CODIGO:

PROCEDIMIENTO DE ACCIONES DE
MEJORA VERSION:

FECHA:

1. OBJETIVO

Formular, implementar, registrar, hacer seguimiento y revisar la efectividad de

las acciones de mejora, mediante la identificación y análisis de las causas de
las no conformidades detectadas o potenciales de los procesos, que permitan
su eliminación y un mejoramiento continuo del desempeño de la empresa.

2. ALCANCE

Este procedimiento tendrá alcance a todo el Sistema de Gestión de Seguridad

y Salud en el Trabajo

3. DEFINICIONES

ACCIÓN CORRECTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)

causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. (Acción
que se toma para evitar que algo vuelva a producirse)

ACCIÓN PREVENTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)

causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente
indeseable. (La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda)

ACCIÓN DE MEJORA CONTINUA: Acciones tomadas para aumentar la

capacidad de los procesos, mediante el aprovechamiento de oportunidades de
mejora.

CAUSA: Origen, motivo o razón por la cual se presenta un hallazgo. Un

hallazgo puede tener origen en varias causas.

CORRECCIÓN: Acción tomada para eliminar una No conformidad detectada,

que ataca puntualmente el incumplimiento, más no ataca las causas. Una
corrección puede darse junto con una acción correctiva.

EVIDENCIA: Registros, declaraciones de hechos, o cualquier otra información,

que son pertinentes para permiten verificar el cumplimiento de una acción de
mejora.

FORTALEZA: actuación positiva relevante identificada en el ejercicio de

evaluación.

HALLAZGO: Resultado una acción evaluativa, que identifica oportunidades de

mejora, no conformidades y no conformidades potenciales.
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MEJORA CONTINUA: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la

capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.

NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.

NO CONFORMIDAD POTENCIAL: Situación que implica el posible

incumplimiento a futuro de un requisito. Es la posibilidad de incumplimiento de
una necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
(Un riesgo es una no conformidad potencial, pero no la única).

OPORTUNIDAD DE MEJORA: Situación que no implica incumplimiento de un

requisito, pero debe ser tenida en cuenta para realizar acciones de mejora
continua para optimizar el desempeño.

PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL: Documento que consolida las

acciones de mejoramiento necesarias para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad real o potencial o para mejorar el desempeño de los procesos. Se
registra en el “Instrumento de Registro y Control de Acciones de Mejora” de
este procedimiento, el cual incluye el Plan de Mejoramiento por Proceso(s).

PRODUCTO O SERVICIO: Resultado de un proceso o de un conjunto de

procesos.

UBICACIÓN DEL HALLAZGO: Clasificación del origen del hallazgo

dependiendo si este pertenece a un proceso, proyecto, área o dependencia de
acuerdo a lo establecido en el Decreto 607 de 2007.

REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente explícita u

obligatoria.

RIESGO: Combinación de la probabilidad de que ocurra un(os) evento(s) o

exposición(es) peligroso(s), y la severidad de lesión o enfermedad, que puede
ser causado por el (los) evento(s) o la(s) exposición(es) (NTC-OHSAS 18001).

VERIFICACIÓN: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de

que se han cumplido los requisitos especificados, o la eficacia de las acciones
implementadas para la eliminación de la causa de un hallazgo.

USUARIOS INTERNOS: Empleados de la entidades que utilizan productos del

proceso como insumos en sus labores.

USUARIOS EXTERNOS: Organización, entidad o persona que recibe un

producto y/o servicio de la entidad, y organismos de control.
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4. RESPONSABLE

El cumplimiento de este procedimiento quedara a cargo del empleador y el

HSE.

5. DESCRIPCION DEL PROCESO PASO A PASO

ITEM ACTIVIDAD DESCRPCION RESPONSABLE

Dar aviso sobre los hallazgos
1 Informar el hallazgo encontrados en las inspecciones Control interno
o auditoria
Analizar si el hallazgo tiene
2 Validar el hallazgo Líder del proceso
justificación para validarlo
 No: enviar comunicación al
Hallazgo valido
control interno exponiendo
para el líder del
argumentos y soportes para
proceso
3 desvirtuar el hallazgo Líder del proceso
 Si: identificar, analizar y
Revisar
valorar las causas del hallazgo
argumentos
Acciones de mejora para
Determinar y
4 tratamiento del hallazgo con Líder del proceso
proponer
vistos externos
Revisar acciones Conocer las propuestas dadas
5 de mejora para mejorar los hallazgos Control interno
propuestas encontrados
Acciones de mejora Validar las acciones de mejora
6 válidas para control que se van a implementar Control interno
interno
Analizar no Conocer las no conformidades
conformidades que ha dado el control interno
7 Líder del proceso
indicadas por el sobre las acciones de mejora
control interno propuestas
Revisar acciones Ajustar las acciones de mejora
8 de mejora que tienen la no conformidad Líder del proceso
ajustadas
Hacer validación Validar las acciones de mejora y
9 Control interno
condicionada colocar condiciones
Registrar Registrar las acciones de mejora
10 oficialmente las que ya fueron aprobadas Líder del proceso
acciones de mejora
Coordinar la Ejecutar la condición de mejora
11 ejecución de Líder del proceso
acciones de mejora
12 Hacer seguimiento Realizar seguimiento a las Líder del proceso
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mensual a la acciones de mejora

ejecución de la implementadas
acciones de mejora
Realizar informe de Mantener un informe actualizado
13 seguimiento a las de los resultados de las mejoras Alta dirección
acciones de mejora
Procedimiento Revisar los resultados de las
revisión por la acciones de mejora
14 Alta dirección
dirección

6. CONTROL DEL DOCUMENTO

REV. FECHA DE MODIFICACIÓN

ELABORADO REVISADO APROBADO
No. APROBACION REALIZADA

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