Soacha, marzo 27 de 2019

Señores
PRENDAS INDUSTRIALES LA ESTRELLA S.A
Departamento de Ventas
Calle 10 # 15-04 Cs8 Ducales
Soacha, Cundinamarca

Asunto: COMPRA DE DOTACION

Por medio de la presente, me contacto con ustedes a través de este medio para anunciar
que su cotización de dotación para nuestra empresa, correspondiente al segundo trimestre
2019 ha sido aprobada en su totalidad y el pago de la misma se realizará de la siguiente
manera:
 28 de marzo primer pago para confección, según tallas enviadas en cotización
anterior
 1 de abril segundo pago contra entrega de dotaciones dentro de la compañía
L’essence
Estos pagos se realizaran a través de transferencia bancaria cuenta # 008541256986
Banco Internacional a nombre de la Señora Luz Dary Benavides quien figura como
representante legal de su compañía.

Cordialmente,

Miguel Ángel Ortiz

Jefe Administrativo

Distribuidora L´essence Calle 2 # 13d – 26 Soacha Cundinamarca Teléfono: 265 1035

Soacha 26 de marzo de 2019

Señores
LA GRAN PAPELERA
Diagonal 15 # 3ª -02
Soacha, Cundinamarca

Asunto: Compra de papelería e insumos de oficina

Respetados señores:

Por medio de la presente realizo la solicitud de insumos de oficina para entrega el día 02
de abril del presente año.
Como es de su conocimiento el pedido se cancelara dos días hábiles después de la entrega
para su respectiva verificación.

Anexos 1. Formato compra papelería

Cordialmente,

Camila Salinas
Jefe Sistemas

Distribuidora L´essence Calle 2 # 13d – 26 Soacha Cundinamarca Teléfono: 265 1035

 PRODUCTO CANTIDAD

 Grapa Estandar 26/6 3

 Sharpie Negro 3 Cajas
 Boligrafo Punta Negra Bic Caja X 12
 Resaltador Ergonomico Amarillo Caja X 12
 Pegante en Barra Stick Tesa Caja X 6
 Regla Plastica 50 cm 3
 Legajador AZ Carta 5
 Legajador AZ Oficio 5
 Cinta De Empaque Transparente 40’’ 10
 Boligrafo Rojo Punta Mediana Bic Caja X 3
 Pluma Correctora Bic 4
 Resma Tamaño Carta 2
 Resma Tamaño Oficio 7
 Rollo Termico 80 mm * 60 mts 10
 Sobre Manila Tamaño Carta 10

Cordialmente,

Camila Salinas
Jefe Sistemas

Distribuidora L´essence Calle 2 # 13d – 26 Soacha Cundinamarca Teléfono: 265 1035

 COMUNICADO INTERNO

Fecha Soacha, 27 de marzo de 2019

DE: Gerencia L’ssencce

PARA: Todo el personal de la compañía
ASUNTO: USO DEL PARQUEADERO

Informamos a los usuarios del estacionamiento en zona común que:

La utilización de bienes integrantes del edificio incluyendo sitios de estacionamiento y
circulaciones vehiculares o peatonales debe efectuarse bajo riesgo y responsabilidad de
quienes lo utilicen, debiendo responder por sus actos u omisiones que ocasionen daños y/o
perjuicios a personas, bienes comunes y/o bienes de terceros. Los usuarios deberán obrar
cuidadosamente, observando la máxima diligencia en el uso de todos los bienes integrantes
del edificio, respetando su naturaleza, destino normal y las instrucciones o advertencias
para su uso; debiendo abstenerse de perturbar, limitar o impedir el uso legítimo de los
demás.
Por tal motivo la empresa distribuidora L’essence no se hace responsable por vehículos o
pérdida de los accesorios, objetos de valor o contenidos dentro de los vehículos que
ingresan a las zonas comunes de parqueaderos. Para retirar el vehículo del edificio se
exigirá la tarjeta o recibo de estacionamiento. En caso de pérdida o daño de la tarjeta se
deberá notificar de inmediato al Punto de Pago más cercano y acreditar la calidad de
propietario del vehículo. En este evento, se deberá pagar adicionalmente a la tarifa por el
uso de las zonas comunes de estacionamiento, el valor de VEINTE MIL PESOS ($20.000)
por concepto de la reposición del tiquete, para así poder salir del estacionamiento en zona
común.
Para cualquier aclaración al respecto se pueden comunicar la oficina de atención al usuario
teléfono 314 256 98 15 o a la Superintendencia de industria y comercio para quejas relativas
a prestación de servicio teléfono 592 0400.

Atentamente,

Katherine D’Achiardi
Jefe Financiera L’essence

Distribuidora L´essence Calle 2 # 13d – 26 Soacha Cundinamarca Teléfono: 265 1035

 CIRCULAR 001

Soacha 28 de marzo de 2019

PARA: PERSONAL DE VENTAS

ASUNTO: ENTREGA DE DOTACION

Con el fin de mejorar la presentación de nuestra marca y fidelizar al cliente, se realiza la

entrega de dotación correspondiente al periodo Abril – Octubre de 2019 a las 7:30 am del
día mencionado.
Disposiciones Generales:
Artículo 1: El uniforme de la compañía será de uso obligatorio de lunes a viernes dentro de
la jornada laboral. Los días sábados se autoriza el uso de jean, junto con la camiseta negra
logo de la compañía.
Artículo 2: El contratista entregara las prendas requeridas el día 30 de marzo, disponiendo
el surtido de dotación marcado con nombre y cédula del empleado.
Artículo 3: Se solicita al personal portar el uniforme completo desde el día 1 de abril del año
en curso. El uniforme se debe portar limpio y en buen estado y no debe ser combinado con
ninguna prenda externa que afecte l imagen de la compañía.
Artículo 4: No están permitidos los siguientes elementos: anillos en la nariz o cualquier tipo
de piercing facial o corporal visible, pelo teñido de colores estridentes.
Artículo 5: Para la entrega de la dotación se ha diseñado un formato en el cual vienen
relacionadas las prendas que se entregaran a cada empleado. A medida que reciban las
prendas, deberán firmar con numero de cedula y huella dactilar.
Es de vital importancia el apoyo y la colaboración de todos para el cumplimiento de dicha
entrega ya que solo contaremos con media hora para esta actividad; de igual manera
solicitamos la colaboración de los jefes de área para el desarrollo y acompañamiento de
este contrato.
Cualquier información adicional o queja que deseen presentar, hacerla llegar por escrito al
Área Administrativa - Recursos Humanos para ser atendida en los días siguientes a su
recepción.

MIGUEL ORTIZ
Jefe Administrativo L’essence

Distribuidora L´essence Calle 2 # 13d – 26 Soacha Cundinamarca Teléfono: 265 1035

 CIRCULAR 002

Soacha 28 de marzo de 2019

PARA: TODO EL PERSONAL L’ESSENCE

ASUNTO: CAPACITACION SALUD OCUPACIONAL

El área de recursos humanos de la compañía invita al proceso de formación en SALUD

OCUPACIONAL, que se realizara el jueves 4 de abril de 2019 a las 8:00AM en el auditorio
de la Institución Educativa Pablo Neruda ubicado en Soacha en la Carrera 13b # 2 -48,
con el propósito de tratar temas relacionados con Normatividad, accidentes de trabajo y
enfermedades laborales; con el objetivo de mantener y mejorar la salud de los servidores
de esta empresa.
Cualquier inquietud por favor comunicarse con el Área de Recursos Humanos –
Capacitaciones al correo electrónico migueloz1@gmail.com o a los teléfonos de la
compañía.

Cordialmente,

Aida Rodríguez
Jefe de Mercadeo

Distribuidora L´essence Calle 2 # 13d – 26 Soacha Cundinamarca Teléfono: 265 1035

 REUNION JUNTA DIRECTIVA L’ESSENCE

ACTA 001

FECHA: Soacha, 1 de abril de 2019

HORA: De las 8:00 a las 11:00
LUGAR: Colegio Nuestra Señora del Carmen – Auditorio
ASISTENTES: Miguel Ortiz Jefe Administrativo
Aida Rodriguez Jefe Mercadeo
Katherine D’Achiardi jefe Financiera
Camila Salinas Jefe Sistemas

ORDEN DEL DIA:

1. Verificación del Quorum

2. Constitución del comité de archivo
3. Funciones del comité de archivo
4. Verificación y control del comité de archivo

DESARROLLO:
1. Se verifica asistencia de todos los miembros de la junta directiva
2. El día 1 de abril de 2019, siendo las 8:15 en el Auditorio del Colegio Nuestra
Señora del Carmen, se reúnen los asistentes arriba nombrados, para conformar el
comité de Archivo, dando cumplimiento a la Ley General de Archivos que en su
artículo 6 establece los procesos y acciones que las entidades deben llevar a cabo
de acuerdo con sus funciones.
Se establece que el Comité de Archivo de la empresa L’essence será un órgano
responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de
decisiones en los procesos administrativos y técnicos en materia de gestión
documental.
Integración del comité de Archivo
El comité de archivo será presidido por la Secretaria de Archivo quien definirá los
puntos a tratar en cada sesión, estimara de acuerdo al punto de vista legal y jurídico,
las decisiones que se tomen sobre la conservación o no de los documentos y el uso
de tecnologías para su conservación.

Distribuidora L´essence Calle 2 # 13d – 26 Soacha Cundinamarca Teléfono: 265 1035

Así mismo será la encargada de presentar proyectos estratégicos o logísticos a la
junta directiva, con el propósito de mejoramiento continuo de procesos y
procedimientos de la empresa.
El auxiliar de sistemas será el encargado de asesorar y evaluar los lineamientos
relacionados con el uso de las tecnologías dela información, uso y aplicación de
documento electrónico, aplicación y seguimiento de las leyes. De la misma forma
liderará y asesorará la implementación de software de gestión documental, los
procesos de digitalización y trabajara en forma articulada para promover los
lineamientos del Plan Ambiental Institucional.
3. Serán funciones del comité de archivo:
1. Asesorar a los socios de la empresa en la aplicación de la normatividad
archivística.
2. Aprobar la política de gestión de documentos e información de la entidad.
3. Aprobar el programa de gestión de documentos fiscos y electrónicos presentados
por el área de archivo.
4. aprobar al plan de aseguramiento documental con miras a proteger los
documentos contra diferentes riesgos.
5. Revisar e interpretar la normatividad archivística y adoptar las decisiones que
permitan su implementación al interior de la compañía, respetando siempre los
principios archivísticos.
6. Aprobar los formularios, formas y formatos físicos y electrónicos que requiera la
empresa para el desarrollo de sus funciones y procesos.
7. Apoyar el diseño de los procesos de la entidad y proponer ajustes que faciliten la
gestión de documentos ye información, tanto en físico como electrónico.
8. Consignar sus decisiones en actas que deberán servir de respaldo de las
deliberaciones y determinaciones tomadas.
9. Hacer seguimiento a la implementación de las tablas de gestión documental y a
todo el proceso en los aspectos relacionados al archivo y documentación de la
compañía.
4. Verificación y control: El comité de archivo de la empresa L’essence se reunirá
ordinariamente el primer viernes de cada mes y extraordinariamente cuando se
presente circunstancias que ameriten su convocatoria.

Distribuidora L´essence Calle 2 # 13d – 26 Soacha Cundinamarca Teléfono: 265 1035

Corresponderá al comité de archivo, velar por el cumplimiento y adecuado
funcionamiento de cada una de las estipulaciones aquí expresadas, como también
servir de órgano asesor o consultor para todo lo que en materia de gestión
documental se refiera.

CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizara el viernes 3 de mayo de 2019

en el mismo lugar a partir de las 8: 00 horas

MIGUEL ORTIZ AIDA RODRIGUEZ

Jefe Administrativo Jefe mercadeo

KATHERINE D’ACHIARDI CAMILA SALINAS

Jefe Financiero Jefe Sistemas

Distribuidora L´essence Calle 2 # 13d – 26 Soacha Cundinamarca Teléfono: 265 1035