República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la educación

Instituto Universitario de Tecnología de Administración Industrial
Publicidad y Mercadeo

Ensayo

Alumno:
Calcini Bárbara CI: 26.089.180

Guarenas, Junio 2019

La función del presupuesto en la administración se comprende mejor cuando
lo relacionamos con fundamentos de la Administración: Coordinación,
Dirección y control.
La planificación y el control, como funciones de la gestión administrativa, son
rasgos esenciales del proceso de elaboración de un presupuesto. Así como la
organización, la coordinación y la dirección, permiten asignar recursos y poner
en marcha los planes con el fin de alcanzar los objetivos.
El control presupuestario mantiene el plan dentro de unos límites razonables,
y mediante él, se comparan los resultados reales frente a los presupuestos
que determinan variaciones y facilitan a la administración los elementos de
juicio para la aplicación de acciones correctivas.
El hecho de contar con la participación de todas las áreas de la organización
determinará la existencia de presupuestos parciales que serán consolidados
en lo que denominaremos el presupuesto final.

La planificación debe contemplar el presupuesto de ventas de productos

actuales y nuevos lanzamientos a través de los distintos canales así como los
planes y programas de producción, gastos, compras e inversiones junto con
las políticas de financiamiento y de dividendos, teniendo en cuenta de esta
forma aspectos operativos y económico-financieros.

Asimismo, se deberán estimar y considerar factores externos que constituyan

los distintos escenarios como la tasa anual de inflación, la evolución del tipo
de cambio, la eventual demanda de nuestros productos teniendo en cuenta su
elasticidad precio y los posibles sustitutos.

La flexibilidad radica en reconocer la existencia de eventos probables que

podrán afectar el presupuesto y, por lo tanto, deberán contemplar planes de
contingencia adecuados y muy bien definidos que permitan trasponer rubros
de manera correctiva.

Tan ineficaz resulta la carencia de esta herramienta como la existencia de

presupuestos rígidos o aquellos elaborados en forma burocrática como
simples planillas mecánicas que no aportan ningún valor agregado.

Debe existir la figura de un coordinador de presupuesto con el conocimiento

del negocio suficiente para dar soporte y explicar a las distintas áreas un
objetivo común de modo de ser consistentes en la metodología a utilizar por
parte de todos los involucrados.
La segunda gran ventaja de contar con un presupuesto elaborado en la
empresa es la posibilidad de poder controlar y analizar las desviaciones que
vayan surgiendo en el transcurso del año, donde podremos analizar los
resultados reales de acuerdo a los previstos; tanto en lo que tiene que ver con
los ingresos, como los gastos o las inversiones.

Dicho análisis se puede hacer mes a mes de modo de poder prevenir

situaciones poco deseadas, controlando las áreas más sensibles o conflictivas
que están gastando más recursos de los asignados, para lo cual se deberá
trasponer desde otros rubros o reducir el gasto en los meses futuros.

Lo mismo debe suceder con el control de inversiones previstas y su ejecución

a lo largo del tiempo ya que quizás estemos fuera del rango establecido en la
elaboración.

En el área de las finanzas el presupuesto financiero es una de las herramientas

que busca incrementar el patrimonio de los accionistas y de la empresa. Si
bien el proceso administrativo cuenta con diversas etapas, el presupuesto
viene a empatar los objetivos señalados en la planeación del negocio con los
acontecimientos que se van llevando a cabo. Con lo anterior deducimos que
los presupuestos son herramientas administrativas de control. Por lo tanto,
cuando una empresa tiene bien definido su presupuesto financiero, muchas
serán las posibilidades de lograr sus objetivos y lograr ventajas competitivas
en un mercado cada vez más globalizado.

Las empresas deben seguir de cerca la planificación y la ejecución de sus

planes para de este modo distinguir los aspectos vitales para su desarrollo
futuro y corregir lo que va mal y potenciar lo que va bien.

La continuidad de la empresa requiere la realización de un conjunto de

inversiones a las que debemos hacer frente y que debemos contemplar, en
una correcta política presupuestaria.

Así, en función de las instalaciones y los equipos de producción, los consumos

de materias primas y suministros, los costos de personal, impuestos, etc. se
determinará el volumen de recursos económicos necesarios para que la
empresa pueda ponerse en marcha y desarrolle su actividad.

De las inversiones necesarias, una parte estarán destinadas a financiar los

activos permanentes o fijos de la empresa, los cuales van a participar en más
de un período económico, tales como: locales, instalaciones, maquinarias, etc.
Por otra parte, el resto de las inversiones estarán destinadas a aquellos activos
que serán consumidos a la largo del ejercicio y que están directamente
relacionados con el funcionamiento normal de la empresa, es decir, los activos
circulantes (materias primas, productos terminados para su venta, etc.
 No existe, como en casi nada del universo empresarial, una forma única
de hacer un presupuesto en contabilidad. Dependiendo del factor o factores
en los que se ponga el foco de atención surgen algunas variaciones. Algunas
de las claves que tener en cuenta para elaborar un presupuesto contable son:

o El organigrama de la empresa debe aparecer para reflejar las diferencias entre

las distintas áreas y poder corregir con rapidez los desajustes. Si hablamos de
PYMES, este organigrama debe ser sencillo, solo con las líneas de mando
esenciales (clientes, tesorería, proveedores, acreedores y pagos por cobrar)
o Reunir la información financiera actual, si es necesario contando con datos
del estado financiero en los últimos periodos. Se trata de conocer cuál ha sido
el nivel real de ingresos y las necesidades que se han tenido para cubrir esa
producción.
o Fijar la meta para el periodo que ocupa este presupuesto. Hemos revisado la
información pasada y estudiado con datos el comportamiento de la empresa,
ahora es el momento de plasmar las expectativas, con una visión realista en
la que se tengan en cuenta factores externos como las condiciones del
mercado, datos macroeconómicos o la competencia en el sector en el que nos
movemos.
o Una clara identificación de todas nuestras fuentes de ingresos, no sólo la venta
de productos o servicios, también partidas como las comisiones o las
participaciones en mercados de capitales, por ejemplo. Es preciso que figure
la evolución de cada uno de estos ingresos en los últimos ejercicios.
o Identificar los costos y gastos, los llamados usos del dinero. Aquí es importante
optimizar nuestros recursos y minimizar los costes.

Describir los pasos considerados en los planes empresariales. Destacar las

etapas del proceso presupuestal Presentar las relaciones de coordinación
consultadas en la preparación del presupuesto. Relacionar las
principales fuentes de información interna y externa consideradas para
elaborar el presupuesto en el aspecto funcional (ventas, producción,
relaciones industriales). Señalar cómo los presupuestos funcionales permiten
integrar el presupuesto global y proyectar los estados financieros. Enunciar y
explicar las funciones del comité de presupuestos y del jefe. Presentar el
contenido y los beneficios del manual de presupuestos.
1.- Pasos preliminares

1) Reorganización y estructuración de la empresa con claras delimitaciones

de autoridad y responsabilidades, lo cual aconseja elaborar el correspondiente
ORGANIGRAMA. Es necesario que la empresa tenga una estructura
organizativa clara y coherente, a través de la cual se vertebrará todo el proceso
de asignación y delimitación de responsabilidades.
2) El Sistema Presupuestario a instalar debe ser compatible con el sistema
contable, de manera tal que cada partida presupuestaria tenga su correlativa
en la contabilidad.
Un programa presupuestario será más eficaz en la medida en que se puedan
asignar adecuadamente las responsabilidades, para lo cual,
necesariamente tendrá que contar con una estructura perfectamente definida.

3.- La importancia del Recurso Humano viene determinada por: a) la

capacidad para realizar la actividad y b) la repercusión que, sobre el proceso
presupuestario, tiene la conducta de quienes interviene en el mismo, esto es,
el papel que desempeñan dentro del proceso de presupuestal los factores de
motivación y de comportamiento del personal que labora en dicha actividad; c)
la participación sirve de motivación a los individuos, confiriéndoles un poder
decisorio en sus respectivas áreas de responsabilidad.

2.- Las Funciones del Comité de Presupuesto.

Las funciones del Comité de presupuesto estarán en función del tipo y tamaño
de la empresa.
En Empresas pequeñas: Cuando las operaciones empresariales no son
complejas y son de tamaño reducido, el trabajo presupuestal es
responsabilidad del departamento de Contabilidad, en cuyo caso la jefatura
asume las siguientes funciones:

a.- Sostener reuniones con la dirección general y con las jefaturas de

cada departamento con el fin de conocer sus apreciaciones respecto al
sistema y las políticas de la organización.

b.- Revisar el sistema de contabilidad de costos, fijar criterios en torno

a la intervención de los diferentes departamentos y diseñar los métodos y
formatos que se aplicarán en la fase del control.

c.- Difundir la técnica del presupuesto en los niveles operativos y

capacitar al personal sobre el adecuado manejo de las cédulas
presupuestarias.

d.- Presentar informes periódicos que permitan cotejar los resultados

previstos y los reales, analizar las desviaciones y sus causas y sugerir los
correctivos pertinentes.

En las Empresas grandes: Si la empresa tiene una estructura organizacional

compleja y maneja operaciones comerciales de grandes proporciones a nivel
nacional e internacional, se sugiere la constitución de un comité de
presupuestos que asuma las siguientes funciones:
 a.- Recibir los presupuestos parciales de cada departamento
presentados por el director de presupuesto, analizarlos y plantear las
observaciones necesarias.
b.- Aprobar el presupuesto general de la empresa
c.- Considerar y aprobar los cambios propuestos al presupuesto general
apenas se inicien las operaciones que lo generaron.
d.- Recibir y estudiar los informes sobre los presupuestos previstos y
ejecutados.

3.- Instrucciones para elaborar el presupuesto, en cada área funcional

La dirección general o estratégica de la unidad de presupuesto, es la

responsable de transmitir a cada área de actividad las instrucciones generales,
para que éstas puedan diseñar los planes, programas y presupuestos; ello es
debido a que las directrices fijadas a cada área de responsabilidad, o área
funcional, dependen de la planificación estratégica y de las políticas generales
de la empresa.

A partir de las directrices recibidas, y aceptadas, cada responsable elaborará

el presupuesto considerando las distintas acciones que deben emprender para
poder cumplir los objetivos enmarcados. Sin embargo, conviene que al
preparar los planes correspondientes a cada área de actividad, se planteen
distintas alternativas que contemplen las posibles variaciones que puedan
producirse en el comportamiento del entorno, o de las variables que vayan a
configurar los planes. A través de fases interactivas sucesivas, cada uno de
los niveles jerárquicos consolida los distintos planes, programas y
presupuestos aceptados en los niveles anteriores.