Exploración y Diagnóstico del problema

Jhon Fredy ortega Burbano

Código: 1085662536
Andrea del Pilar Rodríguez
Código: 1106741083
Yorban Estic Botache
Código: 1109494842
Curso: Análisis de sistemas
Grupo: 61

Tutor: Solanlly Sánchez

Fecha: 26 de septiembre de 2018

Notas del Autor

Jhon Fredy Ortega Burbano, Andrea del Pilar Rodríguez, Yorban Estic Botache, ciencias Básicas,
tecnología e Ingeniería, UNAD
La Correspondencia Relacionada con Este Producto va Dirigida a Solanlly Sánchez
Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD), CEAD Ibagué
Contacto: john-11283@hotmail.com 3153414172
OBJETIVO GENERAL
Reconocer los fundamentos teóricos del análisis de sistemas y la forma en que interactúan los
elementos y componentes de un sistema de información, permitiendo contemplar posibles
soluciones de una situación planteada.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Comprender los conceptos propios utilizados en el proceso de análisis, resolviendo

problemas de situaciones cotidianas con relación al manejo de información en las
organizaciones.
 Proponer soluciones para la actividad propuesta.
Desarrollo de la actividad

Aporte del estudiante ANDREA DEL PILAR RODRIGUEZ

a) Si se tuviera que construir un sistema de información, ¿cuál sería y por qué?

Sistemas transaccionales: Son Sistemas de Información que logran la automatización de
procesos operativos dentro de una organización ya que su función primordial consiste en procesar
transacciones tales como pagos, cobros, entradas, salidas, etc.

Un sistema de procesamiento de transacciones es un sistema computarizado que realiza y

registra las transacciones rutinarias diarias necesarias para el funcionamiento de la empresa. Se
encuentran en el nivel más bajo de la jerarquía organizacional y soportan las actividades cotidianas
del negocio.

b) Que tipo de Ciclo de vida seleccionarían y porque?

Para esta empresa sería bueno para mi concepto el modelo en cascada porque se facilita la
manera de trabajar cada etapa por individual organizando `paso por paso todas las dependencias de
la empresa así si hay algún error en el proceso se puede arreglar antes de que termine completo el
ciclo del software.

El modelo en cascada es un enfoque clásico en el desarrollo de software que describe un

método de desarrollo lineal y secuencial. Consta de cinco a siete fases, cada fase está definida por
diferentes tareas y objetivos, por lo que la totalidad de las fases describe el ciclo de vida del
software hasta su entrega. Una vez finalizada una fase, sigue el siguiente paso de desarrollo y los
resultados de la fase anterior pasan a la siguiente fase.
 c) De acuerdo al análisis realizado de forma individual, deberán concluir como grupo:

• Identifique los problemas que se están presentando en la empresa “La Colmena”.

El software tiene algunas limitaciones de tipo funcional, hay procesos que no se encuentran
completos y otros procesos que no se encuentran implementados por que se deben realizar
manualmente.

Otras limitaciones que se han generado son las inconsistencias en el inventario, en las
ventas, en las compras de los insumos de la empresa y en la contracción de servicios externos.

Un problema importante es que el software que están manejando no está sirviendo bien
tiene muchos limitantes para su buen funcionamiento como no poder facturar los productos
adecuadamente o incluso muchas veces no se pueden facturar hay que crear un Excel adicional e
ingresar a mano la factura para llevar un posible orden de las ventas.

• Cuáles son las causas.

Problema de escalabilidad, pues la aplicación no fue pensada para soportar las
funcionalidades que actualmente requiere la empresa debido a su crecimiento

Cuáles son las consecuencias que se están presentando.

Una mala atención al usuario ya que a la hora de facturar o buscar la información del
producto no la deja ver o procesar a adecuadamente.

• De acuerdo al punto anterior se está generando de forma paralela el inventario en un

archivo de Excel y se están generando copias de las facturas de los clientes para validar
posteriormente con los inventarios.

• En algunas ocasiones no está realizando un adecuado manejo de los errores, ya que

muestra el error en inglés y no deja continuar con los procesos. Esto hace que se pierda más tiempo
en la atención del cliente y el empleado debe volver abrir el software y empezar a realizar
nuevamente el proceso.
 Inconsistencias en el inventario, en las ventas, en las compras de los insumos de la
empresa y en la contracción de servicios externos

• Cuales son las áreas donde se genera el problema.

Realmente el área del problema no solo consiste en técnico o software que manejen hay
influye también los distribuidores del producto ya que pueden vender software limitante a las
actividades, hay que procurar conseguir ya nuevos sistemas más avanzados para el funcionamiento
adecuado y que realmente tenga todas las funciones y necesidades que se requieren en esa empresa
con el software que deseen manejar porque podría ser un caos. Los gerentes o altos mandos de la
empresa deben manejar adecuadamente todo ese sistema de funcionamiento porque desde hay
arranca el problema las personas que guían y manejan la empresa.

• Áreas comerciales y de mercadeo Inconsistencias en el inventario, en las ventas, en

las compras de los insumos de la empresa y en la contracción de servicios externos.

• Cuales son actores directos e indirectos.

Directos
Vendedores y gerentes

Indirectos
Gerente general
Clientes

d) Identifique las oportunidades de mejora

En mi punto de vista para las mejoras del problema de colmena es iniciar la búsqueda
inmediata de un nuevo software y hardware, para tener un mejor funcionamiento y tener otras
empresas productoras de la nueva tecnología avanzada.

Tener una mejor organización de las áreas administrativas, recursos humanos, sistemas y
contratación. Planes de mejora para tener una excelente atención a nuestros clientes y proveedores.

Aplicación Web que administre los productos y servicios de la empresa La Colmena.

Aporte del estudiante JHON FREDY ORTEGA BURBANO

a) Si se tuviera que construir un sistema de información, ¿cuál sería y por qué?

Para mi criterio seleccionaría el sistema de información marketing porque este sistema

administrativo que permite intervenir recursos humanos, máquinas y los procedimientos, y que
tiene por objeto el generar un flujo ordenado de información pertinente, proveniente de fuentes
internas y externas a la empresa, destinada a servir de base a las decisiones dentro de las áreas
específicas de responsabilidad de marketing.

Subsistemas de entrada

Información contable: a partir de esta información se realizan estudios de actividades de

ventas de la empresa, estudios de cambios de precios, etc.

Investigación de mercados: recaba y estudia toda la información sobre los clientes y sus
comportamientos.

Inteligencia de marketing: proporciona información estratégica del entorno relacionada con

las operaciones de marketing.

Subsistemas de salida

Subsistema de productos: suministra información de los productos o servicios de la empresa

Subsistema de logística: suministra información sobre la red de distribución de la empresa.
Subsistema de promoción: suministra información sobre actividades de publicidad y ventas

Subsistema de precios: suministra información relacionada con los precios de los productos y
servicios

Subsistema de decisiones estratégicas: suministra información para elaborar la definición de

estrategias desde el nivel operativo hasta el estratégico.
 b) Qué tipo de Ciclo de vida seleccionarían y porque?

CICLO DE VIDA CLÁSICO Porque el modelo de ciclo de vida clásico, también

denominado "modelo en cascada", se basa en intentar hacer las cosas bien desde el
principio, de una vez y para siempre. Se pasa, en orden, de una etapa a la siguiente sólo tras
finalizar con éxito las tareas de verificación y validación propias de la etapa. Si resulta
necesario, únicamente se da marcha atrás hasta la fase inmediatamente anterior.
 c) De acuerdo al análisis realizado de forma individual, deberán concluir como
grupo:
 Identifique los problemas que se están presentando en la empresa “La
Colmena”.

Respuesta:

Realizando el respectivo análisis de la empresa podemos identificar que se encuentran unas

falencias en cuanto al funcionamiento del software el cual está encargado de manejar algunas
necesidades operativas de la empresa, otra de las dificultades que se presenta es el de algunos
procesos que no se encuentran implementados por lo cual se requiere realizar manualmente, otras
inconsistencias en el inventario, en las ventas, en las compras de los insumos de la empresa y en la
contracción de servicios externos.

 Cuáles son las causas.

Respuesta: una de las causas por la cual la empresa está pasando por estos problemas es por
las limitaciones del software “ByCosmetic” y de igual manera el “Siigo Software” el cual presenta
algunos inconvenientes afectando los procesos contables, tales como: Balances, Estados
financieros y liquidación de los impuestos.

 Cuáles son las consecuencias que se están presentando.

En algunas ocasiones, no se actualiza correctamente los saldos en los inventarios cuando se

genera una venta.

De acuerdo al punto anterior se está generando de forma paralela el inventario en un archivo

de Excel y se están generando copias de las facturas de los clientes para validar posteriormente con
los inventarios, lo cual genera demora en el proceso para prestar un buen servicio.

En algunas ocasiones no está realizando un adecuado manejo de los errores, ya que muestra
el error en inglés y no deja continuar con los procesos. Esto hace que se pierda más tiempo en la
atención del cliente y el empleado debe volver abrir el software y empezar a realizar nuevamente
el proceso.
  Cuáles son las áreas donde se genera el problema.

Pienso que este problema se encuentra en dos áreas una en el área de tecnología de la
información (hardware y software) y de igual manera en los diseñadores de sistemas y
constructores de sistemas ya que son estos los encargados de velar por el buen funcionamiento de
la empresa en cuanto a las aplicaciones informáticas, administración de datos y seguridad.

d) Identifique las oportunidades de mejora

Una de las opciones más viables para poder dar solución al inconveniente que viene
presentado la empresa “La Colmena” es empezar a diseñar un software que tenga la capacidad
de manejar la Administración de datos (tecnologías de bases de datos), Arquitectura de redes
(tecnologías de comunicación), Diseño web (tecnologías web) y La seguridad (tecnologías de
seguridad y privacidad) de sí misma.

Finalmente dar inicio a la construcción de un sistema de información basado en las

especificaciones o problemática identificadas por los diseñadores de sistemas, para de esta manera
el analista de sistemas lo pueda estudiar y logre determinar posibles dificultades a futuro.
Aporte del estudiante YORBAN ESTIC BOTACHE

a) Si se tuviera que construir un sistema de información, ¿cuál sería y por qué?

Dado que la empresa "La Colmena" es una empresa de venta de productos el tipo de
sistema de información que se debe construir para solventar las necesidades actuales de la
empresa es un sistema de información del tipo transaccional, dado que para la empresa es muy
importante mantener consistencia en las cantidades de productos que tienen en sus inventarios ya
que esto afecta directamente a la actividad principal de la empresa que es la venta de productos y
además esto afecta de manera indirecta a los proveedores de la empresa al momento de volver a
surtir los inventarios de la empresa. Por otra parte este tipo de sistema de información sería útil
para la empresa dado que uno de los objetivos principales de un sistema de información del tipo
transaccional es el proporcionar una respuesta rápida y así de esta manera los vendedores puedan
dedicar sus horas de trabajo a atender a los clientes y no a verificar las cantidades vendidas del
sistema.

b) Que tipo de Ciclo de vida seleccionarían y porque?

Para el desarrollo del software se propone un modelo lineal secuencial, el cual tiene
los siguientes pasos mostrados en la figura1. Este modelo también es denominado “ciclo de
vida básico” o “modelo en cascada”, este modelo propone un punto de vista sistemático y
secuencial, para el desarrollo del software que comienza en un nivel de sistemas y progresa
con el análisis, diseño, codificación, pruebas y mantenimiento.
 Ingeniería del Sistema: Análisis de las características y el comportamiento del
sistema del cual el software va a formar parte.
Análisis: Se debe comprender cuáles son los datos que se van a manejar, cuál va a
ser la función que tiene que cumplir el software, cuáles son las interfaces requeridas y cuál
es el rendimiento y otros requisitos no funcionales que se esperan lograr.
Diseño: El diseño se aplica a cuatro características distintas del software: la
estructura de los datos, la arquitectura de las aplicaciones, la estructura interna de los
programas y las interfaces.
Codificación: Consiste en la traducción del diseño a un formato que sea
comprensible para la máquina.
Prueba: El objetivo es comprobar que no se hayan producido errores en alguna de
las fases anteriores, especialmente en la codificación.
Utilización: El software se entrega al cliente y comienza la vida útil del mismo.
Mantenimiento: El software sufrirá cambios a lo largo de su vida útil. Debidos a
errores latentes, o por cambios en el sistema, o por cambios funcionales no contempladas
en el proyecto.

¿Qué solución de carácter informático le sugiere al Gerente Comercial?

En donde propone el uso de un aplicativo en Tablet o en celular, yo considero que esta

opción no sería viable ya que el área en la cual se ve afectada la empresa es la de ventas y es posible
que se requieran realizar un buen control de usuarios y también realizar impresión de facturas y la
obtención de estados financieros por parte del gerente, y creo que un aplicativo móvil para esto no
sería bueno. En pro del crecimiento de la empresa es posible que los vendedores puedan salir a
realizar ventas y puedan tener un aplicativo móvil que se anexe a un sistema web que ya se maneje
en la empresa. Es por ello que pienso que lo que necesita la empresa en este momento es un
aplicativo Web.
 Identifique los problemas que se están presentando en la empresa “La Colmena”.

Un problema es el software tiene algunas limitaciones en algunas de las funcionalidades y

presenta algunas inconsistencias en los inventarios

No se actualiza correctamente ni contantemente los saldos de los inventarios cuando se

genera una venta

El software presenta algunos errores en su funcionamiento ya que algunas veces aparece

un error en inglés y obliga a cerrar el programa y volverlo a abrir perdiendo lo que ya se había
hecho.

Otra problemática es que se han generado inconsistencias en el inventario, en las ventas,

en las compras de los insumos de la empresa.

 Cuáles son las causas.

1. No se revisó ni analizo lo que iba a trabajar el software, ni se realizaron los arreglos

por eso tiene las limitaciones en algunas de las funcionalidades y presenta algunas
inconsistencias en los inventarios
2. Los vendedores y personas encargadas de actualizar los saldos de los inventarios
cuando hay una venta no están realizando correctamente su trabajo, ni sus labores
correspondientes.
3. No sé a arreglado el error que se presenta en el software por lo tanto el técnico no
cumple con su trabajo y el área encargada de revisar eso no lo está haciendo
4. El área encargada de los inventarios, las ventas, las compras de los insumos de las
empresas no realiza bien su trabajo y los entes encargados de revisar estas problemáticas no
están pendientes de sus labores y por lo tanto la empresa tiene todas esas problemáticas.
 CONCLUSIONES

Se establecieron numerosos sistemas de información para dar solución a un problema, se

vieron numerosos puntos problemáticos de la empresa La Colmena y se establecieron todas las
posibles causas y orígenes de sus problemas, y por último se identificaron sus oportunidades para
mejorar todos los problemas o inconvenientes y hacer más productiva la empresa

Hoy en día, la gran mayoría de empresarios por no decir todos, se ven beneficiados por el
amplio uso del software, bien como usuario o bien como profesional encargado de construirlo y en
cada uno de los problemas expuestos en este trabajo, se puede recalcar la importancia del análisis
de sistemas en la solución de necesidades de muchas compañías, llámese pequeña, mediana o
grande empresa.

En el diseño del proyecto de software, se debe emplear muy bien las etapas del desarrollo
del software, donde se refleje los buenos procesos, el empleo de excelentes métodos, las
herramientas apropiadas para su elaboración, que permita subsanar con exactitud la problemática
a disipar y un excelente método de certificación que le de credibilidad y estandarización al proceso
del software.

Las tecnologías y sistemas de información influyen directa e indirectamente en la

permanencia de cualquier tipo de negocio, El manejo eficiente de la información y el conocimiento,
combinado con una buena estrategia de negocios es la clave del éxito.
 BIBLIOGRAFÍA

Ecolink (2018). Clasificación de los Sistemas de información. Recuperado de:

https://www.econlink.com.ar/sistemas-informacion/clasificacion

Kyocera. (2018). Tipos Sistemas de información. Recuperado de:

https://smarterworkspaces.kyocera.es/blog/los-6-principales-tipos-sistemas-informacion/

Marketing (2018). Sistemas de información. Marketing-xxi. Recuperado de:

https://www.marketing-xxi.com/sistema-informacion-marketing.html

Fuente: Aparicio, A. & Martínez, J. (2012). Módulo de ingeniería de software. Colombia:

Universidad Nacional Abierta y a Distancia.