EVALUACIÓN INTERNA

Empresa y Gestión

No. de palabras: 1,939

“Yo confirmo que soy autor de este trabajo y que no he recibido más ayuda que la
permitida por el Bachillerato Internacional. He citado debidamente las palabras, ideas o
gráficos de otra persona, se hayan expresado estos de forma escrita, oral o visual”

JUAN DIEGO TERCERO PEREIRA

Contenido
BREVE DESCRIPCION DEL PROBLEMA:… ………………………………………2

ANALISIS FODA: ……………………………………………………………………2-4

PROS Y CONTRAS: …………………………………………………………………4-5

COMENTARIO: ……………………………………………………………………...5-8

CONCLUSION: ………………………………………………………………………...8

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 ¿Debería ICYASA – Empresa de avaluos - automatizar sus procesos?

Rojo te recomiendo eliminarlo.

Amarillo cambia la redacción.

Verde comentarios

Importante: Desarrolla en tercera persona

No puedo revisar toda la Evaluación interna, solo realizar comentarios,

espero que lo tomes en cuenta y revises por tu cuenta lo demás.

Breve descripción del problema: Introducción

¿Qué es ICYASA? Recientemente ICYASA, ha querido automatizar sus procesos para

mejorar los tiempos de respuesta, ¿respuesta a qué? atencion a los clientes y aumentar la

cartera de clientes generando mayores ingresos en tiempos mas cortos, por el momento

parte de los procesos son efectuados a mano ¿ Que procesos? y no estan en red No estas escribiendo

un artículo de periódico, explica claramente, por ejemplo ¿qué es para ti red? condición que hace que los procesos

al buscar información sobre a los clientes sea más lento. Sin embargo, el dueño de la empresa

esta indecisa sobre la automatización de sus procesos no está seguro si debería automatizar sus procesos.

Esto se debe a que él lleva mucho tiempo llevando todos sus procesos de esta manera y

como ya está acostumbrado a este sistema no le gusta mucho la idea de cambiarlo.

Además, no tiene mucho conocimiento de la tecnología y le preocupa la integridad de

sus datos. Al implementar un sistema automatizado podría conseguir una forma más

fácil y eficaz de llevar el registro de clientes. Aunque un mal manejo de esta base de datos

podría representar un problema mayor para la empresa. Sin embargo, el uso de un

registro de clientes digital suele ser más organizado y más fácil para buscar el registro de

determinado cliente. Al implementar este sistema el dueño debe de tomar en cuenta

diferentes cosas, por ejemplo, No puede decir por ejemplo, debes opinar sobre el tema debe de aprender a

utilizar el nuevo sistema, lo cual no debería de ser mayor problema. También debería de

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evaluar el cambio de el procedimiento a mano al uso de datos digitales. Esta acción la debe

evaluar antes, aquí estas hablando que ya se esta implementando.

Análisis FODA No me interesa saber que es el FODA, quiero saber porque se utilizara y para que, que esperas de
ese análisis.

“El análisis FODA es una herramienta que nos ayuda a evaluar los factores externos e

internos. Sus siglas vienen de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Con este

análisis se busca encontrar estos factores, para poder evaluar si la forma en la que opera el proceso

manual es beneficioso y si es que cambiando el cuaderno a una base de datos disminuyen las

debilidades.”1

Esta herramienta nos ayudará a encontrar el problema o en que se puede mejorar

y solucionarlo tomando en cuenta esta información para pensar en una estrategia.

FORTALEZAS DEBILIDADES
1. Experiencia de más de 25 años 1. Se complica encontrar la información

2. Clientes frecuentes del cliente

3. Buen servicio 2. Requiere de mucho tiempo encontrar y

4. Buen equipo de trabajadores ordenar la información

5. Ubicación centrica 3. No se tiene mucho conocimiento de la

6. Oficinas amplias con areas de atencion base de datos.

al cliente 4. No hay mucha publicidad.

7. Parqueos

1
Fred R. David. (2000). Conceptos de Administración Estratégica. Edit. Prentice Hall, México.

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 OPORTUNIDADES AMENAZAS
1. Tienen una buena ubicación. 1. La gente busca que los procesos sean

2. La banca siempre presta dinero y como más sencillos.

requisito necesita un avaluo lo que 2. La competencia utiliza base de datos,

genera clientes potenciales lo cual le gusta más a la gente joven.

3. El cambio suele tener riesgos.

Se observa Podemos observar que el proceso a mano retrasa el proceso y convertirse

en una desventaja para la empresa. Por eso es importante que la empresa decida innovar

su sistema y remplazar los cuadernos por una base de datos. Siendo una solución para

disminuir las debilidades que tiene la empresa, haciendo que el proceso sea más fácil y

rápido. Además, al tener la información del cliente de forma digital pueden enviar

publicidad al correo del cliente y de esta manera generar una oportunidad.

Pros y contras
Utilizando la tabla de pros y contras se evalúan los dos sistemas y definir cual da

mayores beneficios a la empresa de avaluos, para que se faciliten los procesos y que sea

más fácil llevar el registro de los clientes. Y visualizar cuál de los dos tiene mejores pros

y si los contras pueden presentar alguna perdida.

PROS CONTRAS

Tiene mucho tiempo de utilizar este Al hacer todo a mano se lleva mucho

sistema tiempo atender a cada cliente.

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 Los trabajadores ya están Se puede perder la hoja o el cuaderno en

acostumbrados a este sistema donde se tenia la información

La confiabilidad de los datos debido a La única constancia está en el

los años de conocimiento y de trabajo es documento a mano

alta

PROS CONTRAS

El uso es más fácil y rápido Daños al hardware

Más comodidad para el cliente y el Costos implicado. Conseguir el software

trabajador y el hardware.

Publicidad a través del correo Se gasta al encontrar un programador

electrónico de los clientes en la base de para que pueda crear la base de datos y

datos que tenga un interfaz amigable y

comoda

Comentario

Esto debe ir en la Introducción, el comentario es sobre tu pregunta y su análisis. La empresa lleva más de 25 años

proporcionando sus servicios produciendo mas confianza y fidelidad. Al principio estaba

localizado como un local pequeño, pero recientemente decidieron que era necesario tener

un local más grande para poder dar una mejor atención al cliente y que el lugar sea más

atractivo. Cuando tenían una clientela muy reservada Definición de reservado, Inclinado a no manifestar

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sus ideas, pensamientos o sentimientos., callado y circunspecto. era mucho más practico hacer todo el proceso

a mano en donde se llevaba el control del cliente ya que no eran muchos clientes y no se

miraba la necesidad que se necesita ahora, pero ahora que se tiene una mayor clientela

ha incrementado, el seguir haciendo todo el proceso a mano se esta volviendo mas y mas

complicado, ya que ahora hay demasiados clientes que atender.

Haciendo referencia a la primera tabla de pros y contras de la que se puede

observar que los pros no son muy relevantes y aunque lleven mucho tiempo utilizando

el sistema es posible acostumbrarse al nuevo sistema. Además, para los trabajadores más

jóvenes que tienen una mayor interacción con la tecnología, para ellos, sera mucho más

fácil y sencillo el aprender a utilizar el nuevo sistema. Por otra parte, el nuevo sistema

manifiesta varias soluciones a los contras el metodo manual. En la segunda tabla de pros

y contras podemos observar que entre los pros esta la facilidad y rapidez de ingresar los

datos, el cual era un contra en el uso de un cuaderno y escribir la informacion necesaria

para crear el avaluo, porque se llevaba mucho tiempo. Otro aspecto es que al tener los

datos digitales hay menor riesgo a que se pierdan, ya que se encuentran en un solo lugar

y en las fichas era más difícil cuidarlas. Uno de los contras es de que hay que comprar el

software, lo que representa una inversión para la empresa, lo cual no tiene demasiada

relevancia al evaluar el problema.

Con esta comparación de pros y contras nos damos cuenta de que el cambio de

sistema, de uso de “papel y lapiz” al uso automatizado de una base de datos, si es

beneficioso para la empresa. Debido a que los problemas que se tenían con el proceso

viejo se pueden resolver con el nuevo proceso de la base de datos.

Para que entiendan completamente el cambio que se ha realizado en la empresa,

explicare todo el proceso que se hacia antes y como sera la nueva manera de hacer las

cosas.

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 Antes los clientes llamaban pidiendo la cotizacion del avaluo, y los trabajadores

tomaban los datos en un libro a mano, luego se preparaba la cotizacion y se le enviaba la

cotizacion al cliente al dia siguiente. Luego a los dos dias se llamaba al cliente para ver si

autorizaba la cotizacion, si si la llegaba a autorizar se procedia a autorizar la visita. Luego

de la visita se hacia el informe de forma individual sin tener acceso a una base de datos,

se ingresaba el informe individualmente y se buscaban referenciales en la prensa. Los

calculos del informe se hacian propiamente con calculadora y luego eran ingresados en

el informe. Esto implicaba mas tiempo de trabajo, mas posibilidades de errores, menor

calidad de informe y presentacion, se tenian que guardar los informes en cajas, lo que

llevaba a imprimir dos informes, uno para el cliente y una copia para la empresa, se

necesitaba una bodega aparte para poder guardar todos los informes de los clientes. Y si

se necesitaba ir a buscar un informe era muy complicado ir a la bodega, buscar por caja y

en la caja entre todos los informes que habian, encontrar al deseado, lo que llevaba

demasiado tiempo que podia ser utilizado de una manera mas productiva.

Ahora la nueva forma automatizada, cuando los clientes llaman, se ingresa la

informacion directamente a la computadora, se hace automaticamente la cotizacion y es

enviada de inmediato al cliente por medio del correo al finalizar la llamada con el cliente.

El cliente confirma por el mismo correo electronico la cotizacion y envia los documentos

y se procede a hacer la inspeccion. Se crea el informe en un formato digital que ya posee

todas las formulas para calculo de valores generando informes mas precisos y rapidos

utilizando como base un programa de valores, y dichos formatos ya estan disenados con

mejor presentacion, lo que hace que el informe sea visualmente mas atractivo, todo este

nuevo proceso automatizado mejora la eficacia y velocidad del trabajo, ya no se tienen

que hacer calculos con calculadora ya que el programa hace los calculos, se encuentran

menos errores, una mejor calidad de informe, ademas que ya no se tienen que imprimir

dos informes sino que solo uno que es para el cliente, la copia para la empresa ahora es

digitalizada, lo que hace que la empresa ya no gaste tanto en hojas, ni mas gastos en
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bodegas, ni pierda espacio fisico para almacenar todas las cajas que contenian los

informes, ademas que vuelve a la empresa un como mas verde, no gastando tantas hojas,

ayudando un poco al planeta.

Los contras del nuevo sistema es que se necesita un nuevo programador para crear

los programas y bases de datos, lo que implica gastos y tiempo, al igual que se necesitan

nuevas computadoras para los trabajadores que sean mas completas y tengan un mejor

rendemiento para que los nuevos programas y bases de datos puedan ser utilizadas con

un buen rendimiento, y se necesita tener mejores redes para que todas las computadoras

puedan trabajar en sintonia y eficacia sin encontrar mayor tipo de problema, como se

puede ver todas estan contras constan de invertir dinero y tiempo en la empresa, al ver

como los trabajadores se acostumbran y aprenden a utilizar este nuevo sistema.

Aunque sean bastantes contras, vale la pena porque en fin, la empresa esta

teniendo problemas por su sistema desactualizado y viejo, atrasando a los trabajadores y

a la produccion, con todos estos cambios se ahorran cosas como menos gastos de papel,

menos gastos de bodegas, una mejor produccion sacando los informes mas rapidamente,

teniendo la capacidad de poder atender a mas clientes, y en algun momento se iba a tener

que actualizar este sistema.

Conclusión
Para concluir esta investigación, podemos concretar que la empresa ICYASA si

debería de automatizar su proceso. Como se puede ver anteriormente la inversión es

muy pequeña y relativa, ya que va a gastar en algunas cosas pero va a ahorrar en otras,

la empresa si puede absorber esta inversión entre los primeros meses. Al utilizar las

herramientas previstas con las que se evaluo, se encontro que ese cambio presenta

muchas ventajas y los riesgos son muy pocos. El dueño debería de decidirse a adquirir el

software y hardware y hacer que su empresa sea más eficiente a la hora de tener que

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buscar información del cliente. Podemos darnos cuenta de que los efectos del cambio son

positivos y casi no hay ninguno negativo y se presentan muy pocos contras, debido a que

la confiabilidad de los datos sigue siendo lo mismo, y que este nuevo proceso servira para

acelerar el proceso de finalizar sus avaluos en menor tiempo y hacerlo de una forma mas

ordenada.