CARTILLA INTERACTIVA.

PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
COMERCIALES.
 PRESENTADO POR:
TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL
FICHA: 1620410
2
 Lenguaje oral 17
Contenido Lenguaje escrito 17
Lenguaje de gestos 17
TÉCNICAS DE REDACCIÓN 6 LAS LENGUAS EN EL MUNDO 17
PALABRAS SILABAS Y LETRAS 18
LA COHERENCIA 6 EL SUSTANTIVO 18
COHESIÓN Y CONCORDANCIA 6 CLASES DE SUSTANTIVOS 18
EL PÁRRAFO 6 Sustantivo común 18
LOS CONECTORES 7 Sustantivo propio 18
LA ORTOGRAFÍA 7 Sustantivo concreto 19
REGLAS DE ORTOGRAFÍA: 7 Sustantivo abstracto 19
PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS 8 Sustantivos individuales 19
CARTAS 9 Sustantivo colectivo 19
MEMORANDOS 9 GENERO DEL SUSTANTIVO 19
Alternativa 1 9 NÚMERO DEL SUSTANTIVO 20
Alternativa 2 9 EL ARTÍCULO 20
Alternativa 3 10 CACOFONÍA 20
CIRCULARES 10 ADJETIVO 20
ACTAS 10 CALIFICATIVO 21
CERTIFICADOS 11 DETERMINATIVOS 21
CONSTANCIAS 11 GRADOS DEL ADJETIVO 21
HOJA DE VIDA 11 PRONOMBRES 21
PRONOMBRES PERSONALES 22
DEMOSTRATIVOS 22
GRAMÁTICA 11
POSESIVOS 22
EL VERBO 22
NIVELES DE LA ORTOGRAFÍA 12 EL ADVERBIO 23
FONÉTICA 13 Funciones del Adverbio: 23
MORFOLOGÍA 13 LAS PREPOSICIONES 23
SINTAXIS 14 LAS CONJUNCIONES 25
FONÉTICA ARTICULATORIA 14 LA INTERJECCIÓN 25
FONÉTICA ACÚSTICA 14 Clases de Interjección 26
FONÉTICA Y FONOLOGÍA 15 SIGNOS DE PUNTUACIÓN 26
SEMÁNTICA 15 LA ORACIÓN GRAMATICAL 27
EL ESTUDIO DE LAS PALABRAS 15 Oración Simple 27
SINONIMIA 16 Oraciones Predicativas 28
ANTONIMIA 16 Oraciones Compuestas 28
POLISEMIA 16
HOMONIMIA 16
MECANET 28
LENGUAJE 16
CLASES DE LENGUAJE 17
3
TECLADO GUÍA 29 EL MEMORANDO 59
MANO IZQUIERDA 29
MANO DERECHA 29 TIPOS 59
POSTURA CORPORAL, 30 ESTILOS 60
PARTES 60
ERGONOMÍA 30
CIRCULAR 63
PRINCIPIOS BÁSICOS 31
ENFERMEDADES DE ERGONOMÍA 32 PARTES DE LA CIRCULAR 65
DORSALGIA 32
CIFOSIS 32
LA CONSTANCIA 67
EPICONDILITIS 32
SÍNDROME DEL TÚNEL CARPIANO 32
DEDO DE GATILLO 33 TIPOS 67
PAUSAS ACTIVAS 33 PARTES 68
SALUD OCUPACIONAL 33 ESTILOS 68
FUNCIONES DE LA SALUD OCUPACIONAL 34 EJEMPLOS 68

GLOSARIO TÉCNICO DE PRODUCCIÓN DE EL CERTIFICADO 69

DOCUMENTOS 35
TIPOS 69
HOJA MEMBRETADA 47 PARTES 69
ESTILOS 70
EJEMPLOS 70
MODELO 1 48
MODELO 2 48
MODELO 3 48 INFORMES 71

LA CARTA 49 CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA

PRESENTACIÓN 71
UTILIZACIÓN DEL INFORME 71
TIPOS DE CARTAS 50
CLASES DE INFORMES 72
PARTES 52
INFORME CORTO 76
ESTILOS 53
INFORME EXTENSO 78

COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA
ACTA 79
54

TIPOS 80
PASOS PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA: 54

HOJA DE VIDA 81
4
COMPONENTES 81
RECOMENDACIONES 81
TIPOS 81
CRONOLÓGICO 81
FUNCIONAL 82
COMBINADA 82

TARJETAS PROTOCOLARIAS 82

DOCUMENTOS CONTABLES 86

DOCUMENTOS LEGALES 92

5
TÉCNICAS DE REDACCIÓN
Las técnicas de redacción son
fundamentales para la expresión
escrita. Con la redacción se
comunican y transmiten mensajes
(ideas, sentimientos) y se expresan
fenómenos de manera ordenada
mediante signos comunes entre
emisor y receptor.
La Coherencia
Es una propiedad de los textos bien
formados que permite concebirlos
como entidades unitarias, de
manera que las diversas ideas
secundarias aportan información
relevante para llegar a la idea
principal, o tema, de forma que el
lector pueda encontrar el
significado global del texto.
Ejemplo:
 Teatro a las seis.
 Un programa de Radio Nacional
de España.
 La Galatea.
 Idea original: Francis Bacca
 Adaptación: Juana Peña
 Trigésimo capítulo
6
Cohesión y concordancia
Tipos de concordancia
Concordancia entre el sustantivo y
adjetivo que consiste en la igualdad
del género y el número de estas dos
categorías gramaticales.
Concordancia entre el verbo de una
oración y el sustantivo, núcleo del
sintagma nominal. En este caso la
igualdad debe ser de número y
persona.
Ejemplo:
 Salón Amplio
 Salones Amplios
 Casa Limpia
 Casas Limpias
El Párrafo
Es un escrito que se considera
como unidad en la cual se
desarrolla determinada idea que
presenta una información de
manera organizada, coherente y
suficiente para poder separarlo
mediante una pausa que se indica
con el punto y aparte.
Ejemplo:
 la niña está comiendo su helado
con su mamá después de haber
ido al parque, más tarde los
alcanzará su papá. Su papá
probablemente llegue tarde
debido a que hay mucho tráfico.
Los Conectores
Son elementos que unen cosas,
ideas, palabras o frases entre sí.
 Adición: Y, también, además,
por otra parte, sobre todo, otro
aspecto.
 Aposición: pero, sin embargo,
por el contrario, aunque, no
obstante.
 Causa efecto: porque, por
consiguiente, por esta razón,
puesto que, por lo tanto, de modo
que, por eso, en consecuencia,
esto indica.
 Tiempo: después, más tarde,
antes, seguidamente entre tanto,
posteriormente, ahora, luego.
 Ampliación: por ejemplo, en
otras palabras, es decir.
 Comparación: tanto como, del
mismo modo, igualmente, de la
misma manera, así mismo, de
igual modo.
7
 Énfasis: sobretodo, ciertamente,
lo que es peor.
 Resumen o finalización:
finalmente, en suma, en
conclusión, para conclusión, etc.
La Ortografía
La ortografía es el conjunto de
normas que regulan la escritura.
Forma parte de la gramática
normativa ya que establece las
reglas para el uso correcto de las
letras y los signos de puntuación.
Reglas de ortografía:
 Reglas de la b y la v, como por
ejemplo: Se escribe con b, el
sonido final -bir de los infinitivos
y todas las formas de estos
verbos, excepto hervir, servir y
vivir y sus compuestos.
Se escriben con v las formas de los
verbos que no tienen ni v ni b en su
infinitivo: tuve, estuve, anduvieron,
vayamos (se exceptúan las
terminaciones -ba, -bas, -bamos, -
bais, -ban del pretérito imperfecto
de indicativo).
Tubo —la pieza cilíndrica—; y tuvo
—la forma del verbo tener—.
 De entre las reglas ortográficas
de la h destacamos esta:
Se escriben con h todas las
palabras que empiezan por el
diptongo ue: hueco, huelga, huella,
huérfano, huerto.
Onda —sustantivo con el que nos
referimos a una ondulación—; y la
honda —el adjetivo que significa
profundo—.
 Reglas ortográficas de la g y la j
puedes resolver todas las dudas
que surgen cuando el sonido g/j
precede a e o a i, por el momento
te recordamos que:
La g con la e y la i tiene sonido
gutural fuerte (como en gente o en
gigante); para representar ese
mismo sonido suave, se coloca una
u muda entre la g y la e o la i:
guerra, guiso… cuando esa u
intermedia suena se escribe con
diéresis, como en pingüino.
Y que se escriben con j las formas
verbales con sonido je, ji, si los
infinitivos correspondientes no
llevan ni gni j: distrajimos de
distraer, dedujimos de deducir,
dijimos de decir, etc.
 Reglas de ortografía de la y, i, m
y n como, por ejemplo:
Se
escribe i
al
principio
de
palabra
cuando
va
seguido de consonante, y y cuando
va seguida de vocal: invierno, yate.
8
El prefijo in- se convierte en im-
antes de b y p (imborrable,
imposible), en ir- si la palabra a la
que precede empieza por r
(irrepetible, irreal), o pierde la n
delante del (ilegal, ileso).
 Reglas ortográficas de la r, rr, d,
z, x y s:
Se escribe rr siempre que vaya
entre dos vocales, aunque sea una
palabra compuesta cuya forma
simple lleve una sola r: vicerrector,
contrarréplica, etc.
Se escribe d al final de la segunda
persona del plural del imperativo:
comprad, apuntad, llevad.
Se escriben con x las preposiciones
latinas extra y ex (‘fuera de’):
extraterrestre, exportar, etc., pero
no aquellas palabras como
estrategia, estructura, estrado, etc.
que, aunque comienzan con estas
mismas secuencias no están
formadas por estas preposiciones.
Producción de Documentos
La producción documental
comprende los aspectos de origen,
creación y diseño de formatos y
documentos conforme al desarrollo
de las funciones propias de cada
entidad o dependencia. Identificar
el tipo de documento a elaborar
según la necesidad.

Clases
Cartas
Alternativa 1
Es una
comunicación  Destinatario: Tratamiento,
que tiene Nombre y Cargo (ultimo
carácter separado por coma)
documental y
 Remitente: Nombre y Cargo,
utilizan las empresas para ponerse
(separados por coma)
en contacto con los clientes,
 Dos interlineas entre Para Y De
proveedores, entidades, etc. Tiene
importancia ya que contribuye a  Aquí se omite al final de texto el
crear una imagen de la empresa y nombre del remitente y solo
ayuda a coordinar actividades aparece la firma y no se traza
comerciales. ninguna línea.
Ejemplo:
Utilización
 PARA: Doctora Mayerli
 Informar sobre un hecho, Espitia, Administradora
expresar necesidades o hacer  DE: Astrid Martínez,
solicitudes. Gerente General
 Solucionar problemas que se  ASUNTO: Requerimiento
presenten en una organización. nómina
 Desarrollar, tramitar o agilizar un
asunto.
 Dar respuesta a una Alternativa 2
comunicación recibida
 Hacer llamados de atención  Destinatario: Tratamiento,
dentro de la empresa. Nombre y Cargo (ultimo
separado por coma)
Memorandos  Remitente: Cargo y
dependencia o cargo
Es aquel escrito que se una para  Dos interlineas entre Para y De.
intercambiar información entre  En este caso, la firma del
diferentes departamentos de una remitente aparece sobre el
empresa, con el propósito de dar a nombre al final del texto con
conocer alguna recomendación, mayúscula inicial y
indicación, instrucción, disposición, conservando el estilo elegido.
etc…
9
 contenido, dirigida a varios
destinatarios con un interés común.

Ejemplo:

 PARA: Doctora Mayerli Clases

Espitia, Administradora  La Circular General: va
 DE: Administración dirigida a un grupo
General especifico
 ASUNTO: Requerimiento  La Carta Circular: va dirigida
nómina en forma personalizada

Alternativa 3 Actas

 Destinatario: Cargo y Un acta es un documento cuyo

dependencia o cargo propósito es
 Remitente: Cargo y dejar
dependencia o cargo constancia
 En este caso, la firma del escrita de lo
remitente aparece sobre el tratado en una
nombre al final del texto con reunión y de los
mayúscula inicial y acuerdos
conservando el estilo alcanzados. La
elegido. redacción del acta corre a cargo de
una persona que actúa como
Ejemplo: secretario de la reunión y la firma su
presidente.
 PARA: Jefe Costos y
Se utilizan como evidencia de todo
Finanzas
lo acontecido y acordado en una
 DE: Jefe
reunión o situación específica.
Administración General
 ASUNTO: Requerimiento
Nómina
Clases

Circulares
 Actas de comités
 Actas de junta directiva
Es una comunicación interna o  Actas de entrega
externa de carácter general o  Actas de asamblea
normativo con el mismo texto o
 Actas de reuniones
administrativas
10
  Actas de concejo municipal deje asentado la concreción de
 Actas de eliminación de algún hecho en particular; no
documentos requiere solemnidad y puede ser
personal.
Certificados Hoja de vida

Es la relación de los datos

Es un documento en el cual una personales, la información laboral,
entidad o una persona debidamente académica, la experiencia y
autorizada acreditan un hecho, de competencias de una persona.
tal manera que se garantiza la
autenticidad.
Características
Características
 Se recomienda que cada
 Redactar de forma clara, organización establezca los
precisa y concreta un datos necesarios de acuerdo con
documento. la particularidad de perfil y
 Tener un escrito respetuoso operación de la persona, como
y cortes. un formato o formulario, el cual
 Utilizar los formatos puede conservarse en forma
establecidos por cada física o digital.
organización.
 Para su presentación se
Clases aconseja que la información sea
clara, precisa y veraz.
 Certificado de asistencia.
 Certificado de participación
y organización en un curso.
 Certificado de resultados
académicos.
 Certificado que acredite la
experiencia profesional.
 Certificado de docencia en
curso o seminario. GRAMÁTICA

Constancias
Se denomina gramática a la Ciencia
que tiene como objeto de estudio a
Es un documento escrito de los componentes de una lengua y
carácter probatorio en el cual se sus combinaciones. El concepto
11
halla su origen en el término en latín entre ellas; la semántica que gira en
gramática y hace referencia, por torno a la construcción de las
otra parte, al arte de dominar una expresiones; y finalmente la
lengua de modo correcto, tanto etimología gracias a la cual se
desde el habla como con la analiza el origen de las palabras
escritura. que conforman la lengua en
La gramática, por lo tanto, se puede
definir como el grupo de principios,
reglas y preceptos que rigen el
empleo de un lenguaje (al respecto,
hay que decir que cada lenguaje
posee su propia gramática). Como
ciencia, está contemplada como
parte de la lingüística.

Niveles de la Ortografía

 Fonético-Fonológico.
 Sintáctico-Morfológico.
 Léxico-Semántico. cuestión.
 Pragmático. Los que comenzaron a plantear y
desarrollar la gramática fueron:
Podemos establecer, por tanto, que
cuando se estudia la gramática de
un idioma en concreto se aborda el
mismo desde varios puntos de
vista. Así, en primer lugar, se
aprende todo lo relacionado con la
fonética que es la producción de los
sonidos. De la misma forma, se
hace hincapié en lo que es la
morfología, es decir, la construcción
de las palabras. No obstante, hay que dejar patente
Tampoco se pasará por alto la que el documento más antiguo
sintaxis del idioma que consiste en sobre gramática está datado en el
estudiar cómo se combinan las año 480 a.C en La India y fue
palabras y cómo son las relaciones
12
realizado por Pánini. El nombre de cuatro partes bien diferenciadas.
aquel es Astadhiaia. Conocer e identificar cada uno es
importante para ir avanzando hacia
Entre las distintas clases de
conceptos gramaticales más
gramática o enfoques en el análisis
complejos.
de esta disciplina pueden
mencionarse a la gramática de tipo Las partes son:
prescriptivo o normativo (presenta,
de manera autoritaria, las reglas de Fonética
uso para un lenguaje específico,
despreciando las construcciones no La fonética es la ciencia que
estandarizadas), la gramática estudia cómo se producen y se
descriptiva (describe el uso actual perciben los sonidos de una lengua.
de una lengua, sin juzgar en forma
Esta parte de la gramática puede
prescriptiva), la gramática
estudiar, por ejemplo, la entonación
tradicional (las ideas acerca de la de una palabra determinada,
gramática que se han heredado de
Grecia y Roma), la gramática
funcional(que aporta una
perspectiva general en relación a la
organización de la lengua natural),
la gramática generativa (un
enfoque formal para el estudio
sintáctico de las lenguas) y
la gramática formal (que aparecen
en lingüística computacional).
La ortografía, que de por sí ya es analizando las características que
bastante amplia, es solo una parte se requieren para pronunciar el
de los estudios gramaticales. término que se estudia.
La acentuación constituye un
ejemplo básico del campo fonético.

Morfología

El término morfología se trata de la

ciencia que estudia a la palabra y a
sus diversas formas. Analizar
morfológicamente una o varias
palabras significa identificar a qué
La ciencia de la gramática tiene

13
tipo de categoría gramatical órganos: los órganos de la
pertenece. respiración (pulmones, bronquios,
tráqueas), los órganos de la
Ejemplo: arroz, verdad, rompió fonación (parte superior de la
tráquea), y
La morfología se encarga de órganos de
estudiar que arroz es un sustantivo,
que verde es un adjetivo y que
rompió es la conjugación de un
verbo.

Sintaxis

Es la parte
de la
gramática articulación.
que estudia El aire pasa de los pulmones a los
la manera bronquios y después a la tráquea,
en que las en cuya parte superior se sitúa la
palabras se laringe. En la laringe, se sitúan las
unen y cuerdas vocales, dos músculos
combinan para formar oraciones. El flexibles que vibran con el paso del
manual de gramática de la Real tiempo de la respiración. Si las
Academia Española, señala cuerdas vocales se aproximan y
justamente que “se trata de una vibran, se producen los sonidos
disciplina de naturaleza sonoros. Por el contrario, si las
combinatoria. cuerdas vocales no vibran y dejan
pasar el aire libremente, se
producen los sonidos sordos.
Fonética articulatoria
Fonética acústica
En la producción del sonido
articulado intervienen tres clases de

Nos referimos a que la fonética

acústica estudia los fenómenos
relacionados con las características
físicas del sonido y su transmisión.

14
Estudia la duración, intensidad,
altura o agudeza de los sonidos del
lenguaje.
Fonética y fonología
En primer lugar, la fonética y
fonología son dos ciencias que se
ocupan del estudio de los sonidos.
Como tal, la fonética se encarga de
estudiar los sonidos que pronuncian
la voz humana, específicamente su
formación, características y unidades más pequeñas, llamadas
singularidades.
Por otra parte, la fonología es la
ciencia lingüística que estudia los
fonemas, es decir, la
representación mental que todos
tenemos de los sonidos.
Semántica
La semántica es el estudio del
significado de las palabras.
Por ejemplo, algunos términos
pueden clasificarse en función de
su significado:
15
Los siguientes sustantivos tienen
un sentido común:
 Alegría
 Sabiduría
 Templanza
Es posible realizar un análisis
semántico de muchas formas.
La finalidad de la semántica es
descomponer el significado en
semas o rasgos semánticos, estos
permiten segmentar el significado
de las palabras, y diferenciar
palabras de significado parecido y
palabras de significado opuesto.
Por otro lado, la semántica
lingüística se encarga de estudiar la
denotación y connotación de las
palabras, cuando el mensaje se
expresa objetivamente, se dice que
su significa es denotativo y, cuando
a la comunicación objetiva se le
añade alguna valoración personal
mediante gestos o entonación, se
habla de que su significado es
connotativo.
El Estudio de las Palabras
Se dividido en:
Sinonimia corresponde tanto a un animal
como a la pata del mueble.

Homonimia

Es la semejanza de significados, las

palabras homónimas presentan
variación en la escritura.

LENGUAJE

Se produce cuando un mismo
significante se puede expresar con
varios significantes.
Antonimia
Es un sistema de comunicación
estructurado para el que existe un
contexto de uso y ciertos principios
combinatorios formales. Existen
contextos tanto naturales como
artificiales.

La antonimia
viene de
antónimo, es
decir, una
relación de opuestos entre dos
palabras; cuando se presenta una
antonimia se está haciendo un
contraste o comparación entre dos
palabras completamente opuestas Desde un punto de vista más
o contrarias. amplio, el lenguaje indica una
característica común a los humanos
Polisemia para demostrar sus experiencias y
comunicarlas a otros mediante el
Se origina uso de símbolos, señales y sonidos
cuando un registrados por los órganos de los
significante sentidos. Los seres humanos
le corresponde varios significados, desarrollan un lenguaje complejo
es el caso de la palabra pata, le que se expresa con secuencias
sonoras y signos gráficos.
16
 No todos los hombres hablan de la
Clases de lenguaje misma manera. Tienen lenguas
diferentes. En el mundo hay más de
tres mil lenguas diferentes. La
Lenguaje oral lengua española la usamos los
españoles, mexicanos, argentinos,
chilenos, etc. formando la
Usamos el lenguaje oral cuando comunidad de hispanohablantes.
hablamos o escuchamos, utilizando Entre las lenguas más habladas por
palabras. millones de personas están el
chino, el inglés, el ruso, el español
y otros.

Lenguaje escrito
Usamos el lenguaje escrito cuando
escribimos o leemos. Nos servimos
de la escritura.
En el mundo occidental el inglés y
Lenguaje de gestos el español son las dos lenguas más
importantes por el número de
habitantes y su extensión
geográfica.

Nos podemos comunicar con

gestos (lenguaje mímico), señales
visuales y señales acústicas.

Las lenguas en el mundo

17
Palabras Silabas y Letras El Sustantivo

En el dibujo vemos muchos seres:

personas (niño, niña, señora,
señor), animales (palomas) y
plantas (árboles) Todos estos
seres reciben en gramática el
nombre de sustantivos.
Nombre o sustantivo es la palabra
que designa a los seres vivos
La palabra: es la expresión de una (personas, animales, vegetales) los
idea. Hablar es expresar lo que objetos y los conceptos. Ejemplos:
pensamos por medio de palabras, niño, paloma, árbol, cuadro y
están formadas por sílabas o grupo alegría.
de letras que se pronuncian de una
sola vez. Clases de sustantivos
Por
ejemplo: la Sustantivo común
palabra
árbol tiene Designa a todos los seres de una
dos sílabas misma clase, como por ejemplo
"ár-bol". Las sílabas están perro, profesor y botella.
formadas por letras. La palabra Generalmente se refiere a
"árbol" tiene cinco letras. La sílaba personas, animales y seres
"ar" tiene dos letras. animados.
Silabas: es una letra o un grupo de
letras que se pronuncian de una Sustantivo propio
sola vez. Ejemplo: "árboles" tiene
tres sílabas: ár - bo - les.

También llamado nombre propio, es

aquél sustantivo que sirve para
individualizar a una persona,

18
animal, periodo o lugar en concreto,
del resto de los del mismo género.
Sustantivo concreto
Es un término que alude a algo
material, capaz de ser percibido a
través de los sentidos. Esta
característica diferencia a los
sustantivos concretos.
Sustantivo abstracto
Son aquellos que se
refieren a cosas que
no podemos
percibir con los
sentidos. Los sustantivos
abstractos se refieren a ideas o
sentimientos que pertenecen a este
universo y que corresponden a
nociones o conceptos que habitan
nuestros pensamientos y muchas
veces tienen que ver con la
imaginación.
Sustantivos individuales
Es aquel que se refiere a todas las
cosas, personas, o animales, de
19
modo unitario en su forma singular,
aunque éstos puedan pasar al
plural gramaticalmente.
Sustantivo colectivo
Son aquellos sustantivos que
aluden a un conjunto de seres, ya
sean animales, personas o cosas,
que pertenecen a un mismo grupo,
clase o categoría.
Genero del Sustantivo
En el dibujo vemos un niño y una
niña jugando. Niño es del género
masculino y niña del femenino.
Género es un accidente gramatical
que nos indica el sexo de las
personas, de los animales y el que
se atribuye a las cosas.
Son masculinos los nombres de
varón, de animales machos y los de
cosas que admiten el artículo el o el.
Ejemplos: el niño, el balón, Pedro,
el canario, el bolígrafo.
Son femeninos todos los nombres
de mujer, de animales hembras y
los de cosas que admiten el artículo
el o el. Ejemplos: la niña, la comba,
Isabel, la golosina, la pizarra.
Son neutras las palabras aquel objeto determinado ya y
sustantivadas que pueden llevar el conocido del que habla y del que
artículo lo. Ejemplos: lo útil, lo bello, escucha. Al decir dame libros, no se
lo poco. determina cuáles; pero cuando se
dice dame los libros, el artículo los
Número del Sustantivo expresa que se piden ciertos libros.

Cacofonía

En el dibujo observamos una

La cacofonía es un sonido
sombrilla y una mesa (singular) y
desagradable que resulta de unir
varias personas (plural). También
dos vocales iguales. Los
hay una casa (singular) con varias
sustantivos femeninos en singular
columnas (plural).
que empiezan por "a" acentuada y
El número señala si la palabra se
por "ha acentuada ¿con tilde o sin
refiere a un solo ser o a varios. Se
ella? llevan el artículo "el" para
divide en dos partes singular y
evitar la cacofonía.
plural.
Ejemplos: el águila, el agua, el área,
El Artículo el hada, el hambre, el hacha.

Es una parte de la oración que sirve Adjetivo

principalmente para circunscribir la
Es una parte de la oración o clase
extensión en que ha de tomarse el
de palabra que complementa un
nombre al cual se antepone,
sustantivo para calificarlo; expresa
haciendo que este, en vez de
características o propiedades
abarcar toda la clase de objetos a
atribuidas a un sustantivo.
que es aplicable, exprese tan solo

20
Calificativo Posesivos, Demostrativos,
Indefinidos, Numerales,
Interrogativos, Exclamativos,
Relativo.

Grados del Adjetivo

En el dibujo vemos los tres grados
del adjetivo calificativo: positivo,
comparativo y superlativo.

Para expresar con mayor o menor

intensidad las cualidades de los
sustantivos que califican, los
adjetivos pueden tener distintas
formas,
Son los más frecuentes ya que llamadas
señalan una cualidad del grados del
sustantivo, ya sea concreta o adjetivo. Los
abstracta. Por ejemplo: “El coche es grados son
azul” incluye un adjetivo calificativo tres: positivo,
(“azul”) que refiere a una comparativo y
característica concreta (el color del superlativo.
“coche”).
 El grado
positivo indica simplemente la
cualidad del sustantivo. Ejemplo:
calle ancha.
Determinativos  El grado comparativo expresa la
cualidad del sustantivo en
comparación con otro. Ejemplo:
este coche es más rápido que
aquél.
 El grado superlativo expresa la
cualidad del sustantivo en el más
alto grado. Ejemplo: la película
es divertidísima.

Pronombres

Expresan una relación del En la frase "Estas sandías son pura

sustantivo en cuanto al espacio, la miel", la palabra "estas" es un
cantidad, el número y pueden ser: adjetivo demostrativo que
21
acompaña al nombre "sandías". La escucháis, vosotras habáis,
señora dice: "A mi dame éstas". La ustedes dicen.
palabra "estas" no acompaña a • La tercera es aquella de quien se
sandías y es un pronombre. En el habla: él canta, ella cose, ellos
segundo juegan, ellas saltan.
recuadro
vemos el Demostrativos
cartel que
dice: "Bar. Es el que señala algo o alguien y lo
Seis churros identifica en función de la distancia
por veinte espacial o temporal que lo separa
pesetas" y un del hablante.
dice: "Yo de ésos quiero doce". La
palabra "ésos" se refiere a churros,
pero esta palabra no está escrita. Posesivos
Por tanto, "ésos" es un pronombre.

Pronombre es la parte de la oración

que sustituye al nombre para evitar
su repetición. Ejemplos: Estas
sandías (adjetivo), a mí deme éstas
(pronombre); este libro (adjetivo),
mi libro es éste (pronombre).

Pronombres personales

Son los que sustituyen a personas.

No los confundas con los artículos.
Ejemplos: El niño canta (artículo), él Son los que sustituyen al nombre,
canta (pronombre personal), indicando posesión o pertenencia.
Montse y Juan plantan fresas, tú y Ejemplos: esta pelota es la tuya,
yo plantamos fresas (pronombres aquel coche es tuyo, este perrito es
personales). mío.
Las personales gramaticales son
tres:
El Verbo
• La primera es la que habla: yo
leo, nosotros leemos, nosotras Es la parte de la oración o categoría
jugamos. léxica que expresa acción,
• La segunda es la que escucha: tú movimiento, existencia,
hablas, usted piensa, vosotros consecución, condición o estado
22
del sujeto. Sintácticamente
representa una predicación. En la
oración, el verbo conjugado
funciona como el núcleo sintáctico
del predicado (si el verbo está en
una forma conjugada ocupará en
general la posición del núcleo del
sintagma de tiempo, y si no de un
sintagma verbal ordinario).
El Adverbio
El adverbio es la parte invariable de
la oración que sirve para modificar
al verbo, al adjetivo o a otro
adverbio.
Funciones del Adverbio:
a) El adverbio califica o determina
al verbo.
Ejemplos: te esperaré allí, Luis
canta bien, el águila vuela
23
pausadamente, el perro juega
mucho, nos hemos encontrado hoy.
b) El
adverbio
puede
modificar
el
significado de un adjetivo.
Ejemplos: era una casa bastante
vieja (bastante modifica al adjetivo
vieja). Lutero es tristemente
célebre, el jardín es muy hermoso.
c) El adverbio también puede
modificar a otro adverbio.
Ejemplos: Montse hablaba muy
bien (muy modifica al adverbio
bien), mi hermano ha llegado
bastante pronto (bastante modifica
al adverbio pronto).
Las Preposiciones
La Preposición es la parte
invariable de la oración que sirve
para unir o relacionar otras
palabras. Ejemplos: día de lluvia,
Arturo va por la calle, mesa de
madera.
A: expresa un movimiento real o
figurado hacia algo. Ejemplos: voy a
Lisboa, amo a Dios.
ANTE: expresa la posición "delante
de". Ejemplo: la montaña se levanta
ante nosotros.
BAJO: expresa la posición "debajo
de". Ejemplo: se escondió bajo de la
ducha.
CABE: significa "cerca de" o "junto
a". Está en desuso.
CON: indica compañía. Ejemplo:
voy con mis amigos.
CONTRA: expresa oposición.
Ejemplo: César luchó contra sus
enemigos.
DE: indica posesión, materia,
origen. Ejemplo: este bolso es de mi
mamá, este vaso es de cristal, este
coche lo han traído de Alemania.
DESDE: indica el principio de una
distancia o de un tiempo. Ejemplo:
desde el mes pasado, viajaremos
desde Teruel a Valencia.
EN: expresa una idea de reposo en
el tiempo o en un lugar. Ejemplo:
estamos en Aragón, estamos en el
mes de junio.
24
ENTRE: indica que algo está en
medio de dos cosas. Ejemplo:
Zaragoza está entre Madrid y
Barcelona.
HACIA: señala una dirección.
Ejemplo: voy hacia el sur.
HASTA: indica el fin de un recorrido
o de un tiempo. Ejemplo: ha llegado
hasta la esquina, te esperaré hasta
las seis de la tarde.
PARA: expresa el fin o el destino de
una acción. Ejemplo: estudio para
formarme en una profesión, lo hago
para ti.
POR: expresa la causa. Ejemplo:
esto ha ocurrido por tu culpa.
SEGÚN: expresa que una cosa
está en conformidad con otra.
Ejemplo: según me dices, es
verdad.
SIN: expresa privación. Ejemplo:
muñeca sin brazos.
SO: expresa la posición "debajo
de". Está en desuso.
SOBRE: expresa la posición de
"encima de". Ejemplo: el sombrero
se pone sobre la cabeza.
TRAS: expresa la idea "después
de". Ejemplo: tras la tempestad
viene la calma.

Las Conjunciones
La Conjunción es la parte invariable
de la oración que sirve para unir dos
oraciones entre sí o dos palabras.
25
La
Interjección
En el dibujo vemos que el público
vitorea al torero diciendo: ¡ea!,
¡bravo! y ¡oolé! Estas palabras son
interjecciones.
Se llama interjección la palabra que
sirve para expresar sentimientos de
alegría, tristeza, dolor, deseo, etc.
Ejemplos: ¡a!, ¡oh!, ¡ay!
Clases de Interjección

Signos de Puntuación

Son aquellos caracteres

ortográficos que nos ayudan a leer

y escribir mejor. Estos signos de

puntuación son herramientas para
el lector con el fin de tener una
mayor comprensión lectora de los
textos.

26
 a) Oraciones copulativas: son
La Oración Gramatical las que llevan los verbos ser,
estar o parecer. El predicado
La oración es la palabra o conjunto se compone de un verbo
de palabras con las que se copulativo y el atributo.
expresa una idea con
sentido completo.
Generalmente está formada
por un sujeto y un
predicado. El elemento
esencial de la oración es el
verbo.

Oración Simple

Es la que tiene un solo

sujeto y un solo predicado.
Ejemplo: Pedro estudia.

Las oraciones simples

pueden ser copulativas y
predicativas.
27
 Ejemplos: "Dios es
omnipotente". El sujeto es
"Dios", el verbo copulativo es
"es" y el atributo es
"omnipotente".
b) Oraciones predicativas: son
las que llevan el resto de los
verbos. Ejemplo: el perro
ladra.
Oraciones Predicativas
Son las que el verbo constituye por
sí mismo el predicado. Ejemplo: el
perro ladra. Las oraciones
predicativas pueden ser: transitivas,
intransitivas, pasivas, pasivas
reflejas, reflexivas, recíprocas,
unipersonales e impersonales.
Oraciones Compuestas
Son aquellas que tienen más de un
verbo conjugado en forma personal,
28
también se las conoce como
oraciones complejas. Además de la
anterior clasificación, también
existe un tipo adicional de oración
compuesta, la adjuntaba, que suma
una proposición adjunta,
normalmente una interjección o un
vocativo, a otra proposición.
MECANET
Es un programa que nos
proporcionará el método adecuado
para aprender a mecanografiar
rápidamente desde casa sin
requerir apuntarnos a costosas
clases o academias. El método de
aprendizaje que ofrece MecaNet es
el adecuado para soltarnos en el
teclado y escribir rápido y con
seguridad como verdaderos
profesionales. Mediante repetitivas
prácticas donde combinaremos
pulsaciones de teclas, logaremos
asimilar las lecciones en un corto
periodo de tiempo. Una vez
dominemos las fases de destreza
con los dedos y teclas,
avanzaremos al tecleado de
palabras y posteriormente al de
textos.
En todas las prácticas ofrecidas por
MecaNet contaremos con un
teclado virtual para poder situarnos,
donde cada tecla cuenta con un
color diferente que corresponde al
que debe pulsarse. También
podremos realizar un seguimiento
de nuestros progresos en
mecanografía, creando para ello un Mano derecha
perfil de usuario en MecaNet.

 Dedo meñique en la letra Ñ

Teclado Guía
Para comenzar, la posición de los
dedos en el teclado es la siguiente:
Los dedos deben colocarse en la
posición inicial para poder escribir
correctamente. Los dedos deben
colocarse así
Mano izquierda
 Dedo anular en la letra L
 Dedo medio en la letra K
 Dedo índice en la letra J
 Dedo pulgar en la barra
espaciadora, Cada dedo aprieta
la tecla de acuerdo a la columna
que le toca en el teclado
Como se muestra en el siguiente
gráfico:

 Dedo meñique en la letra A

 Dedo anular en la letra S
 Dedo medio en la letra D
 Dedo índice en la letra F
 Dedo pulgar en la barra
espaciadora

29
Postura Corporal, Ante
teclado.
Si queremos aprender
mecanografía al tacto es necesario
pasar algunas horas delante del
teclado, por ello es muy importante
la postura que se adopta, tanto para
evitar la fatiga como para escribir
correctamente. Hay que tener en
cuenta las siguientes
recomendaciones:
• La espalda debe permanecer
recta.
• Los brazos deben estar casi
pegados al cuerpo y los codos
han de formar un ángulo recto
con él. Para ello debe vigilarse la
altura de la mesa y de la silla. Si
estas alturas no van en
consonancia, la escritura no será
relajada y eso repercutirá en la
salud personal y en el trabajo.
• Las manos y sobre todo los
dedos deben estar relajados; se
recomienda mantenerlos
ligeramente doblados y dejarlos
descansar sobre el teclado.
• No teclear con fuerza.
• La cabeza debe estar alta, para
evitar lesiones en el cuello, y la
vista, dirigida al texto que se está
escribiendo y no al teclado; hay
que recordar que el método
seguido es la escritura al tacto;
por tanto, no se debe mirar el
teclado.
el • Los ojos deben estar a una
distancia de 45 a 60 cm del
monitor, atril o documento
correspondiente. Es aconsejable
que el ángulo visual esté
comprendido entre 10 y 25°
respecto a la horizontal.
ERGONOMÍA
La ergonomía es el estudio del
trabajo en relación con el entorno
en que se lleva a cabo (el lugar de
trabajo) y con quienes lo realizan
(los trabajadores). Se utiliza para
determinar cómo diseñar o adaptar
el lugar de trabajo al trabajador a fin
de evitar distintos problemas de
salud y de aumentar la eficiencia.
En otras palabras, para hacer que
el trabajo se adapte al trabajador en
lugar de obligar al trabajador a
adaptarse a él. Un ejemplo sencillo
es alzar la altura de una mesa de
trabajo para que el operario no
tenga que inclinarse
innecesariamente para trabajar. El
30
especialista en ergonomía, la tarea que va a realizar a fin de
denominado ergonomista, estudia que ésta se lleve a cabo
la relación entre el trabajador, el cómodamente, sin problemas y
lugar de trabajo y el diseño del eficientemente.
puesto de trabajo.
Si el puesto de trabajo está
Principios Básicos diseñado adecuadamente, el
trabajador podrá mantener una
postura corporal correcta y cómoda,
lo cual es importante porque una
postura laboral incómoda puede
ocasionar múltiples problemas,
entre otros:
• lesiones en la espalda;
• Estudiar la configuración del
• aparición o agravación de una
puesto y de las condiciones de
LER;
trabajo.
• problemas de circulación en las
• Adaptar las exigencias de la
piernas.
tarea a las capacidades del
hombre. Las principales causas de esos
problemas son:
• Concebir las máquinas, equipos
e instalaciones con un máximo • asientos mal diseñados;
rendimiento, precisión y
seguridad. • permanecer en pie durante
mucho tiempo
• Adaptar el ambiente (luz, ruido,
temperatura…), a las • tener que alargar demasiado los
necesidades del hombre en su brazos para alcanzar los objetos;
puesto de trabajo. • una iluminación insuficiente que
El Puesto de Trabajo obliga al trabajador a acercarse
demasiado a las piezas.
Es importante que el puesto de
trabajo esté bien diseñado para
evitar enfermedades relacionadas
con condiciones laborales
deficientes, así como para asegurar
que el trabajo sea productivo. Hay
que diseñar todo puesto de trabajo
teniendo en cuenta al trabajador y
31
Enfermedades de Ergonomía Epicondilitis

Dorsalgia

Es la inflamación de los tendones

que une los músculos del
Es un dolor intenso en la región antebrazo, y de la mano con el
dorsal en la columna vertebral. Se epicóndilo. Es una lesión de codo
presenta, habitualmente, en común de las personas que se
personas que trabajan por periodo
dedican a actividades de
largos frente a un escritorio o que
movimiento repetitivo de la muñeca
no cuentan con una silla
y o el uso constante del mouse y el
ergonómica, suele confundirse con teclado de la computadora sin
un simple dolor de espalda, el cual contar con el apoyo correcto.
puede esparcirse a los costados del
pecho. Síndrome del Túnel Carpiano
Cifosis

Es una curvatura de la columna Se trata de un problema común que

vertebral. Se presenta como una afecta a la mano y a la muñeca,
deformación que afecta a las consiste en la presión ejercida
personas que trabajan por tiempos sobre el nervio mediano, el nervio
prolongados en sillas que no de la muñeca que proporciona
cuentan con la ergonomía sensibilidad y movimiento a partes
necesaria. de la mano. Es común su aparición
en personas que trabajen utilizando
32
herramientas de mano o vibratorias. ayudan a reducir la fatiga laboral,
Es una lesión que puede ir asociada trastornos osteomusculares y
a la tendinitis, cuando al inflamarse prevenir el estrés.
el tendón comprime el nervio
mediano.
Principalmente ocasiona
entumecimiento y hormigueo, en el
pulgar y los tres dedos siguientes, o
la palma de la mano; debilidad o
atrofia muscular en la mano y los
dedos que dificulta el agarre de
objetos; dolor en mano y muñeca
que se puede irradiar hasta el codo;
así como problemas de
coordinación para la realización de
movimientos precisos.

Dedo de Gatillo Salud Ocupacional

Se origina por flexión repetida del
dedo, o por mantener doblada la
falange distal del dedo mientras
permanecen rectas las falanges
proximales.
Pausas Activas
Las pausas activas son breves
descansos durante la jornada
laboral que sirven para recuperar
energía, mejorar el desempeño y
eficiencia en el trabajo, a través de
diferentes técnicas y ejercicios que
33
Es el conjunto de actividades
asociado a disciplinas
multidisciplinarias, cuyo objetivo es
la promoción y mantenimiento del
más alto grado posible de bienestar
físico, mental y social de los
trabajadores de todas las
profesiones promoviendo la
adaptación del trabajo al hombre y
del hombre a su trabajo.
• Protección exhaustiva y
promoción de la salud de los
trabajadores por medio de un
sistema de prevención de
enfermedades y accidentes
ocupacionales y a través de la
eliminación de todos los factores
y condiciones que forman un
 riesgo para la salud y seguridad
en el trabajo.
• Desarrollo y promoción del
trabajo, ambiente laboral y
condiciones saludables y de Higiene, factores físicos, y
seguros para cada trabajador sin
excepción alguna.
• Aumento significativo en el
bienestar físico, mental y social
para los trabajadores y apoyo en
el desarrollo y sostenimiento de
su capacidad para trabajar, así
como también en su desarrollo
profesional y social en el trabajo.
• Facilitar a todos los trabajadores
la posibilidad de desarrollar una
vida social normal
económicamente productiva y
ademas a contribuir
positivamente en el desarrollo
sostenible de la Sociedad.
Funciones de la Salud
Ocupacional
• la alta dirección de cada
empresa, así como los
representantes de los
trabajadores en la empresa
sobre estos factores.
• Analiza el trabajo desde el punto
de vista de las consideraciones
psíquicos y recomienda la
gerencia en cuanto a la mejor
manera de que el empleado se
adapte al tipo de trabajo que
desempeña.
y
• Vigila todos los factores que
puedan afectar la salud de los
trabajadores y recomendar a
Vigila las instalaciones respecto
al estado de higiene y salubridad
y las otras facilidades para el
bienestar de los trabajadores en
la compañía tales como cocinas,
comedores, servicios sanitarios,
etc. Vela por las adecuadas
condiciones de estos servicios.
• Exámenes ocupacionales,
periódicos y específicos,
incluyendo cuando sea
necesario, biológicos y
radiológicos, según sea exigido
legalmente.
34
• Vigilancia de la adaptación al Glosario Técnico De
trabajo de los empleados, en Producción De Documentos
particular trabajadores
discapacitados, en concordancia
con las habilidades físicas, A
participación activa en trabajos
ACCESO A LOS ARCHIVOS.
de rehabilitación y re-
Derecho de los ciudadanos a
entrenamiento.
consultar la información que
conservan los archivos públicos, en
los términos consagrados por la
Ley.
ACCESO A LOS DOCUMENTOS
ORIGINALES. Disponibilidad de los
documentos de archivo mediante
los instrumentos de consulta de la
información.
• Consejo individualizado y
específico para cada trabajador y ACERVO DOCUMENTAL.
analizar los problemas derivados Conjunto de los documentos de un
del trabajo analizado. archivo.
• Consejo a trabajadores y ADMINISTRACION DE
empresarios sobre temas de ARCHIVOS. Operaciones
reubicación de trabajadores. administrativas y técnicas
relacionadas con la planeación,
• Tratamiento de emergencia.
dirección, organización, control,
• Entrenamiento de primeros evaluación, conservación,
auxilios. preservación y servicios de todos
los archivos de una institución.
• Educación y orientación al
personal de las empresas en ALMACENAMIENTO DE
salud e higiene. DOCUMENTOS. Depósito de los
documentos en estantería, cajas,
• Compilación y revisión periódica
archivadores, legajos, etc., para su
de datos estadísticos en cuanto
conservación física y con el fin de
a condiciones de salud en la
ser extraídos posteriormente para
empresa.
su utilización.
• Investigación en temas de salud
ARCHIVO. Conjunto de
ocupacional, dentro de cualquier
documentos, sea cual fuere su
centro laboral.
35
fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural
por una persona o institución
pública o privada, en el transcurso
de su gestión.
ARCHIVO ACTIVO. Aquel con
valores primarios cuyo uso es
frecuente.
ARCHIVO ADMINISTRATIVO.
Conjunto de principios, métodos y
procedimientos orientados a lograr
una eficiente organización y
funcionamiento delos archivos.
ARCHIVO CENTRAL. Unidad
administrativa donde se agrupan
documentos transferidos o
trasladados por los distintos
archivos de gestión de la entidad
respectiva, una vez finalizados su
trámite, que siguen siendo vigentes
y objeto de consulta por las propias
oficinas y los particulares en
general.
ARCHIVO DE GESTION. Aquel en
el que se reúne la documentación
en trámite en busca de solución a
los asuntos iniciados, sometida a
continua utilización y consulta
administrativa por las mismas
oficinas u otras que las soliciten.
ARCHIVO DEL ORDEN
DEPARTAMENTAL. Archivo
integrado por fondos documentales
procedentes de organismos del
orden departamental y aquellos que
recibe en custodia.
36
ARCHIVO DEL ORDEN
DISTRITAL. Integrado por fondos
documentales de los organismos
del orden distrital y aquellos que
recibe en custodia.
ARCHIVO DEL ORDEN
MUNICIPAL. Integrado por fondos
documentales producidos por
organismos del orden municipal y
aquellos que recibe en custodia.
ARCHIVO DEL ORDEN
NACIONAL. Integrado por los
fondos documentales procedentes
de los organismos del orden
nacional y aquellos que recibe en
custodia.
ARCHIVO GENERAL DE LA
NACION. Desde el punto de vista
institucional y de acuerdo con la
categoría de archivos oficiales, es
el establecimiento público
encargado de formular, orientar y
controlar la Política Archivística a
nivel nacional. Es el organismo de
dirección y coordinación del
Sistema Nacional de Archivos.
ARCHIVO HISTORICO. Aquel al
cual se transfiere la documentación
del archivo central o del archivo de
gestión que, por decisión del
correspondiente comité de
archivos, debe conservarse
permanentemente, dado el valor
que adquiere para la investigación,
la ciencia y la cultura.
ARCHIVO HISTORICO ESPECIAL.
Es el constituido por fondos
documentales referidos a épocas, ARCHIVISTA. Persona
lugares o personas determinadas especializada en el manejo de los
de la historia regional y nacional; archivos.
entre otros se puede mencionar.
ASISTENCIA TECNICA. Prestación
Archivo Histórico de Antioquia,
de servicios por personal
Archivo Regional de Boyacá,
especializado en diferentes áreas
Archivo Central del Cauca, Archivo
del quehacer archivístico.
Histórico de Cartagena de Indias y
Archivo Histórico del Magdalena AUTENTICACION DE
Grande. DOCUMENTOS. Es la autorización
o legalización de documentos por
ARCHIVO OFICIAL. Es el
parte del funcionario competente
conformado por documentos
para revestirlos de ciertas formas y
oficiales.
solemnidades, según lo establecido
ARCHIVO PRIVADO. Es el por la Ley.
conformado por documentos
AUTOMATIZACION. Aplicación de
privados.
los medios tecnológicos a los
ARCHIVO PRIVADO DE INTERES procesos de almacenamiento y
PÚBLICO. Aquel que, por su valor recuperación de la información
para la historia, la investigación, la documental.
ciencia y la cultura es de interés
público y es declarado como tal.
C
ARCHIVO PÚBLICO. Conjunto de
documentos pertenecientes a CARPETA. Cubierta con la que se
entidades oficiales y aquellos que resguardan los documentos para su
se deriven de la prestación de un conservación.
servicio público por entidades
privadas, así como los archivos CATALOGO. Instrumento de
privados, declarados de interés consulta que describe los
público. documentos seleccionados de uno
o varios fondos, tomando en cuenta
ARCHIVO TOTAL. Concepto que un criterio determinado.
hace referencia al ciclo vital de los
documentos. Proceso integral de la CERTIFICACION DE
formación del archivo en su ciclo DOCUMENTOS. Documento que
vital. Producción o recepción, da fe de la presencia de
distribución, consulta, retención, determinados datos en los
documentos de archivo.
almacenamiento, preservación y
disposición final.
37
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. COMITE ASESOR. Grupo de
Etapas sucesivas por las que especialistas y expertos en el
atraviesan los documentos desde campo de la archivística y
su producción o recepción en la disciplinas afines, que recomiendan
oficina y su conservación temporal, sobre procedimientos y procesos
hasta su eliminación o integración a tanto administrativos como
un archivo permanente. técnicos.
CLASIFICACION. Labor intelectual COMITE DE ARCHIVO. Grupo
de disposición de cualquier asesor de la alta dirección,
elemento según un esquema, plan responsable de definir las políticas,
o marco preestablecido. Puede ser. los programas de trabajo y la toma
Clasificación de fondos en el interior de decisiones en los procesos
de un depósito de archivo. administrativos y técnicos de los
archivos.
Clasificación de piezas en el interior
de un fondo. COMITE EVALUADOR DE
DOCUMENTOS. Órgano asesor
Clasificación de documentos
del Archivo General de la Nación,
individuales en el interior de una
encargado de estudiar los asuntos
pieza.
relacionados con el valor
CLASIFICACION DOCUMENTAL. secundario de los documentos.
Labor intelectual mediante la cual
COMITE EVALUADOR DE
se identifican y establecen las
DOCUMENTOS DEL
series que componen cada
DEPARTAMENTO. Órgano asesor
agrupación documental (fondo,
del Consejo Departamental de
sección y subsección), de acuerdo
Archivos, encargado de estudiar los
a la estructura orgánico-funcional
asuntos relativos al valor
de la entidad.
secundario de los documentos.
CODIGO. Sistema de signos y
COMITE TECNICO. Grupo de
combinaciones de signos, cada uno
profesionales calificados que
de los cuales representa ciertos
asesoran la normalización de
datos previamente convenidos.
terminología, instrumentos y
COLECCION DE ARCHIVO. procesos técnicos archivísticos.
Reunión artificial de documentos,
CONSERVACION DE ARCHIVOS.
formada por un individuo, familia o
Conjunto de medidas adoptadas
institución.
para garantizar la integridad física
de los documentos que alberga un
archivo.
38
CONSERVACION DE los fondos, cualquiera que sea la
DOCUMENTOS. Conjunto de titularidad de los mismos.
medidas tomadas para garantizar el
buen estado de los documentos.
Puede ser preventiva o de D
intervención directa.
DEPURACION. Operación por la
Métodos utilizados para asegurar la cual se separan los documentos
durabilidad física de los que tienen valor permanente de los
documentos, por medio de que no lo tienen.
controles efectivos incluyendo los
atmosféricos. DEPOSITO DE ARCHIVO. Espacio
destinado a la conservación de los
CONSULTA DE DOCUMENTOS. documentos en una institución
Derechos de los usuarios de la archivística.
entidad productora de documentos
y de los ciudadanos en general a DESCRIPCION DOCUMENTAL.
consultar la información contenida Es el proceso de análisis de los
en los documentos de archivo y a documentos de archivo o de sus
obtener copia de los mismos. agrupaciones, materializado en
representaciones que permitan su
COPIA. Reproducción puntual de identificación, localización y
otro documento. recuperación de su información
para la gestión o la investigación.
COPIA AUTENTICADA. Es la
reproducción de un documento, DESCRIPTOR. Término al cual se
refrendada por el funcionario asigna un significado específico y
competente para revestirlo de que se utiliza como elemento de
ciertas formas y solemnidades entrada para la búsqueda
según lo establecido por la Ley y sistemática de la información.
que le confieren la fuerza jurídica
del original. DIPLOMATICA. Reglas para
conocer y distinguir documentos
CUADERNO. Conjunto de solemnes y auténticos.
documentos cosidos en forma de
libro. DISPOSICION FINAL DE
DOCUMENTOS. Selección de los
CUSTODIA DE DOCUMENTOS. documentos en cualquiera de sus
Responsabilidad jurídica que tres edades, con miras a su
implica por parte de la institución conservación temporal,
archivística la adecuada permanente o a su eliminación.
conservación y administración de
39
DOCUMENTO. Información
registrada, cualquiera sea su forma
o el medio utilizado.
DOCUMENTO DE ARCHIVO.
Registro de información producida
o recibida por una persona o
entidad en razón a sus actividades
o funciones, que tiene valor
administrativo, fiscal o legal, o valor
científico, económico, histórico o
cultural y debe ser objeto de
conservación.
DOCUMENTO ACTIVO. Es aquel
utilizado habitualmente con fines
administrativos.
DOCUMENTO ESENCIAL
(Documento Vital). Es aquel
necesario para el funcionamiento
de un organismo y que por su
contenido informativo y testimonial
garantiza el conocimiento de las
funciones y actividades del mismo
aún después de su desaparición,
por lo tanto, posibilita la
reconstrucción de la historia
institucional.
DOCUMENTO HISTORICO.
Documento único que por su
significado jurídico, autográfico o
por sus rasgos externos y su valor
permanente para la dirección del
Estado, la Soberanía Nacional, las
relaciones internacionales, las
actividades científicas, tecnológicas
y culturales, se convierte en parte
del patrimonio histórico
especialmente valioso para el país.
DOCUMENTO INACTIVO. Aquel
que ha dejado de emplearse con
fines administrativos y legales.
DOCUMENTO OFICIAL. El que
produce, posee o maneja una
entidad estatal.
DOCUMENTO PRIVADO. El
perteneciente a personas naturales
y jurídicas, entidades, instituciones
y organizaciones que no tienen
carácter oficial.
DOCUMENTO SEMIACTIVO. Es
aquel cuyo uso administrativo y
legal es ocasional.
DUPLICADO. Segundo ejemplar o
repetido del mismo tenor literal que
el primero. Puede ser simple o
autenticado.
E
ELIMINACION. Es la destrucción
de los documentos que han perdido
su valor administrativo, jurídico,
legal, fiscal o contable y que no
tienen valor histórico o que carecen
de relevancia para la ciencia y la
tecnología.
ENCUADERNACION. Cubierta
para proteger documentos cosidos
o pegados, en forma de libro.
ESTANTE. Mueble con anaqueles y
entrepaños para colocar
y documentos en sus respectivas
unidades de conservación.
40
EXPEDIENTE. Conjunto de FONDO. Totalidad de las series
documentos relacionados con un documentales de la misma
asunto, que constituyen una unidad procedencia o parte de un archivo
archivística. Unidad documental que es objeto de conservación
formada por un conjunto de institucional formada por el mismo
documentos generados orgánica y archivo, una institución o persona.
funcionalmente por una oficina
FUENTE PRIMARIA DE
productora en la resolución de un
INFORMACION. Información
mismo asunto.
original no abreviada ni traducida;
se llama también fuente de primera
mano.
F
FUNCION ARCHIVISTICA.
FACSIMIL. Reproducción idéntica
Conjunto de actividades
de un documento, logrado a través
relacionadas con la totalidad del
de un medio mecánico, fotográfico
quehacer archivístico, desde la
o electrónico.
elaboración del documento hasta
FECHAS DE ACUMULACION. su eliminación o conservación
Fechas intermedias encontradas en permanente.
un expediente.
FECHAS EXTREMAS. Se refiere a
G
la fecha más antigua y a la más
reciente que pueden encontrarse GESTION DE DOCUMENTOS.
en un expediente o en cualquier Conjunto de actividades
unidad documental. administrativas y técnicas,
tendientes al eficiente, eficaz y
FOLIO. Hoja de libro, de cuaderno
efectivo manejo y organización de
o de expediente, al que
la documentación producida y
corresponden dos páginas. Número
recibida por una entidad desde su
que indica el orden consecutivo de
origen hasta su destino final, con el
las páginas de un libro, folleto,
objeto de facilitar su consulta,
revista.
conservación y utilización.
FOLIO RECTO. Primera cara de un
GUIA. Instrumento que describe
folio, cuya numeración se aplica
genéricamente fondos
solamente a ésta.
documentales de uno o varios
FOLIO VUELTO. Segunda cara de archivos, indicando las
un folio y a la cual no se le escribe características fundamentales de
numeración. los mismos. Organismos que los
41
originan, secciones y series que los INSTRUMENTO DE CONSULTA.
forman, fechas extremas y volumen Documento sobre cualquier
de la documentación. soporte, publicado o no, que
relaciona o describe un conjunto de
unidades documentales con el fin
H de establecer un control físico,
administrativo o intelectual de los
HERALDICA. Técnica que estudia mismos, que permita su adecuada
los escudos de armas o blasones, localización y recuperación.
analizando su origen, rasgos Dependiendo de la fase de
simbólicos, evolución y significado tratamiento archivístico de los
socio-jurídico. documentos de la que deriven los
instrumentos, se pueden distinguir.
Instrumentos de control (fases de
I identificación y valoración) e
IDENTIFICACION DOCUMENTAL. instrumentos de referencia (fases
Primera etapa de la labor de descripción y difusión).
archivística que consiste en INSTRUMENTO DE CONTROL. Es
indagar, analizar y sistematizar las aquel que se elabora en las fases
categorías administrativas y de identificación y valoración. Por lo
archivísticas en que se sustenta la tanto, pueden ser instrumentos de
estructura de un fondo. control, entre otros, en la fase de
INDICE. Lista alfabética o numérica identificación los siguientes.
de términos onomásticos, Ficheros de organismos, ficheros
toponímicos, cronológicos y de tipos documentales, repertorios
temáticos, contenidos tanto en los de series, cuadros de clasificación,
propios documentos como en los registros topográficos; y en la fase
instrumentos de descripción. de valoración. Relaciones, tablas
de retención documental, registros
INDICE CRONOLOGICO. Listado generales de entrada y salida,
consecutivo de fechas. relaciones y actas de eliminación,
INDICE ONOMASTICO. Listado de informes, relaciones de testigos
nombres propios. resultantes de muestreo.

INDICE TEMATICO. Listado de INVENTARIO. Es el instrumento

temas o descriptores. que describe la relación sistemática
y detallada de las unidades de un
INDICE TOPONIMICO. Listado de fondo, siguiendo la organización de
sitios o lugares. las series documentales. Puede ser

42
esquemático, general, analítico y
preliminar.
L numéricos, topográficos, temáticos,
LEGAJO. En los archivos históricos
es el conjunto de documentos que
forman una unidad documental.
LEGISLACION ARCHIVISTICA. Es
el conjunto de normas que
oficializan la conservación, el
acceso, la protección y la
organización de los archivos en un
país.
M ORDENACION. Operación de unir
MANUSCRITO. Documento escrito
a mano.
MAPA. Representación gráfica -con
convenciones- de un espacio.
MARCA DE AGUA. Señal distintiva
usada por los fabricantes de papel
o mandada hacer por una entidad al
momento de elaborar el papel.
MICROFILMACION. Técnica que
permite fotografiar documentos y
obtener pequeñas imágenes en
película.
MICROFILME. Fotografía en
película generalmente de 16 o 35
milímetros, utilizada en
reproducción de documentos
MUESTREO. Operación por la cual
se conservan ciertos documentos
43
de carácter representativo o
especial. Se efectúa durante la
selección hecha con criterios
alfabéticos, cronológicos,
entre otros.
N
NORMALIZACION. Someter una
actividad u objeto a norma, o sea a
un modelo, tipo, patrón o criterio
dado.
O
los elementos o unidades de un
conjunto relacionándolos unos con
otros, de acuerdo con una unidad-
orden establecida de antemano. En
el caso de los archivos, estos
elementos serán los documentos o
las unidades archivísticas dentro de
las series.
ORDENACION DOCUMENTAL.
Ubicación física de los documentos
dentro de las respectivas series en
el orden previamente acordado.
ORGANIGRAMA. Representación
gráfica de la estructura orgánica de
algún tipo de organización o
entidad, que indica las distintas
oficinas o unidades administrativas
que conforman una entidad u
organismo.
ORGANIZACION DE ARCHIVOS. PRINCIPIO DE ORDEN
Conjunto de operaciones técnicas y ORIGINAL. Ordenación interna de
administrativa cuya finalidad es la un fondo documental manteniendo
agrupación documental relacionada la estructura que tuvo durante el
en forma jerárquica con criterios servicio activo.
orgánicos o funcionales para
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA.
revelar su contenido.
Conservación de los documentos
ORGANIZACION DE dentro del fondo documental al que
DOCUMENTOS. Proceso naturalmente pertenecen.
archivístico que consiste en el
Principio fundamental de la teoría
desarrollo de un conjunto de
archivística que establece que los
acciones orientadas a clasificar,
documentos producidos por una
ordenar y signar los documentos de
institución u organismo no deben
una entidad.
mezclarse con los de otros.
ORIGINAL. Documento producido
PROTOCOLO. Serie ordenada de
directamente por su autor, sin ser
escrituras originales y otros
copia.
documentos notariales, que los
escribanos y notarios autorizan con
formalidades.
P
PROYECTO DE DESCRIPCION
PATRIMONIO ARCHIVISTICO.
DE ARCHIVOS. Formulación de
Conjunto de archivos conservados
actividades en el tiempo, que
en el país y que forman parte
contemplan los criterios y métodos
esencial de su patrimonio
a seguir en la selección y
administrativo, cultural e histórico.
descripción de una determinada
PATRIMONIO DOCUMENTAL. unidad archivística, con el fin de
Conjunto de documentos obtener instrumentos de consulta
conservados por su valor normalizados para la investigación
sustantivo, histórico o cultural. con base en fuentes primarias. El
plan contempla, entre otros
PIEZA DOCUMENTAL. Unidad aspectos, evaluación de
mínima que reúne todas las requerimientos de descripción,
características necesarias para ser tipos documentales a elegir,
considerada documento. Pueden unidades archivísticas, evaluación
ser ejemplos de piezas de criterios para determinación de
documentales, entre otros: un acta, términos descriptivos, aspectos
un oficio, un informe. físicos de los documentos a tener

44
en cuenta y formas de captura y permanecer en el archivo de
automatización de los datos propios gestión o en el archivo central, tal
de la descripción archivística. como se consigna en la tabla de
retención documental.
PRODUCCION DOCUMENTAL.
Recepción o generación de
documentos en una unidad
S
administrativa en cumplimiento de
sus funciones. SECCION. Es una subdivisión del
fondo, integrada por un conjunto de
documentos generales, en razón de
R esa subdivisión orgánico-funcional.
REGISTRO DE DOCUMENTOS. SELECCION DOCUMENTAL.
Anotación de los datos del Proceso mediante el cual se
documento en los modelos de determina el destino final de la
control. documentación, bien sea para su
eliminación o su conservación
REGISTRO TOPOGRAFICO.
parcial o total.
Instrumento de control que
relaciona correlativamente el SERIE DOCUMENTAL. Conjunto
contenido de cada una de las de unidades documentales de
unidades de conservación, estructura y contenido
indicando su posición exacta en un homogéneos, emanados de un
depósito de archivo. mismo órgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de
REGLAMENTO DE ARCHIVOS.
sus funciones específicas.
Son los lineamientos generales
Ejemplos: Hojas de Vida o Historias
administrativos y técnicos, para dar
Laborales, Contratos, Actas,
cumplimiento a diversas
Informes, entre otros.
disposiciones de Ley.
SERVICIOS DE ARCHIVO.
REPROGRAFIA. Conjunto de
Proceso mediante el cual se pone a
procedimientos destinados a la
disposición de los usuarios la
multiplicación foto técnica y la
documentación de una entidad, con
policopia de documentos, mediante
fines de información.
técnicas como la fotografía, la
fotocopia y el microfilm. SIGNATURA TOPOGRAFICA.
Numeración correlativa por la que
RETENCION DE DOCUMENTOS.
se identifican todas las unidades de
Es el plazo en términos de tiempo
conservación de un depósito.
en que los documentos deben
45
SISTEMA NACIONAL DE TOMO. Volumen de cierta
ARCHIVOS. Programa Especial extensión, en el cual están
orientado al logro de la cooperación encuadernados varios documentos
interinstitucional de los archivos, a en forma separada y con
través de planes y programas para paginación propia.
alcanzar objetivos comunes de
TOPONIMIA. Estudio del origen y
desarrollo y consolidación del
significación de los nombres
sector archivístico, coordinado por
propios de un sitio o lugar.
el Archivo General de la Nación.
TRANSCRIPCION. Procedimiento
para reproducir con exactitud un
T documento. Puede ser textual,
facsimilar o actualizada
TABLA DE RETENCION
gramaticalmente.
DOCUMENTAL. Listado de series y
sus correspondientes tipos TRANSFERENCIAS
documentales, producidos o DOCUMENTALES. Remisión de
recibidos por una unidad los documentos del archivo de
administrativa en cumplimiento de gestión al central y de este al
sus funciones, a los cuales se histórico de conformidad con las
asigna el tiempo de permanencia tablas de retención documental
en cada fase de archivo. adoptadas.
Las tablas de retención documental
pueden ser generales o específicas
U
de acuerdo a la cobertura de las
mismas. Las generales se refieren UNIDAD ADMINISTRATIVA.
a documentos administrativos Unidad técnico-operativa de una
comunes a cualquier institución. institución.
Las específicas hacen referencia a
documentos característicos de UNIDAD ARCHIVISTICA. Conjunto
cada organismo. de piezas o tipos documentales.
Puede ser unidad archivística, entre
TIPO DOCUMENTAL. Unidad otras: un expediente. (Véase
Documental Simple. expediente).
TIPOLOGIA DOCUMENTAL. UNIDAD DE CONSERVACION.
Estudio de las diferentes clases de Cuerpo que contiene en forma
documentos que pueden adecuada una unidad archivística.
distinguirse según su origen y Pueden ser unidades de
características diplomáticas.
46
conservación entre otras. Una caja,
un libro o un tomo.
UNIDAD DOCUMENTAL. Unidad
de análisis en los procesos de
identificación y caracterización
documental. La unidad documental
puede ser simple cuando está
constituida por un sólo documento o
compleja cuando lo constituyen
varios formando un expediente.
V tienen este valor se conservan
VALOR ADMINISTRATIVO. Aquel
que posee un documento para la
administración que lo originó o para
aquella que le sucede, como
testimonio de sus procedimientos y
actividades.
VALOR CONTABLE. Es la utilidad
o aptitud de los documentos que
soportan el conjunto de cuentas,
registros de los ingresos y egresos
y de los movimientos económicos
de una entidad pública o privada.
VALOR FISCAL. Es la utilidad o
aptitud que tienen los documentos
para el tesoro o hacienda pública.
VALOR JURIDICO. Aquel del que
se derivan derechos y obligaciones
legales regulados por el derecho
común.
VALOR LEGAL. Aquel que tienen
los documentos que sirven de
testimonio ante la ley.
47
VALOR PRIMARIO. Es el que
tienen los documentos mientras
sirven a la institución productora y
al iniciador, destinatario o
beneficiario del documento, es
decir, a los involucrados en el tema
o en el asunto.
VALOR SECUNDARIO. Es el que
interesa a los investigadores de
información retrospectiva. Surge
una vez agotado el valor inmediato
o primario. Los documentos que
permanentemente.
VALORACION DOCUMENTAL.
Proceso por el cual se determinan
los valores primarios y secundarios
de los documentos con el fin de
establecer su permanencia en las
diferentes fases de archivo.
HOJA MEMBRETADA
Se trata de un papel o una hoja de
papel. Pero a diferencia de las
básicas que todos conocemos, las
llamadas hojas membretadas
cuentan con una peculiaridad.
Suelen llevar algunos diseños o
bien, logotipos impresos en ellas.
Gracias a esta identidad visual, las
empresas pueden colocar tanto sus
direcciones como sus correos
electrónicos u otros datos que
faciliten su identificación. Todos
estos datos suelen ocupar poco
espacio, para dejar libre el resto de Modelo 2
la hoja.
Sabiendo todo esto, no está de más
que también conozcas para qué
sirve realmente. Pues es muy
LOGOTIPO Y
sencillo: tanto para pedidos como
DATOS DE LA
para presupuestos o cartas, pueden
EMPRESA
ser hechos en este tipo de papeles.
Por lo que tanto los médicos, como
grandes empresas o abogados
suelen usar mucho las hojas
membretadas. Su fin es aportar un
documento con más credibilidad
donde aparece información básica
del lugar.

Modelo 3
Modelo 1

LOGOTIPO

LOGOTIPO
DE FONDO

Logo: El logotipo de la empresa o

compañía suele estar presente.
Puede hacerlo en una esquina
DATOS DE superior de la hoja, donde se vea
LA EMPRESA
48
pero que no llame demasiado la
atención.
Datos de la empresa: A pie de
página, se pueden colocar los datos
de la empresa. En cuanto a datos
nos referimos al nombre, así como
a la dirección o teléfonos.
Logotipo de fondo: En ocasiones
podemos ver cómo hay un logotipo
en toda la hoja. Pero cierto es que
tendrá que contar con una opacidad
muy baja para que todo lo que
escribamos en el papel se pueda
leer a la perfección.
Área del texto: A pesar de todos los
detalles, el área de escritura o de
texto es el más importante de una
hoja membretada. Deberá ocupar la
mayor parte de la misma.
Tamaño: Hay que tener en cuenta
el tamaño de las hojas
membretadas. En este caso, serán
tamaño carta.
Papel: Busca un papel ligero en el
que no haya problemas para poder
imprimir sobre él ni tampoco a la
hora de escribir.
Los colores: Aunque las puedes ver
en blanco y negro, también
contamos con una selección de
colores a elegir. Pero si es tu
elección, recuerda que deben ser
siempre colores pastel, muy claros,
para que la información que
añadamos se vea nítida.
49
LA CARTA
La carta es un medio a través del
cual una persona o institución se
comunica con otra remitiéndole un
mensaje que bien puede estar
escrito en un papel o en un medio
digital.
La carta de papel suele ir doblada
en un sobre cerrado, en cuyo frente
aparecen el nombre y dirección del
destinatario, mientras que en el
reverso se encuentran el nombre y
la dirección del remitente.
La carta digital, por su parte, propia
de las nuevas tecnologías de la
información y la comunicación,
hace referencia a todas aquellas
comunicaciones electrónicas
semejantes a la carta, que se
producen sobre todo en los correos
electrónicos y otros medios
digitales; debe estar escrita con
coherencia, organización y claridad,
y debería estar escrita en un
lenguaje apropiado y conciso, con
una actitud de cortesía o
amabilidad, y corrección
ortográfica, puesto que la finalidad
de toda carta es, por lo general,
causar una reacción favorable en el
destinatario.
La carta comercial es una
comunicación escrita que cursa una
empresa con otra empresa, una
empresa con una persona natural o
una empresa con sus empleados.
La comunicación es interna cuando Tipos de cartas
se da entre la empresa y sus
empleados. Ejemplo: memorandos, Existen fundamentalmente dos
circulares internas y solicitudes de tipos de carta según su grado de
los empleados. formalidad:

La comunicación es externa cuando • La carta informal, que es el tipo

se da entre personas de varias de carta que se envía a amigos,
empresas. Ejemplo: una empresa familiares y conocidos con los
solicita a otra envió de materia cuales tenemos una relación
prima. próxima.

MÁRGENES • La carta formal, que es aquella

que se emplea en
Los márgenes de una carta comunicaciones profesionales o
comercial están sujetos a la institucionales que revisten cierta
extensión de la carta: importancia o gravedad.
Superior 3 ó 4 cm
Izquierdo 3 ó 4 cm Dependiendo de la formalidad o
Derecho 2 ó 3 cm informalidad de la carta, es
Inferior 2 ó 3 cm conveniente adaptar el tipo de
lenguaje a la situación de
Interlineado de 1,0. Párrafo solemnidad, gravedad o distensión.
justificado
Tipos según la intención: estos dos
tipos de cartas, además, se
4cm
subdividen en otros estilos de carta
dependiendo de su intencionalidad.
Por ejemplo:

• Carta abierta, que está dirigida a

3cm
una persona específicamente,
4cm
pero que puede hacerse pública
por el interés que reviste el tema
en ella tratado.
• Carta de petición, para solicitar
algún favor.
• Carta de invitación, para
extender un convite a una
3cm persona.
• Carta de presentación, es la que
se dirige a un potencial
50
 empleador para hacer una breve
exposición de nuestros intereses  Logotipo: Símbolo que
profesionales, nuestras identifica a una empresa.
fortalezas y potencial.
• Carta de pésame, para  Razón social: Nombre que
manifestar nuestras identifica a una empresa.
condolencias a una persona con
motivo de la muerte de un ser  Nit. o Rut: número de
querido para el destinatario. identificación tributario ó
• Carta de disculpa, para expresar registro único tributario.
nuestras excusas ante un
comportamiento o conducta o En la zona 2:
impropia de nuestra parte.
• Carta de justificación, para Se escribe la dirección, teléfono,
explicar nuestras razones para fax, e-mail, apartado aéreo, ciudad
actuar de determinada manera. y país si se requiere.
• Carta de felicitación, para
expresar nuestros parabienes a ZONA 1
otra persona.
• Carta de recomendación, para
mostrar nuestro respaldo y
confianza hacia una persona.
• Carta de exhortación o consejo,
para manifestarle a alguien lo
que pensamos y lo que
opinamos en determinada
situación.

Modelos
Para efectos de esta norma se
establecen dos modelos para la
diagramación de la papelería así:
ZONA 2
 Modelo 1: Comprende tres
zonas;

o En la zona 1:

Se escribe el membrete que es la  Modelo 2: Tiene dos zonas:

inscripción impresa del conjunto de
datos que identifican a una persona o En la zona 1 y 2: se escriben los
natural o jurídica; así: datos del remitente (logotipo,
51
 razón social, Nit, dirección,
teléfono, fax, e-mail, apartado
aéreo, ciudad y país si se
requiere).
o En la zona 3: se deja libre para
el sello de registro o fecha de
recibo.
Palabras completas, no utilizar
abreviaturas.
o Teléfono
Se escriben los tres primeros
números y después de dos en dos.

ZONA
ZONA 3
1y2

o Ciudad

 Asunto: mayúscula inicial,

Partes máximo de 5 palabra.

 Saludo:
Las cartas convencionalmente
contienen cierta información de  Texto
importancia tanto para el emisor
como para el receptor.  Despedida,
Puede ser corta o larga.
 Fecha y lugar donde fue escrita
 Datos del remitente
 Datos del destinatario o Nombre y cargo.
o Tratamiento
o Nombre  Transcriptor
o Cargo Mayúscula inicial, primera letra del
o Empresa primer apellido.
o Dirección
52
 Líneas opcionales
o Anexo
o Copia
o Adjunto

EJEMPLO:

• Estilo Bloque: Las líneas de

código, lugar de origen, fecha de
elaboración, firma y cargos se
escriben en la partiendo del
centro del escrito hacia el
margen derecho.

Estilos

Para efectos de la distribución del

contenido de la comunicación, se
tienen tres estilos:

• Estilo Bloque Extremo: Todas las

líneas partes del margen
izquierdo.

53

• Estilo Semibloque: Conservando
la distribución del estilo bloque,
el primer renglón de cada
párrafo tiene una sangría de 5
espacios a 10 espacios.
COMBINACIÓN DE
CORRESPONDENCIA
La combinación
Correspondencia es un proceso a
través del cual los datos de una lista
de direcciones son insertados y
colocados en una carta o
documento modelo, creando así
una carta personalizada para cada
uno de los miembros de la lista de
direcciones tomada como base;
también es una herramienta
extremadamente útil. Si se utiliza
adecuadamente puede ahorrarnos
gran cantidad de tiempo y facilitar
notablemente nuestro trabajo. Ésta
permite generar documentos
(cartas, invitaciones, etcétera)
personalizados, es decir, con un
mismo cuerpo de mensaje, pero
dirigido a varias personas, cada
documento con el nombre,
dirección y demás información
personal de cada persona a quién
va dirigido el documento. Al final, se
generarán todos los documentos
con sólo realizar uno denominado
plantilla inicial.
Pasos para combinar
correspondencia:
Paso 1:
Abrimos Microsoft Word.
de
Escribimos la carta dejando los
espacios necesarios y/o suficientes
para realizar la combinación, como
se muestra en la imagen en los
espacios en rojo. Nota: el archivo se
guarda con el nombre carta modelo:
54
Modelo de la carta del taller Paso 2:
Abrimos Microsoft Excel Creamos
la base de datos con la información
que vamos a combinar en la carta:

Sincelejo Septiembre 18 de 2013

Señor
<"Espacio para la combinación">
<"Espacio para la combinación">
Cordial Saludo,
Por medio de la presente nos
dirigimos a usted con el propósito
de manifestarle que ha estado
insistiendo al módulo de <"Espacio
para la combinación"> en las
ultimas clases y por medio de este
comunicado queremos hacerle
saber que la inasistencia es causa
de pérdida del módulo, por tal razón
le sugerimos que se acerque lo más
pronto posible a resolver su
situación. Nuevamente volemos al archivo de
Word Donde tenemos la carta y nos
Agradecemos la atención prestada vamos a la pestaña
a la presente. correspondencia, no se nos olvide
Atentamente, dejar lo espacios necesarios para la
combinación como se muestra en la
imagen:
Andrés Herrera Páez
Director
55
Dentro de la pestaña
correspondencia seleccionamos
iniciar combinación de
correspondencia y luego
seleccionamos la opción Paso a
paso por el Asistente ara combinar
correspondencia…

En este paso escogemos la opción

No aparece un panel al lado
derecho donde seleccionamos la
opción carta y damos siguiente,
esta opción aparece n el parte de
abajo del panel como se muestra en
la figura:
utilizar el documento actual y
damos siguiente:
En este paso elegimos la opción
utilizar una lista existente y luego
damos clic en Examinar:

Buscamos el archivo Base de Datos

y le damos abrir:

56
 Si realizamos todos los pasos hasta
aquí en este punto debemos ver en
la pantalla en nombre del archivo
como se ilustra en la figura y damos
siguiente:

Ahora nos paramos debajo de la

Nos sale la siguiente venta palabra Señor y nos vamos a la
indicando que los datos están en la opción Insertar campo Combinado
Hoja 1 del archivo de Excel y damos y Seleccionamos nombre y
aceptar. debemos ver como aparece en la
Paso 3: imagen:

Debemos ver la lista de los datos

que están en el archivo de Excel y
damos Aceptar.

57
Realizamos lo mismo con el resto En la venta que nos aparece damos
de opciones para que nos quede clic en todos y decimos aceptar:
como está en la figura:
Paso Seguido damos siguiente en
la parte inferior del panel y
debemos ver la pre visualización
del primer registro de la base de
datos correspondiente a Ana
Vergara; en los botones de
podemos el resto de las cartas. Por
ultimo damos clic en Siguiente:
Damos clic en la opción Siguiente:
Y debemos ver el archivo con todas
las cartas, lo guardamos con el
nombre Taller Combinar
correspondencia:

Damos clic en la opción editar

cartas individuales:

58
 EL MEMORANDO

Es una comunicación escrita de

carácter interno de una empresa,
que se utiliza para transmitir
información, orientaciones y pautas
a las dependencias locales.
 Los memorandos son
comunicaciones, con un
mínimo de partes, que aceleran
el flujo de la comunicación en
las empresas. Se utilizan para
tramitar, confirmar, requerir y
comunicar información.
 Los memorandos son más
fáciles de escribir que las cartas
porque se conoce usualmente,
a la persona destinataria y no
exige, entonces, tanta
planificación. Además, la parte
destinataria está familiarizada
con el asunto y el lenguaje o
terminología que se usa en la
empresa.

Tipos
Existen dos clases:
1. Memorando simple. Se utiliza
para comunicar disposiciones;
remitir, pedir y transcribir
documentos; dar a conocer la
realización de actividades y la
ejecución de tareas y, en
general, para informar asuntos
diversos de trabajo a un solo
59
 destinatario. Se usan dentro de partiendo del centro del escrito al
una dependencia y entre margen derecho.
dependencias.

2. Memorando múltiple. Se utiliza

para hacer conocer
disposiciones o cualquier otra
información, en forma
simultánea, a
varios destinatarios.

Estilos

Bloque extremo: Todas las líneas

parten del margen izquierdo es el
estilo más utilizado y sencillo de
hacer.

Partes

Membrete: Contiene los datos de

identificación de la empresa:
Logotipo, razón social, nit,
dirección, teléfono, fax, e-mail,
apartado aéreo, ciudad y país si se
requiere.
Bloque: Se diferencia del estilo Denominación del documento: Se
bloque extremo por que las escribe de dos a tres interlíneas del
líneas de números fecha, nombre margen superior la palabra
del remitente, asunto se colocan MEMORANDO, en mayúscula
sostenida y centrada.
60
Número: Es consecutivo y puede
antecederle el código de la
dependencia. Se escribe de dos a
tres interlíneas de la palabra
MEMORANDO.
EJEMPLO:
0172
DRH-172
Fecha: En orden de día, mes y año,
se escribe de dos a tres interlíneas
del número.
EJEMPLO:
Santafé de Bogotá, 20 de agosto
de 1997
Encabezamiento: La preposición
PARA se escribe a tres interlíneas
de la fecha en mayúscula
sostenida, seguida de dos puntos.
Al frente se anotan los datos del
destinatario con mayúscula inicial.
La preposición DE se escribe a dos
interlíneas de la palabra PARA, en
mayúscula sostenida, seguida de
dos puntos. Al frente se anotan los
datos del remitente, con mayúscula
inicial.
61
El vocablo ASUNTO se escribe a
dos interlíneas de la preposición
DE, en mayúscula sostenida,
seguida de dos puntos. Al frente se
anota la síntesis del documento, sin
exceder de cuatro palabras y con
mayúscula inicial.
NOTA: La información
correspondiente a los vocablos
anteriormente descritos, se inicia a
dos espacios de la
palabra ASUNTO.
EJEMPLO:
PARA: Doctora Alicia García P.,
Secretaria General
DE: Guillermo Castro B.,
Director Seccional
ASUNTO: Círculos de calidad
Texto: Cuerpo del mensaje.
Características:
*Se inicia de tres a
cuatro interlíneas del ASUNTO,
contra el margen izquierdo. Se
deja una interlínea entre
renglones y dos entre párrafos.
*Se redacta en forma clara,
breve, directa, sencilla y cortés.
Se expresa en primera persona
del singular o del plural.
*En lo posible se trata sólo un
tema por memorando.
*En los memorandos se utiliza
tratamiento de usted.
*Es importante que el encabezamiento, el nombre del
memorando no presente errores remitente se escribe de cuatro a
técnicos, ortográficos, seis interlíneas de la despedida,
gramaticales ni de puntuación. con mayúscula inicial.
*La presentación debe ser Si se utiliza estilo bloque
impecable, sin borrones ni extremo, esta línea parte del
repisados. margen izquierdo; en estilo
bloque, del centro del escrito
hacia la derecha.
Despedida: Palabra o frase final de El funcionario responsable firma
cortesía. encima del nombre
mecanografiado, de preferencia
Expresión de cortesía que se con tinta negra.
escribe a dos interlíneas del
texto, contra el margen izquierdo, EJEMPLO:
tanto en estilo bloque extremo
como en estilo bloque Presenta Sonia Monsalve David
dos alternativas: con una
expresión breve seguida de En caso de dos firmantes, los
coma (,) o con frase de cortesía nombres se pueden distribuir
terminada en punto (.). uno bajo el otro o en pareja, en
primer lugar el de mayor
EJEMPLOS: jerarquía.

Atentamente
Agradezco que transmita esta Líneas especiales: Anexos, copia o
información al personal de su identificación del transcriptor.
dependencia.

Nota: se usa una de dos Anexos: si se requieren, se

opciones detallan en el texto. Al final del
memorando, a
dos interlíneas del firmante se
Remitente: FIRMA: El Memorando anota la palabra Anexo o
debe firmarlo la o las personas Anexos, con mayúscula inicial
autorizadas por la empresa. Si seguida de dos puntos (:). A dos
quien firma NO ES EL TITULAR, se espacios se enuncia la cantidad;
efectúa la aclaración de preferencia se clarifican el
correspondiente. número de hojas o el tipo de
anexo.
Cuando se aplican las
alternativas 2 y 3 en el EJEMPLOS:
62
Anexo: uno
Anexos: tres (15hojas, 1
disquete)
Anexos: uno (cinco hojas)
Copias: se pone a dos reglones del
firmante o a dos reglones del anexo
si los hay, contra el márgen
izquierdo, se escribe la palabra
Copia, seguida de dos puntos (:). A
dos espacios se relacionana los
destinatarios, así: tratamiento,
nombre, cargo y empresa, pero si
se dirige a un funcionario de la
empresa se omite la empresa. Se
utiliza interlineación sencilla. Se
puede escribir de dos formas:
En línea separada.
Copia: Sr. Andrés Páez Rueda,
Gerente Financiero, Camacol S:A:
Dr. Fabio Pedraza Díaz,
Jefe de Operaciones, Carvajal S.A.
En línea seguida.
Copia: Señores Andrés Páez
Rueda, Gerente Financiero,
Camacol S:A.; Dr. Fabio Pedraza
Díaz, Jefe de Operaciones,
Carvajal S.A.
Las copias fijas para el archivo no
se enuncian, por ser reglamentarias
de una empresa.
Identificación del transcriptor: a dos
interlineas del firmante o del último
renglón escrito, se anota el nombre
con mayúscula inicial e inicial del
63
apellido de la persona responsable
de transcribir el documento, y se
recomienda utilizar letra más
pequeña; en caso de nombre
compuesto, es conveniente escribir
uno de los dos. Ejemplo:
Andrea P. Para mujer
R. Celis. Para hombre
Nota: Si la persona que firma es la
misma que escribe el documento,
no se necesita identificación del
transcriptor.
CIRCULAR
Es una comunicación escrita de
interés común, con el mismo
contenido o texto, dirigida a un
grupo en específico de personas
tanto interna como externamente.
Este tipo de documento es enviado
por un superior a sus subordinados.
La circular se
utiliza en los
siguientes casos:
 Ofrecer servicios, nuevos
productos.
 Dar a conocer la dirección y
teléfonos de un nuevo local.
 Cambio de precio de algún
artículo o de su
administración.
 Cobro o confirmación de
saldos.
 Como medio de propaganda.
Tipos de medidas que puede
incluir una carta circular
Una carta circular puede ser
siempre fuente de buenas o malas
noticias. Algunos ejemplos típicos
de resoluciones que se comuniquen
mediante una carta circular son:
 Aumento de sueldo.
 Ajuste de presupuesto.
 Fecha límite para entregar el
carné de salud.
 Implementación de pago por
preceptismo.
 Mudanza de la empresa.
 Otorgar un nuevo beneficio.
La circular, de acuerdo a su
destinatario
Circular interna o general:
Comunicación con el mismo
contenido utilizada para dar a
conocer internamente actividades
de la entidad: normas generales,
cambios, políticas, disposiciones,
órdenes y asuntos de interés
común.
Circular externa: Comunicación
con el mismo texto, utilizada para
dar a conocer a sus clientes,
proveedores o distribuidores:
productos, servicios u otras
informaciones de carácter general.
Las cartas circulares, de
acuerdo con el estilo
64
Bloque extremo: Es el estilo más
fácil y cómodo por cuanto todas las
líneas se escriben comenzando en
el margen izquierdo del papel.
Con este estilo siempre se escribe
a espacio sencillo; entre cada
párrafo se dejan dos espacios
verticales.
Bloque: este estilo es muy
parecido al bloque extremo. La
diferencia cosiste en que la línea de
la fecha, la de despedida, la de
antefirma y las de firma se
comenzando desde el centro
horizontal del papel.
Semi bloque: Es el estilo más
elegante y uno de los más usados
en el comercio. Este estilo mantiene
las mismas características del estilo
bloque y se distingue porque cada
párrafo comienza dejando una
sangría de cinco a diez espacios.
Sangrado: Es un
estilo que se
diferencia del semi
bloque en los
siguientes aspectos:
cada una de las líneas de dirección,
excepto la primera, lleva una
sangría de cinco espacios en
relación con la anterior. De la
misma manera se hace con la
despedida, la antefirma, las
iniciales identificadoras y la firma.
Partes de la Circular la circular, pero en el estilo de
bloque es opcional centrado.
Denominación del
documento
La denominación
siempre es la palabra Ejemplo:
CIRCULAR en
mayúscula sostenida, centrada y PARA TODO EL PERSONAL
destacada con negrilla o espaciada.
Asunto (opcional)
Número (referencia) Constituye la síntesis del tema
La numeración puede ser la expresada mínimo en cuatro
consecutiva para correspondencia palabras. A tres renglones del
o independiente para la circular. Le grupo destinatario, se escribe el
puede anteceder el código de vocablo Asunto con mayúscula
dependencia determinado por cada inicial y seguida de dos puntos (:).
empresa particular.
Ejemplo
Ejemplo:
Asunto: Fiesta de Integración
CIRCULAR
0103-172 Texto
Se inicia de tres o cuatros
Lugar y Fecha interlineas del grupo destinatario o
Incluyen los datos del nombre de la del asunto, cuando lo hay. Se
ciudad de origen y la fecha de envío escribe a interlineación sencilla y
del documento siguiendo el orden doble entre párrafos.
de día, mes (en minúscula) y año
separarlo con una coma. Ejemplo:
Con agrado los saludo y así mismo
Ejemplo: les informo...
San José de Cúcuta, 10 de julio de
2018 Paginas subsiguientes
Se debe considerar lo siguiente se
Destinatario pueden utilizar en blanco o
A tres interlineas de la fecha y impresas solo con el logotipo o
contra el margen izquierdo o razón social de la empresa.
centrado; en mayúscula sostenida,
se escribe el grupo destinatario de
65
La calidad, el color, el tamaño del
papel deben ser los mismos en
todas las hojas.

Despedida
Expresión de cortesía. Se puede
presentar con una expresión breve
seguida de coma (,) o con una frase
de cortesía terminada en punto (.)

Ejemplo:
Cordialmente, (Opción Uno)
Esperamos contar con la
presencia de todos. (Opción Dos)

Lenguaje y Estilo
El lenguaje de una carta circular es
formar y concreto, pero puede
haber cierto grado de cercanía si lo
que se pretende comunicar es un
nuevo beneficio.

66
Ejemplo de una carta 4. Constancia de pago
circular

LA CONSTANCIA

Es un documento en el que se hace

constar algún hecho, en ocasiones
de modo auténtico o fehaciente.
Existen diversos tipos, según qué
clase de hecho constaten, el
formato, quién lo constata, entre
otros.

Tipos

1. Constancia de alumno regular

2. Constancia de estudio física
3. Constancia de trabajo

67
Partes

1. Logo de la entidad que la expide.

2. Código
3. Lugar y fecha de elaboración
4.Cargo de quien lo expide
5. Identificación del documento
6. Texto
7. Firma del responsable

Estilos
1. Coloquial o informal
2. Muy formal
3. Familiar
4. Formal
Ejemplos

68
 para demostrar la formación y la
experiencia.
Tipos

1. Certificado de persona jurídica

2. Certificado de persona
3. Certificado de apoderado
4. Certificado de colegiado

EL CERTIFICADO

Es un tipo de texto administrativo Partes

empleado para
constatar un
determinado hecho. 1. Logo de la entidad
En el proceso de 2. Código
solicitud de un puesto
de trabajo, en especial si se trata de 3. Lugar y fecha de la elaboración
una institución oficial, los
certificados son fundamentales 4. Cargo de quien lo expide
5. La palabra “CERTIFICA”
69
6. Texto
7. Firma del responsable

Estilos

1. Bloque extremo
2. Semi bloque
3. Bloque
Ejemplos

70
 INFORMES
La expedición de informes está a
cargo de funcionarios o empleados
autorizados, mediante acto
administrativo o en el cumplimiento
de sus funciones.
Los informes se elaboran en papel
con logo símbolo, de acuerdo con
las normas internas de la
organización.
NOTA Esta disposición se debe
tener en cuenta de acuerdo con las
políticas de costos de cada
organización.
Si es necesario, se recomienda
elaborar documento remisorio al
presentar los informes
administrativos, ya sea que se
envíen por intranet o correo
electrónico.
Cuando existan anexos en un
informe, se recomienda hacer su
identificación, descripción o
aclaración dentro del texto.
Características de la
redacción y la presentación
En los informes se deben tener en
cuenta los siguientes aspectos:
• Tratar un solo tema por informe;
• Redactar en forma clara, precisa,
concreta y concisa;
71
• Usar tratamiento respetuoso y
cortés;
• Redactar en forma impersonal
(se proyecta, se estudió);
• Utilizar los formatos
normalizados, de acuerdo con
los manuales de cada
organización;
• Disponer el orden en que se van
a describir y contar las
actividades realizadas, y
• Elegir el lenguaje técnico
adecuado, así como el tono para
presentar los hechos.
En relación con la numeración de
páginas para todas las clases de
informe, se recomienda tener en
cuenta lo establecido en el numeral
5.1.3 de la NTC 1486.
Utilización del informe
De acuerdo con los objetivos del
informe, se recomienda que el
remitente tenga en cuenta los
siguientes usos:
 Regular o aclarar una situación;
 Informar sobre un hecho,
expresar necesidades o hacer
requerimientos;
 Tramitar, desarrollar o agilizar un
asunto;
 Reiterar una información, un
requerimiento o solicitud
urgente;
• Impugnar o corregir una
situación, y
• Presentar detalles sobre un • presentar resumen de un
aspecto determinado. proceso de evaluación y
certificación,
Clases de Informes • elaborar resumen sobre el
comportamiento inadecuado de
Los informes pueden ser: un equipo (maquinaria), grupo de
personas o de un individuo.
• Resumen ejecutivo, que tiene de
una a tres páginas, Puede tener o no portada. En caso
de no tenerla se remplaza por un
• Informe corto, que consta de una encabezamiento. Se recomienda
a 10 páginas y que el resumen incluya:
• Informe extenso, de 11 páginas  Encabezamiento, conformado
en adelante. por razón social, dependencia,
Existen informes periódicos y número o código, título, lugar de
esporádicos, de acuerdo con los origen y fecha de elaboración;
requerimientos de la entidad. Entre  Autoría del resumen ejecutivo;
ellos tenemos: comerciales,  Objetivos;
técnicos, de actividad, de gestión,  Numerales o temas;
de proyectos, de investigación o  Conclusiones y
financieros. recomendaciones
 Firma.
Resumen ejecutivo
Este tipo de informe breve se usa Encabezamiento
para:
Está compuesto por los elementos
• informar sobre el desarrollo de que se describen a continuación.
un evento organizacional,
• dejar constancia del Razón social, sólo se escribe
procedimiento realizado durante cuando el papel o soporte no tiene
la verificación de asuntos membrete que identifique a la
administrativos, organización. En este caso se ubica
• reportar eventos extraordinarios dentro de los tres o cuatro
ocurridos durante una reunión, centímetros del margen superior de
• dar a conocer diferentes la hoja, contra el margen izquierdo
aspectos sobre visitas y en mayúscula sostenida.
administrativas o de verificación, EJEMPLO CENDAP LTDA.

72
Dependencia Contra el margen izquierdo y en
mayúscula inicial, seguido de dos
Corresponde a la sección,
puntos, se escribe a dos interlíneas
departamento o división donde se
libres de la fecha, precedidos por
origina el resumen. Se escribe
las expresiones elaborado por,
dejando de cero a una interlínea
preparado por o responsable.
libre del margen superior de la hoja
(3 cm ó 4 cm), con mayúscula inicial Los datos de la fecha de
y sobre el margen izquierdo. elaboración y del responsable del
resumen se tabulan a dos espacios
Código
de la expresión más larga.
Cuando exista código de la
En caso de varios autores, se tiene
dependencia o codificación
en cuenta que si hay autor y
especial de los informes
coautor, aparecen en ese orden; si
(resúmenes ejecutivos), se escribe
están en igual condición de autoría,
en la misma línea de la
se relacionan por orden alfabético
dependencia.
de apellido.
EJEMPLO Departamento de
Objetivo
Capacitación DC-048
El resumen ejecutivo puede tener
Título
uno o varios objetivos que
Es el tema sobre el cual trata el describen, en forma breve, el
resumen ejecutivo. Se escribe a propósito de los mismos. Se
dos interlíneas libres de la pueden enunciar en un solo párrafo
dependencia, con mayúsculas y o presentarlos así:
centrado.
De dos a tres interlíneas libres del
EJEMPLO CAPACITACIÓN CON último responsable del resumen y
BASE EN NORMAS DE sobre el margen izquierdo, se
COMPETENCIA LABORAL escribe la palabra objetivo(s)
seguida de (:) y con mayúscula
Lugar de origen y fecha de sostenida. En caso de requerir más
elaboración de un renglón, el segundo y los
Se escribe contra el margen subsiguientes retornan contra el
izquierdo, a 2 ó 3 interlíneas libres margen izquierdo. Cuando hay
del título, en mayúscula sostenida y varios objetivos, se enumeran y
seguida de dos puntos (:). enuncian a interlineación sencilla,
conservando la tabulación.
Autoría del resumen ejecutivo
EJEMPLO 1
73
OBJETIVO: Presentar informe la sensibilización de todos aquellos
sobre el proceso de evaluación en preseleccionados...
la norma de Servicio al Cliente.
EJEMPLO 2 (De numeral y título)
• SENSIBILIZACIÓN E INICIO
EJEMPLO 2 DEL PROCESO
OBJETIVOS: La sensibilización tuvo lugar el
lunes 17 de marzo de 2009, de 8 a
• Cumplir con requisito exigido
11 de la mañana. Asistieron 50
para acta final de contratación
personas, de las cuales se
• Elaborar informe o resumen seleccionaron 20. ...
que abarque el proceso completo
• CAPACITACIÓN Y
de la capacitación con base en
EVALUACIÓN
competencias laborales.
Se envió el programa y horarios
• Presentar conclusiones
respectivos, además del plan de
sobre...
evaluaciones...
• Hacer recomendaciones
Páginas subsiguientes
para...
Cuando se necesitan dos o más
hojas deben identificarse
Temas o numerales
Conclusiones
El resumen ejecutivo,
Es fundamental que las palabras
generalmente, contiene uno o
conclusiones, recomendaciones,
varios temas precisos y sucintos. Si
sugerencias o propuestas se
es más de uno, se enumeran y
escriban en mayúsculas sostenidas
enuncian. Se inician a dos
y contra el margen izquierdo, dos
interlíneas libres después del último
interlíneas libres del último renglón
renglón del párrafo anterior y
del texto. La primera línea de
después del título, se deja una
escritura se inicia a dos interlíneas
interlínea libre para digitar el texto
del título.
correspondiente.
Nombres, cargos y firmas
EJEMPLO 1 (De capítulo sin
enumerar) SENSIBILIZACIÓN Y Al finalizar el cuerpo del resumen
DESARROLLO DEL PROCESO ejecutivo, el autor o autores lo
deben firmar. El nombre se anota
Como parte esencial de la
en mayúscula sostenida, de cuatro
capacitación fue necesario realizar
74
a cinco interlíneas libres del último
párrafo y a continuación se escribe
el cargo.
Si son necesarias varias firmas,
éstas se distribuyen a criterio de los
autores, una debajo de la otra o por
parejas; en el segundo caso, si el
número de firmas es impar, la
última se escribe centrada.
Rúbrica
Según el tema tratado en el
resumen ejecutivo y, por seguridad,
el autor o autores pueden escribir
su rúbrica en cada una de las hojas
del mismo, en la parte inferior al
margen izquierdo.
Líneas especiales y otros
elementos esenciales para la
documentación organizacional

75
Informe corto
Se recomienda que este informe no
tenga portada, sino
encabezamiento (aunque el autor
puede utilizar cualquier elemento
del informe extenso que estime
conveniente). Se recomienda que el
resumen incluya elementos como:
• Encabezamiento: razón
social, dependencia, código, título,
ciudad o municipio de origen y
fecha de elaboración;
• Autoría del informe
corto;
• Objetivos;
• Capítulo o capítulos;
• Conclusiones y Se escribe contra el margen
recomendaciones (opcional), y
• Firma.
Encabezamiento
Está compuesto por los elementos
que se describen a continuación.
Razón social
Solo se escribe cuando el papel no
tiene membrete ni logotipo.
EJEMPLO NAVITRANS S.A.
Dependencia
Código
Cuando exista código de la
dependencia o codificación
76
especial de los informes, se escribe
en la misma línea de la
dependencia.
EJEMPLO Departamento de
Educación E-048
Título
Es el tema sobre el cual trata el
informe. Se escribe a dos
interlíneas libres de la dependencia,
con mayúsculas y centrado.
EJEMPLO
DEMANDA DE TEXTOS
COMERCIALES
Lugar de origen y fecha de
elaboración
izquierdo a dos o tres interlíneas
libres del título en mayúscula
sostenida, seguida de (:).
Autoría del informe
Las palabras elaborado por,
preparado por o responsable,
según sea el caso, se escriben a
dos interlíneas libres de la fecha de
elaboración, contra el margen
izquierdo, en mayúscula sostenida,
seguidas de dos puntos. Los datos
de la fecha y del responsable del
informe se tabulan a dos espacios
de la expresión más larga.
En caso de varios autores, se tiene
en cuenta que si hay autor y
coautor, aparecen en ese orden; si
están en igual condición de autoría,
se relacionan por orden alfabético
de apellido.
EJEMPLO ELABORADO POR:
Fernando Marquez Ortega
Jhon Jairo Marquez Ortega
Objetivo
Describe en forma breve, el
propósito del informe. Se
recomienda presentarlo así: de dos
a tres interlíneas libres del último
responsable del informe y sobre el
margen izquierdo, se escribe la
palabra objetivo seguida de (:) y con
mayúscula sostenida. En caso de
requerir más de un renglón, el
segundo y los subsiguientes
retornan contra el margen
izquierdo.
EJEMPLO OBJETIVO: Dar a
conocer avances científicos sobre
estudios del cáncer.
Capítulo
El informe corto puede constar de
uno o varios capítulos. Para su
presentación.
Páginas subsiguientes
EJEMPLO Informe económico E-
048 2
Conclusiones
Se sugiere que las palabras
conclusiones, recomendaciones,
sugerencias o propuestas se
escriban en mayúsculas sostenidas
77
y contra el margen izquierdo, a dos
interlíneas libres del último renglón
del texto. La primera línea de
escritura se inicia a una interlínea
libre del título.
Firmas, nombres y cargos
Al finalizar el cuerpo del informe
administrativo corto, el autor o
autores lo firman. El nombre se
escribe en mayúscula sostenido, de
cuatro a cinco interlíneas libres del
último párrafo y a continuación, el
cargo.
Si son necesarias varias firmas,
éstas se distribuyen a criterio de los
autores, una debajo de la otra o por
parejas; en el segundo caso, si el
número de firmas es impar, la
última se centra.
Rúbrica
De acuerdo con el tema, por
seguridad, el autor o autores
pueden escribir su rúbrica en cada
una de las hojas del informe, en la
parte inferior izquierda.
Líneas especiales y otros
elementos esenciales para la
documentación organizacional.
Para las demás líneas especiales,
se deja una interlínea libre entre
cada bloque.
EJEMPLO Anexos: tres (24 folios)
Copias: Dra. Blanca Vargas Olaya,
Subdirectora
Redactor: Juan Carlos Donado pueden escribir su rúbrica en cada
Puentes Transcriptor: Margarita una de las hojas del informe, en la
López Sierra parte inferior izquierda.

Informe extenso Para las demás líneas especiales,

se deja una interlínea libre entre
cada una de ellas.
Generalidades
El esquema de portada que se
presenta a continuación es propio
para este tipo de informe, porque
identifica la organización o el área
que lo genera.
Elementos finales del informe
administrativo extenso
Estos elementos son propios de
este tipo de informes, porque dentro
de la organización es necesario
identificar los responsables.
Firmas, nombres y cargos
Al finalizar el cuerpo del informe
administrativo extenso, el autor o
los autores lo firman. El nombre se
escribe en mayúscula sostenida, de
cuatro a cinco interlíneas libres del
último párrafo; a continuación, se
escribe el cargo.
Si son necesarias varias firmas,
éstas se distribuyen a criterio de los
autores, una debajo de la otra o por
parejas; en el segundo caso, si el
número de firmas es impar, la
última se centra.
Rúbrica
De acuerdo con el tema, por
seguridad, el autor o los autores
78
 ACTA

El acta,
documento de
carácter oficial
que declara la
condición legal de una persona o
institución, como el acta de
diputado que reciben los
parlamentarios electos en algunos
países. 1. Identificación de la reunión
El acta de una reunión, documento
que recoge los puntos discutidos y • Nombre del organismo
los acuerdos adoptados en una • Número de la sesión
reunión de una asamblea u órgano • Fecha
colegiado para darles validez, como • Hora
las reuniones de un Parlamento, • Lugar
Ayuntamiento, comunidad de 2. Asistencia
vecinos, etcétera. • Personas que asisten:
• <NOMBRE Y APELLIDOS>
(cargo)
• Persones que no asisten:
• <NOMBRE Y APELLIDOS>
(cargo)
3. Fórmula
• Orden del día (opcional)
4. Desarrollo de la sesión y
resumen del turno de palabra
• Fórmula: desarrollo de la
sesión
• Fórmula: turno de palabra
5. Deliberaciones, acuerdos y
resumen de les votaciones
• Acuerdos

79
• Desacuerdos
• Resumen de las votaciones
6. Fórmula final
• El presidente da por acabada
la reunión
7. Pie del acta
• Debería figurar la siguiente
fórmula: "Sin más asuntos que
tratar, el presidente levanta la
sesión a las x horas"
• Cargo y firma del secretario o
secretaria
• Cargo y firma de la persona
que ha presidido la reunión como
visto bueno
8. Anexos (opcional)
Tipos
 Las actas de reunión. Este tipo
de acta es el más común y se
aplica en múltiples contextos,
siempre para dejar constancia de
todo lo acontecido durante una
reunión, por ejemplo, un acta de
reunión de trabajo o un acta de
reunión de socios, en un
ambiente más empresarial.
 El acta notarial. Se trata de un
documento que deja constancia
de unos hechos ante un notario.
80
 El acta de nacimiento. Es el acta
que se redacta para registrar el
nacimiento de un bebé en un
país determinado.
 El acta de matrimonio. En este
documento se deja constancia
del momento en que una pareja
acepta casarse de manera legal.
 El acta de divorcio. En esta acta
se constata de manera legal que
una pareja ha decidido
divorciarse.
 El acta de defunción. Esta clase
de acta se realiza cuando fallece
una persona y con la intención de
constatar su muerte.
 Las actas constitutivas. Este tipo
de documento indica que una
empresa se ha constituido
legalmente, como el acta
constitutiva de una sociedad civil
o de una anónima.
 Las actas policiales. Es un
documento a través del cual se
registra de forma escrita un
hecho punible, especificándose
la autoría de los hechos y las
evidencias recogidas.

 Las actas administrativas. En
esta acta se queda registrada la
infracción al reglamento por
parte de un trabajador.
HOJA DE VIDA
Se utiliza en varios países para
hacer referencia al currículum. El
concepto también puede emplearse
para aludir a la carta de
presentación que una persona
envía o entrega al postularse para
un puesto de empleo.
En ella se consigna información de
carácter personal, educativo, socio
familiar y ocupacional de quien
busca empleo.
Componentes
• Nombre
• Datos básicos
• Perfil personal
• Información laboral
• Información académica
81
• Investigación Publicación,
Distinciones y Premios
• Recomendaciones Adicionales
Recomendaciones
• Los departamentos de Talento
Humano se encargan de
examinar cada conducta de los
candidatos a las vacantes y por
medio de la hoja de vida también
se pueden analizar las diferentes
facetas de los trabajadores. Por
eso la invitación es a que diseñe
su hoja de vida de acuerdo con
sus necesidades sin dejar de
incluir la información obligatoria.
• Revise muy bien toda la
documentación. Asegúrese de
anexar todo lo que necesita.
• No olvide verificar que no haya
faltas ortográficas ni de
redacción; además asegúrese
de que las fechas coincidan y de
que no haya inconsistencias,
pues esto le puede acarrear
graves sanciones, además de la
imposibilidad de conseguir el
trabajo adecuado.
Tipos
Cronológico
En esta opción usted hace una lista
de su historia laboral, al poner
desde el inicio su más reciente
puesto, luego agrega los demás en
orden hasta su primer empleo, o ser en un par de párrafos,
incluso experiencia académica. enseguida se pone la historia
“Algunas personas cometen el error cronología del trabajo, teniendo el
de poner de primeras lo más cuidado de no dedicar mucho
antiguo, para nosotros es más espacio a esto último.
importante saber dónde está
trabajando actualmente la persona.
Si por ejemplo estoy leyendo la hoja
de vida de una persona con 30 años
de experiencia laboral, quizás no
sea necesario leer toda su
experiencia, sino información sobre
sus dos últimas posiciones”, dice
Alejandro Arévalo, gerente de
ventas y mercadeo de Michael
Page.

Funcional
En vez de mostrar una línea de
tiempo sobre su vida laboral, este
estilo de hoja de vida se enfoca en
destacar sus habilidades
conseguidas en el trabajo. Si desea
animarse con esta opción,
comience por incluir en la primera
parte de su currículo un párrafo con
un breve resumen de sus
habilidades. Luego puede hacer
una lista de sus destrezas,
distribuyendo la información por TARJETAS
temas. PROTOCOLARIAS
Combinada
Esta opción mezcla los mejores Forman parte de las
aspectos de los modelos comunicaciones organizacionales
cronológico y funcional, detalla por para el manejo de las relaciones
igual las habilidades y la públicas y de negocio.
Proyectan no solo la imagen
experiencia. Para hacerlo, al
corporativa sino también la de los
comienzo de la hoja de vida se
ejecutivos y las de las personas que
muestran las habilidades, puede
82
manejan todo lo relacionado con la Agradecimientos, excusas y
oferta, venta de bienes y servicios. modelos de invitaciones, que dan
cumplimiento a los requerimientos
sociales de orden institucional.

TIPOS DE SALUDOS

 Saludos de Condolencias.
 Saludos de Bienvenida.
 Saludos de Aniversario.
 Saludos por Alejamiento de
Cargo.
 Saludos por Nuevo Cargo.
 Saludo Acusando Recibo.
 Excusas para Ceremonias.

CARACTERÍSTICAS.
Independientemente de un buen
diseño, la tipografía debe ser muy
clara y legible.

TIPOS DE TARJETAS.

 Tarjetas de Presentación
 Tarjetas de Invitación
 Tarjetas de Agradecimiento
y Felicitaciones

Características de la redacción y
presentación

Varían de acuerdo con el objetivo

que buscan.

83
 Tarjetas De Presentación TARJETAS DE INVITACIÓN
Buscan facilitar, a quien las recibe, En ella es importante incluir los
tener la información para contactar datos como día hora fecha
al directivo o funcionario requerido. dirección y el nombre de quien
Se recomienda incluir esta invita.
información:

 Logotipo de la organización
(adaptado al tamaño de la
tarjeta)
 Razón social completa del
acrónimo o sigla que lo
representa
 Nombres y apellidos completos
del directivo o funcionario de la
organización que va a utilizar la
tarjeta.
 Cargo que desempeña
 Dirección, teléfonos fijos y
móviles, telefax, apartado, Para su elaboración se usará, papel
correo electrónico, sitio web, si de colores pastel, en donde se
lo tiene, ciudad o municipio y pueda ver con claridad la
país. información y su tamaño será
ejecutivo (18,41cm x 26,67).
Para profesionales independientes,
se recomienda incluir: Se recomienda que las tarjetas de
invitación organizacionales
 Nombres y apellidos contengan:
completos
 Profesión y servicio que  Logotipo, escudo o nombre de la
ofrece organización
 Universidad de donde egreso  Nombre completo del que invita
 Dirección, consultorio u oficina  Titulo o texto impreso donde
teléfonos fijo y móvil, telefax, mencione el deseo de invitar y el
apartado, correo electrónico, motivo del acontecimiento
sitio web, en caso de tenerlo  Dirección
Ciudad o municipio y país.  Día, hora.
 Número teléfono
 De acuerdo con las necesidades
del evento, se debería escribir la
84
 frase “Favor confirmar  Logotipo, escudo o nombre
asistencia”. de la organización del
remitente

 Nombres, apellidos y cargo

de quien envía los
agradecimientos
 Texto del motivo de
agradecimiento
 Nombres, apellidos y cargo
de la persona a quien se
envía el agradecimiento
 Ciudad y municipio y fecha

Las de felicitación sirven para

expresar sentimientos corporativos
y persónales. Se aconseja que su
texto o mensaje sea breve,
coherente y cordial incluye:

 Logotipo, escudo o nombre

de la organización del
remitente
 Nombres, apellidos y cargo
de quien envía la felicitación
 Texto o motivo de la
felicitación
 Nombre completo de la
persona a quien se envía la
felicitación
TARJETAS DE  Ciudad, municipio y fecha
AGRADECIMIENTO Y
FELICITACIÓN
Las de agradecimiento incluyen
mensajes que expresan gratitud. Su
estilo requiere pertinencia de
acuerdo con la ocasión y
preferencias del remitente.

Se recomienda que estas tarjetas

contengan:

85

Hay tres formas:
 Casual
 Formal
 Dulce
CASUAL
Sincero, pero no demasiado,
sentimental al agradecer a un
amigo, formal a un compañero de
trabajo.
FORMAL
Esta se utiliza cuando no se conoce
muy bien a la persona.
DULCE
Sincero mensaje de agradecimiento
si el mensaje o regalo provienen de
un amigo cercano a la familia.
Expresa lo mucho que el regalo
significo para ti en términos
honestos y agradecidos.
86
DOCUMENTOS
CONTABLES
Todos los documentos de tipo
contable sirven de respaldo a
transacciones que realiza la
empresa y se utilizan en la
contabilidad, para calcular ingresos,
egresos y patrimonios; sin
embargo, es importante que dentro
de los documentos contables
identifiques dos categorías:
documentos contables internos y
documentos contables externos; a
continuación, te nombramos
algunos ejemplos de estos
documentos.
TIPO DE DOCUMENTOS
CONTABLES INTERNOS
Estos documentos se elaboran
directamente por la empresa y se
priorizan a la hora de llevar la
contabilidad; dentro de ellos están:
• LA FACTURA DE VENTA
Son un instrumento que sirve como
constancia para el vendedor y para
el comprador de la operación
realizada. Describe en ella lo que se
ha comprado y por ende vendido, y
el precio pagado. En este caso el
hecho descrito es la operación de
compraventa.
• RECIBOS DE COBRO: es el
documento que acredita el pago de
una determinada cantidad de
dinero, emitido por la persona
acreedora (quien recibe), y dirigido
a la persona deudora (quien paga).
 PRESUPUESTO:
Cuando solicitamos el trabajo de
una persona, solemos pedir, por
adelantado, un presupuesto de la
obra donde se detallen los costos
que acarreará, como materiales,
tiempo y mano de obra, con la
finalidad de evaluar sus costes y
ventajas en relación con otros
presupuestos.
87
 VALES
Un vale es un documento
administrativo, por medio del cual
un sujeto señala por escrito haber
recibido objetos o dinero en calidad
de préstamo. Es utilizado como
promesa de pago, a través del cual
el deudor contrae un compromiso
de pago con su acreedor, sobre
cierta cantidad de dinero, en el
lugar y fecha que se estipule en el
mismo documento. Un vale debe
contener: fecha, nombre del
deudor, nombre del acreedor,
cantidad de objetos o dinero que se
presta, datos de los objetos dados
en préstamo, incluyendo el estado
físico en que se encuentren;
finalmente la firmas de los
involucrados.

 RECIBO DE PAGO
Es un documento que certifica
el pago por un servicio o
producto. Éste es emitido por el
acreedor o la persona que
generó la factura y, por tanto,
proporciona el servicio o
producto y se dirige al receptor
de dicho bien o servicio.
• RECIBO DE CAJA O
COMPROBANTES DE INGRESO
El recibo de caja es un soporte de
contabilidad en el cual constan los
ingresos en efectivo recaudados
por la empresa. El original se
entrega al cliente y las copias se
archivan una para el archivo
consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.
88
El recibo de caja se contabiliza con
un débito a la cuenta de caja y el
crédito de acuerdo con su
contenido o concepto del pago
recibido. Generalmente es un
soporte de los abonos parciales o
totales de los clientes de una
empresa por conceptos diferentes
de ventas al contado ya que para
ellas el soporte es la factura.
 RECIBO DE
CONSIGNACION
Este es un comprobante que
elaboran los bancos y suministran a
sus clientes para que lo diligencien
al consignar. El original queda en el
banco y una copia con el sello del
cajero o el timbre de la máquina
registradora, sirve para la
contabilidad de la empresa que
consigna.
Hay dos tipos de formatos de
consignaciones, uno para
consignar efectivo y cheques de
bancos locales y otro para
consignar remesas o cheques de
otras plazas.
Los soportes de contabilidad se
elaboran en original y tantas copias
como las necesidades de la
empresa lo exijan.
 COMPROBANTE DE
DEPÓSITO Y RETIRO DE
CUENTAS DE AHORROS
Las corporaciones de ahorro y
crédito han diseñado unos formatos
que suministran a sus clientes, en
libretas, para que sean
diligenciados al depositar, o retirar
dinero de su cuenta de ahorros.
Este soporte tiene dos opciones
para elegir solo una; depósitos en
efectivo o cheques de bancos
locales y retiro en efectivo o en
cheque, de acuerdo con la cuantía
y exigencia del cliente.
89
• FACTURA DE VENTA DE
MERCANCÍA A CRÉDITO
El vendedor elabora la factura en
original y copias, de acuerdo con su
organización contable, así: original
para cartera, una copia para el
cliente, otra para el archivo
consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.
La empresa que compra mercancía
al contado o a crédito, seleccionan
los proveedores que les cotizan los
artículos de acuerdo con la calidad,
precio y condiciones de pago que
se ajustan a sus necesidades.
Después de estudiar las solicitudes
de mercancía de su almacén,
efectúan los pedidos de mercancías
mediante una orden de compra
para el proveedor elegido, por
haber, presentado la mejor
cotización.
 COMPROBANTE DE
VENTA CON TARJETA
DE CRÉDITO.
La tarjeta de crédito (o dinero
plástico) es un medio de pago que
utiliza la tarjeta habiente en los
establecimientos afiliados al
sistema.
La tarjeta de crédito se adquiere
mediante un contrato de apertura y
utilización de tarjeta de crédito,
suscrito mediante entidad
financiera y una persona natural o
jurídica. Por medio del contrato, el
tarjeta habiente se compromete a
utilizar este documento en forma
personal e intransferible y a pagar
periódicamente a la entidad
financiera los valores
correspondientes a los bienes o
servicios comprados a través de
este medio.
 CHEQUE
Es un título valor por medio del cual
una persona llamada “girador”,
ordena a un banco llamado “girado”
que pague una determinada suma
de dinero a la orden de un tercero
llamado “beneficiario”.
90
 COMPROBANTE DE
PAGO O DE EGRESO
Llamado también orden de pago o
comprobante de egreso, es un
soporte de contabilidad que
respalda el pago de una
determinada cantidad de dinero por
medio de un cheque.
Generalmente, en la empresa se
elabora por duplicado, el original
para anexar al comprobante diario
de contabilidad y la copia para el
archivo consecutivo. Para mayor
control en el comprobante de pago
queda copia del cheque, ya que el
titulo valor se entrega al
beneficiario.
Los soportes contables deben
asentarse en forma ordenada y
resumida, expresando claramente
las transacciones que diariamente
se realizan en una empresa.
 LETRA DE CAMBIO
Este documento negociable o título
valor es una orden incondicional de
pago que da una persona llamada
“girador” a otra llamada “girado”,
para que pague a la orden o al
portador, cierta suma de dinero, a
la vista o en una fecha
determinada.
En el comercio se utiliza la letra de
cambio como garantía de pago en
compras y ventas a crédito. El
vendedor hace firmar letras de
cambio a sus clientes y se
denominan letras por cobrar; el
comprador acepta las letras a sus
proveedores y se llaman letras por
pagar.
 PAGARÉ
Es un título valor mediante el cual
una persona se obliga a pagar
cierta cantidad de dinero en una
fecha determinada. Este
documento se utiliza para
respaldar los créditos bancarios.
 NOTA DÉBITO
91
Es un comprobante que utiliza la
empresa para cargar en la cuenta
de sus clientes, un mayor valor por
concepto de omisión o error en la
liquidación de facturas y los
intereses causados por
financiación o por mora en el pago
de sus obligaciones.
 NOTA CRÉDITO
Cuando la empresa concede
descuentos y rebajas que no estén
liquidados en la factura o cuando
los clientes hacen devoluciones
totales o parciales de las
mercancías, para su
contabilización se utiliza un
comprobante llamado nota crédito.
Este comprobante se prepara en
original y dos copias; el original
para el cliente, una copia para el
archivo consecutivo y otra para
anexar al comprobante diario de
contabilidad.

 RECIBO DE CAJA
MENOR
El recibo de caja menor es un
soporte de los gastos pagados
en efectivo, por cuantías
mínimas que no requieren el
giro de un cheque, para ello se
establece un fondo denominado
caja menor.
92
DOCUMENTOS LEGALES
Son todos aquellos que
comprueban un hecho, evento o la
veracidad de una afirmación o
solicitud. Por lo tanto, son
documentos que pueden ser
considerados como un testimonio o
una prueba en el sentido amplio de
la palabra. La característica
principal de los documentos legales
es que deben de estar firmados por
las personas involucradas o
interesadas en el hecho que el
documento describe, establece o
sanciona. De esta manera, los
documentos de este tipo son el
resultado de un acuerdo o
aceptación. La mayoría de ellos son
cartas, actas y otro tipo de
documentos como pagarés,
recibos, contratos, etc.
 TIPOS DE DOCUMENTOS
LEGALES
• Acta de nacimiento
• Credencial de elector
• Certificado de estudios
• Pasaporte
• Título y cédula profesional
• Cartilla militar
• Visa
• Licencia de manejo
• Acta de defunción
• Solicitud de empleo
un modelo de acta, el cual podemos
hacer servir como guía y coger
ideas para redactar este documento
correctamente.
PARTES: La mayoría de las actas
de nacimiento constan de varias
partes, cuyo orden puede variar, sin
alterar el contenido de la misma.
1. Fecha y lugar
2. Nombre del oficial del
Registro Civil o del párroco

ACTA DE NACIMIENTO:
Es un documento escrito que 3. Datos del "compareciente":
acredita el lugar, hora y fecha de la persona que declara el
nacimiento de un recién nacido, evento (generalmente el
como así también el sexo, los padre)
nombres y apellidos, los datos del 4. Datos del padre y de la
padre y de la madre, el domicilio, el madre del bebé.
profesional médico interviniente en 5. Día y hora del nacimiento y
el nacimiento, entre otros detalles sexo del bebé
que constituyen la formalidad del 6. Nombre/s dado/s
acto público. 7. Datos de los testigos
8. Anotaciones eventuales al
pie de la partida.
9. Firma del declarante, los
testigos y el oficial o párroco.

REDACCIÓN: Tendremos primero
que diferenciar cual será el objetivo
a la hora de realizar este
documento y si estamos
capacitados para ello. También
podemos apostar por hacernos con
CREDENCIAL DE ELECTOR:
Es un documento expedido por el
Instituto Federal Electoral que nos
acredita como ciudadanos
mexicanos. Además de poder
ejercer nuestros derechos como el
de votar, la credencial de elector
sirve como identificación oficial
reconocida en todos lados.

93
 has cubierto el total de asignaturas
del plan de estudios de tu carrera.

PARTES: Todas las credenciales

electorales constan de las
siguientes partes:
TIPOS: La Oficina de Registro
tiene una oferta variada de
1. Nombre completo del elector certificaciones, dependiendo de las
2. Domicilio necesidades que tienen los
3. Edad y sexo estudiantes y egresados.
4. Folio nacional
5. Clave de elector 1. Acta de Grado
2. Autorización Intercambio
Académico Internacional
6. Identificación geo electoral 3. Autorización Práctica
7. Clave única de registro de Académica
población (CURP) 4. Buena Conducta
8. Año de registro y número de 5. Graduado
emisión 6. Materias Inscritas
9. Año de emisión 7. Matriculado
10. Vigencia
11. Fotografía instantánea o
digital 8. Matriculado (Incluye
fechas de receso
académico)
CERTIFICADO DE 9. Matriculado para
ESTUDIOS: Ecopetrol
10. Matriculado para
Es un documento oficial que expide Embajada
la UNAM que contiene el total de 11. Matriculado para
asignaturas aprobadas, el total de Embajada Británica (UK)
créditos cursados y el promedio de 12. Matriculado para EPS
las calificaciones obtenidas y puede 13. Matriculado para EPS
ser: Certificado Parcial. Si aún no (Colpensiones)

94
 14. Promedio -Bordes troquelados
15. Ranking -Espesor: 2.5mm a 3.5mm
(Posicionamiento) -Tela plastificada tipo hilo
Únicamente para -Color “burdeos”
graduados -Impresiones color dorado en “pan
16. Retiro Voluntario de oro”
17. Tiempo de estudios
18. Terminación de materias
o candidato a grado
PARTES: Los certificados
constan de 7 partes que son:
1. Encabezamiento
2. Texto o cuerpo
3. Lugar y fecha
4. Firma
5. Nombre • TITULO O CEDULA
6. Función administrativa
7. Sello PROFESIONAL:
Es una credencial plástica muy
similar a una licencia de conducir.
• PASAPORTE: Es el La expide la Secretaría de
documento expedido por las Educación Pública (S.E.P.) La
autoridades que permite pasar de cédula profesional comprueba que
un país a otro. El pasaporte supone una persona terminó por completo
el permiso y la autorización legal sus estudios y que tiene los
para trasladarse a nivel conocimientos para ejercer su
internacional. profesión.

MEDIDAS:
-88 mm. X 125 mm (ancho y largo)
95
 1. Nombre de la republica
PARTES: 2. Numero
3. Apellidos y nombres
 Caratula: número de cedula, 4. Al ejército que pertenece
leyenda SEP, logotipo DGP,
código de barras, fecha 5. Profesión
iniciando por México, firma 6. Fecha de expedición
del titular... 7. Firma
 Parte trasera: leyenda sep y
dgp, número de cédula, en
virtud de que... (nombre del
titular), curp, cumplió con los
requisitos exigidos por la ley
reglamentaria de artículo 5o.
constitucional relativo al
ejercicio de las profesiones
en el df y su reglamento se le
expide en (nivel educativo
"medio o superior) la cédula
personal con efectos de
patente para ejercer
profesionalmente en el nivel VISA: Una visa es una
de (carrera técnica, autorización condicionada que
licenciatura o posgrado)... otorga un país, típicamente a un
Nombre y firma del dgp. ciudadano extranjero, para entrar y
(Dirección General de permanecer temporalmente en
Profesiones) dicho país, o para abandonarlo. La
visa actúa como una norma entre
países para legalizar la entrada o
estancia de personas en un país

• CARTILLA O LIBRETA
MILITAR: Es
una identificación oficial, una
constancia
donde certifica que cumpliste con el
servicio militar obligatorio.

PARTES: La libreta o cartilla

militar consta de las siguientes
partes:

96
donde no tengan nacionalidad o 6. Número de días de estancia
libre tránsito.
7. Numero de visa
8. Sexo

TIPOS:
1. Visa de transito
2. Visa de turista
REDACCION: Es muy
importante tomar en cuenta los 3. Visa de trabajo
detalles una vez que se ha decidido
viajar a un país determinado. Pues 4. Visa de estudiante
quienes operan las solicitudes en 5. Visa diplomática
las embajadas que se encuentran
en tu país de origen, suelen ser 6. Visa de periodista
bastante estrictos cuando se trata 7. Visa de matrimonio
de calificar a un solicitante de visa.
En el caso de Estados Unidos, el 8. Visado de entrada
proceso es riguroso. En ese
sentido, deberás tomar en cuenta
que toda documentación este
completa para tener la certeza de 9. Visado de salida
que vas a obtener una aprobación.
La redacción correcta de una carta • LICENCIA DE MANEJO: La
de solicitante deberá dejar una licencia de manejo o licencia de
buena impresión de tu persona. conducción es el documento
público de carácter personal e
PARTES: intransferible expedido por
autoridad competente, en el cual
1. Fechas de entrada y salida
autoriza a una persona para la
2. La cantidad de entradas conducción de vehículos con
validez en todo el territorio nacional.
3. Nombre y apellido
4. Numero completo del pasaporte
5. Fecha de Nacimiento

97
 9. Firma

PARTES: En un permiso actual, TIPOS: Las licencias de

expedido por la autoridad de tráfico
del país que otorga la licencia,
figuran en general las partes
siguientes:
1. Categoría de los vehículos cuyo
manejo se autoriza
2. Nombre y apellidos del titular
3. Fecha de nacimiento del titular
4. Fotografía
5. Fecha de Expedición
6.Fecha de caducidad
7. Número de identificación que se
le asigna
8. Autoridad de transito que lo
otorga
98
conducción o licencia de manejo
pueden ser para vehículos
automotores destinados al servicio
particular. (Incluyen los vehículos
de servicio oficial, diplomático,
consular y de misiones especiales)
o para vehículos automotores
destinados al servicio público.
Los tipos de licencias de
conducción en Colombia
cambiaron. A continuación,
presentamos los tipos o categorías
existentes en la actualidad:
PARA CONDUCIR
VEHICULOS
PARTICULARES:
A1: Para motocicletas de cilindraje
igual o menor a 125 c.c.
A2: Para motocicletas, motociclos
y moto triciclos de cilindrajes
superiores 125 c.c.
• ACTA DE DEFUNCION: Un
acta de defunción o partida de
B1: Automóviles, motocarros, defunción es un documento oficial
camperos, camionetas, vehículos extendido por las autoridades
cuatrimotor y microbuses de competentes (Registro Civil), en las
servicio particular. que consta el día y hora de la
muerte de la persona. Este
B2: Camiones, buses y busetas. documento sirve para hacer
gestiones como la preparación del
B3: Vehículos articulados o tracto entierro y funeral, arreglar la
camiones. pensión, gestiones legales como
herencias, etc.

PARA CONDUCIR En concreto, este documento se

puede necesitar para:
VEHICULOS DE SERVICIO
PUBLICO: Reclamo de herencias, cobro de
seguros de vida, cobro de
pensiones, tramite de documentos
oficiales, arreglo de bienes no
heredados, reclamo de contratos
bancarios, cuentas de ahorro e
inversiones y liquidaciones
pendientes entre otros.

C1: Automóviles, motocarros,

cuatrimotor, camperos, camionetas
y microbuses.
C2: Camiones rígidos, buses y
busetas de servicio público.
C3: Vehículos articulados de
servicio público.

99
PARTES: El certificado de
defunción se presenta en original

(para la Secretaria de Salud) y dos

copias (para el INEGI y el Registro
Civil) y consta de las siguientes
partes:

• Datos del Fallecido

• Datos de la defunción
• Datos de las muertes accidentales
y violentas
• Datos del informante
• Datos del certificante
• Datos del Registro Civil
100
• SOLICITUD DE EMPLEO:
Una solicitud de empleo es el
documento por medio del cual un
aspirante se postula a un puesto de
trabajo en una empresa. Como tal,
puede presentarse en dos formas:
como un formulario de postulación
estándar suministrado por el
departamento de recursos
humanos de la empresa, o como
una carta de postulación.
La solicitud de empleo, en este
sentido, es el primer paso dado por
una persona en dirección de lograr
la ubicación laboral en una
empresa.
La finalidad última de la solicitud de
empleo es la consecución de un
puesto de trabajo, aunque hay que
destacar que su objetivo inmediato
es ser considerado como candidato
para la entrevista de trabajo.

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