TALLER FINAL – INFORME TÉCNICO PRESERVACIÓN DIGITAL PANAMÁ

Josué Nicolas González Camelo CÉDULA: 1.032.479.030

1. Nombre del ente de control para la Gestión Documental en ese país:

El Archivo Nacional de Panamá es una dirección del Registro Público de Panamá

Información general
Horarios: 8:00 am. a 4:00 pm. sin cerrar al medio día.
Dirección: Avenida Perú calle 31 y 32, frente a la Lotería Nacional de Beneficencia
Apartado Postal: 6618, zona 5 Panamá
Contacto: arnapa@registro-publico.gob.pa
Teléfonos: 501-6050
http://www.archivonacional.gob.pa/index.php

Dentro del Registro Público de Panamá hay dirección de tecnología y de firma electrónica. (Anexo 1 –
Organigrama General) [1]

2. Presupuestos asignados para el desarrollo de los proyectos que involucren la preservación digital a
largo plazo en la entidad valor en pesos y en dólares para el 2017 y 2018 y 2019.
De manera específica no se encuentra el rublo de presupuesto para proyectos de preservación digital. Se
encuentra en los documentos de plan anual el presupuesto general para el Registro Público de Panamá
la cual es la entidad que maneja al Archivo Nacional. En este documento se encuentra que el presupuesto
para programas de Archivo Nacional fue:
Año Dólares (UDS) Pesos
2019 [2] $ 991.200 $ 3.232.600.560
2018 [3] $ 1.066.325 $ 3.477.605.722
2017 [4] $ 1.162.303 $ 3.790.618.773

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3. Cuál es la ley general de archivo de ese país

La Ley 43, del 14 de diciembre de 1912, funda y organizan los Archivos Nacionales y la Dirección Nacional
de Archivo Nacional se crea mediante la Ley No. 13 (Ley Orgánica de Archivos Nacionales de la República
de Panamá), del 23 de enero de 1957, según su Artículo 1 “fija normas para formar, organizar clasificar,
guardar, manejar, evaluar y disponer, así como para facilitar el acceso y consulta de documentos
existentes en las oficinas de la República, y velar por la conservación adecuada de los fondos
documentales del país en cuanto estos constituyen parte valiosa del acervo cultural panameño”.

Mediante esta Ley se constituye como un mandato, la preservación y divulgación las fuentes de
información primarias, que dan fe del acontecer político, social, económico y cultural del pueblo
panameño. (Anexo 2)

4. Normatividad correspondiente al SGDEA

Mediante la publicación en Gaceta Oficial Digital del Decreto Ejecutivo No 275 del 11 de Mayo de 2018,
el Gobierno de Panamá reglamentó la Gestión Documental Digital. El objetivo del Decreto es describir los
procesos involucrados en la digitalización de documentos que se encuentren en soportes físicos y/o
análogos a soporte digital, con el fin de su almacenamiento, conservación y gestión para garantizar su
validez legal.[5] (Anexo 3)

Comparando la norma con el actual en Colombia la cual tiene mayor tiempo de publicada, en ambos se
especifican las características que deben cumplir para la digitalización de documentos, Formato, niveles
de calidad y el procedimiento. Se destaca lo corto de esta norma en comparación con la colombiana y los
anexos de la ultima los cuales detallan el proceso.

5. Que proyectos de Preservación Digital de Archivos existen en ese país.

A. Descripción, digitalización y difusión de la serie Dirección Nacional de Tierras Baldías e indultadas

de las provincias de Chiriquí de 1907 a 1963 (II Fase),
Año: 2018
Presupuesto: 4000 euros.
Estado: Aprobado

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B. Digitalización y difusión de la serie: Dirección Nacional de Tierras Baldías e Indultadas de 1907
a 1963 de las Provincias de Chiriquí (I fase)
Año: 2015
Presupuesto: 4000 euros.
Estado: Finalizado
En el proceso de digitalización, se trabajó sobre 84 cajas que correspondían a 957 expedientes,
620 planos y 31,500 imágenes que fueron escaneadas en formato TIFF. El proceso incluyo un
estricto control de calidad sobre las imágenes.
Se dio por culminado la ejecución del proyecto el día 29 de septiembre de 2017.
(Anexo 4)
C. Digitalización e incorporación al fondo documental del archivo Ricardo J. Alfaro de la colección
de cartas personales (antes restringidas) y otras unidades documentales sobre su trayectoria
Año: 2014
Presupuesto: 4500 euros.
Estado: Finalizado
Este proyecto financiado por Iberarchivos-programa ADAI consistió en la digitalización de
aproximadamente 13.500 documentos relativos a correspondencia personal entre Ricardo J.
Alfaro y su esposa Amelia; elecciones de 1940; sesiones de la Comisión de derecho Internacional
de la ONU en Ginebra durante los años 1951 a 1969; correspondencia sobre temas jurídicos;
otros documentos de la familia Alfaro; una colección iconográfica para su incorporación al archivo
digital existente.

Después de la digitalización se verificaron la signatura y el orden, elementos indispensables para

poder localizar la imagen, y de igual forma se procedió a transferir las imágenes a la base de
datos ya existente y a verificar su resolución (visual y de lectura) para poder satisfacer las
necesidades especiales de los usuarios de escasa visión y de los investigadores que pudiesen
requerir la impresión de los documentos.
(Anexo 5)
D. Seminario Latinoamericano de Biología y Digitalización en la Conservación del Patrimonio
Documental bajo la coordinación de la Dirección Nacional del Archivo Nacional de Panamá y la
cooperación del Archivo General de la Nación de la República de Argentina
Año: 2011
Presupuesto: 8000 euros.

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 Estado: Finalizado
El objetivo de el seminario fue el de dar a conocer a los profesionales de la documentación, los
nuevos campos de estudios biológicos aplicados a los documentos y los diferentes procesos
tecnológicos utilizados en la conservación del patrimonio documental.
(Anexo 6)

6. Cuál es el procedimiento para realizar un proyecto de preservación digital de Archivos.

Actualmente Panamá está en el CAPITULO III – Procesos y Procedimientos, el cual se divide en dos
artículos:
a. Artículo 9. Acciones para la Digitalización: En el cual se explica el proceso paso a paso de
digitalización conforme al decretó ejecutivo.
b. Artículo 10. Gestión de Calidad: Se explica que las entidades que realizan digitalización de
documentos deben contar con un plan de gestión de calidad, garantizando que los procesos
para la digitalización, así como los aplicativos que se utilicen para ello, produzcan archivos
electrónicos fieles al documento en soporte físico.

7. Qué tipo de software se está utilizado para este procedimiento: Agregar características técnicas y
funcionales del software que se esté usando.
El Archivo Nacional cuenta con un sistema de Gestión Documenta llamado (ARCHIDOC) el cual está
actualmente en proceso de funcionamiento en línea como se muestra en la página del archivo.

http://www.archivonacional.gob.pa/index.php/consultas-en-linea

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Por el lado de la Biblioteca Nacional esta si adquiere nuevo programa de preservación digital, el LIBSAFE.
El cual es una herramienta para documentar, diseñar y aplicar un proceso de preservación digital. Con
este programa se podrá organizar y proteger la información para que esté disponible en el futuro. Además,
permite verificar que la documentación que se carga esté conforme a lo indicado. [6]

8. Cuál es el modelo de requisitos de ese país para PDA.

Panamá no cuenta en este momento con un modelo de requisitos o modelo funcional para el formato
PDA.

9. ¿Con que posicionamiento cuenta este país en temas de preservación digital frente a otros países?

Panamá en este momento cuenta con un posicionamiento bastante bajo debido a que hasta finales del
año pasado se creo el decreto para la gestión documental digital, el numero de proyectos de preservación
digital son muy pocos, no se cuenta con acceso a información o no existe en este momento. Por lo cual
es difícil comparar los pocos resultados encontrados sobre este tema en Panamá con otros países como
Colombia, Argentin, Mexico o Brasil.

10. Como valor agregado al numeral 5. Proponer un plan de preservación digital a largo plazo dado el
caso que la entidad gubernamental no cuente con uno.

Plan de Preservación

1. Objetivo
Asegurar la preservación digital de la documentación publica de manera electrónica, a través de
Archivo Nacional de conformidad con las normas internacionales.
2. Alcance
Este plan esta dirigido para todas las entidades públicas del territorio panameño.
3. Modelo
El Archivo Nacional realizara un modelo de adquisición de datos normalizado para todas las
entidades, con el fin de tener un solo modelo de toma de datos.

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 4. Formatos
Los documentos electrónicos de archivo deben ser conservados en formatos que cumplan los
estándares internacionales. Formatos tales como el PDF, PDF/A, XML, TIFF, entre otros.
Utilizando herramientas SGDEA y normalizando el formato de los ficheros para su preservación.
5. Presupuesto
El recurso para a financiación del plan de preservación será incluido dentro del Plan de Acción
Institucional de cada Entidad pública.
6. Acceso Posterior
Se deberá garantizar el acceso público a los documentos electrónicos, posterior a su
preservación digital.

BIBLIOGRAFIA

[1] R. P. Panama, “Reporte 2017 Registro Publico Panama,” 2018.

[2] G. Oficial, “PRESUPUESTO GENERAL DEL ESTADO PARA LA VIGENCIA FISCAL DE 2019.”
[3] G. Oficial, “PRESUPUESTO GENERAL DEL ESTADO PARA LA VIGENCIA FISCAL DE 2018,”
2017.
[4] S. DE Dulcidio La Guardia and M. DE Economía Y Finanzas, “PRESUPUESTO GENERAL DEL
ESTADO PARA LA VIGENCIA FISCAL DE 2017.,” 2015.
[5] “Gobierno reglamenta Gestión Documental Digital | PanamaTramita.” [Online]. Available:
https://www.panamatramita.gob.pa/noticia/gobierno-reglamenta-gestion-documental-digital.
[Accessed: 12-Jun-2019].
[6] B. N. de Panama, “La Biblioteca Nacional adquiere nuevo programa de preservación digital, el
mismo utilizado por el Museo del Holocausto de Estados Unidos.” [Online]. Available:
http://www.binal.ac.pa/binal/component/content/article/84-noticias/355-la-biblioteca-nacional-
adquiere-nuevo-programa-de-preservación-digital,-el-mismo-utilizado-por-el-museo-del-
holocausto-de-estados-unidos.html.