03 Tec Aplicada RRHH

TECNOLOGÍA APLICADA A LOS RECURSOS HUMANOS
SEMANA 3
Carta Gantt aplicada a la planificación
de los procesos de RR. HH.
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ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 3
ÍNDICE
CARTA GANTT APLICADA A LA PLANIFICACIÓN DE LOS PROCESOS DE RRHH .................................... 4
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...................................................................................................................... 4
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 4
1. CARTA GANTT EN PROJECT PLAN 365 ......................................................................................... 5
1.1. CONFIGURACIÓN DE PARÁMETROS EN PROJECT PLAN 365 ............................................... 5
1.2. DEFINICIÓN DEL EQUIPO DEL PROYECTO ........................................................................... 8
1.3. INGRESO DE ACTIVIDADES DEL PROYECTO ......................................................................... 9
1.4. DEFINICIÓN DE LA LÍNEA BASE DEL PROYECTO ................................................................ 12
1.5 REPORTES DISPONIBLES .................................................................................................... 13
2. CARTA GANTT EN EXCEL............................................................................................................ 14
2.1 CONSTRUCCIÓN DE LA LISTA DE ACTIVIDADES DE LA CARTA GANTT ............................... 14
2.2 CONSTRUCCIÓN DE LA CARTA GANTT .............................................................................. 16
COMENTARIO FINAL.......................................................................................................................... 27
REFERENCIAS ..................................................................................................................................... 28
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CARTA GANTT APLICADA A LA PLANIFICACIÓN DE LOS PROCESOS
DE RRHH
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Explicar el proceso de la construcción de la carta Gantt.
 Aplicar los conceptos de planificación en la construcción de una carta Gantt.
INTRODUCCIÓN
La carta Gantt es el elemento central para el registro del avance de un proyecto, por lo que saber
construirla es básico para los profesionales actuales.
La carta Gantt reúne toda la información de las actividades que deben ser ejecutadas para llevar a
cabo un proyecto y, en función de la línea base de actividades, tiempo, recursos y costo, es la
herramienta utilizada en el monitoreo y control del proyecto para registrar desviaciones.
En la actualidad existen dos caminos para construir una carta Gantt, el primero es mediante el uso
de una planilla Excel y el segundo es utilizando un software diseñado para la administración de
una carta Gantt. En este camino, uno de los más conocidos es Microsoft Project, utilizado por la
mayoría de las empresas, pero no es de acceso gratuito y su costo de licencia es por usuario, sin
embargo, existen softwares de administración de proyectos gratuitos online como Project Plan
365, el cual será estudiado en esta semana.
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1. CARTA GANTT EN PROJECT PLAN 365
Project Plan 365 es un software para administración de proyectos que permite la creación y
administración del cronograma o carta Gantt de un proyecto.
Este software cuenta con una versión libre online que puede ser utilizada directamente sin
necesidad de instalar ningún componente y, además, cuenta con una versión que puede ser
descargada e instalada en cualquier PC. Esta última versión corresponde a una prueba por 30 días.
Para ingresar a Project Plan 365, se sugiere visitar el siguiente link:
https://goo.gl/9IRw6Y
Para iniciar el conocimiento de Project Plan 365 se realizará el estudio de todos aquellos aspectos
que deben ser configurados, previos al ingreso de las actividades en la carta Gantt. Luego se
estudiarán los pasos para crear las actividades, establecer su secuencia y asignar sus recursos.
Finalmente, se definirá la línea base del proyecto para, posteriormente, ingresar los avances de las
actividades.
1.1.CONFIGURACIÓN DE PARÁMETROS EN PROJECT PLAN 365

Una vez descargado e instalado en el PC, se deben configurar y definir los tiempos de trabajo
asignados al equipo de trabajo, esto significa que debe definirse el calendario de trabajo con el
cual funcionará el proyecto. Para esto se debe seleccionar la opción Cambiar los tiempos de
trabajo de la pestaña Proyecto del menú principal, como se muestra en la siguiente imagen.
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Imagen N.º 1
Al seleccionar esta pestaña se desplegarán las opciones señaladas en la siguiente imagen, en la

cual el número 1 muestra las opciones de calendario predefinidas que tiene el sistema pero, en
caso de necesitar crear un calendario nuevo, se podrá realizar mediante la selección del número 2.
El número 3 muestra los horarios de trabajo establecidos para el calendario seleccionado y el
número 4 muestra los días laborables (blanco) y los no laborables (gris).
En el caso de querer cambiar los horarios o los días laborables, se debe seleccionar la pestaña
Semanas de trabajo (5) y luego el botón Detalles (6).
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Imagen N.º 2
1 2
5 4 6
Una vez activado el botón Detalles, se desplegará un cuadro como el que se muestra a
continuación. Al seleccionar la opción Establezca día a estos tiempos de trabajo específico, se
selecciona el día y aparecerán los horarios por defecto, de manera editable para que puedan ser
cambiados.
Imagen N.º 3
7
Para definir aspectos generales del proyecto se debe seleccionar el botón Options (7)
mostrado en la imagen anterior. Una vez realizada la acción, se desplegará la siguiente
ventana.
Imagen N.º 4
En esta ventana, en la pestaña Configuración general se puede definir el idioma, el formato de las
fechas, la moneda, la cantidad de decimales en la moneda y el símbolo de dinero a usar;
adicionalmente, se puede definir cada cuánto tiempo se realizará un autoguardado del archivo.
En la pestaña Información del proyecto se define el nombre del proyecto, el nombre del
administrador, el nombre de la empresa y una descripción del proyecto. También se define el
calendario a usar en el proyecto y calendarios adicionales, en caso de ser necesario.
En la pestaña Programa se define el día de la semana en que comienza la semana laboral, la hora
de entrada y de salida, la cantidad de horas del día, la cantidad de horas de la semana, la cantidad
de días del mes, la unidad de medida de las actividades, la unidad de medida del trabajo y tipo de
duración del trabajo.
1.2.DEFINICIÓN DEL EQUIPO DEL PROYECTO

Para definir el equipo del proyecto, se debe seleccionar el ícono Hoja de recursos desde el menú
izquierdo, como se muestra en la siguiente imagen. Una vez seleccionada la opción se abrirán en la
pantalla las opciones de Nombre del recurso, el tipo de recurso en el cual se distinguen los
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recursos humanos de los materiales, el grupo al que pertenece el recurso, la capacidad máxima de
disponibilidad del recurso, el costo, el calendario asociado al recurso y la tasa estándar y la de
horas extras.
Imagen N.º 5
1.3.INGRESO DE ACTIVIDADES DEL PROYECTO

Las tareas son definidas en base a los siguientes elementos:
 Nombre de la actividad
 Fecha de inicio
 Fecha de término
 Duración: este es calculado a partir de la fecha de inicio y de término
 Predecesora: establece la relación de secuencia de las actividades
 Trabajo: se calcula en base a las horas de los recursos humanos asignados a la
actividad
 Recursos asignados
 % completado de la actividad
El proceso para ingresar las actividades es el siguiente:
Ingresar el nombre de la actividad con la fecha de inicio y término, como se muestra en la

siguiente imagen:
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Imagen N.º 6
Si se desea incorporar actividades que pertenecen a una fase del proyecto, se crea la actividad con
el nombre de la fase, a continuación se crea la actividad que pertenece a la fase y se presiona el
botón Sangría (8).
Una vez definidas las actividades y organizadas en fases, se deben asignar los recursos a las
actividades. Esto se realiza posicionándose en la columna Nombres de recursos y seleccionándolo
desde la lista de recursos disponibles; si la lista esta vacía, ir a la pestaña Recurso y presionar la
opción Asignar. Al realizar esta acción se abrirá la ventana para definir el recurso y el costo
asociado. Luego puede ser asignado a la actividad.
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Imagen N.º 7
Una vez definidas las actividades del proyecto y asignados los recursos, se hace necesario
establecer la secuencia en que dichas actividades deben ser ejecutadas. Para esto se debe ingresar
el número de la actividad predecesora en la columna Predecesoras de la actividad que la tiene
como requisito. Al definir las predecesoras existen varias opciones: puede que la relación entre
ambas actividades sea de principio a fin, esto significa que una debe terminar para comenzar la
otra; una segunda opción es definir una relación, que significa que deben comenzar al mismo
tiempo o que deben terminar al mismo tiempo. Estas definiciones se realizan al hacer doble clic en
la columna Predecesoras, con lo que se activarán las opciones para definir el tipo de actividad
predecesora como se muestra en la siguiente imagen.
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Imagen N.º 8
 En esta etapa se ha concluido la construcción de la carta Gantt,

por lo tanto, ya se está en condiciones de establecer la línea
base del proyecto para su posterior control.
1.4.DEFINICIÓN DE LA LÍNEA BASE DEL PROYECTO

Esta actividad consiste en guardar los valores planificados y los recursos asignados para cada
actividad, de esta manera, cuando el proyecto se encuentre en ejecución y se ingresen los valores
reales, estos podrán ser contrastados con los planificados para identificar desviaciones.
La definición de la línea base se realiza seleccionando desde la pestaña Proyecto la opción

Establecer la línea de base, como se muestra en la siguiente imagen.
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Imagen N.º 9
En el sector derecho de la imagen se muestra el gráfico que indica las relaciones de precedencia
de las actividades; a este formato se le denomina diagrama Gantt.
1.5 REPORTES DISPONIBLES

Existe una gran variedad de reportes disponibles que pueden imprimirse o exportarse a PDF, entre
los que se encuentran:
Reportes generales
 Resumen del proyecto
 Tareas de nivel superior
 Tareas críticas
 Hitos
 Días laborales
Actividades actuales
 Tareas sin comenzar
 Tareas que comienzan pronto
 Tareas en curso
 Tareas completadas
 Tareas que deberían haber comenzado
 Tareas pospuestas
Costos
 Flujo de caja
 Informe presupuestario
 Tareas con presupuesto sobrepasado
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 Recursos con presupuesto sobrepasado
 Valor acumulado
 Una vez definida la línea de base del proyecto, se inicia el

proceso de control de las actividades mediante el ingreso del %
de avance de las actividades, esto permitirá realizar el cálculo de
las desviaciones existentes.
Al construir la carta Gantt mediante Project Plan 365, el software administra si los recursos están
bien asignados o sobre asignados de acuerdo al calendario establecido, además de administrar las
relaciones de precedencia y calcular los desvíos de la línea base, es decir, el uso de una aplicación
de administración de proyectos facilita el control de todas las variables involucradas en la
construcción, seguimiento y control de la carta Gantt.
2. CARTA GANTT EN EXCEL

Cuando se enfrenta un proyecto que se debe administrar y no se cuenta con herramientas que
permitan hacerlo de manera automática, es factible utilizar Excel para construir una carta Gantt.
Es importante considerar que la construcción de una carta Gantt en Excel es de forma manual,
esto significa que se deben ingresar todas las fórmulas para establecer las relaciones y controles
necesarios y solo se podrá obtener como resultado un gráfico que se actualizará de manera
automática cuando se modifique la duración de las tareas, pero en este esquema no existe control
de la línea de base ni control automático de las desviaciones una vez que el proyecto se encuentra
en ejecución.
2.1 CONSTRUCCIÓN DE LA LISTA DE ACTIVIDADES DE LA CARTA GANTT

PASO 1
Crear una tabla con la lista de actividades, la fecha de inicio y la duración de cada actividad, como
se muestra en la siguiente imagen. En relación a la duración, la unidad de medida es un significado
asignado de manera solo numérica, ya que Excel no controla las unidades de medida.
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Imagen N.º 10
PASO 2
Agregar la columna Fecha de término con la fórmula que contenga la fecha de inicio más la
duración de cada tarea, como se muestra en la siguiente imagen.
Imagen N.º 11
PASO 3
Crear la columna Predecesora. Esto generará un cambio en la fecha de inicio que se ingresó antes
de forma manual y ahora deberá tener una fórmula que considere la fecha de término de la
actividad predecesora más 1, como se muestra en la siguiente imagen.
Imagen N.º 12
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PASO 4
Crear dos celdas que contengan el inicio y fin del proyecto. Para estos efectos la celda de Inicio
Proyecto debe tener la fórmula con el MIN de la columna Fecha Inicio y la columna Término
Proyecto debe tener la fórmula con el MAX de la columna Fecha Término, tal como se muestra en
las siguientes imágenes.
Imagen N.º 13 Imagen N.º 14
2.2 CONSTRUCCIÓN DE LA CARTA GANTT

Ahora que ya se cuenta con la lista de actividades, se construirá el gráfico que mostrará los inicios
y duración de cada actividad del proyecto, a partir del siguiente procedimiento:
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PASO 1
Insertar un gráfico de barras. Para esto se deben seleccionar las columnas Actividades, Fecha Inicio
y Duración seleccionando el gráfico Apilado desde la lista 2D, como se muestra en la siguiente
imagen.
Imagen N.º 15
PASO 2
Cambiar el origen de datos seleccionando desde la pestaña Diseño la opción Seleccionar datos.
Luego quitar el origen de datos existente presionando el botón Quitar.
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Imagen N.º 16
A continuación, agregar un nuevo origen de datos presionando el botón Agregar y se abrirá una
nueva ventana como se muestra en la siguiente imagen, en la cual se muestran las opciones para
definir el Nombre de la serie (nombre de la columna en la tabla de origen) y Valores de la serie
(celdas que contienen los datos).
Realizar esta operación para la fecha de inicio y repetirla luego para la duración, como se muestra
en las siguientes imágenes.
Imagen N.º 17
18
Imagen N.º 18
Al seguir este procedimiento se obtendrá un gráfico como el mostrado a continuación.
Imagen N.º 19
19
PASO 3
En estos momentos el gráfico muestra en azul las fechas de inicio y en rojo la duración de las
actividades. En el eje vertical aparecen los números de las actividades y se requiere que aparezcan
las descripciones de las actividades, por lo tanto, para estos efectos se debe ir nuevamente a la
opción Seleccionar datos y presionar el botón Editar, asociado a las etiquetas del eje horizontal, y
seleccionar las actividades desde la tabla de origen, como se muestra en la siguiente imagen.
Imagen N.º 20
Imagen N.º 21
20
PASO 4
El orden en que el gráfico muestra las actividades es desde abajo hacia arriba y en el diagrama
Gantt se necesita a la inversa. Para invertir el orden de las actividades en el gráfico se debe
seleccionar el eje, activar el botón derecho del mouse y escoger la opción Dar formato a eje y
chequear la casilla que dice Categorías en orden inverso, tal como se muestra a continuación:
Imagen N.º 22
De esta forma se obtendrá el siguiente gráfico:
Imagen N.º 23
21
PASO 5
En el gráfico, en estos momentos se visualizan las fechas de inicio y la duración, sin embargo, en
un diagrama Gantt se deben mostrar las fechas en el eje y la duración en el gráfico. Por este
motivo se debe modificar el gráfico para que las barras azules no se vean siguiendo el siguiente
procedimiento.
Para esto, se deben seleccionar las barras azules en el gráfico y activar el formato apretando el
botón derecho del mouse, luego definir en la opción Relleno, Sin relleno, y en la opción Borde, Sin
línea, de esta forma se obtendrá el gráfico mostrado en la imagen N.º 26.
Imagen N.º 24
Imagen N.º 25
22
Imagen N.º 26
PASO 6
A continuación se debe eliminar el espacio en blanco que existe entre el eje vertical y las barras de
la duración de las tareas. Para esto se debe ejecutar el siguiente procedimiento.
Primero, dar formato de número a las celdas que contienen el Inicio y Fin del proyecto, como se
muestra en la siguiente imagen.
Imagen N.º 27
Luego, seleccionar el eje horizontal y activar la opción Dar formato a eje. En las líneas Mínima y
Máxima seleccionar la opción Fija y en las casillas de valores ingresar los de las celdas de Inicio y
Fin del proyecto, respectivamente, de esta manera se obtiene lo mostrado en la imagen N.º 29.
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Imagen N.º 28
Imagen N.º 29
PASO 7
Finalmente se debe agregar al gráfico la tabla de datos de origen, mediante la activación de la
opción Tabla de datos de la pestaña Presentación y seleccionando la opción Mostrar la tabla de
24
datos con claves de leyenda, como se muestra en la siguiente imagen, lo cual dará como resultado
el gráfico mostrado en la imagen N.º 31.
Imagen N.º 30
Imagen N.º 31
25
 Las opciones que entrega Excel solo permiten crear un gráfico con
el diagrama Gantt que será actualizado de manera automática si
son cambiadas de manera manual las fechas de inicio y término
de cada actividad, pero no permite administrar recursos o costos
asociados a las tareas de manera automática, como un software
de administración de proyectos.
En el siguiente link se podrá encontrar un video con la

creación de una carta Gantt en Excel paso a paso.
https://youtu.be/KRFet8XlFyg
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COMENTARIO FINAL
La cantidad de actividades que deben ser controladas en un proyecto son de tal magnitud que el
apoyo de una herramienta automatizada se hace indispensable en la actualidad. Por lo anterior, el
conocimiento de este tipo de herramientas constituye un plus para el profesional que posee
conocimientos para su uso.
El proceso de construcción de una carta Gantt en una herramienta automatizada considera, en

primer lugar, la configuración de los parámetros generales del proyecto, entre los cuales destacan
los calendarios de trabajo a utilizar.
En segundo lugar, debe definirse el equipo del proyecto con sus integrantes y costos asociados.
Posteriormente, se ingresan las actividades, se asignan las fechas, los recursos y se establecen las
relaciones de precedencia.
Finalmente, se establece la línea base del proyecto que constituye la actividad final de
construcción de la carta Gantt del proyecto.
27
REFERENCIAS
Microsoft (2016a). Cómo crear un gráfico básico en Excel 2010. Recuperado de:
https://goo.gl/aXdwLp
Microsoft (2016b). Crear un gráfico de principio a fin. Recuperado de: https://goo.gl/8opNYx
Project Plan 365.com (s. f.). Disponible en: https://goo.gl/5a8HFg
PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:
IACC (2016). Carta Gantt aplicada a la planificación de los procesos de RR. HH. Tecnología Aplicada
a los Recursos Humanos. Semana 3.
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Para ingresar a Project Plan 365, se sugiere visitar el siguiente link:

1.1.CONFIGURACIÓN DE PARÁMETROS EN PROJECT PLAN 365

Al seleccionar esta pestaña se desplegarán las opciones señaladas en la siguiente imagen, en la

1.2.DEFINICIÓN DEL EQUIPO DEL PROYECTO

1.3.INGRESO DE ACTIVIDADES DEL PROYECTO

El proceso para ingresar las actividades es el siguiente:

Ingresar el nombre de la actividad con la fecha de inicio y término, como se muestra en la

 En esta etapa se ha concluido la construcción de la carta Gantt,

1.4.DEFINICIÓN DE LA LÍNEA BASE DEL PROYECTO

La definición de la línea base se realiza seleccionando desde la pestaña Proyecto la opción

1.5 REPORTES DISPONIBLES

 Una vez definida la línea de base del proyecto, se inicia el

2. CARTA GANTT EN EXCEL

2.1 CONSTRUCCIÓN DE LA LISTA DE ACTIVIDADES DE LA CARTA GANTT

Imagen N.º 13 Imagen N.º 14

2.2 CONSTRUCCIÓN DE LA CARTA GANTT

Al seguir este procedimiento se obtendrá un gráfico como el mostrado a continuación.

De esta forma se obtendrá el siguiente gráfico:

En el siguiente link se podrá encontrar un video con la

El proceso de construcción de una carta Gantt en una herramienta automatizada considera, en

Microsoft (2016b). Crear un gráfico de principio a fin. Recuperado de: https://goo.gl/8opNYx

Project Plan 365.com (s. f.). Disponible en: https://goo.gl/5a8HFg

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:

a los Recursos Humanos. Semana 3.

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