Seguimiento y Evaluación de Planes de

Emergencias y Contingencias para Sitios y/o

Eventos de Aglomeraciones de Público
GPR-PD-02
Versión 5

Dependencia
Subdirección para el Manejo de Emergencias y Desastres.

Proceso

Gestión del Manejo de Emergencias.

Objetivo
Gestionar los riesgos asociados a actividades que generan aglomeraciones de
público en el Distrito Capital, mediante la revisión de documentación y
acompañamiento antes, durante y después de la actividad permanente u ocasional,
con el fin de garantizar la seguridad integral de las personas, de acuerdo a la
normatividad legal vigente.
Alcance

Inicia con la radicación de la documentación por parte del organizador de la

actividad ocasional o administrador de la actividad permanente. Continúa con la
revisión de dicha documentación, asesorías, solicitud de correcciones y visitas de
verificación. Termina con la emisión del concepto favorable, acompañamiento
antes, durante y después del evento y la evaluación del mismo o con un documento
definitivo de no cumplimiento.

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Eventos de Aglomeraciones de Público
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1. Políticas de Operación

Para la evaluación de planes de emergencia y contingencias se emitirán conceptos

técnicos ajustados a la normatividad vigente (de acuerdo a la Ley 1493 de 2011,
Decreto 599 de 2013, Resolución 569 de 2014 y lo establecido en la Ley 1437,
“Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo).

Toda solicitud de plan de emergencia y contingencias para actividades de carácter

permanente debe ser contestada en un tiempo máximo de 30 días hábiles. En su
revisión siempre se debe realizar al menos una (1) visita de verificación antes de
emitir cualquier respuesta de aprobación o negación de cumplimiento de los
requisitos.

Siempre se debe realizar visitas de verificación antes de emitir cualquier respuesta

o corrección en la revisión de planes de actividades permanentes.

En actividades de carácter ocasional que así lo requieran, se realizará una reunión

previa de Puesto de Mando Unificado – PMU para ampliar la información del evento
y establecer acuerdos. Antes de llegar al PMU de la actividad, se debe conocer toda
la información necesaria para hacer seguimiento de las recomendaciones y verificar
el cumplimiento de lo establecido en el PMU previo del evento, visitas de verificación
o la documentación presentada por el organizador.

El Profesional de Gestión del Riesgo para Aglomeraciones que asista al PMU del
evento deberá recolectar la información requerida por la entidad y será el
responsable de reportar dicha información de manera concreta como el aforo real y
las novedades del evento, con el fin de hacer el registro correspondiente en la base
de datos.

2. Glosario

Aglomeración de Público
Se entiende por actividad de aglomeración de público toda reunión de un número plural
de personas producto de una convocatoria individual o colectiva, abierta, general e
indiferenciada.1

Amenaza
Peligro latente de que un evento físico de origen natural, o causado, o inducido por la
acción humana de manera accidental, se presente con una severidad suficiente para
causar pérdida de vidas, lesiones u otros impactos en la salud, así como también daños

1
Decreto 599 de 2013

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y pérdidas en los bienes, la infraestructura, los medios de sustento, la prestación de

servicios y los recursos ambientales.2

Emergencia
Situación caracterizada por la alteración o interrupción intensa y grave de las condiciones
normales de funcionamiento u operación de una comunidad, causada por un evento
adverso o por la inminencia del mismo, que obliga a una reacción inmediata y que
requiere la respuesta de las instituciones del Estado, los medios de comunicación y de
la comunidad en general. (Ley 1523 de 2012, Artículo 4. Definición 9).

Complejidad
La complejidad de una actividad que genere aglomeración de público, se establece de
acuerdo a variables tales como: aforo, tipo de evento, clasificación de público por edad,
lugar donde se desarrolla la actividad, infraestructura a utilizar, entorno del lugar,
dinámica del público, frecuencia, características de la presentación, limitación de
ingresos, carácter de la reunión y las demás que se estimen pertinentes de conformidad
con las normas vigentes. De acuerdo con lo anterior estarán clasificados en:
Aglomeraciones de alta complejidad, Aglomeraciones de media complejidad y
Aglomeraciones de baja complejidad.3

CORDIS
“Sistema de correspondencia que apoya la recepción, trámite y gestión de los
documentos radicados en la entidad”.4

Planes de Emergencia y Contingencia – PEC

Es un instrumento donde se define organización, funciones, responsables y recursos
que son aplicables para garantizar el desarrollo normal del evento y prevenir y/o reducir
los riesgos existentes y atender las emergencias que se puedan presentar, así como los
procedimientos y protocolos de actuación para cada una de ellas.

Todos los planes de emergencias y contingencias deben ser registrados por el

organizador y aprobados por la entidad o entidades competentes, con antelación a la
realización de la actividad que implique la aglomeración, en los tiempos, los términos y
las condiciones señalados en el presente Decreto y demás disposiciones que regulen la
materia.5

Puesto de Mando Unificado – PMU

El Puesto de Mando Unificado es una instancia temporal de articulación interinstitucional,
de carácter técnico y operativo, encargada antes, durante e inmediatamente después
del evento, de la administración, la organización, la coordinación y el control técnico y
operativo de una actividad de aglomeración de público. Si bien cada representante

2
Ley 1523 de 2012 Por la cual se adopta la política nacional de gestión del riesgo de desastres y se establece el Sistema
Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres y se dictan otras disposiciones
3
Decreto 599 de 2013
4 Tomada de la página intranet.idiger.gov.co/portal/page/portal/intranet
5
Decreto 599 de 2013
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institucional mantiene su autoridad y competencia, las decisiones deben tomarse en

consenso y ser acatadas por todos sus integrantes.6

Riesgo
Es la probabilidad de ocurrencia de pérdidas o daños asociados a un evento o
acontecimiento de origen natural o social, en un espacio y en un tiempo dados, que por
sus características pueda incidir negativamente en la vida y bienes de la población o en
general en la vida social, económica y ambiental. El riesgo está determinado por la
interacción de dos factores: la amenaza y la vulnerabilidad, siendo condición para que
se presenten pérdidas que los bienes y personas estén expuestos a la acción de la
amenaza y presenten condiciones de fragilidad tales que puedan verse afectados. El
desastre, la calamidad o la emergencia es la materialización del riesgo, en términos de
daños y pérdidas reales producidas.

SIRE
“Es un sistema de información que apoya la administración de la información relacionada
con el proceso de gestión de riesgo y atención de emergencias de Bogotá. El SIRE se
concibe como un instrumento que permite recopilar, integrar, producir y divulgar
información técnica y de coordinación a las entidades del Sistema Distrital de Prevención
y Atención de Emergencias – SDGR-CC, y facilita la inclusión del riesgo en la cultura a
través de la información disponible y los servicios en línea dirigidos a la comunidad. La
información digital consignada en el SIRE se presenta en diversidad de formatos
(mapas, texto, imágenes, tablas, videos, etc.), permitiendo al usuario el ingreso y manejo
sin necesidad de programas o equipos especializados”.7

Sistema Único de Gestión de Aglomeraciones–SUGA

es el Sistema Único de Gestión para el Registro, la Evaluación, y la Autorización de
Actividades de Aglomeración de Público en el Distrito Capital que contiene un conjunto
de protocolos, procedimientos, disposiciones e instrumentos ordenados y articulados
que sirven como mecanismo para registrar, evaluar y autorizar las actividades de
aglomeración de público en el Distrito Capital.8

Ventanilla Única Virtual

La ventanilla única es un instrumento del SUGA que tiene como fin permitir a los
ciudadanos el registro rápido y oportuno de la documentación necesaria para tramitar
los conceptos y las autorizaciones para el desarrollo de actividades de aglomeración de
público, y adicionalmente, permitir a las entidades distritales la evaluación y la emisión
de conceptos en línea y de los actos administrativos respectivos, de acuerdo con sus
competencias, según lo establecido en la normatividad y en el Decreto 599 de 2013.9

Vulnerabilidad: Susceptibilidad o fragilidad física, económica, social, ambiental o

institucional que tiene una comunidad de ser afectada o de sufrir efectos adversos en

6
Decreto 599 de 2013
7
Tomado de la página www.sire.gov.co/portal/page/portal/sire
8
Decreto 599 de 2013
9
Decreto 599 de 2013

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caso de que un evento físico peligroso se presente. Corresponde a la predisposición a

sufrir pérdidas o daños de los seres humanos y sus medios de subsistencia, así como
de sus sistemas físicos, sociales, económicos y de apoyo que pueden ser afectados por
eventos físicos peligrosos.10

3. Descripción de Actividades

N° Actividad Responsable Control

EVALUACIÓN DE PLANES DE EMERGENCIA Y CONTINGENCIA

Recibir PEC por correspondencia y/o revisar el SUGA -

Sistema Único de Gestión de Aglomeraciones: Ingresar
periódicamente al SUGA a través de www.sire.gov.co y/o recibir Coordinador(a)
1
solicitudes de evaluación de los PEC vía correspondencia, con el Aglomeraciones
fin de verificar las aglomeraciones que los diferentes
organizadores o administradores han cargado al sistema.

Asignar los planes para revisión: Cada plan de emergencia y

contingencias recibido debe ser asignado a uno de los Coordinador(a)
2
profesionales de aglomeraciones para su revisión y emisión del Aglomeraciones
concepto.

Actualizar base de datos: Relacionar en la base de datos

“Eventos Ocasionales y Permanentes”, según sea el caso, los Base de
Coordinador(a)
3 planes asignados con el fin de llevar un registro, identificar el datos de PEC
Aglomeraciones
estado en el que se encuentra el plan y ser un soporte para el asignados
reporte de indicadores.
Formato de
Revisar los Planes de Emergencia y Contingencia - PEC:
revisión de
Revisar que los planes de emergencia y contingencia recibidos
plan de
contengan la información detallada de las actividades a realizar
contingencia
en la aglomeración de público, con los respectivos anexos
ocasional
requeridos de acuerdo a las listas de chequeo establecidas y a los
Profesional de
4 manuales del IDIGER, tanto para actividades permanentes como
Aglomeraciones Formato de
ocasionales.
revisión de
plan de
¿Es un Evento Ocasional?
contingencia
SI: Continuar con la actividad 5
permanente
NO: Es un evento permanente, continuar con la actividad 14.

Profesional de
Emitir concepto: Se emite concepto técnico a través del Sistema
Aglomeraciones
Único de Gestión de Aglomeraciones- SUGA o mediante
comunicación oficial por correspondencia cuando los planes
Coordinador de Concepto
cumplen. Se solicitan correcciones en caso de no cumplir con los
5 Aglomeraciones Técnico
requisitos establecidos en la normativa.
Subdirector para Emitido
el Manejo de
NOTA: Cuando los planes de emergencia y contingencia son de
Emergencias y
actividades permanentes, finaliza con la Emisión del Concepto.
Desastres

10
Ley 1523 de 2012 Por la cual se adopta la política nacional de gestión del riesgo de desastres y se establece el Sistema
Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres y se dictan otras disposiciones

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N° Actividad Responsable Control

Verificar que el organizador haya cargado la información /
documentos solicitados en la corrección: Ingresar al Sistema
Profesional de
6 Único de Gestión de Aglomeraciones - SUGA o mediante
Aglomeraciones
comunicación oficial por correspondencia y verificar que los
documentos recibidos cumplan con lo requerido o solicitado.
Emitir concepto: Se emite concepto técnico a través del SUGA.- Profesional de
Sistema Único de Gestión de Aglomeraciones o mediante Aglomeraciones /
comunicación oficial por correspondencia, cuando los planes Coordinador de
Concepto
cumplen. Aglomeraciones
7 Técnico
Subdirector para
Emitido
En caso de no ser subsanadas las correcciones solicitadas, se el Manejo de
emitirá negación y finaliza el proceso. Emergencias y
Desastres
PROGRAMACIÓN Y COORDINACIÓN PMUs

Coordinar los Puestos de Mando Unificado previo y del

evento: Convocar a las entidades competentes a los PMU previos Profesional de
8 Acta PMU
con el fin de revisar las condiciones de seguridad del evento y Aglomeraciones
establecer compromisos.

Revisar el cumplimiento de los compromisos adquiridos en

el PMU previo: En caso de que en el PMU previo se evidencie
Concepto
algún cambio, documento o información adicional para Profesional de
9 Técnico
complementar el PEC, el profesional de aglomeraciones podrá Aglomeraciones.
Emitido
adjuntar dicha documentación y emitir concepto técnico en caso
de que no se hubiese hecho.

Delegar los Profesionales de Aglomeraciones que asistirán a

Coordinador (a)
los PMU: Realiza la programación semanal con los integrantes
10 de
del área para establecer quienes serán los delegados por parte
Aglomeraciones
del IDIGER a los PMU.

Verificar las condiciones de montaje del evento: De acuerdo a

la normatividad vigente se realizará la verificación de lo
conceptuado por parte del IDIGER y las demás entidades con el
fin de determinar que las condiciones son adecuadas para el
desarrollo del evento. Esta verificación se hace en compañía del Formato de
Profesional de
11 organizador / administrador del lugar, empresa logística, empresa control de
Aglomeraciones
de salud y todas las entidades técnicas. Si no cumple con las recursos
condiciones de seguridad, se informa a las entidades tales como
Secretaria Distrital de Gobierno, Policía Metropolitana y Alcaldía
Local para que se tomen las medidas de acuerdo a su
competencia.

Instalar PMU en el evento: La instalación del PMU del evento se

realizará de acuerdo a lo coordinado en el PMU previo y
establecido en el plan de emergencias y contingencias de
acuerdo a la normatividad vigente en la materia. La entidad Profesional de
12
encargada de levantar el acta oficial en los PMU es la Secretaría Aglomeraciones
de Gobierno, sin embargo, el profesional asistente al PMU debe
documentar lo sucedido tanto en PMU como en el evento por
medio de un acta con el fin de llevar la trazabilidad del mismo.

Realizar monitoreo permanente del evento: Realiza monitoreo

Profesional de
13 permanente del evento, en coordinación con las entidades
Aglomeraciones
técnicas que forman parte del PMU.

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N° Actividad Responsable Control

EVENTOS PERMANENTES

Realizar visita técnica de verificación: Efectuar verificación Acta de

técnica al lugar donde se realiza el evento permanentemente, reunión
verificando las condiciones de seguridad del establecimiento e
identificando los puntos críticos con el fin de establecer Formato
compromisos. verificación
Profesional de
14 de piscinas
Aglomeraciones
Continuar con la actividad 5.
Formato
NOTA: Se deben realizar cuantas visitas sean necesarias, para verificación
verificar el cumplimiento de las condiciones de seguridad del de parques
establecimiento

4. Formatos y Registros

 Formato de revisión de plan de contingencia ocasional

 Formato de revisión de plan de contingencia permanente
 Formato de control de recursos en espectáculos públicos PMU
 Formato de acta de puesto de mando unificado PMU previo
 Acta reunión
 Formato verificación de piscinas
 Formato verificación de parques
 Concepto técnico

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5. Diagrama de Flujo

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Aglomeraciones de Público
Profesional de Subdirector para el Manejo de
Coordinador de Aglomeraciones
Aglomeraciones Emergencias y Desastres

Inicio

Recibir PEC

Asignar los planes

para revisión

Revisar los Planes

Actualizar base de
de Emergencia y
datos
Contingencia
EVALUACIÓN DE PLANES DE EMERGENCIA Y CONTINGENCIA

¿Se trata Si ¿El PEC Si

de un evento cumple con los requisitos
ocasional? establecidos?

No
No
1

Verificar que el
Solicitar
organizador haya realizado
correcciones
las correcciones

2 Emitir concepto

¿Las Si
correcciones se
aplicaron?

No
Emitir negación Fin

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Aglomeraciones de Público
Profesional de Subdirector para el Manejo de
Coordinador de Aglomeraciones
Aglomeraciones Emergencias y Desastres

Inicio

Coordinar los Puestos de

Mando Unificado previo y
del evento

Revisar el cumplimiento de Delegar los Profesionales de

los compromisos adquiridos Aglomeraciones que
en el PMU previo asistirán a los PMU
PROGRAMACIÓN Y COORDINACIÓN PMU’s

Verificar las condiciones de

montaje del evento

Instalar PMU en el evento

Realizar monitoreo
permanente del evento

Fin

1
EVENTOS PERMANENTES

Realizar visita técnica de

verificación

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6. Control de Cambios.

Versión Fecha Descripción de la Modificación Aprobado por

Subdirección de Investigación Y
Creación de procedimiento con código GPR-PD-02 Desarrollo – German Barreto
1 21/05/2008
mediante Resolución 76 del 21 de mayo de 2008. Arciniegas

Subdirección de Investigación Y
Desarrollo – German Barreto
2 08/07/2009 Actualización de actividades y revisiones en campo.
Arciniegas

Subdirección de Emergencias –
3 26/10/2010 Depuración del concepto técnico. Jorge Alberto Pardo

Cambio el nombre del Procedimiento Conceptos

Técnicos para Planes de Emergencia en Aglomeraciones
de Público a Procedimiento Seguimiento y Evaluación de Subdirectora de Resiliencia y
4 18/11/2014 Planes De Emergencias y Contingencias para Sitios y/o Coordinación de Emergencias -
Eventos de Aglomeraciones de Público. Se conserva el Paula Andrea Perdomo Ramírez
código y se tiene en cuenta la versión del documento,
para conservar la trazabilidad del mismo.

Subdirector para el Manejo de

Actualización y ajuste a las actividades operacionales del
5 19/10/2017 Emergencias y Desastres-
procedimiento por ajuste institucionales.
Carlos Edgar Torres

7. Aprobación.

Elaborado por Validado por Aprobado por

JORGE ANDRES CASTRO CARLOS EDGAR TORRES

Coordinador Aglomeraciones Subdirector para el Manejo de
Emergencias y Desastres
NATHALIE ROMERO BARRERA
Profesional Subdirección para el
Manejo de Emergencias y Desastres
JONNATHAN ANDRES LARA
Profesional Oficina Asesora de JORGE ENRIQUE ANGARITA
Planeación Jefe Oficina Asesora de Planeación.

Nota: Para una mayor información referente a este documento comunicarse con la dependencia responsable.

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