REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION SUPERIOR

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL RAFAEL MARIA BARALT

CABIMAS, EDO-ZULIA

UNERMB
ELABORADO POR:

GARCES ALBENIS

C.I: 29755051

Sección: 30121
1.-Control

El control es una de las etapas que forman el proceso administrativo, en la cual se

puede tener una información más precisa de lo que sucede.

Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y

organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las
empresas. Implica medir el desempeño contra las metas y los planes, muestra donde
existen desviaciones con los estándares y ayuda a corregirlas.

En términos generales, consiste en cerciorarse de o verificar que todo esté ocurriendo

o se esté haciendo conforme al plan desarrollado en las etapas tempranas del proceso
de administración de acuerdo con las instrucciones emitidas y los principios
establecidos. Y, a través de esto, en poder saber si es preciso emprender las acciones
necesarias para eliminar los errores o desviaciones que puedan presentarse en el
proceso.

También la definición de control se puede ver de dos formas:

La primera es la que deriva de la idea de “supervisión”, donde controlar significaría

verificar que las cosas se desarrollan de acuerdo a lo que se desea.

La segunda es la que va asociado a la idea de “dominio”, donde controlar es dominar,

y tal dominio debe ejercerse antes o al mismo tiempo que la supervisión.

Dejando en definitiva el control como toda acción correctiva que, a partir de la

comparación entre el estado real y una meta o estándar predefinido, busca reducir o
eliminar las desviaciones entre sí.

2.- Procesos

*Establecimiento de estándares e indicadores: Se encarga de que todos los resultados

coincidan con los planeado.

*Medición y detección de desviaciones: Mide la ejecución y los resultados mediante

unidades de medida, con la final de detectar desviaciones.

*Medición de resultados: Para este proceso se necesitan tener indicadores los cuales
permiten medir las actividades.

*Comparación de los resultados con los estándares: Compara los resultados de la

medición con los estándares.

*Evaluación de resultados y toma de acciones: En este proceso el control se encarga

de evaluar todas las actividades de las organizaciones y comparar dichos resultados
con los estándares definidos, para así lograr los objetivos propuestos.

*Retroalimentación y reinicio del proceso de control: Se encarga de revisar las

actividades realizadas para evaluar los resultados e implementar la toma de
decisiones.
3.- Importancia

El control es de suma importancia ya que incluso el mejor de los planes puede ser
desviado y puede no cumplirse según lo deseado: es importante tanto para mantener
el control de los planes que se deben cumplir como para vigilar los cambios de
ambiente y cómo se desarrollan los trabajadores en el ámbito laboral. El control puede
servirnos para: crear y obtener una mejor calidad, enfrentarse a los cambios, agregar
valor a los productos o servicios que se producen en dicha empresa y facilitar el
trabajo en equipo.

4.- Tipos de control

Existen tres tipos de controles administrativos preventivos, concurrentes y de

retroalimentación. Cada uno de ellos es relevante en una fase diferente del ciclo de
las actividades de entrada- operación – salida de la organización. Y todos cumplen un
papel muy importante en la búsqueda de productividad a largo plazo y de desempeño
elevado.

*Control preventivo: También llamados controles preliminares, se realizan antes de

que se realice una actividad de trabajo. Aseguran que los objetivos sean claros que
establezcan el rumbo adecuado y que estén disponibles lo recursos apropiados Se
encuentran en lo que sucede durante el proceso de trabajo llamados a veces
controles de dirección, monitorean las operaciones y actividades en curso para
asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con lo planeado.

*Controles de retroalimentación: Se implementan después de que el trabajo esta

terminado. Se concentran en la calidad de los resultados finales y no en las entradas y
procesos.

*Los controles concurrentes: son los que se realizan mientras se desarrolla una
actividad. La forma más conocida de este tipo de control es la supervisión directa. En
la actualidad, los sistemas computarizados pueden ser programados para brindar al
operador una respuesta inmediata si comete un error, o si se ha procesado una
información equivocada, los controles concurrentes del sistema rechazarán la orden y
le dirán donde se encuentra el error.

Los controles posteriores, son los que se llevan a cabo después de la acción. De esta
forma, se determinan las causas de cualquier desviación del plan original, y los
resultados se aplican a actividades futuras similares. Por ejemplo, en las Auditorias
Contables, estadística, contabilidad, etc.
5.-Principios

La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:

-EQUILIBRIO

A cada grupo conferido debe proporcionarse al grado del control correspondiente. De

la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al
delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar
que se esta cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada
esta siendo debidamente ejercida.

-DE LOS OBJETIVOS

Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es

un fin, si un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será
valido si no se fundamenta en los objetivos y si, a través de el, no se evalúa el logro de
los mismos.

La efectividad del control esta en la relación directa con la precisión de los estándares.

-DE LA OPORTUNIDAD

El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir , debe aplicarse antes
de que se efectué el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas,
con anticipación.

-DE LS DESVIACIONES

Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes
deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las
causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el
futuro.

Un control solo deberá implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se
esperan de el; de nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios
financieros que reditúe resultan menores que el costo y el tiempo que implica su
implantación.

-DE EXCEPCION

El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o

representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales
funciones estratégicas requieren de control. Este principio auxilia métodos
probabilísticos, estadísticos o aleatorios.

-DE LA FUNCION CONTROLADA

La función controlador por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya

que pierde efectividad el control. Este principio señala que la persona o la función que
realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

Much Galindo.
-DEL CARÁCTER ADMINISTRATIVO DEL CONTROL

Es necesario distinguir “las operaciones” de control de la función de control. La función

es de carácter administrativo y es la respuesta al principio de la delegación, esta no se
podría dar sin el control, como ya se hizo notar.

En cambio, “las operaciones” son de carácter técnico. Por lo mismo, son un medio
para auxiliar a la línea en sus funciones. Por ello deben actuar como staff. De ahí la
necesidad de convencer y no imponer, los medios de control.

-DE LOS ESTANDARES

El control es imposible si no existen “estándares” de alguna manera prefijados, y será

tanto mejor cuanto mas precisos y cuantitativos sean dichos estándares.

Pero no se podrá decir que se controla algo si lo obtenido no se “valoriza” y para ello
se compara con “algo” de ahí la regla de definir y perfeccionar los estándares como un
medio de preparar el control.

-DEL CARÁCTER MEDIAL DEL CONTROL

De el se deduce también espontáneamente una regla: un control solo deberá

usarse si el trabajo, gasto etc., que impone, se justifican ante los beneficios que de el
se esperan. En sentido positivo, surge el peligro del “especialista” en la técnica de
control de que se trate, el que casi siempre vera la bondad de su técnica, y tratara de
lograr a toda costa que se implante.

-DEL PRINCIPIO DE EXCEPCION

El control administrativo mucho más eficaz y rápido cuando se concentra en los casos
en que no se logro lo previsto, más bien que en los resultados que se obtuvieron como
se había planeado.

Este principio tiende a convertir el cumplimiento en lo normal, y las desviaciones de los

planes en lo excepcional: los controles versaran sobre esto ultimo exclusiva o al
menos, principalmente.

6.- Técnicas y herramientas de control

Son las herramientas que auxilia al administrador para llevar acabo el proceso de
control. Las técnicas de planeación son, a su vez, de control y, en esencia, los
controles no son más que sistemas de información.

Técnicas de control:

Sistemas de información:

- Contabilidad
- Auditoria: Financiera y Administrativa

-Presupuestos

-Informes

-Formas

-Archivos memorias

Graficas diagramas

-proceso, procedimientos, Gantt, etc.

Estudio de métodos

Estudio de métodos

-Tiempos y movimientos estándares

Métodos cuantitativos

-Redes

-Modelos matemáticos

-Investigaciones de operaciones

-Estadística

-Cálculos probabilísticos

-Programación dinámica

7.-Cualidades de un sistema de control efectivo

Las empresas logran sus objetivos al desarrollar planes estratégicos e implementar sistemas de
control para garantizar que sus operaciones se lleven a cabo según el plan. Tales sistemas de
control son efectivos cuando limitan las desviaciones del plan estratégico y alertan a la
gerencia cuando estos alejamientos son lo suficientemente importantes como para poner al
plan en peligro. Además, los sistemas de control efectivos garantizan que todas las actividades
de la empresa cumplan con los requisitos legales y regulativos y los estándares internos. Esto
adquiere principal importancia en empresas pequeñas, donde las prácticas suelen ser más
informales.

*Calidad de la información

Un factor fundamental en la efectividad de un sistema de control es la calidad de la

información que recibe. La información de un sistema de control debe ser precisa y
actualizada. Los mejores controles obtienen las información de los puntos donde las
operaciones la generan, como cifras de venta basadas en facturas y envíos
justificados según las especificaciones de embalaje. Para que la administración tenga
tiempo de evaluar problemas y adoptar medidas correctivas, la información debe ser
reciente. En muchos casos, los sistemas de control pueden suministrar datos en
tiempo real, pero aún deben procesar muchos datos financieros, lo que da lugar a
demoras.

*Planificación

La mera información de un sistema de control no es útil para la administración a

menos que sea posible una comparación con los puntos de referencia y objetivos.
Para permitir tal comparación, es fundamental que exista una estrecha integración del
sistema de control con el proceso de planificación. Si el plan estratégico exige un
determinado nivel de calidad definido por los resultados de las pruebas, el sistema de
control debe seguir la pista de esos resultados. El enfoque del sistema de control debe
coincidir con el del plan estratégico.

*Flexibilidad

Un sistema de control efectivo es altamente flexible. Estos significa que tiene la

adquisición general de datos y la capacidad de procesarlos para que la gerencia
pueda adaptarse a las situaciones de cambio. Si los datos recopilados de una fuente
dejan de reflejar la situación real, la gerencia debe ser capaz de identificar otras
fuentes mejores y adaptar el sistema para que suministre dicha información. En tal
caso, el sistema se debe adaptar para aceptar nuevos procesos comerciales que
permitan controles administrativos en esta área de actividad reciente.

*Objetividad

Los administradores deben ser capaces de tomar decisiones y actuar en base a los
resultados del sistema de control. Pueden ser creíbles y recibir el acatamiento de sus
decisiones sólo si las mismas se basan en evaluaciones y datos objetivos. Para lograr
dicha objetividad, los sistemas de control deben ser transparentes y medir los
parámetros que son relevantes para la empresa. Los sistemas de control son más
efectivos cuando sus resultados indican el tipo de medida correctiva necesaria.

*Aspectos económicos

El costo de un sistema de control debe ser razonable en comparación con la empresa

en la que se desarrolla. Los beneficios anticipados y los ahorros que resultan de la
implementación y el uso de un sistema de control deben ser acordes a los costos de la
instalación y administración del mismo. El objetivo del sistema es reducir costos
inesperados y alcanzar objetivos competitivos, por lo que un sistema de control
excesivamente costoso o indiscreto aumenta los gastos y reduce la competitividad.