ANEXO No.

1
GLOSARIO DE TERMINOS

Con el fin de facilidad la lectura y entendimiento de este documento, a continuación,

se presentan los términos utilizados referentes a software y términos jurídicos.
La Solución de Gestión Documental y Administración de Procesos se enunciará
dentro de todo el documento como con la sigla GDOC.

a. TERMINOS TÉCNICOS

AMBIENTE DE COMPROBACIÓN DE FUNCIONALIDADES: entorno de

verificación del cumplimiento de las funcionalidades de la plataforma tecnológica
del Centro de Gestión, a través de su interacción con los STS de una muestra
con vehículos de similar configuración a los de la flota nueva de Fase I y II.
CENTRO DE GESTIÓN: Sistema de Gestión de la Información generada por
los dispositivos del STS instalados en los vehículos de las fases 1 y 2 del
Sistema TransMilenio.
IaaS (Infraestructura como Servicio): acceso a infraestructura de
procesamiento situado en un entorno virtualizado.
ITS: Sistemas Inteligentes de Transporte, que son el conjunto de aplicaciones
sistemas tecnológicos para mejorar la seguridad y eficiencia en el transporte
terrestre (carreteras y ferrocarriles), facilitando la labor de control, gestión y
seguimiento por parte de los responsables.
PLATAFORMA TECNOLÓGICA: Solución tecnológica mediante la cual el
Centro de Gestión cumple su objeto.
SAE: Sistema de Apoyo a la Explotación, que es el Sistema de Control de Flota
(FMS) con el que se localiza, controla y regula la flota en el Sistema Transmilenio.
SIRCI: Sistema Integrado de Recaudo, Control e Información y Servicio al
Usuario, del SITP
SIT (Sistema Inteligente de Transporte): plataforma ITS de la Secretaría de
Movilidad.
STS (Sistema Tecnológico de Seguridad): un ITS a bordo de los vehículos de las
Fases 1 y 2 del Sistema Transmilenio, que incorpora elementos tecnológicos en
los vehículos que permiten el monitoreo, la automatización de procesos y la
implementación de mecanismos de control a bordo.
ACTIVE DIRECTORY: Directorio Activo de Microsoft.
AGN: Archivo General de la Nación
ANS: Acuerdo de Niveles de Servicio, estos definen y controlan las expectativas
de calidad de servicio entre las partes.
API: Funciones o servicios provistos por una interfaz de programación y que
permite a un software externo interactuar con el software proveedor de la
interfaz
AUTENTICAR: Mecanismo por medio del cual se tiene seguridad que un
usuario es quien pretende ser.
AUTORIZAR: Mecanismo por medio del cual se indica si un usuario tiene
permiso de ejecutar una acción o acceso a un elemento de la solución.
BPM: "Business Process Management". En el contexto de este desarrollo es la
herramienta por medio de la cual se modelan los procesos de negocio.
BPMN: "Business Process Model and Notation". Estándar XML usado para
modelar procesos de negocio.
BASE DE DATOS (DBMS): "Database Management System". Repositorio
dentro del cual se aloja información estructurada y relacionada.
BASE DE DATOS DE DOCUMENTOS INDIZADOS: Repositorio de contenido
donde se lleva información preparada exclusivamente para realizar búsquedas
del contenido de documentos, metadatos o soportes digitales.
BUS DE SERVICIOS: Componente de software encargado de gestionar la
comunicación entre servicios WEB.
CALENDARIO DE VALORACIÓN: Ver Tabla de Retención Documental.
CASO DE USO: Ver función.
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Acción de insertar un documento o
expediente dentro de un clasificador documental.
CLASIFICADOR DOCUMENTAL: Estructura de árbol lógico n-ario dentro de
la cual se organizan los documentos y expedientes. Hay un clasificador
obligatorio y es la Tabla de Retención Documental, que está organizada según
dependencia, serie, subserie y tiene asociada las reglas de retención
documental. Otros clasificadores pueden ser definidos por el usuario, tales como
clasificador de procesos, clasificador geográfico, clasificador de concesiones, etc.
Cada nivel del árbol de clasificación puede contener uno o más metadatos.
CMIS: "Content Management Interoperability Services". Es la interfaz estándar
para el acceso a repositorios de contenido.
CMS: "Content Management System". Repositorio de contenido. En el contexto
de este proceso hace referencia a la herramienta usada para registrar el
contenido documental, sus estructuras y niveles de acceso.
CONJUNTO DE DOCUMENTOS: Es un conjunto de documentos que se
comporta como una unidad, tiene un identificador único y cada uno de sus
elementos poseen un identificador único derivado del identificador del conjunto;
cada documento del conjunto de documentos es accesible en forma individual a
través de su identificador, y el conjunto como un todo es accesible en forma
similar. Ejemplos de conjuntos de documentos son un correo electrónico que
contiene mensaje y anexos, o un documento de entrada que contiene carta
remisoria y anexos.
COMPONENTE DE SOFTWARE: elemento de una solución de software que
ofrece un conjunto de servicios, o funcionalidades, a través de interfaces
definidas.
CONFIDENCIALIDAD: Propiedad de una conversación de comunicación o
transferencia de información en la cual los participantes de la misma pueden
 emitir/enviar y recibir sus mensajes sin que terceros ajenos a la comunicación
conozcan el contenido de los mismos. Propiedad de una consulta en la cual la
información obtenida está de acuerdo con los derechos de acceso de quien la
realiza a los contenidos de información.
CONFIGURACIÓN: En el contexto del contrato la configuración incluye todas
las actividades requeridas para:
• Especificar los procesos de negocio incluidos en el alcance contractual y sus
actividades.
• Identificar los tipos documentales que aplican y sus metadatos.
• Identificar los clasificadores necesarios, su estructura y metadatos.
• Identificar las reglas de negocio que aplican a todos los procesos.
• Configurar el sistema con toda la información requerida para que el sistema
apoye correctamente los procesos de negocio especificados.
• Inicializar el sistema con toda la información requerida para que funcione
correctamente y apoye los procesos incluidos en el alcance en su ambiente de
pruebas y producción.

Nótese que la configuración no es solo una tarea de ingenieros ni de auxiliares.

Es un trabajo de equipo en donde interviene el archivista, el arquitecto, el
analista de negocio y el ingeniero especialista de aplicación, en todas aquellas
tareas requeridas para implantar la solución y hacerla operativo.
CONTENT STREAM: Contenido documental de un documento en el estándar
CMIS.
CORDIS: Solución de información de control de correspondencia existente en
Transmilenio.
DISPONIBILIDAD: Propiedad de un elemento (vg. expediente, documento,
índice) que indica que puede ser accedido, consultado, presentado, o utilizado
cuando se requiere; la disponibilidad de documentos es muy dependiente del
soporte en qué están creados los documentos. Propiedad de un equipo (vg.
Computador, disco, scanner, etc.) que indica que está operativo cuando se
requiere.
DOCUMENTO: Es un mensaje de información localizado en un medio de
soporte. En el contexto de este proceso un documento corresponde a una
instancia de un tipo documental el cual puede contener un soporte digital, y
puede ser un documento sencillo o un conjunto de documentos. Los documentos
de interés para la solución de gestión documental son inmutables, es decir, no
se pueden modificar sin violar las reglas de negocio de la solución.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: “Record” en su acepción en Inglés. Documento
sencillo o compuesto que evidencia una actuación de la institución o de sus
terceros con respecto a los asuntos de competencia de la institución. Un
documento de archivo debe poder ser presentado como evidencia en un tribunal
pues se puede atestiguar su autor, la fecha de elaboración, su integridad, y su
fiabilidad. Corresponde con el término “record” en su versión en idioma Inglés.
De acuerdo con la especificación MOREQ un documento de archivo (“record”)
requiere que los documentos que componen el conjunto hayan sido
correctamente recibidos o emitidos, asignados un identificador único,
digitalizados si es necesario, clasificados e incorporados en un expediente, y
declarados inmodificables (inmutables).
DOCUMENTO SENCILLO: Es un documento que corresponde a un solo
elemento de contenido.
DOCUMENTO COMPUESTO: Es un documento que contiene documentos
sencillos, o más documentos compuestos, formando una jerarquía recursiva
hasta que en las hojas de la jerarquía solo contienen documentos sencillos. Un
ejemplo de un documento compuesto es un mensaje de correo con sus anexos.
Otro ejemplo es un documento remisorio con sus anexos. Todos los documentos,
sencillos o compuestos de un documento compuesto están unívocamente
identificados, de forma que el documento compuesto puede ser manejado como
una unidad, o sus documentos que lo componen también pueden ser manejados
individualmente.
EXPEDIENTE: Es un agrupador de documentos relacionados con un asunto de
competencia de la institución. Un expediente tiene identificador propio y un
índice que da fe de todos los documentos incorporados, transferidos, copiados,
o borrados del expediente. Los documentos de un expediente están relacionados
por de la naturaleza del negocio, proceso o características definidas.
ESCALAMIENTO HORIZONTAL: Propiedad de un solución para poder crecer
adicionando nuevos nodos para mejorar su rendimiento, capacidad de cómputo
o almacenamiento.
FIABILIDAD: La propiedad de un documento de representar lo que pretende
representar.
FULL TEXT SEARCH: Mecanismo por medio del cual se realizan búsquedas de
documentos por palabras de su contenido textual y de los valores de sus
metadatos.
FIRMA DIGITAL: Es la adición a un documento de metadatos que permiten
definir quién es el autor o autores, garantizar la inalterabilidad del documento y
proveer confidencialidad del mensaje (si el documento se cifra).
FTP: “File Transfer Protocol". Protocolo de transferencia de archivos.
FUNCIÓN: Unidad de procesamiento de un sistema. Cada función apoya una
necesidad de usuario.
GRUPOS DE USUARIOS: Conjunto de usuarios que tienen una característica
común para el negocio. Un grupo de usuarios puede contener un conjunto de
usuarios, y además otros grupos de usuarios en forma recursiva y jerárquica.
HERENCIA DE TIPOS DOCUMENTALES: Mecanismo por el cual se pueden
utilizar en un tipo documental las variables de metadatos de otro tipo
documental del cual se hereda, bien sea el tipo base o un tipo documental
heredado. La herencia es jerárquica y recursiva por lo cual se heredan los
metadatos de todos los tipos en todos los niveles de ancestros. Por ejemplo, Si
tipo3 hereda de tipo2 y éste hereda de tipo1, tipo3 puede usar todos los
metadatos de tipo1, tipo2 y tipo3; tipo2 puede utilizar los metadatos de tipo1 y
tipo2, y tipo1 solo puede utilizar los metadatos de tipo1.
HERENCIA DE PERMISOS: Son los permisos de acceso a información, o de
ejecución de operaciones, funciones, o casos de uso obtenidos por un usuario
que pertenece a un grupo de usuarios. Puesto que el usuario tiene uno o más
roles asignados, obtiene los permisos concedidos a todos los roles asignados.
Adicionalmente, puesto que el grupo de usuarios al que pertenece el usuario
tiene uno o más roles asignados, obtiene también los permisos concedidos a
dichos roles. Nótese que los grupos de usuarios pueden estar contenidos dentro
de grupos de usuarios, por lo cual los permisos son heredados recursivamente.
HTTP/HTTPS: "Hypertext transfer protocol (Secure)". Protocolo de
transferencia de hipertexto (Seguro).
HUELLA DE AUDITORÍA: Registro de acciones realizadas en la solución. La
huella permite establecer en la solución quién hizo qué, con qué operación, y
cuando lo hizo.
IDENTIFICACIÓN: Acción de asignar un identificador. Ver también
Radicación.
IDENTIFICADOR: Valor único asignado a un documento para diferenciarlo de
cualquier otro en la solución.
INDEXACIÓN: Creación de índices lógicos con los cuales acelerar la búsqueda
de documentos utilizando el índice creado.
INDIZAR: Ejecutar la acción de indización.
INDIZACIÓN: Ver Indexación.
INTEGRIDAD: Propiedad de un documento que no ha sido alterado, ya sea
por mutilación, adición o modificación no autorizadas.
IMAP: "Internet Message Access Protocol". Protocolo que permite conexión con
cuentas de correo electrónico.
ÍNDICE: Es un registro que contiene un conjunto de entradas incorporadas en
forma secuencial con el propósito de dar testimonio de acciones o contenido de
uno o más componentes. Cada entrada contiene un conjunto de variables que
describen el contenido y el propósito de la entrada. Por ejemplo, se tienen los
índices de expedientes, índice de documentos de entrada (consecutivo de
entrada), e índice de documentos de salida (consecutivo de salida). En el
contexto de la solución documental a implantar los índices deben ser completos
e inmodificables.
INTEGRIDAD: Propiedad de un elemento (expediente, documento, índice) que
indica que está completo y no ha sido alterado sin tener permiso para hacerlo.
INDEXACIÓN: En el contexto de la solución se refiere al proceso mediante el
cual se mantiene una base de datos de contenido preparado específicamente
para realizar búsquedas.
INDIZACIÓN: Ver INDEXACIÓN.
INDIZAR: Ejecutar un ejercicio de indexación.
INDIZAR: Ver INDEXAR.
INMUTABLE: Que no está permitida su modificación. La modificación de un
componente (documento, registro, índice) inmutable constituye una violación a
las reglas de negocio de la solución.
JAVA: Lenguaje de programación JAVA.
JMS: "Java Message Service". Servicio de mensajería en JAVA.
KICKOFF: La reunión de Kickoff es la primera reunión entre el equipo de trabajo
ejecutor y el contratista, que tiene por objetivo el entendimiento general del
proyecto y la alineación de estrategias para la ejecución del mismo.
LISTA DE CONTROL DE ACCESO: (ACL) Listado de roles, usuarios y grupos
de usuarios indicando por cada uno el nivel de acceso a un elemento
(Documento, expediente o nivel en la clasificación documental).
LAN: "Local Area Network". Red de área local.
LDAP: "Lightweight Directory Access Protocol". Protocolo a nivel de aplicación
con el cual se permite acceso a un directorio.
METADATOS: Son variables que proveen información acerca de otros
componentes de datos. Los metadatos ayudan a describir el contenido o trámite
de los documentos o los expedientes.
MODULO: En el contexto de la solución se refiere a un conjunto de
funcionalidad agrupada de forma lógica relacionada con el negocio a apoyar.
MOREQ: Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de
archivo.
.NET: Plataforma de lenguajes de programación de Microsoft.
NODO: Componente de la estructura jerárquica de un esquema de clasificación.
Normalmente los nodos son componentes de la estructura de árbol lógico que
representa un clasificador.
OCR: "Optical Character Recognition". Mecanismo mediante el cual se extrae
información textual de una imagen.
PMI: "Project Management Institute". Según el contexto, también significará las
mejores prácticas en la administración de proyectos propuestas por el instituto,
condensadas en el “Project Management Body of Knowledge” – PMBOK.
POP: "Post Office Protocol". Protocolo para descarga de correo de un servidor.
PRUEBA TÉCNICA: En el contexto de la solución de gestión documental,
actividad de aseguramiento o control de calidad en la cual se verifica el
cumplimiento de los estándares de calidad establecidos, y de los requerimientos
funcionales, de seguridad y no funcionales del software. También, prueba
realizada para asegurar que la solución cumple con los requerimientos
obligatorios especificados.
RADICACIÓN: Acción de incorporar un nuevo documento en el sistema y
asignarle un identificador único.
RECORD: Ver Documento de archivo.
REGISTRO: Ver Documento de archivo.
REGISTRO DOCUMENTAL: Ver Documento de archivo.
REQUERIMIENTO: Requisito que debe cumplir la solución.
REST: "Representational State Transfer". Esquema por el cual se ofrece
interoperabilidad en la WEB vía comunicación programa a programa (PPC).
RETENCION: Es el período en que un Registro debe permanecer en una fase
de archivo, al término del cual se debe transferir a otra fase, o ejecutar su
disposición final.
ROL: Definición para la solución de un cargo o cualidad que debe poseer un
usuario o grupo de usuarios para poder ejecutar un conjunto de funciones. El
rol está asociado con el conjunto de permisos.
SEGURIDAD: La seguridad dentro del contexto de la solución comprende las
siguientes características fundamentales: Confidencialidad, Integridad,
Disponibilidad.
SOLUCIÓN: Es el conjunto de componentes de software y datos que proveen
una solución a los requerimientos de GDOC.
SMTP: "Simple Mail Transfer Protocol". Protocolo para transferencia simple de
correo.
SOA: "Service oriented architecture". Arquitectura orientada a servicios, se
refiere a una arquitectura de para desarrollar solucións distribuidos.
SOAP: "Simple Object Access Protocol". Protocolo de comunicación para el
intercambio de datos xml.
SOPORTE DIGITAL: Archivo binario (PDF, MS Office, txt, etc.) asociado a un
documento como soporte donde se encuentra el mensaje de información del
mismo.
TCP/UPD: “Transmission Control Protocol / User Datagram Protocol".
Protocolos de transmisión orientado y no orientado a conexión.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Calendario de valoración, contiene,
para cada serie, los períodos que permanecerán sus expedientes en el archivo
de gestión y en el archivo central, además de la disposición de los documentos
al final de cada fase de archivo.
TRD: Ver Tabla de Retención Documental.
VOLUMEN: Es un conjunto de agrupación de documentos similar a los
expedientes en los cuales solo un elemento del conjunto está abierto para
actualización en un momento dado del tiempo. Un volumen solo puede contener
documentos, y no puede contener otros volúmenes ni expedientes ni sub-
expedientes. Cada vez que se abre un nuevo volumen, se cierra su antecesor.
Los volúmenes son utilizados en forma natural para almacenar documentos
correspondientes a períodos de tiempo, por ejemplo, el volumen de 2017, el
volumen de 2018, etc.
WEB SERVICE: Servicio web que ofrece una funcionalidad a otros
componentes a través de un protocolo específico de comunicación.
WAN: "Wide area network". Red de área amplia.
WYSIWYG: "What you see is what you get". Forma de nombrar a herramientas
que apoyan la construcción de componentes gráficos mediante controles
visuales.
b. TERMINOS JUDIRICOS

ACTA DE ENTREGA: Acto Administrativo expedido por el profesional especializado

(Autoridad de Tránsito), por medio del cual se autoriza la entrega de un vehículo
inmovilizado, previa comprobación de los requisitos exigidos en la Ley y en el
protocolo de la entidad expedido para tal fin.
ACTO ADMINISTRATIVO: Declaración de voluntad de un órgano de la
Administración Pública. Es uno de los medios a través del cual se cumple la actividad
administrativa.
ACTO DE AUTORIDAD: Es aquel que realiza en cumplimiento de sus funciones y
dentro de la esfera de sus atribuciones oficiales, un funcionario público revestido de
autoridad.
ACTOS JUDICIALES: Son todos los realizados en juicio por los funcionarios
Judiciales.
ARCHIVAR: Indica la acción de guardar un documento en forma temporal o
definitiva.
AUTORIZAR: Indica la acción de dar la orden para efectuar trámite.
CADUCIDAD: Fenómeno jurídico cuya ocurrencia se presenta cuando transcurrido
el término legal para imponer sanciones la Entidad no haya adelantado las gestiones
necesarias para tal efecto.
CERTIFICADO: Documento público autorizado por persona competente destinado
a hacer constar la existencia de un hecho, acto o calidad para que surta los efectos
jurídicos en cada caso correspondiente.
CERTIFICAR: Extender una certificación.
COMPETENCIA: Medida en que se distribuyen la autoridad y la jurisdicción entre
los funcionarios que ejercen una y otra. Objetivamente, la competencia es el
conjunto de negocios o actuaciones en el que puede un funcionario ejercer
legalmente sus atribuciones.
CONSECUTIVO Y SELLO: Indica la acción de estampar el sello de la dependencia
y un número de identificación a los documentos en orden seguido. Agrupa los
términos sellar y numerar, poner sello y número.
DEBIDO PROCESO: Derecho Constitucional Fundamental que comprende el
conjunto de garantías previstas en el ordenamiento jurídico, a través de las cuales
se busca la protección del individuo incurso en una actuación judicial o
administrativa, para que durante su trámite se respeten sus derechos y se logre la
aplicación correcta de la justicia.
DÍA HÁBIL: Día de la semana en los que se trabaja y no hacen parte del fin de
semana ni de festivos.
DÍA CALENDARIO: Todos los días de la semana.
ELABORADO POR: Indica la acción de redactar un proyecto, agrupa los términos:
proyectar, proyecto de hacer borrador de resolución, redactar proyecto.
ENTREGAR: Indica la acción de pasar documentos.
ESTADOS FINANCIEROS: Son los informes que genera la Subgerencia Financiera
y que utiliza la administración y los entes de control para conocer la situación
económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o
periodo determinado.
FACULTAD: Posibilidad de actuar que la ley o el contrato conceden a una persona
natural o jurídica, como titular de un derecho subjetivo o como parte de una relación
jurídica o administrativa, para que opte por una entre varias opciones.
FOLIAR: Equivalente a numerar.
FUNCIONARIO COMPETENTE: Persona perteneciente a una dependencia que
tiene bajo su responsabilidad desarrollar una actividad de un proceso.
IMPUGNACIÓN: Es la manifestación de inconformidad debidamente sustentada y
probada realizada dentro del marco de una audiencia pública, que realiza el presunto
contraventor frente a la imposición de una orden de comparendo.
MANUAL: Documento que contiene en forma ordenada y sistemática los
procedimientos que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo.
PROCEDER: Incoar o seguir un proceso.
PROCEDIMIENTO: Descripción de la secuencia lógica, de los distintos pasos de
que se compone un producto. Igualmente, se entiende como procedimiento, el
conjunto de formalidades o trámites a que está sujeta la realización de los actos
jurídicos civiles, procesales, administrativos y legislativos.
PRODUCTO: Es el resultado final dado por la transformación de unas entradas de
tipo administrativo o técnico para cumplir con un objetivo propuesto.
PRÓRROGA: Aplazamiento de la realización de un acto o diligencia para su
celebración en un momento posterior a aquel que estaba señalado para ser llevado
a efecto.
PROYECTO: Emprendimiento limitado en el tiempo ejecutado con el fin de crear o
mejorar un producto o servicio, u obtener un resultado. Un proyecto tiene partes
interesadas que se ven afectadas por su desarrollo más conocidas como
“Stakeholders” por su nombre en inglés. Un proyecto tiene estándares de calidad
que debe cumplir, y restricciones de tiempo y costo para su desarrollo.
PRUEBA JURÍDICA: Actividad procesal encaminada a la demostración de la
existencia o inexistencia de un hecho o acto. Elementos de convicción llevados
formalmente a un proceso para ser apreciados antes de la toma de una decisión.
Toda decisión debe fundarse en las pruebas regular y oportunamente allegadas al
proceso.
PUBLICACIÓN: Conocimiento dado en general, o a persona o personas
determinadas, de un acto jurídico, administrativo o disposición legal, que constituye
requisito indispensable para que surta efecto.
RADICAR: Ver Recibir y Radicar
RECIBIR Y RADICAR: Indica la acción de recepción o entrada de documentos, su
anotación en un libro, y la asignación de un identificador único a los documentos.
SMDLV: Salarios mínimos diarios legales vigentes.
SMMLV: Salario mínimo mensual legal vigente.
TÉRMINO: Tiempo que la ley señala para cumplir una actuación procesal o
administrativa.
TRANSPORTE: Es el traslado de personas, animales o cosas de un punto a otro a
través de un medio físico.