Gestão Eletrônica de Documentos: Armazenamento

de Arquivos

Gestão Eletrônica de Documentos, Digitalização e Estratégia de

Armezanamento Digital

Uma das principais questões a ser levantadas quando um projeto de gestão eletrônica
de documentos ( GED ) está para ser implantado, com certeza é a estratégia que vai ser
empregada no armazenamento do acervo. O plano a ser escolhido e implantado depende de
vários fatores tais como:
• Tipo Predominante de Documento : O tipo predominante de mídia tem uma forte
influência nesta decisão. Se o tipo predominante dos documentos for texto por
exemplo, vamos precisar de um espaço de armazenamento muito menor do que se o
tipo predominante for de arquivos de imagem. As taxas de compactação de texto são
muito maiores que imagens e figuras, quando realizamos a digitalização de
documentos. Quanto mais complexos for o tipo padrão de documento produzido pela
empresa, maior será a necessidade de espaço para armazenar as mídias durante o
processo de gestão eletrônica de documentos.
• Nível de Segurança Requerido pelos Documentos: O nível de segurança e restrição
dos documentos também é um fator muito importante, quanto mais segurança
demandarem os documentos maior deve ser a preocupação com fatores tais como
níveis de acesso, backup ( cópia de segurança ) e encriptação. A complexidade do
sistema de segurança é diretamente proporcional a quantidade de espaço que vamos
precisar para o nosso sistema de GED.
• Centralização / Descentralização do Sistema: A opção por centralizar ou
descentralizar os documentos em um mais servidores e também de disponibilizar os
documentos na rede local de computadores ou então na Internet também é muito
importante na hora de se escolher a estratégia de armazenamento dos arquivos para a
gestão eletrônica de documentos, já que de um modo geral, ter um servidor rodando na
Web tem um maior custo que ter um servidor na rede local.
 Mídias Eletrônicas e a Digitalização de Documentos
Hoje no mercado existem diversos tipos de mídias eletrônicas, cada qual com suas vantagens e
desvatagens. Capacidade, preço e durabilidade são os principais fatores a serem levados em conta. Obviamente,
quando estamos implantando um sistema personalizado de gestão eletrônica de documentos podemos combinar
diversos tipos de mídias num mesmo contexto. Abaixo uma tabela indicando o tempo de vida util médio de
diversos tipos de mídia:
Tipo de Mídia Durabilidade
Fita Cassete 1-2 anos
Filme/Microfilme de 8mm 5-10 anos
Filme/Microfilme de 4mm 10 anos
Cartuchos 3480 12 anos
CD-ROM ( gravado a laser ) 15 anos
CD-ROM ( prensado ) 20 anos
DVD-ROM ( gravado a laser ) 18 anos
DVD-ROM ( prensado ) 25 anos
Disco Optico-Magnético 30 anos
Hard Disk ( HD ) ( depende da tecnologia ) 10-35 anos
Disco W.O.R.M. 90-100 anos

Estratégias Básicas para Armazenamento e Gestão Eletrônica de

Documentos
Existem
três estratégias fundamentais que podem ser empregadas no processo de
armazenamento digital de documentos:
• Sistema COM ( Computer Outfit Microfilm ): Sistema onde armazenamento das
informações geradas pelo sistema de GED são armazenadas predominantemente em
microfilmes.
• Sistema COLD ( Computer Outfit Laser Disk ): Sistema mais utilizado hoje em
dia, devido ao baixo custo das mídias opticas. Neste sistema os dados digitalizados
produzidos pelo sistema de gestão eletrônica de documentos são armazenados
predominantemente em mídias opticas ( CDs, DVDs, etc… )
• Sistema COMD ( Computer Outfit Magnetic Disk ): Sistema mais caro, porém o
mais eficiente. Nele toda a informação gerada pelo sistema de GED é armazenada em
mídias tais como Hard Disks, Discos Optico-Magnéticos ou então Discos WORM.
• Sistema COMM ( Computer Outfit Multiple Media ): Sistema hibrido, nele a
informação produzida pelo sistema de gestão eletrônica de documentos é armazenada
em diversos tipos diferentes de mídia, dependendo da importância da informação e
também do tempo que ela necessita de ser armazenada.