos para la presentación del do-
cumento final:
• Todo documento debe elaborarse en
hojas tamaño carta o A4 por una sola
cara.
• Se deben conservar los siguientes
márgenes: superior 3 cm, izquierdo 4
cm, derecho 2 cm e Inferior 3 cm.
• Se debe utilizar el tipo de letra arial,
tamaño 12.
• La separación entre las líneas de un
párrafo debe hacerse a una interlinea
(Distancia vertical entre dos renglones).
• La separación entre párrafos y entre
el título y el texto se hará doblando la
separación de líneas; es decir, con doble
interlinea.
• El título de cada capítulo comienza en
una hoja independiente a 4 cm del borde
superior.
• Después de punto seguido se deja un
espacio; y de punto aparte dos interli-
neas.
9
• Los dos puntos se escriben inmediata- do proyectos sencillos, el diagrama de uso más común es el de Gantt o diagrama
mente después de la palabra, seguidos de barra, para proyectos de mayor complejidad se recomienda utilizar diagramas de
de un espacio y el texto con minúsculas. flechas o de redes como el PERT o CPM.
• Se debe redactar en forma impersonal.
• Para resaltar, puede usarse letra cursi-
va o negrilla. Los términos de otras len-
guas que aparezcan dentro del texto se
escriben con negrilla.

4. El Diagrama de Gantt o
Cronograma de Actividades
El cronograma de actividades hace par-
te de la estrategia operativa del proyecto
de investigación. Es la descripción de las
actividades en relación con el tiempo en
el cual se van a desarrollar, para esto, pri-
mero hay que determinar con precisión
cuáles son esas actividades y a partir de
los aspectos técnicos presentados en el
proyecto. De acuerdo con los recursos,
el tiempo total y el equipo humano con
que se cuenta, se calcula para cada uno Figura 1: Diagrama de Planificación de Gantt
de ellos el tiempo en el cual abran de ser Fuente: Wikipedia, (2006)
desarrolladas.
El diagrama de Gantt, gráfica de Gantt es una popular herramienta gráfica cuyo obje-
tivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades
Para la presentación del cronograma se
a lo largo de un tiempo total determinado. A pesar de que, en principio, el diagrama
utilizan generalmente diagramas, los
de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades, la posición de cada
cuales permiten visualizar el tiempo de
tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones e inter-
cada actividad sobre todo en aquellos
dependencias. (Wikipedia, 2006).
casos en que hay varias actividades en
un mismo tiempo. Si se están ejecutan-

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 Tabla 4: Formato de acta

Nota: Tomado del Sistema de Bibliotecas SENA (2017).

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FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 13
Acta: Relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta, comité o reunión.
Informe: Descripción oral o escrita de las características y circunstancias de un suceso o asunto. Conjunto de datos o instruc-
ciones sobre algo o alguien.
Cronograma: Calendario de trabajo.
Cliente: persona que utiliza con asiduidad los servicios de un profesional o empresa. Persona que habitualmente compra en un
establecimiento o requiere sus servicios.
Usuario: que habitualmente utiliza algo. Dicho de una persona que tiene derecho de usar una cosa ajena con cierta limitación.

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Magal, T., Tortajada, I., Morillas, S., (2008). Preproducción Multimedia, Comunicación Audiovisual. Mexico, DF: Alfaome-
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Blogspot. (2017). El informe. Recuperado de

http://direcciondedoc.blogspot.com.co/p/blog-page.html

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Referencia de tablas y figuras:

SENA. (2017). Figura 1: Mapa conceptual. Tomado del Sistema de Bibliotecas SENA (2017).

Wikipedia. (2006). Figura 2: Diagrama de Planificación de Gantt. Recuperado de:

https://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n_de_empresas

SENA. (2017). Tabla 1. Encabezado del acta. Nota: Tomado del Sistema de Bibliotecas SENA (2017).

SENA. (2017). Tabla 2: Plan de acción. Nota: Tomado del Sistema de Bibliotecas SENA (2017).

SENA. (2017). Tabla 3: Planificación de próxima reunión. Nota: Tomado del Sistema de Bibliotecas SENA (2017).

SENA. (2017). Tabla 4: Formato de acta. Biblioteca Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.

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