IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

El archivo en los últimos años, su nivel de importancia ha aumentado

considerablemente; si se habla de que iniciando el año 2003 al 2006 quizás;
se puede deducir que la mayoría de Empresas, organizaciones e
instituciones colombianas; el personal que utilizaban para administrar y
organizar la documentación y el archivo, era cualquier empleado muchas
veces lo imponían como un “castigo” por decir así, por su mala conducta o
simplemente porque su jefe lo ha dicho, lógicamente el método que usaban
estos empleados no era para nada el mejor puesto que no se regían por
alguna norma o procedimiento y lo hacían como ellos creían aparentemente
ser el mejor método haciendo que todo esto trajera grandes consecuencias
como un mal servicio al cliente en cuanto la búsqueda de archivos, o por
buscar algún documento y esto podría causar conflictos internos.

Actualmente, podría decirse, que desde inicios del año 2010 o antes el
gobierno colombiano ha demostrado darle una gran importancia al archivo y
manejo de este mismo.
En toda organización ya sea pública o privada para la Organización de su
archivo deben legalmente tener personal especializado en el manejo del
mismo y este personal debe regirse por algunas leyes y decretos que
existen en Colombia y que hablan sobre la Organización del archivo.

Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es más importante en una

empresa o Institución, el individuo debe archivar por el método apropiado
para conseguir el archivo. Toda empresa tiende a transformarse en una
colección de papeles, anotaciones, fichas, cuestionarios etc.

Archivo moderno
Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información
como medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los
documentos primarios de valor temporal y permanente los organiza,
describe, conserva y los pone al uso del que hace el documento y al usuario
externo.
Todos estos procedimientos, están estrechamente ligados a
los principios de la archivística los cuales rigen desde el siglo XIX. Estos
son: el de procedencia y el de respeto al orden original,
Son fundamentales para la práctica archivística, pues ellos –me refiero a los
principios permiten el mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que
no es otra cosa que el conjunto de la documentación producida o recibida
por personas físicas o jurídicas, organismos e instituciones públicas o
privadas en el libre ejercicio de sus funciones y competencias.
El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte
que se encuentren.