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RESUMEN EJECUTIVO: COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN, TENDENCIAS

MODERNAS Y SU DESARROLLO

MAESTRANTE

RONAL ANDRÉS RODRÍGUEZ ROMERO

MÓDULO: SISTEMAS DE GESTIÓN PARA EDUCACIÓN MEDIADOS POR TIC

ACTIVIDAD 3.1

PROFESOR CONSULTOR

JORGE LUIS ESCOBAR REYNEL

UNIVERSIDAD DE SANTANDER

CVUDES

MAESTRÍA EN GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA EDUCATIVA

BOGOTÁ D.C.

2019
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CONTENIDO
RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................. 3

Introducción ............................................................................................................. 3

Características de un sistema de información ......................................................... 4

Contextos de ejecución de un sistema de información ............................................ 8

Conclusiones ......................................................................................................... 13

REFERENCIAS ......................................................................................................... 14
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Resumen: E -001

UNIVERSIDAD DE SANTANDER

SISTEMAS DE GESTIÓN PARA EDUCACIÓN MEDIADOS POR TIC 2019

COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN, TENDENCIAS

MODERNAS EN Y DESARROLLO

RESUMEN EJECUTIVO

Introducción

Cada institución en la interna de cada procesos de gestión, busca la eficiencia

como medio de dar cuenta de sus objetivos de desarrollo, para tal fin, existen
innumerables medios o herramientas con la cuales hacer que éstos lleguen a buen
puerto.

Los sistemas de información son un cúmulos de principios que empoderan a

los miembros de cada institución enfrenten, con mayor ahínco los diversos retos de su
trasegar en el mundo actual y de la misma manera, los venideros.

Al respecto, Stair & Reynolds (2010), manifiestan que cada persona integrante
de una insititución debe pensar “…en los principios como verdades o reglas básicas
que permanecen invariables sin importar la situación y que, como tales, brindan una
poderosa guía cuando se deben tomar decisiones difíciles”. (Stair & Reynolds, 2010)

Lo anterior deja ver que la puesta en marcha de cada uno de los principios de
un SI, empodera a las instituciones en la ardua tarea de resolver problemas gestados
a partir de su cotidianidad.
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Resumen: E -001
De esta manera, los SI buscan cimentar procesos y dinámicas tendientes a
formar miembros de cualquier institución sobre la base de la eficiencia, a la
intervención activa, a la toma de decisiones concretas y que apunten a responder a
las necesidades particulares del contextos en el que éstas son creadas.

De esta manera, nos compete ahora el determinar qué elementos integran e

interactúan en un SI y cómo éstos apoyan las diversas actividades de una institución.

Características de un sistema de información

En la época actual, donde los cambios a nivel social y en mayor medida los
tecnológicos dar pasos agigantados, toda institución debe adaptarse a éstos sin dejar
de lado su esencia pero permeándola de todo aquel aspecto que la lleva hacia la
eficiencia en términos de evolución Al respecto, Mendoza, Godoy, & Mariño, (2004)
manifiestan que “…a medida que crece el nivel de cambio que se pretende introducir,
aumentan las posibilidades de hallar una solución novedosa y que genere una ventaja
competitiva para la organización”. (Mendoza, Godoy, & Mariño, 2004)

Así, podemos definir a un SI como un conjunto de aplicaciones de software que

cuyo fin primario es el ejecutar procesos de negocios al interior de cualquier
organización, privilegiando la automatización de la información desarrollando cada
acción en una plataforma específica, la que permite el acceso a la información
mediante una red.

Los sistemas de información facilitan la gestión de orden institucional, haciendo

uso de herramientas sistemáticas para mejorar cada uno de sus procesos. Toda
organización requiere un manejo eficiente en el manejo de datos, al igual que el
procesamiento de dicha información, el análisis de los resultados y el adecuado
almacenamiento de los datos.
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Resumen: E -001
Según el LEM. Sistemas de Gestión., (2019), los SI “…apoyan diversos
procesos que se llevan a cabo al interior de las organizaciones, principalmente
transacciones, como pagos, cobros, facturas, pedidos, entradas o salidas de almacén
entre otras”. (LEM. Sistemas de Gestión., 2019). Lo anterior permite concebir a Los
sistemas de información son piezas importantes y fundamentales en todas las
organizaciones, apoyando procesos administrativos de diversa índole donde las
Instituciones pueden centralizar sus operaciones básicas mediante una triada de
procesos que incluyen: el ingreso de datos, el procesamiento de datos y finalmente la
salida de datos.

Imagen 1
Operaciones básicas de un sistema de información

Tomado del LEM. Sistemas de Gestión.(2019)

Tras haber enunciado algunas de las bondades de los sistemas de información,

en lo que atañe a las instituciones educativas, los SI se erigen como una herramienta
imprescindible para interactuar con cada uno de los miembros que hacen parte de la
comunidad educativa, al igual que con los usuarios o público en general, dando
apertura a dinámicas de interacción donde se posibilitan, a los diferentes actores, el
introducir, almacenar, analizar, tramitar y entregar información confiable de cada una
de las gestiones que conforman las instituciones educativas.
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Resumen: E -001

Es importante establecer la función de los criterios generales de los sistemas

de información y evaluar cómo funciona cada uno de ellos como parte integral de una
estrategia de gestión institucional. Para tal fin, se toma como referencia, el documento
Reflexiones acerca de los sistemas de información universitarios ante los desafíos y
cambios generados por los procesos de evaluación y acreditación, de Barcos (2008),
donde se detallan los criterios fundamentales para cimentar un buen SI.

Tabla 1
Criterios para el diseño de un SI (Parte 1)
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Criterios generales para guiar el diseño
Criterio Descripción
La utilidad que la información tiene para la organización. El
Economía o Costo costo de producir una información no debe ser superior al
beneficio esperable de su utilización
Toda salida de un sistema de información debe satisfacer
Utilidad una necesidad y debe ser considerada innecesaria mientras
no se compruebe su utilidad.
Momento en que la información se halla disponible. La
información es necesaria, tiene valor, en un momento
Oportunidad
determinado. La información debe estar disponible en el
momento en que se la requiera.
Adecuación de la información con la decisión que se ha de
Corrección adoptar. Es la precisión necesaria para mantener el valor de
la decisión basada en la información suministrada.
Significación relativa que una información debe tener para
Relevancia la decisión. Una información con datos no significativos no
sirve para actuar, se requieren datos relevantes.
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Tabla 2
Criterios para el diseño de un SI (Parte 2)
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Criterios generales para guiar el diseño
Criterio Descripción
Aquello que se separa de la norma o de la condición general
de su especie. La información que debe llegar a los niveles
Excepción
de decisión es la excepcional pues, de otra manera, su
volumen torna imposible su lectura y análisis.
Valor de la información, respecto de la decisión, se
Comparabilidad incrementa notablemente mediante la referencia de la
misma con los objetivos que hacen a la decisión.
Adaptabilidad a los cambios del sistema-objeto o de
referencia. Este requisito está indisolublemente vinculado
Flexibilidad con la satisfacción de las cambiantes necesidades de
información de los administradores y de la organización
toda.
Información clara. Se deben evitar problemas de
sofisticación en exceso; muchas veces demostrable. No se
Comprensibilidad debe olvidar que el destinatario de la información debe
encontrarse siempre en condiciones de comprenderla y, así,
poderla utilizar con todas sus virtudes.
Información debe ser lo suficientemente confiable como
para adoptar decisiones basadas en ella. Datos primarios
confiables y sus sucesivas transformaciones, lo que
Confiabilidad significa que no deben contener o introducir errores
derivados de factores conocidos. La calidad de un sistema
de información está determinada, en buena parte, por la
calidad de sus datos primarios.
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Tabla 3
Criterios para el diseño de un SI (Parte 3)
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Criterios generales para guiar el diseño
Criterio Descripción
Acceso a la información siempre que sea necesario. Esta
posibilidad debe ser considerada cuando se realizan
Disponibilidad
cambios de versiones o actualizaciones por las cuales se
pierde información implicando graves pérdidas económicas
Niveles de acceso a los sistemas en función del puesto del
usuario en la estructura de la organización. Debe
considerarse siempre la seguridad física de la información,
Seguridad
(pérdida por desastres naturales, sabotajes, etc.), el uso
fraudulento de la misma y la confidencialidad y protección
de la intimidad de clientes, ciudadanos y empleados.

Contextos de ejecución de un sistema de información

Un aspecto, que se enunció previamente es el relacionado con las actividades

básicas de los sistemas de información. Es necesario que las I.E procedan a un buen
manejo sistemático a todo este flujo de información producto de sus actividades
estratégicas, claves y de apoyo para cumplir con eficiencia y transparencia, el
intercambio de la información que es almacenada en sus archivos.

Para tal fin, un agente regulador como El Ministerio de Educación debe buscar
a toda costa, mejorar y fortalecer los sistemas de información del sector educativo en
todos sus niveles, con el fin de obtener datos de gran relevancia como las estadísticas
confiables y oportunas que permitan conocer el estado de la educación y facilite la
toma de decisiones en aras de la mejora de los procesos institucionales.
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Resumen: E -001

El poseer una base sólida de sistemas de información contribuye a la

transformación y modernización del sector, y son una estrategia dentro de la política
de Eficiencia trazada en la Revolución Educativa de cada Gobierno.

Lo anterior surge de un símil hecho entre la función que ejerce un MPR

(Manufacturing Resoure Planning), que referencia Mendoza, P. (2006) como un
sistema “…enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el proceso
productivo, o bien, un Centro de Información que proporcione todo tipo de información;
como situación de créditos, embarques, tiempos de entrega, etc”. (Mendoza, P. ,
2006).

De esta manera, al igual que las empresas, las instituciones educativas deben
garantizar el aprovechamiento de la información que surge de cada una de sus
actividades con lo cual se clarifica, en gran medida, la situación institucional en cada
una de sus dimensiones de gestión.

En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de Información

Estratégico si y sólo sí apoyan o dan forma a la estructura competitiva de las
instituciones educativas o de las empresas.

A lo largo de este documento se ha hecho claridad sobre el enfoque tradicional

de los SI, el cual se ciñe a las etapas claramente definidas como: Requerimiento o
especificación, análisis, diseño, implementación y puesta en marcha. A continuación
se abordará un tipo de enfoque que enriquece igualmente la gestión procedimental de
estos sistemas.

Existe un enfoque prototipo cuyo software se propone el identificar mejor los

requerimientos y funcionalidad de las aplicaciones informáticas o el lenguaje Unificado
de modelado (UML) como lenguaje gráfico que visualiza, especifica, construye y
documenta un sistema incluyendo aspectos conceptuales como procesos de
negocios, funciones del sistema o esquemas de bases de datos.
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Resumen: E -001

Veamos un ejemplo de esta propuesta de lenguaje gráfico proveniente del

estudio registrado en el análisis Medición del bienestar y progreso social: una
perspectiva de desarrollo humano creado por De la Torre, (2011)

Imagen 2
Lenguaje Unificado de modelado UML

Tomado de internet.contenidos.inegi.org.mx (2011)

Sin importar cuál sea el Sistema de Información elegido, éste debe tener como
propósito la eficiencia en el manejo de la información de la mano el control efectivo de
las actividades institucionales, la integración de nuevas tecnologías, el incremento de
la efectividad de operación, el aumento de la capacidad competitiva, la disponibilidad
de mayor y mejor información en el menor tiempo, la disminución de errores y tiempo
y la comparación.
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Resumen: E -001

Es claro que el conjunto de beneficios y oportunidades que traen consigo los SI

brindan un panorama positivo, pero no se debe dejar de lado, el analizar algunas de
sus desventajas, en las que se cuenta el tiempo que se puede tardar su
implementación, pues no es cuestión de un par de días en disminuir la resistencia que
se puede encontrar en algunos miembros de la comunidad educativa, al igual que los
problemas de orden técnicos o las fallas en el hardware y en software de uso cotidiano
en la institución o empresa.

Por otro lado, la meta de consolidación, de automatización y modernización de

los sistemas de Información demandan una variable de enorme relevancia para que
su funcionalidad se garantice y ella es el Recurso Humano pues de este recursos es
que hacen parte las personas encargadas de operar los equipos de cómputo, de
analizar la información resultante de las diversas gestiones y procesos, de programar
y operar los sistemas de información, al igual que mediar entre los miembros de cada
institución y los usuarios finales que son educandos o clientes, quienes generan el
requerimiento de la información.

Lo anterior debe sumarse a los equipos físicos dado que en éstos, se procesa
la información siendo estos dispositivos como: memorias, computadores que cumplen
la función de dispositivos de entrada, almacenamiento y dispositivos de salida de la
información, etc. La armonía en la dicotomía que plantea tanto el recurso humano
como la logística inmersa en cada proceso de un SI, es lo que garantiza el éxito de
cada iniciativa de mejora en la eficiencia de las diversas gestiones institucionales.
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Resumen: E -001
En relación con las iniciativas gubernamentales para una idónea aplicación de
los Sistemas de información, el M.E.N implementa sistemas que soportan e incentivan
el mejoramiento educativo con programas como el SIGCE, el SIMAT, EL SISTEMA
LOGICO Y HUMANO, cuya función es gestionar la información de todas las
instituciones educativas del país y de esta manera poseer acceso y control de la
información a nivel nacional. Estos programas mantienen una auditoría constante a
cada proceso institucional en cada claustro educativo, dinámica que evita las demoras
que ocasionan los intermediarios en la obtención de la información.
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Conclusiones

Los SI se presentan como una herramienta poderosa para la gestión educativa

o empresarial. En relación con el ámbito educativo se hace perentorio que todas las
instituciones posean entre sus prioridades el transformar y modernizar los canales de
recepción, desarrollo, análisis y entrega de la información. Claramente los SI son un
pilar de gestión institucional que brinda herramientas sistemáticas para el
mejoramiento continuo en la prestación del servicio

Es indispensable apoyar los objetivos y estrategias de la organización o

institución, mediante el suministro de información necesaria para garantizar su
funcionamiento. Una buena gestión en su manejo permite encerrar desde la actividad
rutinaria hasta aquella necesaria para el proceso de planificación a largo plazo y para
implementar procesos de auto evaluación y evaluación externa.

Gran parte del éxito de los SI radican en el facilitar, simplificar o realizar

automáticamente procesos que otrora se realizaban de forma manual, adaptándose
así, las necesidades de manejo de información y a la evolución de la organización en
sí.

Cuando se entra al campo de la evaluación de los SI, la calidad e importancia

de los datos se asegura si se emplean los filtros adecuados, al igual que las jerarquías
de organización que posibiliten la racionalización de los recursos y el consiguiente
beneficio operativo e institucional.

Finalmente, el procesamiento de la información debe ser un proceso donde se

asegure el no corromperla o transformarla, de tal manera que le sea útil al usuario
actual y al futuro para satisfacer sus necesidades.
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REFERENCIAS
Barcos, S. J. (20 de Enero de 2008). Reflexiones acerca de los sistemas de
información universitarios ante los desafíos y cambios generados por los
procesos de evaluación y acreditación. Obtenido de
http://www.scielo.br/pdf/aval/v13n1/a12v13n1.pdf

De la Torre, R. (2011). Medición del bienestar y progreso social: una perspectiva de

desarrollo humano . Obtenido de
http://internet.contenidos.inegi.org.mx/contenidos/productos/prod_serv/conteni
dos/espanol/bvinegi/productos/integracion/especiales/revista-
inter/RevistaDigital2/RDE_02_2e.html

LEM. Sistemas de Gestión. (2019). Sistemas de Gestión: para Educación, Mediados

por TIC. Obtenido de https://aulavirtual-
eew.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/contenido_LEM.html#pdf

Mendoza, E., Godoy, M., & Mariño, S. (2004). Prototipo de sistema de información
transferible a Instituciones de Formación Docente. Estudio de casos con
herramientas de análisis estructurado. Obtenido de https://aulavirtual-
eew.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/Documentos/Anexos/Cap3/1.p
df

Mendoza, P. , H. J. (2006). Introducción a los sistemas de información. Obtenido de

https://aulavirtual-
eew.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/Documentos/Anexos/Cap3/3.p
df

Stair, R. M., & Reynolds, G. W. (2010). Principios de sistemas de información: Un

enfoque administrativo. México, D.F.: Cengage Learning.