Actividad 2

PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

Cuadro comparativo

DOCUMENTO DE ARCHIVO DOCUMENTO ELECTRONICO

Lugar donde se encuentra toda la Se entiende como toda información generada,

información producida en cualquier fecha, enviada, recibida y almacenadas por medio
lenguaje, forma o soporte, por una entidad electrónico.
pública o privada.
Estas se conservan y transmiten mediante
Es una expresión testimonial de carácter medios electrónicos luego de efectuar algunas
autentico, objetivo e imparcial, es series con medida de autentificación.
interdependiente ya que está condicionando
a los demás y siendo condicionado. Énfasis en la naturaleza de los documentos,
creados, utilizados y conservados en entornos
En cumplimiento de sus funciones jurídicas tecnológicos.
o administrativas, conservando como prueba
información y continuidad de gestión. Función archivística global que la integra:

Permite fácil acceso a la información.

Controla el acceso a la información por niveles

de seguridad y conservación a largo plazo.

El uso del documento de archivo y electrónico

Hay un tipo de información en las asesorías que está estrechamente ligada a la gestión de
los documentos: se trata de los programas de gestión (programas de contabilidad, de
sociedades y cuentas anuales, de rentas y patrimonio, de nóminas, de facturación, etc.) y de las
bases de datos.
 A la hora de planificar el sistema de archivo y la gestión de los documentos es fundamental
partir de una visión global que englobe los documentos en papel, los documentos electrónicos
y los programas de gestión.
Tanto los documentos electrónicos como los programas de gestión son ficheros
informáticos pero desde el punto de vista documental presentan una diferencia sustancial:
 Un documento generalmente debe ser consistente e inalterable (su puesta al día genera
un nuevo documento).
 Un programa de gestión o base de datos se actualiza regularmente.
 Por eso, su mantenimiento y conservación plantea diferentes requerimientos, teniendo
en cuenta que a menudo existe una estrecha relación entre un programa de gestión y
varios documentos. Por ejemplo, una actualización de los datos en el programa de
contabilidad generará un nuevo balance de situación, es decir, un nuevo