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Introducción
L
a archivística actual está inmersa en un cambio profundo. Una disciplina como la
nuestra, cuya misión es preservar los documentos y su información, es evidente que
tiene que estar presente en los procesos de modernización en la llamada Sociedad de
la Información.
¿Qué papel debe jugar la Archivística en estos cambios y, en concreto, qué papel está llama-
do a jugar el Cuadro de Clasificación? Sin lugar a dudas, los cambios y procesos de mejora que
implica la administración electrónica han creado una coyuntura favorable para el conocimiento
e implantación de métodos archivísticos en la gestión. Actualmente, hablar de “gestores docu-
mentales” y de “metadatos” es cada vez mas normal, y este hecho nos ha situado plenamente en
los procesos de modernización de nuestras organizaciones.
Tenemos que aprovechar esta coyuntura favorable para poder hablar no solamente de “ges-
tores documentales”, “repositorios” y “metadatos”, sino también de “Archivística” y, sobre todo,
de una de las herramientas básicas de nuestra disciplina, el Cuadro de clasificación documen-
tal –CdC-. En muchos casos, hablar del CdC en un entorno de trabajo multidisciplinar en
nuestras organizaciones será una novedad, pero es una tarea que deberemos abordar de forma
obligatoria: difícilmente podremos organizar nuestros repositorios electrónicos de documentos
sin un CdC y difícilmente podremos aplicar metadatos de conservación si antes no hemos
establecido los metadatos de identificación siguiendo el CdC.
El Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat creó un CdC funcional para la Gestión docu-
mental en el año 1991. Desde entonces ha ido evolucionando para adaptarse a los requeri-
mientos de la gestión administrativa y documental y, en estos momentos, a la administración
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Escenario
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• No estático: ha de permitir, si es necesario, cambiar la estructura, los niveles o las divisio-
nes sin que por ello se vean alterados los códigos de referencia de las divisiones o niveles
tratados.
• Dinámico: porque tiene que asumir las posibles nuevas competencias y funciones de la
administración y los cambios que ésta experimente.
• General para los documentos: porque tiene que servir tanto para los documentos en so-
porte tradicional como en soporte electrónico, sea cuál sea su formato o características,
sea cual sea su estado de tramitación o evaluación.
• Fácil y amigable: porque su conocimiento y aplicación debe ser incorporado en la gestión
diaria de todos los técnicos y administrativos de la organización, y esta incorporación
solamente se garantizará si el CdC es fácil de entender e implementar.
• Creador de fidelidades: porque no podemos permitir la desvinculación del CdC una vez
se haya implantado; el CdC tiene que llegar a ser una herramienta imprescindible y vin-
culante, y sus bondades han de ser conocidas y reconocidas por la organización.
• Integrado: porque es una herramienta que tiene que convivir e interactuar con las demás
herramientas de gestión de la organización, como son el Registro General, las aplicaciones
de gestión, las herramientas de automatización de oficinas, la intranet municipal, etc.
• Escalable: porque el propio CdC ha de integrar los mecanismos de actualización que lo
doten de la capacidad de seguir creciendo y adaptándose tanto técnica como jurídicamen-
te a las nuevas necesidades de la organización.
Para comprender el CdC funcional del Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat entendemos
que deben estudiarse los elementos que configuran el propio CdC, y que hemos identificado en
tres: la jerarquía, los títulos, la codificación.
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la Ciudadanía”. El resultado obtenido fue una estructura más coherente, y con el tiempo se ha
demostrado que se ha podido integrar de forma bastante rápida en la cultura administrativa de
la organización.
De hecho, la misma legislación nos ayudaba a entender el nuevo CdC con la nueva estruc-
tura:
La Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del Régimen local, establece:
Artículo 11
2. Son elementos del municipio el territorio, la población y la organización.
El Servicio de Archivo entendió que los elementos del municipio se correspondían perfec-
tamente con los primeros niveles del CdC y además de esta manera la división se establecía
tomando como criterio una normativa básica de ámbito municipal. El resultado era mucho
más coherente e inteligible:
• Elemento organización: Documentos de Gestión interna y organización
• Elemento territorio: Documentos de Gestión del Territorio
• Elemento ciudadano: Documentos de Servicios al ciudadano
Una vez desarrollados los primeros niveles –que hemos convenido en llamar grupo de fun-
ciones- se desarrollaron las siguientes divisiones, las funciones, siendo el resultado el siguiente:
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Una vez establecidos los grupos de funciones y su nivel inferior, las funciones, se fueron
creando los siguientes niveles, actividades- hasta llegar a las series documentales.
La comprensión del CdC así establecido resulta más fácil, tanto en los cursos de formación
como en su implementación y aplicación. Cuando realizamos la formación en Gestión docu-
mental en el Ayuntamiento, hemos comprobado que es relativamente fácil explicar los prime-
ros niveles del CdC funcional. También hemos comprobado que resulta fácil “navegar” por
el CdC e identificar de forma rápida si un documento pertenece al primer grupo, al segundo
o al tercero, acción que permite descartar, de forma automática, un 66% de posibilidades de
identificación de los documentos.
tipo de código nos permite referenciar de forma única y unívoca cada nivel o división del CdC,
cada unidad de descripción.
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M.Roberge, de quien se toma el formato de código, identifica los documentos de gestión con una “G”, letra
que nos parece muy confusa por parecerse al “0” y por ello hemos adoptado la letra “N”, de Gestión interna. En
alguna consultoría que he realizado en algún Ayuntamiento se ha propuesto y aceptado identificar los documen-
tos de Gestión del Territorio con una “T”, mientras que los documentos relacionados con el elemento “Población”
se han identificado con una “P”:
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Una vez creado el CdC, era necesario establecer cómo se iban a tratar los documentos
recibidos y creados por los organismos dependientes del Ayuntamiento, fueran patronatos,
empresas o consorcios municipales.
Partíamos de dos premisas importantes. Primero, la misma Ley de archivos catalana, en su
artículo 32, establece:
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correspondiente que hasta tal fecha quien lo gestionaba era un Patronato, y a partir de este
momento lo gestiona otra entidad. De esta manera nunca perderemos la información de la
autoría de los documentos.
Desde el Ayuntamiento entendemos el CdC como la herramienta básica del SGD, pero el
CdC en si es una herramienta que debe completarse con lo que hemos venido llamando el Cua-
dro de descripción –CdD. El CdD sería la otra herramienta básica del SGD. Sin ella, difícil-
mente los distintos usuarios del CdC tendrían la información suficiente para ser competentes
en su aplicación. Es por esta razón que nos vemos obligados a realizar una mención específica
al proceso de descripción del CdC.
Sin embargo, el CdD plantea diferentes problemáticas, pues la descripción es una tarea que
requiere tiempo y precisión. Existe además otro inconveniente: la multiplicidad de herramien-
tas de descripción existentes, según el elemento de descripción. A nivel básico, tenemos cuatro
herramientas de descripción normalizadas:
1. ISAD(G) Norma internacional general de descripción archivística, Estocolmo 1999.
2. ISAAR(CPF) Norma internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos
a instituciones personas y familias, Canberra 2003.
3. ISDF Norma internacional para la descripción de funciones, Dresde 2007.
4. ISDIAH Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de ar-
chivo, Londres 2008.
Además, tendríamos que tener en cuenta el desarrollo que de la ISAD(G) han realizado
las diferentes comunidades archivísticas; en nuestro caso tenemos que mencionar la NODAC
Norma de Descripció Arxivística de Catalunya, Barcelona 2007. Tampoco debemos obviar
en el momento de la descripción toda la literatura que se está desarrollando en relación a los
metadatos –ISOS, vocabularios de metadatos, etc- pues, en definitiva, los metadatos no dejan
de ser criterios que atañen a la descripción. Para finalizar, no podemos olvidar las normas cuyo
objetivo es normalizar la descripción desde una perspectiva de codificación -EAD Descripción
archivística codificada, 2002; METS, Estándar para codificar y empaquetar conjunto de con-
tenidos, etc.-.
¿Cómo y de qué manera debemos enfrentarnos a la tarea tan importante de la descripción
del CdC con el sinfín de normas existentes y, sin lugar a dudas, a las posibles normas que pue-
dan aparecer?
Desde el Servicio de Archivo vemos conveniente iniciar un proceso de descripción del CdC
de forma paulatina, a medida que nuestros propios recursos nos lo permitan, y siguiendo las
siguientes pautas:
• Utilizar la ISAD(G) para la descripción del fondo archivístico municipal
• Utilizar la ISAD(G) para la descripción de las series documentales.
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Si bien, hoy en día, apostamos por la implementación del CdC en aquellos entornos en
los que se tramiten documentos, cabe preguntarnos también cómo entendemos debería ser la
evolución y el futuro de los CdC.
Entiendo que, para intentar esbozar alguna idea sobre el futuro del CdC en las organizacio-
nes no podemos olvidar diferentes aspectos, como son:
Esta experiencia se explicó en la “XVI Jornadas de Archivos Municipales”, Alcobendas, 25-26 de mayo de
2006.
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El CdC funcional del Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat, como hemos visto, lleva
ya muchos años implantado y probando su funcionamiento y funcionalidad en la Oficina de
Atención al Ciudadano, en la oficina del Registro General y en las oficinas de gestión, aplican-
do los criterios de gestión documental tanto en la documentación activa como en la documen-
tación semiactiva.
Aunque nos queda aún bastante camino por recorrer para alcanzar el objetivo de imple-
mentar el Sistema de gestión documental a todas las oficinas administrativas del Ayuntamiento
y entidades dependientes, el CdC funcional del año 1991 se concibió de manera que se ha
adaptado perfectamente a las normas ISO con referencia a la Gestión documental y a las espe-
cificaciones MoReq.
Las bondades del CdC funcional del Ayuntamiento y su fácil adaptación a la gestión do-
cumental, ha permitido que otros ayuntamientos también lo hayan adoptado a su Sistema de
gestión documental. Pero un CdC funcional, como una estructura que reproduce de forma
gráfica una realidad compleja como pueda ser una administración local, puede también usarse
para otros cometidos no propiamente archivísticos.
A nivel de ejemplo, en el momento de redacción de esta comunicación, existe una propuesta
por parte del Consorci Administració Oberta de Catalunya de usar el CdC funcional en un
nuevo servicio a las administraciones locales. El objetivo es crear un repositorio en el que las
administraciones puedan almacenar sus documentos electrónicos; el proyecto prevé utilizar el
CdC de Sant Boi como estructura básica para la integración y organización de los documentos,
estructura básica que cada administración podrá adaptar a sus propias necesidades..
También podemos mencionar la iniciativa del año 2007 por parte del Consorci de Mu-
nicipis Localret para la creación del Mapa de la interoperabilidad local. El objetivo de esta
herramienta era poder conocer e identificar los movimientos de datos y documentos que se
producen entre la administración local y otras administraciones o empresas. Este encargo del
mencionado organismo se realizó a partir de la recogida de información y estudio de la docu-
mentación del Registro General de tres administraciones locales de diferente dimensión. En el
estudio, la única manera de “poner orden” a toda la información recogida, datos y documentos,
fue utilizando como estructura de organización el CdC funcional. Ello permitió obtener el
primer esbozo del Mapa de la Interoperabilidad local, a partir del cual se deberían establecer las
pautas de intervención para la mejora de los procesos interadministrativos.
Todas estas experiencias nos están demostrando las diferentes posibilidades que puede lle-
gar a tener un CdC funcional. Su adaptación a realidades organizativas distintas, por parte de
diferentes perfiles y usuarios y desde múltiples perspectivas, confiere una gran potencialidad al
Cuadro de Clasificación, traspasando el ámbito estrictamente archivístico.
En unos tiempos en los que la colaboración multidisciplinar entre los colectivos profesio-
nales de la Administración parece la única forma viable de poder avanzar en la implantación
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Nos estamos refiriendo a los Ayuntamientos de Sant Cugat del Vallès, el Ayuntamiento de Sant Feliu de
Llobregat, el Ayuntamiento de Esplugues de Llobregat y el Ayuntamiento de Badalona.
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