CLASES DE ARCHIVO
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Determinado por el lugar donde se
encuentra toda la información producida o recibida, almacenada o acumulada por
recibida por una entidad pública o privada, medio electrónico. También se encuentran
en razón de sus actividades o funciones.
SIMILITUD
 En la organización de los
documentos.
 Toda la información generada,
enviada, recibida, almacenada o
acumulada por medio electrónico.
También se encuentran
documentos electrónicos de
archivo que cumplen su acción
durante todo el ciclo vital
documental, como son los
archivos: de gestión, central e
histórico.
 Se debe disponer de los elementos
necesarios de equipo espacio y
personal para el desarrollo de la
función archivística.
 Igualmente, se deben crear
archivos para clasificar la
información, tanto la que se
produce como la que se
recepciona.
 Se realiza la misma clasificación
documental.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO
Toda la información generada, enviada,
documentos electrónicos de archivo que
cumplen su acción durante todo el ciclo
vital documental, como son los archivos:
de gestión, central e histórico.
DIFERENCIAS
ARCHIVO:
 El registro se encuentra en un
medio cuya información es
accesible a través de la escritura
manual y se mantienen en papel.
 El contenido no se puede separar
de su soporte, por lo cual se
garantiza la integridad de la
información en el documento.
 El valor documental se puede
determinar por su autenticidad,
entre ellas por la firma.
 Los documentos se mantienen en
carpetas tangibles, que se archivan
en los archivadores.
ELECTRÓNICO:
 La información se recibe en un
medio cuyo símbolo solo puede ser
leído por medio de la computadora.
 Su contenido puede ser
desglosado de su texto original,
para llevarse a otro documento,
siendo así más fáciles de vulnerar
su contenido alterándolos o
perdiendo la información.
 Los documentos se archivan en
carpetas electrónicas o virtuales y
se conservan en formatos digitales.
 La autenticidad del documento
depende el programa en el cual se
haya creado.
 TIPO DE CARACTERÍSTICAS
DOCUMENTO
Es un documento privado, obligatoria y
sometido a reserva, en el cual se
registran cronológicamente las
HISTORIA CLÍNICA condiciones de salud del paciente, los
actos médicos y los demás
procedimientos ejecutados por el
equipo de salud que interviene en su
atención.
MEMORANDO Documento que se utiliza en el interior
de las empresas para establecer un
vehículo de comunicación entre
distintas departamentos o sectores de
la misma.
ROTACIÓN DE Es un documento en el que se informa
TURNOS la rotación de personal en los
diferentes servicios.
RESOLUCIÓN Documento de consulta que deberá
está en instancia primaria, puede ser
de conocimiento público, en caso de
ser de gestión su disposición puede ser
permanente.
FACTURA DE Documento que debe ser generado por
SERVICIOS DE un auxiliar de ventanilla en el momento
EGRESO de egreso de un paciente de una
institución médica del servicio de
urgencias.
OBSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL
Dicho documento 20 años contados a partir
únicamente puede ser de la fecha de la ultima
conocido por terceros atención.
previa autorización en los
casos por la ley. Mínimo 5 años en el
archivo de gestión del
prestador de servicios de
salud.
Mínimo quince años en el
archivo central.
Permanente en archivo
histórico.
Informe donde se Archivo activo que
expone algo que se debe apoyan la gestión de la
ser tenido en cuenta para empresa.
determinado asunto o
acción se genera original
y copia.
Documento especifico de Se guarda como archivo
los objetivos de la activo como soporte de
empresa y difusión de la alineamientos que debe
misma. cumplir el personal puede
estar consignado como
folio perteneciente de un
acta de cumplimiento.
Norma o ley, que puede Archivo activo que
ser utilizada para la apoyan la gestión de la
realización de empresa.
nombramientos de
ciertos cargos en una
empresa.
Dicho documento sirve Conservación hasta por
como comprobante de un año en soporte físico.
paz y salvo, así como
soporte del usuario si se Se guarda de manera
le realizo algún tipo de permanente en soporte
cobro por su servicio electrónico en el sistema
médico. de la unidad médica.