Excel Avanzado

profesor: John Jairo Gomez Santa

correo: jgomezs@comfamiliar.com
jhonjagosanta@hotmail.com

1. Función Si: simple, anidada, y/o, y/o anidada

2. buscar b/ buscar b anidadas
3. tablas dinámicas/tablas dinámicas avanzadas
4. solver
5. tablas
6. escenarios
7. seguridad
8. auditoría
9. macros
10. Validación de datos
11. trucos

● FUNCION SI:
La función si sencilla es una herramienta que permite validar si una condición es falsa o
verdadera. tiene varios componentes:
 1. prueba lógica celda o coordenada, un rango de comparación (=,> menor, <mayor;
>=menor o igual, <mayor o igual, <> diferente). Si es un texto debe estar entre
comillas.
2. valor_si_verdadero: cuando cumple con la condición, puede ser texto, celda,
formula.
3. valor_si_falso cuando no cumple con la condición.
ejemplos:
la función si anidada permite varias opciones o alternativas.
Ejemplo:
● si el niño tiene 1 año: entra en sala cuna
● si tiene 2: jardín A
● si tiene 3: jardín B
● si tiene 4: transición
● si tiene 5: kinder

● Si es Pereira: Administración
● Si es Armenia: Logística
● Si es Cali: Producción
● Si es Medellín: Ventas
● Si es Bogotá: Importación
● Si es Manizales: Mantenimiento

La función si con conectores y/o hay que tener en cuenta dos reglas muy importantes
1. la prueba lógica no permite sino una condición
2. Hay jerarquía primero el “y” y después el “o”
Ejemplo:
● Si es mujer y vive en Pereira se le da un auxilio de $70.000. Si no cumpe las 2 no se
le da nada

Ejemplo 2:
● Si la factura tiene entre 1 y 10 días: No llamar
● Entre 11 y 30: Llamar
● Entre 31 y 60: Enviar carta
● Entre 61 y 90: Cobro prejuridico
● Más de 91 días: Cobro jurídico

● VALIDACIÓN DE DATOS
Es una herramienta que permite que no se pueda cambiar el contenido de la celda. Se
llega a través de datos, validación de datos.
Tiene 3 pestañas en la configuración:
1. Configuracion: ahi se ponen los parámetros de los cuales no se puede salir el texto:
ya sea la longitud del texto o un número entero o decimal, etc.
2. Mensaje de entrada: en el que se especifica para qué es la celda, que tipo de
información necesita, etc.
3. Mensaje de error: hay tres tipos de mensaje de error. ERROR, que no permite hacer
cambios a la celda si la información no cumple los parámetros. ADVERTENCIA e
INFORMACIÓN que muestran un aviso pero permiten el cambio de la celda.

Para el cambio nombre de listas se selecciona lo que va a ser la lista y en la esquina

superior izquierda (donde está la coordenada de la celda) y le pongo el nombre deseado.
para editar únicamente se puede hacer desde formulas y administrador de nombres.
Estas listas sirven para listas desplegables. Se pone en origen “=indirecta (B2)” y así se
amarra una lista a otra.

● BUSCAR.V
Función que permite buscar información que se encuentra en posición vertical y la regresa
horizontal. En la primera hoja de Nomina2 hay 3 datos: cédula, salario y ciudad.
Con esta fórmula sacamos el salario que está en la hoja 2 y tiene como coincidencia la
cédula del paciente. Hay que darle 4 datos a la fórmula:

1. Valor_buscado: es la celda en común o la celda llave. En este caso sería la cédula.

2. Matriz_buscar_en: la hoja o el archivo donde se encuentra la info que se requiere.Y
se seleccionan los datos. Se empieza de izquierda a derecha. Si solo selecciono un
área específica hay que darle “F4” para que amarre la información.
3. Indicador_columnas: es el número de columnas que seleccione.
4. Ordenado: si quiero la informacion exacta o aproximada. Si se necesita información
exacta se pone 0 o “falso”. Si es aproximada es “verdadero”.
Para quitar el #N/A se usa la función si.error entre el “=” y “BUSCARV” y en el valor_si_error
se pone 0 o lo que sea que reemplace al #N/A.

Esta función también se puede anidar. Dentro del valor buscado hago otra función de
“BUSCARV”

● ESNOD
Permite comprobar si la información existe. Si la información está disponible la aparece
como “falso”. Si está como “verdadero”

● MACROS
Permite automatizar información por medio de eventos. graba las actividades deseadas en
una hoja de calcula. Con solo ejecutar esta función trae las acciones que realicé. hay que
tener muy en cuenta dónde va iniciar la macro y donde va a terminar.
Para activar el programador se entra a una hoja de cálculo normal, se le da archivo,
opciones, personalizar cinta de opciones y ahi debe aparecer la opción de programador o
desarrollador.

Las macro no tienen en cuenta espacios por lo que se usa “_”

1. Cuando se guarda el archivo se guarda como libro de excel habilitado para macros.
2. Para el método abreviado la letra debe ser minúscula. Si el comando ya existe da
error.
3. Para poner botones de usa la opción: programador, insertar, y se escoge el botón
ActiveX. Sólo cuando está en modo diseño lo puedo modificar. Luego se le da doble
clic y se le pone el nombre de la macro.
4. Para que cuando esté parada en otra celda y no me de error se copia el rango inicial
hacia el rango final
5. Para que parezca el aviso de error en vez de asignarle una macro se pone
“MSGBOX(“PIERDE”)”
6. Para crear botón de salida se pone en la acción:
● salir: application.quit
● guardar: activeworkbook.save

● SOLVER
Permite encontrar uno o más parámetros con dos o más condiciones.
Para usar esta fórmula siempre debe tener una celda objetivo, que es la que se va a
cambiar, y esta celda debe ser una fórmula.
Para que el solver aparezca en el menú hay que ir al archivo, opciones, complementos,
administrar complementos de excel. Debe aparecer en datos.

En la parte de cambiando las celdas variables se escogen los valores que se quieren
cambiar.

Dentro de las opciones de restricción “int” significa que es un número entero.

Con una herramienta que se llama escenarios permite que no haya que copiar las tablas
varias veces. permite guardar la información y regresarla cuando sea necesaria.
 ● TABLAS DINÁMICAS
Las tablas dinámicas sirven para resumir, analizar, etc. grandes cantidades de información
con solo arrastrar y soltar

Para configurar la tabla se pone click derecho, opciones de tabla dinámica,mostrar y ahí
aparece el diseño de tabla dinámica clásica.

Para quitar y poner subtotales se para en el nombre del campo en el que van a quitar los
subtotales.

Para llenar los espacios en blanco de la tabla se entra a diseño, diseño de informe, repetir
todas las etiquetas.

Para ampliar el rango de la tabla se va a analizar y cambiar origen de datos.

A. Análisis Horizontal: variación porcentual o relativa. para calcularla se usa la

siguientes fórmulas:

año actual−año anterior

● año anterior
año actual
● año anterior - 1

B. Análisis vertical:
v /r analisado
● Total
 Para hacer una tabla dinamica que tenga información de varias hojas se crea una lista con
cada uno de las celdas que se necesite para hacer la tabla dinámica.

igual que la suncion buscar.si deben tener alguna celda en común. Algo que las conecte.

Se hace a través del asistente para tablas y gráficos dinámicos. Se le da rangos de

consolidación múltiple y campos de página personalizada. Allí en el rango se escribe el
nombre de la lista para que agregue. Después de nombrar cada lista simplemente se le da
finalizar.

Control T puedo insertar la tabla directamente.

● Para usar datos de otros documentos doy: datos, obtener datos externos, desde
otras fuentes, desde microsoft query.
Después de seleccionar la tabla se da siguiente hasta:
Para que esa información salga ya en una tabla de excel:
y se selecciona el tipo de tabla o grafico que se necesita. Si por alguna razon se pierde la
info. simplemente se le da clixk derecho y actualizar.
● Cuando ya se ha hecho la consulta: datos, conexiones, propiedades, definición,
editar consulta y vuelve y sale query.
 ● en query:
para que me salga en excel le piso devolver
Con ocultar y mostrar criterios se puede hacer filtros.

En campo de criterio se pone el título de la columna que se quiere filtrar. Dando doble click
en valor se da el criterio para filtrar