PROGRAMACIÓN EVENTO COMERCIAL Y DISEÑO DE LA CAMPAÑA

DEDIFUSIÓNSERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

CATALINA RINCON GOMEZ

INGRID GOMEZ LATORRE

TECNOLOGO EN GESTIÓN DE MERCADOS

FICHA 1668005

SENA CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

BOGOTA D.C
INTRODUCCION

La empresa QUESOS PAIPA MUNDIAL S.A.S (producto lácteo), ha decidido participar en

el evento comercial para la cooperación del desarrollo económico de los campesinos, dando a

conocer el producto insignia en nuestra región. Fabricado con la mejor leche seleccionada de

nuestros hermosos campos Boyacenses.

Esta feria tiene gran acogida al público con personas de diferentes perfiles para presentar el

producto y así evaluar los intereses o la opinión, consolidando a si la imagen de la empresa,

con nuevos clientes y con nuevos proveedores.

También es importante para entender a la competencia donde cada empresa presenta lo mejor

de sí. Podemos descubrir las fortalezas y debilidades respecto a tus competidores

simplemente visitando los stands: conociendo sus productos, su presentación, sus precios u

obteniendo información con material promocional o folletos.

.
OBJETIVO GENERAL

Promover la participación activa de nuestra empresa dentro del sector empresarial.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Reforzar la imagen y marca de nuestro producto.

 Lograr la compra y venta del producto.

 Lograr un gran número de contactos.

 Hacer alianzas estratégicas con clientes y proveedores

 Captar nuevos clientes y consumidores.

 Transmitir información mucho más activa e intensa acerca del producto.

NOMBRE DEL EVENTO

XI EDICIÓN DE LA FERIA INTERNACIONAL DE LA ALIMENTACIÓN JULIO 2019.

DIRECCION DONDE SE REALIZARA EL EVENTO

Cra. 37 #24-67, Bogotá

 ESTABLECER LOS REQUERIMIENTOS DEL EVENTO

 Concretar las personas que conforman el comité organizador, coordinador general y

todos los que sean necesarios.

 Imagen corporativa (marca, imágenes, mensaje, logotipos.)

 Productos a exhibir.

 elementos decorativos y mobiliarios.

 Promociones de preventa.

 Promociones durante el evento.

 Venta directa.

 Música y videos.
PRESUPUESTO

RUBLOS VALOR

ALQUILER STAND 300.000

EQUIPO 250.000

PUBLICIDAD 120.000

IMPRESIONES 65.000

CUÑAS RADIALES 300.000

TRANSPORTE 150.000

DECORACION 230.000

MUESTRAS 400.000

ILUMINACION 100.000

TOTAL 1.185.000

INSUMOS MATERIALES Y EQUIPOS

CANTIDAD MATERIAL

5 VIDEO BEAN

6 PENDONES

500 VOLANTES
ELABORAR DEL PROTOCOLO DEL EVENTO.

 Establecer el lugar y el horario en la que se llevara a cabo el evento.

 Conocer el público que va asistir ya que se habrá enviados su invitación notificación

con un mes de antelación.

 Diseñar u programa de presentación del evento para así llevar un orden.

 Conocer el lugar donde se presentará el producto, como que servicios hay, el personal

de seguridad que hay, sitios de información general etc.

PROTOCOLOS DURANTE EL EVENTO

 Revisar que todo esté en orden conforme la agenda del evento.

 Distribuir el trabajo entre los encargados del evento.

 Tener una adecuada presentación personal.

 Tener una buena disponibilidad y atención con los invitado

 Expresarse de manera clara y concreta.

 Ubicarse en la entrada del stand para recibir cordialmente a las personas invitadas.

 Tener listo los productos a ofrecer y las degustaciones.

PROTOCOLO AL FINALIZAR EL EVENTO.

 Realizar un acta publica con las conclusiones del evento, ya que estos se van hacer

llegar a todos participantes.

 Enviar notas de agradecimiento por la participación del evento.

 Hacer encuestas para saber si se alcanzaron los objetivos propuestos.

FORMULAR EL PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS DEL EVENTO

NOMBRE DE LA EMPRESA: QUESOS PAIPA MUNDIAL.

Dicho nombre surgió de establecer el queso Paipa como el mejor y que sea conocido en el

mundo entero.

PRESENTACION DE LA EMPRESA: el 1 de abril de 2018 se abre la empresa de QUESO

PAIPA MUNDIAL, dicha apertura se realizó en el municipio de Belén Boyacá uno de los

más productores de productos lácteos en la región.

Hoy en día el producto apunta al público de nivel socioeconómico bajo-medio, medio-alto y

alto, para las personas de cualquier tipo de edad desde niños hasta adultos de la tercera edad

ya que este producto es 100% natural libre de conservantes y de la leche de la mejor calidad

con grandes beneficios para la salud.

PRESENTACION DEL PLAN:

Al empezar la empresa QUESO PAIPA MUNDIAL, se conoció por primera vez reconocido

como uno de las pocas empresas de lácteos que fabrican el queso Paipa artesanalmente con la

posibilidad de un gran crecimiento.

Uno de los pilares más importantes para este plan será mejorar la imagen de la empresa ya

que aún no es lo suficientemente reconocida como se quisiera.

MISION Y VISION DE LA EMPRESA:

La visión es una imagen de un estado futuro, deseado para las acciones de la organización. En

otras palabras, es una descripción de lo que las cosas serían dentro de unos años, es un

compromiso, y es el resultado de poner imaginación a los conocimientos a fin de proyectar un

futuro posible que guíe las acciones.

La misión se puede definir como la “razón de ser” de la empresa y es el concepto que

distingue a una organización de otra. Es importante explicitarla porque ofrece a los

colaboradores de la organización una unidad de sentido que trasciende las necesidades

particulares, propicia una sensación de expectativas compartidas, consolida los valores entre

los integrantes de la organización, otorga un sentimiento de pertenencia y gesta una “Cultura

Institucional”.

La realización de dichos conceptos es de suma importancia realizar la estabilidad interna en

la organización mejorando el nivel en cuanto a la competencia.

MISION

Líderes en la creación y distribución del queso tipo Paipa.

VISION

Ser una empresa con reconocimiento a nivel mundial, reconocida por su excelencia y calidad.

ANALISIS DE LA MATRIZ DOFA

FORTALEZAS

 Ubicación

 Diversidad de propuestas

 Amplitud

 Atención al publico

 Sabor autentico

 Comunicación

 Balance general

 Páginas web y redes sociales

OPORTUNIDADES

 Aumento de producción en baja producción de leche

 Cierre de la competencia

DEBILIDADES

 Pocos empleados

 Poca difusión

 Muchos gastos

 Poca iluminación

 Capacitación del personal

 Poca distribución

AMENAZAS

 Apertura de nueva fabrica

 Descenso de turismo.

El análisis FODA es una herramienta que se utiliza para detectar la relación entre las

Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas de la empresa (de allí su nombre). Para

así, poder diseñar estrategias y planes de acción acordes a la situación empresarial. En otras

palabras, es un “diagnóstico organizacional”.

DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL

Quesos Paipa Mundial la ubicación provoca que los turistas se sientan atraídos pero ha bajado

demasiado la visita de viajeros en la temporada alta y baja. La distribución de producto es

muy poca solamente se distribuye el producto a la ciudad de Tunja, Duitama y pocas partes

del norte de Bogotá.

Su amplia estructura nos permite con mayor facilidad la fabricación y almacenamiento

deseado de nuestro producto.

La comunicación es muy buena entre los trabajadores existen estrategias de comunicación

internas y externas las cuales nos permiten conseguir el objetivo.

Se lleva un balance financiero correctamente favoreciendo la estabilidad económica pero Se

tienen muchos gastos que a veces no son justificables.

Se cuenta con una excelente atención al cliente con horarios extendidos al público.

Las debilidades son debido a los pocos trabajadores que cuenta la empresa por lo cual el

producto al ser artesanal es necesario recargar a los empleados de mayor trabajo.

La publicidad asido muy baja debido a que solo se tiene de medios de difusión las redes

sociales no se ha invertido en cuñas radiales, perifoneo ni campañas en los canales regionales

ni tampoco en los nacionales.

La apertura de la nueva fábrica amenaza con ser la competencia más fuerte debido a que

cuenta con mayor número de empleados y mayor distribución del producto.

 OBJETIVOS DEL PLAN

 Remarcar el importante papel que hoy en día las Relaciones Públicas ocupan en el desarrollo

organizacional.

 Concluir parte del curso, y resaltar la calidad de servicios de asesoría empresarial inherentes

al área de estudio.

 Proyectar una imagen positiva y confiable de la empresa a cuantos deseen utilizar sus

servicios y a quiénes ya lo utilizan.

 Mantener la imagen positiva que dicho plan tiene como objetivo realizar.

 Fomentar una mejora en las estrategias comunicacionales, y lograr que dicho mérito se vea

reflejado en el aumento de las ventas.

 Lograr en Mar Dulce una diferencia realmente notable respecto a su competencia.

POSICIONAMIENTO.

Posicionamiento: imagen de un producto o servicio en relación con otros productos o

servicios que compiten directamente con él y con otros comercializados o brindados por la

misma firma. También, estrategias y acciones de una compañía cuya finalidad es distinguirla

favorablemente de los competidores en la mente de los consumidores.

Se destaca que en este año que el producto a estado en el mercado se ha logrado una

concurrencia de público pero aun no es la suficiente para logra el punto de equilibrio.

PÚBLICO OBJETIVO

Público objetivo niños, jóvenes, adultos y personas de la tercera edad.

El objetivo es muy amplio debido a los grandes beneficios a nivel de salud que este ofrece.

ESTRATEGIAS DEL PLAN

Establecer vínculos de comunicación constante entre los clientes ya habituales y los clientes

potenciales, mediante la exposición de información sobre las acciones que se realicen en el

público.

Mantener una interacción ardua y continua con empresas de viaje, hoteles, restaurantes y

cualquier otro tipo de organización que tenga relación directa con potenciales clientes.

Proyectar, consolidar y fomentar entre los colaboradores de la compañía los objetivos y la

misión de la empresa. De esta manera, se ofrece a los colaboradores una unidad de sentido

que trascienda las necesidades particulares.

Plan de Acción.

 realizar una significativa difusión del evento previo a la realización del mismo.

Asimismo, una cobertura de medios de prensa el día el evento.

 . Con esto se logra no generar pérdidas, sino ganancias. Además, llama la atención del

público si se realiza una correcta difusión.

 Ejecución de fiestas temáticas esta podría ser considerada una estrategia

comunicacional, que a su vez, contrae beneficios de mercadeo.

 El stand sea amplio para que así pueda el público deleitarse viendo y consumiendo el

producto.

 Contratación de meseros es una propuesta diferente, y que interesa a muchos

consumidores. Además, provoca un ambiente mucho más confortable ante los ojos de

los clientes.

 Preparar una mejor difusión del lugar mediante medios masivos de comunicación.

 Confección de folletería, volantes, afiches u otra forma de publicidad que aseguren

una concientización del público sobre la calidad y fortalezas del público.

 Construcción de cambios de diseño en la fachada del stand. De este modo, se asegura

una mayor atracción e interés del público en visitar el lugar.

DISEÑAR LA CAMPAÑA DE DIFUSIÓN:

  Se promocionará a través de las redes sociales como Facebook, Twitter, Google e

Instagram

Facebook Queso Paipa Mundial

Twitter @Queso Paipa Mundial

 Invitaciones vía email, a los clientes ya establecidos.

Email quesopaipaboyaca@gmail.com

 Voz a voz.

 Plegables.
 EVALUACION

OBJETIVOS

 El espacio fue el suficiente para que las personas pudieran ver y degustar el producto.

 La iluminación estuvo muy buena se pudo observar el producto.

 Se impresionaron al saber que el queso es fabricado de manera artesanal y sin ninguna

clase de conservantes además que trae beneficios para la salud.

 Se acabara el producto y algunas personas no alcanzaron a comprar.

 El evento fue organizado sin inconvenientes.

 Muchos asistentes.

 Los expositores estuvieron muy pendientes aclarando dudas y exponiendo muy bien.

 Respondió a las expectativas el evento.

ENCUESTA EVENTO CORFERIAS QUESO PAIPA MUNDIAL

OBJETIVO: Indagar sobre el desempeño del Evento para la mejora la gestión del mismo
Nombre del evento: XI EDICIÓN DE LA FERIA INTERNACIONAL DE LA ALIMENTACIÓN JULIO
2019.
Nombre del encuestado (opcional) :
1. Asigne una calificación de 1 a 5 a los siguientes aspectos relacionados con el evento
5: Excelente 4: Bueno 3: Regular 2: Malo 1: Deficiente
. ORGANIZACIÓN Y LOGÍSTICA
2. Proceso de divulgación previa al evento 5: Excelente 4: Bueno 3: Regular 2: Malo 1:
Deficiente
3. Proceso de inscripción ( Si aplica) 5: Excelente 4: Bueno 3: Regular 2: Malo 1: Deficiente
4. Logística e instalaciones (Organización) 5: Excelente 4: Bueno 3: Regular 2: Malo 1:
Deficiente
2. EVALUACIÓN DEL EVENTO
5. Las expectativas del evento fueron las esperadas 5: Excelente 4: Bueno 3: Regular 2: Malo 1:
Deficiente
6. Horario del Evento 5: Excelente 4: Bueno 3: Regular 2: Malo 1: Deficiente
7. Utilidad de los temas vistos 5: Excelente 4: Bueno 3: Regular 2: Malo 1: Deficiente
3. EVALUACIÓN DEL CONFERENCISTA
8. Conocimiento y Dominio del tema 5: Excelente 4: Bueno 3: Regular 2: Malo 1: Deficiente
9. Metodología y pedagogía 5: Excelente 4: Bueno 3: Regular 2: Malo 1: Deficiente
10. Disposición para atender inquietudes 5: Excelente 4: Bueno 3: Regular 2: Malo 1: Deficiente
SUGERENCIAS Y COMENTARIOS
 Respuesta
Pregunta
Deficiente Malo Regular Bueno excelente
1. Asigne una calificación de 1
a 5 a los siguientes aspectos 0 0 5 40 55
relacionados con el evento
2. Proceso de inscripción 0 0 0 0 100
3. Logística e instalaciones
0 0 10 40 50
(Organización
4. Las expectativas del evento
0 0 1 60 39
fueron las esperadas
5. Las expectativas del evento
0 0 5 10 85
fueron las esperadas
6. Horario del Evento 0 0 0 0 100
7. Utilidad de los temas vistos 0 0 0 30 70
8. Conocimiento y Dominio
0 0 10 40 50
del tema
9. Metodología y pedagogía 0 0 1 50 49
10. Disposición para atender
0 0 2 12 86
inquietudes

Bibliografías

Mundo eventos

https://letigrijo.com/como-organizar-un-evento/

https://andreaconsueloeventos.blogia.com/2011/061502-evento-empresarial.php